IMPLANTANCION Y ADAPTACION DEL MODULO DE ALMACEN DEL SISTEMA OPENERP EN OPEN SOURCE, EN EL LABORATORIO DE SOFTWARE LIBRE FIIS -UNAS

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1 ARTICULO CIENTIFICO TITULO IMPLANTANCION Y ADAPTACION DEL MODULO DE ALMACEN DEL SISTEMA OPENERP EN OPEN SOURCE, EN EL LABORATORIO DE SOFTWARE LIBRE FIIS -UNAS AUTORES Ing. Noel Juipa Campo Ing. Pedro C. Trujillo Natividad Lic. Yesica R. Reyes Ayala. RESUMEN La implementación de sistemas basados en ERP (Planificación de Recursos Empresariales) en una organización permite que el flujo información se gestione con éxito, porque proporcionan información necesaria que permite tomar la mayor parte de las decisiones críticas. En el Laboratorio de Software Libre de la FIIS- UNAS se ha hecho uso de manera experimental del ERP 1 OPENERP, con el fin de que posteriormente se pueda implementar en la FIIS, aprovechando sus beneficios como son: completa gestión financiera, analítica y de negocio que unifica información y procesos del laboratorio de Software Libre, muy aparte del hecho de que es un ERP basado en software libre, lo que nos permite usarlo sin restricciones. Lo primero que se ha realizado es describir la situación actual del laboratorio de software libre, en cuanto a la información de los diversos bienes que llegan (Equipos, suministros de computo, accesorios, herramientas, etc.), planteándose la descripción del problema en forma explícita, describiendo en forma gráfica como sucede el proceso de almacén y sus actividades internas; se revisaron diversas herramientas del sistema O 2 PENERP que tengan costo cero y esté listo para su implementación, así como los requisitos de la plataforma para su instalación y configuración, procediéndose luego a su instalación e ingreso de datos; posteriormente se procedió a su evaluación presentando los siguientes

2 resultados: Control de datos más eficiente, rapidez en la consultas de los bienes por categorías, reportes amigables y completos. Los conceptos más importantes que se resumieron para comprender el contexto de la investigación son: OpenERP, "Cliente-servidor, Multihilos, PostgreSql, "Software Libre", OpenOffice/LibreOffice, Mozilla Thunderbird, CRM, Incoterms, Ergonomía, Clases, Python, Albaran, Trazabilidad. ABSTRACT The implementation of ERP based systems (Enterprise Resource Planning) in an organization allows information flow is managed successfully, because they provide necessary information that can take most of the critical decisions. In the Laboratory of Free Software SIEF-SOME has been done experimentally using ERP OpenERP, so that it can later be implemented in the SIEF, leveraging its benefits such as: complete financial management, analytics and business unifies laboratory processes information and free software, quite apart from the fact that it is a free software-based ERP, allowing us to use it without restriction. The first thing that has been done is to describe the current state of free software lab, as to the information of the various goods that arrive (Team computing supplies, accessories, tools, etc..), Considering the description of the problem in the form explicit, graphically describing the process as it happens and its internal store; were reviewed OpenERP system various tools that have zero cost and ready for deployment and platform requirements for installation and configuration, then proceeding to installation and data entry; subsequently began to evaluate presenting the following results: more efficient data control, speed of queries goods categories, friendly and comprehensive reports. The most important concepts are summarized to understand the context of the research are: "OpenERP", "Client-server", "Multithreaded", "PostgreSQL", "Free Software", "OpenOffice / LibreOffice", "Mozilla Thunderbird" "CRM", "Incoterms", "ergonomics", "Classes", "Python", "Delivery note", "Traceability". 2

