DIANA MARCELA AVENDAÑO TEJEDOR

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1 CÓMO IMPLEMENTAR LA HERRAMIENTA ERP (SISTEMA DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS), COMO SOLUCIÓN INTEGRAL A LAS NECESIDADES DE LA EMPRESA KAV COLOMBIA LTDA, PARA EL MEJORAMIENTO DE PROCESOS DESDE OPTICA DE SISTEMAS DE INFORMACION DIANA MARCELA AVENDAÑO TEJEDOR UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BOGOTÁ D.C. 2008

2 CÓMO IMPLEMENTAR LA HERRAMIENTA ERP (SISTEMA DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS), COMO SOLUCIÓN INTEGRAL A LAS NECESIDADES DE LA EMPRESA KAV COLOMBIA LTDA, PARA EL MEJORAMIENTO DE PROCESOS DESDE OPTICA DE SISTEMAS DE INFORMACION DIANA MARCELA AVENDAÑO TEJEDOR Trabajo de grado para optar al título de Administrador de Empresas JUAN HERNANDO BRAVO Director UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BOGOTÁ D.C

3 Nota de aceptación Presidente del Jurado Jurado Jurado 3

4 AGRADECIMIENTOS Deseo agradecer profundamente a la casualidad que la vida me otorgó al haberme puesto en un hogar maravilloso al nacer, el cual recuerdo ahora de manera nostálgica. Sin el apoyo irrestricto en todo sentido de mis padres y hermano, el placer cotidiano de vivir sería simple monotonía. Es difícil imaginar cómo sería el andar cotidiano sin recordar su comprensión, su apoyo inmenso y su amor. Gracias a mis padres, y a mi esposo por dedicar gran parte de sus vidas conmigo y por darme aliento para la ardua tarea de caminar hacia la perspectiva de un nuevo día; de verdad serán inolvidables. Los sabios consejos de mi director de Tesis Juan Hernando Bravo quien ha venido guiando desde hace varios años mi formación no solamente académica, sino como persona, sin lugar a duda me han dado lugar a ver en la naturaleza esa combinación de complejidad y sencillez que a la vez se presenta. De gran aprendizaje resultó para mí que la realización de esta Tesis no haya tenido resultados inmediatos; muy por el contrario, en ocasiones no encontraba la llave mágica que abre las puertas hacia el camino de las soluciones. Quiero enfatizar mi agradecimiento hacia mi padre por tener la paciencia ante mis dudas de novato y por escuchar atentamente los problemas que a lo largo de esta Tesis surgieron. Sin lugar a duda este trabajo no pudo haberse realizado sin la formación que recibí durante cinco años en la Facultad de Administración de Empresas. Gracias a todos los maestros que contribuyeron realmente en mi formación, por todos sus consejos, sus formidables clases, su paciencia y su amistad como persona. 4

5 Agradezco a Fernando Sánchez por su sincera amistad y por compartir conmigo muy agradables instantes. Como olvidar la sonrisa, el entusiasmo y el apoyo gracias por su inmenso apoyo para la realización de esta Tesis y por su grandiosa y verdadera amistad. 5

6 ADVERTENCIA Ni la Universidad, ni el asesor, ni el jurado calificador son responsables de las ideas expuestas por el graduando". Artículo 97 REGLAMENTO ESTUDIANTIL UNIVERSIDAD DE LA SALLE 6

7 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN LINEA DE INVESTIGACION LINEA DE INVESTIGACION SUBLINEA DE INVESTIGACION PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA FORMULACION DEL PROBLEMA OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS JUSTIFICACION JUSTIFICACION TEORICA JUSTIFICACION METODOLOGICA JUSTIFICACION PRÁCTICA DELIMITACIÓN MARCO TEORICO PROCESOS Principios de la gerencia de procesos Gerencia para mejorar REINGENIERIA Antecedentes de la reingeniería Reestructuración de procesos Principales tipos de Reingeniería TECNOLOGÍAS DE COORDINACIÓN EDI (Intercambio Electrónico De Datos) Groupware

8 6.3.3 Workflow SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL Tipos de información gerencial La información como recurso estratégico TOMA DE DECISIONES Tipos de decisiones MARCO CONCEPTUAL Caso Corea Caso China Tecnologías de información Qué es un ERP? POR QUÉ ERP? Características de un sistema ERP Software Libre Open bravo ERP SISTEMA OPERATIVO LINUX Otros ERP en el Mercado MARCO TEMPORAL MARCO EMPRESARIAL Kaspersky Kaspersky Anti-Virus: niveles de detección excepcionales HIPÓTESIS HIPÓTESIS DE PRIMER GRADO HIPÓTESIS DE SEGUNDO GRADO TIPO DE INVESTIGACIÓN ESTUDIO EXPLORATORIO

9 10.2 METODO DE INVESTIGACION METODO DE ANÁLISIS FUENTES Y TECNICAS PARA LA RECOLECCION DE LA INFORMACION Fuentes Primarias Fuentes Secundarias RESULTADOS ESPERADOS DIAGNÓSTICO GENERAL DE KAVCOLOMBIA LTDA DESCRIPCIÓN GENERAL Información de la empresa Productos y servicios Misión Visión Valores corporativos DIAGNÓSTICO GENERAL DE KAVCOLOMBIA LTDA DESCRIPCIÓN COMERCIAL Departamento Comercial DESCRIPCIÓN DE TAREAS Y DOCUMENTACIÓN MANEJADA EN EL DEPARTAMENTO COMERCIAL DIAGNOSTICO COMERCIAL DESCRIPCIÓN ADMINITRATIVA Y FINANCIERA Departamento Financiero Descripción de los Sistemas de información Tareas y documentación manejada en el departamento administrativo y financiero DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Descripción de los Sistemas de información

10 13 ANALISIS DEL DIAGNOSTICO ANÁLISIS DE NECESIDADES ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS NECESIDADES RELACIONADAS CON LOS GASTOS NECESIDADES RELACIONADAS CON LA PARTE CONTABLE NECESIDADES RELACIONADAS CON LAS CUENTAS POR PAGAR ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DE GESTIÓN DE LAS RELACIONES CON LOS CLIENTES Necesidades relacionadas con los contactos Necesidades de gestión de fuerza de ventas Necesidades de Gestión de Incidencias (tanto con clientes, como internas en la empresa) Análisis de las necesidades de gestión en el área de personal CARACTERÍSTICAS Y PRESTACIONES GENERALES DEL SOFTWARE ANÁLISIS DE NECESIDADES DE GESTIÓN DE PROYECTOS ANÁLISIS DE NECESIDADES DE GESTIÓN EN EL ÁREA DE PERSONAL CARACTERÍSTICAS Y PRESTACIONES GENERALES DEL SOFTWARE SELECCIÓN DE LA HERRAMIENTA ASPECTOS PREVIOS Nombramiento del responsable del proyecto Determinación de los principales impactos para Kavcolombia Ltda., al implantar el ERP Determinación de los aspectos necesarios para el éxito de la implantación

11 Cuestionario de análisis de aspectos previos relacionados con la implantación del ERP en Kav Colombia Ltda SELECCIÓN DE LA HERRAMIENTA Características principales de Open bravo ERP ESQUEMA DE PLANEACION DE LA IMPLANTACIÓN PRESUPUESTO DE IMPLANTACIÓN Observaciones del presupuesto Implantación del proyecto Gestión del proyecto desde el punto de vista de kav Colombia Ltda Riesgos implicados en el proyecto Administración de la gestión del cambio Detección de los factores de riesgo en la implantación del ERP ANÁLISIS DE LA HERRAMIENTA Inteligencia de negocios (BI) Gestión de los aprovisionamientos Gestión de proyectos Gestión de servicios Gestión comercial y gestión de las relaciones con clientes (CRM) Gestión económico-financiera Business Intelligence (BI) RECURSOS NECESARIOS A APORTAR POR PARTE DE KAVCOLOMBIA LTDA FASE DE IMPLANTACIÓN FINAL DEL PROGRAMA ERP INSTALACIÓN DEL HARDWARE INSTALACIÓN DEL SOFTWARE PLANIFICACIÓN DE JORNADAS DE FORMACIÓN

12 15.4 ADAPTACIONES Y DISEÑO DEL PROGRAMA FINAL PRUEBAS PREVIAS PARAMETRIZACIÓN Y CONFIGURACIÓN DEL PROGRAMA MIGRACIÓN DE DATOS PRUEBAS DEFINITIVAS TRABAJOS REALIZADOS EN LA PUESTA EN MARCHA FINAL CONFIGURACIÓN INICIAL EJEMPLOS DE FUNCIONALIDAD SEGUIMIENTO POSTERIOR A LA PUESTA EN MARCHA Y EVALUACIÓN FINAL IDENTIFICACIÓN DE LOS DIFERENTES PROBLEMAS DE IMPLEMENTACIÓN INDICES DE GESTIÓN KAV COLOMBIA INDICADORES DE LIQUIDEZ Solvencia (Razón corriente) Liquidez (Prueba Acida) INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO Estabilidad Nivel de endeudamiento (Apalancamiento a corto plazo) Estructura de Capital (Apalancamiento Total) INDICADORES DE RENTABILIDAD Rentabilidad de los aportes sociales Margen de Excedente Coeficiente operativo Eficiencia operativa Eficiencia comercial Satisfacción del cliente

13 Gastos operacionales por empleado Composición del personal CONCLUCIONES DEPARTAMENTO FINANCIERO RECOMENDACIONES ORGANIGRAMA PROPUESTO KAVCOLOMBIA LTDA Misión Visión Valores corporativos PROCESOS FINANCIEROS GESTIÓN DE PROYECTOS PROCESOS COMERCIALES BIBLIOGRAFIA ANEXO 1 GLOSARIO

14 LISTA DE FIGURAS FIGURA 1. Organigrama Kav colombia FIGURA 2. Flujo de actividades departamento comercial FIGURA 4. Modulos del erp openbravo FIGURA 5. Pantalla de bienvenida a openbravo FIGURA 6. Esquema de configuracion inicial FIGURA 7. Creacion de entidad FIGURA 8. Creacion de usuarios FIGURA 9. Asignacion de rol a usuarios FIGURA 10. Asignacion de permisos FIGURA 11. Cambio de rol FIGURA 12. Menu de administrador de sistema FIGURA 13. Gestion de datos maestros FIGURA 14. Creacion de productos, servicios y categorias FIGURA 15. Creacion de condiciones de pago FIGURA 16. Configuracion del metodo de depreciación FIGURA 17. Creacion de terceros FIGURA 18. Menú gestion de compras FIGURA 19. Pedido de compra FIGURA 20. Factura de proveedor FIGURA 21. Facturas de venta FIGURA 22. Creacion y gestion de proyectos FIGURA 23. Control diario de caja FIGURA 24. Prevision de tesoreria FIGURA 25. Seguimiento de cobros y pagos FIGURA 26. Balance de sumas y saldos

15 INTRODUCCIÓN En el siglo XXI las organizaciones se han visto enfrentadas a un mercado cambiante, donde los diferentes procesos y procedimientos del negocio deben ser más ágiles y la información debe estar disponible en tiempo real, para lograr esto, se ha hecho indispensable adquirir sistemas de información que permitan ponderar las cualidades de captura, almacenamiento, procesamiento, distribución de los datos e información generada por las diferentes unidades (administrativas, operativas y productivas entre otras), constituyendo un enorme desafío para la organización o la empresa ya sea grande o pequeña. En esta evolución, muy relacionada, por una parte, al implacable crecimiento de nuevas tecnologías de información en las últimas dos décadas con sus claras repercusiones económicas y sociales, y al acercamiento entre disciplinas de carácter más tecnológico con las del áreas de gestión empresarial la investigación de esta área ha elevado a un nuevo paradigma en la dirección de empresas, hacia un importante tema de estudio en este nuevo campo cuyo rol de las tecnologías de información y su contribución al logro de resultados empresariales, en especial, la implantación y uso de tecnologías de información sirven de apoyo a las empresas en la obtención de ventajas competitivas sustentables y sostenibles. (Correa, 2004) Surgen luego más aplicaciones para toda la cadena del negocio, aparece el movimiento de la Calidad Total y la Reingeniería y con ellos la necesidad de pensar más en procesos y menos en departamentos. Se exige entonces en las aplicaciones que estén desarrolladas y orientadas para soportar procesos. En este orden de ideas, las aplicaciones existentes no cumplían con su propósito, y el proceso de "integración" sería titánico, no solo por la labor, sino por las limitaciones en la tecnología. 15

16 De ahí el surgimiento de soluciones ya integradas como los ERP, una de las tecnologías de información de reciente crecimiento y de una particular importancia para su estudio desde la perspectiva de la dirección de empresas, debido a su alta utilización en el contexto mundial, por estar orientado al apoyo de la totalidad de todos los procesos administrativos relacionados con las operaciones empresariales, éstos son los sistemas de planificación de recursos de la empresas (ERP). Diversos autores describen que los sistemas ERP permiten a la organización una visión integral de sus principales procesos y contribuyen a romper los silos de información en su interior, mejorando adicionalmente las prácticas de gestión empresarial. En este trabajo de investigación se llevará a cabo el levantamiento de la información, el análisis, el diagnóstico, y la Implementación de un software ERP en una Pyme. Kav Colombia Ltda. Es una empresa creada en el año 2005 con capital netamente colombiano para representar y comercializar como mayorista a nivel nacional y a través de diferentes canales de distribución un software de protección y seguridad informática del género antivirus de origen ruso denominado Kaspersky. Esta empresa por su tamaño, continua expansión, su creciente número de distribuidores y la reciente ampliación geográfica requiere de un sistema eficiente para la gestión integral de sus funciones, que cubra todas las operaciones de su negocio tales como: mercadeo, talento humano, finanzas, contabilidad, administración de la cartera, distribución, entregas, pagos a proveedores entre otros, para con ello tener un sistema integral que le permita poder tomar decisiones estratégicas adecuadas para afrontar el mundo competitivo actual. 16

17 1 LINEA DE INVESTIGACION. 1.1 LINEA DE INVESTIGACION. Procesos Gerenciales. 1.2 SUBLINEA DE INVESTIGACION. Plan de desarrollo empresarial. 17

18 2 PROBLEMA. En el siglo XXI las empresas tienden a ocupar un lugar de privilegio en un mercado cambiante lleno de retos. Por esta razón se necesita crear nuevas estrategias enfocadas al crecimiento de calidad en sus productos y servicios, analizar sus fortalezas y debilidades, tomar en cuenta sus oportunidades y amenazas para poder crear ventajas competitivas que los encamine hacia un mejor escenario, una de ellas es la innovación en tecnología de información (TI). Por esto es importante que exista una gran comunicación interna entre departamentos y externa con sus clientes y proveedores, debido a que el flujo de información debe ser cada vez más rápido para que se puedan identificar los problemas en el menor tiempo posible y así se puedan tomar decisiones oportunas para resolverlos. Los sistemas de información funcionan en su mayoría con un respaldo de bases de datos como es el caso de las ERP, que puede otorgar los beneficios ya mencionados anteriormente. Son pocas las PYMES que puedan implementar un sistema tan costoso diferente a un ERP, y comprobar su éxito sobre la práctica debido a la gran cantidad de trabajo tanto de consultoría administrativa como de desarrollo de sistemas que intervienen en su implementación. Actualmente existe gran cantidad de dinero invertido en tecnologías de información alrededor del mundo, las empresas consideran que es una inversión muy beneficiosa, (aunque la mayoría de las veces solo es al largo plazo). En algunos países se invierte gran capital en tecnologías de información, debido a que es necesario que la inversión sea significativa para poder desarrollarla, y obtener los soportes requeridos (el hardware disponible, infraestructura de telecomunicaciones y arquitectura de sistemas) deben ser lo suficientemente robustos para llegar a ser una herramienta competitiva que obtenga información para el control y la gestión integral. 18

19 Para implementar un sistema ERP es necesario llevar a cabo una reingeniería de procesos en la empresa, pues éstos son la base para adquirir una infraestructura tecnológica que soporte las características del sistema que se adquirió, y así resulte más fácil su adaptación a usurarios, productos, procesos y tecnología. El sistema ERP es un sistema integral que soporta la mayoría de las actividades de la empresa, pero cuando algunas de ellas, solo lo implantan parcialmente por departamentos, genera que la información resultante no arroje los resultados esperados con respecto a los objetivos planteados por la organización debido a la subutilización del ERP. Por otra parte, el cambio del sistema puede generar resistencia debido a que los usuarios han aprendido a utilizar por largo tiempo y de forma eficiente el sistema tradicional, acostumbrándose a él, e incluso se sienten orgullosos de su capacidad para cumplir sus objetivos en cada uno de los departamentos, esto impide que los usuarios identifiquen sus limitaciones y de paso se opongan a la implementación del nuevo sistema. Esto se da como consecuencia la falta de información acerca de los beneficios que ofrece el ERP y el valor organizacional que este representa. Debido a que la implementación no es tarea fácil, es por ello que si una empresa desea adquirir y poner en funcionamiento un sistema ERP, debe efectuar una evaluación extensa y consistente antes de iniciar el proyecto. 2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. Kav Colombia Ltda. fue fundada en el año 2005 en Bogotá con el fin de ofrecer a las empresa un software de seguridad informática junto con su capacitación y soporte; durante estos años la empresa se ha transformado ofreciendo desde un catálogo básico a lo que es en la actualidad, una amplia gama de productos y servicios que incluyeron entre sus modificaciones: la adecuación de sus instalaciones y la extensión de la planta de personal que en conjunto han 19

20 contribuido con su expansión al logro de importantes metas en la conquista de nuevos mercados tanto en el sector oficial como en el privado hasta el hecho de solucionar importantes requerimientos con entidades privadas y ganar importantes licitaciones gubernamentales. En años anteriores para el procesamiento del incipiente volumen de operaciones solo era necesario un pequeño archivo para realizar la facturación en varias hojas de Excel para llevar un control de clientes y proveedores. Con un volumen tan pequeño toda la información y los proyectos era fácil el control de la operación por parte del gerente. Al extenderse la compañía, fueron apareciendo con este crecimiento problemas en la operación en las siguientes áreas: comercial y de servicio, financiero y contable, administrativo las cuales serán analizadas en el diagnóstico del presente trabajo. Con el crecimiento gradual de las operaciones se vio la necesidad de nuevas aplicaciones informáticas a nivel financiero, para el control de la parte contable y la gestión de clientes, vendedores y proveedores, sin embargo estas aplicaciones no eran integrales y solo controlaban la información de manera fraccionada y desarticulada, es entonces cuando se hace imperativo implementar un sistema integrado, lo cual conlleva también una reestructuración al interior de la organización en sus procesos y procedimientos, para lograr el máximo de su eficacia en la implementación de la herramienta. 2.2 FORMULACION DEL PROBLEMA. La implementación de la herramienta ERP (Sistema de Planificación de Recursos), contribuirá en la solución de las falencias de la empresa Kav Colombia Ltda., en la gestión administrativa, comercial, servicio al cliente, financiera, contable, en el mejoramiento de sus procesos y la administración del talento humano? 20

21 3 OBJETIVOS. 3.1 OBJETIVO GENERAL. Implementar un sistema de planificación de recursos (ERP) basado en software libre de acuerdo a las necesidades específicas de la empresa Kav Colombia Ltda. 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS. Realizar un diagnóstico general de Kav Colombia Ltda., a partir del estudio de sus necesidades sobre la base del levantamiento y análisis de los flujos de información, el estudio de los procesos, tareas y funciones que actualmente se desarrollan en la organización Hacer un estudio de las necesidades de Kav Colombia Ltda., en materia de la recolección, procesamiento, confiabilidad y resultados de la información tendiente a favorecer la acertada y oportuna toma de decisiones. Establecer las limitaciones de información de la empresa Kav Colombia Ltda., sobre la base del diagnóstico y las posibles mejoras a realizar en los actuales procesos del negocio, tendientes a su depuración y adecuación a un sistema ERP, con el objeto de garantizar el éxito en su implementación. Determinar y evaluar si la herramienta del software (ERP) de Open Bravo de software libre es la herramienta adecuada para implementar en la empresa Kav Colombia Ltda. Establecer las fases de ejecución, requerimientos, parámetros, tratamientos, procesos y métodos de análisis de la misma, de acuerdo a la obtención de la información recolectada, una vez evaluada la herramienta. Implementar el ERP en las fases definidas conforme a un cronograma establecido, así como la realización de pruebas y ajustes a que haya lugar. 21

22 4 JUSTIFICACION. 4.1 JUSTIFICACION TEORICA. La investigación propuesta busca, mediante la aplicación de la teoría y los conceptos básicos de estudios administrativos, financieros, económicos y tecnológicos permitir al investigador identificar los aspectos que se deben tener en cuenta para la implementación de un ERP en la organización. Para adelantar esta labor se parte del enfoque de la teoría de la gerencia de procesos que aborda la cotidianidad de la organización y su propósito fundamental es garantizar el establecimiento, mantenimiento y mejoramiento de los procesos repetitivos de una organización. También se tendrá en cuenta los sistemas de información gerencial debido a que nos permiten interrelacionar los componentes como son la de capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control la organización incluida en el entorno que lo rodea. Por último se incluirá la reingeniería de procesos como idea fundamental para obtener ventajas competitivas por medio de la innovación, el manejo organizacional de una empresa especialmente la inclusión de mejoras en el desempeño y otros aspectos tales como costo, calidad de servicio, velocidad de respuesta, con el ánimo de competir más efectiva y eficientemente en un mercado cada vez más complejo. 4.2 JUSTIFICACION METODOLOGICA. Para realizar el logro y el cumplimiento de los objetivos que se han propuesto en el proyecto se hará uso de los instrumentos de investigación tales como la exploración de campo, la compilación de información de documentos e informes, como fuente primaria de investigación, así mismo el apoyo en fuentes de 22

23 Información secundaria tales como, como artículos, publicaciones y otras investigaciones relacionadas junto con las técnicas que aplican parámetros para direccionar la organización sobre la base de ERP. De igual forma se hará uso de una herramienta de software libre con el fin de optimizar los procesos de la organización. 4.3 JUSTIFICACION PRÁCTICA. El presente proyecto surge de la problemática presentada en kav Colombia Ltda. sobre la deficiencia en el manejo y consistencia de la información requerida para las funciones vitales de la empresa, como es el manejo contable, clientes, proveedores etc. Esta problemática genera sobrecostos en el funcionamiento normal de la empresa, No obstante en el mercado nacional existen soluciones especializadas para combatir estas deficiencias pero a unos costos elevados e impensables para las pymes por lo cual la opción de aplicaciones de software libre se constituyen en la mejor alternativa a implementar. De otra parte esta oportunidad también posibilita la aplicación concreta de los conocimientos que la investigadora ha venido adquiriendo y cultivando a lo largo de la carrera hasta el momento de implementar un (ERP) que permita satisfacer las necesidades existentes en Kav Colombia Ltda. 23

24 5 DELIMITACIÓN. La presente investigación se centra en la aplicación de un software libre en la empresa Kav Colombia Ltda., ubicada en la ciudad de Bogotá Colombia en la dirección calle 52 No barrio galerías, teléfonos No

