Panorama de la gestión de documentos: respuestas de las normas ISO a los retos actuales y perspectivas de futuro

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1 Panorama de la gestión de documentos: respuestas de las normas ISO a los retos actuales y perspectivas de futuro Sevilla, 30 de noviembre de 2012 Contribución de la serie ISO a la gestión de documentos en las organizaciones: claves de su implementación Montserrat Garcia Alsina

2 Sumario 1. Aclaraciones y reflexiones. 2. Por qué un sistema de gestión para documentos? 3. Familia de normas e informes técnicos para GD. 4. Contenido serie Beneficios 6. Conclusiones 7. Estudio de caso: documentación judicial 2

3 1. Aclaraciones y reflexiones Significados de documentos y su gestión Documentos información Evidencias (records) información de los procesos de trabajo (activos capital intelectual) Reutilización de la información (Ley 37/2007; Real Decreto 1495/2011) valor GD Normas de sistemas de gestión Autoridades en normas y estándares: Organismos internacionales sectoriales o multisectoriales Organismos nacionales 3

4 ISOS y UNES Sistemas de gestión: ESTRUCTURA Y TERMINOLOGIA COMUNES UNE-EN ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad. UNE-EN ISO Sistemas de gestión ambiental UNE-ISO/IEC 27000: 2009 Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información UNE Gestión de la I+D+i UNE-ISO Sistemas de gestión n para documentos Fundamentos y vocabulario Requerimientos Sistema Auditoría Guías Implementación Evaluación Normas, guías, especificaciones técnicas, informes técnicos UNE-ISO 26000: 2012 Guía de responsabilidad social UNE-ISO 31000: 2010 Gestión del riesgos. UNE-ISO e UNE-ISO/TR : Gestión de documentos 4

5 Autoridades Comités nacionales UNE (España) (Alemania) (Francia) European Telecommunications Standards Institute (TIC) (Gran Bretaña) International Electrotechnical Commission 5

6 2. Por qué un sistema de gestión para documentos? Cambios en el entorno de la gestión documental Surge el entorno digital Incremento de los documentos en papel y electrónicos E-administración y e-business gestión de documentos Incremento de normas y estándares relacionados con documentos Necesidad de hacer emerger las actividades de gestión documental como un proceso de negocio más. (reconocimiento) Del nivel operativo de GD al estratégico Sistemas de gestión ISO Comunicar a la alta dirección como se está haciendo la gestión de documentos Conseguir el compromiso de alta dirección para obtener: liderazgo adecuado para la gestión de documentos Recursos económicos y humanos para implementar procesos de gestión documental Obtener un marco para implementar los procesos operativos de GD, sistemas y controles. Vincular los sistemas de gestión a las actividades operativas de los documentos. 6

7 Normas y estándares para GD ISO (2001) UNE-ISO (2006): Gestión de documentos base operativa de la GD ISO (2001) UNE- ISO (2006) informe técnico que desarrolla la anterior. ISO (2006) UNE- ISO (2008). Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios. ISO (2009) UNE- ISO/TR (2011). Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales. ISO (2011) UNE- ISO/TR (2012). Metadatos para la gestión de documentos. Parte 3: Método de auto-evaluación UNE-ISO TR 26122: 2008 IN. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos. UNE-ISO :2008. Gestión de documentos. Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1). UNE-ISO/TR 18492:2008 IN. Conservación a largo plazo de la información basada en documentos. MoReq 2010 Modular Requirements for Records Systems [Model requirements for Electronic Records Management ] UNE-ISO :2012. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 1: Generalidades y declaración de principios. UNE-ISO :2012 Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos. UNE-ISO :2012 Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 3: Directrices y requisitos funcionales para documentos en los sistemas de la organización. 7

8 GD: proceso de negocio 8

9 3. Família de normas e informes técnicos para GD Familia: por qué? Soporte: Cómo? Nivel estratégico Nivel operativo Publicadas En elaboración Enfoque sistemático y verificable (UNE-ISO 30300) 9

