Solicitud de Compras. Bizagi Suite. Copyright 2014 Bizagi

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1 Solicitud de Compras Bizagi Suite

2 Solicitud de Compras 1 Tabla de Contenido Solicitud de Compra... 3 Modelo de Datos... 4 Elementos del proceso... 5 Crear Solicitud de Compra... 5 Autorizar Solicitud... 6 Solicitud Aprobada?... 7 Notificar Aprobación... 8 Notificar Rechazo... 8 Notificar Requerimiento de Cambio... 9 Cotizaciones... 9 Generar Orden de Compra...10 Cotizaciones Modelo de Datos...13 Elementos del proceso...13 Solicitar Cotizaciones...13 Recibir Cotizaciones...15 Seleccionar Proveedor...16 Generar Orden de Compra...18 Modelo de Datos Elementos del proceso... 20

3 Solicitud de Compras 2 Crear Orden de Compra Requiere Aprobación? Aprobar Orden Orden Aprobada? Enviar Orden de Compra a Proveedor Generar Orden y enviarla al ERP Actualizar ERP Participantes... 27

4 Solicitud de Compras 3 Solicitud de Compra Versión: 1.0 Autor: Bizagi El proceso de solicitud de compra es el procedimiento formal para la compra de bienes y servicios. El proceso empieza con la identificación de los productos o servicios que requiere un usuario. Éste los selecciona de una lista de productos ya existente. Si el producto no está en la lista se puede agregar como uno nuevo. Si la solicitud excede cierto valor necesita de la aprobación del jefe del solicitante o de otra persona con mayor nivel de autoridad. Además se puede indicar si se necesita la aprobación de los productos solicitados. Una vez que la solicitud ha sido aprobada, se piden cotizaciones a un número apropiado de posibles proveedores. Es necesario seleccionar un solo proveedor para la compra de todos los productos o servicios solicitados. El Departamento de Compras selecciona el proveedor de acuerdo a la fecha de entrega, precio y calidad. Luego se genera la orden de compra, la cual es enviada

5 Solicitud de Compras 4 al proveedor que ha sido seleccionado y por último se guarda una copia de la en el ERP de la compañía. Modelo de Datos

6 Solicitud de Compras 5 Elementos del proceso Crear Solicitud de Compra Los productos que se van a agregar a la solicitud de compra son seleccionados de una lista de productos ya existentes, si no se encuentran en ella, se ingresan a la solicitud como productos nuevos. La solicitud debe tener al menos un producto. Además el solicitante debe ingresar la información de la entrega, fecha, dirección, ciudad, y especificaciones de o de los productos, incluyendo si es necesaria la inspección de ellos. Ejecutantes Solicitante Duración 1 hora A la entrada Asignar la fecha del día y datos del usuario solicitante. Al Salir Validar la cantidad de productos en la solicitud (mínimo uno) Asignar el nivel de autoridad necesario para aprobar la solicitud Asignar el usuario creador del caso Calcular el costo estimado de la compra.

7 Solicitud de Compras 6 Formas Autorizar Solicitud El jefe del solicitante realiza la aprobación de la solicitud de compra. Ejecutantes Jefe Duración 3 horas A la entrada Adicionar un registro con los comentarios hechos durante la aprobación. Al Salir Actualizar el o los registros de la aprobación.

8 Solicitud de Compras 7 Formas Solicitud Aprobada? De acuerdo al monto total de la solicitud de compra se pueden necesitar la aprobación de personas con un mayor nivel de autoridad. Es decir, si el jefe que aprobó la solicitud por primera vez no tiene el nivel de autoridad necesaria para aprobar el monto de ésta, su jefe inmediato deberá aprobar la solicitud, y así sucesivamente. Condiciones de la Compuerta No: La solicitud de compra fue rechazada

