CERO PAPEL ALCALDIA MUNICIPAL SAN ANTONIO DEL TEQUENDAMA. (Eficiencia Administrativa)

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1 ALCALDIA MUNICIPAL SAN ANTONIO DEL TEQUENDAMA CERO PAPEL (Eficiencia Administrativa)

2 CONTENIDO Introducción Objetivo Alcance Que es cero papel Beneficios de Cero Papel Implementación Cero Papel

3 INTRODUCCION En cumplimiento al propósito de las campañas de tipo cultural para la reducción de la utilización o consumo de papel en la Administración Municipal, dan a la entidad importantes oportunidades para la generación de buenos hábitos lo cual promueve la eficiencia y productividad reduciendo costos, tiempo y espacios de almacenamiento. La Administración Municipal implementara dentro de la formulación del presente Plan, acciones que contribuyan a la eficiencia administrativa que permita, facilitar la comunicación interna y externa disminuyendo progresivamente el uso del papel. Para la implementación de la estrategia Cero Papel en la Administración Municipal de San Antonio del Tequendama se tendrán en cuenta actividades que permitan el desarrollo del proyecto encaminado a garantizar la información a través de otros mecanismos diferentes al papel; para ello se plantean actividades como las enunciadas a continuación y que desarrollaremos a lo largo de este documento. Información y/o capacitación al personal de cada una de las dependencias sobre la estrategia Cero Papel establecido por el Gobierno Nacional y la cual será aplicada a nivel municipal. Selección de un líder para garantizar la implementación de la estrategia. Conformar un equipo de trabajo que permita la ejecución de la estrategia. Documentar los costos y ahorros. Formalizar el compromiso de la entidad en la estrategia de disminución en la utilización del papel. Reducir el volumen de impresiones y fotocopias en la entidad. Implementar proyectos de escaneo en los procesos o documentos de alto valor.

4 Estas actividades estarán apoyadas por las dependencias de la Administración Municipal, para reducir el consumo de papel, de acuerdo al trabajo desarrollado en cada oficina de la Alcaldía Municipal.

5 OBJETIVO GENERAL Brindar a la Alcaldía Municipal de San Antonio del Tequendama una variedad de herramientas que permitan cambiar los malos hábitos frente al consumo de papel como un primer paso para avanzar en la implementación de una Administración Pública cero papel. OBJETIVOS ESPECIFICOS Promover entre los directivos de la Alcaldía Municipal de San Antonio del Tequendama un compromiso con las políticas de eficiencia administrativa y cero papel en la administración municipal. Construir indicadores que nos permitan medir el impacto de las medidas adoptadas en la reducción de consumo de papel y la sustitución de procedimientos y trámites basados en papel por trámites y procedimientos electrónicos. Implementar entre los servidores públicos de la Administración Municipal el sentido de responsabilidad con él medio ambiente.

6 ALCANCE El Gobierno Nacional a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y su programa Agenda de Conectividad Estrategia Gobierno en Línea, desea promover la implementación de oficinas cero papel como un proyecto que permite combinar los esfuerzos en la mejora de la eficiencia en la Administración Pública con las buenas prácticas ambientales. La guía está dirigida tanto a los responsables de la toma de decisiones en la Alcaldía Municipal de San Antonio del Tequendama como a todos los servidores públicos y/o contratistas de la misma, con el propósito de que las buenas prácticas promovidas en este documento se implementen en su totalidad contribuyendo así a una administración eficiente..

7 QUE ES CERO PAPEL? El concepto de Cero Papel se relaciona con la reducción sistemática del uso del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos. La estrategia Cero Papel no concibe la eliminación radical de los documentos en papel. Se ha demostrado que los documentos en papel tienden a convivir con los documentos electrónicos en la medida que el Estado no puede negar a los administrados la utilización de canales presenciales o en papel. Una consecuencia del uso racional de papel es la administración electrónica que refleja la creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

8 BENEFICIOS DE CERO PAPEL Alcaldía: Ahorros monetarios en la compra o adquisición de resmas de papel (almacenamiento y materiales). Mejorar el acceso a la información dentro y fuera de la Alcaldía Municipal. Aumento de la productividad. Usos óptimos de los recursos. Buenas prácticas en gestión documental. Mayor control y seguridad en el manejo de la información. Eliminación de duplicidad de documentos. Reducir las necesidades de espacio y almacenamiento. Mejorar el entorno de trabajo y la comunicación entre las dependencias de la alcaldía. Medio Ambiente: Ahorro de papel. Reducción de emisión de residuos.

9 Disminución del consumo de recursos naturales empleados en la fabricación del papel: árboles, agua y energía. Disminución de la contaminación producida por los productos blanqueadores de papel. Disminuir el consumo de energía empleada en imprimir, fotocopiar, etc. Contribuir al desarrollo sostenible, en el consumo responsable de recursos que no comprometa el desarrollo social y ambiental de las generaciones futuras.

10 IMPLEMENTACION CERO PAPEL Con la aparición de las redes computadoras y el internet y todas las clase de correos electrónicos existentes se podría pensar que desaparecería el papel de forma definitiva, pero en todo este proceso se deben manejar periodos de transición que permitan la penetración del nuevo sistema de forma correcta sin alterar los procesos que se viene llevando a cabo. Por tal razón es indispensable que se apliquen correctamente todos los principios de gestión documental que de tal forma se garantice la inalterabilidad y la autenticidad de los documentos. La estrategia Cero Papel se implementa en la Alcaldía Municipal San Antonio del Tequendama para aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión pública e incrementar la trasparecía del sector y así construir una Administración más eficiente, trasparente, practica y sobretodo consiente del daño al medio ambiente. Políticas para la implementación de la estrategia Cero Papel: 1. Evitar la impresión de páginas de internet, se recomienda abstenerse de imprimir información directo de las páginas de Internet porque estas traen demasiado contenido y al ser impresos se desperdiciara demasiado papel. 2. Impresión doble cara de la hoja, La impresión de documentos debe realizarse por las dos caras de la hoja ya que de esta forma se reduce el consumo de papel, y así damos cumplimiento al reglamento de correspondencia.

