JARDIN BOTANICO DE BOGOTA JOSE CELESTINO MUTIS SISTEMA DE PERSONAL Y NOMINA PERNO INSTRUCTIVO BASICO DEL USUARIO

Transcripción

1 JARDIN BOTANICO DE BOGOTA JOSE CELESTINO MUTIS SISTEMA DE PERSONAL Y NOMINA PERNO INSTRUCTIVO BASICO DEL USUARIO RESUMEN DE DOCUMENTACION ENTREGADA POR SECRETARIA DE HACIENDA DISTRITAL ESTHER LIGIA VILLARRAGA C BOGOTA, Julio 2014

2 INTRODUCCION El sistema PERNO Personal y Nómina fue desarrollado por la Secretaria de Hacienda del Distrito (SHD) para la administración y control de los Recursos Humanos. Este proceso es coordinado por la Dirección Administrativa y Financiera a través de la Subdirección de Recursos Humanos. El sistema de información diseñado dentro del marco del Plan Estratégico de Sistemas y que se viene actualizando por la SHD, busca dotar a las Entidades del Distrito de una herramienta moderna para la administración y control de los Recursos Humanos. El desarrollo del proyecto fue controlado por una metodología de ciclo de vida de proyectos que contempla las etapas de alcance, estudio y evaluación de alternativas, especificación funcional, diseño físico, programación y puesta en marcha del sistema. La sistematización de los procesos de personal y nómina son actividades importantes dentro de la gestión interna del Distrito. Ella contribuirá a agilizar las cargas operativas, permitiendo una mayor eficiencia en el manejo de los recursos humanos de la entidad. Se ha desarrollado un sistema de información que apoya apropiadamente el proceso arriba mencionado, utilizando herramientas modernas y ágiles para la toma de decisiones dando respuesta a una necesidad sentida en las Entidades del Distrito. Antes de montar dicho sistema el Distrito contaba con algunas herramientas de apoyo para el manejo de la nómina: El sistema desarrollado por el SISE permitía el registro y apoyaba la función de control de nómina. El sistema actual cubre la gestión desarrollada por recursos humanos en áreas diferentes a nómina tales como (Administración y desarrollo de la hoja de vida del personal, posesiones, autoliquidaciones, generación de archivos planos para carga posterior del sistema OPGET etc.) Los módulos de Bienestar, Capacitación y Salud Ocupacional se tratan de manera independiente, con su respectivo manual. La versión de este manual incluye solamente las opciones que están implementadas en la Entidad y se encuentran en funcionamiento. Si posteriormente entran en funcionamiento otros módulos se emitirá una nueva versión. Página 2 de 68

3 PRESENTACION La aplicación PERNO se desarrolló con el software Oracle Developer 2000, y fue diseñada para que corra bajo ambientes tipo Internet (HTML, TCP/IP, http) mediante navegadores disponibles en el mercado (Internet Explorer, Netscape). Requerimientos para el adecuado funcionamiento de NOMINA: Hardware: Pentium II de 300 MHZ o superior, memoria RAM de 64 MB, Fax Modem de 56.6 kbps, línea telefónica, la resolución de la pantalla debe ser ajustada como mínimo a 800x600 dpi. Software: Sistema operacional Windows 95/98/NT, navegador de Internet (Internet Explorer, Netscape versión 4 o superior). El sistema de comunicación para las entidades es a través de la Extranet y/o de la Intranet. Ayuda en Línea Es una herramienta poderosa y flexible para comunicar y publicar información electrónicamente. Es un programa interactivo que permite a los usuarios tener soporte inmediato sobre la aplicación que está manejando. Los usuarios o lectores de la ayuda interactúan con documentos que están en línea (on-line). Tienen a través de ésta diferentes formas de examinar, leer, buscar y acceder información a través de índices electrónicos. La Ayuda en línea le permite recuperar con rapidez toda la información que necesite y volver a su trabajo, ya que aparece en una ventana distinta en la pantalla y, para un rápido acceso, puede mantener la ventana de Ayuda abierta sobre la aplicación. También puede imprimir temas concretos del sistema. La Ayuda en línea proporciona información acerca de los íconos presentes en las barras de herramientas. La ayuda de la aplicación NOMINA permite tener de inmediato un manual del usuario donde se explica detalladamente los procedimientos y normatividad para el manejo de la nómina. Estos son algunos ejemplos de los íconos que se manejan en la Ayuda y sirven para identificar los botones de la barra de herramientas, botones de órdenes, la normatividad y las notas. Para representar los menús principales se hizo una gráfica de las ventanas con sus opciones. Página 3 de 68

