Obtener la información del Sistema del Mineduc:
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- Manuela Prado Camacho
- hace 6 años
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2 COLPLEX CARGA EN MASA 2016 MANUAL DE USUARIO En el presente manual vamos a explicar cómo preparar el Sistema de Registros Educativos del Mineduc para poder recibir la carga en masa que vamos a importar desde Colplex. Así también vamos a explicar cómo se genera dicha información. Para poder importar los datos desde Colplex lo haremos generando un archivo con formato xml que va a poder ser entendido al ser cargado en el Sistema del Mineduc. Dicho archivo va a ser generado por grado, en el se incluirá el código de cada alumno con el código de cada curso y su respectiva nota. Obtener la información del Sistema del Mineduc: Lo primero que debemos hacer es obtener los catálogos de cursos del Sistema del Mineduc, ya que en ellos se encuentran los códigos de dichos cursos que debemos ingresar a Colplex para poder generar los archivos de la carga en masa. También podemos descargar el catálogo de alumnos que nos servirá para compararlo con el de Colplex y verificar que los listados sean los mismos con los respectivos códigos. Para ello debemos acceder al sistema del Mineduc con el código y contraseña de nuestro establecimiento. Una vez dentro del sistema debemos dirigirnos a la opción REGISTROS del menú principal:
3 En el menú emergente seleccionar la opción Registros Finales En la pantalla de Carga de datos en Masa, debemos elegir el ciclo y la sección a la que vamos a realizar la carga y descargar el Catalogo de cursos y el Catalogo de alumnos. En este ejemplo seleccionamos Ciclo Anual y en Sección PRIMERO A, para obtener los respectivos Catálogos.
4 MUY IMPORTANTE: en algunas ocasiones los navegadores bloquean las ventanas emergentes (pop-ups) por tal razón también bloquea la descarga de los catálogos entonces: Verificar en la parte superior izquierda si nos aparece esta alerta Seleccionar permitir ventanas emergentes para sire.mineduc.gob.gt Luego de verificar dicha alerta continuamos con el procedimiento de carga
5 Damos clic en el botón Catalogo de cursos y se generará un archivo de Excel que debe ser descargado a la computadora, este archivo tendrá un formato similar al siguiente: Este catálogo lo debemos tener e la manos pues deberemos cargar los códigos de curso a Colplex. Luego debemos descargar también el catálogo de alumnos, el cual nos servirá para poder comparar los códigos con los que tenemos en Colplex: El formato que obtendremos será el siguiente:
6 Cargar los códigos de cursos a Colplex: Una vez que hemos obtenido el catálogo de cursos de nuestro Grado (PRIMERO A) vamos a cargar dichos códigos a Colplex, ya que estos códigos van a ser necesarios para que ambos sistemas se sincronicen. Para ello debemos dirigirnos desde una cuenta de Director a la opción de Grados del Menú Principal:
7 Luego debemos presionar el botón Acciones del grado al que queremos acceder y seleccionar la opción Asignar Código de Cursos Mineduc 2016 Se nos mostrara en pantalla el listado de cursos del grado y una casilla para ingresar el código correspondiente de cada curso que hemos obtenido en el catálogo. Para los cursos que no serán importados al mineduc se debe colocar 0 como código.
8 Si el curso tiene un nombre diferente en Colplex no importa pero si se debe de colocar el código correspondiente, por ejemplo: En colplex el curso se llama Idioma Extranjero (Ingles) pero en el Catalogo del Mineduc aparece L3. TERCER IDIOMA con el CODIGO_CURSO 29, entonces ese código se debe de colocar en el curso que aparece en colplex.
9 Luego debemos presionar el botón Guardar Cursos para que la información quede almacenada. Rectificar lisados de Alumnos: Ahora debemos de comparar los listados de nuestros alumnos en Colplex con el de los alumnos que se encuentran en nuestro catalogo, para ello debemos ir al tablero del grado que vamos rectificar:
10 Si el código de algún estudiante no coincide podemos dar clic en el botón Acciones del estudiante y seleccionar la opción Editar Estudiante y podremos editar el código:
11 También es muy importante tener en cuenta que podemos cambiar el estado de un alumno a Retirado RT o No Visible en el campo Resultado para que no sea tomado en cuenta al momento de realizar la carga en masa al Sistema del Mineduc. Rectificar las notas de Alumnos: Finalmente podemos dar una última revisada a las notas de los alumnos en Colplex previo a ser cargadas al sistema del Mineduc. Para ello podemos ir a la opción de Acciones del grado y seleccionar Consolidados, luego Promedios Generales para ver que todas las notas estén correctas en el reporte ya que estas notas serán las que se van a enviar.
