FUNDACIÓN BARCELONA MOBILE WORLD CAPITAL FOUNDATION

Transcripción

1 FUNDACIÓN BARCELONA MOBILE WORLD CAPITAL FOUNDATION PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS RELATIVAS AL CONTRATO DE SERVICIOS RELATIVOS A LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y CONTABLE, SOPORTE FISCAL Y SERVICIOS DE GESTIÓN DE PERSONAL PARA LA FUNDACIÓN BARCELONA MOBILE WORLD CAPITAL FOUNDATION Expediente 1/2015 1

2 ÍNDICE CLÁUSULA 1.- CLÁUSULA 2.- CLÁUSULA 3.- CLÁUSULA 4.- OBJETO DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO LUGAR Y PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y PLAZOS ESPECIALES PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS REQUISITOS DEL COORDINADOR DEL SERVICIO Y DE LA PERSONA QUE REALICE LOS TRABAJOS PRESENCIALES 2

3 CLÁUSULA 1.- OBJETO DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO El bjet del presente plieg es establecer ls requisits y cncretar ls trabajs y definir las bligacines que crrespnden a la cntratación de un equip para la prestación de ls servicis bjet de esta licitación, que deberán prestarse a la Fundación Barcelna Mbile Wrld Capital Fundatin. A ests efect, deberá tenerse en cuenta que el presupuest previst de la Fundación para el ejercici 2015 es de ,00 eurs, que la plantilla media para el ejercici 2014 ha sid de 24 persnas, previéndse para el 2015 una plantilla media de 31 persnas, existiend una tempralidad aprximada del 20% y que se realiza una media de 200 asients cntables al mes, siend la Fundación titular de 2 cuentas bancarias. Ls servicis a ejecutar cnsisten en la gestión administrativa y cntable, sprte fiscal y servicis de gestión de persnal para la Fundación Barcelna Mbile Wrld Capital Fundatin. La Fundación dispne de un sftware de gestión prpi (ERP), Fundanet, a través del que se peran de manera autmatizada ls prcess de cmpra y de venta, desde la generación de la prpuesta del pedid hasta la cntabilización y pag de la factura. La llevanza de ls librs cntables deberá realizarse desde el sistema. Fundanet. En cuant a la llevanza de las nóminas, Fundanet n dispne de un módul de nóminas. El cntrl y generación de nóminas debe llevarse desde tr sftware que, mediante un prces semi- autmátic cn generación y carga autmática de fichers Excel, mediante una integración entre ls ds sistemas, sea capaz de trasladar la infrmación a Fundanet sin que haya errres, duplicidades, ni prblemas de integración de la infrmación. Aunque la prpia Fundación destina recurss prpis a la llevanza de la dirección financiera y del cntrl sbre la administración y cntabilidad, está interesada en cntratar la llevanza del día a día de la administración cntable y administrativa, cn un nivel alt de cncimient de las materias en el marc de la singularidad de su naturaleza. CLÁUSULA 2.- LUGAR Y PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y PLAZOS ESPECIALES. La prestación de ls servicis que se detallan en el presente Plieg de Prescripcines Técnicas se llevará a cab pr el adjudicatari en las ficinas de la Fundación y en las del adjudicatari. 3

4 Ls trabajs que necesariamente deben realizarse en las instalacines de la Fundación, se determinan en el presente Plieg cm presenciales. Las ficinas de MWCB, están situadas en Rc Brnat 117, 3ª planta, Barcelna. El presente cntrat será vigente desde la fecha de su frmalización y tendrá una duración inicial hasta el 31 de diciembre de 2016, sin perjuici de la bligación del cntratista de prestar aquells servicis que pr su naturaleza deban realizarse frzsamente fuera del ejercici fiscal (auditría, elabración y presentación de cuentas anuales, etc). El cntrat pdrá ser bjet de una prórrga pr el períd de UN AÑO hasta el 31 de diciembre de Plazs especiales de bligad cumplimient pr parte del adjudicatari: - Durante ls primers quince (15) días de cntratación se validarán ls prcedimients de trabaj y se definirán ls entregables. - Antes de 30 días desde el inici de la fecha del cntrat, se deberá haber intrducid en el sistema tds ls trabajadres y ls dats necesaris para la gestión de la nómina. - Se garantizará un traspas rdenad de la dcumentación y de la gestión del actual prveedr al nuev. - Antes del día 5 de cada mes, btención y enví a la Fundación de ls certificads de estar al crriente de pag cn Hacienda y cn la Seguridad Scial - Tds ls apuntes/asients cntables del mes en curs deberán estar intrducids en el sistema y validads a más tardar el día 10 del mes siguiente. - Ls dcuments bligatris a presentar a tercers (cuentas anuales, impuests, dcumentación requerida pr las Administracines patrns, etc...) se deberán entregar a la Fundación cm mínim tres (3) días hábiles antes del fin de plaz. CLÁUSULA 3.- PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS 1.1. Descripción y tiplgía. Ls servicis bjet del presente prcedimient se prestarán en las cndicines que a cntinuación se señalan, siend respnsabilidad del Adjudicatari dispner de ls 4

