Guía Rápida Instalación y Timbrado de nómina

Transcripción

1 Guía Rápida Instalación y Timbrado de nómina 1

2 CONTENIDO Introducción Página 3 Contenido Descarga del archivo de Instalación Página 4 Instalación del Sistema Página 5 Configuracion y creación de archivos Página 9 Contenido: Manual de Operación: Catalogos Requisitos preliminares e Introduccion Página 14 Acceso al sistema Página 15 Descripcion del menú principal Página 16 Descripcion general del menú de catalogos Página 17 Alta de Empresa Página 18 Altas de Tipo de Contratos, Jornada y Nomina Página 19 Alta de Catalogos prestablecidos por el SAT Pagina 20 Alta de Catalogos administrativos Página 22 Contenido: Manual de Operación: Nómina Descripcion del menú de Nómina Página 24 Alta de Trabajadores Página 25 Alta de Concepto de nómina Página 28 Crear una nómina nueva Página 30 Cancelación de recibo de nómina Página 35 Generar recibo de nómina en PDF Página 36 Eliminar nómina Página 37 Adicionar un trabajador a la nomina Página 38 Remover un trabajador de la nomina Página 39 Duplicar nomina Página 40 Contenido:Manual de Operación:Generales Descripción de menú de Generales Página 42 Configuración Folios, Series y archivos para sellos Página 43 Bitacora de errores Página 45 Contenido:Manual de Operación:Utilerías Descripción de menú de Utilerías Página 46 Crear una nueva empresa Página 47 Contenido:Manual de Operación:Estilo Descripción de menú de Estilo Página 50 Contenido:Manual de Operación:A cerca de Datos de contacto y versión del software Página 51 Página 2 de 51

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4 Introducción Es un sistema integral de nómina para la emisión y timbrado de los recibos CFDi, basado en la arquitectura XML v. 3.2 del anexo 20; generando los archivos XML y PDF como archivos resultantes. Para trabajar en la plataformas de Sistemas Operativo Windows XP, Vista, 7 y 8 e incrustado en la tecnologia de Base de datos MySQL. Es un sistema totalmente práctico que le permite generar su nómina Semanal, Quincenal, Especial, etc.; llevando un historial de cada uno de los trabajadores; es fácil y versátil para personas físicas y morales con la capacidad de ser multiempresa. Incluyendo estas ventajas Disminuye de papeleo y controla el historial Emision de recibos CFDi Tipos de Contratos Tipo de Régimen de Contratación. Tipo Jornada. Tipo de Riesgo. Tipo de Bancos. Catalogo de Bancos Catalogo de Trabajadores 3

5 DESCARGA DE ARCHIVO DE SISTEMA Ingrese a la dirección de Internet: o/inom/setup_inomina.zip Presionamos ENTER. Empezara a descargar la aplicación y dependiendo del programa de navegación de internet, descargara la aplicación donde este configurado. Fig. 1 Ya descargado el archivo, debemos localizar el archivo y descompactarlo llamado Setup_iNOMINA.zip. fig. no. 2 Descompactado el archivo obtendremos el archivo llamado Setup_iNOMINA.exe Fig. 2 Página 4 de 51

6 INSTALACION DEL SISTEMA Al ejecutar el archivo llamado Setup_iNOMINA.exe, nos aparecera una ventana como lo muestra la fig. 3, donde nos la bienvenida al sistema. Vamos a dar clic en el boton, para continuar con la siguiente ventana. Fig. 3 Mostrara la fig. 4 donde debemos especificar el Nombre de usuario o bien dejarlo por defecto y de igual manera te pedira el nombre Organización Vamos a dar clic en el boton, para continuar con la instalacion. Fig. 4 Página 5 de 51

7 INSTALACION DEL SISTEMA Bien nos presentara esta nueva ventana (fig. 5), donde nos especifica que el sistema sera instalado en el directorio correspondiente (c:\sistemas\inom10), aconsejamos dejarlo por defecto y no cambiarlo. Vamos a dar clic en el boton, para continuar con la siguiente ventana. Fig. 5 Mostrara la siguiente fig. 6, aquí nos pregunta que creara una carpeta llamada Nomina CFDÍ v. 1.0 para la instalacion del mismo, debemos dejarlo por defecto el nombre que aparece. Vamos a dar clic en el boton, para continuar con la instalacion. Fig. 6 Página 6 de 51

8 INSTALACION DEL SISTEMA Bien nos presentara esta nueva ventana (fig. 7), muestra un resumen de toda la configuración del sistema a instalar Vamos a dar clic en el boton, para ir concluyendo la instalción del mismo. Mostrara la siguiente fig. 8, aquí nos muestra el estatus de progreso de copiado e instalacion del sistema Fig. 7 Vamos a dar clic en el boton, para continuar con la instalacion. Fig. 8 Página 7 de 51

