REGLAMENTO DE CAJA MENUDA

Transcripción

1 REGLAMENTO DE CAJA MENUDA El fondo de Caja Menuda se estableció para hacerle frente a todos aquellos gastos, compras o contingencias, que por su naturaleza, requieren del desembolso de forma rápida y efectiva. Todo esto se contempla de acuerdo a la urgencia del mismo. La persona encargada de manejar este fondo es la Secretario de los Cuerpos Directivos y en su ausencia quien la Gerencia designe, el custodio no puede ser funcionario del Departamento de Contabilidad. A. DESEMBOLSO: La reglamentación para realizar los pagos deben estar marcado mediante los siguientes parámetros: El desembolso máximo debe ser de B/.50.00, con la excepción de lo aprobado por la Junta de Directores. Cada recibo de desembolso deberá estar acompañado de su respectiva sustentación Las aprobaciones de los desembolsos deberán ser autorizadas la Gerencia Administrativa o la Contadora. Si al momento del desembolso no se conociera el gasto exacto, la persona encargada del fondo deberá confeccionar un formulario provisional que también deberá ser autorizado por las autoridades mencionadas en el punto anterior. B. COMPROBANTE DE GASTOS: Para mantener el control sobre los desembolsos es necesario que la persona responsable del fondo llene ciertos formularios o comprobantes que sustente la utilización del gasto: 1. Comprobante de Caja (Ver anexo A) En este comprobante se detalla lo siguiente: Fecha de Confección Suma Recibida (letra y número) El concepto de la compra Persona que confecciona el comprobante Persona que autoriza el desembolso Persona que recibe el dinero 2. Comprobante provisional (Ver Anexo B) Este comprobante detalla lo siguiente: Número del comprobante Fecha de confección Suma recibida (letra y número) 1 de 6

2 Concepto de la compra Persona que autoriza el desembolso Persona que recibe el dinero C. REEMBOLSO A CAJA MENUDA: Los reembolsos de este fondo deben efectuarse dependiendo de su liquidez y considerando el último de cada mes utilizando para ello el formulario de reembolso de caja menuda. Se tendrá un máximo inicial de B/ en este fondo. Esta cantidad podrá ser modificada mediante resolución de Junta de Directores según se estime necesario. 1. Formulario de reembolso de Caja Menuda (Ver Anexo C) En este formulario se detalla lo siguiente: Fecha de Confección Detalle de los Números de comprobantes Detalle de los gastos Monto Unitario de las compras (por comprobantes) Total de Valor a reembolsar. Formulario de Arqueo de Caja D. ARQUEO DE LA CAJA MENUDA El Arqueo de la Caja Menuda se hará en cualquier momento cuando así lo determine el Gerente Administrativo o La Junta de Vigilancia con el fin de verificar el debido manejo de la misma. 1. Formulario de Arqueo de la Caja Menuda (Ver Anexo D) En este formulario se detalla lo siguiente: Fecha de Confección Fondo de la Caja Denominaciones en BilletesMonedas y Cheques Total de Dinero en Caja Aprobado en Junta de Directores el día 25 de Septiembre Benito Martinez B. Presidente Roderick E. Lee Secretario 2 de 6

3 (ANEXO A) COOPERATIVA PRACTICOS DEL CANAL, R. L. COMPROBANTE DE CAJA MENUDA No de de 20 Recibí la suma de B/. (Cantidad en letras) En concepto de Preparado por: Vo. Bo.: RECIBIDO POR 3 de 6

4 Comp. (ANEXO B) COOPERATIVA DE PRACTICOS DEL CANAL, R. L. REEMBOLSO DE CAJA MENUDA Fecha: Fecha No. D M A Nombre Detalle Valor 4 de 6

5 TOTAL Solicitado Por Recibido Por Aprobado Por: Verificado Por Auditoria Interna (ANEXSO C) COOPERATIVA PRÁCTICOS DEL CANAL, R. L. Entrada y Salida de Caja Menuda Fecha Entrada Salida Saldo 5 de 6

6 Verificado por: 6 de 6