GUIA PARA EL APORTANTE PAGO INTEGRADO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

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1 GUIA PARA EL APORTANTE PAGO INTEGRADO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL El Sistema Integrado de Pago de Aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, es un nuevo procedimiento que se pone a servicio de todos los Aportantes: empleadores o independientes, públicos o privados, el cual integra en un solo trámite los diferentes pagos a la Seguridad Social Integral y demás parafiscales, mediante una planilla integrada electrónica de liquidación de aportes. A partir del mes de Julio, en virtud de lo dispuesto en el Decreto 1465 y en la Resolución 1303 de Mayo de 2005, las Administradoras de salud, de pensiones, las Cajas de Compensación Familiar, el Servicio Nacional de Empleo, SENA, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, y las instituciones financieras, pondrán en servicio mecanismos para poder recibir por medios electrónicos y en forma integrada, los aportes que mensualmente deben realizar las Empresas, Empleados y Aportantes independientes. Este sistema se pone en marcha con el objetivo de facilitar el trámite mensual de los Aportantes, ya que evitará el diligenciamiento de un formulario para cada Administradora y un proceso de pago individual, para reemplazarlos por el diligenciamiento de una planilla electrónica que le permite el pago integrado. Se brindan de esta forma importantes ahorros para los Aportantes representados en el tiempo de los mensajeros encargados de recoger los formularios en cada Administradora y de pagar en los Bancos, el tiempo de los auxiliares de nómina que diligencian actualmente los formularios de pago y los trámites y costos de los procesos de tesorería y contabilidad para la liquidación y registro de cada uno de los distintos aportes: Salud, Pensiones, Sena, etc. El servicio se prestará inicialmente como una opción alternativa a las existentes actualmente, sin embargo, los Aportantes que quieran hacer pagos electrónicos, a partir de julio deberán hacerlo a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes que estará disponible en las páginas Web de los Bancos y de las Administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral. El procedimiento de pago electrónico integrado se inicia con un registro del Aportante en la página Web donde se ofrezca el servicio, en este caso la del Banco de Occidente. Este registro tiene como principal objetivo inscribir los datos básicos de identificación del Aportante para facilitar posteriormente su ingreso seguro y rápido al sistema de pago electrónico integrado. Una vez realizado el registro inicial, el Aportante mensualmente podrá acceder a la página Web del Banco de Occidente e ingresar al SOI (Sistema Operativo de Información) para realizar sus pagos, e ingresará los datos para la liquidación de los aportes a que está obligado, a título personal, si es independiente, o por cada uno de sus empleados. Los datos que debe suministrar son los mismos que las normas vigentes definen para la liquidación de los aportes: datos de identificación de cada empleado, ingreso base de cotización, novedades, etc. Este nuevo sistema que se ofrece vía Web muestra al Aportante tres opciones para el ingreso de estos datos:

2 Mediante la carga automática de archivos planos generados a partir de la nómina del empleador. Digitando los datos directamente en la Planilla Electrónica Integrada que se presenta de forma similar al papel en la pantalla de su computador. Actualizando los datos de la Planilla Integrada utilizada el mes anterior, que el sistema le presenta cada mes luego de haber realizado un pago electrónico con este nuevo servicio. A partir de los datos básicos que suministra el Aportante, el sistema en forma automática calcula los aportes y le indica el valor total a cancelar y los subtotales de pago correspondientes a cada una de las Administradoras. El procedimiento permite que el Aportante corrija algunos campos o datos de entrada en caso de algún error, que pueden ser detectado por el sistema o por el Aportante. La corrección debe realizarse previamente al pago. Una vez el Aportante haya diligenciado completa y correctamente la Planilla Integrada, el sistema le pedirá autorización para debitar de una cuenta bancaria el valor total de sus aportes mensuales. El débito autorizado se realizará electrónicamente y el Aportante recibirá del sistema los datos de confirmación de la transacción. Posteriormente, sin la intervención del Aportante, el mecanismo de pago integrado electrónico acreditará las cuentas bancarias de las Administradoras y suministrará a éstas la información detallada de soporte del pago generada por el sistema automáticamente a partir de los datos que el Aportante ingresó. Los Aportantes que elijan esta opción como medio de pago pueden ir preparándose para usar el nuevo procedimiento, consultando a sus Administradoras y Entidades Bancarias sobre los procedimientos de registro. Recuerde que puede consultar los principios generales de éste nuevo sistema en la página Web del Ministerio de la Protección Social. Allí podrá conocer las especificaciones de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes contenidas en la Resolución 1303 de 2005, un anexo técnico que presenta los pasos generales para poder utilizarla y un listado de codificación de las Administradoras de la protección social. El anexo técnico le indicará como diligenciar cada uno de los campos de la Planilla Integrada y está diseñado especialmente para facilitar la generación de archivos planos que el sistema puede cargar, en caso de que el Aportante escoja este mecanismo para ingresar sus datos. Teniendo en cuenta lo anterior, ACH ha desarrollado un sistema electrónico de planilla integrada de liquidación de aportes, el cual, permite en un solo trámite realizar la liquidación y el pago de los aportes a pensiones, salud, riesgos profesionales y los pagos parafiscales, al SENA, Bienestar Familiar y a las Cajas de Compensación Familiar, en un solo formulario y con un sólo pago electrónico.

