POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACIÓN Y COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS

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1 PÁGINA: 1 de 8 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACIÓN Y COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS 1. INTRODUCCIÓN El Manual define las políticas y procedimientos para llevar a cabo el proceso de Compras y Contratación de la Cámara de Comercio de Honda, las normas generales para la administración y manejo de los contratos, la definición y asignación de responsabilidades de cada una de las áreas que intervienen en las diferentes etapas de contratación. 2. DE LA CONTRATACIÓN EN GENERAL 2.1. REGLAS APLICABLES - La adquisición de bienes de consumo y la contratación de servicios se efectuará de acuerdo con lo contemplado en el Estatuto de Contratación vigente de la Cámara de Comercio de Honda. - La compra de todo bien o servicio debe estar soportada en un contrato, factura, cuenta de cobro o su documento equivalente, que cumpla con los requisitos de ley. - La Cámara incluirá en el presupuesto de cada vigencia los recursos con los cuales atenderá la adquisición y contratación de bienes y servicios de consumo DEFINICIONES RESPONSABLE DE LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. Son responsables de la adquisición de bienes y servicios en razón de su intervención en cualquiera de las etapas del contrato, por concepto de negociación, decisión, celebración, administración, ejecución, control, autorización del pago y liquidación: - Junta Directiva, Presidente de Junta Directiva, Director Ejecutivo, Jefe de área y demás personas encargadas del proceso ORDENADOR DEL GASTO. Es quien tiene la facultad de autorizar y ordenar los pagos que comprometan a la Cámara con terceros y hasta el límite de sus atribuciones de acuerdo con el Estatuto de Contratación vigente. Los recibos de cobro de servicios públicos, serán objeto de ordenación del gasto por parte del área Administrativa, cualquiera que sea su cuantía.

2 PÁGINA: 2 de 8 El Ordenador del gasto de la Cámara podrá delegar la facultad ordenadora del gasto dentro del límite de sus propias facultades ADMINISTRACIÓN. El Jefe Administrativo y Financiero, es el encargado de realizar el control y seguimiento de cada uno de los términos del contrato con el fin de que el mismo se ejecute dentro de las condiciones pactadas VISTO BUENO DEL ORDENADOR DEL GASTO: Una vez, el Jefe Administrativo y Financiero o la persona que asigne la Dirección analice las cotizaciones, el Director Ejecutivo, procederá a dar el visto bueno a la cotización que más le favorezca a la Cámara y si la cuantía supera el monto de sus atribuciones, esta será autorizada por el Presidente de la Junta Directiva o la Junta Directiva, según el caso NEGOCIACIÓN. Es la etapa mediante la cual se definen todas las condiciones para la adquisición de bienes y servicios de acuerdo con las políticas de la Cámara CÓDIGO DE ÉTICA. Para celebrar cualquier tipo de contratación deberán observarse los parámetros establecidos en el Código de Ética y Buen Gobierno de la Cámara de Comercio de Honda CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES. Son contratos que se celebran con personas naturales para la realización de actividades en la prestación de servicios de asesorías, consultorías, interventorías, estudios técnicos especializados, entre otros PRÓRROGAS DE CONTRATOS. Los contratos podrán ser prorrogados automáticamente, siempre y cuando dentro de sus cláusulas se haya pactado dicha prórroga OTROSÍ EN CONTRATOS. Cuando se requiera modificar el contrato por necesidades del servicio o para dar cabal cumplimiento al objeto contratado, dichas modificaciones se harán a través de un Otrosí al contrato inicialmente pactado FACTORES DE ESCOGENCIA. Cuando la contratación o compra de un bien o servicio sea mayor a 8 SMMLV, se tendrán en cuenta los factores de escogencia definidos según el Artículo 14, del Estatuto de Contratación de la Entidad, Formato Selección y Evaluación de Proveedores (FRCO01-02). 3. MODALIDADES DE CONTRATACIÓN 3.1. FACTURA, CUENTA DE COBRO O DOCUMENTO EQUIVALENTE. Es el documento mediante el cual un proveedor hace el cobro de un bien o servicio entregado o prestado a la Cámara de Comercio; la presentación de los documentos

3 PÁGINA: 3 de 8 deberá hacerse de conformidad con las normas que para el efecto establece el estatuto tributario CONTRATO. Es un acto jurídico generador de obligaciones que celebra la Cámara con el fin de adquirir bienes y servicios, cuyos tipos serán los establecidos por la ley civil y comercial de Colombia. 4. MANEJO PRESUPUESTAL Antes de realizar la compra de un bien o servicio, el Contador será responsable de cerciorarse de la disponibilidad presupuestal, lo cual es comunicado al ordenador del gasto, quien con base en ello dará el visto bueno respectivo. 5. DOCUMENTOS SOPORTE PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FACTURA: Los requisitos necesarios son: - Estar denominada expresamente como factura de venta. - Apellidos y nombre o Razón social y NIT del proveedor o de quien presta el servicio. - Apellidos y nombre o Razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado (Si pertenece al régimen común). - Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. - Fecha de su expedición. - Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. - Valor total de la operación. - El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, para el régimen común. - Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. - Las demás que las normas tributarias exijan CUENTA DE COBRO: Los requisitos necesarios son: - Apellidos y nombre o Razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios. - Apellidos y nombre o Razón social y NIT o Cédula de Ciudadanía de la persona o entidad beneficiaria del pago. - Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva. - Fecha de la operación. - Concepto. - Valor de la operación. - Tipo de régimen tributario a que pertenece el proveedor. - Copia del Rut, en la realización de la primera operación en la cual se indique que pertenece al régimen simplificado (Exceptuando los casos previstos en el Estatuto Tributario).

