Procedimiento del Sistema Integrado de Gestión. Dispensación

Transcripción

1 Procedimiento del Sistema Integrado de Gestión. Dispensación Luis Francisco Rubio Cerezo Asesor en Implantación de Sistemas de Calidad DISPENSACIÓN REGISTRO DE REVISIONES DEL DOCUMENTO Revisiones 1 Fecha Julio 2010 Notas y razones de la modificación Revisión inicial ÍNDICE 1.- DEFINICIONES 2.- ABREVIATURAS Y ACRÓNIMOS 3.- OBJETO Y APLICACIÓN 4.- DISPENSACIÓN 5.- DOCUMENTOS Y REGISTROS QUE GENERA LA APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.- RESPONSABILIDADES 7.- ANEXOS Revisado por: (Cargo) (Firma)... Aprobado por: (Dirección) (Firma) Definiciones Actividad Farmacéutica: conjunto de acciones realizadas por personal adscrito a la oficina de farmacia para responder a las necesidades sanitarias de los pacientes y usuarios. Las Actividades Farmacéuticas son las derivadas de la legislación vigente que afecta a la oficina de farmacia, tales como: Dispensación, Elaboración de Fórmulas Magistrales y Preparados Oficinales, Farmacovigilancia, etc. Atención Farmacéutica (*): es la participación activa del farmacéutico en la mejora de la calidad de vida del paciente mediante la Dispensación, Indicación Farmacéutica y Seguimiento Farmacoterapéutico. Esta participación implica la cooperación con el médico y otros profesionales sanitarios, para conseguir resultados que mejoren la calidad de vida del paciente, así como su intervención en actividades 42

2 que proporcionen buena salud y prevengan enfermedades. Se trata de una práctica profesional en la que el farmacéutico se responsabiliza de las necesidades del paciente relacionadas con los medicamentos. Dispensación: es el servicio profesional del farmacéutico encaminado a garantizar, tras una evaluación individual, que los pacientes reciban y utilicen los medicamentos de forma adecuada a sus necesidades clínicas, en las dosis precisas según sus requerimientos individuales, durante el período de tiempo adecuado, con la información para su correcto uso y de acuerdo con la normativa vigente. Entrega de medicamentos: acción realizada durante la dispensación por la que se proporciona un medicamento al paciente o usuario cuando éste no requiere información, consejo o instrucción acerca de su uso y consumo. La entrega de medicamentos pueden realizarla los Auxiliares de Farmacia y los Técnicos en Farmacia. Estupefacientes: sustancias naturales o sintéticas incluidas en las Listas I y II de la Convención Única de 1961 sobre Estupefacientes. Indicación (*): es el servicio profesional prestado ante la demanda de un paciente o usuario que llega a la oficina de farmacia sin saber qué medicamento debe adquirir y solicita al farmacéutico el remedio más adecuado para un problema de salud concreto. Si el servicio requiere la dispensación de un medicamento, se realizará de acuerdo a lo indicado en la definición de Dispensación. Intervención (*): actuación dirigida a modificar alguna característica del tratamiento, del paciente que lo utiliza o de las condiciones de uso, y que tiene como objetivo resolver un PRM/NRM Medicamento de especial control médico (ECM): medicamento que puede ser administrado a pacientes ambulatorios pero que puede provocar efectos adversos muy graves si no se utiliza en condiciones muy estrictas. Notas: a) El material de acondicionamiento de estos medicamentos lleva la leyenda Especial Control Médico y con receta médica además de los símbolos que pudieran proceder y las siglas ECM. b) El prospecto de un medicamento de ECM incluye en su encabezamiento, y después de la denominación, el epígrafe y la leyenda siguiente: Condiciones de prescripción y dispensación: medicamento sujeto a Especial Control Médico (ECM). Con receta médica. Medicamento de uso humano (**): toda sustancia o combinación de sustancias que se presente como poseedora de propiedades para el tratamiento o prevención de enfermedades en seres humanos o que pueda usarse en seres humanos o administrarse a seres humanos con el fin de restaurar, corregir o modificar las funciones fisiológicas ejerciendo una acción farmacológica, inmunológica o metabólica, o de establecer un diagnóstico médico. Problemas relacionados con los medicamentos (PRM): son aquellas situaciones que (*) Definición adoptada en el documento de Consenso, de enero de 2008, firmado por Ministerio de Sanidad y Consumo, Real Academia Nacional de Farmacia, Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacéuticos, Sociedad Española de Farmacéuticos de Atención Primaria (SEFAP), Sociedad Española de Farmacia Comunitaria (SEFAC), Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria (SEFH), Fundación Pharmaceutical Care España y Grupo de Investigación en Atención Farmacéutica de la Universidad de Granada. (**) Definición tomada del texto de la Ley 29/2006, de 26 de julio. 43

