Ficha Informativa de Proyecto 2016

Transcripción

1 MINFIN - Ministerio de Finanzas Coordinación General de Planificación Dirección de Planificación e Inversión Ficha Informativa de Proyecto 2016 PROYECTO: K005 Fortalecimiento de la capacidad del talento humano del MF sobre mejores prácticas metodológicas en administración de proyectos, Fase II Líder del Proyecto: (dsalas@finanzas.gob.ec) Patrocinador Ejecutivo: Molina Acosta, Nelly Lupe Programas Relacionados: FORTALECIMIENTO DE LA GESTION DE LAS FINANZAS PUBLICAS Titular: Zamora Aizaga, Milton Fabián Prioridad: 2 Tipo de Proyecto: Brainware - Talento Humano Retorno Económico: 0.00 CUP: TIR: 0.00 % Objetivos Operativos: 1 VAN: 0.00 Viabilidad Técnica: Alta Estimado Al Fin Del Proyecto: 25, Localidad de Gestión: Zona 9 - DMQ > Pichincha > Quito Tipo de Ppto. Externo: Fecha de Inicio - Fecha de Fin: 09/03/ /12/2016 Fecha de última : 27/01/2016 Fecha de Fin Base: - Modificado por: DATOS GENERALES Descripción Velástegui Astudillo, Isabel del Rosario Fecha del siguiente Hito: 25/05/2016 Convertido del Proyecto de Gasto Corriente I010 el 26/01/2016 DESCRIPCIÓN: Este proyecto busca fortalecer al talento humano del MF en la administración de sus proyectos usando las mejores prácticas metodológicas del Proyect Managment Institute PRODUCTO: Metodología de gestión de proyectos socializada al interior de cada área (por parte del personal capacitado) OBJETIVO GENERAL - PROPÓSITO: Contar con talento humano debidamente capacitado y entrenado para la aplicación de buenas prácticas en gestión de proyectos institucionales. OBJETIVOS ESPECÍFICO: Personal capacitado en metodología para aplicación de buenas prácticas en gestión de proyectos. Beneficios Cualitativos - Genera cultura interna en formulación de proyectos. - Se fortalece y mejora la gestión en proyectos de las distintas áreas del Ministerio. - Generar capacidades en el talento humano para crear proyectos de inversión institucionales. - Fortalecimiento de la gestión de las unidades administrativas del MINFIN. Tipo de Beneficiario Cliente Interno: Institucional y los funcionarios del MF Restricciones TIEMPO: El tiempo de duración del proyecto será de 21 meses COSTO: El costo será financiado con recursos de Cooperación Internacional por aproximadamente USD ALCANCE: Funcionarios del MF que se encuentren dentro de los equipos de proyectos y que son actores dentro de la planificación en las diferentes unidades del Ministerio. RECURSOS: 1 analista de la DPI 01/02/2016 3:33 PM GPR 1/8

2 Restricciones 1 analista de la DATH Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO % TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL Transcurrido: % Fecha de Inicio: 09/03/2015 Fecha de Fin: 30/12/2016 Porcentaje de Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic programado acumulado 4 % 4 % 4 % 4 % 7 % 12 % 17 % 19 % 59 % 90 % 100 % 100 % real acumulado 2016 Estado RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) ENERO 2016: Resúmenes Ejecutivos Modificado por Fecha de última 1. En reunión de la Dirección de Planificación e Inversión se descongela el proyecto y se cambia a la fase de Definición. DICIEMBRE 2015: 2. El Comité Técnico de Cooperación Internacional aprueba la Propuesta técnica. (HITO 3) NOVIEMBRE 2015: 1. Este proyecto continúa en la fase de "Congelado". OCTUBRE 2015: 1. Este proyecto continúa en la fase de "Congelado", y se mantiene el firme propósito de reprogramarlo para el año Velástegui Astudillo, Isabel del Rosario Velástegui Astudillo, Isabel del Rosario Velástegui Astudillo, Isabel del Rosario 25/01/ :12 AM 25/01/ :10 AM 06/01/ :27 AM 04/11/ :13 PM ALCANCE SEPTIEMBRE 2015: 2. Con fecha 10 de septiembre se efectúa la reunión de ajuste del proyecto para el cambio de fase de "Anteproyecto" a "Congelado", hasta que el Comité apruebe la propuesta técnica de manera definitiva. SEPTIEMBRE 2015: 1. En reunión de ajuste del 10 de septiembre, se procede a congelar el proyecto hasta que el Comité apruebe de manera definitiva la propuesta técnica y sus anexos. Considerando el siguiente justificativo: Con fecha se presentó la propuesta técnica para la ejecución del mencionado proyecto al Comité de Cooperación Internacional, en esta reunión se acordó aprobar la referida propuesta 02/10/ :36 PM 01/02/2016 3:33 PM GPR 2/8

