MONOGRAFÍA. Licenciado en Administración. Karen Stephani Romero Reyes

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1 UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración La capacitación y la motivación como herramientas para conseguir una ventaja competitiva MONOGRAFÍA para obtener el Título de: Licenciado en Administración Presenta: Karen Stephani Romero Reyes Asesor: M.A. Isaías Sangabriel Rivera Cuerpo Académico: Análisis del cambio en las pequeñas y medianas organizaciones Xalapa-Enríquez, Veracruz Agosto

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3 UNIVERSIDAD VERACRUZANA Facultad de Contaduría y Administración La capacitación y la motivación como herramientas para conseguir una ventaja competitiva MONOGRAFÍA para obtener el Título de: Licenciado en Administración Presenta: Karen Stephani Romero Reyes Asesor: M.A. Isaías Sangabriel Rivera Cuerpo Académico: Análisis del cambio en las pequeñas y medianas organizaciones Xalapa-Enríquez, Veracruz Agosto

4 DEDICATORIAS Y/O AGRADECIMIENTOS A Dios Te doy gracias por todas las bendiciones recibidas hasta este momento en mi vida. A mi hija Aunque en este momento que escribo estas palabras tu estas en mi vientre, quiero que sepas, que el mayor impulso para este logro en mi vida me lo diste tu, desde que supe que llegarías a mi vida, todo cambio, y te convertiste en la razón de mi existencia y por ti estoy dispuesta a ser una mejor persona y lograr mucho más para darte lo mejor y que siempre estés orgullosa de mi. Tú eres la luz que llego para que iluminara mi vida. Te amo con toda mi alma. A mi mamá Gracias por apoyarme en todos los momentos de mi vida, gracias por tu dedicación y por nunca darte por vencida para sacarme adelante. Eres la mejor madre que pude haber tenido en esta vida, me haz enseñado tantas cosas y eso siempre se quedara en mi mente y en mi corazón. Gracias por respetar mis decisiones y por ofrecerme tu confianza y cariño por sobre todas las cosas. Te amo. A mi papá Tú, que siempre has estado conmigo en cada momento en que he necesitado de ti y en muchos otros momentos más de mi vida, gracias por todas esas palabras de aliento que siempre me has dado, gracias por confiar siempre en mí y por siempre darme tu amor y tu apoyo incondicional. Sin ti, esto nunca hubiera sido posible. Te amo. A mi abuela Chagua Tu que siempre has visto por todos nosotros, y que has tenido mucho que ver en nuestras vidas, gracias por todo lo que me haz dado, por tus cuidados y por ese cariño incondicional que me has brindado. Eres parte importante en mi crecimiento, y por eso este logro va dedicado para ti. Te amo. A mis hermanos José Luis, Nallely, Luis y José Eduardo, que sin darse cuenta me han enseñado muchas cosas, las cuales me han ayudado a ser una mejor persona y a siempre tener esas ganas para salir adelante. Los quiero. A mis amigos En especial a Gaby, America, Martha y Jaqueline porque desde hace muchos años han estado presentes en mi vida y me han demostrado lo que es la verdadera amistad y el apoyo incondicional. Y a todos los demás, gracias por todos esos momentos alegres que me han ofrecido. Los quiero a todos. I

5 INDICE Resumen... Pág. 1 Introducción... 2 Capítulo I. La capacitación del personal Antecedentes históricos de la capacitación Definiciones Importancia Subsistema Objetivos Beneficios Clasificación El proceso de la capacitación Determinación de las necesidades de capacitación Diseño del programa de capacitación Ejecución del programa de capacitación Control y evaluación del programa Capítulo II. La motivación del personal Conceptos de motivación Importancia Objetivos de la motivación Ciclo de la motivación. 2.5 Teorías motivacionales Teoría de las necesidades de Maslow Teoría X y Teoría Y II

6 2.5.3 Teoría de los dos factores Teorías contemporáneas Teoría de las necesidades de McClelland Teoría de la fijación de metas Teoría del reforzamiento Teoría de la equidad Teoría de las expectativas Programa de aplicación de la motivación Capítulo III. La capacitación y la motivación como herramientas para conseguir una ventaja competitiva La ventaja competitiva Estrategias para lograr la ventaja competitiva El modelo de las 5 fuerzas de Porter El diamante de Porter La ventaja competitiva a través de la gestión de RH La capacitación como elemento de la ventaja competitiva La motivación como elemento de la ventaja competitiva Conclusiones Fuentes de información Índice de figuras III

7 RESUMEN Hoy en día con la globalización, las empresas se encuentran en una competencia constante, además los factores externos, políticos y legales entre otros obligan a las empresas a renovar sus estrategias constantemente para mejorar su competitividad. Por ello la importancia de investigar sobre las herramientas que ayuden a las empresas a desarrollarse en el mercado y además a mantener su nivel de competitividad. El recurso humano con el que las organizaciones cuentan es el más importante de toda organización para alcanzar todas sus metas. Es importante que el personal de la empresa se encuentre calificado y preparado para realizar diversas actividades dentro del ente económico que ayuden a alcanzar todos los objetivos planteados y así poder lograr una ventaja competitiva. 1