3 causan o pueden causar la aparición de un resultado negativo asociado al uso del medicamento (RNM). Los PRM son elementos del proceso que suponen al usuario de medicamentos un mayor riesgo de sufrir un RNM. Procedimiento: forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso (de ISO 9000: 2005). Los procedimientos pueden estar documentados o no. Cuando un procedimiento está documentado, se utiliza con frecuencia el término procedimiento escrito o procedimiento documentado. El documento que contiene un procedimiento puede denominarse documento del procedimiento. Producto cosmético (*): toda sustancia o preparado destinado a ser puesto en contacto con las diversas partes superficiales del cuerpo humano (epidermis, sistema piloso y capilar, uñas, labios y órganos genitales externos) o con los dientes y las mucosas bucales, con el fin exclusivo o principal de limpiarlos, perfumarlos, modificar su aspecto, y/o corregir los olores corporales, y/o protegerlos o mantenerlos en buen estado. Producto sanitario (**): cualquier instrumento, dispositivo, equipo, material u otro artículo, utilizado solo o en combinación, incluidos los programas informáticos que intervengan en su buen funcionamiento, destinado por el fabricante a ser utilizado en seres humanos con fines de: 1. Diagnóstico, prevención, control, tratamiento o alivio de una enfermedad. 2. Diagnóstico, control, tratamiento, alivio o compensación de una lesión o de una deficiencia. 3. Investigación, sustitución o modificación de la anatomía o de un proceso fisiológico. 4. Regulación de la concepción. Y que no ejerza la acción principal que se desee obtener en el interior o en la superficie del cuerpo humano por medios farmacológicos, inmunológicos ni metabólicos, pero a cuya función puedan contribuir tales medios. Psicótropos: sustancias incluidas en los anexos I y II del Real Decreto 2829/1977 de 6 de octubre. Las condiciones de dispensación están contempladas en dicho Real Decreto. Los medicamentos de los dos anexos se identifican por un símbolo que aparece en el cartonaje. En el caso de los medicamentos del anexo I, el símbolo es un círculo mitad negro, mitad blanco y los del anexo II, un círculo atravesado por un diámetro vertical. Registros: documentación en la que se evidencia la realización de actividades y los resultados obtenidos. Puede realizarse en cualquier soporte: papel, informático, etc. Resultados Negativos Asociados a la Medicación (RNM) (*): son los resultados negativos en la salud del paciente, no adecuados al objetivo de la farmacoterapia, asociados o que pueden estar asociados a la utilización de medicamentos. 2. Abreviaturas y acrónimos ECM: Especial Control Médico. PRM: Problema Relacionado con el Medicamento. PTSI: Procedimiento del Sistema Integrado de Gestión (calidad y medioambiente). RNM: Resultados Negativos asociados a la Medicación. (*) Definición aceptada en el Documento de Consenso de Atención Farmacéutica, del Ministerio de Sanidad y Consumo, de enero de (**) Definición tomada del texto de la Ley 29/2006, de 26 de julio. 44

4 3. Objeto y aplicación Este documento tiene por objeto describir las actividades que realiza esta oficina de farmacia para: 1. La dispensación de medicamentos, productos sanitarios y productos cosméticos. 2. Detección, identificación y seguimiento de los problemas relacionados con los medicamentos (PRM) y de los resultados negativos asociados a la medicación (RNM). Las pautas de actuación dadas en este procedimiento deberán aplicarlas todo el personal que intervenga en la dispensación. 4. Dispensación 4.1 Generalidades La dispensación de medicamentos puede originarse: Por demanda de medicamentos al presentar el cliente una receta (oficial o de médico privado). Por demanda de medicamentos sin presentar la receta (automedicación). Como resultado de una consulta farmacéutica planteada por el cliente (*). Cualquiera que sea el origen de la dispensación, el dispensador, de una forma sistemática y pautada de actuación, deberá: 1. Recabar información acerca del destinatario del medicamento sobre: Alergias. Intolerancias. Embarazo. Otros problemas de salud. Si ha utilizado anteriormente el medicamento solicitado. 2. Comprobar si el destinatario del medicamento lo toma por primera vez, o si aún habiéndolo tomado anteriormente, carece o no recuerda la información necesaria para su utilización (duración del tratamiento, forma de administración, limitaciones de uso, etc.). Si el destinatario del medicamento no dispusiera de la información citada, el farmacéutico proporcionará al cliente información verbal del medicamento relativa a: Posología (en caso de no estar marcada en la receta). Posibles interacciones con otros medicamentos que esté tomando. Reacciones adversas a las que el medicamento prescrito pudiera dar lugar. Cualquier otra que el farmacéutico considere oportuna para una correcta utilización del medicamento. Si la persona a la que va destinado el medicamento está tomando el medicamento habitualmente; no ha tenido problemas durante su consumo y tiene la información anteriormente indicada acerca del mismo, no se considera necesario aportar más información por lo que procede una entrega de medicamento que la puede realizar un Auxiliar de Farmacia o un Técnico en Farmacia. 3. Una vez informado verbalmente, si el cliente lo desea se le entrega la información escrita sobre la posología. 4. Si durante todo el proceso anteriormente citado el farmacéutico detectara alguna causa que justificara la no dispensación del medicamento demandado (PRM/RNM) (incluso con aporte de receta por parte del cliente), lo pondrá en conocimiento del solicitante y del médico prescriptor, pudiendo dejar constancia por escrito de esta decisión (*) Las actividades para responder a la consulta del paciente se detallan en el PTSI-10: Indicación Farmacéutica. 45