9 INSTALACION DEL SISTEMA Nos presenta la última ventana (fig. 9), de instalación que tendremos en este proceso de instalacion. Por último vamos a dar en el boton, para que termine de configurar e instalar el Servidor de base de datos de manera aútomatica de la cual dependiendo del equipo va a variar el tiempo de terminar de 1 a 2 min. Fig. 9 Concluida esta instalación, nos mostrara una nueva ventana para Configurar el sistema como lo muestra la fig. 10. Fig. 10 Página 8 de 51

10 INSTALCION DEL SISTEMA Fig. 10 Damos un clic en el botón para continuar con la configuración del sistema, como lo muestra la (fig. 11), seleccionamos la opcion Instalación de Software y le damos clic en el boton en. Fig. 11 Página 9 de 51

11 INSTALACION DEL SISTEMA Fig. 12 Aquí nos presenta una nueva ventana donde debemos seleccionar el boton antes de dar clic en el boton, en el momento nos presentara una ventana como lo muestra la (fig. 13) y debemos esperar hasta que se cierre; una vez hecho este procedimiento vamos a dar clie en boton SIGUIENTE. Fig. 13 Página 10 de 51

12 INSTALACION DEL SISTEMA Fig. 14 En esta ventana nueva (fig. 14), vamos a realizar varios pasos: 1er paso daremos clic en el boton confirmar que todo lo que hemos hecho esta correcto. para 2do. paso debera activarse el boton, siempre y cuando el Test de conexión haya sido exitoso. Presionamos en boton Salvar para que guarde los cambios que haya hecho el sistema. FIG. 15 Cuando hayamos hecho clic en el boton Salvar mostrara la ventana (fig. 15), diciendo que fue grabado correctamente y debemos observar la figura del Signo de Admiración este en AZUL para confirmar nuestra instalación CORRECTA. Por último debemos dar SIGUIENTE y FINALIZAR, con eso concluimos la fase de configuración Página 11 de 51

13 E MANUAL DE OPERACIÓN sta parte mostrara como utilizar el Software para la emisión de Recibos y Timbrado, considerando tener los archivos necesarios y la información correspondiente. Antes de entrar en materia de operación debemos considerar los siguientes pasos: 1. Tener la cedula Fiscal para tomar los datos importantes 2. Régimen Fiscal 3. Archivos de sellos con extensión (.cer y.key) (tomando en cuenta los datos siguientes: a. Para personas Física y Morales son forzoso tener los sellos y contraseña b. Para personas físicas de Régimen de Incorporación Fiscal, solo es necesario su fiel, archivos.(cer y.key) y contraseña 4. Contraseña de los sellos 5. Requerimientos de hardware a. Resolucion de 1024 x 780 b. Memoria Ram 1 gb. en adelante c. Disco duro de 160 gb 14

14 MANUAL DE OPERACION En esta seccion vamos a empezar describiendo lo siguiente: Conectar a: Utilizaremos para seleccionar la empresa que deseemos entrar Servidor: La dirección IP para conectarse al Servidor de Datos por defecto es localhost, significa que se conectara de manera local Usuario: Usuario a conectarse al sistema y tenga derecho a accesar. Clave: Contraseña que fue proporcionada a l Usuario para accesar en sistema. este boton nos introducira al menú principal del sistema de inomina v. 1.0 entrar a el. este boton solo es para cerrar la aplicación y no NOTA: Usuario por defecto es 1 y la contraseña se deja vacía. Página 15 de 51

15 MANUAL DE OPERACIÓN Al darle clic en el boton ACEPTAR accesara al menú principal del Sistema inomina v. 1.0, donde mostraremos cada una de las partes del menú. Página 16 de 51

16 MANUAL DE OPERACION En esta parte del menú principal vamos a describir cada una de las partes contenidas En esta opcion vamos a capturar los datos de la empresa que emitira los recibos, como son (Rfc, Razon social, Domicilio, Ciudad, etc.). 2. Este Icono de catalogo contiene los diferentes Tipos de Contratos por los cuales los trabajadores fueron contratados, existen los mas usados como son: (Eventual, Permanente o Planta). 3. En este boton se podran dar de alta los diferentes tipos de jornadas que existan en la empresa. 4. Mostrara las diferentes tipos de nominas que existan o hayan dado de alta como son: (Quincenal, Semanal, Especial, etc.) 5. En esta sección mostrara cada uno de los catalogos expuesto por SAT, precargados dentro del sistema. 6. En la última secciona llamada catalogos administrativos, tendremos cada unos para ayudar a clasificar a los trabajadores y de esa manera tenerlos identificados; algunos de ellos son: (Departamentos, Puestos, Categorias, Ciudad, Estado, etc. Página 17 de 51

