Prácticas PGSI. Práctica 1. Introducción a la Gestión de Proyectos con Project 2000

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1 Prácticas PGSI Práctica 1. Introducción a la Gestión de Proyectos con Project 2000

2 Contenidos 1. Repasar los conceptos básicos de gestión de proyectos. a. Partes de un proyecto: i. Tareas. ii. Hitos. iii. Recursos. b. Herramientas diagramáticas: a. Diagramas de Gantt. b. Diagramas PERT.

3 Contenidos 2. Presentar las características de MS Project a. Ejecutar la presentación de MS Project b. Manejo de archivos de proyectos. c. Manejo de vistas de proyectos. d. Manejo de informes de proyectos. 3. Definición de las tareas de un proyecto. a. Incorporar tareas y sus duraciones previstas. b. Definición de hitos. c. Edición de la lista de tareas. d. Tareas repetitivas.

4 Qué es un Proyecto? Antes del comienzo de un proyecto: Objetivo Tareas Quién se encarga?, Cuándo comienzan?, Cuánto tardan? Proyecto Secuencia bien definida de eventos con un principio y un final identificados, que se centra en alcanzar un objetivo claro

5 Qué es un Proyecto? Suministros Equipos Infraestructura Directiva Director del Proyecto Consultores Miembros

6 La Administración de Proyectos La Administración de Proyectos es el proceso de planificar, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Plan de Proyecto: Sencillo: una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en un bloc de notas. Complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de euros

7 La Administración de Proyectos Elementos de un Proyecto: Tarea: también llamadas pasos, se requieren para completar un proyecto y definen el ámbito del objetivo del mismo Hito: representa un evento o condición que marca la finalización de un grupo de tareas relacionadas o la finalización de una fase del proyecto Recurso: lo constituye cualquier espacio o elemento necesario para realizar una tarea

8 La Administración de Proyectos Crear un Plan Inicial Realista del Proyecto Gestionar el Plan Seguimiento del Progreso Ajustar el Plan Comunicar el Progreso Comunicar los Cambios en la Programación

9 Microsoft Project 2000 Software para la gestión de proyectos: Organizar la información acerca de: la asignación de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto Para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados

10 Microsoft Project 2000 Triángulo del Proyecto:

11 Microsoft Project 2000 Modo de Programación: Programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta: las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como días festivos y vacaciones Fórmula duración = trabajo / esfuerzo de recurso, donde: Duración es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada. Trabajo es el esfuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea. Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignación.

12 Microsoft Project 2000 Modo de Programación: Ejemplo: Si tres mecánicos trabajan dos días en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 días * 8 horas). El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al día (3 mecánicos * 8 horas). El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 días * 8 horas * 3 mecánicos) La duración es 2 días: 48 horas / (3 mecánicos * 8 horas).

13 Prácticas PGSI Comenzando a Trabajar con Project 2000

14 Entorno de Trabajo Escala Temporal Barra de Vistas Área del Gráfico de Gantt Tabla de Tareas

15 Creación de un Nuevo Proyecto

16 Estadísticas del Proyecto

17 La Barra de Vistas

18 La Escala Temporal Escala Principal Escala Secundaria

19 Gestión de Tareas Introducir y Organizar una Lista de Tareas Las Listas de Tareas especifican los detalles sobre una tarea, como el nombre de la tarea, la duración, las fechas de comienzo y finalización, las predecesoras y los nombres de los recursos.

20 Gestión de Tareas Introducir y Organizar una Lista de Tareas Se especifican las tareas en el orden en que tienen lugar Se realiza una estimación del tiempo que llevará realizar cada tarea Duración Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de realizarse en la tarea. Nota: No se debe especificar las fechas en los campos Comienzo y Fin de cada tarea. Microsoft Project calcula las fechas de comienzo y fin basándose en la relación existente entre las tareas.

