Gestión Documental. Hugo Carrión. Miembro de: Hugo Carrión G. 1

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1 Gestión Documental Hugo Carrión Miembro de: Hugo Carrión G. 1

2 Nueva visión de la gestión documental La gestión documental como partel ECM Gestión de contenidos organizacionales Etapas Captura Gestión Preservación Difusión Ejes Seguridad Integración con Procesos Hugo Carrión G. 2

3 Medio Ambiento del Gobierno Hugo Carrión G. 3

4 La gestión documental dentro de la organización La gestión documental tiene que ver con la Eficiencia y Efectividad Interna IEE Es el pilar básico para los servicios públicos digitales Es el cimiento de la transparencia y acceso a la información pública En la actualidad la gestión documental debe tener un enfoque de gestión de contenido Hugo Carrión G. 4

5 Algunos términos antes de empezar ERP = Enterprise Resource Planning CRM = Customer Relationship Management BPM = Business Process Management OCR = Optical Character Recognition ICR = Intelligent Character Recognition CMS = Content Management System ECM = Enterprise Content Management Hugo Carrión G. 5

6 Enfoque de ECM Gestión Preservación Captura 1 BPM 6 Seguridad Entrega 4 Hugo Carrión G. 6

7 1. Captura Definición de documentos y contenido Digitalización Procesamiento de imágenes Procesamiento de formas Reconocimiento Categorización / Taxonomía Indexación Hugo Carrión G. 7

8 2. Gestión Gestión de documentos Creación Revisión Aprobación Control de versiones y búsqueda Almacenamiento de archivos Administración del correo electrónico Administración de información multimedia Administración de contenido web Colaboración Hugo Carrión G. 8

9 3. Preservación Repositorios Estructurados No estructurados Almacenamiento CDs, DVDs, RAID, papel Almacenamiento de largo plazo Papel, cinta, microfilm. Directrices de preservación: física y lógica Migración de medios y plataformas Respaldos y Recuperación de desastres Hugo Carrión G. 9

10 4. Entrega Búsqueda y recuperación Sindicación Empaquetamiento Localización - recasting Personalización Publicación Impresos Fax Portal sitios web Hugo Carrión G. 10

11 5. Integración a Procesos Administración de procesos Identificación Monitoreo Identificación Simulación Flujo de trabajos Identificación de flujos manuales Integración con gestión documental Reglas y jerarquía de nodos Hugo Carrión G. 11

12 6. Seguridad Relacionado con el acceso restringido a contenido, durante la creación, gestión, almacenamiento y entrega. Administración de derechos digitales Firmas digitales Infraestructura de Clave Privada o Pública Hugo Carrión G. 12

13 Las 5Cs del ECM Principios del enfoque ECM Contenido Colaboración Cumplimiento Continuidad Costo Hugo Carrión G. 13

14 C1: Contenido El contenido es la razón de las organizaciones Debe entenderse no como un documento o simple información El contenido tiene un ciclo de vida El contenido nace, vive y muere La tecnología se adapta al contenido, no al revés Hugo Carrión G. 14

15 C2: Colaboración Es el arte de trabajar juntos Se fundamenta en la sinergia: 1+1=3 Hay tecnología simple que la facilita: chat, , foros, wiki, etc. Cultura de colaboración Identificación de islas de información Hugo Carrión G. 15

16 C3: Cumplimiento Acatamiento de normas y principios del ciclo de vida. Ejemplo: Estándares de digitalización Procesos de aprobación Protocolos de respaldo Procedimiento de recuperación Hugo Carrión G. 16

17 C4: Continuidad Disponibilidad del contenido Alta disponibilidad para procesos de misión crítica Centros de operación de crisis Procedimientos para cadena de mando y otros roles El estado y sus agencias deben garantizar el acceso continuo a la información Hugo Carrión G. 17

18 C5: Costo Varios costos involucrados Costo del proyecto EMC Costo de la NO implementación de un EMC Cálculo del ROI Análisis Costo-Beneficio Incluir todos los costos: HW, SW, Comunicaciones, Capacitación, Consultoría Calcular los beneficios: ahorros, eficiencia, opinión pública, supervivencia. Hugo Carrión G. 18

19 Conclusiones La gestión documental y de contenidos es clave en una organización En una entidad pública existe la responsabilidad de crear, mantener y difundir información pública El no hacer nada al respecto también tiene un costo: social, económico, político. El momento de empezar es ahora Hugo Carrión G. 19

20 Gracias! Mayor información Hugo Carrión G. Móvil: Skype: hcarrion Imaginar es miembro de: Hugo Carrión G. 20

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