5 mediante el impreso del ANEXO 3. Cuando el medicamento a dispensar sea una fórmula magistral o preparado oficinal, además de las indicaciones de carácter general que aquí se exponen, se seguirá lo establecido en el documento PN/L/PG/009: Elaboración y dispensación de fórmulas magistrales y preparados oficinales. El farmacéutico dispensador registrará la dispensación en el impreso del ANEXO Dispensación por presentación de una receta (oficial o de médico privado) Dispensación de medicamentos en general Como norma de actuación general, el dispensador revisará y comprobará la validez de la receta con los criterios establecidos en el procedimiento PTSI-17: Gestión de las recetas. Para la ejecución de la dispensación seguirá lo indicado con carácter general en el punto Dispensación de psicotropos Operaciones previas a la dispensación La oficina de farmacia deberá adquirir las sustancias psicotrópicas incluidas en el anexo 1 del Real Decreto 2829/1977 mediante vales de pedido. El procedimiento es el mismo que deberá seguirse para la adquisición de estupefacientes, diferenciándose en los talonarios de vales. Una vez recibido el medicamento, se deberán registrar las entradas del mismo en el Libro de Contabilidad de Estupefacientes. En el caso de las sustancias psicotrópicas incluidas en el anexo II del Real Decreto 2829/1977, la adquisición se realiza sin necesidad de vales, como cualquier otro medicamento o materia prima. Para el almacenamiento y conservación de los medicamentos y materias primas psicotropos, se seguirán las mismas condiciones ambientales que para el resto de medicamentos y materias primas, sin que se precisen acciones de segregación de éstos Dispensación Además de las normas de carácter general dadas para la dispensación, deberá tenerse en cuenta que en la receta de medicamentos y fórmulas magistrales psicotrópicas sólo podrá prescribirse un ejemplar por receta y no podrán prescribirse otros medicamentos en la misma receta. En el caso de las fórmulas magistrales, la prescripción no podrá superar un tratamiento máximo de diez días, salvo ratificación expresa del médico en la misma receta. El dispensador deberá comprobar la identidad de la persona que retira el medicamento de la farmacia y anotar el número del DNI en el anverso de la receta para las recetas del Sistema Nacional de Salud Actividades posteriores a la dispensación de medicamentos psicotropos La oficina de farmacia deberá conservar todas las recetas privadas de psicotropos durante el plazo de dos años, archivadas por grupos. Registrar en el Libro Recetario la dispensación de recetas privadas o del Sistema Nacional de Salud en las que se prescriban fórmulas magistrales y medicamentos que incluyan en su composición sustancias psicotrópicas del Anexo 1 del Real Decreto 2829/1977 de 6 de octubre. Así mismo, la dispensación de las fórmulas magistrales que contengan sustancias incluidas en el Anexo I del Real Decreto 46

6 2829/1977 de 6 de octubre, deberá ser registrada en el Libro de Contabilidad de Estupefacientes, indicando la fecha de dispensación de la fórmula, el número de Libro Recetario asignado, el número de gramos o mililitros empleados en la composición de la fórmula (salida), el nombre del médico, los datos del paciente y el saldo resultante Dispensación de estupefacientes Operaciones previas a la dispensación Adquirir los medicamentos estupefacientes mediante los vales de pedido que deben estar sellados por el Área Funcional de Sanidad. Se pueden solicitar varios envases de un mismo medicamento con un mismo vale. Registrar las entradas de estos medicamentos en el Libro de Contabilidad de Estupefacientes. Almacenar los estupefacientes separados del resto de medicamentos o materias primas, para evitar sustracciones o usos indebidos (rigurosa custodia) Dispensación La dispensación de estupefacientes se realizará previa presentación, por parte del paciente, de la receta oficial de estupefacientes, a excepción de los estupefacientes de la Lista III que se pueden dispensar en receta ordinaria siempre que no superen ciertas dosis. Si la dispensación se realiza en el ámbito del Sistema Nacional de Salud, será necesario, además de la receta oficial, la de la entidad sanitaria correspondiente. A esta última, se adherirán los cupones precinto de los envases dispensados y se facturarán de la manera habitual. Antes de la dispensación, el farmacéutico comprobará que el médico prescriptor ha consignado todos los datos que determina la Orden de 25 de abril de 1994: Medicamento. Fecha y tipo de prescripción. Posología y número de envases prescritos. Nombre, apellidos y número de teléfono del médico o del centro médico, número de colegiado y firma del médico prescriptor; Nombre, apellidos, año de nacimiento del paciente, número de DNI del paciente o tutor. Sello del Colegio Oficial de Médicos o de la Administración Sanitaria que ha distribuido el talonario. En cada receta oficial de estupefacientes sólo podrá prescribirse un medicamento y la prescripción formulada podrá amparar, como máximo, la medicación precisa para treinta días de tratamiento, sin superar un total de cuatro envases. El período de validez de la receta oficial de estupefacientes es el establecido para cualquier receta: diez días. Anotar, al dorso de la receta oficial, el número de DNI (o equivalente) de la persona que retira el estupefaciente de la oficina de farmacia. En los casos en los que la dispensación se realice en el ámbito del Sistema Nacional de Salud, también se debe anotar el número de DNI (o equivalente) en la receta de la entidad sanitaria correspondiente. En las recetas dispensadas, consignar los datos de la oficina de farmacia, fecha de dispensación y firma del farmacéutico dispensador y conservarlas hasta la entrega trimestral Actividades posteriores a la dispensación de estupefacientes Registrar la dispensación de estos medicamentos en el Libro Recetario y en el Libro de Contabilidad de Estupefacientes. Comunicar a la Consejería de Sanidad, 47