9 Solicitud de Compras 8 Se requiere realizar Cambios: La solicitud de compra requiere cambios Requiere Aprobación Adicional: La solicitud fue aprobada Y el jefe no tiene el nivel de autoridad necesario Si: La solicitud fue aprobada Y el jefe tiene el nivel de autoridad necesario. Notificar Aprobación Enviar un correo electrónico a la persona que realizó la solicitud de compra. Ejecutantes Automático Script Estimado <PurchaseRequest.RequestedBy.fullName> Su solicitud de compra con número <RadNumber> ha sido aprobada. Usted solicito los siguientes productos: (Tabla de productos solicitados) Además se incluye todos los comentarios realizados durante el proceso de aprobación de la solicitud. (Tabla de Aprobaciones) Este correo electrónico fue generado automáticamente. Por favor no responder. Notificar Rechazo Enviar un correo electrónico a la persona que realizó la solicitud de compra. Ejecutantes Automático Script Estimado <PurchaseRequest.RequestedBy.fullName>

10 Solicitud de Compras 9 Su solicitud de compra con número <RadNumber> ha sido rechazada. Usted solicitó los siguientes productos: (Tabla de productos solicitados) Además se incluye todos los comentarios realizados durante el proceso de aprobación de la solicitud. (Tabla de aprobaciones) Este correo electrónico fue generado automáticamente. Por favor no responder. Notificar Requerimiento de Cambio Enviar un correo electrónico a la persona que realizó la solicitud de compra. Ejecutantes Automático Script Estimado <PurchaseRequest.RequestedBy.fullName> Su solicitud de compra con número <RadNumber> necesita algunos cambios. Usted solicitó los siguientes productos: (Tabla de productos solicitados) Además se incluye todos los comentarios realizados durante el proceso de aprobación de la solicitud. (Tabla de Aprobaciones) Este correo electrónico fue generado automáticamente. Por favor no responder. Cotizaciones Luego de que la solicitud de compra ha sido aprobada se debe seguir al proceso de Cotizar.

11 Solicitud de Compras 10 En éste, el departamento de compras solicita todas las cotizaciones necesarias para realizar la compra. Ejecutantes Departamento de Compras Proceso Cotizaciones Generar Orden de Compra El proceso de Generar Orden de Compra es creado luego de seleccionar al proveedor. En éste proceso, el Departamento de Compras genera la Orden de Compra. Ejecutantes Departamento de Compras Diagrama Generar Orden de Compra Proceso Orden de Compra

12 Solicitud de Compras 11 Cotizaciones Versión: 1.0 Autor: Bizagi Xpress En el proceso de Cotizar el Departamento de Compras solicita y recibe cotizaciones de diferentes proveedores. Luego, se debe seleccionar uno solo. El proveedor elegido será el encargado de suministrar los productos o servicios de la solicitud de compra.

13 Solicitud de Compras 12 Formas

14 Solicitud de Compras 13 Modelo de Datos Elementos del proceso Solicitar Cotizaciones En ésta tarea se solicita a diferentes proveedores cotizaciones de los productos o servicios requeridos. Los proveedores se escogen desde una lista. Si el proveedor no se encuentra en ella, éste debe ser agregado por un Administrador en la sesión de Admón. Ejecutantes Solicitar Cotizaciones

15 Solicitud de Compras 14 Duración 2 días A la entrada Asignar al atributo CostoTotal el valor estimado del costo total de la cotización. Al Salir Política: Estimar el número de cotizaciones necesarias para el proceso de compra. Validar si el número de cotizaciones solicitadas coincide con el número de cotizaciones necesarias para el proceso de compra. Forma

16 Solicitud de Compras 15 Recibir Cotizaciones Cada cotización recibida debe tener cierta información, por ejemplo el costo unitario, las cantidades de cada producto, la fecha de entrega y si es posible la aplicación de descuentos. El número mínimo de cotizaciones necesarias se calcula mediante una Regla de Negocio que estima el número de cotizaciones requeridas a partir del costo total de la compra. El usuario puede escoger ignorar la Regla y continuar recibiendo más cotizaciones de las necesarias. Al Entrar Adicionar en todas las cotizaciones todos los productos que se han solicitado. Al Salir Evaluar si el número de cotizaciones recibidas es igual al número de cotizaciones requeridas. Forma

17 Solicitud de Compras 16 Seleccionar Proveedor El usuario que realice la tarea debe seleccionar un proveedor. Para cada uno de ellos se muestra la fecha de entrega y el costo de la cotización. Adicionalmente, para facilitar la elección, se cuenta con la opción de asignar a cada proveedor una calificación basada en la calidad de éste. La calificación puede ser excelente, buena o mala. Ejecutantes Seleccionar Proveedor Duración 4 horas A la entrada Fijar todos los proveedores como No seleccionado Al Salir Calcular el Costo Total de la compra.

