LOGISTICA Y DISTRIBUCION FISICA INTERNACIONAL: CLAVE EN LAS OPERACIONES DE COMERCIO EXTERIOR. Manual de preguntas y respuestas

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1 LOGISTICA Y DISTRIBUCION FISICA INTERNACIONAL: CLAVE EN LAS OPERACIONES DE COMERCIO EXTERIOR 1. Por que es importante la logística? Manual de preguntas y respuestas R/ De manera sencilla, logística es el proceso que se inicia cuando se adquieren los elementos necesarios para producir un artículo y que finaliza cuando ese artículo es entregado en las manos del consumidor final. De lo anterior se deduce que existen diferentes etapas que conforman este proceso y que se integrarán en mayor o menor grado al funcionamiento de cualquier tipo de empresa, sea productora, ensambladora, distribuidora o comercializadora. Este proceso es importante en cualquier empresa porque buscará que sus productos lleguen al mercado de la manera más eficiente. Como? Logrando que se obtenga un producto de buena calidad a bajo costo. Porque, sin importar que el destino sea nacional o internacional, se logre la entrega de ese producto con un alto grado de servicio al cliente final. 2. Por que la logistica es parte fundamental del proceso de producción? R/ La producción y el consumo son factores influyentes en el desarrollo de la logística durante. Esto se debe en parte a los cambios y evolución de los sistemas de productivos que buscan satisfacer diferentes mercados utilizando como base los mismos centros de producción. Esta evolución de los sistemas productivos ha derivado en la globalización de los productos, es decir, los estándares de producción aplicados son los mismos sin importar el mercado de origen o el mercado de destino. Para lograr esto es necesario crear sistemas de producción muy flexibles que se adapten rápidamente para cumplir con los requerimientos de un mercado específico. Desde el punto de vista logístico se busca que el proceso productivo gire en torno a las diferentes tendencias que se han desarrollado para mejorar los lead times de fabricación reduciendo los niveles de stock para bajar costos. Conceptos como JIT (Just in Time), OTM (Operador de transporte Multimodal), MRP (Manufacturing Resources Planning), entre muchos otros, dictan las tendencias a las que se ha ajustado la producción con base a la logística. 3. Por qué la distribución es la etapa que más impacta de la logística? R/ La logística tiene dos fases claves dentro de la cadena. La primera es la gestión de aprovisionamiento de materias primas, producción y adecuación hasta tener el producto terminado. La segunda es la distribución. 1

2 La razón principal es porque en la primera fase todos los recursos están dirigidos obtener un producto competitivo que pueda ser comercializado y esté acorde con los requerimientos del mercado. Esto significa producir con calidad al menor costo posible. La segunda fase, la distribución, requiere de otro enfoque logístico. Porque una vez se tiene el producto terminado es necesario estudiar el mejor sistema (o sistemas) de colocarlo en el mercado donde el cliente lo necesita. Por supuesto esta fase también requiere de un alto grado de eficiencia, si se tiene en cuenta que la distribución exige una serie de gastos operativos que en la mayoría de los casos no estarán agregando valor al producto, especialmente en las etapas de almacenaje y transporte, como se explico en el primer capítulo. La distribución también se ajusta a las características del producto y del mercado o los mercados a donde se quiere llegar, siendo el punto de destino el principal determinante de la estrategia que se quiere aplicar. 4. Por qué la gestión de compras o aprovisionamiento es la primera etapa de la logística? R/ La gestión de aprovisionamiento, más conocida como gestión de compras, es el punto de partida de cualquier proceso logístico. Sin importar el modelo de negocio toda organización empresarial requiere de un Input para generar un Output. En términos prácticos esto se explica como la adquisición de materiales o productos terminados; la contratación de los recursos necesarios para procesarlos; la aplicación de tecnología o adición de valor para transformarlos y finalmente el desarrollo de estrategias para comercializarlos. Esta serie de actividades requieren de planeación y se ejecutan a través de la gestión de aprovisionamiento, que no solo administra las compras, si no se encarga de procurar que todos los recursos que se necesitan para el funcionamiento de la organización estén disponibles en el lugar y en el momento indicado. 5. Cómo impacta la gestión de inventarios el resultado final del proceso logístico? R/ La gestión de inventarios puede no ser la actividad más importante de la logística pero si puede ser la más representativa y cuestionada. Por qué? Si se quiere evaluar la gestión integral de un proceso logístico el mejor termómetro sería medir el nivel de stock o inventarios que se tienen. La falta de inventarios puede significar parar un proceso de producción o de ventas y el exceso de inventarios puede significar falta de planeación y exceso de gastos. La falta de inventarios puede significar la pérdida de un negocio y el exceso de inventarios puede significar la disminución o pérdida de las utilidades del ejercicio. Por estas razones es necesario entender la gestión de inventarios como una actividad calculada que requiere de soportar su labor con un alto grado de planeación y control. Además requiere de la participación activa y consenso de todas las áreas que intervienen. 6. Qué es y cómo se integra la Distribución Física Internacional al proceso logístico local? R/ La logística local es el proceso que se aplica para obtener un producto terminado y listo para ser comercializado. Hasta aquí, este proceso depende casi que exclusivamente de cada empresa y su óptica individual del negocio. 2