17 MANUAL DE OPERACION ALTA DE EMPRESA Este es icono nos representa para dar de alta o actualizar los datos de la empresa. Al darle clic nos mostrara la lista de las empresas como vemos la (fig. 1). Este boton nos ayudara para dar de alta las nuevas empresas El boton de actualizar nos ayudara para modificar datos ya almacenados en el sistema. Fig. 1 A continuación de haber seleccionado el boton NUEVO o ACTUALIZAR nos muestra la siguiente ventana (fig. 2); para solicitar o modificar los siguientes campos: Fig. 2 RFC: Registro Federal del Contribuyente Nombre: Razon social o nombre del contribuyente Domicilio: Calle y avenidas (sin num. exterior y colonia) No. Exterior: de la empresa Cod. Postal: Codigo postal de la empresa Colonia, Localidad, Ciudad, Estado y País : Deberan ser llenados como los datos fiscales Logo de empresa:este campo es opcional caso contrario debe seleccionar una imagen con formato Mapas de bits (.bmp), otro formato no es aceptable para el sistema Nombre comercial y Datos adicionales: Son campos para que escriba algo que represente en el encabezado. Regimen Fiscal: Regimen fiscal que se encuentra registrado la empresa. Página 18 de 51

18 MANUAL DE OPERACION ALTAS DE TIPOS DE CONTRATO, JORNADA Y NOMINA Tipo de Contratos (Eventual, Permanente o Planta) Tipo de Jornada (Completa de 8hrs., Diurna o reducida) Tipo de Nomina (Quincenal, Semanal o Especial) Estos catalogos vienen ya previamente capturados si algun concepto desea cambiar o dar de alta se puede realizar de acuerdo al boton que se seleccione y tiene las siguientes imágenes. Fig. 1 Fig. 2 Fig. 3 Darle clic a este boton es para dar de alta algun concepto nuevo Dar clic a este boton nos permitira modificar los concepto. Página 19 de 51

19 MANUAL DE OPERACION ALTAS A CATALOGOS PREESTABLECIDOS POR EL SAT Estos catalogos estan previmamente importados de los catalogos publicados por el SAT, se presentan de manera independiente y en caso de que sufran alguna modificacion, se puedan manipular. Expondremos las caracteristicas generales de cada uno: Es para dar de alta los Regimenes de contratación de los trabajadores Fig. 1 Catalogo de bancos Fig. 2 Catalogo de riesgo que exista entre el trabajador y la empresa. Fig. 3 Página 20 de 51

20 Catalogo de percepciones para el trabajador. Fig. 4 Catalogo de dedecciones para el trabajador. Fig. 5 Catalogo de incapacidades Como veran todas las captura tiene una estandarización de imágenes que se pueden operar de una misma manera para ello describiremos la funcionalidad que tiene los botones en la pantallas expuestas Boton Nuevo es para adicionar un nuevo registro dependiendo del catalogo que se haya seleccionado anteriormente. Boton Actualizar es para modificar los diferentes conceptos que ya esta dados de alta. SUGERENCIA: No modificar estos catalogos ya que son prestablecidos por el SAT. Página 21 de 51

21 ALTAS A CATALOGOS ADMINISITRATIVOS Los catalogos administrativos se utiliza para organizar o administrar los datos de los trabajadores para tener un mejor control y referencias personales. Asi como los catalogos anteriores tiene una misma funcionalidad para dar de alta y actualizacion, describimos a continuación cada boton para mostrar su funcionalidad. Esta opcion nos proporciona los departamentos que existen dentro de la empresa y de los cuales el trabajador se encuentra laborando. (fig. 1) En esta opción llevaremos una lista de los puestos de trabajo que existen en la empresa. (fig. 2) Esta opción es para clasificar el trabajador o los tipos de trabajadores que existen como son (Empleado u Obrero). (fig. 3) Estos tres botones nos llevan un catalogo casi completo de (Ciudades, Estados y País). Su función es utilitario para seleccionar en los datos del trabajador Esta opción no tiene funcionalidad actual en nuestro sistema se considera para una actualización. Contiene una lista de estados que se encuentra actual el trabajador es decir (Soltero(a), Casado(a), etc.). (fig. 4) Lista de unidades medicas que proporciones la empresa adicional al seguro social (opcional). Tipos de afores en que se encuentra dado de alta el trabajador (opcional) Boton Nuevo es para adicionar un nuevo registro dependiendo del catalogo que se haya seleccionado anteriormente. Boton Actualizar es para modificar los diferentes conceptos que ya estan dados de alta. Página 22 de 51

22 Muestra de algunos ejemplos de pantallas para los catalogos administrativos de los cuales tiene una misma estandarización para su manejo. Fig. 1 Fig. 2 Fig. 3 fig. 4 Página 23 de 51