4 BARRA DE HERRAMIENTAS La aplicación incluye una barra de herramientas que consta de doce íconos que permiten realizar ágilmente las funciones que el usuario realiza con mayor frecuencia, al trabajar con la base de datos. Las opciones que trabajamos con estos botones, igualmente las encontramos en el menú colección. Salir: Cierra la pantalla actual y regresa a la ventana anterior de la aplicación o sale definitivamente de la misma Consulta: Permite el ingreso de los criterios de consulta. Cargar: Realiza la consulta con los criterios ingresados por la opción de Consulta. Cancela consulta: Cancela la última consulta o el comando de Consulta. Insertar registro: Inserta un registro nuevo. Borrar registro: Borra el registro actual. Primer registro: Visualiza el primer registro. Registro anterior: Visualiza el registro anterior. Registro siguiente: Visualiza el siguiente registro. Ultimo registro: Visualiza el último registro. Grabar: Almacena o salva el registro actual. Página 4 de 68

5 Imprimir: Envía la información a la impresora o a un archivo. El menú de Colección nos permite trabajar las mismas opciones de la barra de herramientas. Adicionalmente a los iconos anteriores, se pueden manejar con las teclas, que se describen en la opción de Ayuda y estas cambian dependiendo dl modo de entrada al sistema.. AYUDAS Ayuda en línea: En esta opción tenemos acceso al manual del usuario. Teclas Rápidas: Visualiza una lista de las combinaciones de teclas más usuales con su correspondiente función. Mostrar error: Visualiza la descripción del último error ocurrido. Acerca de: Muestra información sobre la aplicación. Página 5 de 68

6 MENU PRINCIPAL Una opción o comando es una instrucción que se le da a la aplicación para que realice una acción determinada. La ventana principal de la aplicación cuenta con un menú de nueve opciones, las cuales se pueden desplegar si hace clic sobre ellas o si presiona la tecla [ALT] simultáneamente con la tecla de la letra subrayada de cada opción. Se pueden abrir dos pantallas al tiempo para consultar. Pero cuando vaya a grabar debe estar activa solamente una. Las opciones o comandos están agrupados en menús. Hay opciones que ejecutan una acción inmediata y otras muestran un cuadro de diálogo para que pueda seleccionar la opción que desea. EDICION El menú de edición acepta las combinaciones de teclas implementadas en Windows, tales como [CONTROL]+ [C] para copiar un bloque marcado, [CONTROL]+[V] para pegar y [CONTROL]+[X] para cortar. Cortar: Copia el bloque de texto seleccionado en el portapapeles y borra dicho texto del documento en edición. Para seleccionar texto que se desea cortar y mover a otra posición lejana, o campo de las ventanas actualmente abiertas: 1. Seleccione el texto a cortar. 2. Escoja en el menú Edición la opción Cortar. Copiar: Copia la información seleccionada en el portapapeles. Para copiar una selección de texto escogido anteriormente: Seleccione la ventana y campo en donde se desea realizar la copia. 1. Escoja en el menú Edición la opción Pegar. Pegar: Coloca el contenido del portapapeles en el sitio que indique el puntero del mouse. Página 6 de 68

