Manual para la Realización de Memorias de sostenibilidad en Oficinas de Farmacia

Transcripción

1 Manual para la realización de Memorias de Sostenibilidad en Oficinas de Farmacia Autores: María José García Antón Herreros

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3 Estimado Lector, La monografía que se encuentra entre sus manos Manual para la Realización de Memorias de sostenibilidad en Oficinas de Farmacia es el resultado del proyecto La Farmacia en Valor. Este manual ha sido desarrollado por la Fundación para la Investigación en Salud (FUINSA) en colaboración con la Federación Empresarial de Farmacéuticos Españoles (FEFE). El propósito de este Manual es proporcionar información adicional, consejo y ayuda a las Oficinas de Farmacia españolas acerca cómo identificar las prácticas de Responsabilidad Social Corporativa que están desarrollando, y de cómo pueden elaborar su Memoria de sostenibilidad para informar de su resultado económico, social y medioambiental usando la guía Caminos: Ciclo preparatorio para la elaboración de memorias de sostenibilidad GRI: Manual para organizaciones pequeñas y medianas de Global Reporting Initiative (GRI) El GRI trabajó con FUINSA y FEFE en el proyecto La Farmacia en Valor. Este proyecto se desarrolló mediante la constitución de un grupo de trabajo donde se encontraban representados todos los grupos de interés (stakeholders) relacionados con la Oficina de Farmacia española,.siendo la finalidad del proyecto abordar la Responsabilidad Social Corporativa desarrollada por las Farmacias y llevar a cabo una fase piloto de implementación del manual, concretado en la elaboración por parte de 7 Farmacias españolas de su Memorias de Sostenibilidad. Estas Oficinas de Farmacia tenían la particularidad de representar los distintos tipos de farmacia que nos podemos encontrar en España en función de su localización geográfica: rural, urbana, ubicada en localidad turística, etc. Dado que la aproximación al contenido del manual se realizó desde una perspectiva multi-stakeholder, el proyecto hizo posible la creación de este Manual con contenido específico acerca de la importancia de la responsabilidad social corporativa para las farmacias, al tiempo que les permite comunicar sus prácticas y sus compromisos de futuro bajo el máximo estándar internacional en la materia. GRI quiere agradecer a FUINSA su esfuerzo y reconoce el importante trabajo que ha desarrollado para hacer más accessible la elaboración de Memorias de Sostenibilidad a las Farmacias españolas de acuerdo con la guía G3 de GRI. Las conclusiones recogidas en este Manual son únicas. En este sentido, no nos cabe la menor duda de que permiten a las Oficinas de Farmacia mostrar todo su valor a su principal stakeholder: La sociedad española. Leontien Plugge SME and Supply Chain Program Manager GRI María José García Directora de RSC FUINSA - 3-

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5 Índice de Contenidos Manual para la Preparación de Memorias de Sostenibilidad en Oficinas de Farmacia PARTE 1: INTRODUCCIÓN AL PROYECTO FARMACIA EN VALOR Pág. 1.1 Introducción Historia del proyecto Objetivos del proyecto Proceso seguido en el desarrollo del proyecto RSC y PYME en España La importancia de la RSC en España La importancia de la RSC para las PYME en España Cómo se integra la RSC en la gestión de una PYME Porqué la RSC es importante para las Farmacias Españolas? El Modelo Español de Oficina de Farmacia Las Farmacias y las prácticas de RSC 31 PARTE 2: SUGERENCIAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LOS 5 PASOS DE LA GUIA CAMINOS: CICLO PREPARATORIO PARA LA ELABORACIÓN DE MEMORIAS DE SOSTENIBILIDAD GRI: MANUAL PARA ORGANIZACIONES PEQUEÑAS Y MEDIANAS EN LAS OFICINAS DE FARMACIA Pág. 2.1 Introducción Paso 1: Preparar Cómo identificar las mejores prácticas antes de comenzar la Memoria de Sostenibilidad Ejemplos del grupo de trabajo sobre los objetivos y metas en Sostenibilidad de las Oficinas de Farmacia Paso 2: Relacionar Quienes son los grupos de interés de las Oficinas de Farmacia Ejemplos del grupo de trabajo Paso 3: Definiciones Procesos del grupo de trabajo Resultados del grupo de trabajo 45-5-

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7 Manual para la realización de Memorias de Sostenibilidad en Oficinas de Farmacia Resultado del proyecto LA FARMACIA EN VALOR desarrollado en colaboración por FUINSA/FEFE/GRI Este documento ha sido creado para proporcionar a las Oficinas de Farmacia que quieran comenzar a elaborar su Memoria de Sostenibilidad un manual con origen en el proyecto La Farmacia en Valor. Este Manual proporciona algunos consejos prácticos, explicaciones especialmente dirigidas a las Oficinas de Farmacia, y ejemplos acerca de cómo las farmacias pueden elaborar su Memoria de Sostenibilidad basándose en el marco de GRI para la elaboración de Memorias de Sostenibilidad. Las reuniones de trabajo que se mantuvieron para la realización del presente trabajo estuvieron basadas en el Manual de GRI para la Pequeña y Mediana Empresa Caminos: Ciclo preparatorio para la elaboración de memorias de sostenibilidad GRI: Manual para organizaciones pequeñas y medianas Este documento debe ser utilizado para un mejor aprovechamiento del mismo junto con la citada Guía GRI Caminos: Ciclo preparatorio para la elaboración de memorias de sostenibilidad GRI: Manual para organizaciones pequeñas y medianas - 7-

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9 PARTE 1 Introducción al Proyecto Farmacia en Valor - 9-

