4.9 PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACION DE USUARIOS DE LOS SISTEMAS FINANCIEROS SICOIN-

Transcripción

1 4.9 PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACION DE USUARIOS DE LOS SISTEMAS FINANCIEROS SICOIN-

2 2 de OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: El presente procedimiento tiene como objetivo dar a conocer la actualización del proceso de administración de usuarios, para el acceso al Sistema de Gestión -SIGES- y el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- en el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. 2. MARCO NORMATIVO: a). Ley Orgánica del Presupuesto b). Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto 3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 3.1 SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN, ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN DE USUARIOS No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Realiza solicitud de usuarios, por medio de oficio y formulario Solicitud y/o Modificación de Usuarios y/o Roles, de acuerdo al tipo de operación que se requiera. Traslada oficio, formulario y documentación descrita en el formulario al Jefe del Departamento Financiero de la Planta Central. 1 2 Nota: En sede Central, las solicitudes las realiza el Jefe de Unidad o Jefe del Departamento Administrativo. En el caso de la actualización anual, a más tardar la primera semana del mes de enero de cada año, debe remitir el listado de usuarios que deben estar activos en SIGES y SICOIN, adjuntando el cuadro Detalle de Usuarios Vigentes en SIGES/SICOIN. Si no se presenta el listado, el Departamento Financiero de la UDAF solicitará a la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, la desactivación de los usuarios de las Unidades Ejecutoras que no hayan cumplido con el envió de la información. Recibe solicitudes, revisa y determina cumplimiento de requisitos: Cumple requisitos? Sí: Registra en los sistemas las operaciones solicitadas e Director o Gerente Administrativo Financiero de la Unidad Ejecutora Administrador de Sistemas SIGES/SICOIN

3 3 de 21 No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE informa a las Unidades Ejecutoras sobre la conclusión del requerimiento. No: Informa a la Autoridad Administrativa Superior de la Unidad Ejecutora, para que realice las modificaciones correspondientes o adjunte la documentación faltante, según sea el caso. 3 Notifica a la persona, para hacer entrega del usuario y contraseña. Firma el documento de entrega de usuario y contraseña, debiendo presentar el Documento Único de Identificación DPI-. Administrador de Sistemas SIGES/SICOIN 4 Nota: En casos especiales los usuarios se podrán entregar por correo electrónico, para lo cual el personal que recibe la información debe confirmar su recepción debiendo notificarlo por la misma vía y posteriormente remitir en original el documento Formato de Recepción de Usuario y Clave, debidamente firmado. Personal responsable de operaciones dentro de los sistemas financieros 5 Se considera caso especial, aquel que por la distancia o falta de recursos para pagos de viáticos no se puede presentar el personal de la unidad ejecutora. Notifica la desactivación del usuario al administrador de los sistemas. Director y/o Gerente Administrativo Financiero o Encargado de Recursos Humanos de la Unidad Ejecutora

4 4 de ANEXOS: 4.1 Tipos de usuarios Usuario Director/Gerente Responsabilidad Coordina y dirige la Unidad Ejecutora. En el caso del Gerente realiza funciones de aprobar o desaprobar operaciones en los sistemas. Coordina o dirige un departamento, unidad o sección dentro de la Unidad Ejecutora o Nivel Central del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Jefes de Departamento/Encargado Dentro de sus funciones está el registrar, aprobar o desaprobar cualquier operación inherente al cargo dentro del sistema. (Presupuesto, contabilidad, tesorería, compras, inventarios, centros de costos, planificación, programación o estadística). El personal con esta responsabilidad DEBE estar contratado por el renglón 1, reglón 021 o renglón 022. Auxiliar Registra operaciones inherentes al cargo dentro de los sistemas (Auxiliares de presupuesto, contabilidad, tesorería, compras, inventarios, centros de costos, planificación, programación o estadística). Puede ser personal contratado por los siguientes renglones 1, 022, 021, 029, 189 y 031. Personas que por la naturaleza de su trabajo requieren consultar información de los sistemas de Gobierno (Auditor Interno, Auditor Externo, Personal con relación de trabajo en el área administrativa y/o financiera, el área de planificación u otros). Puede ser personal contratado por los siguientes renglones 1, 021, 022, 029, 189 y 031.