7 durante los primeros quince días naturales de cada semestre (en los meses de enero y julio), los movimientos de estupefacientes existentes en el semestre anterior: entradas, salidas y saldos. Esta declaración es obligatoria aunque no se hayan dispensado recetas de estupefacientes durante el semestre y no se hayan producido movimientos, empleando para ello los impresos oficiales para medicamentos y para sustancias estupefacientes. Comunicar a la Consejería de Sanidad durante los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año, las recetas oficiales de estupefacientes dispensadas durante el trimestre anterior. La declaración se realizará, mediante el impreso oficialmente establecido, durante todo el mes correspondiente. Las dos declaraciones se pueden presentar, por duplicado, en el Colegio Oficial de Farmacéuticos durante los diez primeros días del mes correspondiente, o bien, en la Consejería de Sanidad, durante los plazos anteriormente indicados. Si se entregan en el Colegio, el farmacéutico recibirá la copia, sellada por Sanidad, en el sobre de facturación que remite el Colegio al mes siguiente Dispensación de medicamentos de especial control médico (ECM) Generalidades Para la dispensación de estos medicamentos se seguirán las siguientes pautas: La dispensación se realizará únicamente tras la entrega por parte del paciente de la receta médica correspondiente. En la receta sólo se prescribirá el medicamento sometido a especial control médico. Las dispensaciones de medicamentos de Especial Control Médico se registrarán en el Libro Recetario, consignando la fecha de dispensación, la denominación completa del medicamento, nombre y apellidos del médico prescriptor y/ o su número de colegiado. No se puede sustituir un medicamento sometido a Especial Control Médico por otro. Para la facturación de recetas extendidas por facultativos del Instituto Nacional de la Salud y demás entidades gestoras de la Seguridad Social, Instituto Social de las Fuerzas Armadas (ISFAS), Mutualidad de Funcionarios y Mutualidad General Judicial, las recetas precisarán de un visado de inspección. Además, para la dispensación de Leponex se exigirá al paciente la cartilla debidamente cumplimentada por el médico prescriptor, donde se reflejan los resultados de los análisis hematológicos periódicos, que se efectuará: Semanalmente, durante las primeras 18 semanas de tratamiento. Mensualmente, después de esas 18 primeras semanas. Si se observara que no se han efectuado los controles necesarios, se deberá contactar con su médico o en su defecto con el Centro de Farmacovigilancia de la Comunidad. En el caso de la dispensación de medicamentos que contengan isotretinoina para mujeres en edad fértil, se exigirá una nueva receta cada 30 días de tratamiento. La validez de la receta es de 7 días desde la fecha de prescripción. De forma ideal, el test de embarazo debería realizarse el mismo día de la prescripción y dispensación de la isotretinoina Notificaciones a las Autoridades Sanitarias competentes La oficina de farmacia comunicará al Centro Regional de Farmacovigilancia de la 48

