GOBIERNO MUNICIPAL DE GUADALUPE, N.L. SECRETARÍA DE CONTRALORÍA

Transcripción

1 ÍNDICE Página I. INTRODUCCIÓN 2 II. OBJETIVO, ALCANCE Y MARCO JURÍDICO 3 III. ORGANIGRAMA 4 S.F.T.D.E-1 Director de Egresos 5 S.F.T.D.E.-1.1 Asistente 7 S.F.T.D.E.-1.2 Mensajero 8 S.F.T.D.E.-1.3 Coordinador de Control Presupuestal 9 S.F.T.D.E Auxiliar de Control Presupuestal 10 S.F.T.D.E.-1.4 Responsable de Cuentas por Pagar 11 S.F.T.D.E Auxiliar de Cuentas por Pagar 12 S.F.T.D.E.-1.5 Responsable de Elaboración de Cheques 13 Pág. 1

2 I. INTRODUCCIÓN Las circunstancias que rodean las actividades que llevan a cabo las Dependencias Municipales hacen que la definición de la Estructura Orgánica y la segregación de funciones para cumplir con dichas actividades sea de gran apoyo e importancia. La Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo en uso de las facultades que le confiere el Artículo 26 fracción III del Reglamento Orgánico de la Administración Pública del Municipio de Guadalupe, Nuevo León establece el presente Manual de Organización, en el cual se establece la Estructura Orgánica adoptada por la Dirección de Egresos y las Funciones correspondientes a cada uno de los puestos que la integran. El propósito de establecer una Estructura Orgánica es definir gráficamente los niveles de autoridad y responsabilidad, así mismo señalar las jerarquías y áreas de responsabilidad derivadas de dichos niveles. Por lo anterior es importante mencionar que la descripción de las Funciones de los puestos que conforman la Estructura Orgánica nos ayudan a señalar de forma clara y precisa la responsabilidad, autoridad e interrelación de cada uno de los puestos y a evitar la duplicidad de funciones. Así mismo cabe destacar que será responsabilidad del Director de Egresos y los Coordinadores a su cargo la vigilancia del cumplimiento de las funciones establecidas en el presente documento, el cual sólo podrá ser facilitado a personas ajenas a ésta Dirección cuando exista una autorización expresa del Director de ésta Dependencia. Toda modificación que se pretenda realizar al contenido del presente Manual deberá notificarse por escrito a la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo para su validación y documentación correspondiente y bajo ningún concepto, salvo autorización expresa del Director de Egresos, el Manual podrá ser facilitado a personas ajenas a esta Dirección. Pág. 2

3 MANUAL DE ORGANIZACIÓN II. OBJETIVO, ALCANCE Y MARCO JURÍDICO OBJETIVO Los objetivos del presente Manual de Organización son: Mostrar gráficamente las líneas de autoridad y de dependencia de cada uno de los puestos que integran la estructura adoptada en la Dirección de Egresos. Documentar las funciones generales y específicas de los puestos que integran la Dirección de Egresos. Facilitar la inducción y capacitación del personal de nuevo ingreso en cuanto a sus funciones. Proporcionar información que sirva de base para evaluar la eficiencia del personal en el cumplimiento de sus funciones específicas. Determinar las responsabilidades del Servidor Público en el ejercicio de su función, procurando que su desempeño sea legal, honrado, leal, imparcial y eficiente. ALCANCE El presente Manual y las funciones descritas en él son aplicables y de observancia, en el grado que le corresponde a cada puesto, para todo aquel Servidor Público que desempeñe las actividades descritas en el mismo. MARCO JURÍDICO Ley Orgánica de la Administración Pública Municipal. Ley de la Contaduría Mayor de Hacienda del Estado de Nuevo León. Código Fiscal de la Federación. Reglamento Orgánico de la Administración Pública del Municipio de Guadalupe, Nuevo León. Reglamento sobre las Bases Generales para las Finanzas Públicas del Municipio de Guadalupe, Nuevo León. Pág. 3

4 MANUAL DE ORGANIZACIÓN III. ORGANIGRAMA ASISTENTE MENSAJERO COORDINADOR DE CONTROL PRESUPUESTAL RESPONSABLE DE CUENTAS POR PAGAR AUXILIAR DE CONTROL, PRESUPUESTAL (2) AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR RESPONSABLE DE ELABORACIÓN DE CHEQUES DIRECTOR DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA SECRETARIO DE FINANZAS Y TESORERO MUNICIPAL SECRETARIO DE CONTRALORÍA Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO Pág. 4