5 5 de Tipos de accesos Área Presupuesto Contabilidad Tesorería Compras Inventario Centro de Costo Planificación, programación o estadística Tipo de acceso Realizar operaciones de presupuesto de conformidad al tipo de usuario requerido. Realizar operaciones de contabilidad de conformidad al tipo de usuario requerido. Realizar operaciones de tesorería de conformidad al tipo de usuario requerido. Realizar operaciones de compras de conformidad al tipo de usuario requerido. Realizar operaciones de inventarios de conformidad al tipo de usuario requerido. Realizar operaciones de centro de costos de conformidad al tipo de usuario requerido. Realizar operaciones de planificación, programación o estadística de conformidad al tipo de usuario requerido. Realizar consultas para los sistemas -SIGES- y -SICOIN Formatos de Gestión de Usuarios Formato SOLICITUD Y/O MODIFICACIÓN DE USUARIOS Y/O ROLES FORMATO DE ENTREGA DE USUARIOS FORMATO DE DETALLES DE USUARIOS VIGENTES EN SIGES/SICOIN Destino Creación, Modificación, Activación y desactivación de Usuarios Hace constar la entrega o reactivación del usuario Actualización de activación de usuarios por año

6 6 de Roles de Acceso al SIGES, Planta Central Total CDP Operador de Proyectos **** Financiero Nivel UDAF-Ejecución Proyectos **** Autorizador de reprogramación de proyectos **** Financiero nivel Unidad Responsable **** Financiero nivel Unidad Ejecutora **** PRESUPUESTO Reprogramación de proyectos unidad responsable **** Ejecución Proyectos de inversión Reportes Ejecución PpR Manejo del Presupuesto Registro, Solicitud y/o Aprobación Ejecución PpR nivel UDAF Ejecución PpR configuración institucional **** Ejecución PpR nivel Centro de Costo Ejecución PpR nivel Unidad Ejecutora Ejecución PpR nivel UDAF Ejecución PpR Técnico Centro de Costos Catálogo Insumos Supervisor Centro de Costos Técnico de Compras PpR CONTABILIDAD Supervisor de Compras PpR **** Técnico de Presupuesto PpR Analista de Presupuesto PpR **** Ejecución Presupuestaria Registro, Aprobación, devoluciones Técnico de Contabilidad Analista de Contabilidad **** Reportes Ejecución PpR Ejecución PpR

7 7 de 21 JEFATURA FINANCIERA Reportes Ejecución PpR Ejecución PpR GERENTE Reportes Ejecución PpR Ejecución PpR Ejecución PpR configuración institucional **** Ejecución PpR nivel Centro de Costo Ejecución PpR nivel Unidad Ejecutora PLANIFICACION, PROGRAMACIÓN Y CONTROL DE METAS Ejecución PpR nivel UDAF Ejecución PpR Administrador de Clasificadores PpR ejecución **** Programación y reprogramación de metas Registro, Aprobación y Catalogo Insumos Ejecución de Proyectos de Inversión Operador de proyectos de ejecución **** AUDITORIA INTERNA Reportes Ejecución PpR Ejecución PpR Activa y desactiva usuarios SIGES Creación de usuarios SIGES ADMINISTRACION DE USUARIOS Administra Unidades Administrativas SIGES Administrador de Catálogos Administración usuarios Creación, desactivación de usuarios y reinicio de claves Administrador de Catálogos Generales Administrador Catalogo de Orden de Compra Otros Roles que permitan un mejor desarrollo de funciones

8 8 de 21 MESA DE AYUDA Roles generales del área que asista. (Con prohibición de aprobar documentos) Roles de consulta generales y seguimiento OTROS Roles de según corresponda Nota: **** Aplica únicamente a jefes o encargados. Estos roles y usuarios estarán sujetos a cambios por el Ministerio de Finanzas Publicas y/o Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.