3 Aproveche las ventajas que le ofrece este nuevo servicio en línea! Ahorro de tiempo de los funcionarios de nómina que diligencian actualmente las planillas para cada Administradora. Disminución de costos por la utilización de varios cheques (uno para cada Administradora) Ahorro de tiempo de los funcionarios encargados de recoger los formularios en cada una de las Administradoras y de realizar los tramites en los Bancos para realizar el pago. Incluso, con esta modalidad de pago puede confirmar en línea la transacción realizada. Seguridad y confidencialidad en la información de la Empresa y sus empleados. Este nuevo producto le facilitará el trámite mensual de pagos a la seguridad social, ya que le evita el diligenciamiento de un formulario para cada Administradora y un proceso de pago individual, para reemplazarlos por el diligenciamiento de una planilla electrónica que le permite el pago integrado. De esta manera, surgen importantes ahorros representados en el tiempo de los mensajeros encargados de recoger los formularios en cada Administradora y de pagar en los Bancos, el tiempo de los auxiliares de nómina que diligencian actualmente los formularios de pago y los trámites y costos de los procesos de tesorería y contabilidad para la liquidación y registro de cada uno de los distintos aportes: salud, pensiones, Sena, etc.

4 Antes de utilizar el servicio en línea haciendo clic en el icono de SOI del Banco de Occidente, le sugerimos tener en cuenta los siguientes pasos que le garantizarán una transacción exitosa al momento realizar sus pagos. ACCESO AL OPERADOR DE INFORMACIÓN (SOI) Para acceder al Operador de Información debe ingresar a la página Web del Banco de Occidente y hacer clic en el ícono de SOI (Servicio Operativo de Información) Este icono es un enlace que lo dirige directamente a la pagina Web del Servicio Operativo de Información, en donde podrá realizar el proceso de registro inicial o el proceso de liquidación y pago, según corresponda. 1. AUTENTICARSE AL SISTEMA Sí el ingreso es por primera vez y desea registrarse como Aportante en el Operador de Información debe solicitar usuario y clave. Para esto debe: 1. Hacer clic en el link "Si no tiene clave, solicítela AQUÍ", que esta ubicado en la ventana Información de Login.