3 PALABRAS CLAVE 1. OpenERP Es un sistema planeador de recursos empresariales o ERP que cubre las necesidades de las áreas de contabilidad, ventas, compras, y almacén e inventario, entre otras. Open ERP soporta múltiples monedas, múltiples compañías y múltiples contabilidades; además incorpora funcionalidades de gestión de documentos para agilizar la colaboración entre departamentos y equipos en la empresa; y permite trabajar remotamente mediante una interfaz web desde una computadora conectada a Internet. Tiene componentes separados en esquema Cliente-servidor. 3 Open ERP es multiplataforma, funciona sobre Linux y Windows. Emplea a P 4 ostgresql como Sistema manejador de bases de datos y ha sido programado con Python, lo cual permite que su adecuación e implantación sea limpia teniendo un esquema de arquitectura menor que otras soluciones. Dentro de la construcción misma del software se hace uso intensivo de flujos de trabajo que se puede integrar con los módulos haciendo fácil la modificación de y en general de cualquier proceso adaptable. 2. Cliente Servidor Es la tecnología que proporciona al usuario final el acceso transparente a las aplicaciones, datos, servicios de cómputo o cualquier otro recurso del grupo de trabajo y/o, a través de la organización, en múltiples plataformas. El modelo soporta un medio ambiente distribuido en el cual los requerimientos de servicio hechos por estaciones de trabajo inteligentes o "clientes'', resultan en un trabajo realizado por otros computadores llamados servidores. 3. Multihilos Es aquel que posee varios hilos de ejecución. Un hilo de Ejecución o subproceso es una característica que permite a una aplicación realizar varias tareas a la vez (concurrentemente). Los distintos hilos de ejecución comparten una serie de recursos tales como el espacio de memoria, 3 The PostgreSQL Administrator s Guide, The Administrator s Guide, Editado por Thomas Lockhart, , The PostgreSQL Global Development Group. 3

4 los archivos abiertos, situación de autenticación, etc. Esta técnica permite simplificar el diseño de una aplicación que debe llevar a cabo distintas funciones simultáneamente. 4. Gestor de Base de Datos PostGreSql Es un sistema de gestión de bases de datos objeto-relacional, distribuido bajo licencia BSD y con su código fuente disponible libremente. Es el sistema de gestión de bases de datos de código abierto más potente del mercado y en sus últimas versiones no tiene nada que envidiarle a otras bases de datos comerciales. PostgreSQL utiliza un modelo cliente/servidor y usa multiprocesos en vez de multihilos para garantizar la estabilidad del sistema. 5. Software Libre Significa que el software respeta la libertad de los usuarios y la comunidad. En términos generales, los usuarios tienen la libertad de copiar, distribuir, estudiar, modificar y mejorar el software. Con estas libertades, los usuarios (tanto individualmente como en forma colectiva) controlan el programa y lo que hace Un programa es software libre si los usuarios tienen las cuatro libertades esenciales: La libertad de ejecutar el programa para cualquier propósito (libertad 0). La libertad de estudiar cómo funciona el programa, y cambiarlo para que haga lo que usted quiera (libertad 1). El acceso al código fuente es una condición necesaria para ello. La libertad de redistribuir copias para ayudar a su prójimo (libertad 2). La libertad de distribuir copias de sus versiones modificadas a terceros (libertad 3). Esto le permite ofrecer a toda la comunidad la oportunidad de beneficiarse de las modificaciones. El acceso al código fuente es una condición necesaria para ello. 6. OpenOffice/LibreOffice OpenOffice.org es un paquete ofimático que está publicado como software libre y código abierto que incluye dentro de sus aplicaciones un procesador de textos (OpenWriter), hoja de cálculo (OpenCalc), presentaciones (OpenImpress), herramientas para el dibujo vectorial (OpenDraw) y base de datos (OpenBase). Además está disponible para múltiples plataformas, como son Microsoft 4