3 Para la etapa de internacionalización de un producto, donde el empresario debe hacer una proyección de su negocio bajo otros estándares, se requiere aplicar un proceso regulado por Distribución Física Internacional o DFI. Cuál son las diferencias? Existen varias, respecto a fabricar o vender un producto para consumo local y fabricarlo o venderlo para el exterior. Por ejemplo: La DFI requiere de manejar dos legislaciones diferentes, la del país de origen y la del país o países de destino. Lo cual implica que el producto debe cumplir con algunas normas adicionales. Los negocios internacionales están regulados por normas internacionales que deben ser estudiadas e interpretadas antes de incursionar en un nuevo mercado. Básicamente porque estas normas determinaran claramente donde comienza y termina la responsabilidad del vendedor y comprador. El manejo de costos estará sujeto a una serie de etapas y eventos donde es necesario contar que operadores logísticos que obligatoriamente deben ser contratados. Los pagos se realizarán en monedas diferentes y se regirán bajo las normas internacionales de control de cambio y documentación. Las distancias aumentarán considerablemente y es necesario adaptar los productos a cambios climáticos bruscos y a medios de transporte especializados. Los reclamos por calidad de producto o servicio tendrán una gran relevancia por la dificultad de hacer cambios o devoluciones. Los procesos en algunos casos serán más largos lo que afectará en mayor grado el flujo de caja de los exportadores. Los exportadores están obligados a mantenerse informados sobre los cambios que afectan la negociación de sus productos en los diversos mercados internacionales. 7. Qué papel juegan los Incoterms en la DFI? R/ Aunque existen diferentes niveles dentro de las negociaciones internacionales en cuanto a responsabilidad contractual se refiere, por ejemplo estándares de calidad, descuentos por volúmenes, fechas de entrega o formas de pago, los Incoterms son la principal herramienta de negociación. Indistintamente a los acuerdos comerciales a que lleguen vendedor y comprador los Incoterms regularán el carácter operativo de cualquier negociación. Esto significa que no es posible efectuar una negociación de exportación importación sin mediar el punto de entrega, el medio de transporte, el costo de transporte y el riesgo que implica ese transporte para los productos. Esto es lo que regulan los Incoterms. Ante cualquier eventualidad que ocurra en la negociación el primer punto de partida para definir donde recae la responsabilidad será definida por el Incoterm negociado en la factura. La estructura de costos estará fijada por el Incoterm aplicado y se podrá proyectar el valor negociado. De igual manera definirá la emisión de documentos y la responsabilidad ante la Aduana. 3