5 S.F.T.D.E.-1 SECRETARIO DE FINANZAS Y TESORERO MUNICIPAL ASISTENTE MENSAJERO COORDINADOR DE CONTROL PRESUPUESTAL RESPONSABLE DE CUENTAS POR PAGAR RESPONSABLE DE ELABORACIÓN DE CHEQUES 1. Establecer y vigilar el cumplimiento de objetivos, planes de operación, acciones y lineamientos dirigidos a mantener el buen funcionamiento de la Dirección de Egresos. 2. Planear, dirigir, jerarquizar y supervisar las actividades relacionadas con todas las erogaciones que se efectúen en la Administración Municipal. 3. Planear, programar e integrar sistemas y procedimientos para el registro oportuno y adecuado de los asuntos financieros del Municipio. 4. Ejercer y controlar el presupuesto de egresos y efectuar los pagos correspondientes de acuerdo con los programas y presupuestos autorizados. 5. Supervisar y controlar mecanismos que permitan el óptimo manejo del presupuesto asignado a cada una de las Dependencias. 6. Organizar, supervisar y revisar la elaboración de estadísticas financieras de la Administración Municipal. 7. Verificar y autorizar el trámite de Órdenes de Pago, Solicitudes de Cheque, Comprobaciones de Gastos y reposiciones de caja chica que se generan en las Dependencias Municipales. 8. Intervenir en la gestión de créditos con la banca comercial y de desarrollo por parte del Municipio, así como en todos los asuntos y actividades financieras del Municipio con las instituciones bancarias. 9. Elaborar y presentar mensualmente o cuando así se requiera ante el Tesorero Municipal un informe de las actividades desarrolladas en la Dirección. Pág. 5

6 MANUAL DE ORGANIZACIÓN 10. Revisar y en su caso, autorizar la documentación administrativa que se genere en la Dirección. 11. Atender y dar cumplimiento a todas aquellas disposiciones fiscales vigentes del servicio de administración tributaria que afecten al Municipio. 12. Vigilar que las actividades de la Dependencia a su cargo se desarrollen dentro del Marco Jurídico que rige la función de la misma. 13. Controlar, verificar y supervisar el uso eficiente de los recursos financieros y materiales asignados a la Dirección para el cumplimiento de su función. 14. Supervisar que el personal a su cargo cumpla con las funciones que tienen asignadas para la óptima operación de la Dirección de Egresos. 15. Realizar todas las demás funciones que por sus características le correspondan. Pág. 6

7 S.F.T.D.E.-1.1 ASISTENTE NADIE 1. Llevar el registro y control de las llamadas telefónicas y mensajes que recibe y realiza el Director, así como canalizarlas con quien corresponda cuando así se requiera y/o lo indique el Director. 2. Recibir los oficios y demás documentación enviada por las Dependencias y turnarlos para su análisis al Director o canalizarlos a quien corresponda, y en caso de ser necesario, elaborar oficios de contestación en base a lo que establezca el Director. 3. Organizar y clasificar la documentación de la Dirección, archivándola de manera que facilite su localización cuando así se requiera. 4. Programar, registrar y actualizar, en coordinación con el Director, la agenda de los asuntos, eventos y citas de éste, así como informarle y ponerle al tanto de los mismos. 5. Elaborar diariamente la relación de saldos bancarios contable y real. 6. Llevar a cabo la entrega de los cheques de caja chica a los titulares de las Dependencias que lo tengan asignado. 7. Elaborar el reporte quincenal de incidencias del personal de Dirección de Egresos. 8. Elaborar mensualmente las requisiciones de material de papelería y artículos varios, controlando el adecuado suministro al personal de la Dirección para el mejor aprovechamiento. 9. Recopilar la información correspondiente para la elaboración de los reportes mensuales y tetramestrales de las actividades realizadas por ésta Dirección. 10. Brindar apoyo a las demás áreas de la Dirección cuando así se requiera. 11. Realizar todas las demás funciones que por sus características le correspondan. Pág. 7

8 S.F.T.D.E.-1.2 MENSAJERO NADIE 1. Realizar la entrega de oficios y demás documentación generada por la Dirección de Egresos, a las distintas Dependencias, hacia las que va dirigida, llevando un control de la correspondencia entregada. 2. Mantener en condiciones de operación, limpio y aseado el vehículo oficial asignado para su función, verificando los distintos indicadores y mecanismos del mismo, así como reportar cualquier anomalía presentada para solicitar el mantenimiento preventivo o correctivo al mismo. 3. Llevar el control del consumo de combustible del vehículo oficial asignado para su función a través de un reporte. 4. Realizar todas las demás funciones que por sus características le correspondan. Pág. 8