23 NOMINA E. n esta opcion llamada nomina se encuentra los procesos Timbrado y Creación de nomina de los cuales vamos a describir a continuación: Archivos maestros: es el submodulo para dar de alta a los Trabajadores y Conceptos de nominas. Crear y timbrar: este submodulo engloba las funciones de alta, timbrado, cancelacion, duplicacion y creación de archivos PDF y XML. En esta opción nos permite realizar la alta de trabajadores con los datos necesarios para el timbrado y la administración de ellos como datos importantes: Fig. 1 En esta imagen nos muestra la lista de trabajadores que actualmente tiene almacenado el sistema el cual podemos manipular con los botones y que nos permiten realizar las siguientes operaciones: El boton Nuevo, nos permite ingresar un nuevo trabajador y el boton Actualizar muestra los datos almacenados del trabajador seleccionado para modificar algun campo y posteriormente almacenar. A continuación mostraremos la ventana de captura para la alta del trabajador y su descripcion de cada uno de los campos utilizados para su captura; asi tambien mencionaremos los campos OBLIGATORIOS y OPCIONALES, para evitar problemas en el timbrado de los recibos. Página 24 de 51

24 ALTA DE TRABAJADORES R.F.C.: Registro Federal del Contribuyente (trabajador) es necesario llenar este dato ya que es requerido para el timbrado y capturado hasta la homoclave. (obligatorio) A. Paterno: En este campo debemos escribir el Apellido Paterno del trabajador. (obligatorio) A. Materno: En este campo debemos escribir el Apellido Materno del trabajador. (obligatorio) Nombre(s): CURP: Debemos escribir el Nombre (s) que tenga el trabajador. (obligatorio) Aquí nos indica llenar el CURP del trabajador y es un campo obligatorio de llenar. (obligatorio) Tel. casa y tel. movil: este campo nos solicita los no. de telefonos para tener una referencia con el trabajador. (opcional) Correo electronico: este campo es parte importante para el envio de sus recibos electronicos del trabajador y de esa manera enviarlo. (opcional) Activo: es importante seleccionar esta casilla para indicarle al sistema que esta activo este trabajador. (obligatorio) Página 25 de 51

25 Página 26 de 51 Acontinuación describiremos los campos nomina No. Trabajador: Este campo no es editable por tal motivo va de manera consecutiva, mas sin en cambio puede modificarse con la numeración que desees. En la opción de Generales -> Configuración para recibos. Fecha Ingreso: Este campo se refiere a la fecha que ingreso el trabajador a la empresa. (obligatorio) Puesto: Este campo almacena el puesto donde labora el trabajador. (obligatorio) Periodicidad de pago: se refiere al tipo de nomina que manena puede ser: Quincenal o Semanal. (obligatorio) Tipo de contrato: es la forma en que se haya contratado el trabajador; es decir, (Eventual, permanente, etc.). (obligatorio) Tipo de regimen: es la forma en que se tiene contratado el tabajador, Sueldos y Salarios. (obligatorio) Salario normal: debemos anotar el Salario normal en base a sus percepciones y dias de trabajo. (obligatorio) Fecha IMSS: Este campo solicita el no. del seguro social que esta dado de alta el trabajador... (obligatorio) No. de seguridad social: En este campo solicita el no. del Seguro Social del trabajador (obligatorio) Departamento: En este campo debemos seleccionar a que departamento esta incorporado dentro de la empresa o bien seleccionar ninguno. (obligatorio) Categoria: aquí debemos seleccionar la categoria que pertenecece por ejemplo Empleado u obrero. (obligatorio) Tipo de jornada: es la forma en que se calcula la nómina o se le paga al trabajador como es Quincenal, semanal, especial, etc. (obligatorio) Tipo de riesgo: debemos seleccionar el riesgo que tiene el trabajador dentro de la empresa es un catalogo oficial del sat. (obligatorio) Salario integrado: este campo llenaremos el Salarion Integral que adquiera durante el tipo de jornada. (obligatorio) Fecha de antigüedad: es un campo para especificar la fecha que tiene de ingreso. (obligatorio) Las casillas retension ISR : es necesario seleccionar si el trabajador llega a ganar mas de 3,000 pesos a la semana. (variante) Unidad medica: llenaremos este campo siempre y cuando el trabajador tenga otra unidad medica a parte del seguro social. (opcional)

26 Estado civil: debemos seleccionar el estado en que se encuentra el trabajador (soltero(a), casado(a), etc). (obligatorio) Nacionalidad: es un campo que debe ser llenado para saber si es mexicano u extranjero. (opcional) Fecha de nacimiento: seleccionar la fecha de nacimiento del trabajador. (obligatorio) Afore: llenar este campo siempre y cuando el trabajador tenga o este afiliado a un afore. (opcional) Sexo: debemos seleccionar F (Femenino) M (Masculino). (obligatorio) Lugar de nacimiento: este campo solicita el lugar de nacimiento del trabajador. (opcional) Nombre de Papa y Mama: estos campos solicita los nombres completos de los padres. (opcional) Como se observa en esta alta de trabajadores, se tienen varios campos los cuales debemos llenar de forma obligatoria, cabe mencionar que los campos Fecha de Ingreso, Fecha de Imss, Fecha de antigüedad son campos similiares, deberan llenarlos con la misma información cada uno para no haber alteración ante los recibos. Existen campos que son opcionales y de cierta manera podemos dejarlos en blanco, pero si llenamos estos campos tendremos un registro mas completo de nuestros empleados y si posteriormente necesitamos dar de baja, llamar al trabajador u otro acontecimiento estos datos nos seran de mucha utilidad para indentificar o adquirir la información requerida. Página 27 de 51