7 Para mover o copiar texto a otra posición lejana o campo dentro de una ventana: 1. Seleccione el texto que desee mover o copiar. 2. Para mover la selección, escoja en el menú Edición la opción Cortar. 3. Posicione el cursor en la ventana y campo que desea utilizar como lugar destino. 4. Escoja en el menú de Edición la opción Pegar. COMO BORRAR Este sistema como es un sistema financiero, una vez grabados los registros en la base de datos no se pueden borrar. En cambio se tiene la opción de anular estos documentos. 1. Ubíquese en el registro que desea borrar. 2. Presione el botón Borrar Registro de la barra de herramientas, o haga clic en la opción Borrar del menú Colección. 3. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas, o haga clic en la opción Grabar del menú Colección. 4. COMO CONSULTAR 1. Presione el botón Consulta de la barra de herramientas, o haga clic en la opción Consultar del menú Colección. 2. Digite los valores en los campos por los cuales desea realizar la búsqueda. Si el campo es alfanumérico puede digitar una palabra que inicie y/o finalice con el símbolo porcentaje (%). 3. Presione el botón Cargar de la barra de herramientas, o haga clic en la opción Cargar del menú Colección. El sistema cargará en la pantalla el primero de todos los registros que cumplen con los criterios de búsqueda brindados anteriormente. Para recorrer la lista de registro nuevamente utilice los botones de desplazamiento de la barra de herramientas. 4. Cuando cambie de opinión y no desee realizar la consulta después del paso 1 ó 2, puede oprimir el botón Cancela consulta opción Cancelar del menú Colección. de la barra de herramientas o hacer clic en la COMO INSERTAR 1. Ubique el cursor en el lugar donde desea insertar un nuevo registro. 2. Presione el botón Insertar de la barra de herramientas, o haga clic en la opción Insertar del menú Colección. 3. Digite la información requerida en cada campo. 4. Presione el botón Salvar de la barra de herramientas, o haga clic en la opción Guardar del menú Colección. Página 7 de 68

8 LISTA DE VALORES En las ventanas de la aplicación, o en el Menú Superior se encuentran diferentes botones, que permiten desplegar listas de valores. Estas listas están relacionadas con el campo en que se encuentre el cursor. Al presionar el botón correspondiente la lista se desplegará. Adicionalmente hay campos donde al dar doble clic sobre ellos despliega también una lista de valores. Las listas ofrecen las posibilidades de seleccionar un ítem en particular dentro de un conjunto de valores. Procedimiento: 1. Haga clic en el botón correspondiente para desplegar la Lista de valores. 2. Cuando aparezca la lista, si sabe con alguna precisión lo que desea encontrar, digite parte del texto a buscar y haga clic en el botón, también puede digitar una palabra que inicie y/o finalice con el símbolo porcentaje (%) y presione el mismo botón. 3. Si no tiene una palabra específica, desplácese sobre la lista con la barra de scroll o con las flechas de desplazamiento del teclado hasta encontrar lo deseado. Después de encontrar el renglón deseado, ubique el cursor sobre él (quedará resaltado). Para aceptar la selección presione [Enter], haga doble clic sobre ella o presione el botón. ASIGNACION DE CLAVE Para hacer uso de la aplicación, se requiere tener asignada una clave de acceso al sistema, la cual es personal e intransferible. En esta sección encontrará las instrucciones necesarias que debe seguir para que le sea asignada una clave de acceso. El Jefe del área en la cual se requiere trabajar la aplicación deberá efectuar la solicitud mediante memorando al Jefe de la Oficina de Sistemas en el cual proporcionará los siguientes datos: Nombres, apellidos y número del documento de identificación del funcionario. Especificando además las opciones a trabajar (descuentos, actos administrativos, liquidación, etc.). Una vez asignada la clave, el funcionario podrá ingresar a la aplicación, con las restricciones dadas por su perfil. El funcionario deberá cambiar la clave para garantizar la confidencialidad de la misma, consulte el menú Archivo MENU ADMINISTRACION El módulo de Administración solo se habilita para usuarios autorizados ya que algunas opciones solo las maneja el administrador del sistema. El usuario utilizara las opciones de: Página 8 de 68

9 Tablas Básicas, Entidades, Días de Fiesta, Porcentaje FSP, Áreas de Estudio, Carreras de estudio, Departamentos, Municipio, Crear terceros y beneficiarios TABLAS BASICAS: Por esta opción del menú de administración el usuario encuentra la siguiente pantalla Por esta opción dentro del sistema NOMINA, el usuario encontrara en el campo parámetro una serie de opciones que no son necesarias tenerlas en cuenta, ya que son parámetros fijos y definidos previamente para la funcionalidad del sistema. Pero existen otros que si los manejará el usuario en determinado momento como son: Cambio de firmas y/o cargos, parámetros para certificados de ingresos, cambios de salarios, topes así: Página 9 de 68