8 Comunidad de Madrid cualquier reacción adversa detectada durante el tratamiento con estos medicamentos. Todos los meses, se remitirá una declaración de las dispensaciones de ECM en el mes precedente, a la Consejería de Sanidad de la Comunidad al Área Funcional de Sanidad. Las dispensaciones de Leponex se comunicarán exclusivamente al Área Funcional de Sanidad. En los partes mensuales de utilización de ECM y Leponex se han de consignar los siguientes datos: Identificación de la oficina de farmacia. Mes de dispensación. Nombre, apellidos y/ o número de colegiados del médico prescriptor. Número de enfermos tratados. Medicamentos (excepto en el parte mensual del Leponex). Número de envases dispensados. Debe consignarse el sello, la fecha y la firma de la oficina de farmacia dispensadora. 4.3 Contabilidad en el Libro Recetario En el Libro Recetario se registrarán los estupefacientes dispensados (medicamentos o fórmulas magistrales) y las fórmulas magistrales y medicamentos que incluyan sustancias psicotrópicas del anexo 1 del Real Decreto 2829/1977 de 6 de octubre. Siguiendo una numeración correlativa, los datos a consignar son: Nombre completo del medicamento (denominación, forma farmacéutica, concentración y contenido del envase) o de la fórmula magistral. Fecha de dispensación. Nombre o número de colegiado del médico prescriptor. Estos datos se tomarán, en el caso de los estupefacientes, de la receta oficial de estupefacientes, y en el caso de las fórmulas magistrales, de la receta del Sistema Nacional de Salud o de la receta privada. 4.4 Contabilidad en el Libro de Contabilidad de Estupefacientes Al recepcionar un estupefaciente o una sustancia psicotrópica incluida en el ANEXO 1 del Real Decreto 2829/1977 de 6 de octubre por primera vez, se registrará la entrada en el índice de folios, anotando la denominación completa del medicamento en la columna título de cuenta y asignándole un número de folio en la columna folios número. Así mismo, cada vez que se registre una entrada, el farmacéutico anotará en el folio correspondiente, y en un renglón del libro: Fecha de recepción en la oficina de farmacia. Número de envases adquiridos de la medicamento o cantidad de producto (en gramos o mililitros) Nombre del proveedor. Saldos: número total de envases de la medicamento o cantidad de producto (en gramos o mililitros) que existe en la oficina de farmacia tras la adquisición. El resto de los epígrafes del renglón se dejarán en blanco. La dispensación (o salida) se registrará en el folio asignado y en el renglón correspondiente. Aunque la entrada y la salida se produzca en el mismo día, se registrarán cada una en un renglón, anotando: Fecha de dispensación (será la misma fecha de dispensación del Libro Recetario). Número del Libro Recetario asignado a la receta dispensada. 49

9 Número de receta oficial de estupefacientes (de color rojo o negro) si se dispensa un estupefaciente. Número de envases o cantidad de producto dispensado. Nombre y teléfono del médico prescriptor. Nombre y domicilio del paciente. Saldos: número de envases o cantidad de producto existente en la oficina de farmacia tras la salida. El resto de los epígrafes del renglón se dejarán en blanco. En caso de robo o devolución de medicamentos o sustancias registradas en el Libro de Contabilidad de Estupefacientes, la salida se cumplimentará indicando la causa de dicha salida. Trimestralmente y coincidiendo con la notificación de las recetas oficiales de estupefacientes dispensadas, el farmacéutico comprobará que los saldos del Libro de Estupefacientes coinciden con la existencia real de estupefacientes y sustancias psicotrópicas que se conservan en la oficina de farmacia. 4.5 Demanda de una medicación concreta sin aporte de la receta (automedicación) Cuando el cliente demande directamente un medicamento, el dispensador deberá establecer: 1. Si es un medicamento que requiere prescripción médica, en cuyo caso el farmacéutico solicitará la receta en todo caso. 2. Si es un medicamento que puede ser dispensado sin receta pondrá en marcha el procedimiento de actuación indicado en el punto 4.1 de este procedimiento. 4.6 Indicación farmacéutica Las actividades correspondientes derivadas de las consultas que los pacientes planteen en la oficina de farmacia y la posible dispensación de medicamentos que de ella se deriven, se trata en el procedimiento PTSI- 10: Indicación Farmacéutica. 4.7 Sustitución de medicamentos Cuando no se disponga en almacén del medicamento demandado, se propondrá al cliente: La posibilidad de sustituirlo por otro del que se disponga de igual principio activo. Solicitar el medicamento en el primer pedido a realizar. Si procede la sustitución, se deja constancia del hecho en el anverso de la receta (en caso de receta financiable de la Seguridad Social, se firma en el original y en la copia). En todo caso, el dispensador deberá tener en cuenta lo indicado en el artículo 86, capítulo IV de la ley 29/2006: Con carácter excepcional, cuando por causa de desabastecimiento no se disponga en la oficina de farmacia del medicamento prescrito o concurran razones de urgente necesidad en su dispensación, el farmacéutico podrá sustituirlo por el de menor precio. En todo caso, deberá tener igual composición, forma farmacéutica, vía de administración y dosificación. El farmacéutico informará en todo caso al paciente sobre la sustitución y se asegurará de que conozca el tratamiento prescrito por el médico. En estos casos, el farmacéutico anotará, en el lugar correspondiente de la receta, el medicamento de la misma composición, forma farmacéutica, vía de administración y dosificación que dispense, la fecha, su firma y su rúbrica. 50

