Gestión de la información

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1 Gestión de la información Ha de dar soporte a :! Planificación! Aprovisionamiento! SEGURIDAD Oscar Saldaña Instalación! RIESGO Grado de Ingeniería Informática, Universitat de les Illes Balears Operación! INFORMACIÓN La gestión de Información Mantenimiento! Administración CONTROL DE COSTES Marco de la gestión 2 Información en TI A. Hechos y Datos sobre TIC Hechos, Datos, Información, Conocimiento, Sabiduría + Valor Gestión de Datos:! La información reside:! A. Hechos y Datos: sobre el HW/SW! B. Información y conocimiento: sobre los servicios y personas! Datos! Inventario sobre el SI! Almacenamiento C. Sabiduría: personas Riegos Seguridad! Riesgos A typical car contains about components, parts, and 10 million lines of software codes. Harvard Business Review

2 A.1 Gestión de Datos A.1.1. Data warehousing Funciones:! Modelado: escalabilidad, flexibilidad, expresividad, consistencia?,! Administración de Base de Datos*! Hechos de American Airlines:! ~ $5millones salvados durante 5 años detectando billetes fraudulentos! Data warehousing: integradores de repositorios para la generación de informes de estado, tendencia y comparativos.! Migración de datos! Calidad de datos! ~$250k costes de desarrollo! El espacio de los datos fue altamente reducido! Data Mining! Seguridad! Legislación: LOPD! Herramienta integradora de datos para dar soporte a la gestión:! BBDD+Inventario+Reports+Análisis! 5 6 A.1.2. Adquisición de datos A.2 Gestión del inventario I Manual:! Tediosa, Desactualizada! Primera vez, altas. Elementos/Eventos no registrables por medios automáticos! Automática:! utiliza mecanismos que son capaces de obtener información de los mismos objetos y recursos mediante protocolos de interrogación y herramientas que se ejecutan en los elementos remotos para conformar sus características.! guiada, o periódica, si está invocada por el administrador;! transparente, o permanente, si es arrancada por el mismo entorno, por cambios de estado o acontecimientos en los objetos, como un login de usuario o un fallo. La gestión del inventario se engloba dentro de la ISO en la Gestión de la Configuración.! Inventarios: HW, SW, topológico y humano.! Proveedores involucrados y su relación con la instalación! Gestión de los informes de problemas (trouble tickets), control y seguimiento de las resoluciones, importante durante la externalización (outsourcing)! Control de aprovisionamientos: equipamiento, consumibles, recambios, actualizaciones = Gestión de pedidos! Control y gestión de los cambios 7 8

3 A.2 Gestión del inventario II Control y distribución del software! Identificación del nivel de servicio QoS en todos los ámbitos y los actores involucrados! Gestión de la nomenclatura (Sistemas de Catalogación) A 2.1. Inventario Herramienta para recuperar información referente a los componentes instalados, características, relaciones y funciones.! Qué HW/SW se dispone? Quién lo maneja? Dónde está localizado? Cómo se usa?! Cuál de ellos maneja información de las transacciones?! Cuál de ellos puede mejorarse para beneficiar?! + Cuestiones sobre el CONOCIMIENTO del sistema! Red, Región, Área o Elemento involucrado! Análisis y visualización de todos los inventarios 9 10 A 2.1.1Equipamiento Los equipos de proceso de datos, tanto servidores como elementos terminales, electrónica y equipos de telecomunicación, periféricos, equipamiento de control y gestión, así como los enlaces de red conectados al usuario final! Atributos: Identificador, tipo de equipo, jerarquía de componentes, localización física, fabricante, proveedor, fechas de instalación, tiempo de servicio,! Valores normalizados: especialmente la localización! Material tangible A Software Todos los recursos software utilizados en la organización, tanto los referidos a software de base, sistemas operativos, firmware de electrónica, front-ends transaccionales, motores de base de datos, herramientas de administración y gestión, etc., como los referidos al software de aplicación, de ámbito corporativo, departamental o personal.! Atributos: Identificador, tipo de software,versión, opciones, parámetros, bugs, proveedores, soporte, fechas, licencia, etc! Valores normalizados! 11 12