10 4. Contenido UNE-ISO Fundamentos y vocabulario UNE-ISO Requisitos 10

11 Estructura del SGD (UNE-ISO 30301) 11

12 Contexto de la organización INTERNO EXTERNO Estructura organizativa, roles y responsabilidades. Políticas, objetivo y estrategias. Capacidades, recursos y conocimientos. Sistemas de información, flujos de información, procesos de toma de decisiones. Cultura de la organización: relaciones, percepciones, valores, directrices, normas. Expectativas internas, reglamentaciones, estatutos,... Conocer el entorno Social y cultural Legal Reglamentario Financiero Tecnológico Económico Competencia Natural Ámbito: Nacional / regional / local Expectativas de las partes interesadas Requisitos de negocio, legales, buenas prácticas, conducta, ética Determinar riesgos y oportunidades SGD compatible con la dirección estratégica 12

13 Integración de los sistemas de información CRM (Customer Relationship management) ERP (Enteprise Resource Planning) Datawarehouse Explotación y análisis de los datos EDRMS (Electronic Documents Records Management Systems) 13

14 CRM Integración de los sistemas de información (Customer Relationship management) ERP (Enteprise Resource Planning) Datawarehouse Explotación n y análisis de los datos Gestión de la información Activos CAPITAL INTELECTUAL EDRMS (Records Records,, document,, management systems) 14

15 Liderazgo Alta dirección: - implicación - compromiso Provisión de recursos Divulgación de la importancia de un SGD Asegurar compatibilidad del SGD con la dirección estratégica de la organización Dirigir y apoyar la mejora continua Lograr los resultados esperados 15

16 Liderazgo Políticas de GD - Creación y control de documentos auténticos, fiables y usables. - Estrategias para apoyar las funciones y las actividades de la organización. - Protección de la integridad de los documentos durante el tiempo que sea preciso. Roles organizativos, responsabilidades y competencias - Se asignan y se comunican a toda la organización - Responsabilidades de la dirección - Responsabilidades operativas: rol específico con especial formación y competencia 16

17 Planificación Identificar riesgos y oportunidades para: Asegurar que el SGD logra los resultados esperados. Prever los efectos no deseados. Percibir los oportunidades de mejora. Asegurar que la información estará disponible. Fijar objetivos de SGD y planes para lograrlos. Determinar: Responsables Recursos Qué se hará Quando Cómo se evaluará 17

18 Soporte Asignación y mantenimiento de recursos Capacitación / formación: Procesos Aplicaciones de GD Concienciación Relevancia e importancia de las actividades de GD Conformidad con la política y procedimientos del SGD y con los requisitos del SG Impactos reales o potenciales Beneficios de la mejora Roles y responsabilidades Potenciales consecuencias del abandono de los procedimientos específicos Comunicación Procedimientos operacionales Responsabilidades Acceso a la información Documentación Documentar Política y objetivos Interdependencia y relaciones entre el SGD y otros sistemas de gestión Procedimientos Planificación, operación y control de sus procesos Controlar la documentación: aprobar, actualizar asegurar versiones pertinentes, evitar documentación obsoleta. 18

19 Operación Planificar y controlar operaciones para tratar riesgos y oportunidades. Diseñar procesos de GD: Análisis de procesos GD (15489 y anexo A normativo) Evaluar riesgos de fallos en el control de documentos Evaluar procesos para crear y controlar documentos Implementar aplicaciones de GD Implementar procesos en las aplicaciones. Establecer una supervisión periódica del funcionamiento de las aplicaciones. Gestionar el funcionamiento de las aplicaciones de GD. 19

20 Operación ISO

21 Procesos y controles (normativo) 21

22 Evaluación Supervisar, medir, analizar y evaluar para: Determinar: Qué se precisa medir y supervisar Métodos para supervisar, medir, analizar y evaluar Cuándo supervisar y medir Cuándo analizar y evaluar resultados de la supervisión y de la medición Evaluar: El funcionamiento de los procesos y aplicaciones La efectividad del SGD Evaluar la efectividad: Política Objetivos Sistema de auditoria interna Revisión por parte de la dirección 22

23 Mejora Control de las no conformidades Identificar Reaccionar acciones correctivas revisar su efectividad Mejora continua Priorizar mejoras según el análisis de riesgos 23

24 Vinculación con otros sistemas de gestión (anexo informativo) (UNE-ISO 30301) 24

25 5. Para qué?: beneficios Capturar y controlar documentos - fiables (contenido) - auténticos (autoria y datación) - íntegros (completos e inalterables) - conformes (con la política y objetivos del SGD) Control de la información sobre las actividades de la organización Facilitar la eficiencia en la GD: eliminación de duplicados facilitar el acceso a información Suportar la toma de decisiones Rendir cuentas responsabilidad social cumplimiento de la legalidad vigente Gestionar riesgos Continuar con el negocio 25