10 FIRMAS Ubicados en el campo parámetro el usuario puede hacer la consulta con el botón así: (consultar) Posteriormente con el botón (cargar) obteniendo la siguiente pantalla: No debe cambiar ningún nombre del campo Registros solamente los necesarios del campo Resultado. Los registros activos se encuentran con fecha final en blanco, los demás están caducados. Página 10 de 68

11 PARÁMETROS PARA CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES De la misma forma para consultar los parámetros para los certificados de Ingresos y Retenciones buscando %PARAMETROS_CERTIFICADO_INGRESO% obtenemos: En esta forma el registro activo esta con fecha abierta o campo nulo. Se debe tener a la mano un formato del nuevo certificado emitido por la DIAN, seguir el orden de la numeración del formulario. Página 11 de 68

12 No se debe reemplazar sino seguir los siguientes pasos así: 1.- Dar fecha final al registro del año activo. 2.- Con la opción Edición - Copiar 3.- con el botón (Insertar) abrir un nuevo registro. 4.- Por las opciones del Menú Colección - Duplicar Página 12 de 68

13 Tendremos la siguiente pantalla con el registro deseado duplicado 5.- Con el nuevo registro duplicado quitar la fecha final y dar fecha inicial del periodo a generar. Ejemplo: antes ahora Cambiar texto según formulario. 7.- Salvar con (Salvar) De la misma forma se procese con los demás ítems numerados del formulario. CAMBIO DE SALARIOS Y/O TOPES Esta opción nos permite actualizar los valores de valor salarios mínimos, valor de auxilio de alimentación, subsidio de transporte, valor de UVT, topes para bonificación de servicios, auxilios de alimentación, subsidio de transporte, IBC para aportes de salud, pensión y ARL(riesgos), estos son los mas usados al inicio de un año o cuando se realizar el incremento de salario. Página 13 de 68

14 De la mis ma for ma par a con sult ar los par ám etro s par a los certificados de Ingresos y Retenciones buscando % VARIABLES_LIQUIDACION_NUMERO% obtenemos: Ubicados en el campo Registro avanzar hasta encontrar el registro a actualizar. Seguir los pasos 1 a 6 de la opción anterior. Página 14 de 68

15 Nota: se aplica el procedimiento para asegurar que el texto adicionado queda igual que el anterior, ya que si se digita se corre el riesgo de teclear algún carácter o espacio que va a afectar alguna liquidación posterior. ENTIDADES Esta opción permite consultar y grabar nuevas entidades como son las prestadoras de servicios de salud, pensión, cesantías, bancos, cajas de compensación Para adicionar una nueva entidad se debe haber grabado previamente en el sistema de Terceros II Pasos: Con la pantalla en blanco Con el botón nos muestra la siguiente pantalla Se digita el tipo de documento y Nro. de Documento del documento a asociar y continuar Página 15 de 68

16 Con el botón nos muestra la siguiente pantalla Con nos muestra la siguiente pantalla en la cual el aplicativo genera un nro. secuencial Digitar la descripción deseada, el código para autoliquidación si lo tiene y con tabulador nos muestra la siguiente pantalla Página 16 de 68

17 Las siguientes pantalla contienen parametros fijos para consulta o que se deben cambiar cuando exista alguna reglamentacion. El sistema toma estos datos para validaciones en la captura o liquidacion de los procesos de nòmina. TOPES PRIMA TECNICA Página 17 de 68

18 PRIMA DE ANTIGÜEDAD PORCENTAJES FSP DIAS FESTIVOS En esta pantalla se deben digitar todos los dias festivos encontrados en el calendario comprendidos entre el dia lunes y viernes de cada semana. Página 18 de 68

19 BENEFICIARIOS A esta opción se llega por la pantalla de descuentos o por la pantalla de Administración: En esta opción se graban los datos correspondientes a los beneficiarios. Se debe llamar con el botón Código: El código es un secuencial que se puede consultar por la pantalla de Beneficiarios (consulta). Nombre: Nombre del beneficiario Página 19 de 68