4 PÁGINA: 4 de DOCUMENTO EQUIVALENTE EN LAS COMPRAS QUE EL RÉGIMEN COMÚN HAGA AL RÉGIMEN SIMPLIFICADO. De acuerdo con el artículo 3 del Decreto 522 de 2003, el documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por la Cámara de Comercio a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, deberá expedirse con el lleno de los siguientes requisitos: - Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios. - Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono. - Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva. - Fecha de la operación. - Concepto. - Valor de la operación. - Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación CONTRATO. Para su formalización se requiere de la revisión previa y visto bueno del Jefe Jurídico, Jefe Administrativo y Financiero, Contador y Auditor Interno AL ELABORAR EL CONTRATO SE DEBERÁ TENER EN CUENTA: - El número del contrato. - El nombre de las partes, incluyendo los números de identificación si son personas naturales, o si son personas jurídicas, el nombre del representante legal, el número de su identificación y el NIT de la entidad. - Objeto del contrato, con descripción clara de las actividades a realizar o de los bienes o elementos objeto de compra. - Valor total del contrato, forma de pago. - Duración. - Las demás especificaciones que a juicio del responsable del contrato, se deban tener en cuenta para su elaboración (cláusulas especiales de acuerdo con la naturaleza del contrato) LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO. El Jefe Administrativo y Financiero, Contador o persona asignada por la Dirección, deberá verificar el cumplimiento de los siguientes requisitos: - Verificar que lo cotizado y aprobado sea equivalente con lo pactado. - Verificación de las firmas de los suscriptores - Archivo de la respectiva documentación LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO. Solamente se realizará acta de liquidación final del contrato en los siguientes casos:

5 PÁGINA: 5 de 8 - Cuando se pacte expresamente en el contrato. - Cuando por mutuo acuerdo se convenga por las partes. 6. ANTICIPOS Los anticipos dados por concepto de la adquisición de bienes y servicios deberán estar autorizados expresamente por el ordenador del gasto, según lo establecido en el artículo 4 del Estatuto de contratación. 7. COMPRAS POR CAJA MENOR Las compras de bienes o servicios se podrán efectuar por caja menor, ninguna compra de bienes o servicios realizada por caja menor, podrá superar el 10% del total del fondo. Se deberán hacer las respectivas retenciones si la operación está sujeta a retención en la fuente, IVA, etc. 8. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS 8.1. SOLICITUD Los funcionarios de la Cámara de Comercio de Honda podrán dirigirse a su superior inmediato o funcionario encargado y hacer la solicitud por escrito del bien o servicio que se requiere de acuerdo con el Procedimiento Compras y Contratación. 9. PROCESO CONTRACTUAL El Director Ejecutivo de la Cámara de Comercio de Honda, ordenará al Jefe Administrativo y Financiero o a quien delegue para cada caso concreto, de encargarse de la consecución de las propuestas para contratar, de acuerdo con los requerimientos de cada contratación CONVOCATORIA A CONTRATAR De acuerdo con el monto estimado del contrato a celebrar, se requerirá efectuar el trámite establecido en el Estatuto de Contratación de la Cámara de Comercio de Honda Capítulo IV, artículo SOLICITUD DE COTIZACIONES El número de cotizaciones necesarias según la cuantía de la compra o adquisición del servicio será la establecida en el Estatuto de Contratación - Capítulo IV, artículo 11.

6 PÁGINA: 6 de 8 Para que las cotizaciones sean comparables, deben considerar iguales características de los bienes o servicios ofrecidos, las mismas cantidades a ser contratadas y discriminar si existen los descuentos financieros o por volumen LAS COTIZACIONES DEBEN TENER COMO MÍNIMO LA SIGUIENTE INFORMACIÓN: - Nombre del proveedor - Ciudad y fecha - Descripción del bien a adquirir, la actividad o servicio a desarrollar - Duración o fecha de entrega - Valor de la oferta y forma de pago - Si el valor incluye o no el IVA - Firma del oferente y número del documento de identidad si se trata de persona natural o NIT cuando se trate de persona jurídica - Los demás aspectos que se estime necesarios EXCEPCIONES: No se requerirá la obtención previa del número de cotizaciones antes previsto, en los siguientes casos: - Cuando se trate de contratos intuitu personae, es decir los que se celebran en consideración a las calidades personales del contratista. - Cuando la necesidad inminente o urgencia motivada del servicio no permitan solicitar ofertas o cotizaciones. - Cuando en el mercado solamente exista un único productor y/o distribuidor del bien o servicio a contratar. - Las excepciones contempladas en el Estatuto de Contratación en el Capítulo IV, artículo 11, numeral d). 11. SELECCIÓN Con el fin de seleccionar objetivamente los contratistas, la Cámara de Comercio de Honda efectuará la escogencia de la propuesta más favorable para la entidad teniendo en cuenta el régimen de incompatibilidades consagrado en el Capítulo III, artículo 8 del Estatuto de Contratación de la Cámara. 12. RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS El recibo de cualquier bien o servicio contratado por la Cámara, deberá efectuarse por intermedio del área Administrativa y Financiera o funcionario designado para ello, quien verificará el cumplimiento de los requisitos pactados en el contrato, la factura, cuenta de cobro o documento equivalente, previo a efectuar el respectivo pago.