25 6 MARCO TEORICO. Hoy en día los procesos se han incorporado prioritariamente dentro del diario vivir de las empresas como condición básica en el desarrollo de la competitividad, además son el elemento más apreciado, y utilizado de forma más general, en los modelos de gestión organizacionales, y sirven de base para el desarrollo de la calidad total como sustento estratégico de gestión. El desarrollo de los procesos dentro de las organizaciones ha originado gran cantidad de herramientas y técnicas relacionadas tanto con la gestión de los propios procesos como con la gestión basada en los mismos. La gestión de procesos se basa en las herramientas de mejora, generalmente integradas en la optimización de procesos. Para el desarrollo de procesos dentro de las organizaciones se cuenta con una base teórica muy amplia que abarca la gerencia de procesos, los sistemas de información gerencial y la reingeniería, los cuales se describirán a continuación. 6.1 PROCESOS Según Roure (1997). Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o toma de decisiones interrelacionadas, orientadas a obtener un resultado específico por consecuencia del valor añadido aportado por cada una de las actividades que se lleven a cabo en las diferentes etapas de dicho proceso. Todo proceso debe representarse mediante un diagrama de flujo que permite documentar y medir su rendimiento. Los procesos se clasifican en procesos en operativos y procesos de apoyo para la gestión. Los procesos operativos permiten entregar los productos o servicios que 25

26 el cliente externo o interno necesita. Los de apoyo y de gestión tienen como objeto dar sustento a los procesos operativos para tomar decisiones sobre planificación, control, mejoras y seguridad de las operaciones de la organización. El autor en mención clasifica los procesos en primer y segundo nivel, de la siguiente manera: Procesos de primer nivel o procesos operativos. 1. Conocimiento del mercados y clientes 2. Desarrollo de visión y estratégica 3. Diseño de productos y servicios 4. Comercial y de ventas 5. Producción y entrega de productos 6. Producción y entrega de servicios 7. Facturación y servicio al cliente Procesos de segundo nivel o apoyo y gestión 8. Desarrollo y gestión de recursos humanos 9. Gestión de la información 10. Gestión económica y física de recursos 11. Ejecución del programa medio ambiental 12. Gestión de las relaciones exteriores 13. Gestión de la mejora y el cambio Es de gran importancia entre los modelos de gestión de empresa basados en los procesos, por su aceptación tan amplia, los mapas de procesos, éstos permiten: identificar los actuales procesos de trabajo; elaborar los diagramas de flujo de proceso que permitan conocer la secuencia de actividades contenida en cada uno 26

27 de ellos; elaborar las fichas de proceso, en que se identifiquen: misión, ámbito (iniciación-terminación), responsable, normativa, sistemas asociados, procesos relacionados, etc., y finalmente facilitan la identificación de las oportunidades de mejora Principios de la gerencia de procesos. Mariño (2001), define ocho principios que han probado ser valederos para implantar la mentalidad de gerencia de procesos en una organización. Estos principios son un conjunto sistemático, es decir, están relacionados unos con otros, pero la ausencia de alguno de ellos tiene efectos negativos en la efectividad de este enfoque gerencial. A. Establecer la prioridad. La gerencia debe asignar la propiedad del proceso, esto es quien es el dueño, la persona dentro de la organización que debe responsabilizarse por todo lo que suceda con el proceso de rendir cuentas de la gestión ante la dirección. B. Verificar y describir el propósito del proceso. Se debe tener absoluta claridad sobre el tipo de proceso, su integración con otros procesos, su razón de ser, el porqué y el para qué de su existencia. C. Definir el proceso, sus límites e interfaces. El proceso debe estar definido en términos de tipo de proceso, sus puntos de iniciación y terminación, de manera tal que exista entendimiento común entre todas las personas involucradas. Asimismo, el principio establece la necesidad de determinar límites de la responsabilidad por el proceso, aclarando zonas grises entre procesos, donde se juntan unos con otros, con el fin de establecer la responsabilidad primaria por analizar el mejoramiento del proceso. D. Organizar y capacitar al equipo de mejoramiento de proceso. El dueño del proceso debe conformar el equipo humano que lo mejorara sistemáticamente, con indicación clara del papel que juega cada integrante 27

28 y de las reglas de juego de su operación. Definido el quipo, todos deben recibir capacitación en temas esenciales como gerencia de procesos, trabajo en equipo y liderazgo. E. Documentar el proceso. Es preciso tener documentado el proceso, lo que significa tener un mapa de flujo del mismo, identificación precisa de sus entradas y salidas, proveedores y clientes, actividades realizadas, definiciones operaciones de términos utilizados en este proceso. F. Establezca puntos de control. De acuerdo con la descripción y documentación del proceso, es importante establecer puntos de control en las entradas, actividades realizadas y salidas del proceso con el objeto de servir de base de medición de los indicadores. G. Defina los indicadores. Establezca indicadores, datos cuantitativos, que permitan medir el desempeño de los resultados y actividades del proceso, con el fin de medir la eficacia y la eficiencia del mismo. H. Mejore el proceso. El ciclo del mejoramiento tiene principio pero no fin. Por lo tanto, los procesos son dinámicos en el tiempo y lo que hoy es competitivo, funciona y es satisfactorio para el cliente, mañana no lo es. Por tanto, el mejoramiento es un proceso en sí mismo Gerencia para mejorar En el mismo texto, Mariño (2001), expresa que Uno de los pilares de la filosofía gerencial de la calidad total es el mejoramiento. En el contexto, mejoramiento significa buscar incesantemente maneras de hacer mejor nuestro trabajo, todo trabajo es un proceso, y elevar nuestra capacidad para estregar mejores bienes y servicios a los clientes con el fin de satisfacer sus necesidades y expectativas, o aun mejor, superarlas fascinándolos. Lograr el mejoramiento es muy distinto a controlar el proceso, manteniendo el statu quo, pues a través del mejoramiento 28

29 logramos resultados nunca obtenidos, mucho mejores que los actuales, pero no como fruto del azar o de la buena suerte, sino como un logro planeado. El mejoramiento continuo denominado Kaizen es el término japonés que ha sido utilizado para referirse a éste, el cual consiste en un incesante proceso, paso a paso, del esfuerzo de la gente para entender y mejorar el proceso, un producto, un servicio o un sistema actual, como resaltado de analizar lo que hacemos y la manera como lo hacemos. Este tipo de mejoramiento progresivo y firme involucra cambios pequeños pero beneficiosos. El kaisen está fundamentado en el crecimiento en el conocimiento, habilidad y creatividad de la gente. Este mejoramiento puede hacerse a escala pequeña o grande. El mejoramiento no se limita a la aplicación del kaisen. El mejoramiento también involucra innovación, es decir, cambia todo lo que hacemos y la manera como lo hacemos actualmente. Esto que se aplica hace mucho tiempo en calidad total, es lo que han denominado reingeniería de procesos. A diferencia del mejoramiento continuo, la innovación es un signo de mejoramiento mediante la inversión de bienes de capital y alta tecnología en la cual se logran grandes resultados, por ejemplo, en la manufactura, informática y telecomunicaciones. Pero ambos tipos de mejoramiento son necesarios, lo cual va construyendo una espiral de mejoramiento: innovación mejoramiento continuo - : innovación mejoramiento continuo. En uno y otro tipo de mejora las preguntas que sistemáticamente debemos formular son: Qué hacemos? Por qué lo hacemos así? 29

30 Las respuestas a estas preguntas nos llevan a encontrar maneras distintas de mejorar incesantemente nuestro trabajo. Todo trabajo es un proceso. Por eso el foco de atención del mejoramiento son los procesos que se ejecutan en la organización. Esta metodología propuesta en el modelo ha sido diseñada para ser aplicada por los responsables de la gerencia procesos y sistemas de trabajo de las organizaciones y puede aplicarse en los siguientes casos: planeamiento o diseño de un nuevo proceso; innovación de todo un sistema; desarrollo de un nuevo bien o servicio. En la Figura. 6.1 Se presenta círculo de mejoramiento planear, ejecutar, estudiar ya actuar (PEEA) con el cual se mejora el circulo PHVA del método Deming, ya que lo importante no es verificar si lo que se hizo estuvo o no de acuerdo con lo planeado, sino estudiar una y otra vez lo que sabemos a cerca del proceso y establecer una estrategia de aprendizaje sobre lo que se desconoce del mismo, con el fin con el fin de tomar acciones tanto correctivas como preventivas. El ciclo de mejoramiento PEEA ACTUAR ESTUDIAR PLANEAR EJECUTAR PLANEAR: Elaborar un plan para mejorar el proceso, definir la meta por alcanzar y establecer el plan de acción a seguir. EJECUTAR: Capacitar el equipo humano. Implantar el mejoramiento planeado iniciar sobre un prueba piloto a pequeña escala. ESTUDIAR: Estudiar el resultado de la prueba. Examinar la efectividad de los cambios introducidos. ACTUAR: Adoptar el cambio, y establecer el nuevo procedimiento, si los resultados son beneficiosos. Caso contrario, abandonar el cambio o hacer otras revisiones. Repetir el circulo Figura No Gráfica Tomada de Ciclo de mejoramiento PEEA Gerencia de procesos Eduardo Mariño 30

31 6.2 REINGENIERIA Antecedentes de la reingeniería. KOONTZ (1998) afirma que La reingeniería es el resultado de la evolución del pensamiento administrativo moderno que inicio con Adam Smith quien observó que la división de trabajo en pequeñas proporciones, cada una de ellas realizadas por una persona diferente, permitía una eficiencia mucho mayor que toda la labor realizada por una sola persona. Esta división lleva a la especialización funcional y permite la realización de tareas muy complejas, por medio de la integración de muchas tareas simples pero pequeñas. Después de la segunda guerra mundial se dieron a conocer nuevas teorías administrativas en las que se destacan las de Edwards Deming quien introdujo el control de calidad en Japón. En los años 70 Peter Drucker dio a conocer la administración por procesos. En 1981 William Ouchi propone la teoría Z, y a su vez otras teorías de origen japonés en las que se destacan las de Ishikawa del control de Calidad en toda la Compañía, derivada de la calidad total. En 1985 Motorola acuña el término Sigma 6 como objetivo de calidad. En 1986 Deming publica " Out of the Crisis " (Fuera de la Crisis), donde explica detalladamente su filosofía de calidad, productividad y posición competitiva, (actualmente conocidos como los 14 Puntos de Deming). Ya para 1987 se crea ISO (International Organization for Standardization), que para el año 2000 publica las normas ISO 9000:2000 orientada al desarrollo de la calidad. Por último para 1991 Hammer publica en HBR Reengineering Work: Don t Automate, Oliterate, que dio los inicios de la reingeniería. 31

32 6.2.2 Reestructuración de procesos La Reingeniería Qué es la reingeniería? Según Hammer se define como reingeniería lo siguiente. Propiamente hablando, "reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad y servicio y rapidez". Esta definición contiene cuatro palabras claves. Revisión fundamental La primera palabra clave es fundamental. Al emprender la reingeniería de su negocio, el individuo debe hacerse las preguntas básicas sobre su compañía y sobre cómo funciona. Por qué hacemos lo que estamos haciendo? Y por qué lo hacemos en esa forma? Hacerse estas preguntas obliga a examinar las reglas tácitas y los supuestos en que descansa el manejo de su negocio. A menudo esas reglas resultan anticuadas, equivocadas o inapropiadas. La reingeniería empieza sin ningún preconcepto, sin dar nada por sentado; en efecto, las compañías que emprenden la reingeniería deben cuidarse de los supuestos que la mayoría de los procesos ya se han arraigado en ellas. Preguntarse " Cómo podemos hacer en forma más eficiente la investigación de crédito?" Da por sentado que el crédito de los clientes se debe investigar. En muchos casos, el costo de investigarlo resulta superior a lo que se pierde por cuentas incobrables que la investigación evitaría. La reingeniería determina primero qué debe hacer una compañía; luego, cómo debe hacerlo. Se olvida por completo de lo que es y se concentra en lo que debe ser. 32

33 Radical La segunda palabra clave de nuestra definición es radical, del latín radix, que significa raíz. Rediseñar radicalmente significa llegar hasta la raíz de las cosas: no efectuar cambios superficiales ni tratar de arreglar lo que ya está instalado sino abandonar lo viejo. Al hablar de reingeniería, rediseñar radicalmente significa descartar todas las estructuras y los procedimientos existentes e inventar maneras enteramente nuevas de realizar el trabajo. Rediseñar es reinventar el negocio, no mejorarlo o modificarlo. Espectacular La tercera palabra clave es espectacular. La reingeniería no es cuestión de hacer mejoras marginales o incrementales sino de dar saltos gigantescos en rendimiento. Si una compañía se encuentra el 10% por debajo del nivel al que debiera haber llegado, si sus costos son demasiado altos en un 10%, si su calidad es el 10% muy baja, si su servicio a los clientes necesita una mejora del 10%, esa compañía no necesita reingeniería. Con métodos convencionales, desde exhortar a la gente hasta establecer programas incrementales de calidad, se puede sacar a una empresa de un retraso del 10%. Se debe apelar a la reingeniería únicamente cuando exista la necesidad de cambiar todo. La mejora marginal requiere afinación cuidadosa; la mejora espectacular exige cambiar lo viejo y cambiarlo por algo nuevo. Se han identificado tres clases de compañías que emprenden la reingeniería. Las primeras son compañías que se encuentran en graves dificultades. Éstas no tienen más remedio. Si los costos están en un orden de magnitud superior al de los de sus competidores o a lo que permite su modelo económico, si su servicio a los clientes es tan sumamente malos, los clientes se quejan abiertamente, y si el índice de fracasos con sus productos es dos, tres o cinco veces superior al de la 33

34 competencia, en otras palabras, si necesita mejoras inmensas, esa compañía evidentemente necesita reingeniería. Ford Motor Company, en los primeros años 80, es un buen ejemplo. En segundo lugar están las compañías que todavía no se encuentran en dificultades, pero cuya administración tiene la previsión de detectar que se avecinan problemas. La Aetna Life and Casualty, en la segunda mitad de los años 80, es un buen ejemplo. Por el momento, los resultados financieros pueden parecer arramblar con las bases del éxito de la empresa: nuevos competidores, requisitos o características cambiantes de los clientes, un ambiente reglamentario o económico cambiado. Estas compañías tienen la visión de empezar a rediseñar antes de caer en la adversidad. El tercer tipo de compañías que emprenden la reingeniería lo constituyen las empresas que están en óptimas condiciones. No tienen dificultades visibles ni ahora ni en el horizonte, pero su administración tiene aspiraciones y energía. Ejemplos son Hallmark y Wal-Mart. Las compañías de esta tercera categoría ven la reingeniería como una oportunidad de ampliar su ventaja sobre los competidores. De esta manera buscan levantar más aún la barrera competitiva y hacerles la vida más difícil a todos los demás. Indudablemente, rediseñar desde una posición de fortaleza es una cosa difícil de emprender. Por qué volver a redactar las reglas cuando uno ya está ganando el partido? Se ha dicho que el verdadero sello de una empresa de verdadero éxito es la voluntad de abandonar lo que durante largo tiempo ha tenido éxito. Una compañía realmente grande abandona de buen grado de prácticas que han funcionado bien durante largo tiempo, con la esperanza y la expectativa de salir con algo mejor. A veces se explican las diferencias que hay entre estos tres tipos de empresas de esta manera: Las de primera categoría están desesperadas; han chocado con una muralla y están heridas. Las de la segunda categoría siguen corriendo a alta 34

35 velocidad. Las compañías de la tercera categoría no tienen ningún obstáculo a la vista, lo cual les da una buena oportunidad, para cerrarles el paso a los demás. Procesos La cuarta palabra clave es procesos. Aunque es la más importante de las cuatro, también es la que les da más trabajo a los gerentes corporativos. Muchas personas de negocios no están "orientadas a los procesos": están enfocadas en tareas, en oficios, en estructuras, pero no en procesos. Se define un proceso de negocios como un conjunto de actividades que recibe uno o más insumos y crea un producto de valor para el cliente, por ejemplo cuando se habla del despacho de pedidos que se recibe como un requerimiento de un insumo y da por resultado la entrega de los bienes pedidos. En otras palabras, la entrega de dichos bienes en las manos del cliente es el valor que el proceso crea. Esto tiene relación con lo planteado por Hammer (1994) de que Bajo la influencia de la idea de Adam Smith, de dividir el trabajo en sus tareas más simples y asignar cada una de éstas a un especialista, las compañías modernas y sus administradores se concentran en tareas individuales de este proceso recibir el formulario de pedido, escoger los bienes en la bodega, etcétera y tienden a perder de vista el objetivo grande, que no es otro que poner los bienes en las manos del cliente que los pidió. Las tareas individuales dentro de este proceso son importantes, pero ninguna de ellas tiene importancia para el cliente si el proceso global no funciona, es decir, si no se entrega los bienes Principales tipos de Reingeniería Existen tres tipos de reingeniería de procesos que una empresa puede emprender: 35

36 De análisis Es el proceso de examinar los sistemas existentes para entender mejor sus componentes y su funcionamiento, identificando los mejores candidatos para adelantar la reingeniería, y así medir la calidad del sistema. De reestructuración Es el proceso de cambiar la forma del software, las definiciones y nombres de los datos y el código del programa, sin alterar su funcionalidad. El objetivo principal de la reestructuración es hacer que el programa sea más fácil de entender. De ingeniería inversa Es el proceso de analizar un software, para reconstruir la descripción de sus componentes y determinar la interrelación entre ellos. De esta manera una descripción de nivel superior del programa es recuperada de su nivel inferior, en forma física. El objetivo de la ingeniería inversa es re-documentar el sistema y descubrir la información de diseño como una ayuda para incrementar el entendimiento del programa. Las herramientas de ingeniería inversa extraen información acerca de los datos, arquitectura y diseño de procedimientos de un programa ya existente. De migración Es el proceso de convertir un sistema computacional, programa, de un lenguaje o archivos de datos a otro, moviéndolo de un sistema operativo a otro, o actualizando su tecnología. 36

37 6.3 TECNOLOGÍAS DE COORDINACIÓN EDI (Intercambio Electrónico De Datos) El EDI es utilizado principalmente en la elaboración de facturas electrónicas para lo cual se apoya en la ayuda que proporciona el correo electrónico fax y voz, esto es ofrecido en un canal que en realidad es una red la cual permite interconectar computadores de diferentes empresas. Estos datos pueden ser de tipo tradicional (formatos como registro) o simplemente documentos (órdenes de compra, facturas, guías de despacho). Se basan en una estandarización de los mensajes, la cual incluye una estructura de los datos y sintaxis propia Groupware Es cualquier producto o tecnología que permite el trabajo en equipo a grupos de personas. El software de uso individual se ha popularizado muchísimo y hoy en día existe una gran familiaridad con las hojas de cálculo y los procesadores de palabras. Dichos productos han mejorado la productividad individual a niveles inimaginables hace apenas unos pocos años. Por su parte, el groupware está orientado a mejorar la productividad de grupos de trabajo o equipos colaborativos. Es una tecnología relativamente reciente que ha sido posible gracias al uso cada vez más frecuente de las redes locales (LAN) en el ambiente empresarial. Este tipo de aplicaciones tendrán un crecimiento explosivo en los próximos años gracias a la aceptación de las intranets en las compañías y el uso de Internet como red de acceso universal. 37

38 Ya que "trabajar juntos" es fundamental para la sociedad humana y gracias a que hay numerosas formas de "trabajar juntos" el potencial de crecimiento de este segmento de software es inmenso. No sorprende por ello, que casi cualquier proveedor de software se esté enfocando a algún aspecto de groupware. El crecimiento de este mercado ya no está limitado por las restricciones tecnológicas, sino más bien por la falta de desarrolladores de productos que comprendan las complejidades involucradas con el "trabajar juntos", y que además la interacción humana no siempre responde a la lógica Categorías de trabajo en grupo Existen tres maneras fundamentales de trabajar en grupo: Las personas se comunican unas con otras para enviar información, solicitudes o instrucciones. Las personas colaboran unas con otras al trabajar en grupo. Las personas se coordinamos como partícipes de procesos estructurados o semi-estructurados de secuencias de actividades o tareas. Estas constituyen las tres maneras del groupware para describir las formas en que trabajan las personas. Las categorías de groupware por tanto se clasifican de igual manera: Workflow Workflow, entendido como el flujo de procesos administrativos o de negocio, es el conjunto de actividades o tareas realizadas en secuencia o en paralelo por dos o más miembros de un equipo de trabajo para lograr un objetivo común siguiendo unas reglas de negocio preestablecidas. 38

39 La automatización de dichos procesos -workflow automation- es el objetivo de la presente aplicación. Se destacan en -workflow automation- los siguientes aspectos: Cualquier conjunto de actividades: Se refiere a la amplia gama de actividades incluibles, relacionadas con el negocio y su administración. En secuencia o en paralelo: Quiere decir que las actividades pueden ser realizadas una a continuación de otra o simultáneamente, por individuos diferentes o una combinación de ambos. Más de dos miembros: Si una sola persona realiza la tarea, no realiza workflow. Como su nombre lo sugiere, una actividad es workflow si "fluye" de un individuo a otro. Objetivo común: Los individuos que participan en un flujo de trabajo deben estar trabajando para lograr un objetivo común; si trabajan en proyectos independientes, no se constituye un workflow. Reglas de Negocio: Si un proceso no sigue unas reglas y ruta preestablecidas, no se trata de workflow, sino de un proceso de colaboración. 6.4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL. Según Laudon (2004) Un sistema de información se puede definir técnicamente como el conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información. Para apoyar la toma de decisiones y el control de la organización. Además de apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de información también pueden ayudar a los gerentes y trabajadores analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear productos nuevos. 39

40 Los sistemas de información contienen información acerca de gente lugares y cosas importantes dentro de la organización o en el entorno en el que se desenvuelven. Por información se entienden los datos que se han moldeado en una forma significativa y útil para los seres humanos. En contraste los datos son consecuencias de hechos en bruto y representan eventos que ocurren en las organizaciones o en el entorno físico antes de ser organizados y ordenados en una forma que las personas puedan entender y utilizar Tipos de información gerencial. El autor define los siguientes niveles de sistemas: sistemas de nivel operativo, de nivel de conocimiento, de nivel gerencial, de nivel estratégico y los sistemas de información. El sistema nivel Operativo apoya a los gerentes operativos en el seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la institución como ventas, recepción de materiales, depósitos en efectivo, nominas, decisiones de crédito y flujo de materiales en la planta. El sistema de nivel del Conocimiento. Se apoya en los trabajadores del conocimiento y les suministra la información de una institución. La finalidad de estos sistemas es ayudar a la empresa de negocios a integrar nuevos conocimientos para el negocio, para que la institución controle el flujo de la documentación. El sistema de nivel gerencial: se diseña para actividades de seguimiento con funciones de control, toma de decisiones actividades administrativas de los administradores de nivel medio. 40

41 El sistema nivel estratégico ayuda a los niveles directivos a atacar y dirigir las cuestiones estratégicas, las tendencias a largo plazo dentro en el entorno de la institución. Su interés principal es hacer frente a los cambios que ocurren dentro del entorno con las capacidades con las que cuentan dentro de la empresa. Los sistemas de información también pueden definirse por funciones organizacionales. Las más importantes, como ventas y mercadotecnia, contabilidad, finanzas y recursos humanos, son apoyadas por sus propios sistemas de información, en las grandes instituciones. Las sub-fusiones de cada una de estas funciones también cuentan con sus propios sistemas de información. A continuación se presenta la gráfica de los tipos de información descritos anteriormente. Figura 6.2 Grafico tomado de Loundon- Loundon 41