11 3. Evitar al máximo las fotocopias e impresiones, Es difícil acomodarse al hábito de no imprimir o fotocopiar un documento, especialmente para las reuniones donde se pasan informes, folletos, circulares, o cualquier otro documento en forma impresa para cada persona que asista a una reunión específica, para ello se sugiere el empleo de Video Beam o el empleo de herramientas electrónicas que satisfagan la misma necesidad. 4. Tramite externo, Se reforzaran los mecanismos de notificación electrónica para los usuarios y se estudiará la posibilidad de la comunicación ante las autoridades por este medio, permitiendo que a través de un mecanismo práctico y seguro el usuario pueda solicitar algún trámite, esto conlleva a evitar la congestión de correspondencia recibida y de la misma forma que se pueda responder vía correo electrónico para evitar la utilización de papel. 5. Implementar el escaneo de la documentación, Es importante en la documentación de grandes y pequeños volúmenes, que se tenga un archivo sistematizado, escaneando la documentación para conservar su identidad del original, lo cual permite fácil acceso y ahorro de espacio. 6. Elegir el tamaño de fuente pequeña, Elegir el tipo de letra más pequeño posible en la impresión de borradores (por ejemplo tamaño de fuente 10), mientras se trabaja en la pantalla de la computadora con un tipo de letra más grande, por ejemplo de 14 o 16 puntos, permite aprovechar mejor el área de impresión de las hojas. En las versiones finales o en documentos oficiales deberán utilizarse las fuentes y tamaños determinados por el Sistema de Gestión de Calidad o las normas relacionadas con estilo e imagen institucional. 7. Configuración correcta de las páginas, Muchas de las impresiones fallidas se deben a que no verificamos la configuración de los documentos antes de dar la orden de impresión. Para evitar estos

12 desperdicios de papel es importante utilizar las opciones de revisión y vista previa para identificar elementos fuera de las márgenes. En el caso de los borradores o documentos internos, pueden usarse márgenes más pequeños y cambiar a los márgenes definidos por los manuales de estilo y directrices del Sistema de Gestión de Calidad en los informes y oficios definitivos, de no tener conocimiento el funcionario puede encontrar apoyo en el área de sistemas. 8. Lectura y corrección en pantalla, Durante la elaboración de un documento, es común que se corrija entre dos y tres veces antes de su versión definitiva. Al hacer la revisión y corrección en papel se está gastando el doble del papel, de modo que un método sencillo para evitar el desperdicio de papel es utilizar el computador para hacer la revisión en pantalla, que adicionalmente nos ofrece la posibilidad de utilizar correctores ortográficos y gramaticales antes de dar la orden de impresión. De esta manera solo se imprime la versión final del documento para su firma o radicación. 9. Reutilizar el papel usado por una cara, Se deben utilizar las hojas de papel usadas por una sola cara para toma de notas, documentos anexos, entre otros. Estos deben estar con una línea en esfero la cual indica cual es el lado inservible de la hoja. 10. Reciclar, El reciclaje del papel disminuye los requerimientos de árboles para la fabricación de papel reciclado, así como la emisión de elementos contaminantes. La entidad cuenta con cajas de depósito en cada oficina para el papel de reciclaje el cual es entregado a un centro de acopio que le dará un mejor manejo, se evaluara la estrategia para realizar ajustes o reforzarla. 11. Guardar archivos no impresos en el computador, En los casos que no se requiera copia impresa de los documentos, se recomienda almacenarles en el disco duro del computador, discos compactos,

13 DVD u otro repositorio o medio tecnológico que permita conservar temporalmente dicha información. 12. Uso del correo electrónico para el envío de copias informativas, Toda comunicación interna que deba ir con copia a otra dependencia, en calidad informativa, deberá enviarse vía correo electrónico. Así mismo, en el caso de requerir el envío de archivos anexos a la comunicación interna, se debe realizar a través del correo electrónico relacionando el documento digital y el correo electrónico al que se remite en la comunicación interna.

14 Qué haremos? En cada una de las dependencias u oficinas se tendrán dos (2) cajas para el reciclaje del papel, una marcada con el escrito UNA CARA y la otra AMBAS CARAS de esta forma clasificaremos el papel que reutilizaremos y el que será entregado a la empresa de servicios públicos Progresar S.A para el programa de Reciclaje que allí manejan. Se reducirá el uso del papel en un 20% por oficina, implementando técnicas de ahorro y concientizando a los funcionarios y contratistas acerca del buen uso del papel. Los documentos oficiales de difusión interna y/o externa deberán ser impresos por verso y anverso. Se fortalecerá el uso de los correos electrónicos institucionales como herramienta para disminuir el uso de papel, los cuales estarán programados para generar la respuesta automática una vez sea recibido el mensaje, siendo este, el soporte de recibido de la oficina productora. Para la radicación de documentos a dependencias o entes descentralizados y empresas que requieran varias copias en físico, se

15 les hará entrega de un documento impreso y un (1) CD/DVD con la misma información, la cual podrán reproducir las veces que sea necesario para consulta de los interesados.

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