INGUAT División Administrativa, Departamento Administrativo Sección de Almacén General Procedimiento de control de existencias (stock)

Transcripción

1 Página 1 de 6 0. Índice 1. Objetivos 2. Alcance 3. Definiciones 4. Documentos de referencia 5. Responsabilidades 6. Frecuencia 7. Desarrollo 8. Registros 9. Anexos 10. Lista de distribución Control de Cambios Revisión Fecha Modificaciones Revisado por: Nery Pineda Autorizado por: Licda. Emy Morales Aprobado por: Roberto Robles Cargo: Cargo: Jefe Depto. Administrativo Cargo: Director Fecha: Fecha: Fecha: Firma Firma Firma

2 Página 2 de 6 1. Objetivo 1.1 Describir los pasos necesarios para realizar inventario sobre el control de existencias de bienes, materiales y/o suministros en la. 2. Alcance 2.1 Aplica al personal de la del INGUAT. 2.2 Aplica a Auditoria Interna del INGUAT, cuando sea requerido por Dirección o por su propia planificación. 3. Definiciones 3.1 Inventario de Almacén: recuento ordenado de los bienes, materiales y suministros almacenados. 3.2 Toma física de inventario: conteo de bienes, materiales y suministros existentes en bodega. 3.3 Sistema Centurión: aplicación contable del movimiento de productos en forma electrónica. 4. Documentos de referencia 4.1 Normas Generales de Control Interno Gubernamental. Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas. Norma: 1.4, 1.6 y Acuerdo de Dirección de fecha 30 de mayo 2005 Unificación de la Sección de Almacén a cargo del Departamento Administrativo. 4.3 Acuerdo de Dirección de fecha 15 de enero de 2009, Gestión Administrativa Financiera. 5. Responsabilidades 5.1 : basado en el plan mensual de control de inventarios, asignar al personal que hará la toma física de inventario. Apoyar durante el conteo físico y anotar cualquier observación. Confrontar y verificar existencias de inventario contra tarjetas kardex generadas por el Sistema Centurión. Autorizar el informe de existencias, firmarlo y trasladarlo a la jefatura del Departamento Administrativo. Gestionar la autorización de las tarjetas kardex ante la Contraloría General de Cuentas. 5.2 Auxiliar de Almacén: emitir listados previo a efectuar el conteo físico de existencias de bienes, materiales y suministros de la. Entregar una copia a cada uno de los que practican la toma física. Participar en el conteo físico de inventario. Elaborar los informes respectivos. 5.3 Jefe del Departamento Administrativo: aprobar los informes y realizar las acciones correspondientes. 6. Frecuencia 6.1 Semanal para el inventario de productos selectivos y mensual para entrega de informe de control de existencias para el Jefe del Departamento Administrativo.

3 Página 3 de 6 7. Desarrollo No. Actividad Responsable Registro 7.1 Basado en el plan mensual de control de inventarios, asignar al personal que hará la toma física de inventario. 7.2 Requerir al Auxiliar de Almacén los listados de existencias. 7.3 Emitir listados de existencias y entregar una copia a cada uno de los responsables de la toma física de inventario. 7.4 Realizar el inventario físico de bienes, materiales y suministros. 7.5 Durante la toma física de inventario, anotar cualquier observación que se vaya detectando durante el conteo. 7.6 Confrontar y verificar existencias de inventario contra tarjetas kardex generadas por el Sistema Centurión. 7.7 Documentar las diferencias detectadas entre el listado de existencias y el inventario físico. 7.8 Elaborar informe de control de existencias al 7.9 Autorizar el informe de control de existencias generado por el Auxiliar Emitir informe de control de existencias al Jefe del Departamento Administrativo, basado en informes que fueron generados por los Auxiliares del Almacén General Aprobar los informes y realizar las acciones correspondientes. Auxiliar de Almacén Jefe y Auxiliar de Almacén Jefe y/o Auxiliar de Almacén Auxiliar de Almacén Jefe del Departamento Administrativo Listado de existencias al momento de anexo 10.1 generarlo Listado de existencias al momento de anexo 10.1 generarlo Listado de existencias al momento de anexo 10.1 generarlo Informe de control de existencias Informe de control de existencias

4 Página 4 de 6 8. Registros 8.1 Listado de existencias. 8.2 Informe de control de existencias. 9. Lista de distribución del procedimiento TIPO DE COPIA Electrónica Papel Dirección X X Auditoria Interna X X División Administrativa X X Departamento Administrativo X X X X Departamento Financiero X X Unidad de Información Pública X X Firma de recibido 10. Anexos 10.1 Listado de existencias al momento de generarlo

5 Página 5 de Diagrama de flujo para el control de existencias. Empleado/ grupo de trabajo Nombre de la etapa Auxiliar de Almacén Jefe del Departamento Administrativo Basado en el plan mensual, asignar personal para la toma física de inventario Requerir listados de existencias al Auxiliar de Almacén Emitir listado de existencias y dar una copia a los que hacen el conteo físico Realizar la toma física de inventario Durante la toma física, anotar cualquier observación que se vaya detectando Confrontar y verificar existencias de inventario contra tarjetas kardex Documentar las diferencias detectadas Elaborar informe de control de existencias al Jefe del Almacén General Autorizar informe de control de existencias generados por el Auxiliar Emitir informe de control de existencias al Jefe del Departamento Administrativo, basado en los informes de los auxiliares Aprobar el informe y realizar las acciones correspondientes.

6 Página 6 de Nomenclatura en la simbología Realización de una actividad en el proceso Inicio o fin del proceso Verificación de una etapa del proceso Verificación y realización de una actividad en una etapa del proceso