42 6.4.2 La información como recurso estratégico La información es un recurso estratégico apoyado por sistemas computacionales a cualquier nivel en la institución que permite cambiar las metas, las operaciones, los servicios, y las relaciones con el medio ambiente para ayudar la empresa a obtener una ventaja competitiva, a través del desarrollo de nuevos productos y servicios que apunten a diversos nichos de mercado, proporcionando productos y servicios a costos menores. 6.5 TOMA DE DECISIONES La toma de decisiones permanece como uno de los roles más desafiantes de un administrador y es lo diferencia de los demás funcionarios, siendo el tema más sensible debido a las consecuencias tanto positivas como negativas que se deriven de ésta, la toma de decisiones en una institución está dividida en tres categorías que son: estratégica, de control administrativo, y de control operativo. La toma estratégica de decisiones determina los objetivos, recursos y políticas a largo plazo en la empresa. El control administrativo se refiere principalmente a qué tan eficaz y eficiente se emplean los recursos y a qué tan bien se desempeñan las unidades operativas. El control operativo determina cómo se llevarán a cabo las tareas específicas establecidas por quienes toman las decisiones a nivel de la media y alta gerencia, así como también el establecimiento de criterios para concluir y utilizar los recursos. 42

43 6.5.1 Tipos de decisiones Hay dos tipos de decisiones: las decisiones no estructuradas son aquellas en las que quien toma las decisiones debe proporcionar los criterios, la evaluación y los puntos de vista para la definición del problema. Estas decisiones son nuevas importantes y no rutinarias y no existe un procedimiento bien comprendido para tomarlas. En contrate las decisiones estructuradas son repetitivas, rutinarias e implican un procedimiento definido para tomarlas de manera que no se manejen cada vez como si fueran nuevas. Computadoras y procesamiento de información. Un sistema de computación consiste en una unidad central de procesamiento (CPU), que permite el almacenamiento primario y secundario, con dispositivos de entrada y de salida y dispositivos de comunicación. El almacenamiento primario se define como la memoria RAM. El secundario es el disco duro o rígido. De esta manera se tienen los siguientes dispositivos: Dispositivos de entrada: teclado Dispositivos de salida: monitor. Dispositivos de comunicación: placa de red, modem. El bus es por donde las distintas partes de la computadora intercambian información. 6.6 MARCO CONCEPTUAL El sistema de planeación de recursos empresariales, o ERP por sus siglas en ingles, (Enterprise Resource Planning) se ha trasformado en una gran plataforma en las empresas, modificando la forma en que se toman tradicionalmente las decisiones, se adelantan los procesos y operaciones que se llevan a cabo en una 43

44 organización. En cuanto a la funcionalidad del sistema se menciona que el ERP es más que una aplicación para llevar nomina, facturación o inventario en forma integrada, ya que influye en la cadena de abastecimiento en el servicio al cliente y análisis de información estratégica para la toma de decisiones. En forma resumida se verán dos casos de implantación de sistemas ERP en Corea y China que nos ilustra como ha sido el crecimiento tanto en forma favorable como desfavorable en los casos de implementación de ERP Caso Corea El caso de Corea presenta un estudio sobre la implantación de tecnologías de información en las PYMES de este país. Este articulo fue publicado con el título en ingles: Adoption of Enterprise Application Software and Firm Performance en la edición 26 de Small Business Economics del año 2006 en las páginas 241 a la 246 _ Springer escrito por Ilsoon Shin (2006) Con frecuencia los software de integración de aplicaciones empresariales se proporcionan combinando esfuerzos de los proveedores y la empresas de consultaría, y en la mayoría de los casos, el porcentaje de la empresas de consultaría es más grande que los vendedores del software. Por ejemplo, la mayoría (hasta un 60%) del costo de proyecto ERP es dedicado a la configuración, instalación y personalización del software, estos servicios son proporcionados principalmente por los consultores externos (Dolmetsch et al, 1998; Oesterle, et al, 2000). En esta situación, los proveedores de tecnologías de información y empresas de consultaría sostienen que es necesario para la supervivencia de las PYMES en el entorno económico globalizado, la adopción de software ERP (integración de aplicaciones empresariales), La política del gobierno también refleja esta situación. 44

45 En corea, las PYMES edifican sistemas ERP para recibir inversión de crédito fiscal hasta el 10% del costo total de la inversión por el artículo 24 de la ley sobre la limitación de impuestos preferenciales. A demás el gobierno apoya el sistema ERP para desarrollo de las PYMES de fácil despliegue, son ERP sin mucha modificación. Esto ha llevado a varios debates similares sobre la inversión fiscal para créditos para CRM y SCM para ser adoptados en las PYMES. En las circunstancias económicas y políticas en corea, es muy importante analizar si el software de integración de aplicaciones empresariales tiene efectos reales sobre el rendimiento empresarial de las PYMES, y cuáles son sus efectos, si los hubiese. Si el software de integración de aplicaciones empresariales afecta positivamente el rendimiento de las empresas. Los esfuerzos de los proveedores de este software y de las empresas de consultaría se relacionan y benefician a las Pymes, por eso el gobierno ha tomado medidas iníciales y deberá tomar otras para impulsar la adopción de dicho software en el sector privado Caso China Por otro lado la evolución del los sistemas ERP en china se refleja en un artículo publicado en la edición 98 del International Journal of production economics, el 11 de noviembre de 2004 el cual fue escrito por Zhe Zhang Matthew K.O. Lee, Pei Huang, Liang Zhang y Xiao yuan Huang titulado en ingles A Framework of ERP systems implementation success in China: An empirical study el cual comenta lo siguiente: Kumar y Hillegersberg (2000), define en la empresa la implantación de recursos (ERP) como los sistemas que son la configuración de sistemas de información sobre paquetes que integran la información y el intercambio de información basados en procesos internos de la organización. Citado por Matthew (2004). 45

46 En el área de los sistemas de información (ISS), la ejecución se define como los procesos de gestión que comienzan con la decisión de instalar un ordenador basado en un sistema de información de la organización y se complementa cuando el sistema está en funcionamiento como parte integral de la organización de los sistemas de información. (Burns y Turnipseed, 1991). El ERP es probablemente el que tiene más rápido crecimiento en el área de los sistemas operacionales de hoy. Miles de empresas han aplicado o están en proceso de ejecución de un sistema de ERP. IDC predice que el software ERP es el de más venta en la gran china comprendido entre China, Hong Kong y Taiwán, predice que crecerá a una tasa anual del 24.2%, con un incremento de $ 84,5 millones de dólares en a $ 243,3 millones de dólares en el Según el informe de CCID en (2004), las ventas de ERP en China alcanzaron $226,9 millones de dólares en el 2003, y llegará a $ 652,8 millones de dólares en 2008, con una tasa de crecimiento estimado de 23.5% en los próximos 5 años. Lo que significara beneficios tales como la mejora del servicio al cliente, la mejora en la programación de la producción y el aumento y control de la fabricación y los costos de la fabricación se puedan acumular en la aplicación con éxito de los sistemas ERP. Ang et al., (1995). La gran diferencia de los entre los sistemas ERP implementados con éxito entre China y los países occidentales produce la necesidad de investigar para examinar un único factor que afecta a los ERP implantados en china de proveedores extranjeros que tiene más del 90% de cuota de los ERP en el mercado (IDC, 1998) y más del 80% en china en el 2000 (http://www.sina.com.cn) en China. La cultura china es muy diferente a la de los países occidentales en términos de de las cuatro dimensiones de la cultura nacional desarrollada por Hofstede (2001), las cuales son: de carácter económico, cultural, geográfico y demográfico, y la 46

47 dimensión de la incertidumbre es de gran relevancia para la implementación tecnologías de información. La cultura de la organización esta incrustada dentro de la cultura nacional y es considerado como el único factor que afecta la aplicación de los sistemas ERP de éxito, debido a que las cuatro dimensiones de la cultura nacional que definen las diferencias culturales entre países como lo son: Distancia de Poder (PDI), Aversión a la Incertidumbre (UAI), Individualismo (IDV) y Masculinidad (MAS). A continuación se explicaran brevemente estos aspectos iniciando con la Distancia de Poder (PDI) se define como el grado en el cual una sociedad acepta la distribución desigual de poder en instituciones como es el elemento básico de la sociedad como la familia, la escuela y la comunidad, y las organizaciones que son los lugares donde las personas laboran don de la distancia de poder indica que las desigualdades de poder y riqueza son consideradas aceptables dentro de la sociedad. Estas sociedades son más probables de seguir un sistema de estratificación social establecida, en el cual se clasifica las personas dentro de la sociedad, en forma general se refiere a cualquier forma de estratificación que pone énfasis en factores heredados o de nacimiento del individuo para clasificarlo socialmente. Aversión a la Incertidumbre (UAI). La aversión a la incertidumbre es el grado en el cual los miembros de la sociedad donde no están conformes en situaciones no estructuradas. Las situaciones no estructuradas son nuevas, desconocidas, sorpresivas e inusuales. El problema básico involucrado en esta dimensión es el grado en el cual una sociedad intenta controlar lo incontrolable señalando que también esta dimensión puede ser definida como el grado en el cual las personas en un país prefieren situaciones estructuradas sobre situaciones no estructuradas, creando una sociedad orientada a las reglas, que instruye normas, leyes, regulaciones y controles para reducir el nivel de incertidumbre 47

48 Individualismo (IDV). La dimensión de individualismo se refiere al grado en el cual los individuos prefieren actuar como individuos en lugar de actuar como miembros de un grupo. Es decir, es el grado en el cual una sociedad valora los objetivos personales, autonomía y privacidad por sobre la lealtad al grupo, el compromiso con las normas grupales y actividades colectivas, haciéndolos pertenecer a la sociedad con una intensa sociabilización. Las culturas colectivistas muestran un alto grado de comportamiento e interés grupal para promover su continua existencia, manteniéndose emocionalmente más ligados a sus grupos internos y ubicando sus objetivos personales, motivaciones y deseos cerca de aquellos grupos que son generalmente caracterizados por las similitudes entre sus miembros y un sentido de destino común que tienen los individuos con su grupo, el cual puede ser la familia, amigos, partidos políticos, clases sociales o grupos religiosos. En estas culturas, cuando las necesidades individuales y de grupo entran en conflicto, se espera que el individuo renuncie a sus necesidades individuales a favor de las necesidades del grupo. Masculinidad (MAS). Se define esta dimensión como el grado en el cual valores como asertividad, desempeño, éxito y competición, los que son asociados con el rol masculino, prevalecen sobre valores como la calidad de vida, relaciones personales, servicio, solidaridad, los que son asociados con el rol femenino. En una cultura masculina se dice que se vive para trabajar, en cambio, en una cultura femenina se dice que se trabaja para vivir. Orientación de Largo Plazo (LTO). El índice LTO se define como el grado en el cual los miembros de la sociedad aceptan postergar la gratificación de sus necesidades materiales, sociales y emocionales. Un alto LTO indica que la sociedad valora los compromisos de largo plazo, donde la recompensa de largo plazo es esperada como resultado del duro trabajo de hoy (Swaidany Hayes, 2005). Un bajo LTO indica que la sociedad no refuerza el concepto de orientación 48

49 de largo plazo. En estas culturas, los cambios pueden ocurrir más rápidamente, debido a que los compromisos de largo plazo no son impedimentos del cambio Tecnologías de información Las tecnologías de información hacen referencia a las tecnologías basadas en los computadores. Estas tecnologías aplicadas para: adquirir, almacenar, manipular y transmitir información, permitiendo mejorar el manejo e integración del procesamiento de información en todas las áreas funcionales de la empresa, lo que permite a la gerencia el uso el uso y el análisis de la información para una toma de decisiones. Estos instrumentos son conocidos con el nombre de Sistemas de Planeación de Recursos Empresariales o ERP (Enterprise Resource Planning) de sus siglas en inglés Qué es un ERP? El ERP es un sistema que optimiza los procesos internos de la compañía mediante un software instalado a través de la propia red de la empresa que permite integrar las bases de datos de cinco áreas principales de la empresa, las cuales son: Finanzas, Logística, Ventas, Marketing y Recursos Humanos. Este sistema permite tener el control de cada una de las áreas ya mencionadas dando como resultado la confiabilidad en la información de los reportes generados por el sistema, la rapidez en el proceso de información, la disminución de tiempo y gastos de operación y la mayor certeza para la toma de decisiones gerenciales. 49

50 Figura 6.3. Funciones básicas de un ERP (Fuente: Curso de programación para SAP, Gedas NorthAmerica, Diciembre 1999) Según el autor, Kumar y Hillensgersberg (2000) definen al Enterprise Resource Planning ERP como paquetes de sistemas configurables de información dentro de los cuales se integra la información a través de áreas funcionales de la organización. 50

51 Los software de tipo ERP son programas para la gestión empresarial, los cuales son diseñados para cubrir todas las exigencias de las áreas funcionales de la empresa, de forma que crea un flujo de trabajo (workflow) para los distintos usuarios, permitiendo agilizar los diferentes tipos de trabajos, reduciendo en tiempo real las tareas repetitivas y permitiendo además el aumento de la comunicación entre todas las áreas que integran la organización. Es importante entender que cuando se plantea la adquisición de un ERP se requiere establecer unas parametrizaciones y modificaciones previas en la parte administrativa que pueden afectar los procesos y procedimientos, incluso la necesidad de efectuar reingeniería de procesos para que funcione de una forma óptima. El ERP tiene como uno de sus objetivos principales satisfacer las diferentes necesidades de información de la empresa para conseguir que los distintos responsables puedan tomar decisiones y controlar el cumplimiento de los objetivos, pero también hay que considerar que la decisión de implementar un ERP es estratégica para la empresa; por lo tanto, debe tenerse la capacidad de asumir los cambios y recursos a emplear en la implementación POR QUÉ ERP? En un mundo cada vez más globalizado donde las tendencias comerciales actuales y futuras en las que las empresas se ven obligadas a ser cada día más competitivas, se hace necesario que tengan integrado y optimizados los procesos de información tanto internos como externos para poder conseguir los objetivos básicos, como son la reducción de costos, la minimización del tiempo, el aumento de la calidad y la optimización del servicio al cliente. En este documento podemos resaltar la bondad de los ERP en el intercambio electrónico de información con clientes y proveedores en tiempo real 51

52 Flores (2008), afirma que se puede considerar al ERP como una evolución de los sistemas MRP, (Material Requirements Planning) en inglés, y en español se conoce como (Planificación de Requerimientos de Materiales), los cuales estaban enfocados únicamente a la planificación de materiales y capacidades productivas. En el ámbito de una empresa dedicada a la producción, un ERP ofrecería las herramientas para la planificación de los trabajos en planta, esta planificación se efectúa enfrentando los requerimientos de materiales y capacidad de los productos a fabricar contra las existencias y capacidades de producción disponibles, lo cual ha traído beneficios para las empresas los cuales se pueden medir de manera tangible e intangible como se explica a continuación en forma breve Los beneficios en las empresas que cuentan con sistemas ERP son tanto tangibles es decir cuantificables como intangibles. Los beneficios tangibles incluyen la reducción de inventario, llevar el inventario con la reducción de costos, reducción de mano de obra, ciclo de la reducción del tiempo, las mejoras de la productividad, otras mejoras de la gestión financiera al momento de presentar informes en cualquier momento del ciclo incluyendo su cierre, la reducción de los costos de Tecnologías de Información, la reducción de los costos de adquisición de estos, mejoras en la gestión de efectivo, la reducción de costos de calidad, la mejora de la utilización de recursos, reducción de costos del transporte y de la logística, reducción de mantenimiento, y entrega a tiempo las mejoras. Los beneficios intangibles permiten la visibilidad de la información, nuevos y mejores procesos de negocio, respuesta más ágil a los clientes, mejorar el desempeño de los proveedores, la mejora de la satisfacción del cliente, la reducción de los costos, la integración de las funciones comerciales, integración de la información, mejor análisis y la planificación de capacidades, mejora de la exactitud de información, mejora de la toma de decisiones, capacidad, normalización de los procesos de negocio, la flexibilidad y la agilidad del negocio, 52

53 la globalización de la organización, mejor rendimiento empresarial, integración de la cadena de suministro, y el uso de la tecnología más reciente. También hay formas para medir el aumento de los ingresos o la reducción de los costos. En primer lugar, la empresa puede utilizar los datos históricos y los datos recogidos después de la aplicación del sistema ERP para calcular el aumento de los ingresos y la reducción de los costos. Por último la satisfacción del cliente y la buena voluntad en la integración de la información, el aumento de la agilidad del negocio y la capacidad de respuesta de este Pero no solo las empresas dedicadas a la producción pueden ser objeto de implementación de un ERP, las empresas dedicadas a la prestación de servicios también cuentan con área de finanzas, recursos humanos, ventas, producción de servicios, etc. Un software ERP planea y automatiza muchos de los procesos con la meta de integrar la información a lo largo de la empresa y eliminar los complejos de enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas de negocio sin importar la actividad de la misma. Flores, (2008) afirma que hay cinco razones por las cuales las empresas podrían implantar un ERP: Integración de la información financiera: El CEO Presidente Ejecutivo de la empresa siempre busca tener información financiera veraz y en su búsqueda puede encontrarse con muchas versiones diferentes a la real donde cada departamento tiene sus propios números. Con la implementación de un ERP todos tendrán solo una versión, todo estará unificado. Integración de la información de los pedidos de los clientes: Con los sistemas ERP es posible centralizar y dar seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se surte la mercancía o se presta el 53

54 servicio; esto en lugar de tener varios sistemas que por lo regular originan problemas de comunicación entre sí mismos. Con un ERP estos procesos se simplificarían. Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación o prestación de servicios: Los sistemas de ERP incluyen módulos para estandarizar pasos en procesos de fabricación como las órdenes de fabricación, órdenes de pedido, cálculo de mermas usando un solo sistema informático integrado. Minimizar el inventario: Los ERP agilizan el flujo de proceso industrial haciéndolo más eficiente. Esto origina que los inventarios sean reducidos, además ayuda a los usuarios para que desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos de los clientes. Claro está que para mejorar realmente el flujo de la cadena de suministro serían necesarias muchas más mejoras adicionales a un ERP. Estandarización de la información de RRHH: Especialmente en compañías con múltiples unidades de negocios, RRHH puede no tener un simple método unificado, para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios Características de un sistema ERP Son características propias de un sistema ERP la flexibilidad y la modularidad. Flexibilidad: Los sistemas ERP deben ser flexibles de tal manera que respondan a las constantes transformaciones de toda organización. La tecnología clienteservidor permite al ERP manipular las diferentes bases de datos interconectadas a bases de datos abiertas, permitiendo la migración de datos de un área a otra durante el desarrollo de cualquier actividad o proceso que se lleve a cabo dentro de la organización. 54

55 Modularidad: El software ERP es un sistema de arquitectura abierta, es decir, que permite usar cualquier módulo libremente sin afectar los módulos restantes, debido a que el sistema permite soportar diferentes plataformas de hardware debido que las empresas cuentan con diferentes sistemas, y a su vez facilita la adaptabilidad y expansión de otros módulos Software Libre Es la denominación del software que brinda libertad a los usuarios sobre su producto adquirido y por tanto, una vez obtenido, puede ser usado, copiado, estudiado, modificado y redistribuido libremente, permite la libertad de usar el programa, con cualquier propósito; a través de la ingeniería inversa permite estudiar el funcionamiento del programa, y adaptarlo a las necesidades; autoriza la distribución de copias, con lo que puede ayudar a otros en forma colaborativa para mejorar el programa y hacerlas públicas, de modo que toda la comunidad se beneficie. Para la segunda y última libertad mencionada anteriormente, el acceso al código fuente es un requisito previo De modo más preciso, se refiere a cuatro libertades de los usuarios del software, como se describe de manera detallada en la página web de la Fundación Software Libre América Latina y las cuales son: Libertad 0: Libertad para ejecutar los programas sean cuales sean los propósitos. Libertad 1: Libertad del usuario para estudiar el funcionamiento del programa y adaptarlo a sus necesidades. El acceso al código fuente es condición indispensable en este sentido. Libertad 2: Posibilidad de distribuir cuantas copias se deseen. Libertad 3: Posibilidad de mejorar el programa, así como publicarlo para que toda la comunidad de usuarios pueda acceder a él. De nuevo el acceso al código fuente es indispensable en este sentido. 55

56 Así, un programa es software libre si los usuarios tienen las libertades anteriormente descritas. Teniendo en cuenta la libertad de distribuir copias, sea con o sin modificaciones, sea gratis o cobrando una cantidad por la distribución, a cualquiera y a cualquier lugar. El ser libre de hacer esto significa (entre otras cosas) que no es necesario pedir o pagar permisos Open bravo ERP Open bravo es una empresa con sede en España que cuenta con un sistema de gestión empresarial integrado (ERP) en software libre y entorno web, que está orientado a pequeñas y medianas empresas que buscan una solución integrada de gestión empresarial de cualquier empresa, la cual permite administración completa en las operaciones diarias, optimizando los procesos operativos, generando los requisitos para la satisfacción total del cliente y dando como resultado un incremento de la rentabilidad. Este software ERP ha sido implantado con éxito en compañías de distinto tamaño nivel mundial, y en distintos sectores y actividades. Este software ha sido diseñado de manera nativa en entorno web, habilitando un acceso universal y proporcionando seguridad de acceso y sencillez a través de un navegador convencional, adicionalmente, ofrece una facilidad de uso similar a la de cualquier página web y está integrado con las aplicaciones convencionales que cuentan la mayoría de las empresas como son Excel, PDF, etc. Este ERP es un software modular el cual se modifica al tipo de negocio en el que se puede evaluar la gestión de proyectos y servicios, gestión de la producción, gestión comercial y gestión económico-financiera. 56

57 Adicionalmente incluye, dentro de la misma aplicación y de manera perfectamente integrada con el resto de áreas, funcionalidad en el ámbito de la gestión avanzada de clientes o CRM (Customer Relationship Management) e inteligencia de negocio o BI (Business Intelligence). El producto Openbravo se distribuye bajo una licencia de tipo código abierto, sin ningún coste por uso, número de usuarios, módulos funcionales utilizados o cualquier otro esquema habitual en otros ERP privativos. Openbravo proporciona acceso al código fuente el cual es desarrollado en plataforma Linux y la libertad para modificarlo según las necesidades, con total independencia del proveedor SISTEMA OPERATIVO LINUX GNU/Linux es un sistema operativo similar a Unix que se distribuye bajo la Licencia Pública General de GNU (GNU GPL), es decir que es software libre. Su nombre proviene del núcleo Linux, desarrollado desde 1991 por Linux Torvalds, y el proyecto GNU, iniciado en 1983 por Richard Stallman. Es usado ampliamente en servidores y súper-computadores, y cuenta con el respaldo de corporaciones como Dell, Hewlett-Packard, IBM, Novell, Oracle, Red Hat y Sun Microsystems. Petita&Graan Puede ser instalado en gran variedad de hardware, incluyendo computadores de escritorio y portátiles (PCs x86 y x86-64 así como Macintosh y Power PC), computadores de bolsillo, teléfonos celulares, dispositivos empotrados, videoconsolas (Xbox, PlayStation 3, PlayStation Portable, Dreamcast, GP2X) y otros (como enrutadores o reproductores de audio digital como el ipod). Las variantes de estos sistemas se denominan "distribuciones" y su objetivo es ofrecer una edición que cumpla con las necesidades de determinado grupo de usuarios. Algunas son gratuitas y otras de pago, algunas insertan software no libre 57

