Instituto. Coporsuper. Capacitación Empresarial con Visión FACILITADOR. Ing. Marco Mármol

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1 FACILITADOR

2 TABALA DE CONTENIDO OBJETIVO DE APRENDIZAJE:... 5 I. NOMBRES DEFINIR NOMBRES DAR NOMBRE A LAS CELDAS DAR NOMBRE A LAS CELDAS USANDO ENCABEZADOS EXISTENTES NOMBRES TRIDIMENSIONALES DEFINIR UN NOMBRE CON UNA REFERENCIA TRIDIMENSIONAL DEFINIR UN NOMBRE PARA UNA HOJA DE CÁLCULO REGLAS PARA LOS NOMBRES ASIGNAR NOMBRE A FÓRMULAS Y CONSTANTES APLICAR NOMBRES RESUMEN DE LA SECCIÓN PRÁCTICA PRÁCTICA PRÁCTICA PRÁCTICA II. FUNCIONES REGLAS PARA EL USO DE FUNCIONES EL ASISTENTE PARA FUNCIONES CONVENCIONES FUNCIÓN: ESTADÍSTICAS FUNCIÓN CONTAR.BLANCO FUNCIÓN CONTAR.SI FUNCIÓN POTENCIA FUNCIÓN PRODUCTO FUNCIÓN RAÍZ FUNCIÓN REDONDEAR EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 1

3 FUNCIÓN RESIDUO FUNCIÓN SUMAR.SI FUNCIÓN SUMA FUNCIÓN: LÓGICAS FUNCIÓN SI FUNCIÓN Y FUNCIÓN O FUNCIÓN: BÚSQUEDA Y REFERENCIA FUNCIÓN BUSCAR FUNCIÓN COINCIDIR FUNCIÓN TRANSPONER RESUMEN DE LA SECCIÓN PRÁCTICA PRÁCTICA 1 (CONTAR.BLANCO) PRÁCTICA 2 (CONTAR.SI) PRÁCTICA 3 (FACT) PRÁCTICA 4 (POTENCIA) PRÁCTICA 5 (PRODUCTO) PRÁCTICA 6 (RAÍZ) PRÁCTICA 7 (REDONDEAR) PRÁCTICA 8 (RESIDUO) PRÁCTICA 9 (SUMAR.SI) PRÁCTICA 10 (SUMA) PRÁCTICA 11 (SI) PRÁCTICA 12 (Y) PRÁCTICA 13 (O) PRÁCTICA 14 (BURSCARH) PRÁCTICA 15 (BUSCARV) III. VÍNCULOS EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 2

4 1. CREAR UN VÍNCULO ENTRE LIBROS CUANDO VINCULAR LOS LIBROS DE TRABAJO INTRODUCCIÓN DE REFERENCIAS EXTERNAS POR SELECCIÓN VINCULAR CELDAS DE HOJAS DE CÁLCULO Y LIBROS VINCULAR CON OTRA HOJA DE CÁLCULO VINCULAR CON MÁS DE UNA HOJA DE CÁLCULO VINCULAR CON OTRO LIBRO CÓMO GUARDAR LOS LIBROS DE TRABAJO VINCULADOS ABRIR, ACTUALIZAR Y CAMBIAR VÍNCULOS ELIMINAR VÍNCULOS ENTRE LOS LIBROS DE TRABAJO ADMINISTRACIÓN DE LOS LIBROS DE TRABAJO VINCULADOS EN DIFERENTES UBICACIONES GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO QUE CONTIENE VÍNCULOS CON UN LIBRO DE TRABAJO EXTENSO IV. GRÁFICOS QUÉ ES UN GRÁFICO? CREAR UN GRÁFICO INSERTAR O INCRUSTAR UN GRÁFICO EN LA HOJA DE CÁLCULO AGREGAR UNA HOJA DE GRÁFICO CREAR UN GRÁFICO A PARTIR DE SELECCIONES NO ADYACENTES AGREGAR TÍTULOS AL GRÁFICO Y A LOS EJES AGREGAR UNA LEYENDA AGREGAR UN CUADRO DE TEXTO A UN GRÁFICO AGREGAR RÓTULOS DE DATOS AGREGAR DATOS A UN GRÁFICO ELIMINAR RÓTULOS DE DATOS, TÍTULOS, LEYENDAS O LÍNEAS DE DIVISIÓN ELIMINAR SERIES DE DATOS CAMBIAR LA FORMA EN QUE SE TRAZAN LOS DATOS V. UTILIZAR EXCEL PARA ADMINISTRAR DATOS BASE DE DATOS INSTRUCCIONES PARA CREAR UNA LISTA EN UNA HOJA DE CÁLCULO EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 3

5 1.2 FILTRAR UNA LISTA VI. MACROS QUÉ ES UNA MACRO? CUÁNDO DEBE CONSTRUIRSE UNA MACRO? EJECUTAR UNA MACRO MODIFICAR UNA MACRO ELIMINAR UNA MACRO EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 4

6 OBJETIVO DE APRENDIZAJE: Al finalizar el presente curso los participantes estarán en la capacidad de conocer, manejar y gestionar eficientemente las herramientas que proporciona Microsoft Excel Avanzado para la creación y modificación de hojas de cálculo reales de la base de datos: desarrollar y crear sus propias fórmulas en los libros, representar en tablas dinámicas los datos obtenidos, realizar filtros de búsqueda, proyectos, entre otros. Su dominio le permitirá la elaboración de archivos de trabajo o informes en forma mucho más rápida y eficiente, dando una clara imagen de profesionalismo EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 5

7 I. NOMBRES Un nombre es un identificador fácil de recordar que se crea para referirse a una celda, a un grupo de celdas, a un valor o a una fórmula. El utilizar nombres ofrece las siguientes ventajas: Cada libro de trabajo puede compartir sólo un conjunto de nombres. Los nombres que se crean para hacer referencia a celdas en una hoja de cálculo pueden usarse en todo el libro de trabajo, eliminando la necesidad de tener que volver a crear nombres para cada hoja nueva o escribir las referencias de las hojas en fórmulas. Pueden crearse nombres especiales para una hoja en particular. Esta característica permite utilizar nombres comunes para definir las celdas relacionadas en las distintas hojas de cálculo de un mismo libro de trabajo. Las referencias con nombre pueden usarse en casi todos los lugares en que se usaría una referencia regular, incluyendo fórmulas y cuadros de diálogo. Las fórmulas que usan nombres son más fáciles de leer y recordar que las que usan referencias de celda; por ejemplo: la fórmula =Precio_unitario*Cantidad+IVA es más fácil de leer que la fórmula =D5*A5+E5. Si se cambia la estructura de la hoja de cálculo, puede actualizarse la referencia en un solo lugar y todas las fórmulas que usan ese nombre se actualizan automáticamente. Pueden pegarse nombres en las fórmulas rápida y fácilmente usando el cuadro de nombres en la barra de fórmulas. Excel puede crear automáticamente nombres para las celdas basados en los títulos de las filas o de las columnas en la hoja de cálculo, o pueden escribirse los nombres para las celdas o las fórmulas. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 6

8 1. DEFINIR NOMBRES 1.1 DAR NOMBRE A LAS CELDAS 1. Seleccionar la celda, el rango de celdas o las celdas no adyacentes a las que se desea dar nombre 2. Hacer clic en el cuadro de nombres situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas 3. Escribir el nombre para las celdas Cuadro de nombres 1.2 DAR NOMBRE A LAS CELDAS USANDO ENCABEZADOS EXISTENTES 1. Seleccionar las celdas que contienen los encabezados 2. Elegir el comando Nombre del menú Insertar 3. Seleccionar el comando Crear 4. Se desplegará el siguiente cuadro: 5. Elegir la casilla que corresponda a la posición de los nombres dentro de la tabla 6. Hacer clic en el botón Aceptar EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 7

9 A5:A12 Se llama Concepto B5:B12 se llama Enero C5:C12 se llama Febrero B6:E6 se llama Teléfono B7:E7 se llama Luz B11:E11 se llama Comida El cuadro de nombres en la barra de fórmulas puede usarse para: Definir un nombre Seleccionar una celda o un rango con nombre Insertar un nombre en una fórmula Cuando se define un nombre, éste aparece en el cuadro de nombres. Para mostrar la lista de los nombres, debe hacerse clic en la flecha desplegable ubicada a la derecha del cuadro de nombres: Flecha desplegable Lista de nombres definidos en el libro de trabajo EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 8

10 2. NOMBRES TRIDIMENSIONALES Un nombre puede definirse también como una referencia tridimensional, que abarque dos o más hojas de un libro de trabajo. 2.1 DEFINIR UN NOMBRE CON UNA REFERENCIA TRIDIMENSIONAL 1. Abrir el menú Insertar 2. Elegir el comando Nombre 3. En el submenú, seleccionar el comando Definir 4. Se desplegará el siguiente cuadro: 5. En el cuadro de edición: Nombres en el libro:, escribir un nombre 6. En el cuadro de edición: Se refiere a, escribir un signo igual (=) y a continuación, escribir la referencia del rango 3-D que se desea utilizar, o seleccionar el rango tridimensional en el libro 7. Hacer clic en el botón Agregar 8. Hacer clic en el botón Aceptar 2.2 DEFINIR UN NOMBRE PARA UNA HOJA DE CÁLCULO 1. Abrir el menú Insertar 2. Ubicar el cursor en la hoja que se desea nombrar 3. Elegir el comando Nombre 4. En el submenú, seleccionar el comando Definir 5. Se desplegará el siguiente cuadro: EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 9

11 6. En el cuadro de edición: Nombres en el libro:, escribir el número de la hoja y a continuación un signo de admiración antes de escribir el nombre 7. Con el Mouse, seleccionar el rango de celdas de la hoja que se desea nombrar 8. Hacer clic en el botón Agregar 9. Hacer clic en el botón Aceptar 2.3 REGLAS PARA LOS NOMBRES Para definir un nombre es necesario seguir las siguientes reglas: Caracteres válidos: Separadores Largo Empleo de mayúsculas El primer carácter debe ser una letra o un carácter de subrayado; los demás pueden ser letras, números, puntos y caracteres subrayados. El nombre no debe ser similar a una referencia. No se permite usar espacios. Un carácter subrayado o un punto pueden funcionar como separador de palabras. Un nombre puede contener como máximo 255 caracteres. Pueden usarse letras mayúsculas o minúsculas. El programa registra el nombre exactamente como se ha escrito. Sin embargo, no diferencia entre las letras mayúsculas y las minúsculas cuando lee los nombres en las fórmulas. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 10