10 4.8 Revisión de recetas y detección de errores de dispensación Diariamente, el farmacéutico asignado a esta actividad revisará las recetas dispensadas y dejará registro de esta actividad en el impreso de Revisión de recetas (ANEXO 4). Si durante la revisión detectara algún error, lo documentará en el impreso de Error de Dispensación (ANEXO 5), notificando esta circunstancia al dispensador que cometió el error y al Representante de la Dirección. 4.9 Dispensación de productos de parafarmacia Generalidades Los productos de parafarmacia son diversos, siendo los cosméticos los más abundantes. También se incluyen los productos sanitarios, como el material de cura, los productos de ortopedia y los test de autodiagnóstico. Los productos infantiles como biberones y chupetes también se incluyen en parafarmacia, al igual que los alimentos para situaciones especiales o los antiparasitarios para la higiene humana. En dermofarmacia, el farmacéutico aconsejará sobre los mejores tratamientos cosméticos en función de las necesidades, las características o la edad de los usuarios. Informará de su mejor forma de aplicación para obtener los resultados más satisfactorios, como por ejemplo, fotoprotectores solares, higiene bucodental, anticaída de cabello... El farmacéutico, como profesional sanitario, resolverá las dudas, aconsejará sobre los productos infantiles idóneos, y garantizará que todos ellos cumplen normas europeas para evitar accidentes por el uso de productos inadecuados. En cuanto a los alimentos, el buen conocimiento de los mismos y de los ingredientes incorporados a cada fórmula, condicionan la selección adecuada del tipo de alimento para cada situación y edad, y son objeto del consejo y orientación cualificada del farmacéutico Requisitos Los productos de parafarmacia siempre deben cumplir los requisitos legales que les corresponda según la clase de producto de que se trate. En su etiquetado deben aparecer datos como: Identificación del producto. Nombre y dirección de la empresa responsable del producto. Modo de empleo, advertencias o precauciones de uso. Composición y contenido. Fecha de caducidad y número de lote. La indicación de la fecha de caducidad no es obligatoria en productos cosméticos cuya vida mínima exceda de 30 meses. A partir del 11 de marzo de 2005, no pueden comercializarse aquellos productos cosméticos en los que no se indique el plazo de utilización después de su apertura. Los productos sanitarios deberán incluir en el etiquetado el marcado CE. Los productos de parafarmacia no son medicamentos, pero el consejo del farmacéutico puede ayudar en la decisión de compra de los productos adecuados. 5. Documentos y registros que genera el procedimiento Las actividades realizadas durante la dispensación quedan registradas en: 51

11 Libro Recetario. Libro de Contabilidad de Estupefacientes. Talonario de vales de pedido de estupefacientes. Talonario de vales de pedido de sustancias psicotrópicas. Declaración semestral de medicamentos estupefacientes. Declaración semestral de sustancias estupefacientes. Notificación trimestral de las recetas oficiales de estupefacientes dispensadas en la oficina de farmacia, excedentes y caducidades. Parte mensual de utilización de ECM para la Consejería de Sanidad. Parte mensual de dispensación de ECM para el Área Funcional de Sanidad. Parte mensual de utilización de Leponex para el Área Funcional de Sanidad. Registro de Dispensación (cuando proceda) (ANEXO 1). Registro de Intervención (cuando proceda) (ANEXO 3). Registro de la revisión de recetas (ANEXO 4). Registro de Errores de Dispensación (cuando proceda) (ANEXO 5). 6. Responsabilidades 6.1 Farmacéuticos Realizar y/o dirigir la dispensación y las sustituciones de medicamentos. Revisar las recetas y documentar los errores de dispensación. Gestionar el Libro de Recetas y el Libro de Contabilidad de Estupefacientes. 6.2 Auxiliares de farmacia/técnicos en farmacia Realizar la entrega de medicamentos. 7. Anexos ANEXO 1: Impreso para registro de Dispensación. ANEXO 2: Instrucciones para realizar la Intervención Farmacéutica. ANEXO 3: Impreso de Intervención Farmacéutica. ANEXO 4: Impreso para Revisión de recetas. ANEXO 5: Impreso para Error de dispensación. 52