58 y otras contienen solo software libre. La marca registrada Linux (número de serie: ) pertenece a Linus Torvalds y se define como "un sistema operativo para computadoras que facilita su uso y operación" Otros ERP en el Mercado SAP: Es el primer proveedor de software empresarial en el mundo. Como empresa, comercializa un conjunto de aplicaciones de software para soluciones integradas de negocios. El principal producto de la compañía es el software SAP Business One, conocido hasta mediados de 2007 como SAP R/3. La implementación de SAP R/3 comprende los siguientes costos: Costo del Hardware Costo del software (Business One) Costo de software no-sap (sistema operativo) Costo de la Implementación de procesos Costo de entrenamiento de los operadores Costo de mantenimiento del sistema Costo de oportunidad por fallas de sistema. Costo de actualización periódica del sistema MICROSOFT DYNAMICS: Antes Navision ORACLE ACCELERATE OPENXPERTYA: Otra alternativa basada en software libre La anterior descripción de las características del aplicativo permite observar a manera de resumen las siguientes ventajas competitivas para las empresas que lo implementan, en nuestro caso la empresa Kav Colombia Ltda.: Su bajo costo y mantenimiento La integración de la información financiera La integración de la información de los pedidos de los clientes 58

59 La integración de la información de clientes y proveedores con la parte contable. La estandarización y agilización de los procesos técnicos y prestación de servicios La minimización del inventario La estandarización de la información de RRHH La flexibilidad de la operación La modularidad, adaptabilidad y expansión entre módulos. 59

60 7 MARCO TEMPORAL Los datos analizados en este proyecto corresponden al periodo comprendido entre el El análisis de estos nos permitirán llevar a cabo la implementación un software (ERP) en la empresa Kav Colombia Ltda. 60

61 8 MARCO EMPRESARIAL Kav Colombia Ltda., es una empresa dedicada a la comercialización y distribución de software de seguridad informática (Antivirus y Firewall) para todo tipo de empresas a nivel nacional. La función principal de kav Colombia Ltda., como mayorista, es la apertura de distribuidores a nivel nacional que se dediquen a la comercialización de productos afines a la seguridad informática. Fijando un acuerdo de negocios que resulte rentable a la inversión del distribuidor incluyendo un nuevo producto de antivirus competitivo en su portafolio. Kav Colombia ofrece en su portafolio de servicios de seguridad informática las siguientes soluciones: 8.1 Kaspersky Kaspersky es reconocido en el mercado mundial de antivirus como producto líder, los usuarios alrededor del mundo eligen los productos de los Laboratorios Kaspersky por sus excepcionales características de detección, tiempos de análisis de virus y calidad de servicio. Ofreciendo soluciones para Windows, Linux, Novell y protege todos los sistemas comunes de . Estos productos son premiados y certificados por el ICSA y los Laboratorios West Coast. También ha sido certificado por Microsoft como: "Microsoft Gold Certified Security Solutions Partner", es decir, certificado como socio tecnológico en soluciones de seguridad para todos sus sistemas, así como también para SUSE y Red Hat Linux. Kaspersky a su vez trabaja junto a varios desarrolladores de software para asegurar su integración con otros productos. Estas soluciones antivirus protegen a los usuarios de casa, las estaciones de trabajo, servidores y gateways de Internet. 61

62 Además, ofrece herramientas centralizadas de administración, sistemas antispam, firewalls personales (o cortafuegos) y protección para PDAs Kaspersky Anti-Virus: niveles de detección excepcionales Kaspersky Labs ha probado ser un experto en protección contra virus, gusanos Internet y de , Troyanos y otros programas dañinos. Kaspersky Antivirus asegura: Altos niveles de detección y limpieza Examen o scaneo extensivo Fácil instalación y configuración Los productos Kaspersky Anti-Virus Personal, Anti-Virus Personal Pro y Seguridad para PDAs protegen fielmente tanto PCs como PDAs. Kaspersky Anti-Virus Business Optimal: es una solución multiplataforma que protege contra virus en todos los nodos de una red: estaciones de trabajo, servidores de archivos, servidores de correo y gateways. Kaspersky Security Corporate Suite: es una solución configurable diseñada para la protección de redes corporativas en todos sus niveles de tamaño y complejidad. Dentro de la gama de productos se encuentran: Kaspersky Anti-Spam: filtro inteligente Kaspersky Anti-Spam: protege a todos los usuarios contra correspondencia no solicitada. Kaspersky Anti-Spam Personal: Pronto viene una solución anti-spam fácil de usar especialmente diseñada para usuarios de casa. 62

63 Kaspersky Anti-Spam Edición Empresarial: garantiza procesos de negocios seguros asegurando los sistemas de correo corporativos. Kaspersky Anti-Spam Edición ISP: Ofrece una capacidad de manejo flexible de correos y sus políticas de licenciamiento. Compatible con todos los más comunes sistemas de de correos electrónicos Distintas formas de análisis de correos entrantes Usa RBLs para identificar Spam Class="texto secciones" Detecta palabras y frases típicas del spam Análisis gráfico detecta spam gráfico Listas blancas y negras locales dan completo control a los usuarios Bases de datos se actualizan cada dos horas permanentemente Kaspersky Anti-Hacker: Defensa amigable y robusta Este firewall personal entrega protección configurable contra ataques hacker asegurando su información confidencial. Fácil de instalar y usar Cinco niveles de seguridad Examina paquetes entrantes y salientes Previene escaneo de puertos Monitorea direcciones IP 63

64 9 HIPÓTESIS 9.1 HIPÓTESIS DE PRIMER GRADO Los sistemas integrales de gestión ERP incorporan y automatizan los procesos haciendo más competitiva la organización y por lo tanto hace más eficiente su operación. 9.2 HIPÓTESIS DE SEGUNDO GRADO Un administrador de empresas debe conocer y manejar las herramientas tecnológicas que existen las cuales se hacen necesarias para la acertada toma de decisiones. Un sistema de gestión integral de procesos genera mayores beneficios económicos debido a la reducción de los costos asociados a los procesos del negocio como al incremento del rendimiento de los mismos La implementación de un ERP tiene como consecuencia una mayor satisfacción al cliente debido principalmente a la reducción del plazo de servicios y al incremento de la calidad del producto/servicio ofertado por la empresa, objeto de una mejora en sus procesos. 64

65 10 TIPO DE INVESTIGACIÓN 10.1 ESTUDIO EXPLORATORIO Para llevar a cabo el presente estudio se empleará la investigación exploratoria y descriptiva, ya que se pretende determinar si la implementación del software ERP es adecuado para la empresa Kav Colombia Ltda., para lograr un óptimo desempeño El propósito del estudio exploratorio es la delimitación de los hechos que conforman el problema de la investigación, lo anterior se hace posible debido a: El conocimiento previo que tiene la investigadora del problema planteado. Porque pretende hacer una recopilación de tipo teórico de la información investigada por la investigadora, así como de las experiencias de las personas implicadas en el proceso, que no han sido consolidadas ni analizadas anteriormente. La investigación puede servir para realizar nuevos estudios sobre la experiencia de aplicativos ERP basados en software libre para optimizar procesos en una empresa. En la investigación se acudirá a técnicas específicas en la recolección de la información, como la observación, las entrevistas, y los cuestionarios. Además se acudirá a la utilización de algunos métodos estadísticos METODO DE INVESTIGACION METODO DE ANÁLISIS El análisis y la síntesis son procesos que nos permiten conocer la realidad de la investigación. El conocimiento de la realidad se puede obtener a partir de la identificación de las partes que conforman el análisis, o como resultado de ir 65

66 aumentando el conocimiento de la realidad, iniciando con los elementos más simples y fáciles de conocer, para ascender poco a poco, gradualmente, al conocimiento más complejo. Se realizará un análisis de cada una de las partes que caracterizan la realidad, para posteriormente establecer las relaciones causa efecto entre los elementos que componen la investigación La investigación seguirá las siguientes fases: 1. Fase de diagnóstico Esta fase se entiende como un estudio sistemático e integral que tiene como propósito fundamental conocer la organización y el funcionamiento de las áreas objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y proponer alternativas viables de solución que ayuden a la erradicación de los mismos. 2. Estudio de necesidades Sobre la base del diagnóstico y detectadas las causas y efectos de los problemas administrativos, se procede a determinar las necesidades de la empresa objeto de estudio. 3. Fase de la detección de limitaciones de la información Al establecer las necesidades de la empresa y confrontarla con las limitaciones de información se procede a desarrollar un inventario de requerimientos tendientes al mejoramiento tanto de los procesos, la depuración de la información y su adaptación al nuevo sistema. 66

67 4. Evaluación de la herramienta A partir del inventario de requerimientos se coteja éste con los servicios que presta la herramienta para determinar si la herramienta cumple con los requerimientos presentados por la empresa Kav Colombia Ltda. 5. Fase de ejecución Cumplido lo anterior y confirmada la capacidad de la herramienta, se procede a su implementación, previa aplicación de reingeniería de procesos y procedimientos, de acuerdo a los parámetros técnicos establecidos por la herramienta FUENTES Y TECNICAS PARA LA RECOLECCION DE LA INFORMACION Fuentes Primarias Para el desarrollo de la investigación propuesta, la investigadora efectuará una investigación de campo, recolectando en forma directa la información necesaria para realizar el diagnóstico, construir el diseño y adaptar la herramienta a la empresa Fuentes Secundarias Para la elaboración de este proyecto, es necesario, acudir a fuentes de información básica, como lo es aquella que se encuentra documentada tanto en los libros, páginas web, manuales, etc. así como también en otros materiales documentales sobre el tema, los cuales, facilitarán el trabajo de la investigadora. 67

68 11 RESULTADOS ESPERADOS Implementar un sistema de planificación de recursos (ERP) en Kav Colombia Ltda., mediante los enfoques de Reingeniería de Procesos, Sistemas de Información Gerencial y Gerencia de Procesos. Mediante esta implementación de planificación de recursos (ERP), se espera la optimización de los procesos en forma consecutiva al interior de la compañía y la construcción de la eficiencia y competitividad de ésta. 68

69 12 DIAGNÓSTICO GENERAL DE KAVCOLOMBIA LTDA DESCRIPCIÓN GENERAL Kav Colombia Ltda. Es una empresa dedicada a la comercialización, distribución y soporte de soluciones de seguridad informática, creada con capital colombiano, especializada en la comercialización de productos y servicios informáticos a través de una cadena de distribución. Cuenta con un equipo de personal que incluye técnicos, ingenieros y profesionales en otras disciplinas incluida la comercial Información de la empresa Kav Colombia se encuentra radicada en la ciudad de Bogotá D. C., ubicada en la Calle 52 No , dispone de una página Web con dirección cuenta con las siguientes direcciones electrónicas a fin de mantener un contacto continuo con sus usuarios y clientes, y además del PBX No con capacidad de atender 30 llamadas simultáneamente y una línea gratuita nacional No Productos y servicios La compañía comercializa los siguientes productos y servicios. Kaspersky antivirus. Soporte técnico para Kaspersky En el año 2005 tras su fundación Kavcolombia Ltda., estaba compuesta por cuatro personas, el actual gerente, dos asesores de cuenta y un mensajero, como se refleja a continuación en el organigrama inicial de la compañía 69

70 Organigrama inicial de kav Colombia Ltda. Junta de Socios Gerencia General Gerencia Administrativa Jefatura de soporte Ventas Mensajero GRAFICO 12.1 Organigrama KAV Colombia Misión Distribuir soluciones informáticas que satisfagan las necesidades de nuestros clientes, ofreciendo un excelente soporte al Distribuidor Visión La visión de Kav Colombia Ltda. es conseguir para el 2011 mínimo el 10 por ciento del mercado en el segmento que ocupan los productos que representa Valores corporativos Conocimiento: Para mantener la competitividad, mejorar la satisfacción del cliente, impulsamos la adquisición de conocimientos por parte de los miembros de la organización 70

71 Compromiso: Es la convicción de cada uno de los miembros de la organización, en torno a la ventaja que trae el desempeño responsable de las tareas a cargo Agilidad: Facilidad con la que realizamos los procesos de nuestra organización. Innovación: Tratamos de reinventar nuestros productos y servicios para mejorar la satisfacción de nuestros clientes. Honestidad y Ética DIAGNÓSTICO GENERAL DE KAVCOLOMBIA LTDA. De acuerdo con la información relacionada con el organigrama actual que aparece en la página anterior, es necesario hacer algunas modificaciones de tipo estructural que permitan establecer líneas jerárquicas claras, así como visualizar las áreas y cargos respectivos dentro de los niveles de autoridad adecuados al perfil organizacional de este tipo de empresas. En la actualidad la empresa cuenta con su misión, visión y valores corporativos expresamente definidos por parte de la dirección de la empresa, los cuales no reflejan el verdadero propósito de la empresa a futuro DESCRIPCIÓN COMERCIAL Departamento Comercial La principal actividad comercial es captar distribuidores a nivel nacional dedicados a la venta de software y hardware, interesados en ofrecer soluciones de seguridad como lo son Kaspersky antivirus y soporte técnico de kaspersky. Inicialmente se realiza una investigación en las principales ciudades del país, entrevistando a empresas dedicadas a la venta se software y hardware, con el fin 71

72 de constituir una base de datos que incluya teléfonos, direcciones electrónicas y personas contacto. Después de determinar estos datos se inicia un la labor telefónica que implica una breve información de quien es KAVCOLOMBIA, y una indagación sobre el interés que pueda tener la empresa en distribuir alguno de los productos como es Kaspersky antivirus. Cuando se detecta un potencial distribuidor se le envía en físico o electrónicamente el formato de distribución, al que debe adjuntar cámara de comercio, RUT, fotocopia de la cedula del representante legal, para un análisis de documentos previos. Una vez se tiene los documentos físicos del potencial distribuidor se verifica la información plasmada en el formato, como es el caso de las referencias comerciales y financieras, experiencia laboral y comercial, así como todos y cada uno de los datos generales relaciones con direcciones y puntos de contacto en la ciudad. El siguiente paso es comunicarse nuevamente con el distribuidor dando vía libre a la venta de los productos, también se le envía en físico una carta de bienvenida, junto con las condiciones de distribución, material de apoyo o Kit de ventas, C.D. de demostración de los productos, catálogos, volantes y afiches de publicidad. Posteriormente se programan unas capacitaciones en las que se involucran temas técnicos y comerciales, dirigidos a todos los funcionarios del distribuidor, sin importar la tarea que desarrollen, para KAV COLOMBIA es de vital importancia que todo el personal del distribuidor conozca sobre el objeto social de la misma. Por último se realiza la confirmación de los pedidos por parte del distribuidor: En KAV COLOMBIA el departamento comercial debe encargarse de este chequeo y 72

73 realizar la orden de pedido interna, y pasar al coordinador para que éste genere las llaves y licencias a través del proveedor en Rusia DESCRIPCIÓN DE TAREAS Y DOCUMENTACIÓN MANEJADA EN EL DEPARTAMENTO COMERCIAL ACTIVIDADES REGISTROS 1. Diagnostico de empresas comercializadoras de software y hardware a Registros en Excel nivel nacional 2. Obtención de información de las empresas Registros en Excel comercializadoras de software y hardware 3. Preparación del diagnostico. (Estudio de Registros en Excel ( por gerente Distribuidor potencial, sector, contacto, de canal) teléfono, correo electrónico) Registro en Excel ( por gerente de 4. Primer contacto con el posible distribuidor canal) 5. Segundo contacto envió de información tanto físico como vía correo electrónico de No se deja registro solicitud de distribución. 6. verificación de información solicitada por Documento interno de análisis, parte de kav Colombia generando historia del distribuidor 7. Envió de carta de bienvenida, condiciones No se deja registro de distribución, kit de ventas, CD demo 8. programación de capacitación técnica y No se deja registro comercial 9. programación de visita a posible cliente No se deja registro final para demostración 10. información de precios No se deja registro 73

74 ACTIVIDADES 11. recepción y verificación de órdenes de compra 12. despacho de producto a coordinador de generación de licencias y llaves REGISTROS Registro en Excel ( por gerente de canal) No se deja registro FIGURA 2 FLUJO DE ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL GRAFICO Inicio\Fin DEFINICION Proceso Documentación Decisión Obtención de datos directos 74

75 GRAFICO DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO COMERCIAL ACTIVIDAD Inicio VENTAS ADMINISTRATIVO 1. Diagnostico de empresas comercializadoras de software y hardware a nivel nacional 2. Obtención de información de las empresas comercializadoras de software y hardware 3. Preparación del diagnostico. (Estudio de Distribuidor potencial, sector, contacto, teléfono, correo electrónico) 4. Primer contacto con el posible distribuidor 5. Segundo contacto envió de información tanto físico como vía correo electrónico de solicitud de distribución. SI SI 6. Verificación de información solicitada por parte de kav Colombia SI 7. Envió de carta de bienvenida, condiciones de distribución, kit de ventas, cd demo 8. Programación de capacitación técnica y comercial NO 9. Programación de visita a posible distribuidor para demostración NO 10. Información de precios SI 11. Recepción y verificación de órdenes de compra 12. Despacho de producto a coordinador de generación de licencias y llaves SI NO NO NO Fin 75

76 12.5 DIAGNOSTICO COMERCIAL Desde sus inicios en el año 2005 Kav Colombia Ltda., la operación dependía del gerente y de dos comerciales y un mensajero, la principal fuente de ventas era la red de contactos conocidos y referidos. Durante estos años se han llevado a cabo varias campañas de tele mercadeo, cuyos resultados no han sido medidos ni registrados en documentos o guías que permitan analizar su impacto o resultado. Así mismo, se presentó la oportunidad de realizar eventos comerciales, publicitarios que contaron en gran medida con el apoyo de tele mercadeo en la búsqueda de posibles distribuidores, la falta de adecuados procedimientos hace que generen desgastes sin resultados concretos, haciendo evidente para los distribuidores la falta de organización y planeación en KAV COLOMBIA Ltda. Lo que contribuye a un mínimo sentido de pertenecía hacia el mayorista por parte del canal. Y esto se ha reflejado en las ventas de KAV COLOMBIA Ltda. en el periodo comprendido entre el año 2005 y mediados del Con el propósito de solucionar los inconvenientes anteriormente descritos, a partir del segundo semestre del 2006 y el año 2007, la situación comercial se modificó sustancialmente, a después de la inclusión de procesos y procedimientos encaminados a la organización del departamento, esto permitió que se generara fidelidad de los distribuidores aumento las ventas de manera considerable, logrando que los principales distribuidores dieran a conocer el producto Kaspersky antivirus dentro de nicho específico de mercado, lo que replicó en un apoyo mayor por parte de la casa matriz del producto que representa la empresa, al respecto de publicidad y soporte técnico. 76

77 TABLA 3. CIFRAS DE VENTAS VENTAS ANUALES VARIACION VARIACION $ $ % $ % $ VARIACION % 12.6 DESCRIPCIÓN ADMINITRATIVA Y FINANCIERA Departamento Financiero El departamento financiero y administrativo se encargaban principalmente de llevar un registro contable de la facturación, la cartera, los despachos de producto y el pago a proveedores, y así mismo en el área financiera, todos estos registros se llevan en hojas de Excel. El departamento se componía de un responsable y un auxiliar que se encargan de la contabilidad, facturación, gestión de tesorería, proveedores y personal. Responsable administrativo y financiero:1 Auxiliar contable: Descripción de los Sistemas de información Hojas de Excel: Utilizadas para llevar los siguientes datos: o Consecutivo facturas o Presupuestos generales o Previsión de ventas o Previsión de pagos de obligaciones vencidas o Previsión de cobros o Relación de facturas anticipadas 77

78 o Control de saldos bancarios Korm: Programa proveído por el fabricante Kaspersky el cual lleva registro de las llaves, licencias y periodo de vencimiento del producto Kaspersky así mismo como información del cliente final Tareas y documentación manejada en el departamento administrativo y financiero TAREAS DE VENTAS,INGRESOS, DOCUMENTOS COMPRAS Y GASTOS 1. Recepción y verificación de la Hoja de Excel documentación de los distribuidores 2. Generación de facturas de venta Facturas no sistematizadas 3. Aplicar políticas de cobro Facturas 4. Gestión remesas y anticipos de facturas 5. Atender los vencimientos de facturas anticipadas 6. Recibir facturas de compra y de gastos Documentación bancaria y registro en hojas de Excel Documentación bancaria y registro en hojas de Excel Facturas 7. Entregar relaciones de facturas Hojas de Excel 8. Generación de informes contables Hojas de Excel 9. Control diario de bancos No se deja registro 10. Gestión de crédito Contratos, pólizas, pagarés. Gestión de su pago 78

79 TAREAS DE VENTAS,INGRESOS, COMPRAS Y GASTOS 11. Administración del efectivo, medios de cobro y pago 12. Control de las deudas y de las diferentes financiaciones DOCUMENTOS Hojas de Excel con previsión de cobros y pagos Hojas de Excel 12.7 DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO El departamento Administrativo y Financiero durante los años ( ) no tenía una adecuada organización de sus cuentas llevando estas en una tabla básica en Excel, lo que producía un mal manejo de la información contable y administrativa presentando demoras y errores en los despachos, generación de facturas y cobros de las mismas, adicionalmente el personal requerido para esta función era insuficiente para el volumen de actividades, no existían parámetros adecuados para la escogencia de personal idóneo para estas funciones, el perfil de cargo era muy básico y no reflejaba los resultados esperados. Ya en año 2008 se implemento la herramienta de SIIGO, la cual ha presentado dificultades para la migración de los datos contables de este y los años anteriores, y debido a esto no se presentan los informes financieros a tiempo y con exactitud, lo que genera no poder tomar decisiones en el momento que se requieren. Adicionalmente los indicadores financieros nos muestran el estado actual de la empresa. INDICADORES FINANCIEROS KAV COLOMBIA SOLVENCIA Representa la capacidad que tiene la empresa para pagar las deudas a corto plazo, sin comprometer los activos fijos. 79

80 ACTIVO DISPONIBLE PASIVO CORRIENTE AÑO 2007 $ $ =1.04 AÑO 2008 $ $ =1.17 Para el año 2007 por cada peso que se debía exista 1.04 de respaldo, ya para el 2008 la solvencia aumento a 1.17 es decir que esta incremento en 12.5% LIQUIDEZ Representa la disponibilidad que tiene la empresa para pagar las deudas a corto plazo (ACTIVO DISPONIBLE - INVENTARIOS) PASIVO CORRIENTE AÑO 2007 ($ $ ) =0.98 $ AÑO 2008 ($ $ ) $ =1.15 Para el año 2007 por cada peso que se debe existe 0.98 de respaldo, y para el año 2008 aumento a Es decir que la liquidez se incremento a un 17.35% 80

81 ESTABILIDAD Representa la capacidad que tiene la empresa para pagar deudas a largo plazo, sin necesidad de vender sus activos fijos. ACTIVO PASIVO CORRIENTE AÑO 2007 $ $ =1.05 AÑO 2008 $ $ =1.18 Para el año 2007 por cada peso que se debía exista 1.05 de respaldo, ya para el 2008 la solvencia aumento a Es decir que esta incremento en 12.38% ENDEUDAMIENTO Da a conocer la situación de seguridad que tienen los acreedores y la capacidad de la empresa para el pago de todas sus deudas. (PASIVO CORRIENTE*100) ACTIVO AÑO 2007 ($ *100) =95.65 $