12 2.4 ASIGNAR NOMBRE A FÓRMULAS Y CONSTANTES Es posible asignarle nombre a una fórmula que aparecerá en muchos lugares del libro de trabajo sin tener que ponerla en una celda. 1. Abrir el menú Insertar 2. Elegir el comando Nombre 3. En el submenú, seleccionar Definir 4. En el cuadro de edición: Nombres en el libro:, escribir un nombre 5. En el cuadro de edición: Se refiere a:, escribir un signo igual (=) y a continuación la fórmula 6. Hacer clic en el botón Agregar 7. Hacer clic en el botón Aceptar Una constante con un nombre es similar a una fórmula con nombre, excepto que el nombre sea definido por un valor fijo en lugar de una fórmula. 2.5 APLICAR NOMBRES Cuando se han escrito fórmulas dentro de un libro de trabajo, pueden sustituirse por los nombres definidos y aplicarse en aquellas referencias en donde coincidan ambas referencias. 1. Abrir el menú Insertar 2. Elegir el comando Nombre 3. En el submenú, seleccionar Aplicar 4. Se desplegará el siguiente cuadro con todos los nombres definidos en el libro de trabajo: EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 11

13 5. Seleccionar los nombres que se desean aplicar 6. Hacer clic en el botón Aceptar Al aplicar los nombres las referencias son sustituidas por fórmulas en aquellas que coincidan con las definiciones del nombre. Los nombres se aplicarán a la hoja entera o sólo a las celdas seleccionadas. 3. RESUMEN DE LA SECCIÓN Un nombre es un identificador fácil de recordar que se crea para referirse a una celda o grupo de celdas, un valor o una fórmula Pueden definirse directamente en el cuadro de nombres o aprovechar los encabezados de las columnas Los nombres pueden definirse también como referencias tridimensionales en dos o más hojas del libro de trabajo Las reglas para crear nombres son: Empezar con una letra o carácter de subrayado No se permiten los espacios Un nombre puede contener como máximo 255 caracteres Pueden usarse letras mayúsculas o minúsculas Es posible asignar nombre a fórmulas o constantes EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 12

14 PRÁCTICA PRÁCTICA 1 1. Crear la siguiente tabla: 2. A la celda B3, asignarle el nombre Costo_unidad_ene 3. Asignar nombre a las columnas CÓDIGO y VENDEDORES, utilizando el método de encabezados existentes 4. Definir el nombre UNI_VEN_ENE del rango C6:C16 5. Asignarle el nombre VEN_TOT_ENE al rango D6:D16 6. En la celda D6 escribir la fórmula =Costo_unidad_ene*UNI_VEN_ENE 7. Copiar la fórmula anterior de la celda D7 a D16 EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 13

15 PRÁCTICA 2 1. Nombrar la hoja de cálculo realizada en el ejercicio anterior como ENERO 2. Crear la siguiente tabla en otra hoja del libro: 3. A la celda B3, asignarle el nombre Costo_unidad_feb 4. Definir el nombre UNI_VEN_FEB del rango C6:C16 5. Asignarle el nombre VEN_TOT_FEB al rango D6:D16 6. En la celda D6 escribir la fórmula =Costo_unidad_feb*UNI_VEN_FEB 7. Copiar la fórmula anterior de la celda D7 a D16 EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 14

16 PRÁCTICA 3 1. Crear la siguiente tabla y nombrarla como CONCENTRADOS 2. En la celda C6 escribir la fórmula =UNI_VEN_ENE + UNI_VEN_FEB 3. Copiar la fórmula anterior de la celda C6 a C16 4. En la celda D6 escribir la fórmula =VEN_TOT_ENE + VEN_TOT_FEB 5. Copiar la fórmula anterior de la celda D6 a D16 6. Asignar nombres a las columnas TOTAL DE UNIDADES VENDIDAS y TOTAL VENDIDO, utilizando el método de encabezados de columna 7. En la celda C17, escribir la fórmula =SUMA(TOTAL_DE_UNIDADES_VENDIDAS) 8. En la celda D17, escribir la fórmula =SUMA(TOTAL_VENDIDO) EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 15

17 II. FUNCIONES Una función es una fórmula especial que ya está escrita y que acepta un valor o valores, que realiza una operación y devuelve un valor o valores. Las funciones pueden utilizarse solas o como componentes para construir fórmulas más extensas. El uso de funciones simplifica y acorta las fórmulas en las hojas de cálculo, especialmente aquellas que efectúan cálculos extensos y complejos. Las funciones incorporadas en Microsoft Excel realizan cálculos estándar. Los valores con los que se realizan las operaciones se denominan argumentos. Los valores que devuelven las funciones se denominan resultados. Las funciones se utilizan introduciéndolas en fórmulas de la hoja de cálculo. La serie de caracteres que se utiliza en una función se denomina sintaxis. La sintaxis de una fórmula comienza con un signo igual (=) seguido de una combinación de valores y operadores. Si aparece una función al comienzo de una fórmula, debe ser precedida con un signo igual, como en las fórmulas. Los paréntesis indican a Microsoft Excel dónde comienzan y terminan los argumentos. Siempre deberá existir un paréntesis de apertura y otro de cierre, sin espacios antes ni después de cada uno. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos, matrices, valores de error o referencias, y deben producir un valor válido. Los argumentos también pueden ser constantes o fórmulas, y las fórmulas pueden contener otras funciones. Cuando el argumento para una función es otra función, se dice que está anidado. En Microsoft Excel, podrán anidarse hasta siete niveles de funciones en una fórmula. 1. REGLAS PARA EL USO DE FUNCIONES Antes y después de cada argumento deberá incluirse un paréntesis, sin dejar espacios antes y después de cada uno de ellos. Los paréntesis indican a Excel dónde comienzan y dónde terminan los argumentos. No usar puntos para separar los miles en los valores numéricos. Los argumentos deberán especificarse dentro de los paréntesis de una función; éstos pueden ser números, referencias, texto, valores lógicos, matrices o valores de error, algunas funciones aceptan argumentos opcionales que no son necesarios para que la función realice los cálculos. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 16

18 Los argumentos de una función pueden ser valores constantes o fórmulas. Si se usa una función, ésta puede contener otras funciones. Cuando el argumento de una función es una función, se le denomina función anidada, en Excel es posible anidar hasta siete niveles de funciones en una fórmula. 2. EL ASISTENTE PARA FUNCIONES El Insertar una función simplifica la introducción de fórmulas. Para iniciar el Asistente para funciones: 1. Hacer clic en el botón Insertar función 2. Se desplegará el siguiente cuadro: 3. Seleccionar en el cuadro de lista O seleccionar una categoría:, la categoría a la que pertenezca la función deseada EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 17

19 4. Elegir en el cuadro de lista Seleccionar una función:, el nombre de la función deseada. Nota: Cuando se seleccione una función del cuadro de lista, la definición de la función y de sus argumentos aparecerá automáticamente; así como la posición correcta de los puntos, comas (,) y paréntesis [( )]. 5. Hacer clic en el botón Aceptar 6. Se desplegará el siguiente cuadro: EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 18

20 7. Introducir en los cuadros de edición para argumentos: números, referencias, nombres, fórmulas, texto u otras funciones. 8. Hacer clic en el botón Aceptar 2.1 CONVENCIONES En la línea de sintaxis, los argumentos requeridos aparecen en negrita y los argumentos opcionales aparecen con formato normal. En el texto que define las funciones y argumentos, todos los argumentos aparecen con formato normal (sin negrita), sean requeridos o no. El formato de la línea de sintaxis indica si el argumento es requerido u opcional. Los nombres de los argumentos generalmente llevan el carácter de subrayado entre las palabras; por ejemplo: núm_de_caracteres es un nombre de argumento. Los nombres de macros y de celdas no usan puntuación entre las palabras; por ejemplo: VentasTotales es un nombre de celda. Las funciones se muestran sin el signo igual (=). Debe escribirse un signo igual al comienzo de cada fórmula pero no al comienzo de las funciones en fórmulas anidadas; por ejemplo: PRODUCTO es una función anidada en =SUMA(3;(PRODUCTO(2;4))). EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 19

21 2.2 FUNCIÓN: ESTADÍSTICAS A través de las funciones matemáticas y trigonométricas se pueden realizar operaciones aritméticas y trigonométricas generales. Excel cuenta con diversas funciones de este tipo y las más importantes se detallan a continuación: FUNCIÓN CONTAR.BLANCO Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango. Sintaxis Argumento Rango CONTAR.BLANCO(rango) Descripción Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango especificado. Es el rango del que se desea contar el número de celdas en blanco. Observaciones: Las celdas que contienen fórmulas que devuelven " " (o texto vacío) también se cuentan, en cambio las celdas que contienen el valor 0 no se cuentan. Para usar la función CONTAR.BLANCO seguir los siguientes pasos: 1. Dar clic en la celda en la cual se desea insertar la función 2. Hacer clic en el botón Insertar función de la barra de herramientas Estándar Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar función 3. En el cuadro de lista O seleccionar una categoría:, seleccionar Estadísticas 4. En el cuadro de lista Seleccionar una función:, seleccionar CONTAR.BLANCO 5. Hacer clic en el botón Aceptar 6. Excel mostrará el cuadro de diálogo CONTAR.BLANCO EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 20

22 7. Ingresar en el cuadro de edición: Rango, el rango que se desea contar 8. Hacer clic en el botón Aceptar FUNCIÓN CONTAR.SI Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado. Sintaxis CONTAR.SI(rango,criterio) La siguiente tabla describe cada uno de los argumentos: Argumento Rango Criterio Descripción Es el rango del que se desea contar el número de celdas que no están en blanco. Es la condición en forma de número, expresión o texto que determina qué celdas deben contarse. Para usar la función CONTAR.SI seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la función EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 21

23 2. Hacer clic en el botón Insertar función de la barra de herramientas Estándar Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar función 3. En el cuadro de lista O seleccionar una categoría:, seleccionar Estadísticas 4. En el cuadro de lista Seleccionar una función:, seleccionar CONTAR.SI 5. Hacer clic en el botón Aceptar 6. Excel mostrará el cuadro de diálogo CONTAR.SI 7. Ingresar en el cuadro de edición: Rango, el rango que se desea contar 8. Ingresar en el cuadro de edición: Criterio, el criterio de búsqueda 9. Hacer clic en el botón Aceptar FUNCIÓN POTENCIA Devuelve el resultado de elevar el argumento número a una potencia. Sintaxis POTENCIA(número, potencia) La siguiente tabla describe cada uno de los argumentos: EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 22

