SESION Nro- 06 EXISTENCIAS

Transcripción

1 SESION Nro- 06 EXISTENCIAS INTRODUCCION: Desde el momento que tenemos frente a nosotros estados financieros, podemos notar que, especialmente tratándose de empresas comerciales e industriales, el rubro existencias suele ser significativo en cuanto a monto y su peso específico frente a otras partidas de los estados financieros, lo convierten en una cuenta material. El objeto del examen lo comprenden las mercaderías, es decir, bienes adquiridos para la comercialización o venta, los productos terminados, bienes fabricados por la empresa para ser vendidos, las materias primas utilizadas en el proceso productivo, los productos en proceso, bienes que aún no han cumplido con todo el proceso productivo, los suministros y materiales auxiliares que se utilizan en el proceso productivo y las existencias por recibir o la mercadería en tránsito, bienes que ha adquirido la empresa pero que aún no han llegado a la planta. La materialidad de esta partida no solo está vinculada al saldo que al cierre del ejercicio puede presentar, sino además por que esta cuenta, clase 2 de acuerdo al plan contable, está vinculada al costo de ventas y a las cuentas de proveedores, y por lo tanto a un ciclo operativo del negocio que es el de las compras. Desde el punto de vista del riesgo, como punto de partida para detectar si este rubro presenta problemas potenciales, distorsiones o la intencionalidad de un fraude, el auditor deberá aplicar pruebas analíticas. Una de las pruebas analíticas principales es la del análisis horizontal, el que permite verificar si han existido durante todos los meses del año o durante los años previos a la auditoria, variaciones significativas en la relación ventas costo de ventas o márgenes brutos-, o en la composición del saldo. Una prueba analítica fundamental es la comparación entre el saldo de este rubro con el costo de ventas, este indicador que se denomina rotación de inventarios, junto con el de expresar en días la rotación, mediante el indicador denominado período promedio de inventarios, permitirá aumentar o disminuir la percepción de riesgo que presenta esta partida. Un período promedio de inventarios mayor, por ejemplo a sesenta días, tiempo máximo que deben estar los inventarios en el almacén, puede estar indicándole al auditor que está ante una sobrevaluación de inventarios o frente a la - 1 -

2 existencia de artículos obsoletos, deteriorados o malogrados o que en definitiva no se venden. CONCEPTOS Y PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD RELACIONADOS: INVENTARIOS: Los inventarios incluyen artículos que se tienen para venta a los clientes, mercaderías en proceso de manufactura y materiales y, accesorios que se espera utilizar o consumir en el proceso de producción. El término inventario de mercaderías generalmente corresponde a los artículos que tienen un mayorista o un detallista para su venta, cuando tales tales bienes se han adquirido para ser revendidos. Los términos materias primas, producción en proceso, productos terminados y accesorios de fabrica se utilizan al hacer referencia a los inventarios de una empresa manufacturera. COMPRAS: La gestión de compras tiene como objetivo la adquisición de materiales, suministros y servicios necesarios para el desarrollo de la actividad del Ente. Este proceso tiene dos efectos contables; el registro de un activo (adquisiciones de bienes o servicios productivos), o de un gasto (servicios no productivos) y la contabilización de la correspondiente deuda con el proveedor. Las transacciones de compras incluyen la orden de compra, el reporte de recepción y la factura del proveedor. Estos dopcumentos respaldan la preparación de una cuenta por pagar y, finalmente, la expedición de un cheque por la cantidad adecuada. La contabilización de las compras y su documentación proporciona evidencia de que las mercancías fueron efectivamente adquiridas. CUENTAS POR PAGAR: Cuentas por pagar es el término que usualmente se utiliza para describir cantidades específicas que se originan por adquisiciones de bienes y servicios. Representan por ello cantidades que deben en una cuenta corriente a proveedores de materia prima, mercadería u otros abastecimientos, que se documentan con las facturas de los respectivos proveedores. Pero el término se usa también con amplitud, para abarcar no sólo los saldos a favor de los proveedores, sino además las cantidades que con frecuencia se conocen como gastos o pasivos acumulados o devengados. Auditoría de las existencias Desde el punto de vista de la auditoría, la cifra de almacén es la partida mas importante del balance en las empresas industriales: Por su volumen económico

