La Administración Electrónica y su aplicación en la UPCT

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1 La Administración Electrónica y su aplicación en la UPCT Administración electrónica en la UPCT 1

2 Programa 1. Un poco de historia. 2. Servicios de eadmon en la UPCT. 3. Información sobre SIGM. 4. La historia se repite. Administración electrónica en la UPCT 2

3 Un poco de historia Administración electrónica en la UPCT 3

4 Hitos de la eadmon en la UPCT (I) Prehistoria: Automatrícula y (Portal desde 2008) La edad del bronce (2008): Piloto de Factura Electrónica y UPCT. La edad del hierro (2009): Abril: Firma del contrato con la ACCV (como CA de la UPCT). Desarrollo (propio) del Jun: Firmado electrónico de actas académicas (como piloto). Factura electrónica y documentos contables. La Grecia clásica (2010): Sede Electrónica de la UPCT, incluyendo Registro telemático (sólo recepción de solicitudes), Tablón de anuncios y Normativa. Administración electrónica en la UPCT 4

5 Hitos de la eadmon en la UPCT (II) El Imperio romano (2011/12): Análisis y plan de adecuación al ENS y Política de Seguridad. Sep-2011: Tramitación telemática REAL (SIGM), incluyendo varios procedimientos. Ago-2012: Solicitud telemática de certificados académicos (sin pago). Integración con CAS y autenticación con certificados. Tramitación de formularios. La Edad Media (2013/ ): Muere el proyecto de Factura-e y firmado de documentos contables. Incorporamos el firmado masivo y publicación de guías docentes. Migración a SIGMv3. Mejoras en procedimientos y optimización de la plataforma. Pago telemático? Administración electrónica en la UPCT 5

6 Tecnologías implantadas en la UPCT Emisión de certificados de usuario (sólo PAS y PDI): ACCV. Acceso a RedSARA. (propio de la UPCT). Validación de firma de documentos Registro electrónico (SIGM). Tramitador de expedientes (SIGM). Sede electrónica (y normativa asociada): desarrollo propio. Sello de órgano y sello de tiempo: ACCV. Notificación electrónica (carpeta del ciudadano, sobre SIGM). Gestión documental: Alfresco Community. Portal de Servicios (Oracle Portal). Autenticación basada en SSO (CAS). Administración electrónica en la UPCT 6

7 Servicios de Administración electrónica en la UPCT Administración electrónica en la UPCT 7

8 Servicios disponibles (1) 1. Servicios Horizontales (Comunes a varios servicios) a) Autenticación con certificado electrónico o credenciales (SSO CAS, https://autentica.upct.es). b) Validación de documentos firmados (en la Sede electrónica) c) (https://firma.upct.es) 2. Facturación Electrónica (http://facturae.upct.es). a) Permite a los proveedores emitir facturas electrónicas hacia la UPCT y conocer el estado de sus facturas (sean electrónicas o no). b) Desarrollado por la UPCT e integrado con UXXI-EC. c) A la vez y como complemento se desarrolló un sistema de firmado de documentos contables, que permite a los responsables de gasto, autorizados e intervenido realizar el firmado electrónico de Documentos Contables d) Se desarrolló un piloto, funcionando con la UI. Administración electrónica en la UPCT 8

9 Servicios disponibles (2) 3. Registro Telemático (https://sede.upct.es/inforegistro.php) a) Permite la presentación de solicitudes y el inicio de trámites por vía telemática mediante firma electrónica. b) Plataforma SIGM. 4. Tramitaciones Electrónicas y Gestión de Expedientes a) Conjunto de servicios puestos a disposición del ciudadano que le permiten realizar, de manera electrónica, trámites administrativos a través de Internet. b) Incluye la Carpeta del ciudadano. c) Procedimientos: instancia genérica, méritos docentes, solicitud de certificado académico, movilidad PDI, formularios dinámicos. d) Plataforma SIGM. e) Accesible desde la sede electrónica de la UPCT (https://sede.upct.es) Administración electrónica en la UPCT 9

10 Servicios disponibles (3) 5. Actas académicas (http://firma.upct.es). a) Permite al PDI el firmado electrónico y archivado digital de actas académicas. b) Desarrollo de la UPCT integrado con UXXI-AC. c) Normativa: Instrucciones para cumplimentar las actas de calificación de Estudios de Grado y Máster. d) Prueba piloto en Junio/Septiembre (60 profesores firmaron actas). Extendido a toda la universidad en el curso Obligatorio actualmente. 6. Tablón Oficial electrónico (en la Sede electrónica). a) Permite el alta y publicación de notificaciones públicas de la UPCT. b) Desarrollo de la UPCT. c) Normativa: Resolución R412/10 de la UPCT. d) Sustituye completamente al tablón físico. 7. Portal de servicios (https://uxxiportal.upct.es ) Administración electrónica en la UPCT 10