5 recurss materiales y humans necesaris para hacer frente a ls servicis que se le sliciten en cada cas Servicis Ls servicis requerids incluirán, per n se limitarán, a ls siguientes servicis: 1. Gestión cntable: a. Llevanza de ls librs cntables y elabración de ls estads financiers (presencial). b. Elabración de las cuentas anuales (presencial), además de depósit en ls registrs cmpetentes (except Prtectrad aunque sí el cntrl de calendari y de que se ha realizad crrectamente). c. Asesramient en la elabración e interpretación de ls dats cntables de la Fundación. d. Cnciliacines (presencial). e. Elabración de inventaris, análisis, preparación, cntabilización y seguimient de ls elements del inmvilizad y su amrtización (presencial). f. Elabración de inventaris, análisis, preparación, cntabilización y seguimient de las prvisines de carácter rdinari y extrardinari que se deban cntabilizar y apy para la preparación de dats que se manejarán en ls respectivs órgans de gbiern (presencial). g. Ajustes cntables, reclasificacines y peridificacines (presencial). h. Sprte en ls prcess de auditría de ls estads financiers, de auditría de subvencines de cualquier tra naturaleza (presencial). i. Revisión y cnslidación cn ls dats del departament de Cntrl de Gestión de la Fundación (presencial). j. Prcess de cierre trimestral y raprting (presencial). k. Asesramient cntable en la gestión rdinaria de la Fundación. 5

6 2. Gestión administrativa: a. Cnfección, presentación y gestión de td tip de altas, bajas, declaracines y autliquidacines periódicas, ingress slicitudes de impuests y tasas inherentes a la actividad de la Fundación, tant lcales, cm autnómicas y estatales (presencial). b. Gestión de las cuentas bancarias de la Fundación, preparand tds ls cbrs y pags que prcedan cnfrme a las instruccines y autrizacines de la Fundación; cntrl de salds; cnfección de recibs, letras de cambi, cheques y pagarés a carg de clientes y su psterir entrega a ls bancs; cmpra y venta de divisas; repas y cmprbación de liquidacines de intereses, cmisines y trs gasts bancaris (presencial). c. Elabración de dcuments y trámite de la infrmación exigida pr la Ley Orgánica 2/2012, de estabilidad presupuestaria y sstenibilidad financiera, cualquier tra nrma que la desarrlle, cmplemente sustituya en cualquier mment durante el plaz de duración de la prestación del servici (presencial): i. Anual ii. Trimestral (persnal, ejecución trimestral, anex de inversines,.) d. Elabración de ls dcuments y trámites necesaris para la aprbación de ls pags -cartas de pag- (presencial). e. Gestión de ls prveedres de la Fundación (presencial). f. Generación de fichers en Excel para las cargas de nóminas en Fundanet y cmprbación de carga crrecta tant en cncepts cm en asignación analítica. g. Alta del persnal en Fundanet (presencial). 3. Sprte fiscal: a. Elabración y presentación de declaracines de impuests (presencial). b. Análisis y respuesta a ls requerimients de Hacienda (presencial). 6

7 c. Asesramient y sprte de la eficiencia en la gestión del IVA. d. Asesramient fiscal en la gestión rdinaria de la Fundación. 4. Servicis de gestión de persnal: a. Realización de ls trámites necesaris para llevar a cab la cntratación labral incluyend aspects administrativs de la cntratación y las prtunas gestines ante la seguridad scial b. Estudi y reslución de tdas las cuestines relacinadas cn sancines, despids, bajas pr enfermedad, permiss y demás cuestines relacinadas cn ls cntrats labrales del persnal de la Fundación. c. Gestión de nóminas, incluyend el enví de las mismas cada mes, mediante medis telemátics ( ) al persnal de la Fundación, y el certificad anual de retencines. d. Gestión de las declaracines y gestines cn la Seguridad Scial y trs rganisms relacinads cn la gestión del persnal. e. Gestión de ls paquetes de incentivs al persnal cn trs prveedres de la Fundación, tales cm mutuas de salud, cheques guardería, cheques restaurant, cmpras de equips infrmátics, etc. f. Crdinación cn el equip de cntabilidad para el cuadre mensual de cstes de persnal, seguridad scial y pags y retencines de IRPF. g. Enví mensual a la Fundación del cuadr de cstes de persnal real y el previst a final de añ (durante ls cinc primers días del mes siguiente). h. Asesramient a la Fundación en materia labral relacinada cn la actividad rdinaria. 5. Cierres trimestrales (presencial): Entre ls principales aspects que se deben tener en cuenta a la hra de cnfeccinar ls cierres trimestrales serán: 7