21 Gestión de Tareas Introducir y Organizar una Lista de Tareas Incorporar una Tarea: Escribir Nombre en el Campo Nombre de Tarea 2 Clases de Tareas en Project: Tareas Normales (1 vez) Tareas Repetitivas Ejemplo: Reuniones Semanales

22 Gestión de Tareas Introducir y Organizar una Lista de Tareas Especificar una Tarea Normal: 1. En el menú Ver, click en Diagrama de Gantt. 2. En el campo Nombre de Tarea, escribir el nombre de una tarea y, a continuación, presionar la tecla TAB 3. Microsoft Project introduce una duración estimada de un día para la tarea, seguida de un signo de interrogación 4. En el campo Duración, escribir la cantidad de tiempo que llevará cada tarea en meses, semanas, días, horas o minutos, sin contar los períodos no laborables. Se pueden usar las abreviaturas siguientes: meses = me, semanas = s, días = d, horas = h, minutos = m. 5. Presionar la tecla ENTRAR

23 Gestión de Tareas Introducir y Organizar una Lista de Tareas Información de Tarea Normal:

24 Gestión de Tareas Introducir y Organizar una Lista de Tareas Especificar una Tarea Repetitiva: 1. En el campo Nombre de Tarea, seleccionar la fila debajo de la cual deseamos que aparezca la tarea repetitiva. 2. En el menú insertar, hacer click sobre tarea repetitiva: 3. En el campo Nombre de Tarea, escribir el nombre de la tarea 4. En el campo Duración, escribir la duración de 1 realización de la tarea 5. En Patrón Repetición seleccionar: Diariamente, Mensualmente o Anualmente

25 Gestión de Tareas Introducir y Organizar una Lista de Tareas Especificar una Tarea Repetitiva: 6. A la derecha de Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente, especificar la frecuencia de la tarea. 7. En Intervalo de repetición, escribir la fecha de comienzo en el cuadro Comienzo y, a continuación, seleccionar Terminar después de o Terminar el. 8. Si ha seleccionado Terminar después de, escriba el número de ocurrencias de la tarea. 9. Si ha seleccionado Terminar el, escriba la fecha en la que desea que termine la tarea repetitiva.

26 Gestión de Tareas Introducir y Organizar una Lista de Tareas Información de Tarea Repetitiva:

27 Gestión de Tareas Especificar una Duración Es un período total de trabajo activo necesario para completar una tarea. La duración transcurrida es el período de tiempo necesario para completar una tarea Se toma como base un día de 24 horas y una semana de 7 días, incluyendo los días festivos o feriados y otros días no laborables Los valores de duración van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo: min = minuto h = hora día = día sem = semana ms = mes

28 Gestión de Tareas Especificar una Duración Cuando se introduce una tarea, Microsoft Project le asigna automáticamente una duración estimada de un día; un signo de interrogación después de la duración indica que es estimada. Una duración estimada es una duración para la cual la información de que dispone sólo permite determinar un valor provisional no definitivo. Se representa con un signo de interrogación (?) colocado inmediatamente a continuación de la unidad de duración

29 Gestión de Tareas Introducir y Organizar una Lista de Tareas Crear un Hito: Un hito es una tarea sin duración (cero días) que se utiliza para identificar sucesos significativos en la programación, como la finalización de una fase importante. Una Fase es un grupo de tareas relacionadas que completa una etapa importante de un proyecto. Para crear un hito: En el campo Duración, haga clic en la duración de la tarea que desee convertir en un hito y escribir 0d. Los Hitos son puntos de referencia y se utilizan para controlar el progreso del proyecto.

30 Gestión de Tareas Introducir y Organizar una Lista de Tareas Crear un Hito: Las tareas con duración cero se muestran automáticamente como hitos pero se puede marcar como hito cualquier otra tarea con cualquier duración.

31 Gestión de Tareas Esquematizar Tareas: El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques más manejables. Se pueden aplicar sangrías a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea más general, creando una jerarquía. Las tareas generales se denominan tareas de resumen o fases; las tareas con sangría que aparecen debajo de la tarea de resumen son subtareas. Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se determinan en función de las fechas de comienzo y fin de su primera y última subtarea.

32 Gestión de Tareas Esquematizar Tareas:

33 Caso Práctico Proyecto SIrVE

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