3 RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por Fecha de última de manera condicionada hasta la presentación de mayor información que aclare los siguientes aspectos: i) Señalar a través de medios de verificación sobre los beneficios de la ejecución de este misma Iniciativa en su Fase I. ii) Explicar sobre los criterios utilizados para establecer el número de participantes de los dos eventos. iii) Detallar el número de servidores que participaron de la Fase I, por tipo de programa, unidad a la que pertenecen y deserciones. 2.- De acuerdo a la recomendación realizada por la Econ. Susana Chu se elaboró con fecha 30 de septiembre un Informe de resultados sobre la encuesta realizada a jefes inmediatos de los(las) servidores(as) que participaron en la Capacitación Especializada en Dirección de Proyectos (PMI), fase I. En este sentido la Dirección de Planificación e Inversión ha enviado la información requerida para el respectivo análisis y al momento la propuesta técnica y sus anexos se encuentran en definición por parte del Comité de Cooperación Internacional. AGOSTO 2015: 1.- Mediante Memorando Nro. MINFIN-CGP del 3 de agosto de 2015, la Coordinación General de Planificación envió la Ayuda Memoria, conforme a la solicitud realizada en reunión de 28 de julio y a las observaciones del Comité Técnico de Cooperación Internacional en el que se presentó la propuesta de la Dirección de Planificación e Inversión (DPI): "Fortalecimiento de la capacidad del talento humano del Ministerio de Finanzas sobre mejores prácticas metodológicas en administración de proyectos, Fase II", la misma que fue aprobada previo el cumplimiento de estas condicionalidades. 2.- Se ha realizado el seguimiento a la aprobación de la propuesta del proyecto de la DPI presentado al Comité Técnico de Cooperación Internacional, mediante correo electrónico del 19 de agosto de Al momento, la aprobación de la referida propuesta se encuentra en definición por parte del Comité Técnico de Cooperación Internacional. 04/09/ :15 PM JULIO 2015: 1.- Con fecha 17 de julio, la señora Coordinadora General de Planificación envió por correo electrónico la presentación en power point, en la que se solventaba: los puntos: i) Realizar una evaluación del curso PMI (I Fase); y, ii) Realizar la estimación de los valores devueltos por aquellos funcionarias/os que por algún motivo desistieron del curso. 2.-El día 28 de julio se realizó la explicación de la referida presentación a la Econ. Susana Chu y se acordó realizar una ayuda memoria con la información detallada de las observaciones realizadas por la señora Viceministra. Así también se acordó realizar una nueva encuesta, esta vez dirigida a los jefes inmediatos de los participantes de los programas de capacitación en la que se evidencia el impacto de la referida capacitación en los funcionarios y los proyectos a su cargo. JUNIO 2015: 1.- El Comité de Cooperación Internacional se reunió con fecha 8 de junio con el propósito de presentar la propuesta técnica para la ejecución del proyecto: "Fortalecimiento de la capacidad del Talento Humano del MF sobre mejores prácticas metodológicas en Administración de Proyectos, Fase II". En esta reunión se acordó aprobar la referida propuesta de manera condicionada hasta la presentación de mayor información que aclare los siguientes aspectos: i)señalar a través de medios de verificación sobre los beneficios de la ejecución de este misma Iniciativa en su Fase I. ii)explicar sobre los criterios utilizados para establecer el número de participantes de los dos eventos. iii)detallar el número de servidores que participaron de la Fase I, por tipo de programa, unidad a la que pertenecen y deserciones. 2.- Con fecha 17 de junio la Coordinación General de Planificación envió a la Coordinación General Administrativa Financiera mediante Memorando Nro. MINFIN-CGP la 04/09/ :15 PM 03/07/ :35 PM 01/02/2016 3:33 PM GPR 3/8