18 Solicitud de Compras 17 Forma

19 Solicitud de Compras 18 Generar Orden de Compra El Departamento de Compras genera una Orden de Compra para el proveedor, indicando el tipo, la cantidad y los precios acordados de los productos solicitados. Si la Orden de Compra debe ser aprobada por el Jefe Administrativo, el caso se envía a él. Después de que la orden es aprobada, se genera un archivo PDF y se actualiza el ERP de la compañía, además el archivo debe ser enviado a través de correo electrónico al proveedor.

20 Solicitud de Compras 19 Forma

21 Solicitud de Compras 20 Modelo de Datos Elementos del proceso Crear Orden de Compra Ingresar la información necesaria para crear la Orden de Compra, Número de Orden, Fecha de la Orden, Opción de pago, otra información como los datos del Proveedor y los Productos que se van a comprar se carga automáticamente. Ejecutantes Orden de Compra Duración 1 día

22 Solicitud de Compras 21 A la entrada Asignar a la orden de compra los datos de la cotización y del proveedor seleccionado. Al Salir Determinar si la orden requiere aprobación. Marcar la orden como no facturada. Formas

23 Solicitud de Compras 22 Requiere Aprobación? Una regla de negocios evalúa si la Orden de Compra necesita aprobación debido al costo total. Condiciones de la Compuerta Si: La orden de Compra requiere Aprobación. No: Por defecto. Aprobar Orden El jefe de compras aprueba o solicita cambios en la Orden de Compra. Ejecutantes Jefe Administrativo Duración 4 horas A la entrada Crear un registro con los comentarios de aprobación. Al Salir Actualizar los registros de aprobación. Fijar el usuario que realiza la aprobación.

24 Solicitud de Compras 23 Formas

25 Solicitud de Compras 24 Orden Aprobada? Se debe evaluar si la Orden fue aprobada por el Jefe o si ésta necesita cambios. Si se debe realizar alguna modificación, el caso debe retornar a la persona encargada de la actividad Crear Orden de Compra. Condiciones de la Compuerta Modificar Orden: La Orden de Compra necesita cambios. Si: Por defecto. Enviar Orden de Compra a Proveedor Enviar un correo electrónico al proveedor con copia al Jefe de Compras con el archivo PDF de la Orden de Compra. Ejecutantes Automático Script Estimado <Quotations.Supplier.Supplier> Hemos recibido su cotización debido a que estamos satisfechos con las condiciones, ésta ha sido seleccionada. Como archivo adjunto se encuentra la Orden de Compra. Si tiene alguna inquietud o pregunta, por favor contactarnos. Los mejores deseos Departamento de Compras Bizagi

26 Solicitud de Compras 25 Generar Orden y enviarla al ERP Una interfaz conectada con el ERP de la compañía genera la Orden de Compra en el sistema. Para más información acerca de interfaces visitar: Ejecutantes Automático Al Salir La tarea ejecuta una interfaz que actualiza el ERP de la compañía con la información de la Orden de Compra. El número del archivo es regresado por el sistema y es guardado en el atributo ERPNumeroOrdenCompra. Implementación Servicio Web Actualizar ERP Cuando la interfaz no logra actualizar correctamente el ERP de la compañía se debe realizar ésta tarea. El usuario debe actualizar el ERP manualmente. Ejecutantes Asistente de Compras Duración 4 horas

27 Solicitud de Compras 26 Formas

28 Solicitud de Compras 27 Participantes Solicitante (Entidad) Jefe (Entidad) Automático (Rol) Departamento de Compras (Entidad) Solicitar Cotizaciones (Rol) Recibir Cotizaciones (Rol) Seleccionar Proveedor (Rol) Orden de Compra (Rol) Jefe Administrativo (Entidad) Asistente de Compras (Rol)

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