20 Número de documento: Número del nit, Tipo de documento: Nit Grabar el registro con BENEFICIARIOS (Consulta) A esta opción se llega por la pantalla de Administración: Nos despliega la siguiente pantalla: De la misma forma que la opción de Beneficiarios se puede consultar por esta, pero además tiene otros botones: : Permite ver en forma completa los registros y ver el nuevo de código en forma secuencial para grabar uno siguiente, así: Página 20 de 68

21 : Permite generar un reporte con los beneficiarios así. CONSULTA DE TERCEROS En esta versión el usuario de Nómina solamente tiene la opción de consultar los terceros, como se ve en la pantalla siguiente. Esta contiene las relaciones creadas en el momento de su carga. Página 21 de 68

22 MENU RECURSOS HUMANOS MANTENIMIENTO Este sistema permite relacionar e identificar en cualquier fecha, la planta global de cargos vigente para funcionarios de planta, establecida mediante decreto emitido por el Alcalde Mayor de Bogotá, o entes administrativos nacionales, en ella se establece por grados y niveles el número total de cargos. Esta opción permite crear y modificar cargos, dependencias y hacerle mantenimiento a la planta. Para trabajar con esta pantalla seleccione en el menú principal la opción Recursos Humanos. De la lista que se despliega seleccione la opción Planta Personal y de ella escoja la opción Mantenimiento. Aparece la siguiente pantalla que tiene 3 carpetas Cargos, Dependencia e Identificación Cargo. Carpeta Cargos: Página 22 de 68

23 Digite los datos correspondientes en los campos: Cód., Grado y Denominación; en el campo Nivel seleccione el nivel correspondiente. Digite también los datos de los campos Asignación básica, Prima técnica, Gastos representación, Funciones y Número cargos, para el correspondiente cargo y grado. Digite la fecha inicial (desde cuando tiene vigencia).la fecha final se deja en blanco. Carpeta Dependencia: Página 23 de 68

24 Digite los datos en los campos código y código dependencia antecesora. Seleccione de la lista de valores o digite y el sistema trae el nombre de la dependencia antecesora (dependencia de la cual depende). En el campo Centro de Costo seleccione de la lista de valores. Digite la información en los campos función y ubicación. Carpeta Identificación cargo: En esta pantalla se insertan los datos para adicionar a la planta de personal un cargo vacante. Seleccione de la base de datos todos los ítems que van en los campos de Identificación Cargo, Tipo planta, Estado, que pertenecen al bloque de cargos y de vigencia. El campo ID Cargo se asigna manualmente, tomando el último consecutivo. Grabe la información con el icono. DEPENDIENTES El aspirante debe suministrar en el momento de su posesión la información sobre los dependientes tales como compañero(a), hijos, hermanos, padres, etc. Esta información se registra en la base de datos como parte de la información de la hoja de vida y servirá de soporte a las labores del área de bienestar. Para trabajar con esta pantalla seleccione en el menú principal la opción Recursos Humanos. De la lista que se despliega seleccione la opción Hoja vida. De esta lista escoja la opción Dependientes. Aparece la siguiente pantalla que tiene dos carpetas Documentos y Subsidio. Carpeta Documentos: Página 24 de 68

25 En esta pantalla se graba la información de las personas dependientes del empleado. En el bloque funcionario al digitar el número de identificación o el nombre del empleado el sistema trae los datos correspondientes. Bloque dependientes: Seleccione de la lista de valores Parentesco. Digite los datos de la persona dependiente. los datos de los campos Sexo y En el campo Tipo Documento seleccione. En el campo Número Documento digite el número de identificación de la persona dependiente. El sistema asigna la fecha de la actualización. Carpeta Subsidio: En esta parte de la pantalla se graban los datos del nivel educativo de la persona dependiente. Seleccione de la lista de valores los datos de los campos nivel educativo y razón de subsidio. Terminada de digitar la información de las carpetas grabe los registros con el botón. DATOS PERSONALES El objetivo de este proceso es registrar y administrar los datos básicos del personal que ingresa a la entidad, los cuales son suministrados por el aspirante a un cargo específico en el formulario único formato SH del manual de procesos de la subdirección de recursos humanos. En esta pantalla se registra el sexo, nombre, apellidos, tipo de identificación de la persona, número de Página 25 de 68