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11 1.1 Introducción Historia del Proyecto A finales del año 2005, la Federación Empresarial de Farmacéuticos Españoles (FEFE) y la Fundación para la Investigación en Salud (FUINSA) firmaron un acuerdo para acercar la Responsabilidad Social Corporativa a las Oficinas de Farmacia. Tanto FEFE como FUINSA, conscientes del valor añadido que el farmacéutico brinda desde su Oficina de Farmacia a los ciudadanos, los pacientes, la Administración Pública, el medioambiente y a la Sociedad en general, pusieron en marcha un proyecto de colaboración dirigido a detectar, evaluar e implementar un programa de RSC en este tipo de empresas. Dentro de este proyecto, una de las fases fue desarrollar una encuesta piloto 1 donde se pudiera detectar, del conjunto de prácticas que diariamente desempeña un farmacéutico desde su farmacia, las cuáles podían ser consideradas iniciativas de RSC. El resultado del estudio mostró como más del 85% de los farmacéuticos encuestados consideraba habitual en el desarrollo diario de su labor más de 30 prácticas que podrían considerarse como de RSC: Consejo farmacéutico, detección de problemas relacionados con los medicamentos, seguimiento de los 1 La encuesta se llevó a cabo durante el IX Congreso de FEFE. Este congreso tuvo lugar en Toledo, en el año 2006 y participaron en el mismo 250 de toda España

12 tratamientos de los pacientes, apoyo de las campañas de salud, recogida y reciclaje de medicamentos. El principal resultado de la encuesta fue que las Oficinas de Farmacia españolas desarrollaban una serie de prácticas de Responsabilidad Social Corporativa que no tenían identificadas como tales pero que son desarrolladas, generando valor añadido a la sociedad, como parte natural e intrínseca al desarrollo de su propio trabajo. Asimismo, las farmacias también mantienen una estrecha relación con los distintos grupos de interés con que se relacionan. Sin embargo, había una falta de comunicación en relación con las prácticas de RSC llevadas a cabo por las farmacias y su compromiso con la sostenibilidad. Como conclusión final de los resultados del análisis de la citada encuesta, se concluyó que era necesario diseñar un procedimiento que ayudara a las oficinas de farmacia a comunicar su actuación en Responsabilidad Social Corporativa y que le permitiera entablar una relación más cercana con sus grupos de interés. Este hecho marcó el comienzo del proyecto La Farmacia en Valor, diseñado para ayudar a las farmacias a comprender que es la RSC, cómo identificar prácticas de RSC que ya desarrollen desde su establecimiento farmacéutico y como comunicarlas y mejorarlas basándose en el marco de elaboración de Memorias de Sostenibilidad de Global Reporting Initiative Objetivos del proyecto El proyecto va dirigido a las alrededor de farmacias españolas y tiene como finalidad principal que el conjunto de los grupos de interés que se relacionan con las Oficinas de Farmacia tengan conciencia del importante papel que juegan estos Establecimientos Farmacéuticos en la generación de valor social y medioambiental. Los principales objetivos del proyecto se pueden resumir en: Tomar conciencia de la importancia que tiene la transparencia y la sostenibilidad (principalmente en aquellos aspectos relacionados con el impacto social y medioambiental de las Oficinas de Farmacia). Comprobar la aplicabilidad de la Guía GRI Caminos: Ciclo preparatorio para la elaboración de memorias de sostenibilidad GRI: Manual para organizaciones

13 pequeñas y medianas, a microempresas, estudiando concretamente el caso de las Oficinas de Farmacia. Elaboración por parte de las 7 Oficinas de Farmacia participantes en el estudio piloto de las primeras Memorias de Sostenibilidad. Proporcionar asistencia técnica en la implementación del proceso basado en la Guía G3 del GRI a las farmacias participantes en el estudio piloto. Diseñar unas Notas para la elaboración de Memorias de Sostenibilidad para Oficinas de Farmacia con origen en la Guía GRI Caminos: Ciclo preparatorio para la elaboración de memorias de sostenibilidad GRI: Manual para organizaciones pequeñas y medianas. Establecer un diálogo creciente. Difundir el proyecto y la guía entre las Oficinas de Farmacia españolas, de manera que el número de farmacias que elaboren sus Memorias de Sostenibilidad se incremente considerablemente durante el año 2008 y siguientes. Para el logro de estos objetivos, FEFE y FUINSA firmaron un acuerdo con el Global Reporting Initiative (GRI) con el propósito de, basándose en su Guía G3 y Guía GRI Caminos: Ciclo preparatorio para la elaboración de memorias de sostenibilidad GRI: Manual para organizaciones pequeñas y medianas, diseñar un suplemento de reporte accesible, útil, fácil, dinámico y sencillo para todos y cada uno de los farmacéuticos, que les ayude a transmitir el alto valor añadido que generan desde sus establecimientos con los servicios que prestan de manera voluntaria al conjunto de la Sociedad, estableciendo un diálogo que les permita conocer y atender futuras necesidades Proceso seguido en el desarrollo proyecto Para el desarrollo de las Notas para la Realización de Memorias de Sostenibilidad para Oficinas de Farmacia, independientemente de la encuesta piloto realizada previamente, se llevaron a cabo 3 reuniones de un grupo de trabajo multi-stakeholder, es decir, con representación de todos los grupos de interés relacionados con la Oficina de Farmacia, además de contar con la participación de FEFE, FUINSA y el GRI. Las - 13-

14 tres reuniones del grupo de trabajo tuvieron lugar en Madrid en Septiembre y Noviembre de 2006 y Marzo de Todas las opiniones expresadas por los representantes de los grupos de interés, sus puntos de vista, ideas y aportaciones han sido consideradas a la hora de elaborar este suplemento. Los grupos de interés representados en el grupo de trabajo fueron los siguientes: Consumidores Médicos Industria Farmacéutica Farmacias 7 Farmacias Representando todos los tipos: Turista, rural, urbana, grande, pequeña, etc. Instituciones Financieras Gobierno Administración Pública Integrantes del grupo de trabajo: 1. Dña. Isabel Vallejo (Presidenta de FEFE. Representante de la Comunidad Autónoma de Galicia) 2. D. Fernando Redondo (Secretario de FEFE. Representante de la Comunidad Autónoma de Castilla León) 3. D. Angel Vives (Tesorero de FEFE. Representante de la Comunidad Valenciana) 4. D. Juan Vacas Angulo (Vicepresidente de FEFE. Representante de Extremadura) 5. D. Angel Pérez Pérez (Vicepresidente de FEFE. Representante de la Comunidad de Andalucía) 6. Dña. Mª Dolores Espinosa Silva (Vicepresidente de FEFE. Representante de la Comunidad de Castilla-La Mancha)