8 INTRODUCCIÓN 2

9 En la actualidad la competencia entre las empresas esta cada vez más reñida, ya que todas luchan por obtener el mejor lugar dentro del mercado. Para conseguir tal objetivo se basan de diferentes estrategias para seguir creciendo y consolidarse como la mejor. Por medio de las ventajas competitivas las empresas pueden tener diversas características y así poder diferenciarse de las demás. Existen diferentes estrategias para poder lograr una ventaja, estrategias que son implementadas en la actualidad por muchas empresas, ya que son de mucha ayuda para poder competir dentro del sector industrial y para que sus clientes los prefieran por sobre todos los demás competidores. Aunque dichas estrategias son muy acertadas, creo que además de buscar obtener ventajas competitivas por medio del producto o servicio que se ofrece, es de vital importancia tomar en cuenta otros factores de la empresa como son el recurso humano. El recurso humano en las organizaciones, es una parte esencial para el funcionamiento de estas, y para la obtención del logro de los objetivos de las empresas. Por tal motivo, trabajar para el desarrollo del recurso humano es vital para que por medio de nuestro personal podamos obtener ventajas competitivas adicionales a las que nos proporcionan el establecer estrategias sobre nuestros productos o servicios. Hoy en día es vital entender que el recurso humano es sin duda uno de los elementos mas importantes dentro de las organizaciones, ya que este posee un conjunto único de capacidades, habilidades y actitudes; además es un elemento flexible al cual se le puede educar y capacitar ya que es el encargado de movilizar a los demás recursos que integran a las empresas, y son generadores de las innovaciones para mantener una apertura al cambio; todas estas características nos demuestran la relevancia del recurso humano y el impacto que tiene este en las organizaciones. 3

10 Por ello dos herramientas que nos ayudan a desarrollar las actitudes y aptitudes de nuestro personal son la capacitación y la motivación. Estas herramientas por medio de diversas técnicas son básicas para el buen funcionamiento de las empresas pero que desafortunadamente no son aplicadas en muchas organizaciones. La capacitación nos ayuda a desarrollar las habilidades con las que cuenta el personal pero que muchas veces estos no saben que cuentan con ellas. Su importancia radica en que es un proceso para el mejoramiento y crecimiento de las actitudes del recurso humano, por ello, no debemos dejar atrás esta opción para conseguir un óptimo funcionamiento en la organización. La capacitación es una de las grandes inversiones que los socios de una empresa pueden hacer para el desarrollo de su personal, que esto a su vez los ayuda a lograr objetivos tanto para la empresa como para los individuos. Por otro lado, la motivación es otra forma de lograr conseguir ventajas competitivas. Esta nos ayuda a poder estimular la conducta de nuestro personal para que mantengan un deseo de realizar su trabajo de manera constante y con las ganas de querer mejorar cada día más, para ser de estos unas mejores personas tanto en el ámbito laboral como en el personal. A lo largo de la historia, se han realizado diferentes estudios sobre la formas de motivar a las personas y cuales son los factores que influyen directamente en las personas para lograr la motivación. Para una mejor comprensión del tema La capacitación y la motivación como herramientas para conseguir una ventaja competitiva, el presente trabajo se divide en tres capítulos, en los cuales se abordara este tema, de manera que nos 4

11 permita conocer la importancia de estas herramientas y el impacto que tienen en las organizaciones. En el primer capítulo titulado La capacitación del recurso humano se estudiara su definición, su importancia, el subsistema, los objetivos perseguidos al aplicarse, y los beneficios que trae consigo, así como su clasificación y el proceso que se debe seguir para llevar a cabo un plan de capacitación, todo esto con la finalidad de mostrar todo lo relacionado con este tema y resaltar la gran importancia que tiene dentro de las organizaciones la capacitación y entender el porque es importante no dejar de lado la aplicación de dicha herramienta en cualquier empresa. El segundo capítulo llamado La motivación del recurso humano es una recopilación de las diferentes teorías que han sido estudiadas a lo largo de la historia, además de conocer su definición, su importancia, los objetivos que persigue, así como el ciclo de la motivación y los distintos programas que son aplicados en las empresas para llevar a cabo un proceso motivacional. Todo esto con la finalidad de conocer todo lo relacionado con la motivación y la importancia que tiene dentro de las organizaciones el contar con un personal motivado y satisfecho con su trabajo y sobre todo que cuenten con disposición propia para realizar mas acciones encaminadas a distintos logros día con día. Finalmente el tercer capítulo titulado La capacitación y la motivación como herramientas para conseguir una ventaja competitiva en el cual se abordan temas acerca de la ventaja competitiva como son su definición, las diferentes formas de conseguir una ventaja, el modelo de las 5 fuerzas y el diamante de Porter, así como la relación que tiene la ventaja competitiva con los dos temas mencionados en los capítulos anteriores que son la capacitación y la motivación, y comprender la importancia que tiene en el recurso humano dentro de las organizaciones para poder permanecer en su lucha constante contra sus competidores. 5

12 Este trabajo espera que su contenido sea de ayuda para los administradores o para los dirigentes de cualquier tipo de empresa, debido a que muestra toda una serie de información que permite destacar la importancia de dichos temas y que nos ayude a comprender como pueden llegar a ser una alternativa que les permita a las empresas valorar al recurso humano para posicionarse en el mejor lugar dentro del mercado y para poder competir con las mejores. 6

13 CAPÍTULO I. LA CAPACITACIÓN DEL PERSONAL 7

14 Hoy en día la capacitación del recurso humano es una herramienta de gran importancia para toda empresa que quiera ampliar las habilidades de su personal, y así ampliar su productividad, por ello es fundamental conocer todos los aspectos que engloban a este tema tan relevante en la actualidad. La capacitación debe ser llevada acabo por un profesional con experiencia en dicho tema, ya que se requiere de una inversión para realizarla y si no se aplica de forma correcta podría no cumplir con los objetivos planeados y no cubriría las necesidades de la empresa. 1.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA CAPACITACIÓN En el periodo de las civilizaciones antiguas, como Egipto y Babilonia, la capacitación era organizada para mantener una cantidad adecuada de artesanos. Las leyes del Código de Hammurabi hacían referencia a la petición para que los artesanos enseñaran sus artes y oficios a los jóvenes. En Roma algunos artesanos eran esclavos, posteriormente se organizaron en el Collegia con el propósito de mantener activas las normas de sus artes y oficios. En el siglo XII, con la creación de los gremios de artesanos, estos supervisaban y aseguraban la destreza y la capacitación de cada uno de los recién integrados, supervisando la calidad, las herramientas y los métodos de trabajo, y regulando las condiciones de empleo de cada grupo de artesanos de una ciudad. Los gremios eran controlados por el maestro artesano, y los recién llegados se integraban después de un periodo de capacitación como aprendices, el cual duraba de 5 a 7 años. Al maestro no le era permitido tener más 8