26 identificación de la persona, así como la fecha de nacimiento, su estado civil, el número de personas a cargo, el tipo de sangre, el RH, el número de la libreta militar, y los datos propios de ciudadanía y residencia. Para trabajar con esta pantalla seleccione en el menú principal la opción Recursos Humanos. De la lista que se despliega seleccione la opción Hoja vida, y de esta lista escoja la opción Datos Personales. Aparece la siguiente pantalla que tiene dos carpetas Sexo, Estado Civil y Ciudadanía y Residencia: Se puede adicionar, consultar registros. Para consultar seleccione el icono de consultar icono de carga. Para adicionar se debe realizar con el botón pantalla:, digite uno de los datos del bloque y luego el. Nos muestra la siguiente Página 26 de 68

27 Con los datos seleccionados en la casilla de Nombre o Nro. De Identificación y presionando el botón de nos muestra nuevamente los datos que ya se habían grabado en la pantalla de Terceros y seleccionar el funcionario marcando y nos devolvemos con la flecha Aparecen los datos de la persona en la parte superior Digitar los datos correspondientes a lugar de expedición, número de Identificación, nombres, primer apellido, segundo apellido según estén registrados en el anexo de hoja de vida que se requiere diligenciar en el momento de ingreso a la entidad. Se continúa pasando el cursor a la siguiente carpeta. Carpeta Sexo, Estado Civil: En el segundo bloque haga clic en el campo Femenino o Masculino de acuerdo a la necesidad. Digite los datos de los campos Fecha Nacimiento, Edad, Personas Cargo, Clase Libreta, Número Libreta Militar y Distrito Militar si corresponde. Seleccione de la lista de valores los datos de los campos Estado Civil, Tipo Sangre y RH. Pase a la Carpeta Ciudadanía y Residencia: Página 27 de 68

28 Digite los datos de los campos correspondientes solicitados en esta carpeta. A continuación grabe el registro con el icono. DATOS FUNCIONARIOS El sistema permite el registro y consulta de la siguiente información de cada uno de los funcionarios, manejándola en carpetas independientes así: Datos de Vinculación, Afiliaciones y bancos, Actos Administrativos, Conceptos e información del Cargo. Datos de Vinculación: Son aquellos datos relevantes para la vinculación a la entidad de una nueva persona. Dentro de ellos encontramos: tipo de nombramiento, el tipo de funcionario, el tipo de régimen, si se le ha hecho o no inducción a dicho funcionario y en que fecha, el tipo de procedimiento para aplicar la retención y el porcentaje de retención que tiene el funcionario. Las fechas de ingreso a la entidad, al Distrito y a la Nación y finalmente si el funcionario presentó la declaración de bienes y en que fecha fue presentada. Afiliaciones y bancos: Esta pantalla tiene por objeto registrar los fondos de pensiones, salud, A.R.P, cesantías, cajas de compensación, banco y número de cuenta bancaria donde el usuario desea que se le efectúen los pagos. Adicionalmente se solicita en esta pantalla el registro de los valores que afectan retención para el caso de pagos efectuados por UPAC o estudios realizados. Actos Administrativos: El objetivo de esta pantalla es registrar todos los actos administrativos que elabora la Subdirección de Recursos Humanos, así como los decretos que elabora la Alcaldía mayor a un funcionario desde su vinculación hasta su retiro. Cualquier acto administrativo que aquí sea registrado se reflejará automáticamente sobre la nómina y será tenido en cuenta para la liquidación que se encuentre activa en su momento. Conceptos: El objetivo de esta pantalla es registrar todos los conceptos permanentes a que tiene derecho un funcionario y que no los asume el cargo que tiene en ese momento. Ejemplo: Auxilio de Alimentación, Subsidio de Transporte. Cargo: Pantalla de consulta que despliega las características básicas del cargo actual del funcionario, como son el cargo, grado, nivel, dependencia, asignación salarial, gastos de representación, prima técnica. Página 28 de 68