24 Argumento Número Potencia Descripción Es el número base; puede ser cualquier número real. Es el exponente al que desea elevar la base. Observaciones: Se puede utilizar el operador "^" en lugar de la función POTENCIA para indicar a qué potencia se eleva el número base, por ejemplo 5^2. Para usar la función POTENCIA seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la función 2. Hacer clic en el botón Insertar función de la barra de herramientas Estándar Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar función 3. En el cuadro de lista O seleccionar una categoría:, seleccionar Matemáticas y trigonométricas 4. En el cuadro de lista Seleccionar una función:, seleccionar POTENCIA 5. Hacer clic en el botón Aceptar 6. Excel mostrará el cuadro de diálogo POTENCIA EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 23

25 7. Ingresar en el cuadro de edición: Número, el número base 8. Ingresar en el cuadro de edición: Potencia, la potencia a la que se desea elevar el número 9. Hacer clic en el botón Aceptar FUNCIÓN PRODUCTO Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto. Sintaxis Número1, número2, PRODUCTO(número1,número2,...) Son entre 1 y 30 números, valores lógicos o texto que representa números que desea multiplicar. Observaciones: Los argumentos que son números, valores lógicos o representaciones textuales de números se toman en cuenta; los argumentos que son valores de error o texto que no se puede convertir en números causan errores. Si un argumento es una matriz o una referencia, sólo se tomarán en cuenta los números de la matriz o de la referencia, se ignoran las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. Para usar la función PRODUCTO seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la función 2. Hacer clic en el botón Insertar función de la barra de herramientas Estándar Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar función 3. En el cuadro de lista O seleccionar una categoría:, seleccionar Matemáticas y trigonométricas 4. En el cuadro de lista Seleccionar una función:, seleccionar PRODUCTO 5. Hacer clic en el botón Aceptar 6. Excel mostrará el cuadro de diálogo PRODUCTO EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 24

26 7. Ingresar en el cuadro de edición: Número1, el primer número que se desea multiplicar. 8. Ingresar en el cuadro de edición: Número2, el segundo número que se desea multiplicar. Pueden especificarse hasta 30 números 9. Hacer clic en el botón Aceptar FUNCIÓN RAÍZ Devuelve la raíz cuadrada de un número. Sintaxis Número RAÍZ(número) Es el número del que se desea obtener la raíz cuadrada. Si número es negativo, RAÍZ devuelve el valor de error # NUM! Para usar la función RAÍZ seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la función 2. Hacer clic en el botón Insertar función de la barra de herramientas Estándar EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 25

27 Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar función 3. En el cuadro de lista O seleccionar una categoría:, seleccionar Matemáticas y trigonométricas 4. En el cuadro de lista Seleccionar una función:, seleccionar RAÍZ 5. Hacer clic en el botón Aceptar 6. Excel mostrará el cuadro de diálogo RAÍZ 7. Ingresar en el cuadro de edición: Número, el número del que se desea obtener la raíz cuadrada 8. Hacer clic en el botón Aceptar FUNCIÓN REDONDEAR Redondea un número al número de decimales especificado. Sintaxis REDONDEAR(número; núm_de_decimales) EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 26

28 Argumento Número Núm_de_decimales Descripción Es el número que se desea redondear. Especifica el número de decimales al que se desea redondear. Los números negativos se redondean a la izquierda de la coma decimal; cero se redondea al entero más cercano. Si el argumento núm_de_decimales es mayor que 0, número se redondeará al número de lugares decimales especificado. Si el argumento núm_de_decimales es 0, número se redondeará al entero más próximo. Si el argumento núm_de_decimales es menor que 0, número se redondeará hacia la izquierda del separador decimal. Para usar la función REDONDEAR seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la función 2. Hacer clic en el botón Insertar función de la barra de herramientas Estándar Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar función 3. En el cuadro de lista O seleccionar una categoría:, seleccionar Matemáticas y trigonométricas 4. En el cuadro de lista Seleccionar una función:, seleccionar REDONDEAR 5. Hacer clic en el botón Aceptar 6. Excel mostrará el cuadro de diálogo REDONDEAR EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 27

29 7. Ingresar en el cuadro de edición: Número, el número que se desea redondear 8. Especificar en el cuadro de edición: Núm_decimales, el número de decimales al que se desea redondear 9. Hacer clic en el botón Aceptar FUNCIÓN RESIDUO Devuelve el residuo o resto de la división entre número y núm_divisor. El resultado tiene el mismo signo que núm_divisor. Sintaxis RESIDUO(número,núm_divisor) La siguiente tabla describe cada uno de los argumentos: EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 28

30 Argumento Descripción Número Es el número para el que se desea encontrar el residuo después de realizar la división. Núm_divisor Es el número por el cual se desea dividir Número. Si núm_divisor es 0, RESIDUO devuelve el valor de error # DIV/0! Para usar la función RESIDUO seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la función 2. Hacer clic en el botón Insertar función de la barra de herramientas Estándar Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar función 3. En el cuadro de lista O seleccionar una categoría:, seleccionar Matemáticas y trigonométricas 4. En el cuadro de lista Seleccionar una función:, seleccionar RESIDUO 5. Hacer clic en el botón Aceptar 6. Excel mostrará el cuadro de diálogo RESIDUO EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 29

31 7. Ingresar en el cuadro de edición: Número, el número para el que se desea encontrar el residuo 8. Ingresar en el cuadro de edición: Núm_divisor, el número por el cual se desea dividir el número 9. Hacer clic en el botón Aceptar FUNCIÓN SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coincidan con el argumento criterio. Sintaxis SUMAR.SI(rango,criterio,rango_suma) La siguiente tabla describe cada uno de los argumentos: Argumento Rango Criterio Rango_suma Descripción Es el rango de celdas que desea evaluar. Es el criterio o condición que determina qué celdas deben sumarse. Puede estar en forma de número, texto o expresión. Son las celdas que se van a sumar. Si se omite, se usarán las celdas en el rango. Para usar la función SUMAR.SI seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la función 2. Hacer clic en el botón Insertar función de la barra de herramientas Estándar Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar función 3. En el cuadro de lista O seleccionar una categoría:, seleccionar Matemáticas y trigonométricas 4. En el cuadro de lista Seleccionar una función:, seleccionar SUMAR.SI 5. Hacer clic en el botón Aceptar 6. Excel mostrará el cuadro de diálogo SUMAR.SI EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 30

32 7. Ingresar en el cuadro de edición: Rango, el rango de celdas que desea evaluar 8. Especificar en el cuadro de edición: Criterio, la condición que determine qué celdas deben ser sumadas 9. Hacer clic en el botón Aceptar FUNCIÓN SUMA Devuelve la suma de todos los números en la lista de argumentos. Sintaxis SUMA(número1,número2,...) Número1, número2,... Son de 1 a 30 números que se desea sumar. Los valores lógicos y el texto se omiten en las celdas, incluso si están escritos como argumentos. Observaciones: Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que se escriban directamente en la lista de argumentos. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 31

33 Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarán los números de esa matriz o referencia. Se ignoran las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en esa matriz o referencia. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores. Para usar la función SUMA seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la función 2. Hacer clic en el botón Insertar función de la barra de herramientas Estándar, Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar función 3. En el cuadro de lista O seleccionar una categoría:, seleccionar Matemáticas y trigonométricas 4. En el cuadro de lista Seleccionar una función:, seleccionar SUMA 5. Hacer clic en el botón Aceptar 6. Excel mostrará el cuadro de diálogo SUMA EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 32

34 7. Ingresar en el cuadro de edición: Número1, el primer número que se desea sumar. 8. Ingresar en el cuadro de edición: Número2, el segundo número que se desea sumar. Pueden especificarse hasta 30 números. 9. Hacer clic en el botón Aceptar 2.3 FUNCIÓN: LÓGICAS FUNCIÓN SI Devuelve un valor si el argumento Prueba_lógica es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. La función SI se usa para realizar una prueba condicional sobre valores y fórmulas, y para que las operaciones siguientes dependa del resultado de esta prueba. El resultado de la prueba determina el valor devuelto por la función SI. Sintaxis para hojas de cálculo y de macros SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,valor_si_falso) La siguiente tabla describe cada uno de los argumentos: Argumento Descripción Prueba_lógica Es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero Es el valor que se devolverá si prueba_lógica es VERDADERO. Si se omite, devolverá VERDADERO. Puede anidar hasta siete funciones SI. Valor_si_falso Es el valor que se devolverá si prueba_lógica es FALSO. Si se omite, devolverá FALSO. Observaciones: Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 33

35 Si se utiliza la función SI en una macro, los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso también podrán ser funciones IR.A otras macros o funciones que ejecuten una acción. Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones. Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI. Cuando alguno de los argumentos valor_si_verdadero o valor_si_falso es una función que ejecuta una acción, se ejecutan todas las acciones. Para usar la función SI seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la función 2. Hacer clic en el botón Insertar función de la barra de herramientas Estándar Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar función 3. En el cuadro de lista O seleccionar una categoría:, seleccionar Lógicas 4. En el cuadro de lista Seleccionar una función:, seleccionar SI 5. Hacer clic en el botón Aceptar 6. Excel mostrará el cuadro de diálogo SI EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 34

36 7. Ingresar en el cuadro de edición: Prueba_lógica, el valor o la expresión que se desea evaluar 8. Ingresar en el cuadro de edición: Valor_si_verdadero, el valor que se devolverá si la prueba lógica es verdadera 9. Ingresar en el cuadro de edición: Valor_si_falso, el valor que se devolverá si la prueba lógica es falsa 10. Hacer clic en el botón Aceptar FUNCIÓN Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son verdaderos; devuelve FALSO si uno o más argumentos son falsos. Sintaxis Y(valor_lógico1,valor_lógico2,...) Valor_lógico1, valor_lógico2,... Son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar, que pueden ser VERDADERO o FALSO y que pueden ser valores lógicos, matrices o referencias. Los argumentos deben ser valores lógicos, matrices o referencias que contengan valores lógicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, esos valores se ignoran. Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error # VALOR! Para usar la función Y seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la función 2. Hacer clic en el botón Insertar función de la barra de herramientas Estándar Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar función 3. En el cuadro de lista O seleccionar una categoría:, seleccionar Lógicas 4. En el cuadro de lista Seleccionar una función:, seleccionar Y EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 35

