UNIDAD 2 CREAR UNA BASE DE DATOS

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1 UNIDAD 2 CREAR UNA BASE DE DATOS

2 CREAR UNA BASE DE DATOS Una base de datos es un conjunto de objetos (tablas, consultas, formularios, informes, etc.) que interactúan para lograr una administración eficiente de la información. A continuación observará el diseño de la base de datos que creará en este curso: Tabla Estudiantes Campos Tipo Tamaño CodEstudiante Texto 3 NombreEstudiante Texto 30 Tabla Resultados Campos Tipo Tamaño CodEstudiante Texto 3 CodAsignatura Texto 2 Valoración Numérico 3 Tabla Asignaturas Campos Tipo Tamaño CodAsignatura Texto 2 NombreAsignatura Texto 40 Logro Memo -- Salón Texto 2 Primeros pasos Para crear una base de datos nueva realice el siguiente procedimiento, Inicio - Todos los programas - Microsoft Office - Microsoft Office Access:

3 Seleccione la opción Crear un archivo nuevo... En esta nueva ventana en la parte derecha selecciones la opción Base de datos en blanco... Aparece la ventana Archivo nueva base de datos. Aquí debe seleccionar el lugar en donde guardará el archivo. Asígnele su nombre y apellido.

4 Al presionar el botón crear obtendrá la siguiente ventana: En esta ventana puede crear las tablas, consultas, formularios e informes de la base de datos.. Cierre la ventana de la base de datos Abrir una base de datos existente Cuando quiera abrir una base de datos existente puede seleccionarla del panel de tareas Inicio en el área Abrir, allí se encuentran los accesos a las últimas bases de datos que se han utilizado. También puede acceder por el menú Archivo - Abrir y ubicar el archivo como se realiza en las demás aplicaciones de Microsoft Office. TABLAS Y RELACIONES Las tablas son la estructura fundamental de una base de datos, su definición y el tipo de datos que almacenará es una de las fase más importantes en el diseño de estas. Una tabla puede crearse de tres maneras diferentes: Vista Hoja de datos, Vista Diseño y Asistente para tablas. Crear una tabla en Vista Hoja de datos Creará una tabla con nombre Estudiantes y constará de dos campos CodEstudiante y Apellido. Abra su base de datos:

5 Seleccione la opción Tablas (aunque esta es la primera que aparece como predefinida). De clic en el botón Nuevo. Seleccione la opción Vista Hoja de datos y presione Aceptar. Aparece la ventana Tabla1 : Tabla. De doble clic sobre el encabezado Campo1 y escriba CodEstudiante, de doble clic sobre Campo2 y escriba Apellido. Presione Enter.

6 Escriba la siguiente información en la tabla: Cierre la ventana Tabla1 : Tabla Aparece un mensaje preguntando si desea guardar los cambios: Seleccione Sí. En el área Nombre de la tabla escriba Estudiantes. De clic en Aceptar. Preguntan por la clave principal; oprima No (puede dejar la tabla sin esta clave).

7 La nueva tabla aparece en la opción Tablas de la ventana Base de datos. Modificar el diseño de una tabla Una tabla puede modificarse para agregar, eliminar o cambiar las propiedades de los campos. Esto lo puede realizar por medio del botón Diseño. Seleccione la tabla Estudiantes y de clic en el botón Diseño: Opción genral Aparece la ventana Estudiantes : Tabla. En la casilla Tipo de datos del campo CodEstudiante seleccione Texto (utilizando la lista desplegable). En Tamaño del campo de la opción General digite 3. Cierre la ventana.y de clic en Sí cuando pregunten por guardar los cambios. Nuevamente queda en la ventana Base de datos. Crear una clave principal La clave principal además de utilizarse para ordenar los campos, también se utiliza para establecer las relaciones entre las tablas de la base de datos. En la ventana base de datos seleccione la tabla Estudiantes y presione el botón Diseño.

8 Seleccione el campo que desea como clave principal (CodEstudiante) y vaya al menú Edición - Clave principal o presione el botón Clave principal de la barra de Formato La clave principal ha sido asignada. Cierre la ventana Estudiantes : Tabla. Presione Sí.