29 Para trabajar con cada una de estas carpetas seleccione en el menú principal la opción Recursos Humanos. De la lista que se despliega seleccione la opción Hoja vida. De esta lista escoja la opción Datos del Funcionario. Aparece la siguiente pantalla que muestra las cinco carpetas. En esta pantalla con el icono de consulta se digita cualquier dato básico del funcionario que se desea consultar, grabar y/o modificar los correspondientes datos. Carpeta Datos de Vinculación: Ver pantalla anterior Seleccione de la lista de valores los datos de los campos: Tipo nombramiento, Tipo funcionario, Tipo régimen, Inducción y Declaración. El campo Estado Actual el sistema lo trae automáticamente. En el Campo Retención: Cuando es un nuevo empleado, el sistema asume como procedimiento 1 para el cálculo y el campo %Retención lo muestra en ceros. Cuando el sistema recalcula el porcentaje y pasa a procedimiento 2, en el campo % Retención muestra el valor. Digite los datos en los campos correspondientes a Fechas. NOTA: Si se va a modificar el % de Retención, coloque el cursor en este campo, digite el nuevo valor y salve el registro. Si se va a retirar el valor digite CEROS no deje el campo en blanco. En julio y enero se actualizan los valores de retención. Página 29 de 68

30 AFILIACIONES Y BANCOS Carpeta Afiliaciones y Bancos: UPAC: En este campo se digita el valor correspondiente y calculado por concepto de pago de vivienda y/o educación. Este dato es calculado por el personal autorizado de manejo de Nomina. Si desea modificarlo coloque el cursor en este campo y digite el nuevo valor y salve el registro. ARL, EPS, CESANTIAS, PENSIONES y BANCO: En estos campos con la tecla CTL-F7 o el icono se despliega la lista y se selecciona el nombre en la cual está afiliado el funcionario. CAJA COMPENSACION: El aplicativo muestra automáticamente "COMPENSAR" O la caja a la que este afiliada la entidad. BANCO: En este campo con el icono se despliega la lista de entidades bancarias, se marca la que la entidad bancaria en la cual tiene la cuenta el funcionario, que debe ser la misma que se grabó en la forma de terceros. CUENTA BANCARIA: Con el icono se despliega el registro con el número de la cuenta del funcionario que previamente se grabo en la forma de terceros. Botón: SEGURIDAD SOCIAL Se actualizan los datos de EPS, Pensión y Cesantías para tener el registro de fechas de afiliación y/o retiro. Guarda la historia de todos los Página 30 de 68

31 ACTOS ADMINISTRATIVOS En esta pantalla se graba cada novedad efectuada en un periodo a procesar y/o liquidar y que va a afectar el Histórico de Nomina y se va a tener en cuanta en la liquidación del empleado. Carpeta Actos: Tipo Acto: Con el icono se selecciona el acto administrativo que se va a ingresar Número Acto, Fecha del Acto: Número del documento que soporta el acto administrativo. Evaluación: Con la flecha del campo se selecciona la correspondiente, según el acto requiera evaluación. Documento: Se marca el documento que soporta el acto administrativo (Resolución, Decreto) Efectividad: Digite la fecha desde la cual se hace efectivo el Acto Administrativo. Caduca: Digite la fecha en la cual finaliza el Acto Administrativo. Hay actos que no requieren esta fecha. Justificación: Digite el texto de justificación si se requiere. Es opcional Botón Detalles: Con la que se llama la siguiente pantalla en la cual se incluyen campos requeridos dependiendo del Acto Administrativo. En la Explicación se detalla que campos se requieren para cada uno. Ver Proceso para grabar Actos Administrativos y Novedades Página 31 de 68

32 CONCEPTOS Carpeta Conceptos: En esta pantalla se incluyen los valores a pagar al funcionario que no sean propios del cargo (excepciones) TIPO: Con el icono seleccione de la lista de valores el tipo de concepto que se desea ingresar. NÙMERO, FECHA, EFECTIVIDAD, JUSTIFICACIÒN: Digite los datos de numero de resolución, fecha de la resolución y fecha de efectividad de la misma, así como la justificación. Con el botón "Detalle" llama la pantalla siguiente en la cual se define si el funcionario tiene o no derecho (TIENE DERECHO) al correspondiente concepto, aunque su cargo no lo contemple. Con F9 se marca la opción correspondiente Si después de un periodo por aumentos de sueldo y cambio de topes el funcionario que recibía uno de estos auxilios o subsidio deja de tener derecho, se requiere grabar a continuación un nuevo registro del tipo correspondiente, colocando en la nueva fecha de efectividad por detalles como FALSO en derecho. Página 32 de 68