5 2. La ventana de Administración de Solicitud de Clave será desplegada la cual presenta un formulario electrónico donde el Aportante debe registrar los datos básicos de la Empresa y luego registrar los datos básicos del funcionario que autoriza para que el sistema le asigne el perfil de Administrador. Este Administrador será la persona encargada de crear otros usuarios dentro de la Empresa y asignarle perfiles a los mismos para hacer la liquidación y/o los pagos de Aportes. 3. El sistema enviará un al Contact Center de SOI quien realizará un proceso de verificación telefónico de los datos de la Empresa y del Usuario definido como Administrador. 4. Si los datos son verificados de forma exitosa, SOI enviará la clave de ingreso a la persona responsable consignada en el registro inicial, a más tardar 24 horas después de haberla solicitado; dicha clave deberá ser cambiada la primera vez que se hace el ingreso al sistema. 5. El Administrador delegado por la Empresa podrá ingresar al SOI para realizar el proceso de envío, liquidación y pago de la planilla unificada, y para acceder a la información histórica de la Empresa disponible en el sitio Web de SOI. Recuerde que este usuario definido como Administrador es para el Operador de Información. 6. En caso de olvido de la clave o de cambios en las direcciones de correo electrónico, usted deberá informar a SOI a través de su Call Center para que se le asigne una nueva clave. Las líneas del Call Center son: en Bogotá también sirve como fax. Línea de servicio nacional SOI ( ) del Contact Center. El Una vez se le ha asignado la clave, el usuario podrá acceder al sistema, ingresando el documento de la Empresa, por ejemplo el Nit y el número del documento del usuario, por ejemplo la cédula de ciudadanía. Por último, el usuario digita la clave y da clic en entrar.

6 Las funciones adicionales del sistema son: Entrar: Permite el ingreso del Aportante al SOI. Reiniciar: Borra los datos colocados por el usuario y deja en blanco todos los campos. Olvidó su clave: Permite recordar la clave al Aportante en caso de olvido. Luego de ingresar, el usuario Administrador encuentra los menús principales a la izquierda. 2. ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN DE USUARIOS Esta opción controla toda la administración de usuarios y de claves CAMBIAR CLAVE PERSONAL El usuario puede cambiar la clave personal cada vez que lo requiera. Para esto, ingresa la clave anterior, la nueva clave y confirma la nueva clave. Finalmente da clic en cambiar clave para aceptar el cambio MODIFICAR DATOS PERSONALES A través de esta opción, el Usuario Administrador puede modificar sus datos personales.

7 En esta opción el Usuario Administrador del Aportante puede modificar todos sus datos personales, el único campo que no podrá modificar es su identificación Documento. Al final da clic en el botón actualizar para que los cambios sean grabados. 3. AUTOLIQUIDACIÓN DE APORTES Una vez registrado en el SOI, puede acceder periódicamente a través de la página Web del Banco de Occidente a la página de SOI para realizar sus pagos. Allí registra los datos para la liquidación de los aportes. La información que debe suministrar es la misma que las normas vigentes definen para la liquidación de los aportes: datos de identificación de cada empleado, ingreso base de cotización, novedades, etc. SOI le permite hacer el registro de los Aportes a través de cualquiera de las tres diferentes opciones: 3.1. ELABORAR NUEVA PLANILLA Esta opción le permite al Aportante elaborar una nueva planilla de autoliquidación integrada de aportes. El sistema genera mensajes informativos de los horarios activos para el pago. Para generar la nueva planilla el Aportante debe ingresar por Continuar. Recuerde que el horario de pago es desde las 00:00 horas hasta las 4:30pm, le recomendamos hacer su pago en horas de la mañana para evitar tráfico y cargas en las páginas. Luego aparece una ventana adicional que le solicitará, el mes y el año que va a cotizar, y el mes y año para la liquidación de salud. Si el Aportante intenta liquidar un periodo nuevo aparece la lista de planillas liquidada en otros periodos; si selecciona una de ellas, podrá tomarla como base e ingresar las novedades correspondientes. Luego debe dar clic en Continuar.

8 Sección A. Datos generales planilla integrada En la sección A, el Aportante encuentra los datos generales de la planilla integrada y el sistema presenta los siguientes datos por defecto: Razón social, Nit, Dirección, Teléfono y fax. Los demás datos deben ser ingresados por el Aportante: Representante legal Nombre1 Nombre 2 Apellido 1 Apellido 2 Actividad económica Tipo de empresa Tipo de persona Tipo de acción Periodo de cotización: El sistema lo trae por defecto y es el del periodo seleccionado al crear la nueva planilla. Periodo de servicio salud: El sistema lo trae por defecto y es el del periodo seleccionado al crear la nueva planilla. Nueva ARP. Caja de Compensación Familiar: El Aportante puede seleccionar la caja de compensación a la que están afiliados el mayor número de empleados. En caso de que algún empleado esté en una caja de compensación diferente podrá cambiarlo en un siguiente paso.