82 AÑO 2008 ($ *100) =84.86 $ Para el año 2007 por cada peso de activo de la empresa, 0.95 son de los acreedores, y para el año 2008 por cada peso de activo de la empresa, 0.84 son de los acreedores. En el año 2007 por cada peso de activo de la empresa, 0.05 son de los asociados y para el año 2008 por cada peso de activo de la empresa, 0.15 son de los asociados. ESTRUCTURA CAPITAL Establece cuantos pesos de deuda hay por cada peso del patrimonio PASIVO TOTAL PATRIMONIO AÑO 2007 $ =24.73 $ Por cada peso de patrimonio, hay en el pasivo. AÑO 2008 $ =5.61 $ Por cada peso de patrimonio, hay 5.61 en el pasivo. RENTABILIDAD DE LOS APORTES SOCIALES Permite ver los rendimientos expresados en los excedentes de la entidad con relación al capital. 82

83 EXCEDENTES DEL EJERCICIO PATRIMONIO AÑO 2007 $ *100=31.95 $ La rentabilidad sobre los aportes es del 31.95% AÑO 2008 $ $ *100=88.90 La rentabilidad sobre los aportes es del 88.90% MARGEN DE EXEDENTE Permite ver los rendimientos expresados en los excedentes de la entidad con relación a los ingresos. EXCEDENTES DEL EJERCICIO INGRESOS AÑO 2007 $ *100=0.95 $ La rentabilidad sobre los ingresos es del 0.95% AÑO 2008 $ *100=10.80 $ La rentabilidad sobre los ingresos es del 10.80% 83

84 COEFICIENTE OPERATIVO GASTOS OPERACIONALES INGRESOS OPERACIONALES AÑO 2007 $ = $ De los ingresos operacionales el 31.01% se destina a gastos operacionales AÑO 2008 $ = $ De los ingresos operacionales el 18.14% se destina a gastos operacionales Descripción de los Sistemas de información Programa de facturación: basado en Excel el cual se limita a generar y almacenar facturas así como la base de datos de los clientes. Hojas de Cálculo: Utilizadas para llevar los siguientes datos: Presupuestos generales Previsión de ventas Previsión de pagos de obligaciones vencidas Previsión de cobros Relación de facturas anticipadas Control de saldos bancarios Registros contables 84

85 13 ANALISIS DEL DIAGNOSTICO 13.1 ANÁLISIS DE NECESIDADES ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS De acuerdo a lo descrito anteriormente se presentan falencias en la identificación de necesidades globales de Kav Colombia Ltda., En el área administrativa financiera, la solución a esta necesidades sirven como lineamientos que servirán para la implementación y selección del programa ERP, ya que en conjunto esta solución debe en gran medida prestar apoyo a solventar las diferentes falencias existentes dentro de la organización NECESIDADES RELACIONADAS CON LOS GASTOS Se requiere un sistema de verificación y aprobación de los gastos antes de su fecha de pago. Contabilizar los pagos y llevar un control sobre ellos para evitar duplicidad NECESIDADES RELACIONADAS CON LA PARTE CONTABLE Crear un área de cartera para separar las funciones de contabilidad de la de cobros y poder llevar un control diario de los pagos de los distribuidores. Seguimiento de los cobros y los pagos pendientes por fechas, por cliente o proveedor, por bancos y por tipo de pago para evitar duplicidad en estos Se requiere realizar pagos, generación de cheques, recibos de caja mediante el sistema ERP y según parámetros aprobados y correspondientes al estándar bancario colombiano. 85

86 NECESIDADES RELACIONADAS CON LOS GASTOS ACTIVIDAD Inicio CONTABLE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO 1. recepción de los gastos en que se incurren mes a mes en cada área 2. verificación de información de los gastos antes de la fecha de pago NO 3. aprobación de los gastos SI 4. Registro contable 5. verificacion de registros evitando duplicidad y anulando los que se presenten 6. Fin Disponer de un registro detallado de los datos de los clientes y proveedores, sus cuentas bancarias, personas de contacto, dirección de correspondencia, entre otros. Realizar conciliaciones bancarias directamente entre el sistema y la cuenta bancaria de forma automática y/o manual. Analizar el flujo de caja de cobros y pagos de Kav Colombia Ltda., Visualización del estado de cartera de cada uno de los clientes Analizar la antigüedad de los saldos por vencimientos, por clientes y por producto Comprobar los datos de un cliente: condiciones de cobro, dirección, crédito, saldos, entre otras. 86

87 NECESIDADES RELACIONADAS CON LA PARTE CONTABLE ACTIVIDAD CONTABLE ADMINISTRATIVO Inicio 1. Crear un área de cartera para separar las funciones de contabilidad de la de cobros y poder llevar un control diario de los pagos de los distribuidores. 2. Seguimiento de los cobros y los pagos pendientes por fechas, por cliente o proveedor, por bancos y por tipo de pago para evitar duplicidad en estos 3. Se requiere realizar pagos, generación de cheques, recibos de caja mediante el sistema ERP y según parámetros aprobados y correspondientes al estándar bancario colombiano 4. Disponer de un registro detallado de los datos de los clientes y proveedores, sus cuentas bancarias, personas de contacto, dirección de correspondencia, entre otros. 5. Realizar conciliaciones bancarias directamente entre el sistema y la cuenta bancaria de forma automática y/o manual. SI NO 6. Analizar el flujo de caja de cobros y pagos de Kav Colombia Ltda., 7. Visualización del estado de cartera de cada uno de los clientes 8. Analizar la antigüedad de los saldos por vencimientos, por clientes y por producto 9. Comprobar los datos de un cliente: condiciones de cobro, dirección, crédito, saldos, entre otras. Fin 87

88 13.4 NECESIDADES RELACIONADAS CON LAS CUENTAS POR PAGAR Obtener una discriminación del saldo con los proveedores. Efectuar un cuadre entre el saldo contable y la cartera de efectos por pagar. Analizar la antigüedad de los saldos por vencimientos y por proveedores. Comprobar los datos de un proveedor: condiciones de pago, dirección, crédito, entre otras. NECESIDADES RELACIONADAS CON LAS CUENTAS POR PAGAR ACTIVIDAD CONTABLE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Inicio 1. Obtener una discriminación del saldo de los proveedores. 2. Ejecutar un cuadre entre el saldo contable y la cartera cuentas por pagar NO 3. Analizar la antigüedad de los saldos por vencimientos y por proveedores SI 4. comprobar los datos de un proveedor: condiciones de pago, dirección de cobro de crédito Fin 13.5 ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DE GESTIÓN DE LAS RELACIONES CON LOS CLIENTES Necesidades relacionadas con los contactos La implementación del sistema ERP permitirá mantener una red de contactos clasificados de diferentes formas, por ejemplo: clientes, proveedores, bancos, 88

89 competidores, impuestos clasificándolos y catalogándolos de acuerdo a las necesidades de Kavcolombia Ltda. Seleccionar y catalogar datos de los canales de distribución para generar y gestionar tomas de decisiones a la hora de implementar campañas de marketing Necesidades de gestión de fuerza de ventas Llevar un registro de las actividades de los gerentes de canales encargados de la gestión comercial de Kav Colombia Ltda. Realizar un seguimiento e informes de los clientes potenciales trabajado por los canales de distribución. Manejar una programación de citas, eventos, capacitaciones y visitas de carácter comercial. Definir y dar seguimiento a tareas, metas y objetivos de los gerentes de canales en tiempos determinados Necesidades de Gestión de Incidencias (tanto con clientes, como internas en la empresa) La herramienta ERP incluye un modulo para gestión de incidentes (denominado así en el aplicativo), o incidencias que permite optimizar la gestión técnica de soporte, en la cual se asignan responsables y se puede verificar en cualquier momento el estado en que se encuentra este incidente para seguimiento y cierre del mismo. 89

90 Análisis de las necesidades de gestión en el área de personal Se transcriben aquí los datos requeridos por el sistema ERP para la automatización del área de personal. No implica por lo tanto el concepto global de la administración del talento humano, que formaría parte de otro estudio. Generación de perfiles de cargo para contratación idónea del personal según sea el requerimiento de la organización Ingreso de datos del personal que labora en la empresa, incluyendo datos personales, números de cuenta bancaria, pruebas psicotécnicas etc. Controlar los diferentes tipos de contratos según las necesidades y requerimientos de los puestos de trabajo dentro de la organización. Control de tiempo laborado por parte de los empleados, vacaciones, formación, permisos, incapacidades etc CARACTERÍSTICAS Y PRESTACIONES GENERALES DEL SOFTWARE Necesidades: Generación de informes y reportes: Esta necesidad es cubierta con la implementación del sistema ERP permitiendo al usuario dependiendo de su área de trabajo analizar y visualizar los datos según el orden y criterios que se determinen, lo cual facilita la toma de decisiones ya que la solución arroja datos de forma visual y gráfica pudiendo exportar esta información a aplicaciones externas como bases de datos, hojas de cálculo y/o editores de texto. Integridad y seguridad: La actualización de los datos debe ser sincrónica y entiempo real para que todos los usuarios que utilicen la herramienta pueden trabajar de forma simultánea sin restricciones (consultar, introducir y registrar datos). Se permite controlar los accesos a los datos por usuario de forma 90

91 individual o grupal asignando permisos de acuerdo al perfil del usuario de consulta o adición. Se requiere de informes y reportes a la gerencia general de forma periódica para toma de decisiones. El sistema ERP seleccionado es 100% compatible con el plan general de cuentas colombiano ANÁLISIS DE NECESIDADES DE GESTIÓN DE PROYECTOS La solución del ERP deberá permitir la creación, el seguimiento y el control de los diferentes tipos proyectos. Deberá permitir la Creación y Análisis de los diferentes presupuestos cronológicos de realización de trabajo para un proyecto Deberá permitir la División de los proyectos en fases, sub fases y tareas. Deberá permitir la Creación y mantenimiento diario de partes de trabajo relativos a cada proyecto para determinar el número real de horas invertidas. Generación y manejo de distintos tipos de costos (Mano de obra, productos y gastos generales) Deberá permitir Analizar las desviaciones entre el presupuesto y la realidad. Deberá permitir Exportar datos hacia el modulo de facturación según los costos incurridos en el desarrollo en un proyecto. Deberá permitir la Planificación de capacidad productiva del equipo de programadores y desarrolladores que permita proyectar tiempos de entrega y necesidades de personal ANÁLISIS DE NECESIDADES DE GESTIÓN EN EL ÁREA DE PERSONAL Ingreso de datos del personal que labora en la empresa, incluyendo datos personales, número de cuenta bancaria, eps, fondo de pensiones, evaluaciones etc. 91

92 Controlar los diferentes contratos de trabajo según las necesidades y las características de las labores. Control de incapacidades, vacaciones, formación, permisos, etc CARACTERÍSTICAS Y PRESTACIONES GENERALES DEL SOFTWARE Necesidades: Generación de informes y listados: La generación de reportes debe ser dinámica y puede realizarla el propio usuario, adaptándolo a sus necesidades. Los informes deben permitir analizar y visualizar los datos según el orden y criterios que se determinen, es vital que los informes sean mostrados en un ambiente gráfico para facilitar su análisis y la toma de decisiones así mismo que puedan ser compatibles con aplicaciones externas como bases de datos y hojas de cálculo. Integridad y seguridad: La actualización de los datos debe ser inmediata y sincronizada, los usuarios pueden trabajar de manera concurrente sin restricciones (consultar, introducir y registrar datos). Debe existir una seguridad que permita limitar los accesos a los datos por usuario de forma individual o global, así mismo por fecha de registro además debe permitir comprobarlos antes de ser almacenados de forma definitiva. Existencia de un sistema de parametrización de usuarios y sus respectivos permisos dentro de la herramienta. Debe realizarse un informe a la gerencia de área, de forma periódica. El sistema debe ser 100% compatible con el plan general contable colombiano (PUC) y debe permitir la realización de cambios cuando el ente fiscal colombiano así lo indique. 92

93 14 SELECCIÓN DE LA HERRAMIENTA 14.1 ASPECTOS PREVIOS Nombramiento del responsable del proyecto Se designa al Gerente Técnico como responsable del proyecto cuyas principales características y funciones son: Dirigir el funcionamiento de todo el proyecto Intervenir y realizar la coordinación entre el equipo de implementación y los Usuarios finales. Gestionar e informar una clara visión de los objetivos del proyecto así mismo como sus procesos. Garantizar el cumplimiento de las diferentes tareas a realizar dentro del tiempo previsto con unos resultados óptimos Determinación de los principales impactos para Kavcolombia Ltda., al implantar el ERP La implementación del ERP en Kav Colombia Ltda., afectará los siguientes aspectos empresariales. Sistemas de trabajo y procesos de negocio. La resistencia al cambio en las personas más antiguas dentro de la organización. La planificación estratégica futura de Kav Colombia Ltda., porque actualmente no se realiza y no se dispone de una herramienta eficaz de control. En las normas y procedimientos existentes. 93

94 En la forma de obtener la información estratégica vital para el funcionamiento de la empresa. En la manera de informar y gestionar la información diaria. En las relaciones con empleados, clientes y proveedores Determinación de los aspectos necesarios para el éxito de la implantación Debe existir un verdadero compromiso de la gerencia general para liderar el proyecto. Los usuarios tendrán la formación adecuada y serán motivados para recibir como herramienta de trabajo el nuevo sistema ERP. Se convocarán reuniones programadas y envíos de reportes utilizando la intranet a los involucrados en la implementación informando sobre la evolución del proyecto. Se le dará al proyecto una gran prioridad para cumplir con todas las fases del mismo en el tiempo previsto. Se realizará una programación detallada de todas las tareas y fases a realizar en el proyecto Cuestionario de análisis de aspectos previos relacionados con la implantación del ERP en Kav Colombia Ltda. Tabla Cuestionario de análisis ANALISIS DE CARACTERISTICAS Se ha calculado el presupuesto que tiene la empresa para adquirir un ERP? EVALUACION $ pesos Colombianos 94

95 ANALISIS DE CARACTERISTICAS Se ha calculado el costo del mantenimiento anual? Se ha calculado el costo de las futuras actualizaciones? Existe el recurso humano capacitado e infraestructura tecnológica para implementar la solución de forma optima? Se ha analizado si se deben efectuar cambios en las funciones y sistemas de trabajos El hardware es adecuado para el ERP? Se ha tenido en cuenta el impacto que puede tener en la manera de trabajar? Se ha tenido en cuenta la existencia de todos los programas de gestión y bases de datos que existen en la empresa para ser trasladados al nuevo programa del tipo ERP? EVALUACION Se buscará una aplicación con módulos y componentes en Software libre que permita una fácil y asequible mantenimiento a cero costo Las actualizaciones estarán disponibles sin pago de licencias gracias a que el ERP es software libre Al ser una empresa de seguridad informática contamos con personal con diferentes perfiles técnicos, adicionalmente en stock poseemos una excelente plataforma tecnológica. Se deben reducir procesos y tareas duplicadas Debido a los últimos cambios de re potenciación de las máquinas poseemos los diferentes requerimientos de máquinas Se han valorado las mejoras necesarias y los riesgos La herramienta cuenta con diferentes módulos de importación de datos lo que permite que la migración de los mismos se pueda realizar sin pérdida de información. 95

96 ANALISIS DE CARACTERISTICAS Se ha pensado en el tiempo de formación y prácticas que deberían tener los usuarios y como van a disponer de más tiempo para realizar su trabajo habitual y trabajar con ERP? Se ha pensado en la forma de realizar el cambio de sistema, evitando sistemas paralelos y trabajos adicionales? Se ha tenido en cuenta los plazos previos de la implantación y la fecha EVALUACION Se planificará la formación según el tipo de usuario, como ventaja es necesario destacar que todo el personal de Kav Colombia Ltda. es hábil en el uso de herramientas informáticas Se incluirá en la programación Se incluirá en la programación 14.2 SELECCIÓN DE LA HERRAMIENTA Entre las soluciones disponibles de ERP basadas en software libre se selecciona Open bravo por ser una empresa líder en el desarrollo de herramientas ERP, que actualmente es pionera mundialmente por su modelo de negocio, calidad de su software, la amplia experiencia que tiene en este tipo de soluciones Características principales de Open bravo ERP Open bravo es un sistema de gestión empresarial integrado, distribuido bajo licencia de software libre (GNU) y basado en Web, que ofrece ventajas importantes para Kav Colombia Ltda., entre las principales están: El sistema ERP está enfocado a empresas de mediano y pequeño tamaño (PYMES) 96

97 Open bravo se distribuye bajo una licencia de código abierto, sin ningún costo por uso, implementación, número de puestos de trabajo (usuarios), módulos funcionales utilizados o cualquier otro esquema habitual en otros ERP s. Este tipo de licencias de código abierto proporcionan acceso ilimitado al código fuente de la aplicación y la libertad para modificarlo según las necesidades que sean requeridas al interior de la organización. Open bravo está desarrollado de manera nativa en ambiente Web, lo que habilita su acceso a la aplicación desde cualquier equipo vía Browser. Proporciona de manera simultánea seguridad en el acceso y una sencillez de implantación al hacer innecesaria cualquier instalación adicional de software en los equipos locales, más allá de un navegador convencional como Internet Explorer ó Mozilla Firefox. Ofrece un ambiente de trabajo amigable de uso similar a la de cualquier página Web Open bravo incluye las funcionalidades propias de un ERP: gestión de compras y almacenes, gestión de proyectos y servicios, gestión de la producción, gestión comercial y gestión económico-financiera en tiempo real. Incluye, dentro de la misma aplicación y de manera perfectamente integrada con el resto de áreas, funcionalidades en el ámbito de la gestión avanzada de clientes o CRM (Customer Relationship Management) e inteligencia de negocio o BI (Business Intelligence). Open bravo puede instalarse en sólo unas horas. Ello permite insertar el sistema en producción más rápidamente pudiéndose adaptar según la evolución de las necesidades del negocio de una manera flexible. 97

98 14.3 ESQUEMA DE PLANEACION DE LA IMPLANTACIÓN Tabla Planeación de implantación FASES Abril 18 Junio 25 Julio 3 Agosto 10 Sept. 21 Análisis funcional previo X Formación de usuarios X Análisis de requerimientos X y planificación del proyecto Instalación del ERP en la empresa sin adaptaciones Migración de datos Diseño y pruebas de las adaptaciones solicitadas Revisión de la configuración Puesta en marcha y arranque del ERP Soporte en la etapa posterior a la puesta en marcha Fuente: Autora del proyecto, 2008 X X X X X X 98

99 14.4 PRESUPUESTO DE IMPLANTACIÓN Tabla Presupuesto PRESUPUESTO Coste de licencias $ 0 Servidor de datos $ Desarrollo de adaptaciones $ Formación $ Migración de datos $ 0 Mantenimiento anual $ 0 Coste de actualización $ 0 TOTAL $ Desviación estimada 10% FUENTE: Autora del proyecto, Observaciones del presupuesto Costo de las licencias: Open bravo ERP por ser software libre no requiere el pago de licencias, el programa se puede descargar legalmente de Internet. Migración de datos: Este punto lo asumen directamente los responsables técnicos de Kav Colombia Ltda. Mantenimiento anual: El mantenimiento será llevado por los responsables técnicos de Kav Colombia Ltda. Costo de actualización: Las actualizaciones son liberadas directamente por Open bravo en su página Web sin costo adicional para la empresa Implantación del proyecto Una vez se ha seleccionado y tomado la decisión de implementar el software Open bravo ERP es necesario describir la forma de gestionar la implantación como un proyecto dentro de toda la estructura y organización de la empresa. 99

100 14.5 Gestión del proyecto desde el punto de vista de kav Colombia Ltda Riesgos implicados en el proyecto La detección de los diferentes tipos de riesgos implica conocer el estado de los siguientes aspectos: Definición de objetivos: Están correctamente definidos el alcance, los resultados a entregar, las ventajas y requisitos del proyecto. Responsable del proyecto: Se ha designado un responsable con la formación necesaria para liderar y poner en funcionamiento el proyecto. Respaldo de la dirección: Luego de la aprobación de los objetivos, el alcance del proyecto, la definición de la herramienta y la aprobación del presupuesto la Junta directiva respalda totalmente el proyecto. Cambios en los sistemas actuales de trabajo: Se ha valorado los cambios en los sistemas actuales de trabajo, las normas y procedimientos, las simplificación de `procesos, la eliminación de procesos manuales, la incoherencia en la fragmentación de la información y su correspondiente migración de datos. Estos aspectos se atenderán con las diferentes jornadas de capacitación Administración de la gestión del cambio La gestión del cambio en este proyecto implicará: Dirigir a los recursos humanos afectados por el proyecto para minimizar la resistencia a los cambios. Los cambios del proyecto podrán solicitarse, seguirse, investigarse y rechazarse o aprobarse durante el proceso de implantación, según lo revise y autorice el responsable del proyecto. 100

101 Detección de los factores de riesgo en la implantación del ERP Luego de una reunión para analizar estos factores podemos determinar los factores adversos para contrarrestarlos Detección de factores adversos Son factores adversos para la implementación: Realizar una deficiente comunicación del proceso de selección e implementación del ERP. Falta de formación y comprensión de la importancia del programa y adaptación de los usuarios al nuevo sistema. Falta de compromiso de los usuarios por falta de incentivos y de tiempo a dedicar. Puede aumentar el coste del ERP y el plazo de implementación por no conceder la importancia que tiene a la formación y capacitación de los usuarios y someterlo a la prioridad del trabajo diario Acciones para contrarrestar los factores adversos. La mayor parte de estos puntos se podrá contrarrestar con formación y seguimiento a los usuarios en todas y cada una de las fases de la implantación como son la migración de datos y la puesta en marcha. Es necesario comunicar y presentar el proyecto a todo el personal para justificar las prestaciones, ventajas y sistemas de trabajo propuestos. 101

102 14.6 ANÁLISIS DE LA HERRAMIENTA El siguiente gráfico describe la estructura de los módulos estándar que componen el software Open bravo: Figura 14.1 Módulos del ERP Open bravo Fuente: Inteligencia de negocios (BI) El módulo de gestión de los datos maestros, incorporados en el concepto de inteligencia de negocios, demuestra que cumple con las necesidades planteadas, además permitirá una correcta gestión de los datos maestros del negocio siendo estos: productos, clientes, proveedores, etc. constituye un aspecto fundamental para garantizar la coherencia y trazabilidad de los procesos. Mantener una única codificación, evitar duplicidades y compartir la información relevante entre todas 102

103 las áreas de Kav Colombia Ltda. Siendo este uno de los objetivos planteados inicialmente Productos y componentes Categorías de productos: Permitirá diferenciar entre los servicios de Kav Colombia Ltda.: Venta y soporte de los productos de Kaspersky labs Ficha de producto: Permitirá identificar los ítems como servicios gestionando de forma particularizada cada uno. La definición particular de gestión en almacén no aplica en el caso por lo que más adelante se explicara y solicitará la eliminación del módulo 103