37 5. Hacer clic en el botón Aceptar 6. Excel mostrará el cuadro de diálogo Y 7. Ingresar en los cuadros de edición: Valor_lógico1, Valor_lógico2, etc., las condiciones que se desean comprobar 8. Hacer clic en el botón Aceptar FUNCIÓN O Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es verdadero; devolverá FALSO si todos los argumentos son falsos. Sintaxis O(valor_lógico1,valor_lógico2,...) Valor_lógico1, valor_lógico2,... Son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 36

38 Los argumentos deben ser valores lógicos, matrices o referencias que contengan valores lógicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, números o celdas vacías, dichos valores se ignoran. Si el rango especificado no contiene valores lógicos, O devolverá el valor de error # VALOR! Puede utilizarse la fórmula matricial O para comprobar si un valor aparece en una matriz. Para introducir la fórmula O como una matriz, presionar CTRL+MAYÚSCULAS Para usar la función O seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la función 2. Hacer clic en el botón Insertar función de la barra de herramientas Estándar Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar función 3. En el cuadro de lista O seleccionar una categoría:, seleccionar Lógicas 4. En el cuadro de lista Seleccionar una función:, seleccionar O 5. Hacer clic en el botón Aceptar 6. Excel mostrará el cuadro de diálogo O EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 37

39 7. Ingresar en los cuadros de edición: Valor_lógico1, Valor_lógico2, etc., las condiciones que se desean verificar 8. Hacer clic en el botón Aceptar 2.5 FUNCIÓN: BÚSQUEDA Y REFERENCIA FUNCIÓN BUSCAR Busca valores en una referencia o matriz. La función BUSCAR tiene dos sintaxis, vectorial y matricial. Sintaxis 1 (vector) Un vector es una matriz que contiene una sola fila o una sola columna. La forma vectorial de BUSCAR busca un valor en un vector, se desplaza a la posición correspondiente en un segundo vector y devuelve ese valor. Esta forma de búsqueda se utiliza cuando se necesite especificar el rango que contiene los valores que se desea hacer coincidir. Forma vectorial BUSCAR(valor_buscado,vector_de_comparación,vector_resultado) Argumento Valor_buscado Vector_de_comparación Vector_resultado Descripción Es un valor que la función BUSCAR busca en un vector_de_comparación y puede ser un número, texto, un valor lógico, o un nombre o referencia a un valor. Es un rango que sólo contiene una columna o una fila de texto, números o valores lógicos, en orden ascendente. Es un rango que sólo contiene una columna o una fila, del mismo tamaño que vector_de_comparación. Si BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, utilizará el mayor valor de vector_de_comparación que sea menor o igual al valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el valor más bajo de vector_de_comparación, BUSCAR devuelve el valor de error #N/A. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 38

40 Sintaxis 2 (matriz) La forma matricial de BUSCAR busca el valor especificado en la primera fila o en la primera columna de la matriz, se desplaza vertical u horizontalmente hasta la última celda y devuelve el valor de esta celda. Esta forma de búsqueda se utiliza cuando los valores que se desee hacer coincidir se encuentren en la primera fila o en la primera columna de la matriz. Forma matricial BUSCAR(valor_buscado,matriz) Argumento Valor_buscado Matriz Descripción Es un valor que BUSCAR busca en Matriz. Valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico, nombre o una referencia a un valor. Si BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, utiliza el mayor valor de la matriz que sea menor o igual al valor_buscado. Si el valor_buscado es menor que el valor más bajo de la primera fila o columna (dependiendo de las dimensiones de la matriz), BUSCAR devolverá el valor de error #N/A. Es un rango de celdas que contiene el texto, los números o los valores lógicos que se desean comparar con valor_buscado. La forma matricial de BUSCAR es muy parecida a la de las funciones BUSCARH y BUSCARV. La diferencia es que BUSCARH busca valor_buscado en la primera fila, BUSCARV busca en la primera columna y BUSCAR busca de acuerdo a las dimensiones de la matriz. Si la matriz es cuadrada o cubre un área que es más ancha que alta (más columnas que filas), la función buscará valor_buscado en la primera fila. Si la matriz es más alta que ancha (más filas que columnas), BUSCAR buscará en la primera columna. BUSCARH y BUSCARV permiten especificar una celda buscando hacia abajo o a través de filas o de columnas pero BUSCAR siempre selecciona el último valor de la fila o columna. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 39

41 Importante: Los valores deben colocarse en orden ascendente:...;-2; -1; 0; 1; 2; etc.; A-Z; FALSO; VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente. Para usar la función BUSCAR seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la función 2. Hacer clic en el botón Insertar función de la barra de herramientas Estándar Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar función 3. En el cuadro de lista O seleccionar una categoría:, seleccionar Búsqueda y referencia 4. En el cuadro de lista Seleccionar una función:, seleccionar BUSCAR 5. Hacer clic en el botón Aceptar 6. Excel mostrará el siguiente cuadro de diálogo: 7. Seleccionar la opción deseada Valor_buscado,vector_de_comparación,vector_resultado Hacer clic en el botón Aceptar Se desplegará la siguiente ventana: Ingresar en el cuadro de edición: Valor_buscado, el valor que se desea encontrar Ingresar en el cuadro de edición: Vector_de_comparación, el rango en el que se EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 40

42 desea buscar, el cual deberá contener sólo una columna o una fila Ingresar en el cuadro de edición: Vector_resultado, el rango en el que se desea que se muestren los resultados, el cual deberá contener sólo una columna o una fila Hacer clic en el botón Aceptar Valor_buscado,matriz Hacer clic en el botón Aceptar Se desplegará la siguiente ventana: EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 41

43 Ingresar en el cuadro de edición: Valor_buscado, el valor que se desea encontrar en la matriz Ingresar en el cuadro de edición: Matriz, el rango de celdas que contiene los datos (texto, números o valores lógicos) que se desean comparar con valor_buscado Hacer clic en el botón Aceptar FUNCIÓN COINCIDIR Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz que coincida con un valor especificado en relación con el tipo de coincidencia deseado. Debe utilizarse COINCIDIR en lugar de las funciones BUSCAR cuando se necesite conocer la posición de un elemento coincidente en lugar del elemento en sí. Sintaxis COINCIDIR(valor_buscado,matriz_buscada,tipo_de_coincidencia) EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 42

44 Argumento Valor_buscado Matriz_buscada Tipo_de_coincidencia Descripción Es el valor que se usa para encontrar el valor deseado en la matriz y puede ser un número, texto, valor lógico o una referencia a uno de ellos. Es un rango contiguo de celdas que contienen posibles valores de búsqueda, una matriz de valores o una referencia a una matriz. Es un número 1, 0, -1 que indica el valor que se devolverá. Consulte la Ayuda si desea conocer las explicaciones acerca de los tipos de coincidencia. Si tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra el mayor valor que es inferior o igual al valor_buscado. Los valores en el argumento matriz_buscada deben colocarse en orden ascendente:...-2; -1; 0; 1; 2;...A-Z; FALSO; VERDADERO. Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente igual al valor_buscado. Los valores en matriz_buscada pueden estar en cualquier orden. Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual al valor_buscado. Los valores en matriz_buscada deben colocarse en orden descendente: VERDADERO; FALSO; Z-A;...2; 1; 0; -1; -2;... y así sucesivamente Si se omite tipo_de_coincidencia, se supondrá que es 1. Observaciones: COINCIDIR devuelve la posición del valor coincidente dentro de la matriz_buscada y no el valor en sí; por ejemplo: COINCIDIR("b";{"a";"b";"c"};0) devuelve 2, la posición relativa de "b" dentro de la matriz {"a";"b";"c"}. COINCIDIR no distingue entre mayúsculas y minúsculas cuando hace coincidir valores de texto. Si COINCIDIR no puede encontrar una coincidencia, devuelve el valor de error #N/A. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 43

45 Si tipo_de_coincidencia es 0 y valor_buscado es texto, valor_buscado puede contener los caracteres comodines asterisco (*) y signo de interrogación (?). El asterisco equivale a una secuencia de caracteres y el signo de interrogación a un único carácter. Para usar la función COINCIDIR seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la función 2. Hacer clic en el botón Insertar función de la barra de herramientas Estándar Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar función 3. En el cuadro de lista O seleccionar una categoría:, seleccionar Búsqueda y referencia 4. En el cuadro de lista Seleccionar una función:, seleccionar COINCIDIR 5. Hacer clic en el botón Aceptar 6. Excel mostrará el cuadro de diálogo COINCIDIR EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 44

46 1. Ingresar en el cuadro de edición: Valor_buscado, el valor que se desea buscar en la matriz 2. Ingresar en el cuadro de edición: Matriz_buscada, el rango de celdas que contiene los valores a buscar 3. Ingresar en el cuadro de edición: Tipo_de_coincidencia, el valor correspondiente al tipo de coincidencia deseado (-1, 1 0 1) 4. Hacer clic en el botón Aceptar FUNCIÓN TRANSPONER Devuelve la transposición de una matriz. La función TRANSPONER debe introducirse como una fórmula matricial en un rango cuyo número de filas y de columnas sea igual al número de filas y de columnas del argumento matriz. Utilice TRANSPONER para cambiar la orientación vertical y horizontal de una matriz en una hoja de cálculo o en una hoja de macros. Sintaxis TRANSPONER(matriz) Matriz Es un rango de celdas en una hoja de cálculo o una matriz de valores que se desea transponer. La transposición de una matriz se crea utilizando la primera fila de la matriz como primera columna de la nueva matriz, la segunda fila de la matriz como segunda columna de la nueva matriz y así sucesivamente. Para usar la función TRANSPONER seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la función 2. Hacer clic en el botón Insertar función de la barra de herramientas Estándar Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar función 3. En el cuadro de lista O seleccionar una categoría:, seleccionar Búsqueda y referencia 4. En el cuadro de lista Seleccionar una función:, seleccionar TRANSPONER 5. Hacer clic en el botón Aceptar EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 45

