Organigramas. Facultad de Ciencias Económicas y de Administración Departamento de Ciencias de la Administración

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1 Facultad de Ciencias Económicas y de Administración de Ciencias de la Administración Organización y Métodos Administrativos Organización y Sistemas I Organigramas Abril de

2 INDICE 1. Objetivo del documento pág Concepto y tipos de organigramas pág Criterios para diagramar organigramas pág Programas de diagramación pág Vigencia de los organigramas pág Algunos ejemplos pág Organigramas con otros criterios de diagramación pág. 14 Este documento es el resultado del trabajo en equipo de varios docentes de la cátedra. A partir de un primer borrador sobre el tema Organigramas, se fueron analizando e incorporando al trabajo diversos aportes, experiencias y sugerencias que contribuyeron a enriquecer en forma significativa la versión inicial. 2

3 1. Objetivo del documento ORGANIGRAMAS El propósito de este documento es facilitar los procesos de aprendizaje de los estudiantes de Organización y Métodos Administrativos de la Facultad de Ciencias Económicas y de Administración y de Organización y Sistemas I de la Escuela de Administración. 2. Concepto y tipos de organigramas El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa de una organización. Es un instrumento de análisis y diseño que permite visualizar en forma rápida los órganos que componen la estructura, las relaciones formales que existen entre ellos y los niveles jerárquicos. Existen distintos tipos de organigramas, entre ellos: Los organigramas estructurales son los más frecuentemente utilizados en la administración pública y en las organizaciones medianas y grandes. Permiten la visualización de los órganos, las relaciones formales que los vinculan y las distintas jerarquías. Mediante los mismos se aprecia rápidamente el ámbito de control de cada unidad, las relaciones formales y los niveles jerárquicos que componen la estructura de la organización. Los organigramas funcionales también llamados por funciones y actividades, indican, además de lo anterior, las principales actividades que desarrolla cada órgano. La información que brindan es mucho más rica que la que aporta los organigramas estructurales, ya que permiten apreciar la división del trabajo en la organización. Presentan como inconveniente que es difícil su diseño en un formato reducido. Con frecuencia, se realizan en forma parcial. Son utilizados en el desarrollo de estudios de diagnóstico y reorganización administrativa. Los organigramas de cargos detallan, como su nombre lo indica, la composición de la organización en términos de los cargos que la integran. Su uso es frecuente en organizaciones cuya estructura de cargos y escalafones es compleja, como por ejemplo, en la administración pública. Asimismo, en las pequeñas y micro empresas son utilizados con frecuencia. Los organigramas personales o personigramas, indican, además del nombre del órgano, las personas que lo integran y los cargos que ocupan. Se utilizan cuando se desea dar a conocer quienes ocupan determinados cargos, como por ejemplo ante un cambio de autoridades. Los organigramas esquemáticos contienen sólo los órganos principales de una organización. Con frecuencia se elaboran para el público en general y ofrecen una visión simplificada de la organización. Los organigramas analíticos representan con el máximo detalle posible una organización. Incluyen la totalidad de órganos o cargos, según se trate de un organigrama estructural o de cargos, y todas sus relaciones formales. Facilitan el estudio de una organización. mente se reservan para uso interno. Los organigramas generales representan toda la estructura organizativa de la organización. Los organigramas parciales desarrollan una parte de la organización. 3

4 mente, en organismos grandes, es conveniente presentar un organigrama general esquemático, acompañado por tantos organigramas parciales analíticos como unidades de primer nivel existen. 3. Criterios para diagramar organigramas No existen reglas únicas para diagramar organigramas. En la medida que se trata de un instrumento gráfico, es recomendable utilizar una presentación clara y comprensible para los usuarios e incluir, si corresponde, referencias que expliquen los criterios utilizados. Para facilitar su comprensión y tener al instante una visión de conjunto de una determinada estructura organizativa, el organigrama que se presenta en formato papel debe ir en una única hoja, de tamaño y características adecuadas. El formato electrónico permite la inclusión de conectores que facilitan su presentación. Los organigramas deben tener un encabezado en el cual se establezca: Nombre de la organización a la cual se representa. Fecha de elaboración o de aprobación. Por lo general, cuando se diagrama una propuesta de estructura, se registra la fecha de elaboración. Cuando se aprueba formalmente la estructura organizativa, se indica la fecha de aprobación. Quien lo diagrama. Carácter con el cual se realiza: si se trata de una propuesta o de una representación de la estructura organizativa actual, por ejemplo. Si corresponde, referencias que permitan una fácil comprensión del gráfico. Los distintos órganos o si corresponde, cargos, se representan mediante rectángulos del mismo tamaño, denominados entegramas 1, sin diferenciarse por el nivel jerárquico donde están ubicados. Dentro del rectángulo se inscribe el nombre del órgano o del cargo. No es correcto usar abreviaturas en el interior de los rectángulos. A los efectos del curso, se acuerdan los siguientes criterios de diagramación de las relaciones formales. La relación de subordinación 2 : se representa con una línea continua (línea de mando) que parte del punto medio del lado inferior del órgano superior y llega al punto medio del lado superior del órgano o de los órganos subordinados. 1 Entegrama: representación gráfica de cada unidad orgánica de la estructura formal. Se refiere a cada uno de los rectángulos que componen una gráfica y a la información que contienen. Gilli, Juan J. Diseño organizativo, estructura y procesos, Editorial Granica, Buenos Aires, También llamada relación lineal o de mando 4