9 S.F.T.D.E.-1.3 COORDINADOR DE CONTROL PRESUPUESTAL AUXILIAR DE CONTROL PRESUPUESTAL (2) 1. Participar en forma conjunta con el Director en la elaboración del Presupuesto Anual de Egresos de la Administración Municipal, así como en las modificaciones del mismo. 2. Elaborar la conciliación de cifras para el cierre financiero mensual en coordinación con la Dirección de Contabilidad. 3. Elaborar y enviar mensualmente el reporte del presupuesto operativo y el presupuesto calendarizado a las Dependencias. 4. Revisar y autorizar las solicitudes de cheque por el concepto de gastos a posterior comprobación recibidas de las Dependencias así como su control de acuerdo a los vencimientos establecidos. 5. Supervisar y mantener el control diario de los fondos fijos asignados a las Dependencias así como la reposición correspondiente. 6. Analizar el gasto ejercido en conjunto con los Coordinadores Administrativos de cada Secretaría para detectar la falta o excedente de presupuesto en las cuentas del gasto corriente para que realicen los traspasos correspondientes. 7. Autorizar las requisiciones y órdenes de compra que no cuenten con suficiencia presupuestaria para su trámite correspondiente. 8. Desafectar de los sistemas de adquisiciones y presupuestos las órdenes de compra cuyo trámite se cancele. 9. Modificar el presupuesto calendarizado de acuerdo a los cambios autorizados por el R. Ayuntamiento (modificaciones, ampliaciones, disminuciones, etc.). 10. Preparar y entregar información y/o reportes de presupuesto operativo y calendarizado que soliciten las Dependencias. 11. Realizar todas las demás funciones que por sus características le correspondan. Pág. 9

10 S.F.T.D.E AUXILIAR DE CONTROL PRESUPUESTAL (2) COORDINADOR DE CONTROL PRESUPUESTAL NADIE 1. Revisar que las reposiciones de fondos fijos y solicitudes de cheque estén elaborados correctamente y cuenten con los soportes correspondientes. 2. Capturar las Órdenes de Pago, reposiciones de fondos fijos y solicitudes de cheques que se autoricen de acuerdo al folio consecutivo correspondiente. 3. Solicitar a las Dependencias los traspasos de presupuesto, cuando así se requieran y realizar la afectación de los mismos en el sistema de presupuestos. 4. Revisar y afectar en el sistema de presupuestos así como enviar a la Dirección de Contabilidad las comprobaciones de gastos para posterior revisión. 5. Llevar el control y registro de gastos pendientes por comprobar verificando su vencimiento. 6. Revisar las Órdenes de Compra en el sistema de presupuestos contra las facturas para verificar posibles cambios de cuenta y de importes. 7. Colaborar en la conciliación de cifras para el cierre financiero mensual en coordinación con la Dirección de Contabilidad. 8. Realizar todas las demás funciones que por sus características le correspondan. Pág. 10

11 S.F.T.D.E.-1.4 RESPONSABLE DE CUENTAS POR PAGAR AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR 1. Programar la elaboración y entrega de cheques correspondientes. 2. Llevar el control y registro de las cuentas por pagar y de los cheques expedidos. 3. Revisar la papelería correspondiente para la programación del pago 4. Preparar el cierre mensual de cuentas por pagar en coordinación con la Coordinación de Control Presupuestal. 5. Realizar todas las demás funciones que por sus características le correspondan. Pág. 11

12 S.F.T.D.E AUXILIAR DE CUENTAS POR PAGAR RESPONSABLE DE CUENTAS POR PAGAR NADIE 1. Capturar las Órdenes de Pago enviadas por las Dependencias para la programación del cheque correspondiente. 2. Verificar las fechas de vencimiento de los pagos para la elaboración de los cheques correspondientes. 3. Brindar apoyo en las actividades propias del área de cuentas por pagar. 4. Realizar todas las demás funciones que por sus características le correspondan. Pág. 12

13 S.F.T.D.E.-1.5 RESPONSABLE DE ELABORACIÓN DE CHEQUES NADIE 1. Llevar a cabo la emisión y control de cheques por reposición de caja chica, por reembolso, por comprobación de gastos y pago a Proveedores. 2. Realizar el corte diario de cheques emitidos para la afectación posterior de pólizas de cheque. 3. Elaborar diariamente el reporte de cheques emitidos, por cada Banco. 4. Realizar todas las demás funciones que por sus características le correspondan. Pág. 13