47 6. Excel mostrará el cuadro de diálogo TRANSPONER 7. Ingresar en el cuadro de edición: Matriz, el rango de celdas que se desea transponer 8. Hacer clic en el botón Aceptar RESUMEN DE LA SECCIÓN Una función es una fórmula especial que ya está escrita y que acepta un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Excel cuenta con más de 220 funciones programadas Los valores con los que se realizan las operaciones se denominan argumentos Los valores que devuelven las funciones se denominan resultados La serie de caracteres que se utiliza en una función se denomina sintaxis Las reglas para el uso de funciones son: Antes y después de cada argumento deberá incluirse un paréntesis, sin espacios antes y después No se permiten los puntos para separar los millares Los argumentos deberán ir dentro de paréntesis Los argumentos podrán ser valores constantes o fórmulas Excel permite anidar hasta siete niveles de funciones en una fórmula El Pegar función simplifica la introducción de fórmulas Las funciones se clasifican en las siguientes categorías: Búsqueda y referencia Fecha y hora EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 46

48 Información Texto Estadísticas Financieras Lógicas Matemáticas y trigonométricas Base de datos Definidas por el usuario EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 47

49 PRÁCTICA PRÁCTICA 1 (CONTAR.BLANCO) 1) Escribir los siguientes valores en la hoja de cálculo 2) En la celda C6 escribir la fórmula para encontrar el número de blancos existentes en el rango B2:C5 PRÁCTICA 2 (CONTAR.SI) 1) Escribir los siguientes valores en la hoja de cálculo EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 48

50 2) Ubicar la celda activa en la posición C9 3) Usando el asistente para funciones, insertar la fórmula para encontrar el número de valores mayores o iguales que 55 en el rango A2:C7 PRÁCTICA 3 (FACT) 1) Encontrar el factorial de los números 1, 9, 0, -1 y 5 usando la función FACT PRÁCTICA 4 (POTENCIA) 1) Obtener las siguientes potencias utilizando el asistente para funciones BASE EXPONENTE /4 PRÁCTICA 5 (PRODUCTO) 1) En una hoja de cálculo escribir los siguientes valores 2) Escribir la fórmula que obtenga el producto de los cuatro números EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 49

51 PRÁCTICA 6 (RAÍZ) 1) Utilizando el asistente para funciones, encontrar la raíz cuadrada de los números: 16 y - 16 PRÁCTICA 7 (REDONDEAR) 1) Usando el asistente para funciones, redondear los siguientes números NÚMERO A REDONDEAR No. DE DECIMALES PRÁCTICA 8 (RESIDUO) 1) Obtener el residuo de los siguientes números NÚMERO DIVISOR EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 50

52 PRÁCTICA 9 (SUMAR.SI) 1) El rango A1:A4 de la siguiente tabla contiene valores de propiedad para cuatro casas. El rango B1:B4 contiene las comisiones de venta correspondientes a estos valores de propiedad 2) Encontrar la suma de las comisiones que se obtendrían si el valor de las propiedades es mayor a $160, PRÁCTICA 10 (SUMA) 1) Utilizando la tabla anterior, obtener la suma del rango A1:B4 PRÁCTICA 11 (SI) Ejercicio 1 1) Si el resultado de la puntuación obtenida por el instructor en la siguiente tabla es menor que 35 será rechazado y si es mayor o igual a 35 será aceptado. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 51

53 Ejercicio 2 1. En la siguiente tabla, calcular el sueldo bruto de cada empleado de acuerdo a la siguiente tabulación: a) Si las Horas Trabajadas son menores o iguales a 40, el sueldo bruto será igual a las horas trabajadas * sueldo por hora b) Si las Horas Trabajadas son mayores a 40; las primeras 40 horas se pagarán con la tabulación anterior y las horas que excedan de los cuarenta, serán pagadas al doble EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 52

54 PRÁCTICA 12 (Y) 1. Si en la siguiente tabla el valor de las columnas Conocimientos Teóricos e Interés es mayor o igual a 5, desplegar un mensaje en la columna Comentarios que diga CON POSIBILIDAD, de lo contrario NO SIRVE PRÁCTICA 13 (O) 1. Si la columna Horas Trabajadas es mayor a 30 o la de Inasistencias es menor a 2, desplegar el mensaje BIEN, de lo contrario desplegar TRABAJA MÁS EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 53

55 PRÁCTICA 14 (BURSCARH) PRÁCTICA 15 (BUSCARV) BuscarV (1, Rango1;VERDADERO) es igual 90,946 BuscarV (1,Rango,2)=2,17 (1,Rango,3,Verdadero)=100 (0,746,Rango,3,falso)=200 (2,Rango,2,Verdadero)= 1,71 (o,1,rango,2, Verdadero)= #N/A EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 54

56 BUSCAR COINCIDIR Observe que C2:C8 contiene texto con formato de porcentaje. En la hoja de cálculo anterior: COINCIDIR(39000;B2:B8;1) es igual a 3 COINCIDIR(38000;B2:B8;0) es igual a 2 COINCIDIR(39000;B2:B8;-1) es igual al valor de error #N/A debido a que el rango B2:B8 está ordenado incorrectamente para el tipo_de_coincidencia -1 (el orden debe ser descendente para que sea correcto). Supongamos que Yen se refiere al rango A2:A8, YenDólar al rango A2:C8 y MisIngresos a una celda que contiene la cifra ,33. La fórmula: "Su tipo impositivo es "&BUSCAR(MisIngresos;YenDólar)&", lo cual le coloca en la categoría fiscal número "&COINCIDIR(MisIngresos;Yen)&"." produce el siguiente resultado: EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 55

57 "Su tipo impositivo es 22,41%, lo cual le coloca en la categoría fiscal número 7". TRANSPONER Supongamos que el rango A1:C1 contiene los valores 1; 2 y 3, respectivamente. Cuando se introduce la siguiente fórmula como una matriz en las celdas A3:A5: TRANSPONER($A$1:$C$1) es igual a los valores en A3:A5 EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 56

58 III. VÍNCULOS Un vínculo es la inserción en una hoja de cálculo o un libro de trabajo de información que mantiene una liga con el documento fuente. Los datos vinculados se almacenan en el archivo fuente y se actualizan cuando se cambian los datos en éste. El libro de trabajo sólo almacena la ubicación de la fuente, pero muestra una representación de los datos vinculados. 1. CREAR UN VÍNCULO ENTRE LIBROS Puede vincularse dinámicamente una fórmula en un libro de trabajo a los datos fuente ubicados en otro libro de trabajo, de manera que todo cambio que se haga a estos datos se refleje inmediatamente en la fórmula vinculada. TÉRMINO Referencia externa Libro de trabajo dependiente Libro de trabajo fuente DEFINICIÓN Referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de trabajo de Microsoft Excel, o la referencia a un nombre definido en otro libro. Libro de trabajo que contiene un vínculo con otro libro de trabajo y que por lo tanto depende de la información que está en el otro libro. Libro de trabajo que es la fuente de la información a la que se hace referencia en una fórmula con referencia externa. 1.1 CUANDO VINCULAR LOS LIBROS DE TRABAJO La vinculación es útil cuando se trabaja con modelos de hojas de cálculo extensas o con sistemas de hojas de cálculo extensas o con sistemas de hojas de cálculo en los que sería poco práctico tratar de mantenerlos en el mismo libro de trabajo. Algunas formas para realizar la vinculación de manera eficaz son: EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 57

59 Combinación de datos procedentes de varios libros de trabajo: Es posible vincular libros de trabajo de varios usuarios o departamentos e integrar los datos pertinentes en un libro de trabajo de resumen. Los libros originales podrán modificarse de manera separada desde el libro de resumen. Creación de diferentes presentaciones de los datos. Es posible introducir todos los datos y las fórmulas en uno o más libros de origen y luego crear un libro de informe que contenga sólo vínculos con los datos pertinentes de los libros de origen. Racionalización de modelos extensos y complejos. Cuando se subdivide un modelo complicado en una serie de libros interdependientes se ahorra memoria, ya que es posible trabajar con el modelo sin tener que abrir al mismo tiempo todas las hojas relacionadas al mismo. Los libros pequeños son más fáciles de modificar, no necesitan mucha memoria y se pueden abrir, guardar y calcular más rápidamente. Es posible vincular dos libros de trabajo o más y crear jerarquías de libros de trabajo vinculados. 2. Trabajo con vínculos Las partes que componen una fórmula con referencia externa que utiliza una ruta de acceso y un nombre de archivo de Microsoft Excel son: Ubicación del libro en el disco Nombre del libro de trabajo encerrado entre corchetes Nombre de la hoja Referencia de celda = C:\PNCI \ [GRUPOS.XLS] Hoja1!$g$5 La ruta de acceso, el nombre del libro de trabajo y el nombre de la hoja deberán encerrarse entre un par de apóstrofos Nota: Si la hoja de cálculo a la que se refiere la fórmula con referencia externa está en el mismo directorio o en la misma carpeta que la hoja de cálculo que contiene la fórmula con referencia externa, no será necesario escribir la ruta de acceso. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 58

60 2.1 INTRODUCCIÓN DE REFERENCIAS EXTERNAS POR SELECCIÓN 1. En el libro de origen, seleccionar las celdas a las que se desea hacer referencia 2. Hacer clic en el botón Copiar 3. Cambiar al libro en el que se desea pegar los datos vinculados 4. Seleccionar la celda o la esquina superior izquierda del rango en el que se desea que aparezcan los datos vinculados 5. En el menú Edición, elegir el comando Pegado especial 6. Se desplegará la siguiente ventana: 7. Hacer clic en el botón Pegar vínculos Nota: Para pegar los datos como imagen vinculada a la celda activa: 1. Mantener presionada la tecla MAYÚSCULAS (SHIFT) Nota: Para modificar los datos de la imagen vinculada, deberán modificarse las celdas de origen del libro de origen. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 59