5 También es posible la diagramación vertical, bajo las mismas condiciones. Para lograr una mayor claridad y muchas veces, por razones del espacio limitado donde se grafica, es posible combinar ambas formas de diagramación en un mismo organigrama. La relación de asesoría: se representa mediante una línea horizontal que parte del punto medio de la línea de mando del órgano que recibe el asesoramiento, hacia el punto medio de un lado del rectángulo del órgano asesor. Los órganos asesores se diagraman en el mismo nivel jerárquico donde están ubicados los órganos a los que asesoran La relación funcional o de mando especializado: se representa mediante una línea oblicua punteada que une el punto medio de la parte inferior del órgano especializado con el punto medio de la parte superior de los rectángulos que representan a las unidades subordinadas funcionalmente. 5

6 La relación de coordinación se representa en el organigrama sólo y cuando existe un órgano formalmente constituido con el fin que sus integrantes coordinen actividades y tareas, como por ejemplo una comisión de coordinación gerencial que informa a la gerencia general. En ese caso, se representa con una línea horizontal punteada que relaciona los dos órganos: Niveles jerárquicos La diferente altura (o franja, para el caso de organigramas horizontales) representa el nivel jerárquico del órgano o cargo representado. Pueden aceptarse dos opciones: escribir en cada órgano su denominación y el nivel jerárquico que tiene ( de Producción, de Personal, por ejemplo) o señalar la denominación del nivel jerárquico en el lado izquierdo de la franja (, ) y evitar la reiteración del nivel jerárquico en cada órgano representado en dicho nivel. Los niveles jerárquicos se marcan con líneas punteadas. La denominación utilizada puede señalar el nivel gerencial por ejemplo o el nombre de las unidades comprendidas en el nivel. Representación parcial de la estructura organizativa Cuando el objeto de estudio está referido solamente a una parte de la estructura de una determinada organización, el de Distribución de la de Comercialización por ejemplo y por razones de espacio, porque no agrega valor o por algún otro motivo, no interesa representar los órganos que están fuera de ese departamento y en el mismo nivel jerárquico, es aconsejable dejar registrado en el mismo organigrama que existen otros órganos. Eso se logra a través de una flecha, como se muestra a continuación: Administración y Finanzas Comercialización Distribución 6