9 9 de Roles de Acceso al SICON (Planta Central) Control Legal Control Financiero Gastos Ingresos Clasificadores Estados Financieros Comprobantes CO2 Total Reportes Ejecución de Gastos Reportes de Ejecución de Ingresos del Seguimiento Físico PIA de Convenios y Tipo de Convenios s Especiales Entes Receptores de Transferencias PRESUPUESTO de Convenios y Tipo de Convenios Acceso Total POA Operador de Anteproyecto Manejo del Presupuesto y Cuotas Financieras Registro y Aprobación Operador Cuotas de Anticipo Operador CUR de Modificaciones Presupuestarias Operador Control Financiero Operador de Entes Receptores de Transferencia Operador PIA Programación Seguimiento Físico Ejecución Seguimiento Físico Modificación Seguimiento Físico Asigna Metas Seguimiento Físico Aprobador PIA UDAF **** Aprobador de Control Financiero UE **** Aprobador de Entes Receptores de Transferencia **** Consolidador de Entes Receptores de Transferencia **** Consolidador CUR de Modificaciones Presupuestarias **** Consolidador Control Financiero ****

10 10 de 21 Control Legal de Control Financiero de Gastos de Ingresos de Clasificadores Estados Financieros Cuenta Corriente de Operaciones de Caja Total Contable s Especiales Reportes Ejecución de Gastos Reportes de Ejecución de Ingresos Cuenta Corriente FRT Reporte Tesorería Beneficiarios CONTABILIDAD Cuentas Secundarias Tesorería de Convenios y tipo de convenios de Programación de Anticipos Ejecución Presupuestaria Registro, Aprobación y de Anticipos de Convenios Reportes Generales Tesorería-Operaciones de Caja Operador CUR de Ingresos Operador CUR de Gastos Operador de Anticipo de Convenios Analista Contable **** Reposición de Fondos Rotativos **** Aprobador CUR de ingresos **** Aprobador CUR de Gastos **** Aprobador CUR de Gastos Devoluciones **** Aprobador de Anticipo de Convenios **** Devolución para Fondo Rotativo **** Consolidación DEV FR03 **** Aprobar Dev. Ejecución Gastos **** Aprobar Dev. Ejecución Gastos Anterior ****

11 11 de 21 de Gastos Clasificadores Estados Financieros de Cuenta Corriente Total Reportes Generales de Tesorería Operaciones de caja Cuentas de Beneficiarios de Documentos FR de Documentos FR03 de Cuenta Corriente FRT TESORERIA Operador de Convenios y Tipos de Convenios de Convenios y Tipo de Convenios Operaciones de Caja Reportes de Tesorería Beneficiarios Constitución Fondos, reposición y liquidación de fondos, solicitud de pagos Registro, Solicitud y Aprobación de Programación de Anticipos Operador de Programación de Cuotas de Anticipos UDAF Operador de Programación de Cuotas Anticipos Unidad de Contratos Operador de cuotas de anticipos Aprobador UDAF Fondos Rotativos **** Aprobador de Programación de Cuotas Anticipos UDAF **** Aprobador de Programación de Cuotas Anticipos Unidad de Contratos **** Solicitador de Pago ****

12 12 de 21 de Clasificadores del Módulo de Inventarios y Acceso a Reportes Registro de Resguardo y Entrega Registro de Solicitud de Baja de Activos Fijos INVENTARIOS Operador de Traslados Traslados con Afectación LIBRO-BIENES Manejo Inventario Registro y aprobación Administrador de Clasificadores de Unidades Administrativas **** Aprobador de Liberación de Bienes en el Resguardo **** Aprobador de Inventarios **** Aprobador de Traslados **** Control Legal Control Financiero de Gastos Clasificadores Estados Financieros JEFATURA FINANCIERA Comprobantes CO2 Operaciones de Caja Total Reportes Generales de Tesorería Operaciones de caja Reportes Ejecución de Gastos de Documentos FR03 del Módulo de Inventarios y Acceso a Reportes

13 13 de 21 Control Legal Control Financiero de Gastos Clasificadores Estados Financieros GERENCIA Comprobantes CO2 Operaciones de Caja Total Aprobación Presupuesto Aprobación y consulta Reportes Generales de Tesorería Operaciones de caja Reportes Ejecución de Gastos de Documentos FR03 del Módulo de Inventarios y Acceso a Reportes Aprobador anteproyecto **** de Gastos Clasificadores AUDITORIA Reportes Generales de Tesorería Operaciones de caja Reportes Ejecución de Gastos Auditoria de Sistemas Reportes de Ejecución de Ingresos del Módulo de Inventarios y Acceso a Reportes Clasificadores Acceso Total a Seguimiento Físico Total Acceso Total POA PLANIFICACION Seguimiento Físico Operador de Anteproyecto Programación Seguimiento Físico Planificación, Aprobación y Registro, Aprobación y Ejecución Seguimiento Físico Modificación Seguimiento Físico **** Asigna Metas Seguimiento Físico **** Aprobador anteproyecto ****