5 Windows, incluido Windows Vista, todo tipo de sistemas Unix con las X Windows, como GNU/Linux, BSD, Solaris,... y por supuesto también para Mac OS X. Por supuesto es compatible con Microsoft Office, su principal competidor y dispone de soporte nativo para el estándar OpenDocument para intercambio de datos 7. OpenOffice/LibreOffice Es un cliente de correo electrónico de la Fundación Mozilla. Su objetivo es desarrollar un Mozilla más liviano y rápido mediante la extracción y rediseño del gestor de correo del Mozilla oficial. Es multiplataforma, utiliza el lenguaje de interfaz XUL y es software libre. 8. CRM El CRM consiste en una estrategia de la organización en la cual centra sus esfuerzos en el conocimiento de sus clientes, detectando sus necesidades, aumentando su grado de satisfacción, incrementando su fidelidad a la empresa e incrementando la rentabilidad o beneficios del cliente a la empresa, mediante el análisis de las informaciones extraídas por los clientes desde los diferentes canales o medios de comunicación. El CRM se refiere a aquellas aplicaciones que las empresas pueden utilizar para administrar todos los aspectos de sus encuentros con los clientes. Un sistema CRM puede incluir todo, desde tecnología para la recolección de datos en las llamadas telefónicas del área de ventas, hasta sitos web de autoservicio donde los clientes pueden aprender acerca de los productos y de su compra, o el análisis de los clientes y los sistemas de administración de campaña. 9. Incoterms Son reglas internacionales uniformes para la interpretación de términos comerciales. Determinan el alcance de las cláusulas comerciales incluidas en un contrato de compra-venta internacional, solucionando los problemas derivados de las diversas interpretaciones que pueden darse según los países involucrados y reduciendo las incertidumbres derivadas de las múltiples legislaciones, usos y costumbres. Carecen de toda fuerza normativa o legal, obteniendo su reconocimiento de su cotidiano y constante uso a nivel mundial, por lo que para que sean de aplicación a un contrato determinado, éste deberá especificarlo así. Los incoterms regulan: La distribución de documentos. 5

6 Las condiciones de entrega de la mercancía. La distribución de los costes de la operación. La distribución de riesgos de la operación. Pero no regulan: La legislación aplicable a los puntos no reflejados en los INCOTERMS. La forma de pago de la operación. Son marca registrada de ICC Publishing, Inc. 10. Ergonomía La ergonomía se puede definir como la aplicación de principios científicos en la elaboración y diseño de objetos y entornos para la actividad humana. Esto se refleja en el origen etimológico de la palabra, "ergo" y "nomos", o "actividad" y "normas", o sea se refiere a aquellas normas o principios naturales que rigen las actividades del hombre. Es una gama de conocimientos en la que participan personas de múltiples disciplinas a fin de realizar estudios en torno a la conducta y a las actividades de las personas en sus lugares de trabajo. Estos estudios se realizan en función de poder adaptar los productos, puestos de trabajo, máquinas y sistemas a las verdaderas necesidades de las personas. De este modo, es posible mejorar las condiciones y eficacia de las personas, mejorando la seguridad y salud en el ambiente laboral. La ergonomía proviene de las necesidades y dolencias que surgen a partir del aumento de la mecanización. En otras palabras, surge debido a que las máquinas cada día realizan más tareas, debiendo agilizar las funciones de sus operadores, exigiendo un esfuerzo físico muchísimo mayor, que con el paso del tiempo, produce un desgaste profesional muy perjudicial para la salud del trabajador, y también, para la producción de la empresa. De esta manera, la ergonomía aparece como el estudio del entorno de trabajo a fin de mejorar sus condiciones, adaptando sus puestos y maquinarias, favoreciendo la buena postura y las conductas saludables y seguras. De no ser así, el desgaste, además de provocar peligrosos accidentes laborales, produce entre otras consecuencias, fuertes dolores de espalda, así como también de cuello. Además se produce la inflamación de muñecas, piernas y brazos. 6

7 11. Clases Una clase es una plantilla para objetos múltiples con características similares. Las clases comprenden todas esas características de un conjunto particular de objetos. Cuando se escribe un programa en lenguaje orientado a objetos, no se definen objetos verdaderos sino se definen clases de objetos. Una instancia de una clase es otro término para un objeto real. Si la clase es la representación general de un objeto, una instancia es su representación concreta. A menudo se utiliza indistintamente la palabra objeto o instancia para referirse, precisamente, a un objeto. 12. Lenguaje de Programación Python Es un lenguaje de programación creado por Guido van Rossum a principios de los años 90 cuyo nombre está inspirado en el grupo de cómicos ingleses Monty Python. Es un lenguaje similar a Perl, pero con una sintaxis muy limpia y que favorece un código legible. Se trata de un lenguaje interpretado o de script, con tipado dinámico, fuertemente tipado, multiplataforma y orientado a objetos. La sintaxis de Python es tan sencilla y cercana al lenguaje natural que Los programas elaborados en Python parecen pseudocódigo. Por este motivo se trata además de uno de los mejores lenguajes para comenzar a programar. Python no es adecuado sin embargo para la programación de bajo nivel o para aplicaciones en las que el rendimiento sea crítico. Algunos casos de éxito en el uso de Python son Google, Yahoo, la NASA, Industrias Light & Magic, y todas las distribuciones Linux, en las que Python cada vez representa un tanto por ciento mayor de los programas disponibles. 13. Albaran En materia de Consumo, un albarán de entrega es un documento que atestigua que un objeto determinado se pone en manos de su destinatario, generalmente el consumidor comprador, por parte del vendedor. El albarán generalmente acompaña al producto que se entrega al consumidor. Suele ser frecuente utilizar el albarán de entrega en las ventas a distancia (por teléfono, catálogo o Internet) cuando, al no haber presencia física del comprador y vendedor, éste tiene que demostrar que efectivamente ha puesto a disposición de aquél, el bien comprado, generalmente a través de una empresa de mensajería. 7