4 A 2.2. Inventario de Servicios de Soporte A Proveedores Todos los contratos y compromisos que se establecen entre terceros, externos a la organización, para proporcionar una determinada función en torno al sistema (tareas de mantenimiento y reparación, instalación de infraestructuras, programación, apoyo con centros de atención telefónica, etc.).! Incluye los compromisos que asume el departamento de informática con sus usuarios sobre los niveles de servicio que se preestablezcan (ventanas de disponibilidad, tiempo de respuesta, funcionalidad de las aplicaciones, etc.).! Atributos: códigos de identificación (proveedores, usuarios, clientes, ); indicadores del servicio proporcionado, marco legal, El detalle de información de los proveedores de servicio externo, a unas funciones específicas y a unas áreas de actuación concretas sobre determinados componentes del sistema! En organizaciones grandes, este inventario refleja también los mismos recursos humanos internos del departamento de tecnologías de la información.! Atributos: Identificador, contacto, perfiles de conocimiento, histórico contractual, servicios en curso,! Valores normalizados A.2.3 Vistas de inventario A. 3 Gestión del Almacenamiento I Diferentes abstracciones de un registro en función de una segmentación jerárquica! Ámbito físico: elementos computacionales, red, -equipamiento general-, estado, características y ubicación.! Ámbito lógico: enlaces de servicios, aplicaciones utilizadas, balanceo de flujos de carga, aplicaciones mínimas en caso de un servicio restringido.! Ámbito funcional: relaciona usuarios, perfiles de usuario con aplicaciones, elementos con funcionalidad análogas, planificar cambios o formación de los recursos humanos implicados. Principios:! Rendimiento, disponibilidad y accesibilidad! Amenazas: interrupción, interceptación, modificación y fabricado (clonado)! Soporte de almacenamiento: magnéticos, ópticos, USB,! Almacenamiento:! Redundante (RAIDs) y distribuido; Remoto: SAN, NAS, y Cloud! Centros de respaldo:! Sala Blanca, el equipamiento es idéntico al existente en el CPD! Sala Backups, no es exactamente igual 15 16

5 A. 3 Gestión del Almacenamiento II A.4 Riesgos Operativos Diseño estrategias de backup: Horarios, autenticación, cadena de confianza, reportando y verificación.! Manipulación de los datos: compresión, redundancia, `des-duplicación, y cifrado! Software de backup y restauración Fragmentación,de,estructuras,de,BD:#la#información#esté#repar3da#en#decenas#de#bases#de#datos,#con#sus# correspondientes#soportes.#la#información#de#pedidos,#proveedores,#garan;as,#contratos#o#extensa# documentación#técnica#diversa#presenta#serios#problemas#de#localización,#integridad,#fragmentación#y# actualización.# Redundancia,de,información:#la#sincronización#de#la#información#que#dispone#el#centro#de#proceso#de#datos#o# la#unidad#informá3ca,#y#otros#departamentos#de#la#organización,#como#el#área#financiera,#almacenes,# personal#o#compras,#entre#otros,#puede#ser#muy#complicada,#si#no#imposible,#con#los#consiguientes# problemas#operacionales.# Nomenclatura,dispersa,de,los,elementos:#es#frecuente#que#las#reglas#de#nomenclatura#de#los#componentes#y# recursos#de#la#red,#cuando#existen,#no#sean#homogéneas,#por#razón#de#actualizaciones,#cambios#de# arquitectura,#precipitaciones#o,#simplemente,#obviedad#de#su#importancia.#si#es#diecil#con#recursos# tecnológicos#similares,#la#complicación#se#dispara#ante#el#conjunto#de#elementos,#esicos#y#lógicos,#que# forman#el#sistema#distribuido#y#actúan#sobre#éste.# Dispersión,de,productos,,soluciones,y,fabricantes:#las#ventajas#que#3enen#los#sistemas#abiertos#contrastan# ante#las#dificultades#de#equilibrio#entre#las#soluciones#de#ges3ón#de#propósito#general#y#las#de#aplicación# concreta.#la#interconexión#entre#éstas,#necesaria#para#mantener#una#estrategia#de#integridad,#puede#ser# muy#complicada.# Sistemas,y,redes,de,telecomunicación,no,integradas:#muchas#organizaciones#no#disponen#de#redes#de#datos# totalmente#integradas#y#pocas#disponen#de#estructuras#y#medios#comunes#para#todos#los#servicios#que# necesitan#arquitecturas#distribuidas#como#los#de#datos,#voz,#imagen,#seguridad#o#vigilancia.# B. Información y conocimiento Factores del éxito de una empresa Gestión del conocimiento: conjunto de procesos, estructuras organizativas, aplicaciones y tecnologías a través de las cuales una empresa recoge, ordena, analiza, comparte y difunde, de manera consciente, su conocimiento entre el mayor número de empleados para aprovecharlo en beneficio de su organización.! Recae sobre los servicios y las personas! Generación del conocimiento? 1. La gestión y el desarrollo de las personas.! People today want some direction and structure, but they also want freedom and encouragement to develop their skills and knowledge. Effectively managing people requires balancing constraining forces (providing direction, structure, organization, some rules) with liberating forces (encourage personal growth, development and creativity).! 2. Estrategia empresarial! 3. Operaciones, funciones! 4. Recursos físicos! 5. Relación con el cliente 19 20