12 Notas del autor 1. La dispensación es la principal actividad de la oficina de farmacia, tanto por el volumen de operaciones realizadas, como por los recursos, económicos y humanos que deben ponerse en juego para su desarrollo. En los últimos tiempos son varias las iniciativas, tanto de la Administración como del propio colectivo farmacéutico, hacia la documentación y registro de la dispensación; acción que si bien es cierto que proporciona a la oficina de farmacia una fuente muy importante de información de la cual se pueden extraer datos (demandas más comunes de medicamentos, tipo de consultas solicitadas, etc.) que posteriormente permitirán optimizar el servicio a la población atendida y satisfacer sus necesidades, no es menos cierto que ralentiza la fluidez en la atención a los clientes, independientemente de que no se hayan definido exactamente los objetivos del registro, la información que se debería registrar y la explotación de esta información. En la habilidad de farmacéutico estará el identificar claramente qué tipo de actuaciones deberán registrarse, qué información sería objeto de registro y el objetivo a conseguir con la información obtenida, a fin de conjugar el tiempo a dedicar al registro de las dispensaciones con la fluidez en la atención al público. 2. Por otra parte, en los últimos tiempos se ha puesto muy de moda en algunos círculos próximos a los profesionales farmacéuticos, y entre ellos mismos, el concepto de dispensación activa, concepto que no aparece reflejado ni definido en ningún documento legal o normativo referido al acto de dispensación y que este autor no comparte por cuanto que entiende que toda dispensación es una actividad, en sí misma, activa. La dispensación requiere una serie de actividades pautadas y que no admite alternativas en su ejecución; es decir, no cabría una dispensación activa como contraposición o alternativa a una dispensación pasiva?. Por todo lo anterior, en el procedimiento que propuesto, no se adjetiva la dispensación y se considera que todo acto de dispensación realizado en la oficina de farmacia responde a una secuencia de actuación: Sistemática y pautada, que evite la improvisación y se realice de forma similar por todo el personal de la oficina de farmacia; Proactiva, en cuanto a proporcionar al cliente que la demande toda la información necesaria para el uso de los medicamentos que vaya a tomar, y que permita detectar cualquier problema relacionado con el medicamento (PRM) o cualquier resultado negativos asociado a la medicación (RNM) que esté utilizando o vaya a utilizar. Además, en el procedimiento que se acompaña se facilita un impreso sobre el que podría registrarse el acto de la dispensación, bien entendido que éste se propone a modo de guía o ejemplo, sin duda mejorable. 53

13 FECHA Farmacia NOMBRE Anexo 1. Impreso para registro de dispensación REGISTRO DE DISPENSACIÓN DATOS PACIENTE SEXO (H-M) HABITUAL (H) ESPORÁDICO (E) RECETA EDAD ALERGIAS/ENFERMEDADES SÍ NO AÑO: Página: RESULTADO MEDICAMENTO DEMANDADO Se dispensa, con información No se dispensa, se informa al médico Se da información y no se dispensa Se detecta PRM/RNM, que se registra Se dispensa, con información No se dispensa, se informa al médico Se da información y no se dispensa Se detecta PRM/RNM, que se registra Se dispensa, con información No se dispensa, se informa al médico Se da información y no se dispensa Se detecta PRM/RNM, que se registra Se dispensa, con información No se dispensa, se informa al médico Se da información y no se dispensa Se detecta PRM/RNM, que se registra Se dispensa, con información No se dispensa, se informa al médico Se da información y no se dispensa Se detecta PRM/RNM, que se registra Se dispensa, con información No se dispensa, se informa al médico Se da información y no se dispensa Se detecta PRM/RNM, que se registra Se dispensa, con información No se dispensa, se informa al médico Se da información y no se dispensa Se detecta PRM/RNM, que se registra Se dispensa, con información No se dispensa, se informa al médico Se da información y no se dispensa Se detecta PRM/RNM, que se registra 54

14 Anexo 2. Instrucciones para realizar la Intervención Farmacéutica 1. Principios generales de actuación La Intervención Farmacéutica consiste en la identificación, registro, notificación y seguimiento de un real o potencial Problema Relacionado con el Medicamento (PRM) o de un Resultado Negativo Asociado a la Medicación (RNM), durante la prestación de alguna de las Actividades Farmacéuticas a un cliente que está tomando o va a tomar alguna medicación para un problema de salud. Las actividades a seguir serán: Detección e identificación del PRM/RNM. Generación de documentación. Notificación. Registros. Seguimiento. 2. Detección e identificación de PRM/RNM Una vez detectado el real o potencial PRM/RNM durante la prestación de las Actividades Farmacéuticas, se procede a su identificación. Para la identificación de PRM se utiliza la clasificación indicada en el punto 6 de este anexo. 3. Generación de documentación Detectado e identificado el PRM/RNM, el farmacéutico que inició el proceso procede a documentar las acciones utilizando el impreso de Intervención Farmacéutica. 4. Notificación En función de la trascendencia y urgencia del PRM/RNM, se establece comunicación con el médico interesado vía telefónica o documental. En este caso, una copia del documento se conserva como registro de la comunicación. 5. Seguimiento Si procede seguimiento de la evolución del PRM/RNM, se realiza el mismo sobre el impreso de Intervención Farmacéutica. 6. Tipos de PRM A) REALES (Adaptado del manual de procedimientos de la Fundación Pharmaceutical Care España). Indicación Tipo 1: el cliente no usa los medicamentos que necesita para su problema de salud. Tipo 2: el cliente usa medicamentos que no necesita. Efectividad Tipo 3: el cliente usa un medicamento bien indicado pero mal seleccionado. Tipo 4: el cliente está usando el medicamento en menor dosis que la necesaria. Seguridad Tipo 5: el cliente está usando el medicamento en dosis superior a la necesaria. Tipo 6: el cliente utiliza un medicamento que le produce una reacción adversa. B) POTENCIALES Indicación Tipo 1: el cliente tiene un alto riesgo de desarrollar un nuevo problema de salud para el que es necesaria la administración de un medicamento adicional. Tipo 2: el cliente tiene riesgo de desarrollar un nuevo problema de salud como consecuencia de que va a tomar un medicamento no indicado. Efectividad Tipo 3: el cliente tiene riesgo de desarrollar un nuevo problema de salud como consecuencia de que va a tomar un medicamento bien indicado pero mal seleccionado. Tipo 4: el cliente tiene riesgo de desarrollar un nuevo problema de salud porque va a tomar una dosis de medicación demasiado baja. Seguridad Tipo 5: el cliente tiene riesgo de desarrollar un nuevo problema de salud porque va a tomar una dosis de medicamento demasiado alta. Tipo 6: el cliente puede desarrollar un nuevo problema de salud debido a la reacción adversa de algún medicamento que va a tomar. 55