15 7. D. Miguel Chamorro Gómez (Vicepresidente de FEFE. Representante de la Comunidad Autónoma de Murcia) 8. D. Antón Herreros Ortega (Director de la Fundación para la Investigación en Salud. FUINSA) 9. Dr. Alfonso Moreno (Médico y Farmacólogo. Catedrático de Farmacología de la UCM. Presidente del Consejo Nacional de Especialidades Médicas.) 10. D. Fernando García Alonso (Médico y Farmacólogo. Vocal Asesor del Ministerio de Sanidad. Ex-Director General de Farmacia ExDirector General de la Agencia Española de Medicamento) 11. Dña. Concepción Grau Olivé (Farmacéutica. Asesora del Gabinete de Presidencia del Gobierno) 12. D. Alejandro Barahona (Subdirector General de Economía Social) 13. Dña. Teresa Millán (Directora de RSC, Comunicación y Relaciones Institucionales de Lilly. Ex-Vocal asesora del gabinete de presidencia del Gobierno. Miembro de la Dirección de Farmacia y de la AEMyPS) 14. D. Fernando Navarro (Coordinador de RSC. Caja de Ahorros El Monte ) 15. Dña. Ana Ceballos. Secretaria General (ASGECO. Asociación General de Consumidores y Usuarios) Responsables Técnicos del proyecto: - Dña. María José García López (Profesora Titular de la Universidad Rey Juan Carlos (Madrid). Asesora de RSC de FUINSA) mariajose.garcia@fuinsa.org ( ) - Dña. Leontien Plugge, (Project Coordinator SME Programme Global Reporting Initiative) plugge@globalreporting.org ( ) RECUERDE La lista de grupos de interés participantes en el grupo de trabajo son probablemente aquellos que mantienen una relación más estrecha con la Oficina de Farmacia. Sin embargo, la lista no es exhaustiva ni excluyente. Antes de comenzar a elaborar la Memoria de Sostenibilidad deberás asegurarte de cuáles son los grupos de interés de tu establecimiento farmacéutico

16 Durante las sesiones de trabajo, se puso de manifiesto de manera evidente el compromiso y la relación con la sostenibilidad de las farmacias y se identificaron los grupos de interés que se relacionan de manera habitual con las oficinas de farmacia. Las hojas de trabajo se diseñaron para ayudar y guiar a los participantes del grupo de trabajo, principalmente a los representantes de las Oficinas de Farmacia, en el intento no sólo de diseñar un suplemento que les ayudara a elaborar memorias de sostenibilidad en sus micro-empresas, sino también que les sirviera para tomar conciencia de lo que ello representa, de su aporte a la transparencia y la sostenibilidad, de la necesidad de involucrar a todos los miembros de su negocio en este nuevo reto, y de la información que puedan facilitar a sus stakeholders o grupos de interés. La primera hoja de trabajo se puede considerar como un documento que sirve de punto de partida. Comunicar qué es lo que hacemos como empresa forma parte del quehacer diario de cualquier negocio, independientemente de su tamaño o del sector al que pertenezca. Sin embargo, incluir información referente a la sostenibilidad puede ser algo nuevo para nosotros. Desde esta perspectiva, este suplemento ayuda a las Oficinas de Farmacia participantes a elaborar las memorias de sostenibilidad de sus establecimientos farmacéuticos, Memorias que recogerán información económica, social y medioambiental, usando la Guía GRI para Memorias de Sostenibilidad. (Para más información sobre la Guía GRI o sobre el propio GRI: Durante las reuniones se puso de manifiesto el compromiso de las Oficinas de Farmacia con la sostenibilidad; se identificaron los grupos de interés involucrados en la rutina diaria de las farmacias; Se rellenaron, discutieron y pusieron en común diferentes cuestionarios relacionados con las prácticas desarrolladas en las Farmacias y su relación con la RSC y se elaboraron las Memorias de Sostenibilidad de 7 oficinas de farmacia como fase piloto del presente suplemento. El análisis de la Encuesta que hemos citado en este proyecto ha sido apoyado por la Dirección General de Economía Social, Trabajo Autónomo y Fondo Social del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales y ha recibido el premio del periódico Correo Farmacéutico en la categoría de Mejor Iniciativa Sanitaria en

17 RECUERDE Este documento no es una guía de presentación de Memorias, sino un anexo a la Guía GRI Caminos: Ciclo preparatorio para la elaboración de memorias de sostenibilidad GRI: Manual para organizaciones pequeñas y medianas. Estas "Notas para la Preparación de Memorias de Sostenibilidad en Oficinas de Farmacia" contienen instrucciones para las farmacias y ejemplos prácticos (recogidos en el grupo de trabajo) de cómo las Farmacias pueden realizar fácilmente sus Memorias de Sostenibilidad

18 1.2 RSC y PYME en España La importancia de la RSC en España Durante los últimos veinte años hemos visto un cambio radical de la relación entre las empresas y la sociedad. Los principales motivos del cambio han sido la globalización del comercio, el aumento del tamaño y de la influencia de las empresas, el reposicionamiento del gobierno y el aumento en la importancia estratégica de las relaciones con los grupos de interés, el conocimiento y la reputación de las marcas. La relación entre las empresas y las organizaciones civiles se han movilizado desde una filantropía paternalista a reexaminar los roles, derechos y responsabilidades de los empresas en la sociedad. RSC definida en términos de responsabilidades legales, éticas, sociales y medioambientales de las empresas con sus grupos de interés, es un resultado de este desarrollo. En general, cuando hablamos de RSC pensamos en grandes empresas pero las pequeñas y medianas también ocupan un rango social y son medioambientalmente responsables en sus prácticas, a menudo sin el reconocimiento que así lo están haciendo. Las PYME no consideran sus prácticas como algo particularmente responsable, solo hacer bien su negocio. Aunque no existe una definición de común acuerdo, la Comisión Europea en su Libro Verde sobre la RSC 2 se refiere a "un concepto a través del cual las empresas integran sus preocupaciones sociales y medioambientales en sus operaciones comerciales y en las relaciones con sus grupos de interés de forma voluntaria." Esta definición, aunque incompleta, es un buen punto de partida ya que se refiere a las empresas que, independientemente de su tamaño y de su estructura de propiedad, se comprometen voluntariamente, más allá de sus requerimientos legales, a hacer frente a los impactos sociales y ambientales de sus operaciones dentro de uno amplio círculo que son los denominados grupos de interés