9 Crear una tabla en vista Diseño Creará una tabla con nombre Asignaturas y con los campos CodAsignatura, NombreAsignatura, Logro y Salón. En el modo de diseño puede definir las propiedades de los campos antes de introducir información en la tabla. En la ventana Base de datos de clic en el botón nuevo. En el cuadro de diálogo Nueva tabla seleccione Vista Diseño y termine con Aceptar. En la primera casilla de lacolumna Nombre de campo escriba CodAsignatura y en Tipo de datos selecione Texto, en el área Tamaño del Campo escriba 3.

10 En la segunda casilla de lacolumna Nombre de campo escriba Salón, en Tipo de datos selecione Texto y en el área Tamaño del Campo escriba 2. En la tecera casilla de lacolumna Nombre de campo escriba NombreAsignatura, en Tipo de datos selecione Texto y en el área Tamaño del Campo escriba 20. En la cuarta casilla de lacolumna Nombre de campo escriba Logro, en Tipo de datos selecione Memo y en el área Permitir longitud cero seleccione No de la lista desplegable

11 Para establecer la clave principal seleccione el campo CodAsignatura y de clic en el botón Clave principal de la barra de herramientas Estándar: Botón Clave principal Cierre la ventana y en el cuadro de diálogo que aparece de clic en Sí. Guarde la tabla con nombre Asignaturas. Termine con Aceptar. La ventana Base de datos muestra la nueva tabla Realice la siguiente tabla en vista diseño:

12 En los campos CodEstudiante y CodAsignatura asigne Texto y como Tamaño de campo 3 y 3 respectivamente. En el campo Porcentaje como tamaño del campo seleccione Simple de la lista desplegable, en Formato seleccione Porcentaje y en Lugares decimales seleccione 0. Seleccione al mismo tiempo los campos CodEstudiante y CodAsignatura presionando sin soltar la tecla Ctrl. Seleccione la opción Clave principal en el menú Edición ó en el icono de la Barra de formato Loos dos campos aparecen marcados con el icono de clave principal. Cierre la ventana.

13 Presione el botón Sí. En la ventana Base de datos aparece la tabla Resultados. Introducir datos en una tabla Una vez creado el diseño de la tabla y definidos los campos puede comenzar a introducir los datos en Vista Hoja de datos. Seleccione la tabla Asignaturas y de clic en la opción Abrir de la ventana.

14 En la ventana Asignaturas : Tabla introduzca los datos que aquí aparecen utilizando las teclas de desplazamiento para cambiar de celda. Cierre la ventana y presione el botón Sí para guardar los cambios. Relaciones entre tablas La relación entre tablas consiste en vincularlas por medio de un campo común y estas relaciones pueden ser uno a uno, uno a varios o varios a varios. Para visualizar las relaciones de la base de datos vaya al menú Herramientas - Relaciones o seleccione el botón Relaciones de la barra de herramientas Formato. Botón Realciones Aquí puede escoger las tablas que se utilizarán para las relaciones. Seleccione Asignaturas y presione Agregar. Realice lo mismo con la tabla Resultados y finalice con la tabla Estudiantes. Presione el botón Cerrar y cierre también la ventana Relaciones. Las tablas aparecen en la ventana Relaciones.

15 Vaya al menú Relaciones - Modificar relación... En la ventana Modificar relaciones presione el botón Crear nueva... Realice las operaciones que ve en este cuadro y presione Aceptar. En el cuadro Modificar relaciones presione en Crear. La relación aparece en la ventana Relaciones. Utilizando las operaciones anteriores, relacione los campos CodEstudiante de las tablas Resultados y Estudiantes. Este debe ser el resultado

16 ACTIVIDAD 1. Cree las siguientes tablas en la base de datos que viene trabajando y establezca relaciones (determine con que otras tablas de la base de datos se pueden relacionar): 2. Tamaño de los campos: Docentes Salarios CodDocente: 3 CodDocente: 3 NombreDocente: 20 Salario: Formato Número general ApellidoDocente: 15 Deducciones: Formato Número general Asignatura: Las tablas deben tener los siguientes datos:

17 OPERACIONES CON CAMPOS Y REGISTROS Recuerde que las columnas de una tabla se denominan Campos y las filas representan los Registros. En esencia, un registro es la información que se consigna en una fila sobre algo ó alguien en particular. Agregar registros a una tabla Esta es una operación que tendrá que realizar permanentemente. A continuación incluirá algunos registros en la tabla Resultados de su base de datos: Presione el botón Abrir. Escriba la información que aparece en la tabla. Puede utilizar la tecla Tab para desplazarse por las celdas. Eliminar registros a una tabla Los registros se pueden eliminar fácilmente, en este ejemplo borrará el último registro de la tabla Resultados.