9 Forma de presentación: Sección B. Liquidación Detallada de Aportes Planilla INTEGRADA. En la sección B, el Aportante encuentra la planilla integrada; para comenzar a trabajar en la planilla el Aportante debe hacer clic en la opción Agregar nueva línea para ingresar a cada empleado. Al agregar la nueva línea aparece una nueva ventana donde se debe comenzar a diligenciar cada dato de cada empleado y las novedades en caso que existan. Datos: Tipo de documento Número de documento Nombre Novedades: ING: Ingreso, RET: retiro, TDA: traslado de otra Administradora, TAA: Traslado a otra Administradora, VSP: Variación de salario permanente, VST: Variación de tarifa especial, SLN: Suspensión temporal del contrato de trabajo y licencia no remunerada, IGE: Incapacidad general, LMA: Licencia de maternidad, VAC: Vacaciones, AV: Aportes Voluntarios, VCT: Variación centro de trabajo, Incapacidad profesional. Si es la primera vez que se ingresa el empleado, debe seleccionar la novedad ING: Ingreso. En la ventana sólo aparecen las siglas de cada una de las novedades, sí el Aportante quiere saber que significa cada sigla puede ubicar el mouse sobre la sigla y aparecerá el significado completo.

10 Si el empleado presentó en el periodo alguna novedad se debe seleccionar la novedad haciendo clic en la caja que aparece debajo de la sigla. Salario básico, Pensiones, Salud, Riesgos Profesionales, Parafiscales Cuando se hayan ingresado todos los datos, se da clic en Actualizar línea. Para ingresar nuevos empleados se debe seguir el mismo procedimiento descrito. NOTA IMPORTANTE: En la parte inferior, el Aportante encuentra una barra donde está el botón Guardar ; cada vez que haga un cambio debe hacer clic en ese botón, ya que si no lo hace puede perder los cambios que haya realizado. Sección C. Autoliquidación aportes del periodo Paso 1 de 3 En la sección C, encuentra la autoliquidación de aportes del periodo recopilado en una sola planilla; para ingresar a esta sección el Aportante debe hacerlo por el botón Enviar que se encuentra en la parte inferior. Aparecerá el resumen de Administradoras por subsistema. El Aportante puede verificar la información para luego Continuar. Paso 2 de 3, Pago: Aparece la pantalla con los valores a pagar a cada una de las Administradoras.

11 En este momento el Aportante puede hacer el pago a través del sistema PSE. Para realizar el pago debe tener en cuenta que la hora máxima 4:30 p.m. Si el pago se ha realizado exitosamente, el SOI entregará al Aportante el comprobante de pago correspondiente RECUPERAR PLANILLA GUARDADA Una vez el Aportante haya guardado la planilla completa de un periodo, puede recuperar dicha planilla para continuar trabajando en un periodo posterior ENVIO DE ARCHIVO UNIFICADO El Aportante puede cargar al sistema un archivo plano, de acuerdo a las especificaciones de la Resolución 1303, haciendo clic en Examinar y seleccionando el archivo que va a enviar; luego el Aportante debe hacer clic en Continuar El sistema genera el resultado de la validación del archivo, indicando la línea

12 en que se presenta el error o generando un mensaje de reconocimiento exitoso del archivo con el cual el Aportante puede continuar el proceso de envío y pago. PAGO DE APORTES POR MEDIO DE PSE Una vez usted haya diligenciado completa y correctamente la Planilla Integrada de Aportes debe seleccionar el botón de Pagos de PSE. En ese momento se despliega la lista de Entidades Financieras desde las cuales se pueden debitar los recursos para realizar el pago total de sus aportes mensuales. Al seleccionar el icono del Banco de Occidente de la lista, el sistema PSE envía a la Entidad Financiera la información básica de la transacción y conduce al Aportante al sitio transaccional del Banco en Internet denominado OcciRed. En el sitio Web del Banco de Occidente, el Aportante se autentica con la información requerida e inicia una sesión cerrada y segura.

13 Iniciada la sesión segura, se despliegan los datos de la transacción que está en curso, para que el Aportante confirme que los datos sean correctos y proceda a aprobar o rechazar la realización del pago. Al aprobar la transacción se realiza el débito al Aportante y recibe los datos de confirmación de la misma.