19 Podemos decir que la Responsabilidad Social Corporativa en las empresas es esencial para mantener el éxito económico, el logro de las ventajas competitivas, la reputación así como la confianza de la gente que trabaja o vive cerca de ellas. Los clientes quieren tener proveedores confiables reconocidos por la calidad de sus productos y sus servicios. Los proveedores quieren vender a clientes que compren de forma regular y paguen sin demoras. La comunidad quiere saber como las empresas llevan a cabo su labor es y si es coherente con los principios sociales y ambientales. Y, por último, los empleados quieren trabajar para una empresa de la que pueden estar orgullosos y que valora su contribución. La responsabilidad social corporativa en las empresas no es nueva; muchas compañías, particularmente las pequeñas, han mantenido relaciones cercanas con su comunidad y han intentado ser buenos miembros de ella. De hecho, muchos empresarios saben instintivamente que una buena conducta empresarial, la satisfacción de sus clientes, motivar a sus empleados, ser un buen miembro de la comunidad local y proteger el medioambiente es una cuestión de buena práctica empresarial. Sin embargo en los últimos años la presión de los consumidores, las comunidades locales, los bancos, las ONG, los inversores y la sociedad en general, ha hecho que las empresas tengan que tomar conciencia del rol que desempeñan las en el ámbito de la sostenibilidad y de la necesidad que tienen de comportarse responsablemente La importancia de la RSC para las PYME en España Con el fin de continuar siendo competitivas, las empresas deben cumplir con las nuevas exigencias que plantean los mercados y la sociedad en la forma de realizar negocios. La mayor flexibilidad y la naturaleza de las PYME les permiten responder rápidamente a esos cambios y ver las oportunidades que ofrece el mercado. Las PYME muestran características que las diferencian frente a las grandes empresas y la influencia en su forma de entender y gestionar la RSC. Por ejemplo, en las PYME la influencia de las preferencias y las convicciones de los propietarios es mucho mas clara en la forma de dirigir el negocio, que en las grandes empresas; la competitividad de la PYME está relacionada con las condiciones de la comunidad local donde opera; - 19-

20 su capital humano y financiero es pequeño; y su contacto personal con varios de los agentes que juegan una parte importante de sus negocios ayuda a construir confianza y transparencia en relaciones siendo esto mucho mas difícil de crear en las grandes empresas. Las PYME, y en particular las pequeñas empresas, tienen una serie de características diferenciadoras: El 93% de todas las empresas españolas tienen menos de 10 empleados. Aproximadamente el 93% de las empresas españolas son micro (0-9 empleados), el 6% son pequeñas (10-49 empleados), menos del 1% cuentan con un tamaño mediano (50-249) y únicamente el 0,2% corresponden a grandes empresas (250+). Dos tercios de todo el empleo existente se genera entre las PYME, de forma que el tercio del empleo en el sector privado no primario restante es proporcionado por las grandes empresas. El servicio al cliente y la calidad son los factores de competitividad más importantes. Para la mayoría de las PYME sus elementos competitivos principales se centran en el servicio al cliente y en la calidad de sus productos y servicios. El precio es mencionado como el tercer factor competitivo más importante. La mitad de las PYME está involucrada en alguna actividad social externa. Las PYME no sólo juegan un importante papel en la creación de empleo y en el desarrollo económico sino también en el aspecto social y medioambiental de la sociedad en general. La mitad de las PYME españolas están implicadas, en diferente medida, en diversas causas sociales externas. La mayoría de las actividades de RSC identificadas son ocasionales y no están relacionadas con la estrategia de la empresa, mientras que las no identificadas forman parte intrínseca del negocio. El apoyo al deporte, la cultura y las acciones relacionadas con la salud/bienestar son las actividades para la comunidad más comunes entre las PYME. La mayor parte de las actividades identificadas por la PYME como de RSC son ocasionales y no tienen relación con la estrategia del

21 negocio, mientras que aquellas acciones no identificadas por la PYME como tales, pero que sí son actividades de RSC, son intrínsecas al desarrollo de su propio negocio, formando parte del desarrollo del mismo y de su evolución. En resumen, los motivos principales para la participación de las PYME en actividades de RSC se pueden resumir en los siguientes: Las PYME están más cercanas a la comunidad donde desarrollan su actividad. Las empresas pequeñas, por regla general, son capaces de gestionar estas relaciones con gran habilidad, ya que son una parte íntegra y visible de la comunidad en la que actúan. Las PYME posibilitan el progreso de la Sociedad. Son un factor clave de asistencia, consejo y apoyo al ciudadano. Tienen una estructura pequeña y por tanto flexible. Poseen un mejor conocimiento de los colectivos a quienes va dirigido su valor añadido. Según datos del Observatorio de la Responsabilidad Social Empresarial, la contribución a la sociedad de las PYME es hasta 10 veces mayor que las grandes empresas. Por tanto, podemos afirmar que la RSC es una ventaja competitiva y un factor estratégico de éxito empresarial para las PYME Cómo se integra la RSC en la gestión de una PYME El concepto de RSC en el colectivo PYME aún no está lo suficientemente maduro, en general, como para pensar en la implantación directa de sistemas de gestión de RSC en las compañías. Estamos en un momento en el que la sensibilización cobra especial importancia. Acercar el concepto a los diferentes colectivos empresariales, con atención a aquellos que por su actividad son más sensibles, debería ser el objetivo prioritario. Despejar incógnitas del tipo Qué es la RSC?, Porqué surge?, Qué - 21-