15 aprendices de los que pudiera capacitar en forma efectiva; el aprendiz era aceptado como maestro artesano después de que completaba la capacitación y demostraba su habilidad mediante un examen practico. La Revolución Industrial que se produjo en Europa a fines del siglo XVIII provoco grandes cambios en el ámbito comercial y en las estructuras sociales. Altero el método de capacitación existente; ahora el personal con poca experiencia podía operar las maquinas, y en consecuencia, los gremios empezaron a decaer. Mas tarde, cuando el proceso fabril reemplazo al proceso domestico, asimilo a los aprendices provocando un nuevo tipo de aprendizaje, en donde el dueño de la maquinaria era también el propietario de la factoría, y el aprendiz, después del periodo de capacitación, se convertía en un trabajador de ella. La capacitación llego a Estados Unidos durante el siglo XVIII, en donde desempeño un papel menos importante que en Europa, sobre todo porque entre los inmigrantes a este país venia un gran numero de trabajadores expertos. En México el desarrollo de la industria dio lugar a la creación de grandes fábricas o regiones en donde se concreta la actividad económica. La división del trabajo en la propia fabrica propicia que los trabajadores estén en contacto continuo, pues la producción es el resultado del trabajo de una gran cadena de obreros que no ejecutan todas las actividades de la producción de un bien o servicio, sino que participan solo en parte, y al hacerlo ponen en evidencia la necesidad del trabajo especializado de cada uno en el proceso productivo moderno. Esta necesidad de especialización resalta la importancia del adiestramiento y la capacitación del personal en los diversos niveles de la organización con el fin de aumentar su efectividad. En nuestro país se tienen antecedentes de una estructura aplicada de capacitación. Las empresas grandes y muy grandes dieron gran importancia a la 9

16 capacitación de personal, aunque de manera individual analizaron y diseñaron sus propios subsistemas de capacitación. Las empresas medianas, aunque conscientes de la necesidad e importancia de la capacitación, no lograron diseñar ningún subsistema de capacitación, así que optaron por recurrir a enviar cursos de capacitación a personal preseleccionado de manera no programada. Posteriormente, aparecieron los lineamientos normativos. En México, tenemos una de las legislaciones mas avanzadas del mundo, dichas leyes están consignadas en nuestra Constitución Política y en la Ley Federal del Trabajo. La ley que rige la obligación de la capacitación, fue promulgada en 1970, cuando fue incluida en la fracción XV del artículo 132 de las reformas a la Ley Federal de Trabajo. Para supervisar el cumplimiento de esta obligación patronal se creo, en el mismo año, el Departamento de Vigilancia de la capacitación de los Trabajadores, dependiente de la dirección general de trabajo de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. La supervisión consiste en recabar información de los programas de capacitación que realizan las empresas, así como de sus resultados. 1.2 DEFINICIONES DE CAPACITACIÓN Existen diversos puntos de vista sobre lo que significa el concepto de capacitación, a continuación se muestran algunas definiciones de diversos autores: La capacitación se refiere a los métodos que se usan para proporcionar a los empleados nuevos y actuales, las habilidades que requieren para desempeñar su trabajo (Dessler, 2001, p.249). Adquisición de conocimientos, principalmente de carácter técnico, científico y administrativo (Arias, 1973, p.320) 10

17 Es el conjunto de actividades encaminadas a proporcionar conocimientos, desarrollar habilidades y modificar actitudes del personal de todos los niveles para que desempeñen mejor su trabajo (Rodríguez, 1991, p.2) Consiste en una actividad planeada y basada en necesidades reales de una empresa y orientada hacia un cambio en los conocimientos, habilidades y actitudes del colaborador (Siliceo, 1982, p.20) Cada autor maneja de distinta manera el concepto de capacitación pero en términos generales este concepto siempre va encaminado a un solo objetivo que es el desarrollar las habilidades personales e intelectuales con las que cuenta cada individuo en una organización para poder llevar a cabo las actividades requeridas en su trabajo diario. La capacitación es un concepto el cual como administrador debemos conocer y manejar ya que, parte de nuestras tareas dentro de una empresa será el capacitar al personal para que podamos cumplir con los objetivos que la empresa persigue y así poder conseguir el desarrollo y crecimiento de esta misma, además de que contemos con empleados calificados y aptos para desarrollar distintas funciones. 1.3 IMPORTANCIA DE LA CAPACITACIÓN La capacitación de personal es un proceso que se relaciona con el mejoramiento y el crecimiento de las aptitudes de los individuos y de los grupos que forman parte de la organización. La importancia de la capacitación de personal no se puede subestimar. Con frecuencia los directivos consideran que es viable en tiempos de bonanza económica, pero que es lo primero que se debe reducir o eliminar cuando hay problemas económicos. A menudo, esta visión a corto plazo ocasiona que las organizaciones sufran las consecuencias a largo plazo. 11