8 13.1 Qué datos debe contener un albarán de entrega Un albarán de entrega tiene la función de acreditar la entrega de un bien por parte de una empresa a un comprador, generalmente por medio de un tercero, la empresa de mensajería. El albarán de entrega contiene: Datos del vendedor (razón social, dirección y CIF) Datos de la entrega (dirección, persona destinataria, teléfono de contacto, etc.) La fecha de la entrega Descripción del producto entregado Precio del bien comprado: puede no aparecer o aparecer simplemente sin IVA o con él. 14. Trazabilidad En otras palabras, la trazabilidad está compuesta por procesos prefijados que se llevan a cabo para determinar los diversos pasos que recorre un producto, desde su nacimiento hasta su ubicación actual en la cadena de abasto. En concreto, a la hora de estudiar y establecer la trazabilidad de un producto es fundamental el proceder a identificar tres aspectos básicos de aquel como son el origen de sus diversos componentes, el conjunto de procesos que se han aplicado a los mencionados y también tanto la distribución como la localización del producto en cuestión después de haberse acometido su entrega. Es posible distinguir entre dos tipos de trazabilidad cuando se busca conocer el estado de un producto que circula dentro de una cadena logística. La trazabilidad interna actúa sobre los procedimientos internos de una empresa y tiene en cuenta la composición del producto, su manipulación, las máquinas empleadas y otros factores. La trazabilidad externa, por su parte, añade otros elementos para externalizar la información que surge de la trazabilidad interna. Introducción El uso de ERP significa buscar que las organizaciones mejoren la gestión de sus procesos y servicios, el Laboratorio de Software Libre trata de incorporar dichos beneficios de manera experimental para mejorar no solo la gestión de sus procesos sino los procesos en sí. El presente trabajo de investigación menciona 8

9 inicialmente el marco teórico necesario para establecer los parámetros de la investigación así como la elección adecuada de las herramientas a utilizar para la implementación del módulo de almacén del sistema OPENERP. Se hace una descripción de la situación actual, de cómo se encuentra el laboratorio de Software Libre, en cuanto a la información de los diversos bienes que llegan a dicho laboratorio. Se plantea la descripción del problema en forma explícita, describiendo en forma gráfica como sucede el proceso de almacén y sus actividades internas. Se hace una descripción en forma detallada de las principales herramientas de base de datos y el sistema OPENERP del módulo de almacén. Se menciona la instalación del software OpenErp, particularmente del Módulo de Almacén, el registro de Datos de bienes del laboratorio de Software Libre de la FIIS-UNAS. El sistema OpenErp Cuenta con más de 100 módulos, en el presente trabajo solo se instala y configura el módulo de Almacén MATERIALES Y METODOS 1. Definición del Problema Todos los años el laboratorio de software libre realiza solicitud de requerimiento de diversos bienes para uso y mantenimiento del laboratorio, dicho requerimiento se realiza en noviembre para el siguiente año. Durante el año esas solicitudes de bienes, llegan los laboratorios como repuestos y accesorios de cómputo, papelera en general, útiles y materiales de oficina como recursos ordinarios. Actualmente se tiene un control interno en archivo en Excel de los bienes que llega al laboratorio. Esta forma de registro trae mucha lentitud en la toma de desiciones de la próxima solicitud causando redundancia de bienes, duplicidad de pedidos. Falta un control de los bienes de accesorios de cómputo que se encuentran en buenas condiciones y mal estado. Falta generación de reportes en tiempo real de los bienes clasificados por categoría. Falta un control de los tipos de software que se imparten en clase por cada docente a nivel de pregrado. 9