7 4. Programas de diagramación Existen numerosos programas informáticos para diseñar organigramas. Un primer grupo de programas que son frecuentemente utilizados son programas de diseño. Por ejemplo, los gráficos de este documento fueron diseñados mediante la aplicación de dibujo de la suite Open Office, el OpenOffice.orgDraw 3. El paquete de oficina más común (Office) permite la diagramación de organigramas o diagramas de flujo a través del auxiliar de dibujo del Word o del Power Point. Este tipo de programas actúa como una plantilla: quien elabora el organigrama simplemente utiliza el programa para dibujar en forma prolija y aprovechar las ventajas del archivo electrónico. En particular, algunos programas de este tipo como el Flowchart permiten el trabajo colaborativo en línea 4. El programa Visio de Microsoft Office es muy utilizado también para la diagramación de planos espaciales y diagramas de flujo. Un segundo grupo de programas permite orientar la diagramación. Por ejemplo, el Auxiliar de Organigramas del Power Point o el SmartDraw tienen esa característica. Partiendo del órgano ubicado en el nivel jerárquico superior, permiten agregar subordinados o asistentes, de acuerdo a pautas preestablecidas. Luego, en cada órgano, se puede escribir y agregar su denominación. Presentan la ventaja de automatizar el proceso de diagramación, evitando el trabajo de centrar, alinear, eventualmente reducir los tamaños de las formas. Los criterios de diagramación están preestablecidos y no siempre coinciden con los expresados en este documento. A continuación se presenta un ejemplo elaborado con un auxiliar de organigramas. Un tercer grupo de programas permite la automatización de la elaboración de organigramas a partir de la información ingresada en otros programas, generalmente programas de recursos humanos. Por ejemplo, a partir del módulo de Recursos Humanos de un sistema integral de gestión, como SAP 5, es posible generar el organigrama de cargos y el organigrama estructural. Esto permite la actualización del organigrama ante cualquier cambio en la plantilla de personal. 3 La suite Open Office es similar a otras aplicaciones de uso comercial, pero es de código abierto. Para descargarla, en se dispone de instrucciones. Para conocer los beneficios de utilizar software libre, de código abierto, se recomienda página de la Comisión Sectorial de Enseñanza de nuestra Universidad. 4 Por trabajo colaborativo en línea se entiende la posibilidad que dos o más usuarios trabajen en forma simultánea en un mismo documento o aplicación, a través de Internet. Un ejemplo conocido de trabajo colaborativo en línea es googledocs. 5 La aplicación SAP ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema integrado de planificación de recursos empresariales (ERP) desarrollado por la empresa SAP AG que se dirige a los requerimientos de software del negocio para las grandes organizaciones de tamaño mediano en todas las industrias y sectores. Permite la comunicación abierta dentro y entre todas las funciones de la compañía. (http://en.wikipedia.org/wiki/sap_erp) 7

8 5. Vigencia de los organigramas Los organigramas que utilizamos en el curso representan básicamente tres elementos: Órganos que componen la estructura organizativa. Niveles jerárquicos de la estructura y de los órganos. Relaciones formales entre los órganos. Eduardo Kastika 6 indica que el organigrama es.. uno de los modos más usuales para imaginarnos a una empresa (para pensar a la empresa)... Es un modelo símbolo de lo que muchos tenemos presente cuando imaginamos a una empresa: áreas, departamentos, bloques, partes que se relacionan linealmente. El organigrama es un símbolo de cómo pensábamos tradicionalmente a las organizaciones. El organigrama es una de las imágenes que tenemos de lo que eran antes las organizaciones. En el momento actual, señala Kastika, hay dos hechos que afectan a la organización. El primero de ellos es el paso desde relaciones de dependencia a relaciones de interdependencia. La empresa ya no puede ser concebida como un conjunto de bloques. Más allá del relacionamiento formal de dependencia las organizaciones crean una red de relaciones de coordinación y de grupos de trabajo no permanentes, enfocados hacia un objetivo concreto. Este relacionamiento no está representado en el organigrama. El segundo elemento es un alto grado de dinamismo. La estructura organizativa está en constante movimiento. Estas apreciaciones no invalidan al organigrama como instrumento de análisis diagnóstico y de representación de la estructura orgánica de una organización, pero sí limitan su alcance. Un estudio en profundidad de una organización requiere un organigrama, pero el alcance no se limita sólo a eso. 6. Algunos ejemplos Fábrica Nacional de Tejidos S.A. es una empresa que fabrica telas para vestimenta y tapicería. Exporta el 90% de su producción y vende el excedente a tres firmas mayoristas del país. En promedio ocupa 100 personas. Se presentan, como ejemplos, un organigrama esquemático y los tres organigramas analíticos correspondientes a las unidades de primer nivel. Fabrica Nacional de Tejidos S.A. Directorio Dirección Producción Ventas Administración 6 Kastika, Eduardo: Desorganización creativa, organización innovadora. Ediciones Macchi. Buenos Aires,

9 Fabrica Nacional de Tejidos S.A. de Producción de Producción Hilado Tejido Compras Sección Depósito Servicios es Fabrica Nacional de Tejidos S.A. de Ventas de Ventas Exterior Mayoristas Sección Administración de Ventas 9

10 Fabrica Nacional de Tejidos S.A. de Administración de Administración Contaduría Personal Finanzas Sección Cobranzas Almacenes Mayoristas S.R.L. es una empresa que ocupa en promedio 150 personas. Compra, vende y distribuye en todo el país artículos de tocador y perfumería. En este caso se presentan como ejemplos un organigrama de cargos y un organigrama funcional. Para cada cargo se puede indicar la cantidad de personas que lo ocupan Almacenes Mayoristas S.R.L. Gerente Asesor de Marketing Organigrama de cargos al 30/4/2010 Gerente de Adquisiciones Gerente de Comercialización Gerente de Administración y Finanzas Jefe de Compras Jefe de Depósito Jefe de Ventas Jefe de Distribución Jefe de Contaduría Jefe de Personal Jefe de Cobranzas Auxiliar de Compras Vendedores Chofer Auxiliar Contable Auxiliar de Personal Cobrador Auxiliar Administrativo Peón 10

