UNIVERSIDAD NACIONAL SAN LUIS GONZAGA DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACION OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL SAN LUIS GONZAGA DE ICA LLACTA UNIVERSIDAD NACIONAL SAN LUIS GONZAGA DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACION OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL Manual de Organización y Funciones de la Oficina General de Asesoría Jurídica M O F ICA HUACACHINA - ICA ICA

2 UNIVERSIDAD NACIONAL SAN LUIS GONZAGA DE ICA Mag. JUAN ALVA FAJARDO Rector Mag. Victor R.Franco Linares Vice-Rector Académico Dr. Francisco Chaparro Zapana Vicer-Rector Administrativo Abog. Mario Bonifaz Hernández Director Oficina General de Asesoría Jurídica

3 UNIVERSIDAD NACIONAL SAN LUIS GONZAGA DE ICA Oficina General de Racionalización Lic. Adm. Luis Pecho Tataje Director General Lic. Adm. Yovana Chacaltana De La Cruz Directora Oficina Diseño Organizacional TÉCNICO Lic.Adm.Elerna Meza Muñante Lic. Adm. Rina Phun Cielos CP Víctor Marroquin Salgado Ing. Marco Ruiz Esponda SECRETARIA Lic. Adm. Luz Hernández Herrera ICA 2007

4 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA GENERAL DE ASESORIA JURIDICA 1

5 PRESENTACION El Manual de Organización y Funciones (MOF) de la Oficina General de Asesoría Jurídica, constituye un documento técnico normativo, auxiliar de la gestión administrativa, que establece las funciones específicas, atribuciones, responsabilidades y requisitos mínimos a nivel de cargo desarrollándolos a partir de la Estructura Orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones; así como en base a los requerimientos de cargo considerados en el Cuadro para Asignación de Personal. El MOF de la Oficina General de Asesoría Jurídica es un documento que, sirve para el control y la evaluación de las actividades que se desarrollan, permitiendo su modificación permanente en razón a la exigencia de la dinámica administrativa y los objetivos propuestos. 2

6 I. I N D I C E Presentación I. Índice II. Generalidades Utilidad Alcance Base Legal III. De la Organización Estructura Orgánica Organigrama Estructural IV. Cuadro Orgánico de Cargos V. Descripción de Funciones a Nivel de Cargos A N E X O S

7 II. GENERALIDADES 2.1 UTILIDAD Proporciona información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura de la Organización, así como lo referente a las interrelaciones formales ALCANCE El Manual de Organización y Funciones es de aplicación y cumplimiento por todo el personal que presta servicios dentro del ámbito de la Oficina General de Asesoría Jurídica. 2.3 BASE LEGAL El presente Manual de Organización y Funciones se sustenta en los siguientes dispositivos legales: Ley Universitaria No Estatuto de la U.N. ICA Reglamento de Organización y Funciones (R.O.F.) Resolución Jefatural No INAP/DNR Normas para la Formulación del MOF Directiva No INAP/DNR Normas para la Formulación del MOF Directiva Nº INAP/DNR Lineamientos Técnicos para formular los documentos de Gestión en un Marco de Modernización Administrativa. 4

8 III. DE LA ORGANIZACIÓN 3.1 ESTRUCTURA ORGÁNICA La Oficina General de Asesoría Jurídica tiene la siguiente estructura orgánica: A) ORGANO DE DIRECCIÓN A.1 Oficina General de Asesoría Jurídica B) ORGANOS DE LINEA B.1 Oficina de Asuntos Civiles y Penales B.1.1 Unidad de Asuntos Civiles y Penales B.2 Oficina de Asuntos Laborales B.2.1 Unidad de Asuntos Laborales 5

9 3.2 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL RECTORADO OFICINA GENERAL DE ASESORIA JURIDICA OFICINA DE ASUNTOS CIVILES Y PENALES OFICINA DE ASUNTOS LABORALES UNIDAD DE ASUNTOS CIVILES Y PENALES UNIDAD DE ASUNTOS LABORALES 6

10 IV. CUADRO ORGANICO DE CARGOS No. DE ORDEN DENOMINACION DE LA UNIDAD ORGANICA CARGO CLASIFICADO O ESTRUCTURAL TOTAL OBSERVACION OFICINA GENERAL DE ASESORIA JURIDICA Director General Secretaria IV Técnico Administrativo III 1 1 Docente OFICINA DE ASUNTOS CIVILES Y PENALES Director de Administración I 1 OFICINA DE ASUNTOS LABORALES Director de Administración I Técnico Administrativo II 1 1 7