14 14 de 21 Administrador Local **** ADMINISTRACION USUARIOS Creación de Usuarios **** Activa y Desactiva Usuarios **** Reinicia Contraseñas de Acceso **** Habilita años anteriores ente rector **** Administración usuarios Creación, desactivación de usuarios y reinicio de claves Otros Roles que permitan un mejor desarrollo de funciones MESA DE AYUDA Roles generales del área que asista. (Con prohibición de aprobar documentos) Roles de consulta generales y seguimiento OTROS Roles de según corresponda Nota: **** Aplica únicamente a jefes o encargados. Estos roles y usuarios estarán sujetos a cambios por el Ministerio de Finanzas Publicas y/o Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.

15 15 de Roles de Acceso al SIGES, Unidad Ejecutora CENTRO DE COSTOS Técnico Centro de Costos Catalogo Insumos Pre-Orden de Compra Registro, Solicitud y Envío de Pre Orden Supervisor Centro de Costos Técnico de Compras PpR Solicitud de CDP COMPRAS SIGES Ejecución PpR Orden de compra, CDP Creación y solicitud CDP Catalogo Insumos Supervisor de Compras PpR **** Aprobador CDP**** Total CDP Técnico de Compras PpR PRESUPUESTO Supervisor de Compras PpR **** Técnico de Presupuesto PpR Analista de Presupuesto PpR **** Reportes Ejecución PpR Manejo del Presupuesto; Ejecución Presupuestaria Registro, Solicitud y/o Aprobación Ejecución PpR nivel Centro de Costo Ejecución PpR nivel Unidad Ejecutora Ejecución PpR Técnico de Compras PpR Administrador de catalogos Supervisor de Compras PpR **** CONTABILIDAD Analista de Presupuesto PpR **** Técnico de Contabilidad Ejecución Presupuestaria Registro y Aprobación Analista de Contabilidad **** Reportes Ejecución PpR Ejecución PpR

16 16 de 21 GERENCIA Supervisor de Compras PpR **** Reportes Ejecución PpR Ejecución PpR Autorización y consulta Reportes Ejecución PpR DIRECCION Ejecución PpR PLANIFICACION, PROGRAMACIÓN Y CONTROL METAS FÍSICAS Ejecución PpR nivel Centro de Costo Ejecución PpR nivel Unidad Ejecutora Ejecución PpR Programación Reprogramación metas Registro, Aprobación y OTROS Roles de según corresponda Operador de Registro de Contratos COMPRAS Aprobador de Registro de Contratos **** de Registro Contrato Registro y aprobación Total de Contratos Operador de Programación de Contratos Autorizador de Programación de Contratos **** Técnico de Presupuesto contratos Operador de Modificaciones PRESUPUESTO Autorizador de Modificaciones **** de Programación CUR Compromiso Registro y Aprobación Modificaciones Programa de Trabajo Modificaciones Montos y Plazos Total de Contratos Modificaciones anticipos/generales

17 17 de 21 Operador de Avances Autorizador de Recepción de Avances **** CONTABILIDAD de Avances Total de Contratos CUR Devengado Registro y Aprobación Operador de Anticipo de Contratos de Anticipos Aprobador de Anticipo de Contratos **** Nota: **** Aplica únicamente a jefes o encargados. Estos roles y usuarios estarán sujetos a cambios por el Ministerio de Finanzas Públicas y/o Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. 4.7 Roles de Acceso al SICOIN, Unidad Ejecutora Control Legal Control Financiero Gastos Ingresos Clasificadores PRESUPUESTO Estados Financieros Comprobantes CO2 Total Reportes Ejecución de Gastos Manejo del Presupuesto, Ejecución Presupuestaria y Cuotas Financieras Registro, Solicitud y/o Aprobación Reportes de Ejecución de Ingresos Operador CUR de Modificaciones Presupuestarias Operador Control Financiero Operador CUR de Gastos Aprobador CUR de Gastos **** Aprobador CUR de Gastos por Gestión ****

