RECEPCION TECNICA DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

Transcripción

1 QUIROFANO AC PRM RECEPCION TECNICA DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

2 QUIROFANO AC PRM INTRODUCCION El presente documento, es una guía práctica para el personal que labora al interior del servicio farmacéutico de QUIROFANO ; como es el caso de un Técnico de Servicio Farmacéutico, un Regente de Farmacia y/o una Química Farmacéutica; que para nuestro caso de acuerdo a nuestro nivel de atención II, ambulatorio y complejidad baja del servicio, aplica solo para una Regente de Farmacia, con la supervisión de la Química Farmacéutica de EVE DISTRIBUCIONES. Lo anterior, le permite al personal del Servicio farmacéutico un fácil reconocimiento del área indicada para efectuar el procedimiento de recepción técnica de los diferentes medicamentos, insumos y dispositivos médicos; verificando la cantidad, lote, fecha de vencimiento, clasificación, ubicación y correcto almacenamiento en el lugar destinado para tal fin. Al igual que de los responsables de su manejo y buen uso; de su correcto abastecimiento mediante la solicitud de pedidos a EVEDISA, de acuerdo a las necesidades de la Institución.

3 QUIROFANO AC PRM DEFICICION La recepción de los diferentes medicamentos, insumos y dispositivos médicos se divide en dos fases o etapas así: 2.1. RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA Acto de verificar y registrar el cumplimiento de los requisitos administrativos tales como número de factura, cantidades, presentaciones, numero y estado de empaques, correspondencia con el pedido y transportador RECEPCIÓN TÉCNICA Acto de verificar y registrar el cumplimiento de los requisitos de calidad y normativos de los productos

4 QUIROFANO AC PRM OBJETIVOS 3.1. OBJETIVO GENERAL Recibir y conservar el producto de acuerdo a las condiciones ambientales y físicas adecuadas, gestionando apropiadamente la administración del inventario OBJETIVOS ESPECIFICOS Fomentar en el personal del Servicio farmaceutico, la cultura de calidad en la aplicación de la normatividad vigente en relación con el tema de medicamentos, insumos y dispositivos médicos. Salvaguardar los diferentes productos RECEPCIONADOS Y ALMACENADOS, de propiedad de EVEDISA, como Stock en consignación a QUIROFANO CASALUD S.A.S, para garantizar su conservación, custodia y valor. Cumplir con los estándares de habilitación de servicios asistenciales, de acuerdo con los parámetros del Decreto 1011 de 2006 y la Resolución 2003 de Documentar de manera correcta los procesos inherentes al servicio farmacéutico de QUIROFANO. Minimizar el riesgo al usuario atendido en QUIROFANO, con respecto al uso adecuado y administración del medicamento correcto, con la fecha de vencimiento adecuada y con el aval del INVIMA. Con el fin de evitar eventos adversos en la institución por este concepto.

5 QUIROFANO AC PRM ALCANCE Validar en la farmacia el recibido del producto de acuerdo a la oportunidad, calidad, cantidades requeridas y la adecuada ubicación en las posiciones definidas en el layout, asegurando la conservación y facilitando el proceso de alistamiento o entrega. Aplica a la persona que hace parte del proceso de recepción, almacenamiento y administración de inventario de QUIROFANO. Se aclara que este protocolo aplica única y exclusivamente para el Servicio farmacéutico de QUIROFANO, la cual es un servicio de apoyo que facilita la prestación del servicio asistencial de cirugía ambulatoria, Nivel II, complejidad media, programada y para la correcta dispensación de los diferentes productos desde el Servicio farmacéutico a hacia los diferentes servicios de la institución.

6 QUIROFANO AC PRM GLOSARIO Calles: Estantes donde se encuentran los productos para alistamiento y entrega a personal de QUIROFANO. Formula: Documento legal en donde se encuentra relacionado el pedido para el usuario. Guía: Remisión que entrega la transportadora del envió de EVEDISA o de otro proveedor y en donde se relaciona el número de cajas y productos que hacen parte de la entrega. Layout: Distribución física de la farmacia. Orden de compra: Documento en donde se relaciona lo que la persona encargada solicita al proveedor. Acta de Recepción: Registro que recoge detalladamente la información que arroja el procedimiento de recepción, especialmente la fecha, cantidad de unidades, número de lote, registro sanitario, fechas de vencimiento. Producto farmacéutico alterado (NO CONFORME): El que se encuentra en una de las siguientes situaciones: - Cuando hubiere sufrido transformaciones en sus características fisicoquímicas, biológicas, organolépticas, o en su valor terapéutico por causa de agentes químicos, físicos o biológicos. - Cuando se encuentre vencida la fecha de expiración correspondiente a la vida útil del producto - Cuando el contenido no corresponde al autorizado o se hubiere sustraído del original, total o parcialmente. - Cuando por su naturaleza no se encuentre almacenado o conservado con las debidas precauciones Embalaje: Acondicionamiento del producto para fines de transporte.