10 2. Modelado de Negocio de Almacen del Laboratorio de Software Libre del Proceso Actual. SISTEMA DE REFERENCIA Jefe Laboratorio sistema_almacen_fiis abastecimiento almacen_unas 3. Proceso de Solicitud Entrega de Pedidos y Registros Solicitud, entrega de pedidos y registro solicita pedidos abastecimiento (from ALMACEN_fiis) Jefe Laboratorio (from ALMACEN_fiis) entrega pedidos almacen_unas (from ALMACEN_fiis) registra_ almacen_fiis Administrador_lab 10

11 PROCESO DE ALMACEN: REGISTRO DE BIENES registro_ accesorios_computo Jefe Laboratorio (f rom ALMACEN_f iis) registro_oficina registro_herramientas registro_materiales_mantenimiento 11

12 1. PROPUESTA DE SOLUCION Para poder solucionar los problemas mencionados anteriormente, el laboratorio de software libre, plantea la implantación y adaptación del módulo de almacén del sistema OPENERP, que es un software completamente libre, sin costo alguno HERRAMIENTAS A UTILIZAR GESTOR DE BASE DE DATOS: POSTGRES PostgreSQL tiene una arquitectura que involucra muchos estilos, en su nivel más alto es un esquema clásico cliente-servidor, mientras que el acceso a la data es un esquema en capas SISTEMA OPENERP: MODULO DE ALMACEN Un almacén en openerp es un objeto que agrupa un sitio de entrada de materiales, otro de salida y una ubicación de stock como tal. En Open ERP los almacenes representan los lugares de stock físico. Un almacén se puede estructurar en varias ubicaciones en múltiples niveles. En Open ERP las ubicaciones están estructuradas de forma jerárquica. Se pueden organizar en forma de árbol, con relaciones de dependencia padrehijo. Esto proporciona más niveles de detalle para el análisis de las operaciones de stock y organización de almacenes. Las entradas y salidas de almacén son también tratadas como de doble entrada. Cualquier movimiento de almacén es definido en Open con un origen y un destino. De tal forma que el stock no puede ser modificado sin saber 12

13 quién o qué lo modificó ya que en alguna parte tiene que existir una contrapartida. El módulo almacén, como podemos ver en la imagen, está dividido en 8 componentes, que son: Gestión de almacenes. Movimientos de productos. Trazabilidad. Control Inventario. Planificaciones. Producto. Informe. Configuración Como en todos los módulos que componen OpenERP, antes de comenzar a trabajar debemos realizar una configuración previa de cómo va a estar implementado nuestro modulo acorde a nuestras necesidades, de esta manera dentro de configuración podremos encontrar: Gestión de Almacenes. 13

14 o Incoterms o Ubicaciones o Almacenes o Diario de Stocks Producto o Categoría de productos o Empaquetado Unidades de medida o Categoría de las unidades de medida o Unidades de medida Envío o Métodos de envío o Tarifas de envió Abastecimientos automáticos o Reglas de stock mínimo 1. INSTALACION Y CONFIGURACION DEL SISTEMA OPENERP E INSTALACION DEL MODULO DE ALMACEN. 1.1 INSTALACION Descargar el paquete (todo en uno) de OpenERP para Windows llamado openerp-allinone-setup-6.1-latest, se puede descargar desde la página oficial; para descargar te solicita regístrate con un correo, así que se debe llenar un pequeño formulario y listo a descargar. Se sigue los mismos pasos para descargar OpenERP Instalación del Módulo de Gestión de Almacenes. Instalar el modulo Gestión de Almacenes 14