8 - Inmvilizad: Verificar que el imprte del inmvilizad cuadra cn el registr auxiliar. Si ha existid altas durante el perid, verificar que sn cncepts activables. Revisar ls cálculs de la dtación en la amrtización y que ls bienes activads en el mes, en cncret se están aplicand crrectamente. - Prveedres: Verificar que el imprte cntabilizad cuadra cn la cartera de prveedres. Hacer una revisión de ls salds de prveedres para detectar psibles incidencias: salds de prveedres cn sign deudr, antigüedad de ls salds, términ de pag, etc, así cm, prceder a analizar individualmente las partidas cn incidencias detectadas. Revisar la cancelación de ls salds de la cuenta de prveedres facturas pendientes de recibir del ejercici anterir. - Clientes: Verificar que el imprte de cntabilidad cuadra cn la cartera de clientes. Hacer una revisión de ls salds de clientes para detectar psibles incidencias: salds de clientes cn sign acreedr, antigüedad de salds y plaz de cbr, etc, así cm prceder al análisis individual de las incidencias detectadas. En cas de salds de clientes pendientes de cbr, iniciar prcedimient de gestión de cbr según metdlgía de la entidad. - Peridificacines: Revisión de las peridificacines de ingress y gasts existentes: previsines de gasts, peridificación de las subvencines, ingress anticipads, etc - Cuentas pendientes de aplicación (cte. 555): Análisis de la evlución de estas cuentas y elabrar un detalle de ls apuntes que cnfrmen el sald a efects de llevar a cab las gestines para su cancelación. 8

9 - Tesrería: Elabrar las cnciliacines bancarias. Análisis de las partidas de cnciliación. - Servicis exterires: Alquileres: Raznabilidad del gast imputad. Mantenimient: Verificar la n existencia de partidas activables. En cas de existencia de cntrats, validar que el gast cntabilizad se crrespnde cn las cndicines del cntrat. Servicis prfesinales, publicidad: Revisión del gast imputad y crrespndencia cn cndicines cntratadas. Suministrs: Raznabilidad del sald cntabilizad: númer de perids cntabilizads, raznabilidad del gast respect de perids anterires, etc - Gasts de persnal: Cuadrar el gast de persnal cntabilizad cn ls resúmenes mensuales de nómina. Verificar que el rati seguridad scial/gast de persnal, es raznable. Crrespndencia de la retribución variable imputada a ls resúmenes de nómina cn la realmente cntabilizada y cn la de ls prveedres de esta retribución variable. - Liquidacines de impuests: Cuadrar la cuenta cntable del IVA sprtad y repercutid cn sprte de prgrama auxiliar. Revisar facturas intracmunitarias trimestralmente. Cuadrar sald de cuentas de liquidación cn registr auxiliar. Cuadrar retencines practicadas cn cntabilidad. 9

10 Cm ya se ha establecid en la cláusula 1 del presente plieg, el sistema de gestión de la Fundación es pr pryects e iniciativas, existiend pr tant una necesidad de cntabilidad analítica pr áreas, prgramas, pryects e iniciativas. CLÁUSULA 4.- REQUISITOS DEL COORDINADOR DEL SERVICIO Y DE LA PERSONA QUE REALICE LOS TRABAJOS PRESENCIALES El adjudicatari deberá nmbrar a una persna que crdinará tds ls servicis bjet de la presente licitación, que se reunirá periódicamente cn la Fundación y crdinará ls trabajs presenciales y deberá designar a una persna que realizará ls trabajs presenciales. El crdinadr del servici deberá ser una persna cn calificación prfesinal cm Auditr-Censr Jurad de cuentas cn un mínim de 10 añs de experiencia prfesinal y que actuará cm crdinadr y supervisr del servici. Asimism, la persna que realizará la mayría de ls trabajs presenciales deberá tener experiencia en el prgrama ERP Fundanet equivalente y cn experiencia mínima de 3 añs en la llevanza de librs cntables, cierres mensuales, cálcul y liquidación de impuests, cnciliación de cuentas y gestión de prveedres. 10