7 QUIROFANO AC PRM Lote: Cantidad de un producto de calidad homogénea, que se elabora en un mismo ciclo controlado de fabricación y posee un código de identificación específico. Almacenamiento: Manipulación, custodia y conservación segura de los productos. Trazabilidad. Capacidad para seguir la historia, la aplicación o localización de todo aquello que está en consideración en un medicamento, especialmente lo relacionado con el origen de los materiales, el proceso de elaboración y la localización del producto después de salir del sitio de elaboración y despacho.

8 QUIROFANO AC PRM CONDICIONES GENERALES 6. POLITICAS DE OPERACIÓN Productos no conformes deben ser ubicados inmediatamente en el área de devoluciones. Ver ANEXO No. 1. PLANO DEL AREA DEL SERVICIO FARMACEUTICO. Se prohíbe la recepción o tenencia de muestras médicas en cualquiera de los servicios de QUIROFANO. Incluido el servicio farmacéutico. Los productos refrigerados deben mantener su cadena de frío, entre 2 y 8 grados Celsius. Garantizar las condiciones de recepción y almacenamiento conforme al procedimiento de control de factores ambientales. Ver ANEXO No. 2. FORMATO DE REGISTRO DE TERMOHIGROMETRO. Se debe mantener en el Servicio farmaceutico condiciones de orden y aseo necesarias para garantizar una adecuada circulación y conservación de los productos RECEPCIÒN TECNICA En la recepción Técnica de los Medicamentos, insumos y dispositivos médicos; no se aceptan productos que tengan menos de 1 año de vencimiento. Salvo excepciones, las cuales pueden presentarse por la urgencia en el uso del medicamento, insumo o dispositivo medico; las cuales se dejan a criterio de la Regente de Farmacia y de la Enfermera Jefe. Solo si estos presentan una alta rotación o van a ser utilizados de manera inmediata. Todos los pedidos deben llegar con la factura y la referencia de la orden de compra correspondiente. Todos los productos deben estar previamente codificados.

9 QUIROFANO AC PRM ALMACENAMIENTO Los productos deben estar almacenados en estibas plásticas y separadas de la pared (mínimo 15 centímetros), y evitar el contacto con la luz directa del sol. Los medicamentos de control deben almacenarse en forma independiente en una zona exclusiva y bajo llave. Al momento de surtir las calles se debe tener en cuenta las fechas de vencimiento cumpliendo con la rotación de acuerdo a su fecha, próximas a vencer primeras en salir, reportando oportunamente aquellos productos a devolver de acuerdo a las políticas pactadas con los proveedores. Los productos serán distribuidos dentro del área de almacenamiento previamente asignada y debidamente identificada, por laboratorio y por orden alfabético. Los dispositivos médicos serán almacenados por orden alfabético y de acuerdo a la clasificación por riesgo conforme al Decreto 4725 de Los productos devueltos como excesos, o con fecha de vencimiento menor o igual a seis meses se identifican con sticker rojo. En QUIROFANO. (Servicio Farmacéutico) los productos próximos a vencer se retiran de la estantería, para devolver al proveedor, un mes antes de las políticas determinadas por los mismos o como este estipulado con EVEDISA.

10 QUIROFANO AC PRM CARACTERIZACION DEL PROCESO DE RECEPCION TECNICA DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS Ítem Actividad Descripción Responsable 1 Revisión Factura proveedor Se recibe la factura del proveedor y se verifica que cumpla con todos los requerimientos (A nombre de EVE Distribuciones S. A. S.) o de otros proveedores. REGENTRE DE FARMACIA Documentos y/o Registros Factura del proveedor 2 Iniciar chequeo Se ingresa el No. de la Remisión al sistema de EVE Y/O al sistema de QUIROFANO CASALUD SAS. REGENTRE DE FARMACIA Aplicativo Recepción Técnica Recibir productos Validar cantidades de productos Realizar revisión técnica del producto Validación de la factura en Servicio farmacéutico con la Remisión. Identificación de si el producto es refrigerado, o controlado. Los productos controlados se verifican inmediatamente cantidades al 100%. Al producto de cadena de frío se le verifica la temperatura (de 2 a 8 Celsius). Se hace una revisión general física del embalaje de los productos. Firma de factura y guía para el transportador. Verificar cantidades de medicamentos, insumos y dispositivos médicos; en físico, contra la remisión física y la del sistema de EVEDISA Verificar cantidades de medicamentos, insumos y dispositivos médicos; en físico, contra la factura física y la orden de compra Establecer muestreo a verificar para inspección técnica y administrativa del producto. Elaboración del acta de recepción. REGENTRE DE FARMACIA REGENTRE DE FARMACIA REGENTRE DE FARMACIA Factura del proveedor y/o documento traslado Chequeo de órdenes de compra Instructivo recepción técnica