18 Casi todas las organizaciones progresistas invierten gran cantidad de dinero en recursos humanos; sin embargo, no se ocupan de ellos tanto como deberían. Este es un error que puede eliminarse mediante la capacitación; es decir, mediante el perfeccionamiento de las aptitudes del personal de todos los niveles. Según Rodríguez Valencia (1988) la importancia de la capacitación radica en que esta: Ayuda a la organización. Conduce a una mayor rentabilidad y fomenta actitudes hacia el logro de los objetivos organizacionales. Ayuda al individuo. Da lugar a que el trabajador interiorice y ponga en práctica las variables de motivación, realización, crecimiento y progreso. Ayuda a las relaciones humanas en el grupo de trabajo. Fomenta la cohesión en los grupos de trabajo mediante la mejora de las comunicaciones entre grupos e individuos. Tal vez la manera más simple de resumir la importancia de la capacitación sea considerarla como una inversión que hace la empresa en su personal. Esa inversión paga dividendos al patrón, a la organización y a los demás trabajadores. Desde mi punto de vista la capacitación es de suma importancia para cualquier empresa, ya que para poder desarrollarse y consolidarse dentro del mercado, es necesario que nuestros trabajadores tengan capacidades suficientes para realizar todas las funciones y actividades que nuestra empresa requiera para que día tras día se lleven a cabo las operaciones que la mantienen de pie. Debemos ver a la capacitación no como una obligación, sino, como una necesidad de prepararnos cotidianamente para poder mejorar en distintos aspectos laborales, y que nuestros trabajadores crezcan junto con la empresa, ya que en la actualidad, en México la competencia es cada vez mayor y debemos buscar diferentes armas para seguir 12

19 compitiendo y no perder terreno antes las demás empresas. Además de que factores como la tecnología, la cultura, la política, etc., se desarrollan todos los días, esto nos obliga a cambiar los procedimientos tanto internos como externos y por tal motivo a desarrollar nuestras capacidades para poder continuar operando dentro de la economía mexicana y la economía mundial. 1.4 SUBSISTEMA DE CAPACITACIÓN La capacitación consiste en una secuencia programada de eventos que pueden ser visualizados como un proceso continuo. El subsistema de capacitación forma parte del sistema de personal, y sus componentes, de acuerdo con la teoría de sistemas, son entradas, procesos de conversión, salidas y retroalimentación. De manera especifica, la organización como sistema abierto recibe determinados recursos humanos, los procesa a través de medios de convicción o influencia y trata de volverlos mas adecuados a sus objetivos. Concebir la función de capacitación como un sistema permite enfocarla como una serie de fases encaminadas a dotar al personal de conocimientos, desarrollar habilidades y mejorar sus actitudes para el logro de objetivos individuales, de la organización y el área de trabajo. 13

20 ENTRADA *Necesidades de capacitación *Recursos organizacionales *Información *Lineamientos normativos PROCESO DE CONVERSION *Programas de capacitación *Tecnología educativa *Proceso de aprendizaje individual SALIDA *Conocimientos *Habilidades *Actitudes *Eficacia organizacional Retroalimentación Figura 1.1 Subsistema de capacitación Fuente: Administración Moderna del Personal de Rodríguez Valencia (p.249) 1.5 OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN La capacitación busca lograr ciertos objetivos, los cuales se detallan a continuación, de acuerdo con Rodríguez Valencia: Objetivo general de la capacitación. Conseguir adaptar al personal para el ejercicio de determinada función o ejecución de una tarea especifica en una empresa determinada. Objetivos particulares de la capacitación: Incrementar la productividad. Promover la eficiencia del trabajador, sea obrero, empleado o funcionario. Proporcionar al trabajador una preparación para desempeñar puestos de mayor responsabilidad. Promover un ambiente de mayor seguridad en el empleo. 14

21 Ayudar a desarrollar condiciones de trabajo más satisfactorias mediante los intercambios personales que surgen durante la capacitación. Promover el mejoramiento de sistemas y procedimientos administrativos. Contribuir a reducir las quejas del personal y elevar la moral de trabajo. Facilitar la supervisión del personal. Promover ascensos con base en el merito personal. Contribuir a la reducción del movimiento de personal. Contribuir a la reducción de los accidentes de trabajo. Contribuir a la reducción de los costos de operación. Promover el mejoramiento de las relaciones humanas en la organización y de la comunicad interna. Una vez definidos los objetivos de un programa de capacitación se procede a señalar los niveles de organización en los que se aplicara. De acuerdo a Siliceo Aguilar (2006) los fines básicos de la capacitación en las empresas son las de promover el desarrollo integral del personal y por lo tanto el desarrollo de la empresa y lograr un conocimiento técnico especializado, necesario para el desarrollo eficaz del puesto. La capacitación se requiere a nivel operativo; es decir, la requiere el obrero, el maestro de taller, el auxiliar administrativo, el analista de sistemas y el supervisor. El nivel administrativo desempeña un papel decisivo en cuanto a la capacitación. A este nivel le corresponde promover y participar en la planeación del programa de capacitación. Además del nivel operativo, la capacitación debe extenderse a los jefes de departamento, a los subgerentes y a los gerentes de área, los cuales también requieren ser capacitados. Por supuesto que a nivel directivo también es necesario impartir la capacitación. Tanto la capacidad como los conocimientos, la experiencia y la habilidad son necesarios para ocupar tal posición, provoca que este personal también requiera de capacitación. 15

22 1.6 BENEFICIOS DE LA CAPACITACIÓN La capacitación es un medio eficaz para lograr el desarrollo de las empresas, su importancia radica principalmente en los múltiples beneficios que genera, de acuerdo con M.J Tessin (1978) se encuentran los siguientes: Beneficios de la capacitación hacia las organizaciones Conduce a rentabilidad más alta y a actitudes mas positivas. Crea una mejor imagen. Mejora la relación jefes-subordinados. Ayuda en la preparación de guías para el trabajo. Agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas. Contribuye a la formación de líderes y dirigentes. Incrementa la productividad y la calidad del trabajo. Ayuda a mantener bajos costos en muchas áreas. Reduce la tensión y permite el manejo de áreas de conflicto. Beneficios para el individuo que repercuten en la organización. Ayuda al individuo en la toma de decisiones y la solución de problemas. Forja lideres y mejora las aptitudes comunicativas. Incrementa el nivel de satisfacción con el puesto. Permite el logro de metas individuales. Desarrolla un sentido de progreso en muchos campos. Beneficios en relaciones humanas, relaciones internas y externas y adopción de políticas. Mejora la comunicación entre grupos y entre individuos. 16