4 8. Por qué es tan importante y decisivo el empaque y embalaje en la DFI? R/ Como su nombre lo indica la DFI, Distribución Física Internacional, tiene como característica implícita que se trata de productos tangibles. Todo se centra en el manejo de productos que van pasar por diferentes etapas y operadores logísticos hasta llegar el punto final en el país de destino. Los productos serán sometidos a un manejo que implica utilizar diferentes medios de transporte, serán sometidos a cambios de temperatura, cargue y descargue en almacenes y terminales portuarias y en algunas ocasiones eventualidades no esperadas, como demoras en puerto, fallas técnicas del transporte y cambios obligados de rutas entre otros. Este proceso, que además puede demorar semanas, exige que los productos cuenten con la protección suficiente para soportar el flujo normal a que serán sometidos durante la cadena logística. Aquí es donde entra a jugar un papel fundamental el embalaje y el empaque. Uno es complemento del otro pero en conjunto son necesarios para brindar la debida protección y asegurar que los productos cumplan con los requerimientos por los cuales fueron adquiridos en destino. Por otro lado, empaque y embalaje, cada uno en su momento, tienen la doble función de informar y promocionar. 9. Qué papel juegan los operadores logísticos en la DFI? R/ Uno de los cambios fundamentales en la manera de hacer negocios de las últimas décadas es la tercerización mejor conocida como Outsourcing. La razón es porque las organizaciones han procurado enfocarse en producir mejor para ser competitivos y han dejado la responsabilidad de las otras funciones ajenas a su especialidad a terceras compañías. La logística no es la excepción. Anteriormente los grandes productores manejaban todos los procesos operativos de exportación importación internamente, incluso tenía departamentos dedicados exclusivamente a esta tarea. Actualmente, funciones como el despacho aduanero, procesos de consolidación, embarque, transporte, seguro internacional y manejo de la documentación, están representados por compañías especializadas con presencia global. Esto mejora los niveles de calidad en el servicio y abarata costos por la misma competencia que se genera en este sector. Para la DFI los operadores logísticos son los eslabones de la cadena. En un área que requiere un alto grado de servicio, los operadores han liberado a las organizaciones de la gestión de colocar sus productos en el mercado internacional, mejorando sustancialmente los procesos. 10. Cuál es la importancia del transporte internacional en la DFI? R/ El transporte internacional es responsable de que se realice cualquier operación de la DFI al entregar los productos en el país donde serán consumidos. Lo anterior toma mayor importancia porque puede ser determinante en la definición de los negocios. El transporte puede decidir si una negociación es viable o no por costos, y en algunos casos, de no existir un medio de transporte disponible, simplemente no se puede llevar a cabo. 4

5 También puede incidir en el tipo de empaque o embalaje que requiere un producto par ser embarcado, y de acuerdo a sus características físico químicas ofrecer un solución viable en cuanto a su transporte. Este requiere de una infraestructura física especial que debe estar ajustada a los estándares internacionales y se ha venido especializado en administrar de manera eficiente los tiempos y movimientos a que se ve sometida la carga durante los trayectos y en el evento de cruzar las fronteras. Es su responsabilidad también contar con las rutas comerciales que exige el mercado para desarrollar el comercio multilateral y conformar alianzas estratégicas que aseguren el tránsito de la carga sin importar el destino final. Como cualquier otro servicio, el transporte debe ser flexible y adaptarse a las tendencias del mercado internacional. Términos como OTM (Operador de transporte internacional), han surgido como respuesta a los avances de la logística y su aplicación dentro de la DFI. 11. Por qué es tan determinante la gestión de documentación en la DFI? R/ Todo proceso logístico en la DFI esta acompañado necesariamente de documentos que respaldan la operación. La documentación es la prueba física de que la carga cambio de manos y además contiene la información relevante de la negociación para efectos de aduana, inspección física, medios de transporte, pagos y control de calidad, entre otros. El manejo de la documentación es un tema delicado en las operaciones de comercio internacional porque pueden acelerar o detener los procesos logísticos impactando de manera positiva o negativa el costo integral de la operación. Sin documentos (o con documentos pero mal elaborados), los compradores están sujetos a pago de multas y demoras en la gestión, razón por la cual este manejo reflejará drásticamente el nivel de servicio que se ofrece al cliente. La emisión de los documentos también debe estar acorde a los tiempos y movimientos de la carga. Por esta razón es necesario tener un procedimiento paralelo al transporte que acompañe la generación de los documentos en el momento justo y hasta cumplir con el destino final. La documentación ya cumple con parámetros y estándares globales para su emisión. Sin embargo es importante recordar que algunos países dentro de su legislación pueden exigir otros documentos complementarios. Como este es un tema que depende también de las regulaciones y normas internacionales es necesario estar actualizándose contantemente con los operadores logísticos sobre los posibles cambios a que están sujetos los documentos de exportación importación. 12. Por qué la estructura de costos requiere de un tratamiento diferenciado en la DFI? R/ El manejo de costos en la DFI es un tema que esta más direccionado a la planeación que a la ejecución del proceso. 5

6 La razón es sencilla, durante la ejecución simplemente se agregaran los gastos que se generen al costo del producto según el Incoterm de la negociación y así se emitirá la factura. Si los gastos son altos por negligencia no existe forma de descontarlos del precio del producto, al menos durante el proceso de exportación, ya que la regulación es clara en exigir que se facturen los gastos que se resulten de toda la operación. Por este motivo es necesario prever mediante simulaciones cual podría ser el costo de colocar un producto en destino e intentar que el proceso de la DFI sea lo más eficiente posible para cumplir con lo presupuestado. 6

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