22 impacto tendrá en los resultados de mi empresa? Qué beneficios económicos y sociales obtendré?, configuran el contenido básico de la sensibilización. Esto, daría paso a poder diagnosticar en la PYME qué elementos de RSC existen en su actividad y en su organización. A veces, hay actividades, procedimientos, formas de hacer en las empresas que, por habituales, no son objeto de análisis en sus implicaciones. Seguramente, en empresas que están preocupadas/motivadas por esta materia, se están realizando muchas más cosas de las que a priori se intuyen. Una vez que la PYME interioriza qué es la RSC, las implicaciones que tiene, el punto de partida propio, el empresario se puede plantear dónde quiere estar: la meta a alcanzar en esta materia. El diagnóstico del estado de la RSC en las PYME, desde el punto de vista interno, parte de la situación actual de la empresa respecto a cada uno de los elementos que integran la Responsabilidad Social Corporativa, identificando las áreas clave (puntos fuertes y áreas de mejora) en cada ámbito de impacto: La razón de ser de la empresa y los grupos de interés con que se relaciona, los objetivos y fines comunes motores de su actividad, sus estrategias/directrices globales, con las que tendrán que coordinarse y alinearse las políticas de RSC. Es este sentido debería analizarse la estructura organizativa actual -organización jerárquica y funcional-, así como las responsabilidades y las funciones, las políticas y normas de funcionamiento de la compañía, los procesos de la empresa, directa o potencialmente relacionados con la responsabilidad social corporativa y la estructura de relaciones y comunicaciones dentro y fuera de la compañía. Por otro lado, en este análisis, es necesario realizar un estudio de la percepción de los grupos de interés y de los umbrales iniciales de aceptación, seleccionándolos, definiendo aspectos a medir y sus indicadores, diseñando los instrumentos de medida y cuestionarios. En definitiva, realizando un estudio cualitativo y cuantitativo en el que se analizarían percepciones, actitudes e intenciones de comportamiento. Una vez que la PYME está sensibilizada y ha diagnosticado su posicionamiento frente a la RSC, procedería definir la responsabilidad social corporativa deseada para la empresa y articular la estrategia que permitirá su consecución. Para ello, se iniciaría una reflexión y definición de la responsabilidad social corporativa meta para la compañía -Visión-, que exprese lo que se quiere alcanzar en esta

23 materia en el medio/largo plazo, teniendo en cuenta la información extraída del diagnóstico previo. La siguiente actuación pasaría por la definición de la Estrategia que desarrollará la empresa para la consecución de la responsabilidad social corporativa meta y la definición de las políticas de empresa que hagan realidad la estrategia de RSC. La Responsabilidad Social Corporativa entendida de manera global, deberá permanecer integrada en toda la cadena de valor y actuar como factor estratégico y herramienta de gestión y control, que permita articular la rentabilidad económica a la social. El primer paso para gestionar de forma idónea la Responsabilidad Social Empresarial será confeccionar un Plan de Responsabilidad Social Corporativa. Básicamente, se trata de un documento global de gestión y evaluación del compromiso de la empresa con la Responsabilidad Social Corporativa, que conjuga las dimensiones económica, social y medioambiental que afectan a la entidad y a la sociedad. Igualmente, debe reflejar la contribución social de la empresa como institución y servirá para gestionar, rentabilizar y comunicar eficazmente todos los esfuerzos de la empresa encaminados a conseguir una sociedad mejor. Se trata de asumir por escrito, en un código de conducta, los compromisos que van a adoptar, los grupos de interés con quiénes los van a consensuar y las acciones concretas que llevarán a efecto. El Plan de Responsabilidad Social Corporativa debe reunir unas condiciones para que obtenga el éxito deseado: Los directivos de la empresa tienen que estar sensibilizados con el proyecto y apoyarlo en su totalidad y a todos los niveles, involucrándose absolutamente en cuanto a ejercitar funciones de representación de la compañía y fomentar las políticas de RSC de la empresa. La RSC debe desarrollarse con la asunción del equipo de dirección de la empresa en el marco de la estrategia global de la compañía. Elaboración coordinada y minuciosa de la Triple Cuenta de Resultados, plasmándose de forma detallada en la Memoria de Sostenibilidad. Ejecución de un elaborado Plan de Marketing social centrándose en cada unidad de negocio

24 El Plan de RSC debe proyectar una imagen acorde con la identidad, valores, cultura corporativa, estrategia y perfil de la organización. Realmente, es imprescindible que la empresa contribuya positivamente y beneficie a la sociedad mediante la ejecución de las diferentes actuaciones integradas en el plan. En la definición de estas políticas se deberán tener en cuenta los aspectos clave (Fortalezas/Debilidades), las referencias de mejores prácticas y las oportunidades y factores críticos identificados, en la reflexión previa. Las políticas se articularían para los distintos ámbitos de relación con los grupos de interés y, junto con la visión y la estrategia de RSC, deberían estar alineadas e integradas en la visión, estrategias, directrices globales y políticas de la empresa, en el marco estratégico global de la compañía. Este acceso básico al concepto de RSC para PYME por la vía de la sensibilización, diagnóstico y reflexión puede ser el punto de partida para la realización de acciones definitivas. Los beneficios son muy variados pero, fundamentalmente, la iniciación de este proceso, nos permitirá asegurar la integración de la RSC en la política empresarial de la PYME, disponer de un modelo de gestión de los activos intangibles de la empresa, contar con instrumentos precisos para la toma de decisiones, gestionar la inversión mediante técnicas específicas optimizando los resultados, y transformar la RSC en una fuente de obtención de ventajas comparativas y liderazgo. El acercamiento a un modelo de empresa sostenible y socialmente responsable implica, por otro lado, una serie de beneficios de impacto directo en la cuenta de resultados económicos y en el balance empresa/sociedad que pasan por: Una mejora de la reputación y de la imagen con incremento de las ventas La entrada a mercados donde se exigen políticas y productos sostenibles El acceso ventajoso a fuentes de financiación El aumento de las oportunidades de innovación El establecimiento de relaciones de confianza con clientes y proveedores La articulación de operaciones más eficientes y rentables