23 Ayuda en la orientación de nuevos empleados. Proporciona información de las disposiciones oficiales en muchos campos. Alienta la cohesión de los grupos. Proporciona una buena atmosfera para el aprendizaje. Convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar y vivir en ella. Por todo lo anterior, la capacitación debe verse ya no como un gasto sino una inversión que genera múltiples beneficios a la organización y a las personas que la conforman, ya que al desarrollar las capacidades del capital humano proporciona a la organización un beneficio, es decir, nos ayuda a mejorar el desempeño de los colaboradores y por ende el de la empresa. 1.7 CLASIFICACIÓN DE LA CAPACITACIÓN Existen diferentes tipos de capacitación y se clasifican según diversos criterios: 1. Por su formalidad a. Capacitación Informal: Esta relacionado con el conjunto de orientaciones o instrucciones que se dan en la operatividad de la empresa, aquí se puede dar una retroalimentación constructiva que puede mejorar el desempeño de un colaborador de una manera mas efectiva que la capacitación formal. b. Capacitación Formal: Es aquella que se ha programado de acuerdo a las necesidades de capacitación especificas que se presentan en la empresa. Pueden durar desde un día hasta varios meses, según le tipo de curso, seminario, taller, etc. 17

24 2. Por su naturaleza a. Capacitación de orientación: Es la que se da para familiarizar a nuevos colaboradores de la organización. b. Capacitación vestibular: Es un sistema simulado, en el trabajo mismo. c. Capacitación en el trabajo: Como su nombre lo indica es aquel que se practica en el trabajo. d. Entrenamiento de aprendices: Periodo formal de aprendizaje de un oficio. e. Entrenamiento técnico: Es un tipo especial de preparación técnica del trabajo. f. Capacitación de supervisores: Aquí se prepara al personal de supervisión para el desempeño. g. De funciones gerenciales. h. Otros tipos: Cualquier situación poco usual no incluida anteriormente. 3. Por su nivel ocupacional a. Capacitación de operarios b. Capacitación de obreros calificados c. Capacitación de supervisores d. Capacitación de jefes de línea e. Capacitación de gerentes 18

25 De acuerdo con Calderón Córdova (1995) la capacitación se divide en 3 áreas: 1. Capacitación para el trabajo. Se imparte al trabajador que va a desempeñar una nueva función por ser de nuevo ingreso, o por promoción o reubicación dentro de la misma empresa. a. Capacitación de preingreso. Se realiza con fines de selección, por lo que se enfoca en proporcionar al nuevo personal los conocimientos necesarios y desarrollar las habilidades y destrezas que necesita para desempeñar las actividades del puesto. b. Inducción. Consiste en un conjunto de actividades para informar al trabajador sobre los planes, objetivos y las políticas de la organización para que se integre al puesto, al grupo de trabajo y a la organización. c. Capacitación promocional. Es el conjunto de acciones de capacitación que dan al trabajador la oportunidad de alcanzar puestos de mayor nivel de autoridad, responsabilidad y remuneración. 2. Capacitación en el trabajo. La conforman diversas actividades enfocadas a desarrollar habilidades y mejorar actitudes del personal respecto a las tareas que realizan. En ellas se conjuga la realización individual con la consecución de los objetivos organizacionales. a. Adiestramiento. Consiste en una acción destinada al desarrollo de las habilidades y destrezas del trabajador con el propósito de incrementar la eficiencia en su puesto de trabajo. b. Capacitación especifica y humana. Consiste en un proceso educativo, aplicado de manera sistemática, mediante el cual las personas 19

26 adquieren conocimientos, actitudes y habilidades en función de objetivos definidos. 3. Desarrollo. Este comprende la formación integral del individuo y específicamente la que puede hacer la empresa para contribuir esta formación. a. Educación formal para adultos. Son las acciones realizadas por la organización para apoyar al personal en su desarrollo en el marco de la educación escolarizada. b. Integración de la personalidad. La conforman los eventos organizados para desarrollar y mejorar las actitudes del personal, hacia si mismos y hacia su grupo de trabajo. c. Actividades recreativas y culturales. Son las acciones de esparcimiento que propicia la empresa para los trabajadores y su familia con el fin de que se integren al grupo de trabajo, así como el que desarrollen su sensibilidad y capacidad de creación intelectual y artística. Por otro lado Srauss y Sayles (1994) presentan otra forma de clasificar los tipos de capacitación: 1. Capacitación en clase. Consiste en impartir la capacitación en clase como en la educación tradicional. a. Capacitación fuera del trabajo. Se puede impartir por medio de cursos especialmente preparados para las necesidades de la organización. 20

27 2. Capacitación en servicio. Es la que imparte un supervisor a un principiante haciéndole alguna crítica o recomendación de vez en cuando. También puede ser impartida por un empleado con experiencia. a. Capacitación informal. Al utilizar este tipo de capacitación es posible que el supervisor haga pasar al empleado por distintas tareas a fin de darle una experiencia amplia. 3. Combinación. En ocasiones la dirección trata de combinar el realismo de la capacitación en servicio con la reducción de presiones para obtener de inmediato los beneficios de los cursos externos. a. Capacitación de antesala. Esta es deseable cuando el puesto es difícil, cuando los errores o la lentitud perjudican gravemente los programas y los métodos de producción o cuando se requiere una enseñanza muy especial. b. Asignar al trabajador como aprendiz de un maestro para que aprenda con la práctica. Aquí la enseñanza se complementa con la experiencia real y en el trabajo. 1.8 EL PROCESO DE LA CAPACITACIÓN La capacitación en si es un proceso mediante el cual se proporcionan los medios para hacer posible el aprendizaje. El aprendizaje es la manifestación que surge del individuo como resultado de sus esfuerzos. Con la capacitación se busca orientar esas experiencias de aprendizaje en sentido positivo y benéfico, así como complementarlas y reforzarlas con una actividad planeada para que el personal de todos los niveles de la empresa pueda incrementar sus conocimientos mas rápidamente y adoptar las actitudes y 21