3 Por su repercusión en la cuenta de resultados. Por su repercusión financiera. Objetivos de la auditoría Los objetivos de la auditoría en este terreno son los siguientes: Comprobar la exactitud y fiabilidad de las unidades físicas recogidas en el balance: Recuento físico periódico. inventario permanente. Comprobar la exactitud y fiabilidad de la valoración de las existencias y la uniformidad de dicha valoración. Materias primas y auxiliares. Productos en curso productos acabados. Verificar la obsolescencia de las existencias y la adecuación de la previsión al respecto. Comprobar si la existencias son propiedad de la empresa y determinar : Existencias de la empresa en poder de terceros. Existencias de terceros en poder de la empresa. existencias en tránsito. Comprobar los cortes entre las distintas fases: Entradas. Producción. Salidas. Verificar si las medidas de control interno y los procedimientos administrativos funcionan correctamente. Verificar si la cobertura de los seguros de las existencias es adecuada. Control de las unidades físicas El recuento físico como norma de auditoría. Cuando las unidades físicas se determinan por medio de un recuento físico realizado al cierre del ejercicio, es necesario que el auditor esté presente. Así por medio de la observación y de pruebas y consultas apropiadas se satisfará - 3 -

4 de la eficacia de los métodos empleados en la realización del inventario, del grado de fiabilidad de las cantidades y del estado físico de las existencias. Si la empresa lleva el sistema de inventario permanente y lo verifican periódicamente con recuentos físicos, los procedimientos de comprobación del auditor podrán llevarse a cabo durante el ejercicio o con posteridad al cierre del balance. Como realiza la empresa el recuento físico. La empresa debe emitir instrucciones acerca de la forma de realizar el recuento, para que los empleados que lo hagan conozcan bien los procedimientos y el objeto del mismo. Se suelen tener en cuenta unas normas básicas para este recuento: Nombramiento de un empleado que dirija personalmente el recuento físico. Debería de haber dos encargados de contar las existencias y uno de ellos debería ser ajeno al almacén. Hay que usar fichas o listas numeradas correlativamente con anterioridad. Los contadores deberán de firmar cada lista o ficha. Se tiene que nombra a un equipo de control para revisar el recuento. Las listas se darán directamente del empleado que hace el recuento al encargado del mismo. Los auditores tiene que estar informados antes de que se haga el recuento. Toda mercancía recibida o vendida durante el inventario debe consignarse. Como realiza el auditor el recuento físico. Trabajo previo al recuento: Obtener una relación de las distintas clases de mercaderías y el lugar donde se encuentran. Obtener una copia de las instrucciones emitidas por la empresa para llevar acabo el inventario. Obtener una relación de los almacenes y de los almacenistas responsables. Trabajo en la observación del recuento: En caso de presencia parcial, presenciar el comienzo y el final del recuento. Al comenzar el recuento, anotar: - 4 -

5 Observar el trabajo de los contadores, indicando si lo han realizado de forma eficiente. Observar el trabajo realizado por los grupos de control y efectuar algunas comprobaciones para asegurarse de la fiabilidad del recuento. c) inventarios rotativos: Inspeccionar los inventarios rotativos efectuados por la empresa durante el año. Determinar la cobertura de los inventarios rotativos. Ver la importancia de los errores y de las diferencias encontradas. Hacer algunas comprobaciones al momento actual. Aspectos generales: Hay que inspeccionar los almacenes para determinar: La seguridad de los mismos. - Almacenamiento ordenado y racional. - Facilidad de recuento. - Mercaderías de poco movimiento. - Procedimientos de devoluciones. - Control de calidad