18 Seleccione el registro y presione la tecla Supr del teclado. Presione Sí. El registro ha sido eliminado. Para desplazarse por los registros puede utilizar las teclas de desplazamiento del teclado o los controles de navegación ubicados en la parte inferior de la ventana de la tabla.

19 Buscar registros Access de Microsoft Office permite realizar búsquedas de registros específicos en una tabla de manera rápida y precisa. Como ejemplo usted buscará el registro del estudiante que obtuvo el 80 % en una asignatura: Seleccione el campo Porcentaje. Vaya al menú Edición - Buscar... En la casilla Buscar de esta ventana escriba 50% y presione el botón Buscar siguiente. El registro correspondiente aparecerá seleccionado. Cierre el cuadro de diálogo.

20 Reemplazar un registro En ocasiones se necesita cambiar el valor de un registro. Seleccione nuevamente el campo Porcentaje y vaya al menú Edición - Reemplazar: En la casilla Buscar escriba 50%, en Reemplazar por Escriba 47%. Presione el botón Reemplazar todos. Presione la opción Sí y cierre el cuadro de diálogo. El registro ha sido reemplazado. Ordenar registros Los registros de una tabla pueden ordenarse de forma ascendente o descendente. En el siguiente ejemplo ordenará los registros de la tabla Resultados de manera descendente por el campo Porcentaje.

21 Seleccione la columna Porcentaje y vaya al menú Registros - Ordenar - Orden descendente Los registros del campo Porcentaje aparecen ordenados en forma descendente. Filtrar registros Un filtro son criterios y condiciones que se aplican a un conjunto de datos con el fin de mostrar varios registros en particular. En el siguiente ejemplo aplicará un filtro a la tabla Resultados que mostrará solo los porcentajes superiores a 79%. Vaya al menú Registros - Filtro - Filtro u orden avanzado...

22 Aparece la ventana ResultadosFiltro1. En la casillacampo debe seleccionar Puntaje, en Orden selecciones Ascendente y en Criterios digite >0,79. Seleccione ahora la opción Filtro - Aplicar filtro u ordenar: Aparecen los registros que cumplen la condición. Vaya al menú Registros - Quitar filtro u orden para eliminar el filtro. Nuevamente aparecen todos los registros.

23 Filtros por selección Este filtro utiliza el valor de un campo y muestra solamente los registros que contienen dicho valor. Como ejemplo creará un filtro que muestre las asignaturas y el porcentaje del estudiante con código 0001: Seleccione el valor para utilizar el filtro (en este caso 001 del campo CodEstudiante). En el menú Registros escoja la opción Filtro - Filtro por selección. La tabla muestra solamente los registros del estudiante cuyo código es 001. Seleccione el menú Registros - Quitar filtro u orden. Se visualizan nuevamente todos los registros.

24 Filtro por formulario Este filtro nos permite seleccionar las opciones por medio de ventanas desplegables. Como ejemplo, creará un filtro que visualice los porcentajes y los códigos de los estudiantes que cursan la asignatura 002. Vaya al menú Registros - Filtro - Filtro por formulario: La tabla queda de esta forma. (Si parece un valor en alguna celda, bórrelo!). Despliegue la lista de la columna CodAsignatura y seleccióne 002. Vaya ahora al menú Filtro - Aplicar filtro u ordenar: La tabla muestra los registros que contienen la asignatura con código 002.

25 Vaya al menú Registros - Quitar filtro u orden, para que aparezcan nuevamente todos los registro: Cierre la ventana Resultados: Tabla y guarde los cambios (Sí). Actividad I. 1. Agregue a la tabla Resultados el registro con CodEstudiante 004, CodAsignatura 002 y Porcentaje 38%. 2. Busque el registro con porcentaje 45%. 3. Ordene la tabla por el campo Porcentaje en orden descendente. 4. Cree un filtro que muestre los registros del estudiante con código 003. II. 1. En la tabla docentes filtre los registros de los docentes cuyo nombre empiecen por G. 2. Filtro los docentes que trabajan en el área de Tecnología. 3. Ordene alfabéticamente por el campo ApellidoDocente. 4. Utilizando la herramienta Reemplazar (vista en este tema), reemplace el nombre de José por el de José Manuel, Matemáticas por Álgebra y Tecnología por Tecnología e Informática.