Digitalice su empresa y dígale adiós al papel Lina María Hurtado, Consultor PwC

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1 Digitalice su empresa y dígale adiós al papel Lina María Hurtado, Consultor PwC

2 Qué Gestión Documental? Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las organizaciones, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Art. 3 Ley 594 de 2000

3 Procesos de la Gestión Documental- Mapa de ruta Planeación Valoración Producción Preservación a largo plazo Gestión y trámite Disposición de documentos Organización Transferencia

4 Resolución 8934 de 2014 Por la cual se establecen las directrices en materia de Gestión Documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio SIC a 31 de octubre deben cumplir con: Programa de Gestión Documental PGD Mapa de Ruta Análisis de GAP Tablas de retención Documental - TRD Cuadro de clasificación Documental - CCD Tablas de valoración Documental - TVD Reglamento interno de archivo - RI

5 Qué es digitalización? El término digitalización se asocia con el de DESMATERIALIZACIÓN, entendida ésta como el proceso por medio del cual un documento de papel ó en cualquier otro formato análogo es transformado a un formato digital, de manera que la información así reproducida solo puede ser accesible por intermedio de un dispositivo computacional o similar. Fuente: Circular 005 de 2012 procesos de digitalización AGN

6 Etapas de la digitalización Preparación física Sistema de Consulta Reprografía PDF/A Espacio de Almacenamiento Control de calidad de imagen

7 Tipos de información Pública Estratégica Comercial Clientes potenciales Confidencial Táctica Socios, Inversionistas y Entes de control Restringida Operativa Funcionarios de la empresa PwC 7

8 Fines de la Digitalización Digitalización con fines de control y trámite Utiliza da en oficinas de correspondencia- Alto volumen de información Evita la distribución de información análoga requieren control y trámite de inmediato Carece de estándares archivísticos No permite la preservación a largo plazo Es un proceso que requiere el uso y aplicación de estándares técnicos y archivísticos (Estructura documental TRD - CCD o taxonomía) Valoración de los documentos. Digitalización con fines archivísticos Altos costos Carencia de Pre- requisitos en las entidades Requiere un nivel maduro en GD Digitalización con fines de contingencia y continuidad de negocio Enfocada a tipos documentales core del negocio- Se usa en caso de catástrofes - Permite restablecer operaciones Ausencia de vínculo archivístico Equivalencia funcional - Duplicidad de esfuerzos Digitalización Certificada Aplica a cualquier tipo de organización pública o privada adopción del protocolo del Archivo General de la Nación Garantía del documento electrónico, como un documento veraz, fiable, auténtico, íntegro, tal como el original, puede eliminar el físico.

9 Matriz de digitalización Tipo Sustitución del original en papel Nivel de Seguridad Requisitos Digitalización con fines de control y trámite No Bajo Pautas de digitalización AGN Digitalización con fines archivísticos Digitalización con fines de contingencia y continuidad de negocio No Medio Comité de Archivo y Gestión Documental madura No Bajo Ley 527 de 1999 y Normas reglamentarias Digitalización con fines probatorios Si Alto Protocolo de digitalización + stándares de organismos competentes + Firma digital o electrónica.

10 Oficinas cero Papel

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13 Oficinas cero papel Fuente: Herramientas tecnológicas para la implementación de modelo electrónicos: Didier Mauricio Collazos 2015

14 Oficinas cero papel El concepto de oficinas Cero Papel u oficina sin papel se relaciona con la reducción ordenada del uso del papel mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios electrónicos. No es eliminar todos los documentos físicos es la disminución paulatina del papel.

15 Componentes principales del modelo 1. Los procesos y procedimientos 2. La cultura organizacional 3. El componente normativo y de gestión documental 4. El componente de tecnología

16 Estrategias para la implementación de un modelo cero papel 1. Seleccione un líder para la estrategia de Cero Papel. 2. Conforme un equipo de trabajo. 3. Documente los costos y ahorros. 4. Formalice el compromiso de la Entidad con la estrategia de Cero Papel. 5. Reduzca el volumen de impresiones y fotocopias en la Entidad. 6. Implemente el uso de firmas electrónicas o digitales. 7. Implemente la automatización de comienzo a fin en un procedimiento interno libre de riesgos. 8. Implemente proyectos de escaneo en procesos de alto valor. Fuente: Guía N 2 primeros pasos - Cómo comenzar una estrategia de cero papel en su Entidad - MINTIC

17 Preparación para la implementación de un modelo cero papel Diseño de un PGD Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel Formulación de indicadores Identificar líderes que promuevan el modelo Promover el cambio de cultura y hábitos en cuanto a la utilización de documentos.

18 Buenas prácticas para la disminución de papel Fotocopiar e imprimir a doble cara Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar Elegir el tamaño y fuente pequeños Configuración correcta de las páginas Revisar y ajustar los formatos Lectura y corrección en pantalla Fuente: Guía N 1 - Cero papel en la administración Pública - MINTIC

19 Buenas prácticas para la disminución de papel Evitar copias e impresiones innecesarias Guardar archivos no impresos en el computador Conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadoras Reutilizar el papel usado por una cara Reciclar Fuente: Guía N 1 - Cero papel en la administración Pública - MINTIC

20 Contacto Lina Hurtado Consultor Gestión Documental PwC Cel:

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