6 B.1. Generación del conocimiento Externalización B.1. Generación del conocimiento Externalización Socialización Tácito/Implícito Explícito Combinación Socialización Tácito/Implícito Explícito Combinación Conocimiento Tácito:! Interiorizar Personal, Cultural: costumbres, valores, creencias,! Interiorizar Contextual! Destreza cognitiva! Conocimiento Explícito:! Conocimiento: articulado, codificado y almacenado en algún medio. Ej. Manuales, documentos, procedimientos, ISOs! B.1. Generación del conocimiento B.1. Generación del conocimiento Externalización Externalización Socialización Tácito/Implícito Explícito Combinación Socialización Tácito/Implícito Explícito Combinación Cuatro modos de creación:! Interiorizar Gestión:! Interiorizar Socialización: entrevistas, reuniones, conversaciones, coffee-breaks, brainstorming.! Externalización: experiencia, imitación, modelos, Wikis, blogs, discussion boards, forums! Combinación: compartir, organizar y procesar partes en otros tangibles items.! Internalización: aplicación del conocimiento en la práctica y refleja los conceptos aprendidos. 1. Crear y Capturar - Inteligencia Organizacional! 2. Distribuir y Compartir - Distribución! 3. Asimilar y Aplicar - Aprendizaje! 4. Reutilizar y Renovar - Renovación Medición: Mapa de conocimiento! Fuentes de Aprendizaje! Indicadores de capital intelectual 23 24

7 B.1. Generación del conocimiento B.1. Generación del conocimiento Externalización Externalización Socialización Tácito/Implícito Explícito Combinación Socialización Tácito/Implícito Explícito Combinación Interiorizar Interiorizar Riesgo:! Mapa de Conocimiento:! Resistencia humana a compartir conocimiento.! Miedo a ser criticado por errores y debilidades! El conocimiento es poder, conduce al prestigio y a la seguridad en el trabajo! 1. Inventario: quién sabe que? localización! 2. Previene la reinvención de la rueda! 3. Explotación eficiente del conocimiento disponible! +Beneficia a la totalidad, Compartir poder, Valor institucional! +Inspira y conecta a las personas Actividad B.2. Colaboración 1. Promover mediante el incentivo: seminarios, presentaciones, publicaciones,! Formáis parte de un grupo de super coachers para mejorar la difusión de conocimiento entre los empleados: Qué haríais?! 2. Establecer tareas de registro sobre las actividades realizadas.! 3. Coffe-breaks : charlas informales! 4. Actividades Grupales! 5. Wikis, Yahoo answers, y similares a nivel interno 27 28

8 ISO Lorem Ipsum Dolor Enterprise Resource Planning ERP ICS1=03&ICS2=100&ICS3=30 29 Sistema de planificación de recursos empresariales Funcionamiento de una empresa Es una aplicación cliente-servidor para la planificación y administración de los procesos de negocio: producción, logística, distribución, clientes, ventas, etc.! Área de operación Marketing y ventas Marketing de un producto Gestión cadena suministros Compra de bienes y materias primas Contabilidad y finanzas Contabilidad financiera de pagos a clientes y proveedores Recursos Humanos Contratación Como objetivo integrar todos los departamentos y sus funciones de toda la compañía en una sistema unificado que sirva las necesidades de todos departamentos! La información es introducida una única vez y está disponible para todos aquellos que deban tratarla. Funciones del negocio Ordenes de venta Soporte al cliente Gestión de las gestiones con los clientes Recepción de bienes y materias primas Transporte y logística Planificación de la producción Asignación de costes y control Planificación y presupuestos Gestión de tesorería Formación Nóminas Beneficios Previsión de ventas Producción de bienes Objetivos 31 Publicidad Plan de Mantenimiento DIMENSIONAMIENTO 32