27 ALTA DE CONCEPTOS DE NOMINA En esta opcion nos pemitira dar de alta los conceptos que utilizamos para generar la nomina de los trabajadores y relacionarlos con los catalogos oficiales del sat, es decir vamos a dar de alta cada uno de los conceptos y a su vez buscar la relacion que exista en los catalogos oficiales. Al seleccionar el boton de Concepto para nominas, nos motrara una lista de todos lo conceptos dado de alta en el sistema; por lo cual podemos adicionar mas concepto si asi lo deseamos. Para dar de alta mas concepto utilizaremos el boton de y para modificar algun concepto En la siguiente imagen explicaremos como dar de alta los conceptos y describiremos cada uno de los campos que se utilizaran. Página 28 de 51

28 CAMPO Concepto Descripcion Orden Percepción Tipo SAT DESCRIPCION Se utiliza para describir los conceptos que utilizamos dentro de nuestra nomina y recibos de una manera resumida. Ej. Sueldo Este campo solicita la misma información que el campo de concepto pero detallado. Ej. Sueldo y Salarios Este campo lo utilizaremos para dar el orden de cómo queremos que se imprima en el recibo, es decir; el concepto Sueldo le asignaremos No. 1 para que seal el primero concepto que imprima dentro del recibo y de esa manera dar el no. consecutivo para cada concepto. La casilla percepcion si se encuentra seleccionada con una palomita mostrara en el siguiente campo el catalogo oficial de PERCEPCIONES, caso contrario esta por defecto el Catalogo de DEDUCCIONES. Este es el catalogo OFICIAL para percepciones y deducciones que se utilizara para relacionar el campo de CONCEPTO con el catalogo y mostra Percepciones o Deducciones dependiendo que se tenga seleccionada en la casilla de PERCEPCION. Página 29 de 51

29 NUEVA NOMINA En esta opcion nueva nomina que se encuentra dentro del marco Crear y Timbrar, la utilizaremos cada vez que realicemos una nueva nomina ya sea quincenal o semanal y daremos los conceptos correspondiente de la nómina. A continuacion mostremos los campos requeridos y la descripcion de cada uno de ellos. Fig. 1 Como observamos al darle clic en el boton Nueva nomina nos motrara la siguiente ventana (fig. 1). Descripcion de campos: Código de nómina: Este campo se refiere a asignar un nombre a cada nomina realizada para identificar de manera individual. Para uso posterior como son (Copiar, Cancelar, Eliminar). Periodicidad de pago: En este campo debemos seleccionar el tipo de nómina a realizar ya sea (Quincenal, Semanal o Especial). Serie: No. de nomina: Solo un control interno para controlar el consecutivo de nominas realizadas o de sucursales. Consecutivo de nominas realizadas durante el ejercicio, este consecutivo es independiente a los folios o timbres que se utilizan para generar los recibos. Fecha Inicial y Final: Debemos seleccionar siempre que hagamos una nómina para marcar el rango o periodo que contempla. Forma de pago: Met. De Pago: Concepto CFDI: seleccionaremos el tipo de forma de pago que por lo consiguiente debe ser: PAGO EN UNA SOLA EXHIBICION. Metodo de pago es la forma que se pague al trabajador ya sea en (Efectivo, cheque o transferencia, etc.). Esta leyenda o concepto debera llenarse para que todos los recibos de los trabajadores en el desglose de recibo lleve el concepto de que se esta pagando. Página 30 de 51

30 Cuando hayamos terminado de capturar todos los campos debemos dar clic para que se grabe la nómina y se generen los conceptos para cada uno de los trabajadores. Este boton tiene la funcionalidad que si por algún motivo no deseo grabar o generar la nómina debemos de dar clic para no realice ningún proceso. Una vez creada la nómina nos mostrara una ventana como la que sigue: Fig. 1 Como observamos en la imagen (fig. 1) tenemos la creación de la nomina y una series de divisiones que vamos a explicar a que se refiere cada uno de las secciones. 1. No muestra todos los trabajadores que estan activo y los selecciono para realizar sus recibos. 2. En esta sección es para seleccionar los conceptos que previamente capturamos como los muestra la pag Y por último la sección 3era. Mostrara cada uno de los conceptos que le fueron asignado al trabajador. Página 31 de 51