25 La satisfacción de empleados que conduce al compromiso y a la retención del talento. Una vez establecida la estrategia de RSC, la PYME se enfrenta al reto de comunicar qué está haciendo. Muchas pequeñas empresas no dan a conocer sus actividades de RSE por considerar que pueden transmitir una estrategia de marketing en vez de un plan de RSC pero, de hecho, si permite que se sepa lo que está haciendo en el área de la responsabilidad corporativa, está proporcionando a sus grupos de interés la información que desean sobre los valores de su empresa y sobre los productos o servicios que saca al mercado. Además, está estableciendo un ejemplo positivo que otras empresas podrían seguir. En este sentido, no son pocas las voces que afirman que mientras que las grandes empresas son mejores dando a conocer su espíritu empresarial responsable, las empresas más pequeñas tienen en realidad un impacto mayor, ya que están siempre más cerca de las comunidades a las que sirven y a menudo se implican por completo en sus actividades empresariales responsables. Si concienciar a la gente de sus esfuerzos de responsabilidad empresarial no ha sido nunca una prioridad para la PYME, tal vez desee reconsiderarlo. Hacer saber a la gente lo que defiende no sólo abrirá la puerta a posibles ganancias para la empresa, sino que incluso podría animar a otros a seguir incorporarse al reto de asumir la estrategia de RSC Las PYME reconocen su responsabilidad hacia sus empleados, su comunidad y el medioambiente. De hecho, podemos afirmar que realizar RSC de un modo informal. A menudo, la definición de prácticas de RSC se encuentra implícita y no necesariamente reflejada en la estrategia de una PYME. Muchas pequeñas empresas no dan a conocer sus actividades de RSC, algunas para no dar la impresión de estar utilizándolo como una estrategia de marketing. Para otras, como es el caso de las oficinas de farmacia, la responsabilidad social de las empresas es algo tan completamente natural, tan intrínseco al desarrollo de su propio negocio, que nunca se les ocurriría hablar de ello. De hecho, si la pequeña empresa permitiera que se supiera lo que está haciendo en el área de la responsabilidad corporativa, estaría proporcionando información a la - 25-

26 comunidad local sobre los valores de su empresa y sobre los productos o servicios que ofrece al mercado. Además, estaría estableciendo un ejemplo positivo que otras empresas podrían seguir. No son pocas las voces que afirman que mientras que las grandes empresas son mejores dando a conocer su espíritu empresarial responsable, las empresas más pequeñas tienen en realidad un impacto mayor, ya que están siempre más cerca de las comunidades a las que sirven y a menudo se implican por completo en sus actividades empresariales responsables. Si concienciar a la gente de sus esfuerzos de responsabilidad empresarial no ha sido hasta ahora una prioridad para las pequeñas empresas, tal vez sea el momento en que deban reconsiderarlo. Para la gran mayoría de empresas, grandes o pequeñas, está claro que una comunicación eficaz y regular puede tener un impacto directo y positivo sobre los resultados finales, especialmente con la apertura de nuevas oportunidades de negocio. Otras ventajas derivadas de dar a conocer el espíritu empresarial responsable de su empresa pueden ser: Mayores niveles de satisfacción y lealtad del cliente. La información relacionada con el mercado debe mostrar cómo ha integrado su empresa el espíritu empresarial responsable en sus prácticas. Entre los ejemplos se incluyen los esfuerzos de su empresa para mejorar el apoyo de los proveedores locales y el pago puntual de las facturas; la fidelidad y satisfacción de los clientes; la seguridad de los productos; la calidad del producto/servicio; la inclusión de información, el etiquetado y el embalaje; unos precios justos; la ética en la publicidad y el marketing y los derechos de los consumidores; el servicio postventa y la educación al consumidor, entre otros. Mejora del buen nombre de la empresa, la marca y el producto; Empleados más motivados y productivos. La información relacionada con el lugar de trabajo debe centrarse en las medidas nuevas o innovadoras que tome, como la mejora de las condiciones de trabajo, salario, prestaciones sociales o creación de puestos de trabajo. Entre los ejemplos se incluyen las medidas para mejorar la

27 satisfacción en el trabajo; la seguridad y salud; la formación y el desarrollo del personal de sus empleados. Mejores relaciones con la comunidad que le rodea y los poderes públicos. La información relacionada con la comunidad debe centrarse en cualquier actividad voluntaria apoyada por la empresa y llevada a cabo por los dueños o empleados. Entre los ejemplos se pueden incluir la asistencia sanitaria o educación en la comunidad; la ayuda para mejorar la calidad de vida del ciudadano, etc. Mayores reducciones de costes. La información relacionada con el medio ambiente debe dejar constancia de las medidas que toma su empresa para proteger el medio ambiente. Entre los ejemplos se incluyen las iniciativas de la empresa que potencien la conservación de la energía y el agua y la reducción de la contaminación; que reduzcan el uso de sustancias químicas tóxicas, mantengan la biodiversidad y reduzcan la generación de residuos y los residuos tóxicos Muchas de las PYME en España comenzaron sus estrategias de RSC vinculándolas con actividades puntales de orden social o medioambiental. Para la mayoría, estas pequeñas iniciativas constituyen importantes pasos, dado que cambiar el tipo de papel que se compra y empezar a usar papel reciclado o realizar un examen medioambiental para conocer el impacto de su organización en el medioambiente y cómo mejorarlo, son mejoras que realmente son capaces de llevar a cabo. Para algunos, las iniciativas medioambientales pueden parecer más lejanas. Sin embargo, cada vez son más las empresas pequeñas y medianas que analizan sus líneas de producción, productos y servicios con la vista puesta en minimizar el impacto medioambiental de su negocio. En el área de las iniciativas sociales, encontramos políticas de recursos humanos dirigidas a mejorar las condiciones del puesto de trabajo, el ambiente laboral y la remuneración salarial o la conciliación de la vida familiar y laboral

