MS Project aplicado al Control de Proyectos

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1 MS Project aplicado al Control de Proyectos I. Datos generales Profesor tutor Duración del curso Dedicación del participante Modalidad : Rolando Luna Flores : 8 semanas (54 horas) : 6 a 8 horas semanales : Virtual II. Presentación El Perú posee un potencial enorme para su desarrollo; sectores como el industrial (productos alimenticios, minería, generación eléctrica, textil, construcción, petróleos, etc.) o el turismo y la venta de servicios pueden constituir la base de nuestro de desarrollo económico. Emprender nuevos proyectos es el punto de partida para que nuestro potencial se haga realidad. Sin embargo como profesionales debemos estar en medida de responder eficiente y eficazmente a las nuevas exigencias del medio, apoyando el conocimiento teórico con el uso de herramientas tecnológicas de última generación. Este curso está orientado para los jefes o supervisores que tengan la responsabilidad de la programación y control de un cronograma utilizando MS Project 2007 en base al marco metodológico del PMI a un nivel básico e intermedio tanto en el uso de la herramienta como en la guía PMBOK del PMI. En este contexto, el presente curso ofrece conocimientos y técnicas del MS Project Professional 2007 como herramienta de gestión y administración de proyectos, con fuerte enfoque en el control de la ejecución de los mismos. Para ello también se contempla el uso del software WBS Chart Pro. Asimismo, el curso se desarrolla utilizando ejemplos prácticos en todas las sesiones. 1

2 Sílabo III. Objetivos Objetivo general Al finalizar el curso el participante identificará conceptos y el uso correcto de las herramientas y comandos del Ms Project 2010, hasta un nivel intermedio, para el seguimiento y control de los cronogramas de los proyectos de su empresa o negocio. Determinará si el proyecto está bajo o fuera de control, podrá ejecutar las acciones correspondientes con las herramientas y practicas adquiridas en el presente curso, aprenderá a identificar a tiempo situaciones críticas de su proyecto que le permita cumplir con el nivel de calidad pactado, también podrá comparar lo ejecutado contra lo planificado, revelar y comunicar el estado actual del proyecto para poder aplicar las acciones correctivas necesarias para la buena marcha del proyecto. Objetivos específicos Al finalizar cada módulo del curso los participantes podrán: Módulo 1: Exploración MS Project Conocer los procesos del marco metodológico que sirve como base a la gestión del tiempo de los proyectos según el PMI. Identificar las principales vistas, tablas e informes utilizados en el proceso de seguimiento y control del cronograma del proyecto. Aplicar procedimientos de nivel intermedio en la configuración de las principales vistas e informes. Módulo 2: Alcance del proyecto Especificar el alcance del proyecto con uso de la herramienta WBS Chart Pro. Planificar el tiempo del proyecto y organizar sus actividades. Módulo 3: Los recursos, calendarios y delimitaciones de tareas Gestionar el calendario del proyecto. Definir los recursos necesarios a los objetivos del proyecto. Definir correctamente las propiedades de las tareas. 2 Instituto de Informática - INFOPUC

3 Módulo 4: La ruta crítica y la línea de base Nivelar los recursos y optimizar correctamente el cronograma del proyecto. Generar una línea base y emitir luego la curva S del proyecto. Módulo 5: El valor acumulado y seguimiento del proyecto Identificar el uso del valor acumulado y establecer procedimientos de generación para el control del proyecto. Establecer metodologías de control de la medición del progreso del proyecto. Controlar el proyecto con el ingreso de datos reales de ejecución del avance de las tareas, asignación de recursos y uso de los presupuestos estimados. Módulo 6: Monitoreo del cronograma y cierre del proyecto Nivelar el cronograma. Analizar y realizar cambios en el proyecto durante la ejecución del proyecto. Generar informes que puedan ser presentados en la reunión de cierre del proyecto y documenten luego las lecciones aprendidas. IV. Contenidos Contenidos conceptuales Contenidos procedimentales Módulo 1: Exploración MS Project Tema 1: Exploración de Microsoft Project 1.1 Generalidades 1.2 Barras de herramientas y comandos 1.3 Explorando vistas 1.4 Explorando informes 1.5 Explorando tablas Aplica los comandos para identificar y revisar los diferentes elementos del entorno Project, orientado a la búsqueda de mayor información que sustente el proyecto actual. Módulo 2: Alcance del proyecto Tema 1: Alcances 1.1 Definición del alcance en WBS Chart Pro 1.2 Crear el marco del proyecto 1.3 Organizar entregables 1.4 Ingresar actividades 1.5 Organizar actividades Vincula la herramienta WBS Chart Pro a partir de un proyecto ejemplo, con el propósito de generar los principales paquetes entregables según su jerarquía. 3