11 V. DESCRIPCION DE FUNCIONES A NIVEL DE ORGANOS DEL DIRECTOR GENERAL DE ASESORÍA JURÍDICA Es el responsable del asesoramiento de la Alta Dirección y demás dependencias de la Universidad, encargado de aplicar las normas jurídicas que le corresponde al sistema universitario, asimismo dictamina sobre asuntos de carácter civiles, penales y laborales. Depende jerárquicamente del Rectorado. SON FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DEL DIRECTOR GENERAL a) Asesorar al Rectorado y al Consejo Universitario en los asuntos de índole institucional, que tengan implicancia con las normas jurídicas vigentes. b) Absolver las consultas formuladas por las diversas Facultades, Oficinas Generales y otras dependencias de la Universidad en asuntos jurídicos. c) Formular los contratos y documentos de carácter legal que se le encomienda. d) Asumir la defensa de los intereses de la Universidad en las acciones que son promovidas en contra de la Universidad, o que tengan que promoverse en defensa de sus intereses. e) Emitir dictamen para la expedición de resoluciones en las instancias correspondientes. f) Emitir dictamen en las solicitudes presentadas por el personal docente, administrativo y los estudiantes de la universidad cuando exista duda sobre un derecho o se trata de la interpretación o aplicación de una norma legal a los reclamos que demanden. g) Emitir informe legal sobre expedientes contenciosos administrativos que se eleven a las instancias pertinentes. h) Asumir y controlar el trámite de los procesos legales. i) Supervisar la labor del personal directivo y profesional a su cargo. j) Cumplir con otras funciones que le asigne la Alta Dirección de la Universidad en materia de su competencia. 8

12 DE LA SECRETARIA a) Elaborar y redactar oficios, informes, memorandos y otros documentos de la Oficina General. b) Efectuar el despacho de los documentos administrativos ingresados a la oficina. c) Efectuar el seguimiento, verificación y control de los documentos recibidos y remitidos, y preparar informes periódicos de su situación. d) Prestar apoyo a las actividades de formulación, programación y evaluación de las Actividades de la Oficina. e) Atender el teléfono, efectuar llamadas y concertar citas y/o reuniones. f) Atender y orientar el público en general sobre consultas y gestiones relacionadas con la oficina. g) Llevar el registro, control y archivo de los bienes patrimoniales asignados a la Oficina, así como de los materiales. h) Otras funciones afines al cargo que le asigne el Director General. DEL TECNICO ADMINISTRATIVO a) Recopilar y consolidar información para la formulación de documentos de la Oficina General. b) Ejecutar y coordinar actividades relacionadas con el registro, procesamiento, clasificación, verificación y archivo del movimiento documentario de la Oficina General. c) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director General. OFICINA DE ASUNTOS CIVILES Y PENALES a) Asumir la defensa de los procesos judiciales que le encomiende el Director de la Oficina General. b) Participar en comisiones y/o reuniones de la Oficina de Asesoría Jurídica. c) Emitir informe de carácter legal sobre expedientes a su cargo. d) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el jefe inmediato superior. 9

13 DEL DIRECTOR DE ADMINISTRACION (Jefe Unidad) a. Realizar la ejecución de las actividades del órgano a su cargo. b. Participar en la elaboración y evaluación del Plan de Trabajo de la oficina c. Estudiar expedientes y emitir informes d. Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director. OFICINA DE ASUNTOS LABORALES a) Coordinar, organizar y ejecutar programas sobre asesoría relacionados a asuntos laborales. b) Participar en comisiones y/o reuniones de asesoría jurídica. c) Absolver consultas de carácter legal formuladas por las diversas dependencias y facultades de la universidad. d) Opinar o emitir dictamen sobre las reclamaciones presentadas por el personal docente o administrativo sobre asuntos de carácter laboral, administrativo o judicial. e) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el jefe inmediato superior. DEL DIRECTOR DE ADMINISTRACION (Jefe Unidad) a) Ejecutar las actividades del órgano a su cargo. b) Orientar y brindar asesoramiento sobre asuntos laborales que se le asigne. c) Participar en la elaboración y evaluación del Plan de Trabajo de la Oficina. d) Estudiar expedientes administrativos y emitir informes cuando se le encomiende. e) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Jefe Inmediato Superior. DEL TECNICO ADMINISTRATIVO a) Recopilar y consolidar información para la formulación de documentos de la Oficina General. 10

14 b) Realizar y coordinar actividades relacionadas con el registro, procesamiento, clasificación, verificación y archivo del movimiento documentario de la Oficina General. c) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director. 11