4 RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por Fecha de última solicitud de los nombres de los participantes de los programas de "Capacitación Especializada en Dirección de Proyectos en el marco de los fundamentos establecidos por el Project Management Institute PMI" y de la "Capacitación Especializada en Dirección de Proyectos, Preparación de Técnicos del Ministerio de Finanzas para la Certificación Internacional de Project Management Professional (PMP)", quienes por alguna razón no devengaron la capacitación recibida o no la concluyeron, así como los montos devueltos y/o pendientes de devolución. 3.- El día 26 de junio el Director de Planificación e Inversión remitió mediante correo electrónico la encuesta sobre el desempeño profesional de los servidores que participaron en la "Capacitación Especializada en Dirección de Proyectos en el marco de los fundamentos establecidos por el Project Management Institute PMI" fase I, a fin de obtener los datos solicitados por el Comité de Cooperación Internacional. MAYO 2015: 1.- Con fecha 27 de mayo se envia un correo electrónico al Director de Relaciones Internacionales a fin de conocer el estado actual de la propuesta técnica del proyecto: "I010 Fortalecimiento de la capacidad del talento humano del MF sobre mejores prácticas metodológicas en administración de proyectos, Fase II", enviada mediante Memorando Nro. MINFIN-DPI M el pasado 24 de abril de (acción de riesgos contingente) 2.-La propuesta técnica del mencionado proyecto se encuentra a la espera de la reunión de Comité de Cooperación Internacional ABRIL 2015: 1. Con fecha 15 de abril se envía mediante correo electrónico al Director de Relaciones Internacionales la Propuesta Técnica a ser presentada al Comité Técnico de Cooperación Internacional para el respectivo análisis a fin de que se realice las respectivas observaciones y posteriormente se remita oficialmente para su aprobación. (ASOCIACIÓN HITO No. 2). 2. Mediante MemorandoMINFIN-DPI M de 24 de abril la Dirección de Planificación e Inversión envía a la señora Coordinadora General de Planificación la propuesta técnica a ser presentada a la Secretaría del Comité Técnico de Cooperación Internacional para realizar las gestiones pertinentes para la aprobación de la referida propuesta. ENERO 2015: 1.- Se elabora la ficha del proyecto. MARZO 2015: 1.- Con fecha 30 de marzo se elaboró conjuntamente con la DATH la propuesta técnica preliminar a ser presentada a la secretaría del Comité Técnico de Cooperación Internacional, para su respectivo análisis y aprobación (HITO 1) 03/07/ :08 PM 04/06/ :21 AM 04/05/ :29 PM PROBLEMAS ABIERTOS DEL PROYECTO Problema La demora en el proceso de aprobación de la propuesta técnica CAUSÓ el incumplimiento de las fechas programadas. Problemas cerrados: 0, Abiertos: 1 Fecha de última 02/10/2015 Salas Carvajal Responsable Urgencia Impacto Calificación Acciones Cerradas / Totales /1 RIESGOS ABIERTOS DEL PROYECTO Riesgo 5- PROYECTO. Tiempo. La demora en los procesos de selección y contratación CAUSARÍA el incumplimiento de las fechas programadas. Fecha de última 25/01/2016 Salas Carvajal Responsable Probabilidad Impacto Calificación Acciones Cerradas / Totales 40 % /1 01/02/2016 3:33 PM GPR 4/8

5 Riesgos cerrados: 1, Abiertos: 1 LOCALIDADES 1 Nacional - Nivel 1 > Nacional - Nivel 2 > Nacional - Nivel 3 Localidad de Impacto HITOS 1 ANTEPROYECTO:Propuesta técnica elaborada en coordinación con la DATH 2 ANTEPROYECTO:Propuesta técnica presentada a la Secretaría del Comité Técnico de Cooperación Internacional para su análisis, previo a su aprobación. Hito Categoría Fecha Comprometida 3 DEFINICIÓN:Propuesta técnica aprobada por el Comité Técnico de Cooperación Internacional 4 PLANEACIÓN:Términos de Referencia presentados 5 PLANEACIÓN: Términos de Referencia ajustados, aprobados 6 PLANEACIÓN: Análisis Técnico de las propuestas presentadas, elaborado 7 PLANEACIÓN: Proyecto de contrato, analizado 8 EJECUCIÓN: Capacitación al talento humano del MF sobre metodologías y herramientas PMI, realizada 9 EJECUCIÓN: Informe de Ejecución y de Logros Obtenidos PMI, entregado 10 EJECUCIÓN: Acta de Entrega- Recepción suscrita, informe de Administrador y factura PMI, entregados 11 EJECUCIÓN: Capacitación al talento humano del MF para la Certificación Internacional de Project Management Professional (PMP)" realizada 12 EJECUCIÓN: Informe de Ejecución y de Logros Obtenidos PMP, entregado 13 CIERRE: Acta de Entrega- Recepción suscrita, informe de Administrador y factura PMP, entregados 1-Solicitud de Información 2-Publicación de Pliegos Fecha Estimada Fecha Real A tiempo Hito Cumplido Físico 31/03/ /03/2015 Sí /04/ /04/2015 Sí /12/ /12/2015 Sí /05/ /05/2016 No /06/ /06/2016 No Inicio de Trabajo 20/07/ /07/2016 No Adjudicación 11/08/ /08/2016 No Inicio de Trabajo 05/09/ /09/2016 No /09/ /09/2016 No /09/ /09/2016 No Inicio de Trabajo 05/10/ /10/2016 No Acta de Entrega- Recepción Definitiva 20/10/ /10/2016 No /11/ /11/2016 No /02/2016 3:33 PM GPR 5/8