4 Sílabo Contenidos conceptuales Contenidos procedimentales Módulo 3: Los calendarios, recursos, tipos de tarea, tipos de enlace y delimitaciones Tema 1: Recursos y calendarios 1.1 Introducción al caso 1.2 Definición del calendario general 1.3 Calendarios base 1.4 Definición del calendario del proyecto 1.5 Definición de recursos 1.6 Personalizar calendarios para recursos Tema 2: Tareas y delimitaciones 2.1 Conceptos generales 2.2 Ingreso de las duraciones a las tareas 2.3 Asignación de recursos a las tareas 2.4 Ingreso de delimitaciones 2.5 Definición del tipo de tarea 2.6 Secuencia de las tareas y entregables Módulo 4: La ruta crítica y la línea de base Tema 1: La ruta crítica y las nivelaciones de recursos 1.1 Conceptos generales 1.2 Análisis de la ruta crítica del proyecto y estadísticas principales 1.3 Optimización de la duración 1.4 Optimización del costo 1.5 Nivelación automática de recursos 1.6 Nivelación manual de recursos Tema 2: El modelo del proyecto y la línea de base 2.1 Verificar el modelo del proyecto 2.2 Guardar línea base principal Configura, de forma inicial, el calendario base para ser incorporado en el proyecto y en los recursos que intervienen en el proyecto. Importante para la generación de nuevos calendarios personalizados. Incorpora, a través de un caso, recursos y define el perfil de una tarea según su tipo y su secuencia. Aplica el comando para analizar la ruta crítica, con la finalidad de identificar en qué lugar del proyecto se puede lograr optimizar. Aplica los comandos para generar la línea base, orientado al control durante su ejecución. Módulo 5: El valor acumulado y seguimiento del proyecto Tema 1: El valor acumulado y seguimiento 1.1 Emitiendo la curva S inicial del proyecto 1.2 Introducción al valor acumulado 1.3 Metodología de cálculo del valor acumulado 1.4 Actualización del progreso de las tareas 1.5 Actualización de las asignaciones 1.6 Reprogramación 1.7 Actualización de los costos Identifica la importancia del valor ganado en la aplicación metodológica de control del proyecto con el propósito de actualizar periódicamente el avance del mismo. 4 Instituto de Informática - INFOPUC

5 Contenidos conceptuales Contenidos procedimentales Módulo 6: Monitoreo del cronograma y cierre del proyecto Tema 1: Monitoreo del cronograma 1.1 Monitoreo de la programación 1.2 Monitoreo de costos 1.3 Monitoreo de la carga de trabajo Tema 2: Cierre del proyecto 2.1 Cierre del cronograma del proyecto 2.2 Emitiendo la curva S final del proyecto 2.3 Informe de performance final del proyecto Monitorea el proyecto con el fin de identificar los ajustes necesarios que se requieran en la ejecución del proyecto. Aplica secuencialmente el trabajo orientado a la consecución final del proyecto, desde la carga de trabajo hasta el cierre del proyecto. Contenidos actitudinales Valora la optimización del tiempo, al configurar rápidamente nuevos calendarios personalizados del proyecto, tareas o recursos, de tal modo que pueda controlar la programación según su plan de entregables. Valora la organización de la información que tendrá bajo control durante el seguimiento del proyecto con otras aplicaciones auxiliares como el WBS Chart Pro. Valora el uso de informes personalizados que reflejen los datos relevantes del proyecto. V. Metodología El desarrollo del curso se ofrece dentro de la modalidad virtual y utiliza las estrategias del e-learning. La propuesta metodológica es activa y participativa; promueve el autoaprendizaje y la autonomía personal. Los participantes cuentan con un material de estudio elaborado por el profesor especialista para el estudio de los módulos que conforman el curso. Asimismo, se han elaborado diferentes recursos interactivos que le permitirán al participante reforzar sus aprendizajes, tales como demostraciones virtuales, ejemplos y practica de control. Las actividades planteadas para este curso son las siguientes: Actividades de inducción Antes de iniciar el estudio del curso, se ha planteado la realización de un conjunto de actividades cuyo fin es la de promover la interacción entre los 5