15 ANEXOS 12

16 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES SECRETARIA IV (Oficina General) (1) (Denominación del Cargo) Código: T FUNCIONES ESPECIFICAS: a) Elaborar y redactar oficios, informes, memorandos, y otros documentos de la Oficina General. b) Efectuar el despacho de los documentos administrativos ingresados a la oficina. c) Efectuar el seguimiento, verificación y control de los documentos recibidos y remitidos, y preparar informes periódicos de su situación. d) Prestar apoyo a las actividades de formulación, programación y evaluación de las Actividades de la Oficina. e) Atender el teléfono, efectuar llamadas y concertar citas y/o reuniones. f) Atender y orientar al público en general sobre consultas y gestiones relacionadas con la oficina. g) Llevar el registro, control y archivo de los bienes patrimoniales asignados a la oficina, así como de los materiales. h) Otras funciones afines al cargo que le asigne el Director General. REQUISITOS MÍNIMOS: Bachillerato en Administración Secretarial, otorgado por el Ministerio de Educación o entidad autorizada. Capacitación certificada en idioma(s) extranjero, otorgado por una entidad autorizada. Experiencia en Labores de Secretariado Bilingüe. Capacitación certificada en Computación e Informática. Haber desempeñado el cargo de Secretaria III por un período mínimo de tres (3) años. ALTERNATIVA: De no tener Bachillerato en Administración Secretarial, ocho años de experiencia en labores de Secretariado en apoyo a órganos del Segundo o Tercer Nivel Organizacional y Título de Secretaria Ejecutiva. 13

17 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES FUNCIONES ESPECIFICAS: TÉCNICO ADMINISTRATIVO III (Oficina General) (1) (Denominación del Cargo) Código: T a) Recopilar y consolidar información para la formulación de documentos de la Oficina General. b) Realizar y coordinar actividades relacionadas con el registro, procesamiento, clasificación, verificación y archivo del movimiento documentario de la Oficina General. c) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el Director. REQUISITOS MÍNIMOS: Título no universitario de un centro de estudios superiores relacionados con la especialidad. Experiencia en labores técnicas de la especialidad. ALTERNATIVA: Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el área. Experiencia en labores técnicas de la especialidad. Alguna capacitación en el área. 14

18 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: D DIRECTOR DE ADMINISTRACION I (Jefe de Unidad de Asuntos Civiles y Penales (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a. Realizar la ejecución de las actividades del órgano a su cargo. b. Participar en la elaboración y evaluación del Plan de Trabajo de la oficina. c. Estudiar expedientes y emitir informes cuando se le encomiende. d. Otras funciones afines a su cargo que le asigne el jefe inmediato superior. REQUISITOS MÍNIMOS: Título profesional universitario de Abogado Experiencia en la conducción de programas administrativos relacionados al área. Capacitación especializada en el área. ALTERNATIVA: Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia. 15

19 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: D DIRECTOR DE ADMINISTRACION I (Jefe de Unidad de Asuntos Laborales (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: a. Realizar la ejecución de las actividades del órgano a su cargo. b. Orientar y brindar asesoramiento sobre asuntos laborales. c. Participar en la elaboración y evaluación del Plan de Trabajo de la oficina. d. Estudiar expedientes administrativos y emitir informes cuando se le encomiende. e. Otras funciones afines a su cargo que le asigne el jefe inmediato superior. REQUISITOS MÍNIMOS: Título profesional universitario de Abogado Experiencia en la conducción de programas administrativos relacionados al área. Capacitación especializada en el área. ALTERNATIVA: Poseer una combinación equivalente de formación universitaria y experiencia. 16

20 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Código: T TÉCNICO ADMINISTRATIVO II (Oficina de Asuntos Laborales) (1) (Denominación del Cargo) FUNCIONES ESPECIFICAS: d) Recopilar y consolidar información para la formulación de documentos de la Oficina de Asuntos Laborales. e) Ejecutar y coordinar actividades relacionadas con el registro, procesamiento, clasificación, verificación y archivo del movimiento documentario de la Oficina f) Otras funciones afines a su cargo que le asigne el jefe inmediato superior. REQUISITOS MÍNIMOS: Título no universitario de un centro de estudios superiores relacionados con la especialidad. Experiencia en labores técnicas de la especialidad. ALTERNATIVA: Estudios universitarios que incluyan materias relacionadas con el área. Experiencia en labores técnicas de la especialidad. Alguna capacitación en el área. 17

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