28 habilidades que requiere tanto para su propio beneficio como para el de la organización. El enfoque de sistemas nos permite observar los procesos como una suma integrada de partes y ver la totalidad de cada proceso en relación con el medio. Nos proporciona, además, una conciencia mayor de la complejidad del aprendizaje. Es así como el proceso de capacitación sigue una secuencia lógica de eventos, los cuales constituyen un proceso continuo centrado en los objetivos básicos de la capacitación de personal: Enseñanza orientada a los objetivos organizacionales. Cambio de comportamiento. La naturaleza del proceso de capacitación, aunque sea considerada como una serie de eventos o fases para la adquisición de habilidades, conocimientos y actitudes, sugiere un modelo de sistema abierto. Es decir, recibe y genera influencias de y en aquello con lo que esta involucrado DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN El primer paso del proceso de capacitación consiste en detectar las necesidades de información de un área o habilidades de un trabajador o grupo de trabajadores de la empresa, con el fin de determinar en donde o quien requiere mas conocimientos para aumentar la productividad organizacional. A) ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN W. McGehee y P. Thayer (1961) sugieren que la determinación de las necesidades de capacitación de una empresa contenga tres tipos de análisis: organizacional, de funciones y de personas. 22

29 El análisis organizacional se centra principalmente en la determinación de los objetivos organizacionales, así como en los recursos con que cuenta la empresa, la fuente de estos y sus relaciones con los objetivos. El análisis de funciones se enfoca en la tarea o el trabajo, sin tomar en cuenta como se desempeña el empleado al realizarlo. Señala como se debe comportar el trabajador para realizar su tarea en forma eficaz. El análisis se centrar en la tarea y no en el individuo que la desempeña. El análisis de personas examina el conocimiento, las actitudes y las habilidades del individuo que ocupa cada puesto, y determina que tipo de conocimientos, actitudes o habilidades debe adquirir y que tipos de modificaciones debe hacerse a su comportamiento. B) PROCESO DE DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES La elaboración y ejecución de programas de capacitación requiere realizar un estudio en la empresa para conocer los antecedentes en los que se basaran, de tal manera que se logre el objetivo de incrementar la productividad, el cual influirá en la reducción de tiempos y costos, y en el aumento de la calidad del trabajo, así como en el desarrollo optimo de los recursos humanos. Las necesidades de capacitación de pueden determinar de dos maneras: 1. Planear de manera formal las necesidades de recursos humanos, es decir, determinar cuantos trabajadores nuevos se necesitaran en el periodo que abarque la planeación, en que fechas aproximadas y con que aptitudes. Para esto se deben considerar las necesidades derivadas de los nuevos proyectos de la institución, así como las necesidades derivadas del propio crecimiento. Se necesitara también obtener un censo cualitativo y cuantitativo de los recursos 23

30 humanos de la institución, ya que el conocimiento y comparación de estos aspectos permitirá detectar las necesidades reales de capacitación. 2. Reunir la información que puede manejarse como indicador de las necesidades de capacitación, tales como solicitud de la dirección, planeación estratégica, entrevista, análisis de actividades, encuesta, calificación de meritos, observaciones directas, pruebas o exámenes, reuniones de grupos y registros de personal. De las dos maneras para determinar las necesidades, la mas económica es la segunda, por eso es la que se usa con mas frecuencia, aunque lo ideal es que se utilicen las dos. Sin importar cual de las dos maneras se utilice, el primer paso consiste en recabar la información. Después se clasifica para codificar la información útil y desechar la que no lo sea; posteriormente se elaborara un diagnostico tentativo, el cual se validara con los jefes de las áreas afectadas y se realizaran los ajustes necesarios. Una vez validado, se procederá a elaborar el diagnostico definitivo. Después de identificar las necesidades de capacitación se organizaran en orden de importancia y se procederá a elaborar los programas de capacitación DISEÑO DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Una vez que se conocen las necesidades especificas de capacitación para cada persona o grupo se procede a la siguiente fase del proceso, que es la elaboración de uno o varios programas de capacitación planeados específicamente para cubrir dichas necesidades. 24

31 A) TEORÍA DEL APRENDIZAJE Y PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN Para que los programas de capacitación funcionen en condiciones óptimas es necesario tomar en cuenta lo siguiente: Aprender significa un cambio en relación con el estado anterior de individuo, y ese cambio puede producirse en los conocimientos, la comprensión, los hábitos, las habilidades, los intereses, las aptitudes o la percepción. Para que la capacitación produzca el cambio deseado en los estados internos y el comportamiento del personal, es necesario conocer las leyes del aprendizaje, así como las características socio psicológicas a través de las cuales actúan estas leyes y los principios en los que se debe basar la capacitación. El aprendizaje humano se genera siguiendo las leyes que rigen este proceso, para F. Rodríguez, Barreiro (1991) las leyes de aprendizaje son las siguientes: 1. La ejercitación. Los individuos recuerdan con mayor claridad y durante más tiempo aquello que han repetido y ejercitado. 2. El afecto. La persona relaciona el éxito o el fracaso en la ejecución de una tarea o el grado de gratificación o frustración que le produce. 3. La primacía. El individuo recuerda claramente la primera experiencia que las sucesivas, aunque se produzcan en igualdad de condiciones, porque esta crea una impresión más fuerte e imborrable. 4. La intensidad. La persona aprende más de las vivencias asociadas con un impacto emocional porque estas producen un grado de excitabilidad más favorable para el aprendizaje que las experiencias rutinarias y monótonas. 25