31 PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DE NOMINA 1. Damos un clic en el boton y seguimos los pasos como lo indica en la pag Una vez hecho el paso anterior y creada la nomina con los trabajadores como muestra la fig. 1 de la pag. 31. a. Seleccionamos el trabajador que se encuentra en la seccion 1 como lo muestra la fig. 1 de pag. 31. b. Nos desplazamos a la sección no. 2 Datos de nómina y empezamos a llenar los campos correspondientes al concepto de la nómina por ej. i. No muestra los sigs. Campos ii. Concepto: Debemos seleccionar el concepto correspondiente a la percepcion o deduccion que debamos agregar. iii. Gravado o Exento: Estos campos debemos seleccionar de acuerdo a los criterios y ley correspondiente a cada uno de los conceptos. iv. Dias trab. ó H.Extra: En este campo debemos solo llenarlo cuando se haya seleccionado el concepto SUELDO o bien HORAS EXTRAS y se llenara de la siguiente forma; cuando sea SUELDO debemos escribir los dias trabajados y cuando sean HORAS EXTRAS debemos llenar con los no. de dias que trabajo extras. v. Dias incapacidad: Este campo debe ser llenado o seleccionado siempre y cuando hubo alguna incapacidad del trabajador y se deba agregarla. vi. Horas extras: Por último este campo se llenara con las horas extras acumuladas durante el periodo. Página 32 de 51

32 Este boton agregara cada concepto que vamos capturando como percepcion o deduccion de cada trabajador seleccionado. Con este boton podremos eliminar algun concepto de nómina adicionado incorrectamente, con solo seleccionar el concepto de la sección no Por último tenemos la Sección No. 3, correspondiente a todos los conceptos que vamos adicionando a cada trabajador, asi como tambien nos muestra una suma de PERCEPCIONES y DEDUCCIONES, de cada trabajador. De igual manera si deseamos eliminar un concepto erroneo basta con seleccionar el registro de esta sección y dar clic en el boton y lo removera del grupo de conceptos. 4. Una vez realizados estos 3 pasos para cada trabajador, podemos decir que tenemos ya capturada nuestra nomina, el paso a drguir es Timbrar los recibos y para ello debemos realizar lo siguiente: a. Debemos dar clic en la lista y nos mostrara una lista de las nominas creadas en el sistema; seleccionaremos la que hemos creado actualmente y la podemos indetificar por el Nombre de referencia que hayamos asignado desde que creamos la Nueva nómina. b. Una vez seleccionado se habilitaran los botones siguientes: c. Lo siguiente que se debe hacer es seleccionar a todos los trabajadores que van a timbrar sus recibos para ello debemos realizarlo de dos maneras: la 1era. si todos los trabajadores se van a timbrar solo debemos dar clic a este boton y seleccionara la lista de los trabajadores o bien 2da. opcion seria seleccionar Trabajador por trabador de los cuales deseamos solo timbrar y esto se realizar oprimiendo la Tecla Ctrl + clic. d. Cualquier opcion seleccionada que haya tomado, el paso a seguir es selicionar el boton e. Una vez ejecutado el paso anterior el sistema llevara a cabo el proceso de timbrado de cada uno de los trabajadores y por cada trabajador seleccionado validara los datos para la creacion de los archivos XML y PDF. f. En caso de existir errores con los datos de los trabajadores; enviara una notificacion en la parte inferior de la ventana como lo muestra la siguiente fig. lo que se debe hacer es Página 33 de 51

33 dar clic donde se encuentra el circulo y verificar que mensajes envio y revisar si algun campo de trabajadores falto de captura. 5. Si hemos llegado hasta este punto y no hubo errores, quiere decir que todo esta correcto y esta timbrada su nómina. 6. Los archivos generados como son XML y PDF los encontrara en las siguientes carpetas: a. XML: C:\Sistemas\iNom10\XML b. PDF: C:\Sistemas\iNom10\RecPdf 7. En caso de existir ERRORES, debemos verificar que tipo de errores son y corregirlos dentro del catalogo de trabajadores y una vez hecho esto, volver a realizar el paso No. 4 de la pag. 33 Página 34 de 51

34 CANCELAR RECIBO DE NOMINA En caso de necesitar de cancelar algun recibo de la nómina debemos considerar los siguientes pasos: 1. Seleccionar la nomina 2. Seleccionar el trabajador que deseamos cancelar el recibo 3. Por último seleccionar el boton y se realizara un proceso de cancelacion del recibo. Página 35 de 51

35 GENERAR RECIBO DE NOMINA EN PDF Para generar el archivo PDF de un recibo que se encuentra Timbrado, debemos realizar los siguientes pasos: 1. Seleccionar la nómina que corresponde el recibo a generar. 2. Seleccionar el trabajador que deseamos generar el recibo (fig. 1) fig Por último seleccionar el boton para generar el recibo. Página 36 de 51

36 ELIMINAR UNA NOMINA Para Eliminar una nómina completamente solo se debe realizar los siguientes pasos: 1. Seleccionar la nómina que deseamos eliminar. 2. Por último seleccionar el boton para generar el recibo. Página 37 de 51