6 INDICADORES DEL PROYECTO 1 Porcentaje de aprobación de los programas de capacitación Indicador Estado al Período Meta Resultado del Período Ficha Informativa de Proyecto 2016 Fecha de Inicio Último Período Actualizado /09/ /02/2016 3:33 PM GPR 6/8

7 AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO COSTO TOTAL Anticipo Desembolsado: 0.00 Estimado Al Fin Del Proyecto: 25, ** Costo Total: 67, Total : 0.00 % Costo Total : 0.00 % **El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros. % COSTO TOTAL DEVENGADO % Costo Total : 0.00 % Perfil Económico 2016 Años Previos Año Actual (2016) Años Futuros Total Ppto. Planeado 67, , Ppto. Externo Planeado Ppto. Aprobado Inicial 67, , Ppto. Codificado 67, , Ppto. Comprometido Planeado - Codificado (2016) 0.00 Programado a Devengar , , Ppto Estimado a fin de año * Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado) % de Programado a Devengar vs , , * 0.00 % 0.00 % 0.00 % 0.00 % Ppto. Codificado Ppto * Ppto. PROGRAMADO A DEVENGAR VS. DEVENGADO 2016 Mes Prog. a Devengar (Mensual) (Mensual) Presupuesto Mensual 2016 Prog. a Devengar (Acumulado) (Acumulado) Acumulado Estado Anual Ene Feb /02/2016 3:33 PM GPR 7/8

8 Mes Prog. a Devengar (Mensual) (Mensual) Presupuesto Mensual 2016 Prog. a Devengar (Acumulado) (Acumulado) Acumulado Estado Anual Mar Abr May Jun Jul Ago 25, , Sep , Oct , Nov , Dic , Total 25, OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos 7 Incrementar la capacidad del talento humano en gestión de planes y proyectos MEDIANTE la implementación de capacitación especializada a usuarios internos. ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo Fecha de Alta 1 A.1 ASOCIACIÓN HITO 1: Propuesta técnica elaborada en coordinación con la DATH 2 A.2 ASOCIACIÓN HITO 2:Propuesta técnica presentada a la Secretaría del Comité Técnico de Cooperación Internacional para su análisis, previo a su aprobación. A.1.pdf 31/03/2015 A.2.rar 04/05/ Acta de congelamiento proyecto Acta_de_reunión_de_ajuste_cambio_de_fase_( ).pdf 10/09/ Acta de reunión de ajustes Acta_de_descongelamiento ajuste_del_proyecto_y_conversión_a_proyecto_de_inversión.pd 26/01/ Acta de reunión sobre ajuste en nombre de fases ( ) Acta_de_reunión_sobre_ajuste_a_nombre_de_fases_( ).pdf 27/05/ Respaldo de acción contingente de Riesgo Respaldo_acción_contingente_de_Riesgo.rar 27/05/ Respaldo sobre Ayuda Memoria Respaldo_de_Ayuda_Memoria.rar 04/09/ Respaldo sobre Informe de Encuestas a las autoridades de participantes del PMI, fase I Informe_Encuesta_a_jefes_inmediatos_ pdf 02/10/2015 EQUIPO DEL PROYECTO Nombre Rol Puesto Correo Electrónico Teléfono(s) Cisneros Parreño, Silvia Amelia Dorys Cristina Velástegui Astudillo, Isabel del Rosario Líder alterno del proyecto Líder del proyecto Analista técnico Analista de Planificación e Inversión Analista de Planificación e Inversión Analista de Planificación e Inversión scisneros@finanzas.gob.ec dsalas@finanzas.gob.ec ivelastegui@finanzas.g ob.ec 01/02/2016 3:33 PM GPR 8/8