104 Proveedores por producto: Aplica para el proveedor Kaspersky Labs Esquemas de Precios: Definición de listas de precios de los diferentes paquetes del software de Kaspersky teniendo en cuenta el tipo de producto y el sector al que aplica (hogar, educativo, corporativo etc.). Tarifas: Precio tarifa, precio aplicable, precio limite. Reglas de aplicación de precios según el sector y descuentos. Aplicable a compras y ventas Categorías de portes: Impuestos aplicables según la legislación colombiana Terceros Esta parte incluye clientes, proveedores o empleados. Direcciones caracterizadas por uso interno (entrega/recepción de licencias y producto facturación, cobro, dirección física, otras). Contactos asociados a dirección. Grupo de terceros. Áreas de interés (para análisis comercial). La herramienta incluye: Clientes. Precios de venta. Modo de facturación (contado, Fecha factura etc.). Forma y plazo de pago (condiciones de pago). Formato de datos de los clientes, análisis de despacho para pago a crédito. Proveedores. precio de compra. Forma y plazo de pago (condiciones de pago) tasa representativa. Empleados. Relacionado como gerentes de los diferentes canales de distribución. Condiciones de pago: Importante aspecto que permitirá un mejor control con campos como plazo para vencimiento de las facturas, días fijos de recolección de pagos, días laborables, etc. Calendarios de facturación periódica (mensual, quincenal, semanal), con día de corte para cada factura. Posibilidad de uso alternativo de calendarios (actualmente se manejan de forma manual en hojas de cálculo en Excel) 104

105 Gestión de los aprovisionamientos El modulo incluye: Precios, órdenes de compra, recepción de producto y licencias, verificación de facturas de proveedores, evaluación de proveedores. El tratamiento del flujo de aprovisionamiento en Open bravo garantiza la integridad, trazabilidad y homogeneidad de todo el proceso. Cada documento del proceso de aprovisionamiento se basa en la información contenida en el anterior, de forma que se evita la introducción repetitiva de datos (recurrente en el sistema actual) y los errores humanos asociados de perdida de datos e información. De esta manera, es posible consultar los diferentes documentos que conforman un determinado flujo (pedido, orden de entrega al proveedor, factura, pago) y conocer en tiempo real el estado de un determinado pedido (pendiente, entregado, entregado parcialmente, facturado, etc.). La integración natural del proceso con la contabilidad y las cuentas a pagar garantiza que el área económico-financiera disponga siempre de datos fiables y actualizados para toma de decisiones. La herramienta incluye: Pedidos de compra: Permite controlar precios, descuentos y control de precio límite de cartera, corrección de pedidos, creación de órdenes de compra a partir de pedidos de venta. Entre otros lo relacionado con el almacén no aplica a la actividad de Kav Colombia Ltda. Facturas de compra. Listas de precios, descuentos aplicables y control de techo de precios. Facturas de gastos: Este módulo permitirá eliminar el doble proceso que se realiza actualmente, uno en hojas de Cálculo y otro en el programa contable SIIGO. Impresión masiva de documentos Reportes de pedidos de compra, facturas de proveedores Evaluación de proveedores 105

106 Gestión de proyectos Uno de los módulos más importantes y que más impacto tendrá en la optimización de los procesos al interior de la organización. Es un módulo claramente orientado a empresas cuya actividad se basa en la entrega o realización de proyectos, la funcionalidad de Open bravo en esta área permitirá a Kav Colombia Ltda., gestionar de manera integrada el resto de la aplicación, el presupuesto, las fases, los costos y las compras asociados a cada proyecto individual. La herramienta incluye: Tipos de proyectos. Diferenciando sus fases Proyectos de pedidos. Generación de pedidos a partir de plantillas Tarifas por proyecto Informe de presupuestos. Seguimiento de acciones sobre presupuestos Generación de Órdenes de compra: Informes de proyectos Gestión de servicios El módulo de servicios está orientado a empresas proveedoras de los mismos y la funcionalidad de Open bravo en esta área permitirá a Kav Colombia Ltda. la definición de servicios y recursos además del control de todas las actividades, facturables o no, realizadas para un cliente externo o interno, así mismo, permitirá la monitorización detallada de los gastos incurridos. Incluye campos para control de: Recursos Registro de servicios Gastos internos Gastos facturables 106

107 Facturación de servicios Niveles de servicio Formación Gestión comercial y gestión de las relaciones con clientes (CRM) La funcionalidad de Open bravo en el área de gestión comercial está diseñada con el objetivo de permitir la máxima flexibilidad y agilidad en la ejecución, determinantes en el proceso comercial de Kav Colombia Ltda. Con esta funcionalidad, es posible concatenar los diferentes documentos (pedidos, orden de entrega, facturas) en cualquier orden que se precise o incluso prescindir de alguno de ellos si no es necesario. Todo ello se consigue sin sacrificar la coherencia e integridad de los datos y garantizando la trazabilidad del proceso. Incluye campos para gestión de: Zonas de ventas: Bogotá, Cali, Medellín, etc. Aplicación de precios, descuentos y control de precio límite. Corrección y anulación de pedidos Proceso de facturación: Para todos los tipos de facturación: inmediata ó periódica (semanal, quincenal, mensual) Generación de facturas. Aplicación de precios, descuentos y control de precio Máximo y mínimo Impresión masiva de documentos (pedidos, ordenes de entrega, facturas), con criterios de selección costo por el usuario. Posibilidad de creación de documentos en cualquier orden y de prescindir de documentos no requeridos (Pedido-Orden de entrega-factura; Pedido-Factura- Orden de entrega; Orden de entrega-factura; Factura). Comisiones de los vendedores Información unificada de clientes Gestión de peticiones e informes integrados con correo electrónico Gestión de campañas de marketing enfocadas a los distribuidores Capacitaciones a los diferentes distribuidores. 107

108 Gestión económico-financiera La funcionalidad económico-financiera proporcionada por Open bravo está diseñada para minimizar la introducción manual e indiscriminada de datos por parte del usuario, las pruebas realizadas sobre el software demuestran que se evitaran tareas pesadas y repetitivas permitiendo, por tanto, que pueda focalizarse en otras de mayor valor agregado. Indudablemente que en el mundo actual, los administradores son los promotores del avance o retroceso de las empresas, también es cierto que la administración es una ciencia, técnica y arte con leyes probadas de gestión, pero también es cierto que los administradores no pueden gestionar sin el apoyo de herramientas tecnológicas que le sirvan de soporte para la toma de decisiones en forma oportuna, confiable, veraz, de utilidad, con credibilidad, verificabilidad, homogeneidad y seguridad. En la siguiente tabla se presentan los estados de resultados correspondientes a los años 2005 a 2008, donde se pueden apreciar los importantes avances generados a partir de la implementación de la herramienta ERP. ESTADO DE RESULTADOS PERIODO KAV COLOMBIA LTDA CONCEPTO $ $ $498,687,909.0 $ Ingresos Operacionales 1,325, ,987, ,444,561, $ $ $315,946,174.0 $ Costo de Ventas 826, ,316, ,122, $ $ $182,741,735.0 $ Utilidad Bruta 499, ,671, ,438,

109 . Gastos de $ $ $152,636,328.0 $ administración 20,809, ,887, ,861, $ $ $ $. Gastos de Ventas 70, ,855, ,999, ,251, Menos Gastos $ $ $154,636,249.0 $ Operacionales 20,880, ,743, ,112, $ - $ $ $ Utilidad Operacional 20,380, ,928, ,105, ,326, Ingresos no $ $ $ 3 $ operacionales 2, ,215.00,863, , $ $ $ $ Gastos no operacionales 544, ,275, , ,742, Corrección monetaria Utilidad antes de $ - $ $ $ impuestos 20,923, ,773, ,484, ,799, $ $ Impuesto de renta 5,621, ,992, Utilidad neta del $ - $ $ $ ejercicio 20,923, ,151, ,492, ,799, Este incremento de productividad se da gracias a que el área financiera actúa como un recolector de todos los hechos relevantes que se van generando desde el resto de áreas de gestión, de manera que éstos tienen un reflejo automático en la contabilidad general, en las cuentas a cobrar y en las cuentas a pagar en cuanto se producen permitiendo tomar decisiones de manera rápida y eficaz. Incluye aspectos de: Contabilidad general Definición de planes contables (PUC) Ejercicios contables Categorías de impuestos 109

110 Rangos de impuestos Enlace contable. Navegación directa de asientos contables a documentos y viceversa Asientos manuales Asientos tipo Balance Contable Libro de Bancos Cuenta de resultados Balance General Tablas del plan general contable Cuentas por pagar y cuentas por cobrar Generación de detalles de créditos (a partir de facturación) Soporte contable. Generación automática de las novedades para las formas de pago efectivo y contado Extractos bancarios. Liquidaciones manuales. Otros efectos (nómina, impuestos, etc.) Informes de caja, banco, etc Business Intelligence (BI) Las organizaciones empresariales manejan, en la actualidad, muchos datos en la práctica de su actividad, pero ello no significa necesariamente que dispongan de información útil para la gestión de su negocio y Kav Colombia Ltda., es una de ellas. El componente de BI de Open bravo, integrado en el propio sistema de gestión, ayudará a realizar un seguimiento continuo del estado de su negocio, proporcionándole la información relevante para la toma de decisiones. 110

111 14.7 RECURSOS NECESARIOS A APORTAR POR PARTE DE KAVCOLOMBIA LTDA Es necesario dotar al proyecto de implantación de un ERP de los recursos materiales y humanos necesarios. Los recursos que inicialmente se identifican como necesarios para la realización del proyecto y que están relacionados con la logística del mismo son: Servidor dedicado para el desarrollo y explotación del sistema ERP Software instalado de acuerdo a sus requerimientos, es decir: Apache Tomcat 5.5. Apache Ant, Postgresql , y J2SE 1.5 Equipos de usuarios acondicionados para trabajar con el ERP de forma óptima. Conexión a la red local Espacio físico para el equipo de trabajo, con su correspondiente arquitectura de cómputo. Será necesario disponer de la sala de reuniones para sesiones de trabajo y formación de usuarios. Medios de comunicación: extensiones telefónicas y acceso para consultar el correo electrónico, impresoras, etc. Tiempo disponible de los componentes del equipo de trabajo y de los usuarios para, hacer pruebas y recibir la formación adecuada. Participación e implicación de los usuarios en las tareas programadas para cada fase. El jefe de proyecto de la empresa debe participar de forma exclusiva en este proyecto. 111

112 15 FASE DE IMPLANTACIÓN FINAL DEL PROGRAMA ERP 15.1 INSTALACIÓN DEL HARDWARE Esta etapa coincidió con una serie de cambios en la infraestructura de la red principal para dar más seguridad al acceso de la misma. Diagrama de la red antes de la implementación. 112

113 Diagrama final generado por el director de soporte técnico de Kavcolombia Ltda INSTALACIÓN DEL SOFTWARE Entre el responsable del proyecto, el responsable técnico y el representante de Open bravo se instalan las versiones de prueba. 113

114 15.3 PLANIFICACIÓN DE JORNADAS DE FORMACIÓN Contenidos: Gestión de datos maestros, tales como clientes, proveedores, etc. 2 horas. Gestión de aprovisionamiento, es decir, las compras, desde la generación del pedido al proveedor hasta la factura y pago del mismo.1 hora Gestión de proyectos y servicios. 4 horas Gestión de la producción. 2 horas Gestión comercial y de las relaciones con los clientes, con todo el proceso asociada a las ventas y su facturación. 2 horas Gestión financiera y contable de la empresa, desde el plan único de cuentas, hasta los resultados del ejercicio, e impuestos. 2 horas 15.4 ADAPTACIONES Y DISEÑO DEL PROGRAMA FINAL Luego de un análisis de la herramienta sin adaptaciones, se comprueba que el ERP cumple en un 100% con los requerimientos y necesidades planteadas. Por el contrario mucha de la funcionalidad que ofrece dirigida a empresas de tipo industrial puede ser eliminada, uno de los módulos sería Almacén; Kavcolombia Ltda. y su actividad no requieren que sean incluidos en el producto final PRUEBAS PREVIAS En un entorno de pruebas se configura el sistema en el servidor, se comprueba su funcionamiento y prestaciones. 114

115 15.6 PARAMETRIZACIÓN Y CONFIGURACIÓN DEL PROGRAMA Se configura de forma definitiva el programa adaptándolo a las características específicas de Kav Colombia Ltda MIGRACIÓN DE DATOS En esta etapa se observa que los procesos que se realizaban de forma manual en hojas de Cálculo en Excel y Access, serán importados al software de Open bravo. Se estiman 8 horas de trabajo en esta fase siendo los datos de facturación la única información manejada por un software específico (EBP, Presupuestos y facturas). Finalmente se configura Openbravo para seguir el consecutivo de la facturación; en conclusión, permitiendo migrar parte de la información contable y la base de datos de clientes PRUEBAS DEFINITIVAS Se realizan pruebas de funcionamiento en todas las áreas de trabajo para cada uno de los módulos del software, además se comprueba que todas las interfaces se adaptan al usuario y a la capacitación que recibió TRABAJOS REALIZADOS EN LA PUESTA EN MARCHA FINAL En la fase de puesta en marcha final se comprueba que el sistema funciona correctamente luego de su instalación definitiva, además se comprueba que proporciona de forma correcta las prestaciones requeridas por los diferentes procesos y usuarios; a continuación se perfilan algunas de las pruebas y controles realizados: 115

116 Controles y configuraciones: se realizan diariamente, o en un periodo determinado, controles y análisis de todos aquellos aspectos del programa que se puedan comprobar. Verificación: Mediante las pruebas necesarios, los listados documentos y demás herramientas de información de ERP (Facturas, albaranes, listados varios, estadísticas, etc.) Comprobación final: Se comprueba el funcionamiento de actividades esporádicas como el cálculo de impuestos, pagos, amortizaciones etc CONFIGURACIÓN INICIAL El siguiente es el aspecto de la pantalla de bienvenida al sistema de planificación integral de recursos ERP una vez ha sido correctamente instalado: Figura 5. Pantalla de bienvenida a openbravo 116

117 Para ingresar al sistema ERP solo hace falta que el PC de trabajo este correctamente conectado a la red local y disponga de Browser (Internet Explorer 7 ó Mozilla firefox 2.0). Para los ejemplos se utilizó un equipo portátil con sistema operativo Centos 10 (Linux) aunque el 90% de los usuarios de Kav Colombia Ltda. lo usan con Windows XP Home SP3 y Windows Vista. Al ingresar con el usuario y contraseña asignado se procede a preparar la configuración inicial de sistema la cual se detallará a grandes rasgos en las siguientes figuras. Figura 6. Esquema de configuración inicial 117

118 Figura 7. Creación de entidad Figura 8. Creación de usuarios 118

119 Figura 9. Asignación de rol a usuarios Figura 10. Asignación de permisos 119

120 Figura 11. Cambio de rol Figura 12. Menú de administrador de sistema 120

121 Figura 13. Gestión de datos maestros Figura 14. Creación de productos, servicios y categorías 121

122 Figura 15. Creación de condiciones de pago Figura 16. Configuración del método de depreciación 122

123 Figura 17. Creación de terceros EJEMPLOS DE FUNCIONALIDAD Figura 18. Menú gestión de compras 123

124 Figura 19. Órdenes de compra Figura 20. Factura de proveedor 124

125 Figura 21. Facturas de venta Figura 22. Creación y gestión de proyectos 125

126 Figura 23. Control diario de caja Figura 24. Previsión de tesorería 126

127 Figura 25. Seguimiento de cobros y pagos 127

128 16 SEGUIMIENTO POSTERIOR A LA PUESTA EN MARCHA Y EVALUACIÓN FINAL 16.1 IDENTIFICACIÓN DE LOS DIFERENTES PROBLEMAS DE IMPLEMENTACIÓN Observando a los usuarios se han identificado los siguientes problemas en la etapa final de implantación: Deficiente utilización del sistema implantado. Se utiliza el ERP por debajo de sus posibilidades en determinadas áreas. Se determina el grado de explotación, utilización y desarrollo de ERP para comprobar cómo va la implantación y puesta en marcha. A continuación en la figura se muestra la relación entre lo anterior y los diferentes módulos utilizados. Tabla 13. Nivel de explotación y utilización del ERP UTILIDADES NO POCO BASTANTE COMPLETAMENTE DEL ERP EXPLOTADO EXPLOTADO EXPLOTADO EXPLOTADO Contabilidad general X Tesorería: Bancos, cobros X y pagos Clientes y ventas X Proveedores y compras X Activos fijos X Gestión de contactos X Gestión de proyectos X 128

129 Se pudo determinar que los aspectos más explotados son los relacionados con el área de Administración y finanzas en parte porque fue la más implicada en el proyecto y porque las funciones de la parte contable requieren una atención diaria. En lo relacionado a la gestión de contactos (CRM) se detecta que falta formación sobre el uso del módulo en el ERP así mismo hace falta demostrar sus ventajas en cuanto a organización y aprovechamiento del tiempo. La gestión de proyectos solo está usando los partes de trabajo hay que trabajar aspectos relacionados con los reportes para mejorar la planeación de trabajo y la distribución de las funciones dentro del área de producción. Para que el ERP funcione en óptimas condiciones, quedan pendientes de resolver las siguientes cuestiones: Continuar apoyando a los usuarios con horas de formación y soporte. Se planean una jornada de formación para los usuarios de dos horas en las 2 semanas siguientes a la finalización del proyecto. Programar reuniones de comunicación y evaluación del software, sobre la base de los resultados generados en las diferentes áreas. Dichas reuniones se programarán 1 vez al mes durante los 3 meses siguientes a la finalización del proyecto. Disponer en futuras ocasiones del equipo de consultoría o, en su defecto, de documentación exhaustiva de los desarrollos y configuraciones efectuados. Intentar plasmar cada nueva función o proceso de la empresa en el ERP, cuando estos se generen- Mantenimiento en activo del entorno de pruebas para acabar de mejorar la aplicación. 129

130 17 INDICES DE GESTIÓN KAV COLOMBIA INDICES DE GESTIÓN Indicador evaluado Año 2007 Año 2008 INDICADORES DE LIQUIDEZ 1. Razón Corriente 1,04 1,17 2. Prueba Acida 0,98 1,15 INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO 3. Estabilidad Nivel de endeudamiento Estructura de capital INDICADORES DE RENTABILIDAD 6. Rentabilidad de los aportes sociales Margen de excedente 0, Coeficiente operativo OTROS INDICADORES 9.Eficiencia operativa Eficiencia Comercial Satisfacción del cliente Gastos operacionales por empleado $ $ INDICADORES DE LIQUIDEZ Solvencia (Razón corriente) Representa la capacidad que tiene la empresa para pagar las deudas a corto plazo, sin comprometer los activos fijos. ACTIVO DISPONIBLE PASIVO CORRIENTE = SOLVENCIA (Razón corriente) 130

131 AÑO 2007 $ $ = 1.04 AÑO 2008 $ $ = 1.17 Para el año 2007 por cada peso que se debía exista 1.04 de respaldo, ya para el 2008 la solvencia aumento a 1.17 es decir que esta incremento en 12.5% Liquidez (Prueba Acida) Representa la disponibilidad que tiene la empresa para pagar las deudas a corto plazo (ACTIVO DISPONIBLE-INVENTARIOS) = LIQUIDEZ (Prueba Acida) PASIVO CORRIENTE AÑO 2007 ($ $ ) = 0.98 AÑO 2008 ($ $ ) $ = 1.15 Para el año 2007 por cada peso que se debe existe 0.98 de respaldo, y para el año 2008 aumento a Es decir que la liquidez se incremento a un 17.35% 131

132 17.2 INDICADORES DE ENDEUDAMIENTO Estabilidad Representa la capacidad que tiene la empresa para pagar deudas a largo plazo, sin necesidad de vender sus activos fijos. TOTAL ACTIVO = ESTABILIDAD PASIVO CORRIENTE AÑO 2007 $ $ = 1.05 AÑO 2008 $ $ = 1.18 Para el año 2007 por cada peso que se debía exista 1.05 de respaldo, ya para el 2008 la solvencia aumento a Es decir que esta incremento en 12.38% Nivel de endeudamiento (Apalancamiento a corto plazo) El nivel de endeudamiento nos establece el porcentaje de participación de los acreedores dentro de la empresa. TOTAL PASIVO CON TERCEROS = NIVEL DE ENDEUADAMIENTO TOTAL ACTIVO 132

133 AÑO 2007 $ $ = AÑO 2008 $ $ = Para el año 2007 por cada peso de activo de la empresa, 0.95 son de los acreedores, y para el año 2008 por cada peso de activo de la empresa, 0.84 son de los acreedores. En el año 2007 por cada peso de activo de la empresa, 0.05 son de los asociados y para el año 2008 por cada peso de activo de la empresa, 0.15 son de los asociados. Los cuales se han reducido en 12.72% del 2007 al Estructura de Capital (Apalancamiento Total) Establece cuantos pesos de deuda hay por cada peso del patrimonio PASIVO TOTAL = ESTRUCTURA CAPITAL PATRIMONIO AÑO 2007 $ = Por cada peso de patrimonio, hay en el pasivo. AÑO 2008 $ = 5.61 $ Por cada peso de patrimonio, hay 5.61 en el pasivo. 133

134 17.3 INDICADORES DE RENTABILIDAD Rentabilidad de los aportes sociales Permite ver los rendimientos expresados en los excedentes de la entidad con relación al capital. EXCEDENTES DEL EJERCICIO *100=RENTABILIDAD APORTES PATRIMONIO SOC. AÑO 2007 $ *100= $ La rentabilidad sobre los aportes es del 31.95% AÑO 2008 $ *100= $ La rentabilidad sobre los aportes es del 88.90% La rentabilidad de los aportes sociales han aumentado del 2007 al 2008 en un % mostrando como la incursión del ERP a influido en la rentabilidad de los aportes sociales Margen de Excedente Permite ver los rendimientos expresados en los excedentes de la entidad con relación a los ingresos. EXCEDENTES DEL EJERCICIO *100=MARGEN DE EXEDENTE INGRESOS. AÑO 2007 $ *100= 0.95 $ La rentabilidad sobre los ingresos es del 0.95% 134

135 AÑO 2008 $ *100= $ La rentabilidad sobre los ingresos es del 10.80% La rentabilidad de los ingresos aumento de 2007 al 2008 en un 1136% Coeficiente operativo GASTOS OPERACIONALES = COEFICIENTE OPERATIVO INGRESOS AÑO 2007 $ = $ De los ingresos operacionales el 31.01% se destina a gastos operacionales AÑO 2008 $ = $ De los ingresos operacionales el 18.14% se destina a gastos operacionales. Para los gastos operacionales se dejaron de destinar de los ingresos operacionales 41.5% Eficiencia operativa Numero de mantenimientos Numero de técnicos =Eficiencia Operativa AÑO 2007 AÑO =9 Mantenimientos diarios por técnico promedio =13 Mantenimientos diarios por técnico promedio 135

136 Eficiencia comercial Numero de licencia vendidas Numero de vendedores =Eficiencia Comercial AÑO AÑO =1072 licencias comercializadas por vendedor =3024 licencias comercializadas por vendedor Aunque se triplico la venta de licencias de un año al otro los mantenimientos solo aumentaron un 44% en promedio Satisfacción del cliente Número de reclamos Número de clientes =Satisfacción del cliente AÑO = AÑO = Gastos operacionales por empleado Gastos operaciones =Gastos por empleado al año Número de empleados 136