61 3. VINCULAR CELDAS DE HOJAS DE CÁLCULO Y LIBROS 3.1 VINCULAR CON OTRA HOJA DE CÁLCULO Es posible crear un vínculo entre las celdas de distintas hojas de cálculo del mismo libro. 3.2 VINCULAR CON MÁS DE UNA HOJA DE CÁLCULO Es posible combinar el contenido de una misma celda en varias hojas de cálculo del mismo libro con una referencia 3D, que abarque dos o más hojas de cálculo de un libro. La fórmula deberá comenzar con una función, seguida de un rango de hojas de cálculo, con dos puntos entre los nombres de las hojas de cálculo inicial y final. La fórmula deberá Aceptar con la referencia de celda. =SUMA(promoción:ventas!B1 3.3 VINCULAR CON OTRO LIBRO Es posible crear un vínculo con una celda de otro libro. El nombre del libro debe especificarse entre corchetes 4. CÓMO GUARDAR LOS LIBROS DE TRABAJO VINCULADOS En general, siempre deberán guardarse los libros de trabajo fuente antes de guardar el libro de trabajo dependiente vinculado. Esto garantiza que las fórmulas en un libro de trabajo fuente han sido calculadas y que los nombres del libro de trabajo y de la hoja en las referencias externas son actuales. Si se nombra o vuelve a guardarse un libro de trabajo fuente con el comando Guardar o Guardar como, el libro de trabajo dependiente debe estar abierto para que el nombre se actualice automáticamente en la referencia externa. Si se cambia el nombre de un libro de trabajo fuente mientras el libro de trabajo dependiente está cerrado, o si se mueve el libro de trabajo vinculado a directorios o a carpetas diferentes, deberán cambiarse los vínculos en el libro de trabajo dependiente para incluir el nombre nuevo o la ruta de acceso completa de los libros de trabajo fuente. Utilizar el comando vínculos del menú Edición y elegir el botón Cambiar fuente en el cuadro de diálogo que se despliegue. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 60

62 5. ABRIR, ACTUALIZAR Y CAMBIAR VÍNCULOS Para administrar los datos fuente para el libro de trabajo activo, utilizar el comando Vínculos del menú Edición. Cuando se elige el comando vínculos el cuadro de diálogo vínculos enumera el libro de trabajo y el nombre de hoja para cada una de las referencias externas utilizadas en el libro de trabajo activo. Cuando se elija un nombre de archivo de la lista, podrá realizarse lo siguiente: Abrir el libro de trabajo fuente eligiendo el botón Abrir Actualizar los datos, si es necesario, eligiendo el botón Actualizar ahora. El libro de trabajo fuente permanece cerrado. Si los datos son actuales, el botón Actualizar ahora no estará disponible. Cambiar el libro de trabajo fuente, si es necesario, eligiendo el botón Cambiar fuente. El cuadro de diálogo Cambiar vínculos aparece, permitiendo encontrar y abrir un libro de trabajo diferente. 6. ELIMINAR VÍNCULOS ENTRE LOS LIBROS DE TRABAJO Si una referencia externa consiste de una fórmula completa, la fórmula puede ser reemplazada con su valor actual. Copie la celda que contiene la fórmula, elija el comando pegado especial en el menú edición y seleccione la opción Valores. Si la referencia externa es parte de una fórmula más extensa, puede calcular la referencia por separado para cambiarla a un valor, manteniendo al mismo tiempo el resto de la fórmula. Esto se llama congelar el valor de una referencia externa 7. ADMINISTRACIÓN DE LOS LIBROS DE TRABAJO VINCULADOS EN DIFERENTES UBICACIONES Siempre que sea posible, deberá tratar de guardar los libros de trabajo vinculados en el mismo directorio o en la misma carpeta. Sin embargo podría resultar más eficiente preparar ciertos modelos con libros de trabajo vinculados en diferentes directorios o carpetas: Para mantener los vínculos correctamente, guarde los libros de trabajo fuente antes de guardar el libro de trabajo dependiente. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 61

63 Si mueve los libros de trabajo de Microsoft Excel entre directorios o entre carpetas, debe mover también los libros de trabajo vinculados que están almacenados en el mismo directorio, la misma carpeta, o el mismo subdirectorio o carpetas. Si no se siguen estas pautas, los vínculos pueden desconectarse. Cuando se trata de abrir un libro de trabajo dependiente, Microsoft Excel presenta su mensaje indicando que no puede encontrar el libro de trabajo fuente. Si esto sucede, use el comando vínculos en el menú edición para cambiar los vínculos de los libros de trabajos dependientes o fuente que ha movido a directorios diferentes. 8. GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO QUE CONTIENE VÍNCULOS CON UN LIBRO DE TRABAJO EXTENSO Si un libro de trabajo con varios vínculos con otro libro de trabajo requiere una cantidad de espacio en el disco poco común, elegir el comando Opciones en el menú Herramientas y hacer clic en la ficha Calcular. A continuación, desactivar la casilla de verificación Guardar valores de vínculos externos. Esto evita que Microsoft Excel guarde copias de los valores contenidos en el libro de trabajo fuente junto con el libro de trabajo. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 62

64 No. personas Instituto IV. GRÁFICOS 1. QUÉ ES UN GRÁFICO? Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo. Los valores de las celdas o puntos de datos, aparecen en el gráfico en forma de barras, líneas, columnas, secciones de un gráfico circular o en otras formas. Los puntos de datos se agrupan en series de datos y se distinguen por sus diferentes colores o diseños. Además de facilitar la lectura de los datos, un gráfico permite presentarlos de una manera más clara e interesante. Los gráficos también ayudan a evaluar los datos y a comparar entre distintos valores de la hoja de cálculo. La siguiente ilustración muestra una gráfica de Excel. Título del gráfico Punto de dato Total de personas capacitadas durante 1998 Marcador de series Título del eje (Y) México Veracruz Cd. Obregón Mazatlán Leyenda 0 1er. Trimestre do. Trimestre 1998 Ciudad Valores del Eje (Y) Título del eje (X) Eje (X) de Abscisas EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 63

65 Elemento Valores del Eje (Y) Eje (X) de abscisas Punto de dato Series de datos Marcador de datos Descripción Es el eje vertical que contiene la escala numérica. Excel crea una escala en base a los valores numéricos de la hoja de cálculo. Usualmente es el eje horizontal que contiene las marcas de las abscisas y los rótulos. Es una pieza de dato única Es una colección de puntos de datos relacionados, trazados en un gráfico, que se origina a partir de filas o columnas sencillas de una hoja de cálculo. Cada serie de datos de un gráfico se distingue por un color o diseño únicos. Puede trazarse una o varias series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo pueden tener una serie de datos. Es la barra, punto, sector u otro símbolo usado en la gráfica para representar a un único punto de datos o valor procedente de una celda de la hoja de cálculo. Los marcadores para una serie de datos comúnmente tienen el mismo patrón de diseño. Varios marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen una serie de datos. 2. CREAR UN GRÁFICO Si se desea que el gráfico aparezca junto a los datos de la hoja de cálculo puede crearse un gráfico incrustado en la hoja de cálculo. Para representar el gráfico en otra hoja del libro puede crearse una hoja de gráfico. Los gráficos incrustados y las hojas de gráfico están vinculados a los datos de la hoja de cálculo de la que proceden, y los dos tipos de gráficos se actualizan al modificar los datos de la hoja de cálculo. Es posible crear gráficos a partir de celdas o rangos no adyacentes (contiguos) entre sí. Las selecciones no adyacentes deben formar un rectángulo. También es posible crear gráficos desde una tabla dinámica. Sugerencia: Una forma rápida de crear una hoja de gráfico consiste en seleccionar los datos que se desea trazar, incluyendo los nombres de las series y categorías, y presionar a continuación F11. Si Microsoft Excel no es capaz de determinar EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 64

66 la forma en que se pueden trazar los datos con arreglo a la selección, se iniciará el Asistente para gráficos. 2.1 INSERTAR O INCRUSTAR UN GRÁFICO EN LA HOJA DE CÁLCULO 1. Seleccionar las filas o columnas que contengan los datos y el rótulo de texto que se desea incluir en el gráfico 2. Hacer clic en el botón Asistente para gráficos 3. Se desplegará el siguiente cuadro de diálogo: 4. En el cuadro de lista Tipo de gráfico, elegir el gráfico deseado; en el cuadro Subtipo de gráfico:, mostrará los diferentes gráficos que hacen referencia al antes seleccionado. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 65

67 5. Presionar el botón Finalizar 2.2 AGREGAR UNA HOJA DE GRÁFICO 1. Seleccionar las filas o columnas que contengan los datos y el rótulo de texto que se desee incluir en el gráfico 2. En el menú Insertar, señalar el comando Gráfico 3. Repetir los pasos 4 y CREAR UN GRÁFICO A PARTIR DE SELECCIONES NO ADYACENTES Es posible crear gráficos a partir de celdas o rangos que no sean adyacentes (contiguos) entre sí. Las selecciones no adyacentes deben formar un rectángulo. 1. Seleccionar el primer grupo de celdas que contengan las categorías o series que se desean incluir 2. Mantener presionada la tecla CONTROL y seleccionar los grupos de celdas adicionales que se desea incluir 3. En el menú Insertar hacer clic en Gráfico 4. En el cuadro de lista Tipo de gráfico, elegir el gráfico deseado, en el cuadro Subtipo de gráfico:, mostrará los diferentes gráficos que hacen referencia al antes seleccionado. 5. Hacer clic en Siguiente> hasta que aparezca el siguiente cuadro: 6. Seleccionar: En una hoja nueva: y aparecerá en una hoja nueva o Como objeto en: y aparecerá como objeto en la misma hoja 7. Hacer clic en el botón Finalizar EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 66

68 2.4 AGREGAR TÍTULOS AL GRÁFICO Y A LOS EJES 1. Si el gráfico está incrustado en la hoja de cálculo hacer clic sobre él. Si se encuentra en una hoja independiente, hacer clic en la etiqueta de la hoja del gráfico 2. Hacer clic con el botón derecho del Mouse y a continuación hacer clic en el comando Opciones de gráfico del menú contextual 3. Se desplegará el siguiente cuadro: 4. En la ficha Títulos, escribir en el cuadro de edición Titulo del gráfico, el nombre deseado. 5. Para agregar un título de gráfico. 6. Para agregar uno o más títulos de ejes escribir en los cuadros de edición los nombres deseados. Los marcadores de lugar se agregarán en el lugar correspondiente del gráfico. Para cambiar el texto de los títulos de los ejes seleccionar el texto y reemplazarlo por el deseado. 7. Para insertar un salto de línea en el título de un gráfico o un eje, presionar ENTER EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 67