11 QUIROFANO AC PRM FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE RECEPCION TECNICA DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS Personal responsable: VERIFICACION DE LA FACTURA DE EVEDISA O DE OTROS PROVEEDORES DE LOS REQUERIMIENTOS MINIMOS ACORDES A LAS POLITICAS ADMINISTRATIVAS INGRESO DEL NUMERO DE REMISION AL SISTEMA. VALIDACIÓN DE LA FACTURA EN FARMACIA CON LA REMISIÓN. OPERACION IDENTIFICACIÓN DE SI EL PRODUCTO ES REFRIGERADO, O CONTROLADO DEMORA VERIFICAR PRODUCTOS CONTROLADOS INMEDIATAMENTE AL 100 % REGISTRO VERIFICAR PRODUCTOS DE CADENA DE FRIO ENTRE 2 A 8 CELCIUS INSPECCION TRANSPORTE REVISION FISICA DEL EMBALAJE DE LOS PRODUCTOS PREPARACION FIRMA DE LA FACTURA Y GUIA PARA EL TRANSPORTADOR FIN

12 QUIROFANO AC PRM VERIFICAR CANTIDADES DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS SI SI VERIFICAR CANTIDA- DES CONTRA LA FAC- TURA Y LA ORDEN DE COMPRA PARA OTROS PROVEEDORES VERIFICAR CANTIDADES CONTRA LA REMISIÓN FÍSICA Y LA DEL SISTEMA DE EVEDISA ESTABLECER MUESTREO A VERIFICAR PARA INSPECCIÓN TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA DEL PRODUCTO. ELABORACIÓN DEL ACTA DE RECEPCIÓN FIN

13 QUIROFANO AC PRM CARACTERIZACION DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS Ítem Actividad Descripción Responsable 1 2 Almacenar producto Inspeccionar productos almacenados Después de validar cantidades y calidad de los productos de consumo se almacenan inmediatamente de acuerdo a lo siguiente: Ubicar en la posición de layout (incluye cadena de frío). Verificación de vencimientos por el responsable. De acuerdo a política de inventario Se revisa los controlados directamente para su almacenamiento. Validar que en la ubicación y almacenamiento del producto se cumpla con los requerimientos ambientales. Semanalmente se debe inspeccionar el estado de los productos para evidenciar fechas de vencimiento, cambios en su presentación, coloración, dureza o la presencia de olores. Proceso que se acompaña con la limpieza de los estantes. Si se encuentran novedades deben ser reportadas inmediatamente a la QUIMICA FARMACEUTICA EVEDISTRIBUCIONES. de REGENTRE DE FARMACIA REGENTRE DE FARMACIA Documentos y/o Registros Recibo de producto Instructivo Clasificación dispositivos médicos Procedimiento condiciones ambientales Procedimiento manejo de medicamentos de control especial Procedimiento control de producto no conforme Nota: Si se presentan averías en el producto por una inadecuada manipulación se reporta inmediatamente a costos e inventarios.

14 QUIROFANO AC PRM FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS Personal responsable: UBICAR EL PRODUCTO EN LA POSICIÓN DE LAYOUT. SI VERIFICAR SI EL MEDICAMENTO NO REQUIERE CADENA DE FRIO ALMACENAR EL MEDICAMENTO EN LA ESTANTERIA O VITRINA DE LA FARMACIA NO VERIFICAR SI EL MEDICAMENTO REQUIERE CADENA DE FRIO ALMACENAR MEDICAMENTO EN NEVERA ENTRE 2-8 GRADOS CELCIUS VERIFICACION NUEVAMENTE DE FECHAS DE VENCIMIENTO OPERACION DEMORA IDENTIFICACION Y REVISION NUEVAMENTE DE LOS CONTROLADOS REGISTRO INSPECCION ALMACENAMIENTO DE CONTROLADOS EN CUSTODIA EN VITRINA INDEPENDIENTE Y CON LLAVE TRANSPORTE PREPARACION ALMACENAMIENTO DE DISPOSITIVOS MEDICOS DE ACUERDO A CLASIFICACION DE RIESGO FIN

15 QUIROFANO AC PRM VERIFICAR CONDICIONES AMBIENTALES DE ALMACENAMIENTO INSPECCIONAR PERIODICAMENTE EL ESTADO DE LOS PRODUCTOS INFORMAR LAS NOVEDADES A LA QUIMICA FARMACEUTICA FIN

16 QUIROFANO AC PRM ELABORADO CON EL ACOMPAÑAMIENTO DE EVE DISTRIBICIONES MARIA ELENA DUQUE CESAR AUGUSTO RESTREPO MAZUERA

17 QUIROFANO AC PRM ANEXO No. 1. PLANO DE LA FARMACIA

18 QUIROFANO AC PRM ANEXO No. 2. HOJA DE CONTROL DE FACTORES AMBIENTALES

19 QUIROFANO AC PRM ANEXO No. 3. ACTA DE RECEPCION TECNICA DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

20 QUIROFANO AC PRM TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION DEFICICION RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA RECEPCIÓN TÉCNICA OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS ALCANCE GLOSARIO POLITICAS DE OPERACIÓN CONDICIONES GENERALES RECEPCIÒN ALMACENAMIENTO CARACTERIZACION DEL PROCESO DE RECEPCION TECNICA DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE RECEPCION TECNICA DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS CARACTERIZACION DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS Pag.