32 5. La utilidad. La persona memoriza más rápido y fácil el conocimiento adquirido a medida que lo utiliza, y al hacerlo disminuye la probabilidad de que lo olvide. El personal sometido a un conjunto de influencias sociales que se reflejan en su conducta, presenta algunas características socio psicológicas que se deben tener en cuenta al impartirle capacitación. 1. La motivación. Esta es la fuerza que induce a las personas a actuar, y la que orienta y regula su conducta, influye en su voluntad para ejecutar una tarea, vencer las dificultades y movilizar sus potencialidades. 2. La experiencia. Conforma un conjunto de estereotipos y patrones de conducta ante las diversas situaciones que se le presentan al personal, y constituye un centro de información para interpretar, valorar y responder a los problemas que tenga que enfrentar. 3. El estatus. Es la posición jerárquica que ocupa un individuo en relación con los otros, esta asociado con el grado de autoridad e influencia que se ejerce sobre los demás, así como con la responsabilidad que tiene ante determinados objetivos, personas o situaciones. Un enfoque que considera estas características garantiza que el proceso de capacitación incremente el juicio crítico de los participantes, mejore el conocimiento de si mismos y de sus posibilidades como dirigentes, y desarrolle sus habilidades en el área de la comunicación. B) MODIFICACIÓN DE LAS RELACIONES INTERPERSONALES Con los programas de capacitación se puede impartir el conocimiento necesario al personal, pero si no se cuenta con la cooperación de algunos factores personales, experimentales y ambientales, no se producirán cambios en el comportamiento. 26

33 En primer lugar, el trabajador debe estar dispuesto a recibir la capacitación y tener la capacidad para cambiar su comportamiento. En segundo lugar, para conseguir que el comportamiento del trabajador cambie mediante la capacitación es necesario que este posea un cierto grado de apertura de criterio. Según M. Rokeach (1960) un criterio abierto es la capacidad que poseen ciertos individuos de recibir, dirigir y aceptar ideas nuevas de fuentes externas. Dos factores que tienen gran influencia sobre la eficacia de un programa de capacitación son los experienciales y ambientales. Los factores experienciales, que se originan en instituciones como la familia, la escuela, etc., inciden de manera importante en la formación de los sistemas de valores. Otra fuente de factores experienciales es la organización formal, la que, por medio de la estructura organizacional, origina valores como la autoridad, la responsabilidad, la división del trabajo. Los factores ambientales surgen del entorno del trabajador y crean necesidades de capacitación que hay que satisfacer para que los grupos de trabajo funcionen adecuadamente. En resumen, el comportamiento se puede modificar mediante la interacción adecuada de los factores experienciales y ambientales en el programa de capacitación. C) DESARROLLO DE UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN El éxito de un programa de capacitación depende de que se hay planeado y preparado adecuadamente, la preparación cuidadosa ayudara a: Lograr el máximo beneficio para los participantes 27

34 Darle al programa importancia y validez Aumentar la seguridad en si mismos a los instructores encargados de impartir el programa. D) OBJETIVOS El primer paso para elaborar un programa de capacitación consiste en determinar los objetivos del programa. Los objetivos son las metas que se deben alcanzar, es decir, las expresiones claras de los propósitos. Una vez determinados los objetivos del programa hay que tenerlos siempre presentes durante todo el proceso de planeación y ejecución de las sesiones. Los objetivos deben expresarse, por escrito, en términos de desarrollo de habilidades, conocimientos, comprensión, apreciación y actitudes, de manera que los participantes comprendan lo que se espera de ellos. Al exponer los objetivos por escrito se deben utilizar palabras como resolver, identificar, listar y comparar, que dan la idea de conductas cuantificables u observables. E) CONTENIDO DEL PROGRAMA Con base en los objetivos determinados: Se seleccionan y jerarquizan los puntos que el alumno deberá aprender. Se programan las actividades que profesor y alumno llevaran a cabo. Se toman en cuenta todos aquellos recursos y ayudas técnicas educativas. Se establecen los medios y las técnicas con las que se evaluara el aprendizaje. 28

35 El programa se debe diseñar en función del objetivo de la capacitación, tomando en cuenta a quien se va a capacitar y aplicando los principios del aprendizaje para adultos. Durante el diseño del programa: Se definen los temas o materias de estudio. Se agrupan los temas en unidades de estudio. Se ordenan las unidades en secuencia cronológicas: a) Lógicamente b) Por grado de dificultad c) Por fases del proceso de trabajo Se seleccionan las técnicas de enseñanza y la duración de las unidades con base en los siguientes criterios: De la experiencia De experimentación F) SELECCIÓN DE MEDIOS Y MATERIAL Una vez que los objetivos generales y específicos del programa, así como el orden de las sesiones, se han definido perfectamente, se debe establecer: Quienes deben asistir al programa. Lo ideal es formar un grupo constituido por individuos que tengan las mismas necesidades y educación, experiencia y antecedentes similares, o bien por personas relacionadas e interesadas en el tema a tratar. Las instalaciones que se van a necesitar. Se debe seleccionar un local de tamaño adecuado para comodidad del grupo, ventilación satisfactoria, buena iluminación, pantalla para proyección, instalaciones eléctricas adecuadas, buena disposición de asientos y mesas, sistema de sonido. 29