37 ADICIONAR UN TRABAJADOR EN LA NOMINA Cuando ya existe una nómina creada y almacenada y deseamos agregar un nuevo trabajador (Por nuevo ingreso o que haya faltado) debemos realizar los siguientes pasos: 1. Seleccionar la nómina que deseamos adicionar el empleado. 2. Seleccionar el boton para buscar el nuevo trabajador que se adicionara a la nómina. 3. A continuación muestra la ventana (fig. 1) para buscar al trabajador: 1 2 Fig Existen algunos parametros que se deben llenar para su busqueda como son: a. Buscar: En este campo debemos teclear el nombre del trabajador (Paso 1) b. Una vez localizado dentro de la lista (Paso 2), damos doble clic (raton) para seleccionar el registro. c. Una vez hecho estos pasos regresara a la captura de nómina y localizara al trabajador para agregar los conceptos de nómina (Sueldo, Puntualidad, Imss, etc). Página 38 de 51

38 REMOVER UN TRABAJADOR DE LA NOMINA Cuando se de el caso de que un trabajador que ha estado dado de alta en la nomina y se de baja por algun motivo, debemos excluirlo de la nómina para no seguir generar recibos, siempre y cuando no este timbrado su recibo el proceso es el siguiente: 1. Seleccionar la nómina donde se encuentra. 2. Localizar el registro del trabajador (fig. 1) Fig Seleccionar el registro que deseamos remover y presionar en el boton 4. Una vez realizados los pasos anteriores le enviara un Mensaje el sistema : 5. Si selecciona SI lo removera caso contrario mantendra el registro. Página 39 de 51

39 DUPLICAR NOMINA A partir de la segunda nomina podemos hacer uso de la duplicacion de nomina y su unico objetivo es copiar todo los conceptos de los trabajadores a una nueva nomina y así no capturar nuevamente los movimientos que tengan los trabajadores, en caso que durante esta jornada ya sea quincenal, semanal, etc., haya sufrido cambios por cuestiones de (faltas, incapacidades, bajas, ), solo tendremos que dirigirnos al trabajador correspondiente y modificar sus conceptos de nomina o bien remover el trabajador de la nomina dependiendo del caso que se tenga. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Seleccionar la nomina que deseamos copiar. 2. Dirigirnos al boton a continuación nos presentara una nueva ventana donde solicitara los campos para la creación de la nueva nomina. Fig. 1 Fig Donde por consiguiente se llenaran como si fuera una nueva nómina Código de nómina: Este campo se refiere a asignar un nombre a cada nomina realizada para identificar de manera individual. Para uso posterior como son (Copiar, Cancelar, Eliminar). Periodicidad de pago: En este campo debemos seleccionar el tipo de nómina a realizar ya sea (Quincenal, Semanal o Especial). Serie: Solo un control interno para controlar el consecutivo de nominas realizadas o de sucursales. Página 40 de 51

40 No. de nomina: Consecutivo de nominas realizadas durante el ejercicio, este consecutivo es independiente a los folios o timbres que se utilizan para generar los recibos. Fecha Inicial y Final: Debemos seleccionar siempre que hagamos una nómina para marcar el rango o periodo que contempla. Forma de pago: Met. De Pago: Concepto CFDI: seleccionaremos el tipo de forma de pago que por lo General debe ser: PAGO EN UNA SOLA EXHIBICION. Metodo de pago es la forma que se pague al trabajador ya sea en (Efectivo, cheque o transferencia, etc.). Esta leyenda o concepto debera llenarse para que todos los recibos de los trabajadores en el desglose de recibo lleve el concepto que se esta pagando. Cuando hayamos terminado de capturar todos los campos debemos dar clic para que se grabe la nómina y se generen los conceptos para cada uno de los trabajadores. Este boton tiene la funcionalidad que si por algún motivo no deseo grabar o generar la nómina debemos de dar clic para no realice ningún proceso. Página 41 de 51

41 GENERALES En este menú Generales tenemos las opciones siguientes: Fig. 1 En esta opción podemos configurar los archivos que se utilizan para timbrar la nomina y direccionar las carpetas donde guardaran los archivos XML y PDF, que se tendrán como resultado cuando se timbren la nomina. Fig. 2 Fig. 2 Para poder accesar a la configuración debemos seleccionar el boton y se visualizara la siguiente ventana. Fig. 3 Página 42 de 51

42 CONFIGURAR FOLIOS, SERIE Y ARCHIVOS Fig. 3 Recibos: No. Empleados: No. nómina: Serie: XML: PDF: CBB: Certificado: Es el consecutivo de los recibos timbrados Esta opcion sirve para asignar un folio a los trabajadores; pueden iniciar del numero que uds. deseen. Consecutivo de nominas creadas No. de Serie que adicione para la creación de nomina. Ruta o ubicación donde se crearan o almacenaran los archivos XML. Ruta o ubicación donde se crearan o almacenaran los archivos PDF (acrobat). Ruta o ubicación donde se genera el archivo de imagen del codigo de barra bidimensional. Seleccionar el archivo CERTIFICADO (.cer), que le entrega el SAT para sellar los timbres, como recomendación debe copiar los archivos dentro de la carpeta de donde se ubica el sistema de nomina, ej. (c:\sistemas\inom10). Página 43 de 51