15 Anexo 3. Impreso de Intervención Farmacéutica Farmacia INTERVENCIÓN FARMACÉUTICA Nª DEL REGISTRO: Cliente: Código de cliente: Fecha: Tlf: El PRM/RNM se detecta en: Dispensación Consulta Seguimiento de la Farmacoterapia Determinación de Ind. Biológ. Medicamento responsable: Fecha de inicio de la toma del medicamento: Tipo de PRM (1): Potencial Real Descripción del PRM/RNM: Descripción de la Intervención Farmacéutica: COMUNICACIÓN DEL PRM/RNM: Se comunica al cliente el PRM/RNM?: NO SI Fecha: Se comunica al médico el PRM/RNM: NO SI Fecha: Respuesta del médico: SEGUIMIENTO Y RESOLUCIÓN: En fecha.../.../... la evolución del PRM/RNM ha sido:... OBSERVACIONES: Elaborado por: Fecha: COMUNICACIÓN INTERNA RESPONSABLE DE LA TRANSMISIÓN: responsable de la Intervención Farmacéutica DESTINATARIOS: dirección, médico prescriptor 56

16 Anexo 4. Impreso de Revisión de recetas Farmacia REGISTRO DE REVISIÓN DE RECETAS AÑO:.. MES DE:.. DÍA HORA Nº RECETAS DEFECTUOSAS ERRORES DE DISPENSACIÓN NÚMERO DEL REGISTRO DEL ERROR EN DISPENSACIÓN REALIZADO POR Nº TOTAL DE RECETAS : Nº TOTAL DE ERRORES DE DISPENSACIÓN : NOTAS: 57

17 Anexo 5. Impreso para registro de Error de dispensación Farmacia ERROR DE DISPENSACIÓN Nª DEL REGISTRO: CLIENTE: MÉDICO PRESCRIPTOR: MEDICAMENTO PRESCRITO: MEDICAMENTO ENTREGADO: TIPO DE ERROR : RESPONSABLE DEL ERROR: 1a 1b 1c 1d 1e 2a 2b... FECHA DE LA DISPENSACIÓN: FECHA DE DETECCIÓN DEL ERROR: DÍA: HORA: DÍA: HORA: DESCRIPCIÓN DEL ERROR: DETECCIÓN DEL ERROR POR: El dispensador Durante la revisión de recetas El propio cliente Otros SOLUCIÓN ADOPTADA: DESENLACE DEL CASO: LOCALIZADO EL CLIENTE A TRAVÉS DE: Fichero de la farmacia Guía telefónica Aseguradora Otros No localizado SE COMUNICA AL MÉDICO CLIENTE REGISTRADO POR: Fecha: COMUNICACIÓN INTERNA RESPONSABLE DE LA TRANSMISIÓN: responsable de revisión de recetas DESTINATARIOS: todo el personal de Dispensación de Medicamentos Grupo 1: Errores cuya repercusión es escasa sobre la salud del cliente, tales como: 1a: Error en el tamaño del envase. Se da un envase mayor/menor del necesario para que el paciente cumpla el tratamiento. 1b: Error en la forma farmacéutica. Se da un envase del mismo nombre del prescrito pero de distinta forma farmacéutica. 1c: Error al dar un medicamento de mayor o menor potencia que el prescrito para un tratamiento de enfermedad aguda. 1d: Error al dar un medicamento de mayor o menor potencia que el prescrito para un tratamiento crónico. 1e: Error por equivocación del principio activo. 1f: Errores varios. Errores no contemplados en los apartados anteriores. Se da un medicamento de igual dosis, igual tamaño, igual forma farmacéutica, pero de distinto fabricante, no siendo motivado por un proceso de sustitución. Grupo 2: Errores al dar un medicamento que pueda perjudicar gravemente al cliente. 2a: Error por equivocación del principio activo que pueda producir daño importante a la salud del cliente. 2b: Error al dar un medicamento de mayor/menor potencia al prescrito. 58