137 AÑO 2007 $ ,00 3 =$ AÑO 2008 $ ,00 3 =$ Composición del personal Cantidad Porcentaje Cantidad Porcentaje Variación Operativo 2 33% 2 33% Ninguna Ventas 3 50% 3 50% Ninguna Administrativo 1 17% 1 17% Ninguna Total empleados 6 100% 6 100% Ninguna Los anteriores índices revelan la incidencia favorable de la herramienta ERP en la empresa Kav Colombia Ltda., al ser implementada como sistema de información gerencial que alimenta y procesa los datos correspondientes a todas sus áreas, facilitando la toma oportuna de decisiones. 137

138 18 CONCLUCIONES El desarrollo del presente trabajo enriqueció los conocimientos adquiridos por la investigadora en la Facultad de Administración de empresas de la Universidad de La Salle. Como principales conclusiones se pueden citar las siguientes: a. Este trabajo posibilitó a la investigadora su participación activa como gerente de proyecto para la implementación del Sistema ERP en la empresa Kav Colombia Ltda., dado que a partir de la investigación en las diferentes etapas tales como la recolección de información, el diagnóstico, el rediseño de procesos, etc., orientó en cada una de las etapas a los desarrolladores del sistema, sirviendo de enlace entre la parte técnica y los temas administrativos que usualmente son limitantes en la implementación de herramientas de este tipo. b. El proceso permitió ver cómo afectan los flujos de información a los diferentes departamentos de la empresa, desde que un contacto se convierte en un posible cliente, hasta la compra del producto por parte del distribuidor. De esta manera, al hacer el levantamiento de la información se apreciaron las deficiencias existentes y se efectuaron los ajustes respectivos. c. El ERP permitió integrar las diferentes bases de datos utilizadas por el departamento comercial, lo cual causaba dispersión de la información que se traducía en ineficiencia y desaprovechamiento de las oportunidades que brindaba el mercado, actualmente todas estas bases están condensadas en una sola estructura relacional al interior del ERP. 138

139 d. Openbravo permitió registrar todos los contactos que se tengan con un cliente y así mismo obtener estadísticas sobre las tendencias de compra, el perfil de los clientes, el origen de la venta y el rendimiento de campañas comerciales cuando estas sean requeridas. e. El ERP le permitió al área comercial de Kavcolombia Ltda. conocer el estado de sus clientes en tiempo real, así mismo tiene la posibilidad de hacer anotaciones, solicitudes o reclamos sobre cualquier aspecto relacionado a los clientes de su cartera. f. El ERP facilitó los procesos de facturación, centralizando la base de datos y unificándola con la manejada por el departamento comercial. g. A partir de las ventas reportadas por los fuerza de ventas, el departamento de administración y finanzas procede a facturar, siguiendo el mismo orden de ideas del flujo integrado de información, el ERP solicita al usuario la creación de un proyecto nuevo, facilitando la integración de la información. h. Openbravo ERP permitió controlar y aplicar las nuevas políticas de cobro, definir límites de crédito, el control de las condiciones de pago mediante calendario automatizado, facilita la oportunidad y confiabilidad de la información en un tema tan crítico como es el recaudo de cartera que incide directamente en el capital de trabajo y la sostenibilidad de la empresa. i. Con la implementación se facilitó la labor del departamento de administración y finanzas ofreciendo información en tiempo real para la oportuna toma de decisiones relacionadas con la gestión de la tesorería y las necesidades operativas del flujo de fondos. 139

140 j. La aplicación también brindó una información valiosa sobre el estado de cuenta con los proveedores, consolidando información sobre los estados de cuenta, los valores convertidos a dólares y la oportunidad para la cancelación oportuna de las obligaciones. k. El control sobre los compromisos de nómina fue vital para el sostenimiento y mantenimiento de las obligaciones laborales en pro de la administración del talento humano en relación con los sueldos y el pago de comisiones de la fuerza de ventas. l. Se eliminó el uso de hojas de cálculo y se automatizó la gestión de la parte financiera, con el ERP se obtienen informes de seguimiento de cobros y pagos lo que permite calcular las necesidades de liquidez y anticipar los excedentes de caja o en su defecto sus déficit. m. La información contable se facilitó de manera tal que permitió superar los atrasos y las inconsistencias en los valores de facturación, información fiscal y cobro de la cartera, además suministro de la información de costos al instante aportando integralidad al sistema, permitiendo la afectación automática de cuentas de manera inmediata y con la mayor precisión, economizando procesos innecesarios que se traducen en economía de tiempo, confiabilidad y validez de la información. n. El módulo de presupuestos permitió determinar el horizonte financiero en el corto y mediano plazo, anticipándose a las posibles dificultades de la operación reflejándose proactivamente en los cuadros de mando que suministra el aplicativo. o. La implementación de este software permitió integrar la información de tal manera que la gerencia tiene una visión sistémica en tiempo real que le permite 140

141 auscultar permanentemente la situación a través del Business Intelligence (BI) del aplicativo, facilitando la acción de corrección y ajustes necesarios en procura de una acertada toma de decisiones. p. Los calendarios, los ruteros de atención, el módulo de traducción de idiomas, la presentación, las reglas de validación, los mensajes, la amplia gama de informes, la seguridad de acceso a través de los roles definidos previamente, el generador de ayuda, la importación de datos, la facilidad de operación e implementación y presentación atractiva de sus módulos, hacen de este aplicativo una herramienta atractiva y de aceptación general dentro de la empresa, q. Al implementar Openbravo ERP aprovechando su condición de software libre permitió a Kav Colombia Ltda. disponer de modernas tecnologías de información con un ahorro en el costo de licencias del 100% y con la flexibilidad, adaptabilidad y escalabilidad necesarias para una PYME en constante crecimiento. r. La Junta de Socios y la Gerencia manifestó su satisfacción con los resultados obtenidos a partir de la implementación de Openbravo ERP y reconoce las bondades del aplicativo de ser económico, eficiente y de prestar una gran utilidad para la sostenibilidad estratégica de la empresa. A continuación se presenta un análisis gráfico que detalla principales mejoras en los procesos de Kav Colombia Ltda. clasificándolos según el departamento y destacando los procesos mejorados. 141

142 18.1 DEPARTAMENTO FINANCIERO Descripción de tareas y documentación manejada en el departamento financiero luego de la implementación TAREAS DE VENTAS, INGRESOS, COMPRAS Y GASTOS 1. Recepción de contratos con datos de clientes DOCUMENTOS Con el ERP se registran los datos del cliente en una Base de Datos única Desde Open bravo y buscando los datos en la 2. Generar facturas de venta propia base de datos se realizan las facturas. Proceso anteriormente manual, ahora es 3. Aplicar políticas de cobro automáticamente gestionado por Openbravo. 4. Gestión de pagos y anticipos Se elimina el uso de hojas de cálculo para la de facturas gestión. Openbravo genera informes de vencimientos 5. Atender los vencimientos de para las facturas Seguimiento de cobros y facturas pagos Anteriormente se registraban las órdenes de 6. Recibir órdenes de compra y compra en hojas de cálculo, Openbravo de gastos permite llevar un registro de las mismas y su envío automatizado a contabilidad. 7. Entregar relaciones de Se eliminan las hojas de cálculo y el registro facturas para contabilizar y contable. Openbravo gestiona la contabilidad generar informes Fuente: Autora del proyecto,

143 Descripción de tareas y documentación manejada en el departamento financiero luego de la implementación (2). TAREAS DE INVERSIÓN Y DOCUMENTOS FINANCIACIÓN Anteriormente no se dejaba registro, ahora se 1. Control diario de bancos controla desde el módulo de gestión financiera. 2. Gestión de crédito Modulo de gestión financiera Se eliminan las hojas de cálculo y se utiliza el 3. Administración del efectivo, módulo de gestión financiera con los informes medios de cobro y pago de previsión de tesorería y seguimiento de cobros y pagos. Se eliminan las hojas de cálculo y se utiliza el módulo de gestión financiera con los informes 4. Control de las deudas de previsión de tesorería y seguimiento de cobros y pagos. Fuente: Autora del proyecto,

144 19 RECOMENDACIONES Una de las recomendaciones es la reestructuración organizacional a través del organigrama. Es necesario hacer modificaciones de tipo estructural que permitan establecer líneas jerárquicas claras, así como visualizar las áreas y cargos respectivos dentro de los niveles de autoridad adecuados al perfil organizacional de este tipo de empresas. En la actualidad no se cuenta con misión, visión ni valores corporativos claros los cuales vayan encaminados al objeto social de la empresa, por lo que se propone la siguiente estructura: 19.1 ORGANIGRAMA PROPUESTO KAVCOLOMBIA LTDA. También se proponen los siguientes cambios en la misión, visión y valores corporativos: 144

145 19.2 Misión Satisfacer las necesidades de protección tecnológica que puedan tener nuestros clientes, a través de la distribución de soluciones informáticas, acordes a las necesidades empresariales; económicas, fiables, fáciles de operar y adecuadas a la tecnología existente. Brindando un soporte técnico especializado con personal altamente calificado y un asesoramiento continúo que incluye productos de seguridad informática que cumplen los más altos estándares de calidad y eficiencia Visión La visión de Kav Colombia es ser de líder en el área de seguridad informática en Colombia a través de nuestros productos, servicios y canales de distribución, reconocidos por un manejo responsable de los recursos que se nos confían, sobre un común denominador del respecto por la dignidad humana Valores corporativos Conocimiento: Para mantener la competitividad y mejorar la satisfacción del cliente, promovemos y apoyamos capacitaciones técnicas y de servicios en todos los miembros de nuestra organización. Compromiso: Es la convicción de nuestro equipo de trabajo en torno a la ventaja que trae el desempeño responsable de las tareas a cargo. Agilidad: Facilidad con la que realizamos los procesos de nuestra organización. 145

146 Innovación: Reinventamos nuestros productos y servicios para satisfacer los requerimientos y necesidades de nuestros clientes. Honestidad y Ética. Por otro lado Kav Colombia Ltda. a lo largo de los dos últimos años ha tenido un crecimiento importante en ventas, aumento de personal, infraestructura y costos, pero los mecanismos para controlar los flujos de información que este crecimiento suponía, no se adaptaron a las nuevas circunstancias debido a que los sistemas de información gerencial existentes no aportaron la información debida, ni fueron concebidos dentro del plan estratégico que siguió la empresa durante este periodo de tiempo. Para 2007 las necesidades de gestión administrativa e información en los diferentes departamentos no eran claras, se realizaban trabajos y procesos de forma poco organizada y manual, dando como resultado que la información requerida por gerencia para el desarrollo de sus funciones se obtenía de forma lenta y poco precisa. Ante esta situación se decide implementar un ERP, que cambiaría por completo los procesos de Kav Colombia Ltda. Por lo tanto se recomienda persistir en el mantenimiento de los procesos conjuntamente con el mantenimiento oportuno del aplicativo ERP. El proceso de reingeniería que acompaña la implementación del sistema integral de planificación de recursos permitió detectar y sugerir los siguientes aspectos clave PROCESOS FINANCIEROS Para el último trimestre de 2007 los distribuidores a corto plazo sumaban 950 millones en ventas estimadas. El problema radicaba en los plazos de cobro con un 146

147 promedio de 45 días hábiles basado en una política de cobros que tenia la empresa el cual se dilataba mucho, este problema tiene dos explicaciones: La política de cobros no era consecuente con el desarrollo de las implementaciones y puesta en marcha del antivirus. Esto generaba riesgo con liquidez de la empresa. No habían políticas claras por parte de la organización y esto reflejaba ante los distribuidores desorden y desconfianza No había claridad con la cartera, no había información precisa de quien había pagado, ni el valor, esto llevo a realizar cobros a un distribuidor por segunda vez. Con respecto a este tema se recomienda el aprovechamiento del aplicativo que brinda abundante información a través de los reportes, el uso de los calendarios, los mensajes que suministra, que aprovechados oportunamente, posibilitan la gestión de los correctivos necesarios GESTIÓN DE PROYECTOS Se pudo detectar que en el proceso de desarrollo se perdía mucha información, no se dejaba registro para poder medir la duración, los costos y la rentabilidad de las licencias vendidas y si se suma a esto los errores estableciendo prioridades, nos encontramos con proyectos que desgastaban en la implementación de los mismos, Con la implementación del ERP de Openbravo es posible controlar la evolución de los proyectos en tiempo real para detectar los problemas de forma oportuna. Se recomienda hacer uso periódico del módulo de presupuesto, Business Intelligence (BI) de los cuadros de mando predefinidos. 147

148 19.7 PROCESOS COMERCIALES Durante el desarrollo de la investigación, el área comercial ha tenido importantes revisiones principalmente relacionadas con la gestión de la base de datos de contactos comerciales, El ERP facilita la administración de campañas mejorando el control de las actividades de los asesores comerciales. Por lo tanto se recomienda el aprovechamiento del aplicativo en lo relacionado con la administración de las ventas y el servicio al cliente. 148

149 20 BIBLIOGRAFIA Roure Juan B, (1997). (La gestión por procesos.1ª.ed.barcelona: folio.18p. Mariño Navarrete Hernando. (2001) Gerencia de procesos.1ªed.bogota: alfaomega.55p. Kumar K y Hillegersberg J Enterprise resource planning: Introduction. Communications of the ACM, Pág García de la Rua. Francisco Javier, (2005) Metodología de implantación propuesta para el proyecto OpenExpertya, OPENXPERTYA. Gijón, 4ed. España Principado de Asturias. 19p HAMMER, Michael, (1995), Más allá de la Reingeniería, Cecsa, México. HAMMER, Michael y champy james, (1994) reingeniería Olvide lo que usted sabe sobre cómo debe funcionar una empresa casi todo esta errado! 1ª ed. Bogotá: Norma p KETTERER, Sarah, Polyak (Jan2002), Ilana Global Positioning Money, Vol. 31 Issue 1, p41 Kazmier Leonard, Díaz Mata Alfredo, (1997) Estadística aplicada a la Administración y a la Economía.8a ed. México, Mc Graw hill, p Koontz, Harold y Weihrich, Heinz(1998), Administración una perspectiva global.11a ed. México: Mc Graw Hill, p. Méndez Álvarez. Carlos Eduardo. Metodología Diseño y desarrollo del proceso de investigación. 3a Edición. Bogotá. D.C. Mc Graw Hill Roses Amat Pedro, (2000) La oportunidad del software libre en el mercado de aplicaciones de gestión. Barcelona. 5p SIVY Michael Build, (2004) The Goof-Proof Portfolio.Money, Vol. 33 Sisee

150 Tamayo y Tamayo Mario, (2001), El proceso de la investigación científica, 4a ed. México, 440p Vásquez Martínez. Rogger Alexis (2004) Es necesario que todas las empresas implementen un ERP?, México. Muñiz. Luís, ERP Guía práctica para la selección e implantación, Pág

151 PAGINAS WEB CONSULTADAS ct-features Wikipedia, La enciclopedia libre. Gestiona y almacena proyectos de software libre Página Web corporativa Lexical data base Página Web corporativa Capitulo español del proyecto GNU free software Foundation Latino America GNU Operating System, free software foundation Página Web corporativa Página Web corporativa Página Web corporativa 151

152 ANEXO 1 GLOSARIO Áreas estratégicas: Se definen como factores claves del éxito, competencias críticas para desarrollar o necesidades de mejoramiento en los que se debe enfocar para avanzar hacia el logro de su visión de futuro y poder fundamentar y sostener una ventaja competitiva a largo plazo. CEO = Chief Executive Officer: En el caso del CEO su traducción directa sería Jefe Ejecutivo, aunque en la práctica comercial se le denomina Gerente General o Presidente Ejecutivo en muchos casos. Igual sucede para el CFO, cuya traducción se asemeja a un Gerente Financiero, Gerente De Finanzas o Presidente de Finanzas.CIO vendría a ser Gerente de Informática o Sistemas, o Presidente de Informática o Sistemas. Código Fuente: Un conjunto de líneas que conforman un bloque de texto, escrito según las reglas sintácticas de algún lenguaje de programación destinado a ser legible por humanos. Control: La función administrativa de control es la mediación y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos. La planeación y control están estrechamente relacionados. Contabilidad: Es cada operación que se ejecute en la aplicación que se contabiliza de manera automática nados. Dirección: La función administrativa de la Dirección es el proceso consistente en influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales Entidad: La entidad es una empresa o una entidad legal. No se puede compartir información entre empresas. La aplicación tiene la opción multiempresas, que significa que se puede trabajar con varias entidades que pueden ser totalmente independientes entre sí. 152

153 Firewall: Más conocidos por su nombre en inglés, firewall, los programas o hardware de cortafuegos cumplen una misión sencilla, pero esencial: aislar la red interna, la red local o LAN, de la red externa formada por Internet.Realmente, los corta fuegos proporcionan aislamiento eficaz para la red interior realizando dos funciones: por un lado, trasladan todas las direcciones IP internas a una sola dirección de salida. Por otra, actúan como filtro de entrada y salida. Gateway: es una puerta de enlace entre dos redes distintas. Esto significa que se usa como puente, también tiene este significado, entre una red local, LAN, y una extensa, WAN. El significado más empleado actualmente es para designar al dispositivo hardware software o, más usualmente, una combinación de ambos, que controla el tráfico entre Internet y el ordenador o la red local de ordenadores de una empresa. Gerencia para mejorar: significa buscar intensamente maneras de hacer mejor el trabajo, todo trabajo e un proceso, y elevar la capacidad para entregar mejor los bienes y servicios a los clientes con el fin de satisfacer necesidades y expectativas. Indicadores o medidores: Conjunto de mediciones realizadas al proceso para medir tanto las actividades como los resultados del proceso. Los indicadores suelen enfocarse en los aspectos de la eficacia y eficiencia. Liderazgo: Es el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de metas grupales. Lo ideal sería que se alentara a los individuos a desarrollar no sólo disposición a trabajar, sino a hacerlo con ahínco y seguridad en sí mismos. Misión: La misión es la declaración formal de la alta gerencia de una organización donde se establece para que existe la misma, cual es su propósito fundamental, su razón de ser, indicando en detalle quienes son su clientes, productos (bienes y servicios) ofrecidos, sus mercados geográficos de interés, la filosofía administrativa que promueve, la tecnología que usa, la imagen que tiene de sí misma. 153

154 Organización: Es la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada. Para que una función organizacional pueda existir y poseer significado para los individuos, debe constar de: Objetivos verificables; Una idea clara de los principales deberes o actividades y un área discrecional o de autoridad precisa. PDA, del ingles Personal Digital Assistant (Asistente Digital Personal), es un computador de mano originalmente diseñado como agenda electrónica (calendario, lista de contactos, bloc de notas y recordatorios) con un sistema de reconocimiento de escritura Procesos: un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o tomas de decisiones interrelaciónales, orientadas a obtener un resultado específico como consecuencia del valor añadido aportado por cada uno de las actividades que se llevan a cabo en las diferentes etapas de dicho proceso. Procedimiento o protocolo: es un proceso normalizado es decir, cuando el proceso ha sido mejorado, viene a la etapa de control. Por lo tanto, el procedimiento es el conjunto de actividades normalizadas que deben cumplirse en todas y cada una de las etapas de un proceso. Producto: es la salida de un proceso. Tal salida puede ser un bien tangible como el caso de un automóvil o un informe escrito o tangible como la entrega de conocimiento en una universidad. Programas de software: es un conjunto de argumentos o instrucciones para una computadora. Procesos organizacionales: son procesos de carácter horizontal o transversal cuya responsabilidad no es exclusiva de un solo departamento. Procesos funcionales: son de carácter vertical, se desarrollan por lo general al interior de un mismo departamento y con valor agregado a los ojos del cliente interno. Procesos Gerenciales: son procesos que se realizan para brindar dirección a toda la organización, establecer su estrategia corporativa y darle un carácter 154

155 único. Estos procesos son de responsabilidad de la alta gerencia y se ejecutan con su guía y liderazgo. Procesos operativos: son las actividades que realiza esta para agregar valora lo que entrega a sus clientes, usuarios ó consumidores Procesos de apoyo y soporte: son procesos que tiene que ver con la infraestructura de la organización,del desarrollo del capital humano con que cuenta,desarrollo tecnológico, adquisición, sistemas de información, entre otros. Principios: son la leyes naturales, verdades profundas y objetivas, inquebrantables, externas a las personas, que permiten estableces si una acción fue correcta o incorrecta Reingeniería: es, en definitiva, empezar de nuevo. Significa plantearse la siguiente cuestión: Si yo fuera a crear hoy esta compañía, sabiendo lo que hoy sé y dado el actual estado de la tecnología, cómo resultaría?. Como definición adicional se podría tomar la siguiente: Reingeniería de procesos administrativos: es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez Rumbo Estratégico: el punto de partida para cualquier organización que desee construir una cultura de calidad total, es la definición de su rumbo estratégico o como dice Hernando Mariño en su libro gerencia de procesos una definición clara y concisas y amplia de su misión, el establecimiento de su visión de futuro y la declaración de los principios y valores en los que fundamenta su gestión SCM: es una cadena en la cual se desarrollan diferentes procesos para culminar con la entrega de productos o servicios a los proveedores y clientes, y para el buen desarrollo de la misma es necesario que dichos procesos se lleven a cabo de la mejor manera, ya que como son procesos interdependientes, el buen desempeño de uno beneficia al otro y viceversa. Si comienzas tu cadena siendo ineficiente terminarás siendo ineficiente. 155

156 Sistemas de información basados en computadora (SIBC): sistemas de información que descansan en el hardware y en el software de computadora para el procesamiento y la distribución de la información, Sistemas de nivel operativo: sistemas de información que hacen el seguimiento de las actividades y las transacciones elementales de la organización. Sistemas de nivel de conocimientos: sistemas de información en los que se apoyan los trabajadores del conocimiento y de la información de la institución. Sistemas de nivel gerencial: son sistemas de información en los que se apoya el seguimiento, control y toma de decisiones y las actividades administrativas de los administradores de nivel medio. Sistemas de nivel estratégico: sistemas de información que apoyan alas actividades de planeación alargo plazo de los niveles de dirección de la institución. Spam: correo basura o sms basura a los mensajes no solicitados, habitualmente de tipo publicitario, enviados en grandes cantidades (incluso masivas) que perjudican de alguna o varias maneras al receptor. Software: es el conjunto de instrucciones detalladas que controlan la operación de un sistema de cómputo. Software del sistema: conjunto de programas generalizados que administran los recursos de la computadora como la unidad central de proceso los dispositivos de comunicaciones, los dispositivos periféricos. Software de aplicaciones: son programas específicos para una aplicación específica de negocio con el objeto de realizar funciones específicas por usuarios fínales. Software de usuario final: son herramientas de software que permiten el desarrollo de aplicaciones por los usuarios finales con poca o nula intervención de programadores profesionales, ó que incrementan la productividad de programadores profesionales. Tecnologías de Información Se refiere a todas las herramientas (software y hardware) disponibles para el procesamiento de datos, desde su captura, hasta la 156