28 1.3 Por qué la RSC es importante para las Farmacias Españolas? El modelo español de Oficina de Farmacia. La Ley 16/1997, de 25 de abril, de regulación de servicios de las Oficinas de Farmacia, establece que las oficinas de farmacia son establecimientos sanitarios privados de interés público sujetos a la planificación sanitaria que establezcan las Comunidades Autónomas, en las que el farmacéutico titular-propietario de las mismas, asistido, en su caso, de ayudantes o auxiliares, deberá prestar los siguientes servicios básicos a la población: 1. La adquisición, custodia, conservación y dispensación de los medicamentos y productos sanitarios. 2. La vigilancia, control y custodia de las recetas médicas dispensadas. 3. La garantía de la atención farmacéutica, en su zona farmacéutica, a los núcleos de población en los que no existan oficinas de farmacia. 4. La elaboración de fórmulas magistrales y preparados oficinales, en los casos y según los procedimientos y controles establecidos. 5. La información y el seguimiento de los tratamientos farmacológicos a los pacientes. 6. La colaboración en el control del uso individualizado de los medicamentos, a fin de detectar las reacciones adversas que puedan producirse y notificarlas a los organismos responsables de la farmacovigilancia. 7. La colaboración en los programas que promuevan las administraciones sanitarias sobre garantía de calidad de la asistencia farmacéutica y de la atención sanitaria en general, promoción y protección de la salud, prevención de la enfermedad y educación sanitaria. 8. La colaboración con la Administración sanitaria en la formación e información dirigidas al resto de profesionales sanitarios y usuarios sobre el uso racional de los medicamentos y productos sanitarios. 9. La actuación coordinada con las estructuras asistenciales de los Servicios de Salud de las Comunidades Autónomas

29 10. La colaboración en la docencia para la obtención del título de Licenciado en Farmacia, de acuerdo con lo previsto en las Directivas Comunitarias, y en la normativa estatal y de las Universidades por las que se establecen los correspondientes planes de estudio en cada una de ellas. En España, el titular de la oficina de farmacia ha de ser obligatoriamente un farmacéutico, solo o asociado con otros farmacéuticos, y cada uno de ellos sólo puede ser propietario de una oficina de farmacia. Se trata de un mecanismo que garantiza la independencia en las actuaciones de los farmacéuticos, al no estar condicionados por otros intereses que los estrictamente sanitarios. Además, evita conflictos de intereses con otros profesionales sanitarios prescriptores o con laboratorios farmacéuticos. Asegura también que los ciudadanos reciban asesoramientos independientes. Por tanto, las funciones sanitarias que sustenta el modelo de Farmacia español se centran en la adquisición, custodia, conservación y dispensación de los medicamentos, productos sanitarios y de parafarmacia, pero, además, incluyen un amplio abanico de actividades enfocadas a promocionar y proteger la salud, prevenir las enfermedades y desarrollar funciones de educación sanitaria, jugando el farmacéutico un papel clave al transmitir actividades sanitarias dirigidas al conjunto de la población. El modelo español de ordenación farmacéutica, establecido por los legisladores, permite que el 99% de la población española disponga de oficina de farmacia en el propio municipio, garantizando el acceso, así, en condiciones de igualdad, al mismo medicamento con el mismo precio a lo largo de toda la geografía española. Este hecho, sin duda, ha contribuido a que la Organización Mundial de la Salud considere al Sistema Sanitario español el séptimo mejor del mundo, muy por encima de otros modelos liberalizados. La Oficina de Farmacia española trabaja para conseguir un modelo de Establecimiento farmacéutico que permita el mantenimiento de un servicio acorde con el resto de prestaciones llevadas a cabo por el Sistema Nacional de Salud. Los datos que a continuación se exponen reflejan la realidad de la Oficina de Farmacia española: - 29-

30 La Farmacia española, respecto a los países de nuestro entorno, es la más próxima y accesible al ciudadano. El 99% de la población dispone de oficina de farmacia en su propio municipio. Más de municipios españoles, con una población menor de habitantes, cuentan con una oficina de farmacia, siendo éste el único establecimiento sanitario disponible. En 2005, se abrieron en España un total de 118 farmacias. Las tres cuartas partes de ellas se establecieron en el medio rural. España es uno de los países europeos que más farmacias tiene por habitante. Precisamente, este promedio se sitúa actualmente en un nivel crítico, que, de disminuir, incidiría notablemente en la calidad del servicio. En España el número de habitantes por oficina de farmacia se sitúa en 2.087, frente a países como Suecia con habitantes por oficina de farmacia. Los datos procedentes de Farmaindustria, la OCDE y la Agrupación Farmacéutica de la Unión Europea reflejan que España, respecto a los países que integran la Unión Europea cuenta con: - El precio medio de los medicamentos más bajo, sin tener en cuenta a Francia. - Las ventas medias por oficina de farmacia es una de las más bajas de Europa. Cada día están de servicio de guardia en España, durante las 24 horas, un número de farmacias suficiente para atender las urgencias de toda la población española. El actual ordenamiento farmacéutico permite que el medicamento llegue en condiciones de igualdad al ciudadano del medio urbano y del pueblo más recóndito de la geografía española. El gasto en medicamentos permite que enfermedades que antes eran de tratamiento hospitalario hoy lo sean de ambulatorio, con la consiguiente amortización de camas hospitalarias. La Farmacia es uno de los servicios mejor valorados por la sociedad. Las reclamaciones sobre la Farmacia que se reciben en las organizaciones de