9 Un proceso de compra Datos: Marketing y ventas Entrada Solicitud de compra de un ordenador Solicitud de ayuda Área de responsabilidad Proceso Salida Marketing y ventas Orden de venta Orden generada Contabilidad y Finanzas Proceso interno de análisis Soporte técnico Marketing y ventas Línea de soporte 24h Cumplimiento de una orden Cadena de suministros Envió y entrega Financiación del cliente/trabajador a través de la compañía Solicitud del cliente resuelta Cliente/trabajador recibe el ordenador Entrada:! Información del cliente! Ordenes! Tendencias de venta! Coste por unidad! Dietas, viajes,! Salida:! Estrategia de venta! Precios del producto! Necesidades de empleo 34 Datos: Supply Chain Management Datos: Accounting and Finance Entrada:! Venta de productos! Planes de producción! Nivel de inventario! Políticas de despido! Salida:! Ordenes de materia prima! Ordenes de embalaje! Gastos de los recursos! Informes de producción e inventariado! Información de contratación Entrada:! Pagos a clientes! Cuentas por cobrar! Cuentas de acreedores! Datos de venta! Producción e inventariado! Nóminas y gastos! Salida:! Pagos a proveedores! Informes financieros! Crédito de clientes 35 36

10 Datos: Human Resources Flujos Entrada:! Previsión del personal! Habilidades! Salida:! Regulaciones! Formación y certificación! Habilidades! Evaluación y compensación Proveedores Cuentas! Acreedores Gestión Contabilidad y finanzas Marketing y ventas Obtención Fabricación Logística Información Cuentas! acobrar Suministros Conversión Almacenamiento! Envío Material y productos Clientes 37 Actividad: el día qué os comprásteis unas zapatillas? Area de operación Marketing y ventas Gestión cadena suministros Contabilidad y finanzas Recursos Humanos Formáis una empresa entre un grupo de amigos que se encarga de la venta de entradas para conciertos y eventos deportivos.!! Cuáles son los flujos de información entre:! Marketing y ventas -! Contabilidad y finanzas? Funciones del negocio Marketing de un producto Ordenes de venta Soporte al cliente Gestión de las gestiones con los clientes Compra de bienes y materias primas Recepción de bienes y materias primas Transporte y logística Planificación de la producción Contabilidad financiera de pagos a clientes y proveedores Asignación de costes y control Planificación y presupuestos Gestión de tesorería Contratación Formación Nóminas Beneficios Previsión de ventas Producción de bienes Objetivos Publicidad Plan de Mantenimiento 40

11 ERPs Para grandes empresas, se requiere consultores:! SAP! PeopleSoft de Oracle! Optimización ERP: SAP Para medianas/pequeñas empresas:! Windows Dinamycs AX, GP! CDC Software! InforVisual, NetSuite,! ERP Gratuitos:! Openbravo, Neogia, OpenERP, ERP 5, etc Adquisición del flujo del servicio! Coste! Formación 41 En 1972, 5 trabajadores de IBM en Alemania crearon! System Analysis and Program Development para agrupar soluciones de cara a requerimientos empresariales: contabilidad, nóminas, material, etc. IG Farben factory in Monowitz,! Auschwitz, Ger., First beta First Computer First release R/ Cliente-Servidor R/3 Efecto 2000 https://www.youtube.com/watch?v=m45hocguiw8! x Usuario! x Tipo de Usuario! x Tipo de Cliente

12 ERP: PeopleSoft - Oracle En 1987, David Duffield, trabajador de IBM! Segunda tras SAP! Comprada en 2005 por Oracle Conclusiones de un ERP Elimina la redundancia en procesos y datos duplicados. > Ahorra costes, produce bienes y servicios más rápidamente > Aumento de ventas! el aumento de ventas desplaza a competidores presentes! Reduce la frustración de clientes, proveedores y personal > difícil de cuantificar! La implantación de un ERP -de cierto volumen- conlleva un mantenimiento y actualización constante, alargándose en el tiempo > Es difícil cuantificar la inversión aislada sobre dicho elemento.! Proveen de datos en tiempo real, permitiendo comunicaciones actualizadas con los clientes > mejorando la imagen y el incremento de ventas. Return on Investment (ROI) : beneficios / coste del proyecto! Nestle USA; cost savings: $325millones; 6 años y $200millones! Walmart SAP - IBM Mainframe hosting a DB2 database and SAP central services on a Z/OS operating system. The SAP Application Servers run on IBM AIX Unix Servers.!! Ingresos 2.8% $ billion! GoreTex - PeopleSoft disaster! De 200 compañías, un 38% no realizaban un análisis correcto del ROI.! 63%: ROI > 1. ROI de un ERP 47

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