12 Opcionalmente también existe una opción en Grados y Acciones que se llama Actualizar Promedios la cual recalcula nuevamente los promedios del grado solo para rectificar que todos los cálculos se hayan realizado correctamente (puede que lleve un poco de tiempo que se ejecute). Generar el archivo xml para realizar la carga en masa:
13 Una vez que hemos cargado los códigos de los cursos, hemos rectificado nuestros listados de alumnos y hemos verificado nuestras notas, podemos comenzar con la generación de nuestro archivo xml el cual podría ser cargado al sistema del Mineduc. Para ello debemos ir a la opción de Grados, luego en el botón acciones del grado debemos seleccionar la opción XML MINEDUC (Carga en Masa) Al dar clic en la opción se nos descargara el archivo xml con el nombre del curso que vamos a cargar. Podemos abrirlo desde el bloc de notas y se verá como se muestra en la imagen. Debemos rectificar que no tenga espacios antes del texto.
14 Si ese fuera el caso debemos de borrar el espacio y guardar el archivo. Efectuar la carga en masa: Ya generados los archivos XML que será cargados en el sistema, hacemos clic sobre el botón de Nueva carga en masa
15 Es necesario que en el diálogo de NUEVA CARGA MASIVA se indique el tipo de ciclo y la sección a la que se desea hacer la carga. Ya seleccionado el CICLO y Sección, haremos clic sobre el botón Examinar para ubicar el archivo a subir. En la pantalla para elegir el archivo a subir, se debe buscar el archivo XML con las notas que correspondan a la sección y ciclo seleccionados. Habiendo seleccionado el archivo, si es el correcto se debe hacer clic sobre el botón Iniciar Carga esto subirá el archivo al sistema y efectuara un número de validaciones al XML
16 Validaciones del XML 1 No se encontró una inscripción válida del alumno 2 La Nota del alumno no es válida 3 El código personal del alumno no puede ser nulo 4 El alumno no tiene asignado el curso indicado 5 El código de curso no puede ser nulo 6 No se encontró el cuadro de notas, debe crearlo primero 7 CNB Oficial: Los datos no contienen los cursos oficiales del CNB 8 El estudiante ya tiene un resultado 9 El cuadro de notas debe estar en estado abierto 10 Solo se permiten recuperaciones para los grados 4to, 5to y 6to para nivel Para crear un cuadro de recuperación o extraordinario debe tenerse un cuadro final recibido por la dideduc 12 El alumno ya cuenta con nota de recuperación para este curso 13 Todos los cursos obligatorios deben tener un punteo Al finalizar la carga y validaciones aparecerá un dialogo indicando el resultado de las validaciones y si se desea confirmar los datos cargados. Para verificar los resultados y detalle de lo cargado, en la pantalla principal de Carga de datos en Masa, aparecerá el listado de todos los intentos de carga efectuados indicando cuantos registros contenía y cuantos fueron encontrados con error.
17 Si hacemos clic en el botón Descargar Detalle obtendrán un archivo de Excel que tendrá el detalle de los alumnos cargados a esa sección, estando la columna ANOTACIONES vacía si fue cargado con éxito o en caso contrario indicando en el tipo de error encontrado. Ejemplo de registros con error ya que no se ha creado previamente el cuadro. Ejemplo de registros cargados correctamente (sin error). Para completar el proceso de carga en masa, es necesario dirigirse a la pantalla de Registro de Estadística Final y en el detalle donde aparece el cuadro creado al que le efectuamos la carga en masa, hacer clic sobre la sección, esto para ingresar en el detalle de notas por estudiantes de esa sección.
18 En esta pantalla podrá observarse que ya se encuentran las notas asignadas a cada estudiante, sin embargo aparecerá vacío el campo de RESULTADO, para llenar este campo debemos hacer clic sobre el botón Notas. Luego de haber hecho clic sobre el botón Notas aparecerá el siguiente dialogo, para que podamos elegir si el tipo de resultado corresponde a un resultado Regular o con Adecuación Curricular; ya seleccionado esto bastará con hacer clic en el botón Guardar
19 Como puede observarse al efectuar los anteriores pasos aparecerá el estudiante ya con todas sus notas asignadas y con el resultado que debe tener.
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