15 1.3 Administración de Usuarios Por recomendación es necesario crear un usuario con los privilegios suficientes para manejar el módulo de almacén. 1.4 LLENADO DE DATOS DE LOS BIENES Y SERVICIOS DEL LABORATORIO DE SOFTWARE LIBRE. Acceder al Sistema Para registrar los productos correspondientes, todos los productos serán ingresados con su respectiva categoría, este procedimiento es recomendable porque facilita tener los datos ordenados. Ingresar al Sistema OpenERP 1.5 Crear una Categoría. 1.6 Registrar Productos. 1.7 ALBARAN DE ENTRADA Y DE SALIDA Representan todos los pedidos a proveedores para ser recibidos, generados por la confirmación de las órdenes de compra. El sistema permite manejar pedidos postergados, la valoración de inventario automatizado, números de serie, control de calidad, etc. Por defecto, se obtiene un envío entrante por orden de compra, pero también se puede utilizar el menú "Productos Entrantes" para manejar el control de recepción por líneas de orden (en caso de recepción de múltiples pedidos). Ingresar al Sistema OpenERP. Esperar a que cargue en el explorador. 1.8 Registrar Entrada de Productos. 1.9 Registrar Salida de Productos (Albarán de Salida) 1.10 Trazabilidad (verificar stock). Movimientos de Stock Puede seguir todas las transacciones de inventario hechas en el pasado o planeadas a futuro. Cada transacción se traslada de una ubicación a otra, debido al manejo de doble entrada de inventario 15

16 en OpenERP. Desde el formulario del producto, también puede obtener el pronóstico de valores futuros CONTROL DE INVENTARIO. El menú de Estructura de Ubicaciones abre la estructura de almacenes dentro de sus ubicaciones físicas, ubicaciones de empresa y ubicaciones virtuales. Mediante un simple clic en una ubicación, puede conseguir un análisis completo de la ubicación de inventario, durante un período determinado. OpenERP le permite realizar inventarios periódicos. Usted puede crear su inventario anual, así como los inventarios intermedios, para todos sus productos o sólo para un lugar específico. OpenERP le da la flexibilidad para iniciar su inventario a partir de cero o para obtener las cantidades del sistema y luego cambiarlas después de comprobar la cantidad de stock real INFORMES. Ultimo inventario de productos. (Permite visualizar el último inventario que se ha realizado de los productos, con fecha y hora específica). Análisis de movimientos. (Permite ver todo tipo de movimiento de los productos, así como ventas, compras, traslados, etc. Y se puede ver en una fecha específica en que se desea ver). Análisis de inventarios. (El análisis de inventario consiste en realizar evaluaciones periódicas sobre la evolución de los distintos indicadores y variables que rigen el comportamiento del almacén, con el objetivo de implementar mejoras que maximicen la eficiencia) CONFIGURACION. En esta parte es necesario para realizar algunas modificaciones acorde a nuestra necesidad. Por otro lado es posible gestionar varios almacenes a la vez.. 16

17 RESULTADOS 1. Se Instaló el ERP OpenERP en el laboratorio de Software Libre. 2. Se registró los datos de equipos, accesorios, suministros de cómputo, etc. Usando el módulo de almacén del OpenERP mejorando el tiempo de acceso a la información contenida en las bases de datos. 3. Las consultas se realizan con mayor rapidez y eficiencia.. 4. La implementación de la herramienta, permite obtener resultados que ayuden a la toma de decisiones, la cual va a contribuir mejorar el control de equipos, accesorios, suministros de cómputo y el servicio a los usuarios. DISCUSION De acuerdo a la secuencia de implementación del OpenERP y de los beneficios que esta trae se pudo comprobar que este puede ser utilizado en otras áreas de la Facultad de Ingeniería, más aún para la propia UNAS. CONCLUSIONES El sistema OpenERP es un software libre, cuenta con más de 100 módulos y se encuentra en internet en forma gratuita. El sistema OpenERP, trabaja con el sistema de gestor de Base de Datos Postgres, lenguaje de programación Phyton, son libres y con costo cero. Se procedió a registrar los datos de bienes y servicios al sistema de almacén de OpenERP. Dando como resultado un mayor control en los bienes del laboratorio de Software Libre, con reportes amigables y consultas rápidas. 17

18 BIBLIOGRAFIA Open ERP Última fecha de actualización: Fecha de acceso: 27 de Marzo de Spain OpenERP Alliance. Fecha de acceso: 30 de Marzo de Wikipedia Última fecha de actualización: 24 Marzo Fecha de acceso: 4 de Marzo de Wikipedia Última fecha de actualización: 11 Marzo Fecha de acceso: 7 de Marzo de Fecha de acceso: 17 de Marzo de visita este portal para más información acerca de este tutorial. The PostgreSQL Administrator s Guide, The Administrator s Guide, Editado por Thomas Lockhart, , The PostgreSQL Global Development Group. 18