157 generación de información para la toma de decisiones, siendo este el objetivo final del proceso. Tipos de decisiones: Hay dos tipos de tomas de decisiones que son las estructuradas y las no estructuradas. Esto se aplica para cada uno de los anteriores niveles, decisiones no estructuradas son decisiones no rutinarias en donde quien tomas las decisiones debe proporcionar el criterio, la evaluación y los puntos de vista para la definición del problema. Para esto no existe un procedimiento previsto para la toma de estas decisiones y las decisiones estructuradas son decisiones repetitivas y de rutina que conllevan a un procedimiento definido para manejarlas. Transacciones estratégicas: movimiento socio técnico hacia otro. Se requiere con frecuencia cuando se adoptan sistemas estratégicos que necesitan cambios en los elementos sociales y tecnológicos de la institución. Tecnología Directiva. Son conocimientos, prácticas y experiencias en procesos de negocios que aceleran el desempeño eficaz de las empresas. Traducción: La aplicación está diseñada para poder trabajar en distintos idiomas que el usuario puede elegir al hacer login. La solapa de Traducción aparece en las ventanas de la aplicación que incluyen registros que pueden ser traducidos. Para ello se indica en la ventana que tiene traducción y los campos que se desea tengan traducción. Para definir la solapa de traducción es necesario tener la tabla de traducción creada. Visión: Este define claramente a donde se quiere llegar como organización, cual es el reto y los asuntos de interés estratégico para orientar y fijar el alcance de la organización a largo plazo Valores: son de carácter subjetivo, pertenecen al interior de las personas. Con ellas se pretende introducir prácticas, esto es integrar hábitos a la conducta de la gente. 157

158 ANEXO 2 MANUAL DE IMPLEMENTACION DE ERP DE KAV COLOMBIA LTDA 158

159 ANEXO 3 BALANCE GENARAL Y ESTADO DE RESULTADOS AÑOS 2005 A 2007 DE KAV COLOMBIA LTDA 159

160 Manual de operación de open bravo para usuarios en Kavcolombia Ltda. Este manual creado por el fabricante es adaptado para ser aplicado e implementado en la empresa Kavcolombia Ltda, Índice Página 1 Introducción Acerca de este Manual Características Esenciales Comenzando Ingresando a Openbravo ERP Configurando el Heart Beat y Registrando su Sistema Configurando sus Preferencias Usando Openbravo ERP Diccionario de la Aplicación Configuración General Administración de Datos Maestros Administración de Ventas Administración de Proyectos y Servicios Administración Financiera

161 1. INTRODUCCION 1.1 Acerca de este Manual El manual de usuario de Openbravo ERP adaptado para Kavcolombia esta entendido como una referencia para el usuario final que va a interactuar con la solución ERP de Openbravo y proporciona dirección respecto del uso y las características de Openbravo ERP y el manejo que se le va ha dar dentro de la organización. Este breve manual explica: Como operar e interactuar con la pantalla de usuario La función de cada pantalla Como ejecutar los principales procesos del ERP aplicados a Kavcolombia Los Usuarios del ERP de Kavcolombia no requieren ningún conocimiento de desarrollo de software ni de programación. NOTA: Este documento ha sido diseñado con la idea de ser "abierto" - cualquier persona puede agregar valor y compartir conocimiento agregando contenido directamente en el Wiki, por lo que es adaptado a Kavcolombia sin requerir de permisos por parte del autor. 1.2 Características esenciales Gestión de los datos maestros Los siguientes son los componentes principales del aplicativo de ERP: Productos, componentes, listas de materiales, clientes, proveedores, etc. La correcta gestión de los datos maestros (productos, clientes, proveedores, etc.) constituye un aspecto fundamental para garantizar la coherencia y trazabilidad de sus procesos. Mantener una única codificación, evitar duplicidades y compartir la información relevante entre todas las áreas de su empresa es uno de los retos al que se enfrentan en la actualidad organizaciones de todo tipo y tamaño. El ERP le ayuda a organizar y centralizar los datos clave de su negocio, facilitando que la información fluya con facilidad y rapidez entre todas las áreas implicadas en los diferentes procesos de negocio. Productos y componentes Categorías de productos Ficha de producto. Tipo de producto (ítem, servicio, gasto), con gestión particularizada para cada uno. Definición particular de gestión en almacén para cada producto (gestión de stock, trazabilidad). Características. Imagen de producto Unidades de medida. Conversión entre unidades. Unidades de peso variable Listas de materiales (productos compuestos por otros) Proveedores por producto Esquemas de tarificación. Definición de tarifas a partir de otras tarifas (por ejemplo, de tarifas de venta a partir de tarifas de compra). Proceso de generación de tarifas automático Tarifas. Precio tarifa, precio aplicable, precio limite. Reglas particularizables de aplicación de precios. Aplicable a compras y ventas Categorías de portes Transportistas (integrado con terceros) Productos sustitutivos Terceros Clientes, proveedores, empleados. Direcciones caracterizadas por uso interno (entrega/recepción de material, facturación, cobro, dirección social, otras). Contactos asociados a dirección. Grupo de terceros. Áreas de interés (para análisis comercial) 161

162 Clientes. Tarifa de venta. Modo de facturación (inmediato, albaranes servidos, pedido completamente entregado, periódico). Forma y plazo de pago (condiciones de pago). Formato de impresión y número de documentos particularizable por cliente. Riesgo permitido (crédito) Proveedores. Tarifa de compra. Forma y plazo de pago (condiciones de pago). Empleados. Relacionado con comercial de cliente. Grupos de terceros (segmentos o categorías) Condiciones de pago (plazo para vencimiento, días fijos de pago, días laborables, múltiples vencimientos) Calendarios de facturación periódica (mensual, quincenal, semanal), con día de corte para cada caso. Posibilidad de uso mixto de calendarios Rápeles de compra y venta. Relación de artículos. Escalas. Generación de facturas Ruteros de atención (rutas de auto-venta, rutas de tele-venta) Áreas de interés Informe de actividad de un tercero Gestión de proyectos Proyectos, fases, presupuestos, gastos, compras asociadas, etc. Orientado a empresas cuya actividad se basa en la entrega o realización de proyectos, la funcionalidad de Openbravo en esta área permite gestionar, de manera perfectamente integrada con el resto de la aplicación, el presupuesto, las fases, los costes y las compras asociados a cada proyecto individual. Tipos de proyectos. Fases Proyectos de servicio. Gastos asociados a un proyecto Proyectos de pedidos. Generación de pedidos a partir de plantillas Proyectos de obra civil. Factura a origen (por proyecto) Tarifas por proyecto Informe de presupuestos. Seguimiento de acciones sobre presupuestos Generación de pedidos de compra Informes de proyectos Gestión de servicios Recursos, servicios, gastos, gastos re-facturables, facturación de servicios, nivel de servicio, etc. Orientado a empresas proveedoras de servicios, la funcionalidad de Openbravo en esta área permite la definición de servicios y recursos y el control de todas las actividades, facturables o no realizadas para un cliente externo o interno, así como la monitorización detallada de los gastos incurridos. Recursos Registro de servicios Gastos internos Gastos facturables Facturación de servicios Niveles de servicio Formación Gestión comercial y gestión de las relaciones con clientes (CRM) Pedidos de venta, tarifas, albaranes, facturación, comisiones, CRM, etc. La funcionalidad de Openbravo en el área de gestión comercial está expresamente diseñada con el objetivo de permitir la máxima flexibilidad y agilidad en la ejecución, determinantes en cualquier proceso comercial. Es posible encadenar los documentos (pedido, albarán, factura) en cualquier orden que la empresa precise o incluso prescindir de alguno de ellos si no es necesario. Todo ello se consigue sin sacrificar la coherencia e integridad de los datos y garantizando la trazabilidad del proceso. Las capacidades de EDI e integración con sistemas de captura de pedidos en PDA extienden la potencia de la solución más allá de los límites físicos de la propia empresa. Zonas de ventas Pedidos de venta. Auto-venta. Preventa. Tele-venta. Aplicación de tarifas: precios, descuentos y control de precio límite. Reserva de género en almacén para pedidos no servidos. Aviso de riesgo cliente superado. 162

163 Corrección de pedidos Tipos de documento de pedido: presupuesto (con y sin reserva de género), estándar, almacén (generación automática de albarán), punto de venta (generación automática de albarán y factura) Albaranes. Creación automática a partir de líneas de pedido pendientes. Automatización de las salidas (vaciado según existencias, con reglas de prioridad por caducidad, ubicación, etc.). Anulación de albaranes Generación automática de albaranes Proceso de facturación. Para todos los tipos de facturación: inmediata, género servido, pedido completamente servido, periódica (semanal, quincenal, mensual) Edición de facturas. Aplicación de tarifas: precios, descuentos y control de precio límite. Creación automática a partir de líneas de pedido o líneas de albarán pendientes de facturación. Aviso de riesgo cliente superado. Anulación de factura (dejando pendiente de facturación los documentos asociados) Impresión masiva de documentos (pedidos, albaranes, facturas), con criterios de selección particularizables por el usuario Posibilidad de creación de documentos en cualquier orden y de prescindir de documentos no requeridos (Pedido-Albarán-Factura; Pedido-Factura-Albarán; Albarán-Factura; Factura). Comisiones Informes de pedidos, pedidos de venta suministrados, albaranes, facturas, pedidos no facturados, detalles de facturación EDI (Electronic Data Interchange): pedido de venta y factura Integrado con sistemas de captura de pedido en PDA (palm y pocketpc) Información unificada de clientes (visión 360º) Gestión de peticiones. Integración con correo electrónico Gestión económico-financiera Plan de cuentas, cuentas contables, impuestos, contabilidad general, cuentas a pagar, cuentas a cobrar, contabilidad bancaria, balance, cuenta de resultados, activos fijos, etc. La funcionalidad económico-financiera proporcionada por Openbravo está diseñada para minimizar la introducción manual de datos por parte del usuario, liberándole así de tareas pesadas y rutinarias y permitiendo, por tanto, que pueda focalizarse en otras de mayor valor añadido. Este incremento de productividad es debido a que el área financiera actúa como un recolector de todos los hechos relevantes que se van generando desde el resto de áreas de gestión, de manera que éstos tienen un reflejo automático en la contabilidad general, en las cuentas a cobrar y en las cuentas a pagar en cuanto se producen. Contabilidad general Planes por defecto Definición de planes contables Ejercicios contables y gestión interanual Categorías de impuestos Rangos de impuestos Enlace contable. Navegación directa de asientos contables a documentos y viceversa Asientos manuales. Asientos tipo Diario de asientos Balance de sumas y saldos Libro mayor Cuenta de resultados Balance de situación Cuadros del plan general contable Cuentas a pagar y cuentas cobrar Generación de efectos (a partir de facturación) Edición de efectos Cuadernos bancarios Edición de cajas. Multi-caja 163

164 Diario de caja (arqueo). Apuntes de caja de tipo Gasto, Ingreso, Diferencia, Efecto, Pedido (para forma de pago contado albarán: posibilidad de cobrar efectos antes de facturar). Generación automática de apuntes para las formas de pago efectivo y contado albarán Extractos bancarios. Asistente de selección de efectos en cartera Liquidaciones manuales. Otros efectos (nómina, impuestos, etc.) Informes de caja, banco, efectos por situación Activos fijos Definición de los elementos de inmovilizado, precio de adquisición y valoración contable Business Intelligence (BI) Reporting, análisis multidimensional (OLAP), cuadros de mando predefinidos Las organizaciones empresariales manejan, en la actualidad, muchos datos en la práctica de su actividad, pero ello no significa necesariamente que dispongan de información útil para la gestión de su negocio. El componente de BI de Openbravo, integrado en el propio sistema de gestión, le ayudará a realizar un seguimiento continuo del estado de su negocio, proporcionándole la información relevante para la toma de decisiones. Los cuadros de mando predefinidos le permitirán verificar, mediante la monitorización de una serie de indicadores claves si la estrategia definida está siendo correctamente implantada en su organización. Integrado con el sistema de gestión Informes definibles por el usuario Dimensiones preestablecidas (tercero, grupo de terceros, producto, categoría de producto, proyecto, campaña, etc.) y dimensiones definidas por el usuario Cuadros de mando predefinidos Características Esenciales Openbravo consiste de los siguientes módulos funcionales los cuales representan funciones específicas del ERP: Gestión de Datos Maestros Gestión de Almacén Gestión de la Producción Planeamiento de Solicitud de Materiales (MRP) Administración de Ventas Administración de Proyectos y Servicios Administración Financiera 164

165 2. Comenzando 2.1 Ingresando a Openbravo ERP El usuario puede ingresar a Openbravo ERP mediante un navegador Web browser, como Internet Explorer 7, Mozilla u Opera Browser. Para iniciar sesión en la aplicación: Ingrese la dirección URL en el internet Explorer dentro de las maquinas de la empresa, por cuestiones de seguridad el acceso vía web desde fuera de la empresa no ha sido habilitado. Se mostrará la ventana de inicio de sesión. En caso de que la página de inicio de sesión no se muestre, verifique su dirección URL, o contacte al administrador del sistema. 165

166 Configurando el Heart Beat y Registrando su sistema Ingrese su nombre de usuario y su contraseña. El nombre de usuario y la contraseña son datos asignados por el administrador del sistema. Si usted no conoce su nombre de usuario y contraseña contacte al administrador del sistema ERP de Kavcolombia ltda. Configurando el Heart Beat y Registrando su Sistema La primera vez que usted inicia sesión en el sistema, se le pedirá que configure la funcionalidad de Heart Beat y que registre su sistema. Heartbeat es un programa que ejecuta scripts especializadas automáticamente cuando un sistema es inicializado o reiniciado Configurando sus Preferencias Típicamente, el Administrador del Sistema establece las configuraciones de la aplicación para todos los usuarios. Estas incluyen roles, contraseñas, acceso a ventanas, pestañas, campos, etc. 2.3 Configurando sus preferencias Sin embargo, como usuario, usted puede editar algunas de las configuraciones tales como el idioma, organización o sucursales, entidad o cliente, y el rol con el que usted desea trabajar en forma predeterminada. 166

167 Para cambiar las configuraciones de inicio de sesión predeterminadas: Haga clic en el botón de Preferencias de Usuario y marque la opción Set as default. Para cambiar sus contraseñas: Haga clic en el botón de Preferencias de Usuario y vaya a la opción Cambiar contraseña. Navegando por la Interface de Usuario de Openbravo ERP Explicaremos la interface de comunicación entre el usuario y la aplicación. Este consiste de una descripción de las funciones de los menús (barras de herramientas, comandos, pestañas y botones), funciones de ventanas y funciones comunes de la aplicación. El objetivo es habilitarlo para que pueda trabajar en una forma más eficiente con el ERP Openbravo implementado en Kavcolombia ltda. Menú 167

168 Organización de los módulos Los módulos se organizan en carpetas para ayudar al usuario a distinguir ventanas de la disposición de las ventanas donde se realizan las transacciones verdaderas, o donde se analizan los datos Vea la información actual del menú Cambie las opciones de la sesión tales como papel, entidad, organización, idioma Fije sus opciones de la sesión del defecto. Cambie su contraseña. 3. Usando Openbravo ERP en Kavcolombia Ltda. 3.1 Diccionario de la Aplicación Use el módulo de Diccionario de la Aplicación para personalizar, modificar, y adaptar la aplicación a sus necesidades Tablas y columnas Corrija las tablas y las columnas de modo que Openbravo pueda tener acceso a la base de datos, tan bien como controlan el acceso del rol Tenga presente: Openbravo almacena la información en una base de datos externa, no obstante la base de datos se maneja dentro del sistema. Hacen a la gerencia usando las tablas y las columnas, la cada uno con cualidades correspondientes, las llaves, y la otra información de la identificación. Para tener acceso a una tabla de una ventana seleccionada es esencial activar la tabla de antemano. Antes de crear las tablas y las columnas en el uso, créelas en la base de datos. 168

169 Windows, lengüetas, y campos Cree y corrija las ventanas, las lengüetas, y los campos según sus los requerimientos Cuál es una ventana? Windows es pantallas usadas por el uso para manejar datos. En estas pantallas es posible insertar, poner al día o suprimir datos. Una ventana se compone de una o mucha lengüetas. Cuál es una solapa? Las solapas organizan datos en Openbravo jerárquico en una ventana. Una lengüeta se compone de un o mucho campos. En una ventana, las lengüetas pueden ser independientes o subordinadas a otras lengüetas. Cuál es un campo? Los campos pueden ser un registro, o espacio usado para una categoría de datos particular. Un campo es uno o más caracteres relacionados tratados como unidad que constituye la parte de un expediente. Los campos son donde los artículos tales como nombres, fechas, etc. se insertan. 3.2 Configuración general Referencia Corrija los tipos de datos estándar tales como secuencias, números enteros, listas así como tipos de datos de encargo. Cuál es una referencia? Las referencias definen tipos de datos. Esto está con el fin de entradas, del proceso, de salidas, o de almacenaje por el uso con respecto campos y a sus parámetros. En la configuración de una columna, especifica el tipo de datos que contiene. Los ejemplos de la referencia incluyen el siguiente: secuencia, fecha, número entero, lista, y búsqueda. 169

170 Formulario Cree y corrija los formularios (ventanas manuales) que se utilizarán. Qué es un formulario? Una ventana manualmente generada donde se introducen los datos, modificado, o suprimido. semejante a ventanas estándar, los formularios permiten la entrada de datos más complejos y permiten que utilicen al usuario a los datos de entrada en más de una localización. Mensaje Cree y corrija los mensajes iniciados uso de la información y de error. 170

171 Mensaje Defina los mensajes iniciados uso de la información y de error. Lengua Defina los idiomas múltiples que se utilizarán en el uso. Tenga presente: Es posible que los usuarios tener acceso al uso y utilicen la misma información e interfaces (ventanas, lengüetas y campos) en diversas idiomas. Si una lengua es una terminología del sistema, se permite la traducción del campo. 171

172 Traducciones de la importación/de la exportación Localizaciones de la importación o de la exportación. Verificación de la traducción de uso Cree y corrija las traducciones para una lengua seleccionada del uso. 172

173 Moneda Defina las monedas y los índices de conversión que se utilizarán en el uso. Tenga presente: El usuario puede definir el número de decimales que se utilicen en cálculos. Es también posible introducir los índices de conversión por un periodo de tiempo específico. Índices de conversión Defina los índices de conversión que se utilizarán para las monedas definidas en el uso. País-región y ciudad Defina los países con las regiones y las ciudades que se utilizarán en el uso. 173

174 Preferencia Cree y corrija los valores extremadamente restrictivos para un usuario especificado, ventana, o para el uso entero. Sesión Info Información de sesión de la visión y variables y ciertos ajustes del sistema del sistema. 174

175 Menú Corrija la estructura arborescente del menú del uso según sus requisitos del negocio. Proceso de la creación: Cree un nuevo récord chascando en el nuevo botón. 1. Complete el expediente después de las instrucciones de la descripción de cada campo. 2. Asigne el elemento creado a un lugar resuelto en la estructura arborescente. Tenga presente: Los menús disponibles para el usuario son dependientes en la configuración de los papeles. 175

176 Cada acto de entrar al menú que no sería el nivel sumario, se relaciona con un elemento del uso. Con el campo de acción seleccionamos el tipo de elemento. Esta ventana es solamente accesible al administrador de sistema. Flujo de trabajo Defina los flujos de trabajo que dirigen a usuarios con los pasos requeridos para terminar una tarea especificada. Cuál es un flujo de trabajo? El flujo de trabajo es una visualización de todos los pasos que son ser orden admitida para crear a un nuevo socio comercial, producto, etc. en el uso. En esta ventana el usuario puede configurar todos los flujos de trabajo del uso. Tenga presente: Los nuevos flujos de trabajo creados en el uso se generan automáticamente. Un nodo representa un paso de una acción deseada en el flujo de trabajo. Como medios de definir la orden de los nodos, al crear un nodo es necesario indicar el nodo siguiente. Por esa razón los nodos no se crean comúnmente del último a primero. Árbol e imagen del nodo Define las descripciones y las imágenes que serán utilizadas cuando se exhibe un árbol. 176

177 Tarea Defina las tareas de ser utilizado en el uso para los papeles seleccionados. Tipo del fichero de datos Cree y corrija los formatos para los archivos atados (.pdf,.html) 177

178 Alarma Cree y corrija las alarmas que le informarán sobre cualquier situación crítica o importante en el uso. Qué es una alarma? Una alarma es una notificación que informa o advierte a sus recipientes sobre una situación crítica o muy importante que se ha presentado. Cuál es el uso de las alarmas? Las alarmas se pueden utilizar para prevenir retardos en el proceso de situaciones críticas. Se definen las alarmas para siempre que el sistema reconozca la situación enviar la alarma. 178

179 Cuáles son los tipos de alarmas? En Openbravo el usuario tiene la posibilidad para definir tres tipos de alarmas: Estructural (permita que el usuario mantenga el diccionario del uso y sea estrechamente vinculado a la base de datos.) Funcional (pudo ser utilizado para cualquier operación observada en el uso por ejemplo, la acción negativa o la fijación incorrecta de GL.) Código de encargo (puede ser cualquier otra alarma que pudiera permitir que el usuario prevenga la situación crítica o la recuerde sobre algo.) Cliente Defina las características del cliente, la información adicional, y los defectos. Tenga presente: Openbravo es un uso de la multi-compañía. La gerencia de cada cliente es independiente de otras en el uso. El cliente del *Each puede ser abarcado de una o mucha organizaciones. No crean a los nuevos clientes generalmente de esta ventana. El nuevo proceso de la creación del cliente requiere varias verificaciones y procesos que se hagan en el proceso inicial de la disposición del cliente. Seguridad Usuario Cree a los usuarios y maneje los papeles de usuario para dar permisos de acceso. 179

180 Tenga presente: Después de tener acceso el uso, dependiendo de papeles definidos, los usuarios pueden ver funcionalidades resueltas. Sin importar qué funcionalidades están disponibles, cada uno de ellos necesidad tiene un nombre y una contraseña definidos de usuario para tener acceso al uso. Antes de asignar papeles a los usuarios, es necesario crear papeles en la ventana de los papeles. Rol Cree los roles los usuarios asignados, y corrija el acceso de los roles a las organizaciones, a las ventanas, a los procesos, al etc. Tenga presente: El proceso de la creación de la entidad crea automáticamente los roles del administrador de la organización y del usuario de la entidad. Los roles adicionales se pueden agregar al acceso del control a las diversos funcionalidades o datos. Luego, los roles se pueden asignar a cada usuario 180

181 correspondiente. Acceso del Rol Defina el acceso a las tablas y a las columnas del DB para los papeles seleccionados. Sesión Vea todas las conexiones hechas en el uso. Organización Organización Cree las organizaciones y maneje la estructura de organización según sus necesidades del negocio. 181

182 Cuál es una organización? La organización es una unidad de negocio. Cada entidad puede tener más de una unidad de negocio definida. Las organizaciones se pueden describir como departamentos, las divisiones, etc. y se pueden situar en diversas regiones o países. Tenga presente: Cada organización se maneja independientemente, no obstante es posible compartir la información entre ellos. Las organizaciones se pueden fijar usando una estructura arborescente de modo que una organización pueda tener acceso a los documentos específicos. Openbravo maneja jerarquías de la organización. La jerarquía puede ser estructura usando el botón del árbol. Cada expediente en base de datos se relaciona con una organización. Los informes se pueden filtrar por la organización. Si usted selecciona un de alto nivel. la organización, el informe demostrará toda la información incluida en niveles inferiores. 3.3 Administración de los datos maestros Datos Maestros Socio comercial Cree y corrija la información del socio comercial, las plantillas, y las cuentas bancarias. 182

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