31 consumidores representan sólo el 0,27%, mientras que otros servicios llegan al 14%. Cada año las farmacias ofrecen 182 millones de consejos sanitarios ajenos a la dispensación, con un incremento del 20% desde el año El valor de los actos equivalentes, medida del ahorro producido al Sistema Sanitario, alcanza un nivel anual de millones de euros. Uno de cada 3 españoles que entra en una farmacia no adquirió un medicamento y recibió a cambio un consejo sanitario. El empleo de las oficinas de farmacia ha crecido un 20% en los últimos seis años, alcanzando los trabajadores. Las oficinas de farmacia suponen casi el 10% del empleo del Sistema Nacional de Salud. El 96% de las oficinas de farmacia está informatizada e invierte en nuevas tecnologías al servicio de la mejora de la prestación farmacéutica Las Farmacias y las prácticas de RSC Adoptar la RSC es un proceso gradual de las PYME y lo mismo para las farmacias en España. Deben asumir nuevas actividades, presentando reportes de RSC en este caso, solo cuando es económicamente viable, cuando los tiempos se lo permiten o si existe una demanda de los consumidores hacia la empresa para hacer frente a sus impactos sociales o medioambientales. Cuando los elementos mencionados están en su lugar, las PYME rara vez involucran a sus grupos de interés en el desarrollo y la implementación de sus iniciativas de RSC. Esto sucede no por falta de interés sino por falta de tiempo en identificar e involucrar a sus grupos de interés. En algunos de los casos, sin embargo, algunos de los Stakeholders 3 se identifican y se acerca a la PYME con sugerencias o denuncias específicas. En el contexto de las PYME, el paso hacia la RSC es, a menudo, originado por el propietario o a largo plazo, por las valoraciones personales de los empleados o cuando hay un expreso interés por operaciones sostenibles o producto de relaciones entre clientes y socios del negocio. Curiosamente, muchas PYME comprometidas con la RSC - 31-

32 no utilizan este camino, ya que se espera que sus negocios sean beneficiados por estas acciones; ellos eligen la dirección de la RSC porque es lo correcto. En cuanto a lo que se refiere a las Farmacias, esta claro que tienen un fuerte impacto sobre la sociedad; todos visitamos la farmacia en un momento u otro de nuestras vidas. La salud es una de las principales preocupaciones de los seres humanos. Las Farmacias están ahí para ser consultadas, sobre salud pública o cuidados personales. Muchas de sus actividades pueden ser vistas como elementos de un comportamiento responsable. Ejemplos de las actividades específicas de las Oficinas de Farmacias, que han sido identificados a través de entrevistas y grupos de trabajo, son: o La difusión de la información social a los clientes y pacientes. o El horario de apertura refleja las expectativas de la sociedad. o El respeto de los derechos de los pacientes y los clientes. o Campañas activas para el uso responsable de los medicamentos. o El reciclaje y el manejo responsable de residuos de los medicamentos (uso de contenedores). o Proporcionar educación para la salud. o Proporcionar explicaciones sobre medicamentos. o Promover modelos de consumo responsable. o Participar en proyectos para proporcionar medicinas a países en vía de desarrollo

33 PARTE 2 Sugerencias para la implementación de los cinco pasos de la Guía Caminos: Ciclo preparatorio para la elaboración de memorias de sostenibilidad GRI: Manual para organizaciones pequeñas y medianas en las Oficinas de Farmacia - 33-

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35 2.1 Introducción La formación que reciben las farmacias a través de este proyecto se basa en el Manual para PYME del GRI: Pathways: The GRI sustainability reporting cycle: A handbook for small and not-so-small organizations. Este documento ha sido creado para aquellas Farmacias que desean iniciar un proceso de presentación de Memorias con una explicación del proyecto Farmacia en Valor", así como algunos consejos prácticos y ejemplos de cómo otras farmacias realizaron sus Memorias de Sostenibilidad basadas en el Manual elaborado por el GRI. Este documento proveerá aclaraciones de como las farmacias y sus grupos de interés del proyecto la Farmacia en Valor han hecho frente a los cinco pasos del Manual del para PYME del GRI. Servirá como guía práctica con consejos para otras Farmacias que quieran crear su Memoria de Sostenibilidad. RECUERDE Se recomienda primero ir a la explicación de los cinco pasos de la Guía Caminos: Ciclo preparatorio para la elaboración de Memorias de Sostenibilidad GRI: Manual para organizaciones pequeñas y medianas para PYME del GRI y luego leer la explicación adicional creada específicamente para las Farmacias

36 2.2 Paso 1: Preparar Cómo identificar las mejores prácticas antes de comenzar la Memoria de Sostenibilidad La Guía para la Pequeña y Mediana Empresa del GRI, explica en su paso 1 como una organización puede prepararse para comenzar la tarea de elaborar su Memoria de Sostenibilidad. Cuando esto se realiza, la finalidad es conocer que está haciendo o que puede hacer nuestra organización para llegar a ser más responsable. Las organizaciones en general, y particularmente las más pequeñas, a menudo no conocen nada acerca de la Responsabilidad Social Corporativa (RSC), de qué es, de cómo medirla. Pero, sin embargo, a menudo tienen implementadas distintas estrategias que se podrían considerar de RSC. Dentro del ámbito de este proyecto, una serie de talleres y ejercicios que se llevaron a cabo puso de manifiesto que ya se estaban realizando algunas prácticas de Responsabilidad Social Corporativa. El primer ejercicio, una herramienta de autoevaluación, ayudó a las Farmacias participantes a identificar su desempeño en RSC. Antes que las Oficinas de Farmacia tomaran la decisión de realizar el proceso de presentar su Memoria, dicho ejercicio les ayudó a reconocer las políticas, los principios y las iniciativas, que ya estaban en marcha. A continuación, encontrarán el cuestionario de auto-evaluación y los resultados de los grupos de trabajo. Primer Cuestionario: Auto-Evaluación Si ya existen, por favor, indíquelo: Política, Principios y códigos de conducta. Relacionados con la actividad económica Contribuye desde su negocio a la creación de empleo? Relacionados con la acción social Sigue una política de no discriminación e igualdad de oportunidades en términos de edad, género o étnica? Relacionados con medioambiente, salud y seguridad laboral. Tiene establecida política medioambiental? Si 50% NO 50% Colabora en la contratación de parados de larga duración? Se ha fijado objetivos de carácter medioambiental? Si 0% NO 100% Si 65% NO 35%