36 Los materiales que se van a necesitar. Antes de cada sesión se deben preparar las graficas, material para distribución, material para demostración., material para anotar datos y registros, películas, dispositivos visuales y audiovisuales. Los medios visuales son útiles para reforzar o ilustrar la palabra hablada. Esto se debe a que estimulan a más de un sentido. Al seleccionar las ayudas visuales que se utilizaran para la sesión, hay que asegurarse de que en verdad ayudará a una mejor exposición del tema. Las ayudas visuales mas utilizadas son: Pizarrón Graficas Proyector Maquetas PC Video casetera Al preparar las ayudas de comunicación se debe verificar que cumplan los siguientes seis requisitos básicos: 1. Que sean apropiadas y pertinentes para el tema a exponer. 2. Que refuercen o demuestren el punto o puntos principales. 3. Que se limiten al tema de la presentación. 4. Que sean sencillas. 5. Que sea precisas. 6. Que completen, no que reemplacen a la presentación. G) SELECCIÓN DE MÉTODOS Y TÉCNICAS DE ENSEÑANZA Entre los diversos métodos que se pueden aplicar para el desarrollo de un programa de capacitación tenemos los siguientes: 30

37 Rotación de puestos Conferencias capacitación en el trabajo Método de estudio de casos Representación de papeles Mesa redonda Cursos por correspondencia Juegos de negocios Rotación de puestos. Consiste en el traslado previsto y planeado de uno o varios empleados o trabajadores, de un puesto a otro, por un periodo determinado, con la finalidad de que adquieran algunas habilidades y/o de que amplíen sus conocimientos y experiencias. La rotación de puestos es útil para el logro de objetivos cognoscitivos, afectivos y psicomotrices. Además de proporcionar variedad en su labor diaria, esta técnica ayuda a la organización en los periodos de vacaciones, ausencias, renuncias, etc. tanto la participación activa del empleado como el alto grado de transferibilidad que adquiere son ventajas importantes de la rotación de puestos. Conferencias. Este es un método muy común para la enseñanza, ya que como no da lugar a interrupciones, preguntas ni discusiones, y no permite desviarse del tema, permite exponer mucha información en poco tiempo y alcanzar el objetivo deseado. La conferencia se puede usar para presentar un tema nuevo o un resumen final en cada sesión. Al utilizar este método el capacitador debe empezar motivando a los participantes exponiendo la introducción de manera que constituyan un desafío. Debe utilizar un lenguaje sencillo y fácil de comprender, de preferencia con frases breves y 31

38 concretas, ya que el propósito fundamental del conferenciante es el de comunicar sus ideas a otras personas. La desventaja es que los individuos forman un grupo pasivo en el que no hay intercambio de ideas, no hay participación ni practica, ni tampoco oportunidades para evaluar la reacción del grupo. Capacitación en el trabajo. Probablemente el método más común de capacitación (formal e informal) es la capacitación en el trabajo. El empleado es colocado en la situación real de trabajo y un empleado experimentado o supervisor le muestra su puesto y los trucos del oficio. Primero se brinda a la persona que recibirá la capacitación una descripción general del puesto, su objetivo y los resultados que se esperan de él, destacando la importancia de la capacitación. El capacitador efectúa el trabajo a fin de proporcionar un modelo que pueda copiarse. De esta manera el empleado puede transferir sus conocimientos a su puesto, las demostraciones y las prácticas se repiten hasta que la persona domine la técnica. Aunque el programa da la apariencia de ser sencillo y barato, si no se maneja bien los costos pueden elevarse debido a maquinaria dañada, clientes insatisfechos, formas mal llenados y trabajadores mal instruidos. Para evitar estos problemas hay que elegir y capacitar con cuidado a los instructores. El aprendiz debe encomendarse a un instructor con el que comparta antecedentes y personalidad. Método de estudio de casos. Una técnica muy difundida en el que se da una descripción por escrito de una situación real de toma de decisiones en la organización o una situación que haya ocurrido en otra empresa. Se pide a los gerentes que estudien el caso para identificar los problemas, que los analicen para determinar su importancia, que propongan soluciones, que escojan la mejor solución y que la implementen. El aprendizaje es mejor si hay una interacción entre los gerentes y el instructor. El instructo que sigue el método de los caso 32

39 debe tener cuidado de no dominar el dialogo, no permitir que unos pocos dominen el dialogo, no dirigir la discusión hacia la solución que el prefiere. Representación de papeles. Es una combinación del método de estudio de casos y un programa de desarrollo de actitudes. A cada persona se le asigna un papel en una situación determinada y se le pide que represente dicho papel y reaccione a la representación de los demás participantes. Se pide al individuo que finja ser una persona determinada en la situación y que reaccione a los estímulos tal como haría esa persona. Se da a los participantes la información general sobre la situación y los otros actores. Mesa redonda. Es un método de discusión informal e intercambio de ideas y de información en el que participan tanto los miembros del grupo como el instructor. Se basa sobre todo en la participación del grupo, pero quien dirige a este hacia el objetivo predeterminado es el instructor. Si se dirige bien puede dar buen resultado. La mesa redonda estimula el pensamiento y las ideas, y relaciona a todos los miembros del grupo. Se puede desarrollar sobre una base informal que conduzca al aprendizaje y la retención. Es aceptable en grupos hasta de 25 personas, ya que si el grupo es más numeroso las personas tímidas o reservadas pueden sentirse cohibidas y no intervenir. Al utilizar este método es necesario estar pendiente de todo el grupo en todo momento para resolver de inmediato las dudas que pudieran surgir. Cursos por correspondencia. Una persona matriculada en una institución capacitadora especializada, recibe por correo materiales de autoestudio, según vaya progresando en el curso. Las evaluaciones contestadas por el estudiante se envían a la institución que, a través de su equipo de asesores, las califica e informa de los resultados, también por correo. Juegos de negocios. Describen las características operativas de una compañía, industria o empresa. Estas descripciones adoptan la forma de ecuaciones que se 33