11 Estadísticas de uso (hasta 1/06/2014) Tramitaciones en la plataforma SIGM: Procedimiento Solicitudes Instancia Genérica 632 Solicitud de Certificado Académico 947 Méritos Docentes - Solicitud 253 Solicitud Genérica (incluye formularios) Movilidad del PDI 25 TOTAL: Tramitaciones fuera de SIGM: Procedimiento Solicitudes Actas académicas (electrónicas) diligencias Publicaciones en el tablón de anuncios Documentos contables (electrónicos) Facturas electrónicas recibidas 83 TOTAL: Administración electrónica en la UPCT 11

12 Qué nos queda?... Pago telemático. Digitalización certificada de documentos y gestión ENI de documentos electrónicos. Facturación electrónica. Incorporación de nuevos trámites electrónicos. Mejora y ampliación del marco normativo. Administración electrónica en la UPCT 12

13 Información sobre SIGM Administración electrónica en la UPCT 13

14 Información general sobre SIGM https://forja.cenatic.es/plugins/mediawiki/wiki/alsigm/index.php/página_principal SIGM es la plataforma de Tramitación Electrónica del MINETUR, solución integral para la tramitación electrónica de los procedimientos administrativos, desarrollada inicialmente para Administraciones locales. Desarrollada por IECISA, pero liberada a partir de la v3. Incluye: Registro, motor de tramitación, gestión de expedientes, gestor de documentos (integra con Alfresco), carpeta del ciudadano y archivo. Integración con Servicio de Intermediación de datos MINHAP, MINHAP, e-facil. Actualmente en la versión 3. Entorno de interoperabilidad: Los módulos SIGM usan una pasarela de interconexión para comunicarse entre sí, o con otros sistemas desarrollados con tecnologías equivalentes (J2EE). En cualquiera de las alternativas se hace uso de la arquitectura SOA. Los módulos de SIGM publican sus servicios por dos vías: un API (funciones Java que implementan los servicios) y unos servicios Web que exponen la misma funcionalidad accesible vía SOAP (XML+http) Administración electrónica en la UPCT 14

15 Arquitectura de SIGM Administración electrónica en la UPCT 15

16 Aspectos positivos de SIGM a) En la UPCT fue financiada por el MITyC dentro del Plan Avanza Servicios Públicos Digitales-2009 (60% de ). b) Herramienta del catálogo de soluciones compartidas de la AGE, con compromiso de evolución, cumpliendo normativa y estándares. c) Robusta desde el punto de vista funcional. d) Si nos ajustamos a la funcionalidad por defecto se tarda poco en poner la plataforma operativa. e) El módulo de Registro está muy consolidado. El de Archivo cumple prácticamente todos los requisitos. f) Integración: con otros servicios de la AGE y con otro software (Oracle, Alfresco, CAS, etc.). g) Plataforma abierta que permite mejoras propias. Administración electrónica en la UPCT 16

17 Aspectos negativos de SIGM a) Interfaz muy espartana tanto para los gestores como para los usuarios. b) Difícil curva de aprendizaje para los programadores. c) Arquitectura compleja: se compone de cerca de 60 módulos. d) La implementación de nuevos procedimientos es compleja; no hay diseñador gráfico de procedimientos ni intérprete BPML. e) Poco movimiento en la forja: dependencia de IECISA. Administración electrónica en la UPCT 17

18 Notas sobre experiencia de otras universidades Administración electrónica en la UPCT 18

19 Notas otras Universidades UPV: Alta curva de aprendizaje de la herramienta y difícil plasmar los procedimientos modelados. Criterio: infraestructura propia e implicación del personal propio. Gestión del cambio compleja y poco uso de los servicios. Dejan el partner y emprenden el camino por su cuenta. Política de firma: Sustituir certificados por autenticación. Uso de Sello de órgano. Importancia del repositorio documental. UNIZAR: Nuevas premisas: Un sistema que, por su extensión y por estar sustentado en una infraestructura del Estado, garantice, con alta probabilidad, su evolución y mejora y su independencia respecto a las estrategias de las marcas comerciales más extendidas. US: Cuestión: El ERP no debería incorporar estas funcionalidades? Por qué la firma de documentos contables o contratos de RRHH no están previstos en el ERP de manera nativa? UAl: No replicar el ERP en la plataforma. Duplicidad de vías de servicio: Campus virtual vs. Oficina virtual. Administración electrónica en la UPCT 19

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