69 2.5 AGREGAR UNA LEYENDA 1. Si el gráfico está incrustado en la hoja de cálculo hacer clic sobre él. Si se encuentra en una hoja independiente, hacer clic en la etiqueta de la hoja de gráfico 2. Hacer clic con el botón derecho del Mouse y a continuación hacer clic en el comando Opciones de gráfico del menú contextual 3. Hacer clic en la Leyenda y aparecerá el siguiente cuadro: 4. Si desea que aparezca la leyenda, seleccionar: Mostrar leyenda 5. En Ubicación, seleccionar la posición deseada de la leyenda Tipo Abajo Esquina Arriba Derecha Izquierda Ubicación Centra la leyenda bajo el gráfico Coloca la leyenda en la esquina superior derecha Centra la leyenda sobre el gráfico Coloca la leyenda a la derecha del gráfico centrada verticalmente Coloca la leyenda a la izquierda del gráfico centrada verticalmente EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 68

70 6. Hacer clic en el botón Aceptar Cambiar la ubicación de las leyendas Es posible cambiar la ubicación de las leyendas para darle una mejor presentación al gráfico. 1. Si el gráfico está incrustado en la hoja de cálculo, hacer clic sobre él. Si se encuentra en una hoja independiente, hacer clic en la etiqueta correspondiente 2. Hacer doble clic en la leyenda 3. Se desplegará el siguiente cuadro de diálogo 4. Hacer clic en la ficha Posición 5. Se desplegará el siguiente cuadro EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 69

71 6. Seleccionar la posición deseada para la leyenda 7. Hacer clic en el botón Aceptar Nota: Cuando se usa la ficha Leyenda, la leyenda pierde cualquier tamaño personalizado que se le haya aplicado anteriormente. 2.6 AGREGAR UN CUADRO DE TEXTO A UN GRÁFICO 1. Si el gráfico está incrustado en la hoja de cálculo, hacer clic sobre él. Si se encuentra en una hoja independiente, hacer clic en la etiqueta de la hoja de gráfico 2. En la barra de herramientas Dibujo hacer clic en el botón Cuadro de texto 3. Hacer clic en el lugar en que se desee colocar una esquina del cuadro de texto y a continuación arrastrar hasta que el cuadro tenga el tamaño deseado 4. Escribir el texto deseado en el cuadro (el texto se ajustará en su interior). Para dar comienzo a una línea nueva presionar ENTER EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 70

72 2.7 AGREGAR RÓTULOS DE DATOS Es posible agregar un rótulo a una serie de datos, a un solo punto de datos o a todos los puntos de datos de un gráfico. El tipo de gráfico asociado a los puntos de datos seleccionados determina el tipo de rótulo que se puede agregar. 1. Si el gráfico está incrustado en la hoja de cálculo hacer clic sobre él. Si se encuentra en una hoja independiente, hacer clic en la etiqueta de la hoja de gráfico 2. Seleccionar la serie de datos o el marcador de datos independiente al que se desea asignar un rótulo 3. Hacer clic con el botón derecho del Mouse y a continuación elegir el comando Opciones de gráfico del menú contextual 4. Hacer clic en la ficha Rótulos de datos 5. Se desplegará el siguiente cuadro: 6. Seleccionar la opción correspondiente al tipo de rótulo deseado EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 71

73 Rótulo Nombre de la serie Nombre de la categoría Valor Porcentaje Tamaño de la burbuja Descripción Muestra si los datos tienen el formato de fecha, los datos en el eje seleccionado como el eje de categorías predeterminado (X). Muestra el nombre de la categoría asignada a todos los puntos de datos. Para gráficos de dispersión y de burbujas, se muestra el valor X. Muestra el valor representado de todos los puntos de datos. Muestra el porcentaje total de todos los puntos de datos en los gráficos de anillo o circulares. Muestra los tamaños de cada burbuja en un gráfico de burbujas en función de los valores de la tercera serie de datos. Sugerencia: Si se desea agregar rótulos a todos los puntos de datos no seleccionar ningún marcador de datos. 2.8 AGREGAR DATOS A UN GRÁFICO El método para agregar datos depende del tipo de gráfico que se desea actualizar. Puede tratarse de un gráfico incrustado o de una hoja de gráfico. Cuando se agregan datos a un gráfico, la leyenda se actualiza automáticamente. Agregar series o puntos de datos a un gráfico incrustado 1. En la hoja de cálculo, seleccionar los datos que se desea agregar, incluyendo todos los nombres de categorías y series 2. Señalar el borde de los datos seleccionados. El puntero se convertirá en una flecha 3. Arrastrar la selección al gráfico incrustado que se desea actualizar Si Microsoft Excel necesita más información para trazar los datos, aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial. Nota: Si no es posible arrastrar la selección, asegurarse de que la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar se encuentre activada. Para comprobarlo, hacer clic en el comando Opciones del menú Herramientas y a continuación elegir la ficha Modificar. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 72

74 Agregar series o puntos de datos a una hoja de gráfico 1. Abrir los libros que contengan la hoja de gráfico y la hoja de cálculo con los datos que se desea agregar 2. Seleccionar los datos que se desea agregar al gráfico, incluyendo todos los nombres de categorías y series 3. Hacer clic con el botón derecho del Mouse (ratón) y a continuación, hacer clic en el comando Copiar del menú contextual 4. Si el gráfico está incrustado en la hoja de cálculo, hacer clic en él. Si se encuentra en una hoja independiente, hacer clic en su etiqueta 5 En el menú Edición, elegir el comando Pegar Nota: Para especificar la forma en que se desea que los datos se representen en el gráfico, elegir el comando Pegado especial del menú Edición, y seleccionar las opciones deseadas. Agregar líneas de división Si un gráfico contiene ejes podrán agregarse líneas de división: principales, secundarias, verticales, horizontales, o cualquier combinación de éstas. 1. Si el gráfico está incrustado en la hoja de cálculo hacer clic en él. Si se encuentra en una hoja independiente, hacer clic en la etiqueta de la hoja de gráfico 2. Hacer clic con el botón derecho del Mouse y a continuación hacer clic en Opciones de gráfico del menú contextual 3. Aparecerá el siguiente cuadro: EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 73

75 4. Elegir la ficha líneas de división, para establecer el tipo de ésta activar las casillas de verificación correspondientes de cada eje 2.9 ELIMINAR RÓTULOS DE DATOS, TÍTULOS, LEYENDAS O LÍNEAS DE DIVISIÓN Es posible borrar rótulos de datos de una serie de datos, de un punto de datos o de todo el gráfico. También se pueden borrar el título del gráfico o de un eje, toda la leyenda, un solo elemento de la leyenda y su clave, o cualquier tipo de líneas de división. 1. Si el gráfico está incrustado en la hoja de cálculo haga clic en él. Si se encuentra en una hoja independiente, haga clic en la etiqueta de la hoja de gráfico. 2. Haga clic en el elemento que desea borrar 3. Presione SUPR EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 74

76 Nota: Si se desea agregar o eliminar la leyenda de un gráfico puede hacerse clic en el botón Leyenda de la barra de herramientas Gráfico ELIMINAR SERIES DE DATOS Para eliminar a la vez datos de la hoja de cálculo y del gráfico, borrar los datos de la hoja y el segundo se actualizará automáticamente. Con el siguiente procedimiento puede borrar una serie de datos del gráfico sin borrarlos de la hoja de cálculo. 1. Si el gráfico está incrustado en la hoja de cálculo, hacer clic en él. Si se encuentra en una hoja independiente, hacer clic en la etiqueta correspondiente 2. Seleccionar la serie de datos que se desea eliminar 3. En el menú Edición, seleccionar el comando Borrar y elegir la opción Serie Nota: Al borrar una serie de datos de un gráfico no se borran los datos correspondientes de la hoja de cálculo CAMBIAR LA FORMA EN QUE SE TRAZAN LOS DATOS Hay tres maneras de cambiar el modo en que se trazan los datos. Es posible volver a definir si las series de datos provienen de las filas o de las columnas de la hoja de cálculo. También puede invertirse el orden de trazado de abscisas y ordenadas, o el orden de trazado de las series en un gráfico tridimensional. Por último, puede cambiarse el orden en que se trazan las series si tienen el mismo formato de gráfico. Trazar series de datos en filas en lugar de columnas y viceversa 1. Si el gráfico está incrustado en la hoja de cálculo, hacer clic en él. Si se encuentra en una hoja independiente, hacer clic en la etiqueta correspondiente 2. Hacer clic en el botón Asistente para gráficos 3. Hacer clic en el botón Siguiente> 4. Se desplegará el siguiente cuadro: EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 75

77 5. En el cuadro Series en: hacer clic en Filas o en Columnas 6. Hacer clic en el botón Finalizar Invertir el orden de trazado de abscisas, ordenadas o series Es posible invertir el orden de trazado de abscisas u ordenadas en todos los gráficos, así como el de las series de datos en gráficos tridimensionales con un tercer eje. No se pueden invertir los valores del orden de trazado en un gráfico de radar. 1. Hacer doble clic en el eje de las abscisas, ordenadas o series cuyo orden de trazado se desee cambiar 2. Aparecerá el siguiente cuadro: EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 76

78 3. Hacer clic en la ficha Escala 4. Para invertir el orden de trazado de las abscisas, activar la casilla de verificación Valores en orden inverso. Para invertir el orden de trazado de las ordenadas, active la casilla de verificación Categorías en orden inverso. Para invertir el orden de trazado de series en gráficos tridimensionales, activar la casilla de verificación Series en orden inverso. Cambiar el orden de trazado de las series de datos 1. Si el gráfico está incrustado en la hoja de cálculo, hacer clic en él. Si se encuentra en una hoja independiente, hacer clic en la etiqueta correspondiente 2. Hacer doble clic sobre cualquiera de las series 3. Se desplegará la siguiente pantalla: EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 77

79 4. Hacer clic en la ficha Orden de las series 5. En el cuadro Orden de las series:, hacer clic en las series que se desea mover 6. Hacer clic en el botón Subir o en Bajar para colocarlas en el orden deseado 7. Hacer clic en el botón Aceptar EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 78

80 V. UTILIZAR EXCEL PARA ADMINISTRAR DATOS 1. BASE DE DATOS Una base de datos es un conjunto ordenado de datos relacionados con un tema o propósito determinado. Una base de datos se compone de registros y campos. En Excel, una lista de la hoja de cálculo puede servir como una base de datos. Una lista consiste generalmente en varias filas etiquetadas con datos de tipo similar. Las filas en una lista de Excel sirven como registros, mientras que las columnas conforman los campos. Excel interpreta automáticamente las listas como una base de datos, permitiendo realizar cualquier comando del menú Datos. La siguiente pantalla muestra un ejemplo de una lista que Excel interpreta como una base de datos. Nombre del Campo Registro Contenido del Campo EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 79