18 18 de 21 Control Legal de Control Financiero de Gastos de Ingresos de Clasificadores Estados Financieros Total CONTABILIDAD Reportes Ejecución de Gastos Reportes de Ejecución de Ingresos Ejecución Presupuestaria Registro y Aprobación Operador CUR de Ingresos Operador CUR de Gastos Aprobador CUR de ingresos **** Aprobador CUR de Gastos **** Aprobador de Documentos FR03 **** Consolidador de Fondos Rotativos UDAF (FR02) **** Desaprobador de Documentos FR03 **** Clasificadores Estados Financieros Total Reportes Generales de Tesorería Operaciones de caja TESORERIA Cuentas de Beneficiarios de Documentos FR de Documentos FR03 de Convenios y Tipo de Convenios Constitución Fondos; Reposición y Liquidación de fondos; Solicitud de pago Registro y Solicitud Operaciones de Caja Reportes de Tesorería Beneficiarios Operador Documentos FR Operador Documentos FR03 Solicitador de Pago ****

19 19 de 21 de Clasificadores del Módulo de Inventarios y Acceso a Reportes Registro de Resguardo y Entrega INVENTARIOS Registro de Solicitud de Baja de Activos Fijos Operador de Traslados Manejo de Inventario Registro Solicitud y Desmarcación de Baja de Inventarios Registro de Bienes de Inventario Físico Traslados con Afectación LIBRO-BIENES Control Legal Control Financiero de Gastos Clasificadores Estados Financieros Comprobantes CO2 Operaciones de Caja GERENCIA Total Reportes Generales de Tesorería Operaciones de caja Reportes Ejecución de Gastos Manejo de Presupuesto e Inventario Registro, consulta y Aprobación de Documentos FR03 del Módulo de Inventarios y Acceso a Reportes Administrador de Clasificadores de Unidades Administrativas **** Aprobador de Liberación de Bienes en el Resguardo **** Aprobador de Inventarios **** Aprobar y Rechazar Modificaciones de Inventarios **** Aprobador de Traslados ****

20 20 de 21 Control Legal Control Financiero de Gastos Clasificadores DIRECCION Comprobantes CO2 Operaciones de Caja Total Reportes Generales de Tesorería Operaciones de caja Reportes Ejecución de Gastos de Documentos FR03 del Módulo de Inventarios y Acceso a Reportes Clasificadores Acceso Total a Seguimiento Físico Acceso Total POA PLANIFICACION, PROGRAMACIÓN Y CONTROL METAS FÍSICAS Seguimiento Físico Operador de Anteproyecto Programación Seguimiento Físico **** Planificación, Aprobación y Registro, Aprobación y Ejecución Seguimiento Físico **** Modificación Seguimiento Físico **** Asigna Metas Seguimiento Físico **** OTROS Roles de según corresponda Nota: **** Aplica únicamente a jefes o encargados. Estos roles y usuarios estarán sujetos a cambios por el Ministerio de Finanzas Públicas y/o Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.

21 21 de GLOSARIO: Administrador de Sistemas: Persona encargada de registrar, asignar roles, activar y desactivar usuarios en SIGES y SICOIN. Centro de Costo: El lugar que produce bienes y/o servicios terminales o intermedios. Unidad Administrativa o Unidad Compradora: Es la dependencia responsable de planificar la gestión productiva y de combinar insumos en función de los productos que programa. Unidad Ejecutora: Es la dependencia de la Institución responsable de planificar, gestionar y ejecutar los recursos presupuestarios y financieros asignados. Usuario del Sistema: Persona a la que se le da acceso al SIGES y SICOIN a través de la otorgación de un usuario y contraseña. SIGES: El Sistema de Gestión SIGES- es la herramienta informática que utilizan las entidades públicas para emitir Pre-Orden, Orden de Compra, Liquidación y Pago, en la gestión de adquisición de productos y/o servicios que se requieran, así como el registro del Plan Operativo Anual de cada institución. SICOIN: El Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN- es la herramienta que lleva el control de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos según corresponda, generando automáticamente con cada registro la Contabilidad del Estado y el proceso de pago. También contempla el registro de metas, indicadores de desempeño y consolidación y aprobación del Plan Operativo Anual de cada institución así como el registro y control de inventarios. UDAF: Unidad de Administración Financiera.