7 PÁGINA: 7 de PROCEDIMIENTO PREVIO AL PAGO DE FACTURAS, CUENTAS DE COBRO O DOCUMENTO EQUIVALENTE. La recepción de todo bien o servicio debe producirse simultáneamente con la factura, cuenta de cobro o documento equivalente, lo cual permitirá realizar oportunamente la causación correspondiente para efectos de la presentación de las declaraciones de IVA y retención en la fuente. En contabilidad, se realizará una revisión de la factura, cuenta de cobro o documento equivalente a fin de verificar si cumple con las formalidades de ley y las condiciones contratadas. Si se encuentran cumplidas todas las condiciones, se procederá a efectuar el registro contable, presupuestal y se girará el pago correspondiente. Si la factura o cuenta de cobro no cumple con uno o varios de los requisitos, se contactará al proveedor para que efectúe la corrección a que haya lugar. 14. AUTORIZACIÓN DE PAGOS DE FACTURAS, CUENTAS DE COBRO O DOCUMENTO EQUIVALENTE. Los pagos de facturas, cuentas de cobro o documento equivalente por suministro de bienes y servicios, se condicionarán a la prestación y recibo a satisfacción de los servicios o bienes contratados o adquiridos, una vez realizado este proceso, el ordenador del gasto dará el visto bueno al documento para efectuar el respectivo pago CAUSACIÓN DE FACTURAS, CUENTAS DE COBRO O DOCUMENTO EQUIVALENTE. - La contabilidad de la Cámara se rige por el sistema de causación, el cual ordena que los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando los bienes o servicios sean recibidos o pagados. - La retención en la fuente se debe causar cuando se genera el abono en cuenta, es decir, en la fecha en que se reconozca una obligación a favor de un tercero. - El plazo para la presentación y pago de la declaración de retención en la fuente se vence aproximadamente al concluir la primera quincena de cada mes. Por esto, se hace imperativo que el área contable, reciba las facturas a más tardar el día 3 de cada mes. - Contabilidad al momento de recibir y contabilizar las facturas, cuentas de cobro o documento equivalente, verificará que cumplan con todos los requisitos y aprobaciones inherentes a ellas, tales como:

8 PÁGINA: 8 de 8 a. Venir con el respectivo radicado a excepción del documento equivalente que es expedido por la Cámara b. Nombre o razón social del vendedor o proveedor c. Número del NIT o cédula de ciudadanía d. Fecha de expedición e. Concepto claro del bien o servicio prestado f. Valor de la transacción g. Valor del IVA h. Sin borrones, ni enmendaduras la factura, cuenta de cobro o documento equivalente PAGO DE LA FACTURA, CUENTA DE COBRO O DOCUMENTO EQUIVALENTE Una vez contabilizada la factura, cuenta de cobro o documento equivalente, el Jefe Administrativo y Financiero, consultará los saldos en bancos y nuevamente verificará los requisitos y los servicios prestados con el fin de constatar si se cumplió con lo pactado por parte del proveedor, en caso de conformidad procederá a girar el cheque respectivo, elaborar el recibo de egresos y una vez cancelado se procederá a archivar con los respectivos soportes. 7. CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN DESCRIPCION FECHA OO ORIGINAL 28/07/09 01 EN LOS NUMERALES 3.1, 5.3, 13, 14, 14.1 Y 14.2 SE INCLUYÓ EL DOCUMENTO EQUIVALENTE. EN EL NUMERAL EN EL ANÁLISIS DE LAS COTIZACIONES, SE AMPLIARON LOS RESPONSABLES; SE INGRESÓ EL NUMERAL FACTORES DE ESCOGENCIA Y SE CAMBIÓ EL ORDEN DE LOS PASOS A SEGUIR A PARTIR DEL NUMERAL 4, CAMBIANDO LA NUMERACIÓN DEL MANUAL. EL NUMERAL 6 SE AJUSTÓ A LO INDICADO EN EL ESTATUTO DE CONTRATACIÓN; SE EXCLUYE LA REVISIÓN INICIAL. 04/08/10 NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ: María Consuelo Serrano Acevedo Jefe Administrativo y Financiero 02/08/10 REVISÓ: Comité de Calidad N.A. 04/08/10 APROBÓ: Comité de Calidad N.A. 04/08/10