11 Almacenes Mayoristas S.R.L. Organigrama funcional actual : Dirección, gestión y planificación de la empresa Asesor en Marketing: Asesor de difusión y comunicaciones de los canales de las mercaderías de Adquisiciones: Compra de mercadería. Cálculo de costos y fijación de precios. Almacenamiento y custodia de mercadería de Comercialización: Venta y distribución de mercaderías a los clientes. Determinación de las unidades de distribución de Administración y Finanzas: Elaboración de estados contables. Gestión de Personal. Gestión Financiera y cobranzas Supermercados del Norte S.A. es una cadena de supermercados que cuenta con numerosos locales. En promedio ocupa unos 5500 trabajadores y tiene una alta tasa de rotación del personal. Se plantea el organigrama esquemático, en dos presentaciones diferentes y algunos organigramas analíticos, algunos de ellos con presentación vertical y otros horizontal. Supermercados del Norte S.A. Directorio Dirección Auditoría Asesoría Legal Asesoría Tributaria Asesoría en Marketing Operaciones Recursos Humanos Logística Compras Administración 11

12 Supermercados del Norte S.A. Elaborado por: Cr. José Pérez Dirección Directorio Auditoría Legal Tributaria Marketing Operaciones Recursos Humanos Logística Compras Administración Supermercados del Norte S.A. de Recursos Humanos Elaborado por: Cr. José Pérez de Recursos Humanos de Capacitación de Contrataciones de Selección de Liquidación de Sueldos de Asistencia y Promoción de Asistencia Técnica 12

13 Supermercados del Norte S.A. de Compras de Compras Costos y Estadística Vegetales y Frutas Carnes y Aves Productos de Tocador Electrodo - mésticos Pescadería Vestimenta Ropitas es una boutique ubicada en un centro comercial. Ocupa, según la temporada, de seis a ocho personas incluyendo a su dueña. No se diagrama el Estudio Contable Álvarez & Asociados, firma que tiene a su cargo la preparación de los estados contables, la liquidación y pago de impuestos, la liquidación de sueldos, algunas asesorías y trámites administrativos. Al tratarse de una microempresa, no se diagrama el organigrama estructural sino el organigrama de cargos. En este caso, para cada cargo se indica la cantidad de personas que lo desempeñan. El organigrama funcional, también al tratarse de una microempresa, puede resultar muy útil. Ropitas Organigrama de cargos al Elaborado por: Juan Ortiz Aprobado por: Dora López Propietaria Vendedor (4) Cajero (1) Auxiliar de Servicio (1) 13

14 Ropitas Organigrama Funcional Propuesto al 30/04/2010 Elaborado por Juan Ortiz Propietaria: Dirección de la empresa. Realización de las compras. Gestión financiera. Gestión de personal Vendedores: venta al público de las mercaderías. Facturación de las mercaderías Vendedores: venta al público de las mercaderías. Facturación de las mercaderías Auxiliar de Servicio: limpieza del local 7. Organigramas con otros criterios de diagramación Si se observan organigramas de organizaciones del sector público y del privado se encontrará que los criterios para diagramarlos no son únicos ni uniformes y en algunos casos no representan claramente la situación que se pretende describir. En el organigrama siguiente las líneas que muestran las relaciones formales entre los tres s que dependen directamente de la División Informática: Soportes de Sistemas, Desarrollo de Sistemas y Administración de Datos, no facilitan una correcta interpretación de las relaciones de dependencia jerárquica en la División. División División Informática Soportes de Sistemas Desarrollo de Sistemas Administración de Datos 14

15 En este otro organigrama, la oficina de Auditoría Interna, unidad asesora del Directorio aparece como una unidad de línea al igual que la y la Secretaría. No existe una diagramación diferente para representar la función asesora que cumple la oficina de Auditoría Interna, lo cual puede dificultar un correcto diagnóstico y análisis de la naturaleza de las funciones que cumplen los distintos órganos. Directorio Secretaría Auditoría Interna A través de internet se puede consultar diversos organigramas; entre ellos: de Loterías y Quinielas en: de la Cámara de Industrias en: del Hospital Pereira Rossell en: del Banco BBVA en: del Banco de Previsión Social en: 15

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