81 Elemento Campo Nombre de Campo Contenido del Campo Registro Descripción Contiene una categoría de información almacenada en la tabla de una base de datos, corresponde a una columna de dato. Es un componente de la tabla de la base de datos que contiene un elemento específico de información, como puede ser el apellido. Es el nombre que se le da a un campo en la base de datos. Un nombre debe estar en la fila superior a la primera fila de registros y puede contener hasta 255 caracteres. Es la información correspondiente a una entidad, como puede ser una persona o un objeto. Es una fila de la base de datos. Contiene toda la información para un grupo de datos. 1.1 INSTRUCCIONES PARA CREAR UNA LISTA EN UNA HOJA DE CÁLCULO Microsoft Excel cuenta con una serie de características que facilitan la administración y el análisis de los datos de una lista. Para sacar partido de estas características, deberán introducirse los datos en la lista de acuerdo con las siguientes instrucciones. Tamaño y ubicación de la lista Evitar tener más de una lista en una hoja de cálculo, ya que algunas características de administración de listas, como el uso de filtros, sólo pueden emplearse en una lista cada vez. Dejar vacía al menos una columna y una fila entre la lista y otros datos de la hoja de cálculo, de este modo, Microsoft Excel podrá seleccionar la lista al ordenar, filtrar o insertar subtotales automáticos. Evitar colocar datos críticos a la izquierda o la derecha de la lista, ya que es posible que los datos estén ocultos cuando se filtre la lista. Títulos de columna Crear títulos de columna en la primera fila de la lista. Microsoft Excel los usará para crear informes y buscar y organizar datos. Para los títulos de columna, usar una fuente, un tipo de datos, una alineación, un formato, un diseño, un borde o un estilo de mayúsculas y minúsculas distinto del formato asignado a los datos de la lista. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 80

82 Usar bordes de celdas para insertar líneas debajo de los títulos cuando se desee separar los títulos de los datos. No usar filas vacías ni líneas discontinuas. Contenido de filas y columnas Diseñar la lista de modo que todas las filas tengan elementos similares en la misma columna. No insertar espacios adicionales al comienzo de una celda, ya que afectan a la ordenación y la búsqueda. Usar el mismo formato para todas las celdas de una columna. 1.2 FILTRAR UNA LISTA Si se filtra una lista, se podrá observar únicamente las filas que cumplan criterios especificados; por ejemplo: En una lista de vendedores e importes de venta, pueden verse los nombres de aquellos vendedores que hayan vendido más de $ Existen dos maneras de filtrar una lista de Microsoft Excel: con el comando Autofiltro o el comando Filtro avanzado ambos en el menú Datos. El comando Autofiltro muestra flechas junto a los títulos de las columnas de una lista, de modo que es posible seleccionar sólo los elementos que se desean mostrar de una lista. Este comando se utiliza para filtrar rápidamente filas usando los criterios de una sola columna. El comando Filtro avanzado filtra la lista, como Autofiltro, pero no muestra flechas en los títulos de las columnas para seleccionar criterios. En su lugar, deben escribirse los criterios en un rango de la hoja de cálculo. El comando Filtro avanzado debe utilizarse con criterios en dos o más columnas, con tres o más condiciones en una sola columna, o usarse para aplicar valores calculados como criterios. Filtrar una lista con Filtro automático Para que este procedimiento funcione, la lista deberá tener títulos de columna. 1. Seleccionar una celda de la lista que se desea filtrar 2. En el menú Datos, elegir el comando Filtro, hacer clic en la opción Autofiltro 3. Hacer clic en la flecha de la columna que contiene los datos a filtrar 4. Seleccionar en la lista el valor por el cual se desea realizar el filtro EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 81

83 Para filtrar la lista según dos o más valores de la columna, o para aplicar operadores de comparación distintos de Y, hacer clic en la opción Personalizar. Crear un filtro automático personalizado Mediante estos pasos es posible filtrar una lista usando uno o dos criterios de comparación para la misma columna. Para que este procedimiento funcione, la lista deberá tener títulos de columna. Buscar con un criterio: 1. Seleccionar una celda de la lista que se desea filtrar 2. En el menú Datos, elegir el comando Filtro, hacer clic en la opción Autofiltro 3. Hacer clic en la flecha de la columna que contiene los datos a filtrar 4. Seleccionar en la lista la opción Personalizar. 5. Se desplegará el siguiente cuadro: 6. Hacer clic en la flecha situada junto al cuadro de edición del primer operador y seleccionar el operador de comparación que se desee usar 7. Escribir el valor de comparación directamente en el cuadro de texto situado a la derecha del primer operador o hacer clic en la flecha seleccionar un valor de la lista 8. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER Buscar con dos criterios: 1. Seleccionar una celda de la lista que se desea filtrar situada junto a el y EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 82

84 2. En el menú Datos, elegir el comando Filtro, hacer clic en la opción Autofiltro 3. Hacer clic en la flecha de la columna que contiene los datos a filtrar 4. Seleccionar en la lista la opción Personalizar 5. Se desplegará el siguiente cuadro: 6. Hacer clic en la flecha situada junto al cuadro del primer operador y seleccionar el operador de comparación que se desee usar 7. Escribir el valor de comparación directamente en el cuadro de texto situado a la derecha del primer operador o hacer clic en la flecha situada junto a el y seleccionar un valor de la lista 8. Hacer clic en el botón de opción Y u O. En los cuadros del segundo operador de comparación y título de columna, seleccionar el operador y el valor deseado Tipos de criterios de comparación Al utilizar un filtro avanzado o un filtro automático personalizado, podrán usarse los siguientes tipos de criterios de comparación en un rango de criterios. Un dato específico: Para buscar registros que contengan un valor, un tipo de texto, un número, una fecha o un valor lógico exacto en una celda situada por debajo del título de criterios; por ejemplo: Si se escribe debajo del título Código postal del rango de criterios, Microsoft Excel mostrará únicamente las filas que contengan el código postal EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 83

85 Cuando se utilice texto como criterio, Microsoft Excel buscará todos los elementos que comiencen con ese texto; por ejemplo: Si se escribe el texto Proc como criterio, Microsoft Excel buscará Procesal, Proceso y Procedimiento. Para buscar sólo el texto especificado, escribir la fórmula =''=texto'' donde texto es el texto que se desea buscar. Caracteres: Comodín Para buscar valores de texto que compartan algunos caracteres, pero no otros, utilizar un carácter comodín. Un carácter comodín representa uno o más caracteres no especificados. Utilizar Para buscar Ejemplo? (signo de interrogación de cierre) * (asterisco) ~ (tilde) seguida de?, *, o ~ Cualquier carácter que esté en el mismo lugar que la interrogación Cualquier número de caracteres que esté en el mismo lugar que el asterisco Una interrogación de cierre, un asterisco o una tilde reales m?ta encontrará mata y mota *este encontrará Noroeste y Sureste af91~? af91? encontrará Comparar Rangos Para presentar sólo aquellas filas comprendidas dentro de ciertos límites, escribir un operador de comparación seguido de un valor en una celda situada bajo el título de criterios. Por ejemplo, para buscar filas cuyos valores unitarios sean mayores o iguales a 1,000, escribir >=1000 en el título Unidades en el rango de criterios. Nota: Microsoft Excel no distingue mayúsculas de minúsculas al evaluar datos. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 84

86 VI. MACROS 1. QUÉ ES UNA MACRO? Una macro son un conjunto de instrucciones que sirven para automatizar procesos. Refiriéndonos a Excel, supongamos que realizamos frecuentemente la acción de seleccionar un rango para aplicarle negrita, cambio de fuente y centrado. En lugar de hacer estas acciones manualmente, se puede elaborar una macro e invocarla para que ejecute los tres procesos automáticamente. 2. CUÁNDO DEBE CONSTRUIRSE UNA MACRO? Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas. Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas. 2.1 EJECUTAR UNA MACRO Existen varias maneras de ejecutar una macro (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.). Siempre puede ejecutar una macro por medio del comando de menú. Dependiendo de cómo esté asignada la ejecución de la macro, es posible que también pueda ejecutarla presionando una combinación de teclas de método abreviado (método abreviado: tecla o combinación de teclas de función, como F5 o CTRL+A, que utiliza para ejecutar un comando. Una tecla de acceso, por lo contrario es un combinación de teclas, como ALT+F, que mueve el enfoque a un menú, comando o control.) con CTRL o haciendo clic en un botón de la barra de herramientas o en el área de un objeto, gráfico o control. Asimismo, puede ejecutar una macro automáticamente al abrir un libro. Nota Cuando se establece el nivel de seguridad de macros de Microsoft Office Excel en Deshabilitar todas las macros sin notificación, Excel solo ejecutará las macros firmadas digitalmente o almacenadas en una ubicación de confianza, como la carpeta de inicio de Excel. Si la macro que desea ejecutar no está firmada digitalmente o no está almacenada en una ubicación de confianza, puede cambiar temporalmente el nivel de seguridad para que se habiliten todas las macros. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 85

87 1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla: 1.1 Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel. 1.2 En la categoría Más frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar. 2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente: 2.1 En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros. 2.2 En la categoría Configuración de macros, bajo Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar. Nota Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso, recomendamos que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando termine de trabajar con las macros. 2.3 Abra el libro que contiene la macro. 2.4 En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros. 2.5 En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar. 2.6 Siga uno de los procedimientos siguientes: Para ejecutar una macro en un libro de Excel, haga clic en Ejecutar. Sugerencia También puede presionar CTRL+F8 para ejecutar la macro. Puede interrumpir la ejecución de la macro presionando ESC. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 86

88 Para ejecutar una macro desde un módulo de Microsoft Visual Basic, haga clic en Edición y, a continuación, en el menú Ejecutar, haga clic en Ejecutar Sub/UserForm o presione F5. Asignación de una macro a un botón en la barra de herramientas. Podemos hacer una de las dos siguientes elecciones: Ir al menú Herramientas y seleccionar Personalizar o hacer clic derecho sobre la barra de Herramientas y seleccionar la opción Personalizar. Ahora seleccione la ficha Comandos y en el cuadro de Categorías seleccione la que dice Macros la cual hará aparecer en el cuadro de la derecha una carita amarilla con el nombre Personalizar botón. EXCEL AVANZADO Y UTILIZACIÓN DE MACROS (MANUAL DEL PARTICIPANTE) 87