6 Sílabo participantes y familiarizarlos con el uso de las herramientas de la plataforma educativa Paideia PUCP que se usarán a lo largo del curso. El detalle de estas actividades las encontrará en la Guía del participante. Evaluaciones en línea Las cinco evaluaciones en línea propician el estudio individual y permiten que el participante monitoree su propio proceso de aprendizaje. Ejercicio Se ha propuesto un ejercicio aplicativo sobre la materia del curso. Este ejercicio es opcional. Foro de consultas El foro es una herramienta que permite el intercambio de información sobre algún tema en particular. En este curso, se ha planteado la realización de seis foros cuya finalidad es brindar un espacio para compartir consultas o comentarios de índole académica entre participantes durante el desarrollo de los módulos, de tal forma que el profesor tutor pueda orientarlos a través de su participación en dichos foros. Trabajos individuales Los participantes elaborarán, de manera individual, dos trabajos aplicativos que se presentará a la mitad del curso y el otro al finalizar. El participante tiene que organizar el desarrollo de un caso asignado, planificando correctamente cada una de las actividades, personalizando calendarios, recursos, uso del WBS Chart Pro, informe del valor ganado, informes entregables, entre otros. Adicionalmente, los participantes cuentan con el foro Novedades, el cual se encuentra en la plataforma educativa Paideia PUCP, en el que podrá encontrar los mensajes y comunicaciones que el profesor tutor les envía. Este foro tiene la finalidad de que todos los participantes reciban los mensajes y puedan revisarlos cuando lo requieran. VI. Medios y materiales El paquete pedagógico del curso está compuesto por medios y materiales especialmente diseñados para los aprendizajes en entornos virtuales. El medio más importante será la plataforma educativa Paideia PUCP desarrollada por la Pontificia Universidad Católica del Perú. A través de la plataforma se facilitará la interacción entre los participantes, permitiendo la comunicación mediante herramientas como el 6 Instituto de Informática - INFOPUC

7 correo electrónico, foros y el chat. A su vez, apoyará el desarrollo de las actividades a través del acceso a los recursos de aprendizaje como el material de estudio, las demostraciones virtuales y las autoevaluaciones. Se cuenta también con la Guía del participante, donde se presenta la información general del curso, así como también permite a los participantes contar con recomendaciones de estudio para la modalidad virtual. Adicionalmente, se detallan las indicaciones para realizar las actividades de inducción, las cuales permitirán al participante familiarizarse con la plataforma educativa Paideia PUCP. De este modo, los participantes cuentan con un paquete educativo que los acompañará paso a paso en el estudio del curso, respetando los ritmos personales de trabajo y brindándoles al mismo tiempo distintos recursos de apoyo adaptados a sus estilos de aprendizaje. VII. Sistema de acompañamiento Para el desarrollo de este curso, se ha previsto contar con un profesor especialista en el manejo de la herramienta MS Project, quién es el responsable de la calidad científica del material de estudio del curso. Por otro lado, se cuenta también con un profesor tutor, quien será el responsable de hacer el seguimiento y acompañamiento permanente al participante durante el desarrollo del curso, así como de resolver las diferentes dudas o inquietudes de tipo académico que se presenten durante su proceso de aprendizaje. VIII. Sistema de evaluación La evaluación es el componente esencial en todo proceso de formación. El curso evaluará de manera permanente y de forma variada el desempeño de cada participante. La calificación final del participante se obtendrá de la siguiente manera: más altas de las cinco evaluaciones en línea 40% Trabajo individual 1 30% Trabajo individual 2 30% Total 100% 7

8 Sílabo Todas las actividades se califican de 0 a 20, y se ponderan las notas de acuerdo a los porcentajes asignados en el cuadro anterior. IX. Secuencia de temas y actividades Fechas Actividades Evaluación Semana 1 Actividades de inducción Obligatoria Módulo 1 Exploración MS Project Semana 2 Foro de consultas módulo 1 Evaluación en línea módulo 1 Módulo 2 Alcance del proyecto Semana 3 Foro de consultas módulo 2 Ejercicio módulo 1 Módulo 3 Los calendarios, recursos, tipos de tarea, tipos de enlace y delimitaciones Semana 4 Foro de consultas 3 Evaluación en línea 2 Trabajo individual 1 30% Semana 5 Módulo 4 La ruta crítica y la línea de base 8 Instituto de Informática - INFOPUC

9 Fechas Actividades Evaluación Foro de consultas 4 Evaluación en línea 3 Módulo 5 El valor acumulado y seguimiento del proyecto Semana 6 Foro de consultas 5 Evaluación en línea 4 Módulo 6 Monitoreo del cronograma y cierre del proyecto Semana 7 Foro de consultas 6 Evaluación en línea 5 Semana 8 Trabajo individual 2 30% Encuesta de opinión Obligatoria 9

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