14 Posteriormente, el mecanismo de pago integrado electrónico de PSE acredita automáticamente las cuentas bancarias de cada una de las Administradoras y suministra a éstas la información detallada de soporte del pago generada por el sistema automáticamente a partir de los datos que usted ingresó. Por su parte, SOI envía a las diferentes Administradoras del régimen de Seguridad Social la información del recaudo y el detalle de las planillas. 4. CONSULTAS - AUTOLIQUIDACIONES POR EMPRESA La consulta de autoliquidaciones por Empresa le permite al Aportante ver los aportes que ha realizado en diferentes periodos El resultado de la consulta presenta los siguientes datos y de la siguiente forma: Numero de envío, Periodo cotizado, Fecha de envío, Estado transacción, Administradora, Número de Planilla y Afiliados.

15 Para facilitar el pago integrado y por medio del decreto 1464/2005, el Gobierno Nacional estableció nuevos plazos para pagar los aportes parafiscales al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, al Sena y a las Cajas de Compensación Familiar. Los aportantes se clasifican en grandes o pequeños aportantes. Son grandes aportantes los que tienen 20 o más empleados, los de menos de 20 empleados son considerados pequeños aportantes. Los nuevos plazos son los definidos para el pago de aportes a la seguridad social contenidos en el Decreto 1406 de Para el pago mensual del aporte parafiscal de grandes aportantes son los siguientes: Ultimo dígito del NIT o C.C. (No incluye dígito de verificación) Vencimiento 1, 2 y 3 4º día hábil 4, 5 y 6 5º día hábil 7, 8, 9 y 0 6º día hábil Los grandes aportantes que consolidan el aporte de más de veinte (20) sucursales, o de sucursales en más de cinco (5) municipios, tendrán los siguientes plazos: Ultimo dígito del NIT o C.C. (No incluye dígito de verificación) Vencimiento 1, 2 y 3 6º día hábil 4, 5 y 6 7º día hábil 7, 8, 9 y 0 8º día hábil Los pequeños aportantes deben realizar los aportes parafiscales máximo en las siguientes fechas:

16 Ultimo dígito del NIT o C.C. (No incluye dígito de verificación) Vencimiento 1 y 2 4º día hábil 3 y 4 5º. día hábil 5 y 6 6º. día hábil 7 y 8 7º día hábil 9 y 0 8º día hábil Linea de atención al cliente. Si tiene dudas, inquietudes y desea comunicarse con un asesor, puede comunicarse con el Servicio Operativo de Información (SOI) marcando los teléfonos: Bogotá: Línea Nacional: Recuerde que usted como Aportante, sí desea pagar con débito a su cuenta del Banco de Occidente debe tener Occired, PSP y tener habilitado el perfil de Comercio Electrónico. Marco Legal del nuevo Sistema de Pago de Aportes Como reglamentación del nuevo esquema de pago de aportes se tienen los siguientes documentos como resoluciones, directivas y otros. Decreto 3667/2004 por el cual se establece la responsabilidad del Ministerio de la Protección Social del diseño y contenido del formulario único o Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. Decreto 187/2005 por la cual se establece la fecha máxima para la disposición del formulario único o Planilla Integrada de Liquidación de Aportes y la obligatoriedad de su utilización. Decreto 064/2005 por la cual se establece la conformación del comité para el diseño y contenido del formulario único o Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. Decreto 1465 /2005 mediante el cual se establece que las Administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral, el SENA, el ICBF y las Cajas de Compensación Familiar, deberán permitir a los aportantes el pago de sus aportes mediante la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, por medio electrónico. Resolución 1464/2005 mediante el cual se unifica la periodicidad, los lugares y los plazos para el pago de los aportes a la Seguridad Social y parafiscales por parte de los aportantes. Resolución /2005 por la cual se adopta el contenido del formulario único o Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. Resolución 2310 del 22/07/2005 que introduce algunos cambios en la planilla y en las validaciones del Operador de Información. Se abre la posibilidad de manejar Aprendices del SENA y Madres Comunitarias.

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