43 Llave: Contraseña: No. decimales: Prueba CFDi: Crear PDF: Imprimir recibos por cada uno: final. Seleccionar el archivo KEY (.key), que viene junto al archivo (certificado.cer) que entrega el SAT., como recomendación Se debe copiar tambie el archivo dentro de la carpeta donde se ubica el sistema de nómina ej. (c:\sistemas\inom10). Debe teclear la contraseña que asigno cuando crearon los archivos (Certificado y Key). Es la cantidad de decimales que desea utilizar en la creación de los recibos Se utiliza para realizar pruebas de timbrado. Se activa la casilla para la creación del archivo PDF (recibo) se recomienda dejar activada la opcion. Creando e Imprimiendo o bien imprimir al Página 44 de 51

44 BITACORA DE ERRORES En esta opcion mostrara una ventana donde lleva una lista de registros de errores generados durante el proceso de timbrado que nos ayudara a identificar porque motivo no se timbro el recibo. Fig. 1 Fig. 1 Dependera de un rango de fecha para mostrar los diferentes registros y fuciona de la siguiente forma: 1. Seleccionar el rango de fechas De al y presionar el boton Mostrar 2. Se utiliza para moverse de registro en registro. 3. El boton lo utilizaremos en caso de no querer tener varios registros de errores y que solo muestre los nuevos. 4. En la seccion de MENSAJE, muestra el posible error que no permite timbrar el recibo. Página 45 de 51

45 UTILERIAS En esta sección llamada UTILERIAS, es utilizada para ejecutar procesos mantenimiento o creación de empresa. Como podemos ver en la (Fig. 1), muestra dos opciones en su menu: Fig. 1 Al dar clic en este boton muestra en resumen de la informacion que se tiene dado de alta con nosotros para el timbrado como es: Fecha de alta, No. de timbres contratados, Timbres restantes y RFC del contribuyente. Esta opcion nos ayudara para saber cuantos timbres nos restan y si es necesario contratar otro paquete. Página 46 de 51

46 CREAR UNA NUEVA EMPRESA En esta otra opción nos ayudara para crear una nueva empresa adicional que tengamos. Para realizar dicho proceso debemos contemplar los siguientes puntos: 1. Llenar los campos correspondiente de la siguiente manera: Base de Datos: R.F.C.: Nombre de la nueva base de datos y esta compuesta por las siguientes siglas INOM102 (I = Internet, NOM = Nomina, 10 = Versión y 2 = No de la empresa a crear) este último dato se va a ir anotando de manera consecutiva conforme se crean las empresas ej. (INOM103 = EMPRESA 3, INOM104 = EMPRESA 4, asi de manera consecuvita) El Registro Federal de Contribuyente de la nueva empresa. Nombre de Empresa: Nombre o razon social de la empresa a crear 2. Una vez realizado el paso anterior y haber llenado los campos correspondiente procederemos a dar clic al boton, este proceso se puede llevar algunos segundos o minutos dependiendo del equipo donde se instale. 3. Una vez realizado dicho procedimiento, es necesario salir del Sistema y ejecutar el programa del Asistente de Configuración, lo localizas en la carpeta (c:\sistemas\inom10\install.exe). Ejecutamos el programa y mostrara la siguiente ventana: Página 47 de 51

47 4. Presionamos el boton Siguiente >>, para continuar y mostrara la siguente fig Seleccionamos la opcion Activación de Licencia y presionamos boton Siguiente >> Página 48 de 51

48 6. Tomaran los datos de R.F.C. y NOMBRE, para enviarlo por medio de correo electrónico y de esa manera enviaremos la licencia correspondiente que anotará en el campo llamado Codigo de activación 7. Una vez escrito el codigo se activará el boton Salvar la Key y presionaremos el boton para salvar; posteriormente presionamos el boton Finalizar que de igual manera se activara cuando hayamos salvado la key. 8. Y de esta forma estaremos terminando la creación de una nueva empresa, por último entraremos al sistema para activar sus Timbres adquiridos para esta nueva empresa, como lo indica la pagina 42. Página 49 de 51

49 ESTILO Como última opcion del sistema tenemos este apartado para configurar de diferente colores que podemos asignar al sistema, la forma de utilizar solo es seleccionando los circulos de colores que presenta la siguiente fig. 1 y de esa manera determinar los diferentes estilos. Página 50 de 51

50 ACERCA DE inomina v. 1.0 Copyright por GSI Soluciones En Sistemas Orizaba, Ver. Todos los derechos reservados. Contacto Ventas: Soporte: Tel./fax: Skype: Sitio web facebook Sistemas/ Página 51 de 51