26 6. Conclusiones Situación de la GD al nivel estratégico de la organización Impulso / reconocimiento del valor de las actividades de GD Fortalecimiento del valor que aportan los profesionales Nuevos perfiles: AUDITORES, CONSULTORES Adopción de prácticas sistemáticas. Definición de un SGD: POLÍTICAS OBJETIVOS PROCESOS para un SGD EVALUACIÓN y MEJORA continua Formación continua en GD Diseño e implementación de proyectos de GD Auditores 26

27 Estudio de caso Gestión de la documentación judicial

28 Sumario 1. Contextualización 2. Contribución Problema de investigación 4. Futuras líneas de investigación 5. Metodología 28

29 1. Contextualización: qué está pasando? 2003 (B.O.E. 3/7/2003, Ministerio de Justicia) Ordenación 2004 Evaluación 2006 Procesos de GD 2008 (B.O.E. 12/6/2006, Ministerio de Justicia) 2009 Sistemas de información insuficientes / obsoletos

30 1. Contextualización: Normas y estándares para GD ISO (2001) UNE-ISO (2006): Gestión de documentos base operativa de la GD ISO (2001) UNE- ISO (2006) informe técnico que desarrolla la anterior. ISO (2006) UNE- ISO (2008). Metadatos para la gestión de documentos. Generalidades. ISO (2009) UNE- ISO/TR (2008). Metadatos para la gestión de documentos. Aspectos conceptuales y de implementación. UNE-ISO TR 26122: 2008 IN. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos. UNE-ISO :2008. Gestión de documentos. Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1). UNE-ISO/TR 18492:2008 IN. Conservación a largo plazo de la información basada en documentos. 30

31 ISOS y UNES Sistemas de gestión: ESTRUCTURA Y TERMINOLOGIA COMUNES UNE-EN ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad. UNE-EN ISO Sistemas de gestión ambiental UNE-ISO/IEC 27000: 2009 Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información UNE Gestión de la I+D+i UNE-ISO Sistemas de gestión n para documentos Fundamentos y vocabulario Requerimientos Sistema Auditoría Guías Implementación Evaluación Normas, guías, especificaciones técnicas, informes técnicos UNE-ISO 26000: 2012 Guía de responsabilidad social UNE-ISO 31000: 2010 Gestión del riesgos. UNE-ISO e UNE-ISO/TR : Gestión de documentos 31

32 1. Contextualización 2009 (B.O.E. 4/11/2009) 2011 (B.O.E. 3/5/2011) 32

33 2. Contribución Situación actual SGD nivel operativo: - Secretario de Gobierno del TSJ - Secretarios Judiciales Contribución clave SGD nivel estratégico Rendición de cuentas Funcionamiento deficitario retrasos, extravíos Verificación del cumplimiento - certificación - auditorias 33

34 3. Problema de investigación Conocer los SGD en el sistema judicial. ISO (2001) Ubicación de la gestión documental en el organigrama. ISO (2011) 34

35 4. Futuras líneas de investigación Estudios empíricos: prácticas de GD en las oficinas judiciales. Desarrollo de los sistemas de gestión de la calidad. Integración de prácticas de GD y sistemas de gestión 35

36 5. Metodología Webs institucionales Entrevistas / encuestas Fuentes de información Bases de datos: ISI, Emerald, EBSCO, ISOC, ScienDirect, Springer-Link y Google Académico Palabras clave: archivos judiciales, España, UNE-ISO 15489, UNE-ISO 9001, UNE-ISO 30300, calidad, seguridad informática, gestión documental, legislación Análisis de texto Informes Estudios de caso Proyectos Artículos 36

37 Montserrat Garcia Alsina Directora académica de: Postgrado en Implementación de proyectos de gestión de documentos electrónicos (EDRMS) Cursos de especialización: - Experto en análisis y diseño de sistemas de gestión documental - Experto en herramientas tecnológicas de gestión documental Estudios de Ciencias de la Información y de la Comunicación Programa de Información y Documentación 37

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