33 CARGO Carpeta Cargo: Esta es una pantalla de consulta del cargo que posee el funcionario en el momento presente. Esta pantalla muestra el Cargo, Grado Nivel, Dependencia, posición, en la cual está ubicado el cargo del funcionario. Además muestra los valores de Asignación básica, Gastos de Representación, Prima de servicios, Prima extralegal, si el cargo y/o funcionario lo tiene. Página 33 de 68

34 : RECURSOS HUMANOS NOMINA Este menú contiene las siguientes opciones así: MANTENIMIENTO DE TABLAS Página 34 de 68

35 NOMINA DEFINICION Este proceso tiene el propósito de controlar, validar y procesar la información de los funcionarios para el pago de sus salarios, sobre un período específico, quincenal, o mensual. El proceso de nómina elabora en forma fácil, exacta y oportuna las diferentes nóminas de personal de planta, supernumerarios, igualmente el pago y descuentos de ley y prestaciones a que tiene derecho un funcionario en el momento de efectuar el proceso. Cuando seleccionamos la opción de NOMINA en el menú de Recursos Humanos encontramos una serie de opciones que nos van a facilitar el proceso e inclusión de novedades para un periodo especifico. Dentro de estas opciones seleccionando Definición de Nómina se despliega en la barra superior una nueva opción "Nomina" que va a contener los resultados finales del proceso en si de un periodo liquidado o procesado. En todas las pantallas de nómina, al digitar el número de identificación o el nombre del empleado el sistema traen los datos correspondientes al mismo. Esta opción nos muestra una pantalla que permite crear nuevas nominas o ver las nóminas que han sido ejecutadas en el sistema y permite consultar de esta forma liquidaciones anteriores, ya sea para todos los funcionarios o para un funcionario específico. Para trabajar con esta pantalla seleccione en el menú principal la opción Recursos Humanos. De la lista que se despliega seleccione la opción Nómina, de esta escoja la opción Nómina Definición. Aparece la siguiente pantalla. Página 35 de 68

36 Dentro de los campos solicitados para crear la nómina encontramos: Proceso: Indica el tipo de nómina que se desea correr. Con nómina (Empleados de Planta,) seleccionamos la utilizada en la Corrida: Indica la versión de esa nómina que se esta corriendo. Fecha Inicial Período: fecha inicial de la nómina. Fecha Final de la Nómina: Fecha final de la nómina. Se debe tener en cuenta el día final del mes (si tiene 30 o 31 días) Días a liquidar: Número de días a ser liquidados de acuerdo con las fechas anteriormente mencionadas, lo calcula el sistema automáticamente. Página 36 de 68

37 Adicionalmente en la parte inferior de la pantalla encontramos unos campos que son informativos y que al cerrar la nómina serán refrescados ellos son: Archivo para Bancos: Contiene el nombre del archivo para bancos que se generó en dicha nómina. Definitiva: Si el campo se encuentra marcado indica que ya fue colocada como nómina definitiva. Autoliquidación: Indica que el proceso de Autoliquidación ya fue corrido. Desprendibles: Se generan los desprendibles de pago de dicha nómina. Copia de respaldo: si el campo se encuentra marcado indica que ya se sacaron las copias de respaldo correspondientes. Fecha de ejecución: Indica la fecha de la última ejecución. Estado: Indica el estado de la nomina. Cuando se invoca esta pantalla y con las opciones de consulta traemos un periodo a liquidar o ya procesado el aplicativo nos muestra el siguiente menú. Con las opciones: Ejecución: Permite realiza el procedimiento de liquidación de conceptos en un periodo especificado Archivo de Bancos: Generar el archivo plano que será enviado al Banco para la consignación de un periodo liquidado. Desprendibles: Generar los desprendibles de pago para ser entregados a cada funcionario para revisión del periodo pagado. Ajustes a la Nómina: Incluir ajustes a conceptos dentro de un periodo a procesar. Totales Pagados: Listado del total a consignar a cada funcionario en un periodo procesado y que se entregara al correspondiente banco Ver resultados: Consultar la liquidación de conceptos para un funcionario seleccionado en un periodo dado. Página 37 de 68

38 Conceptos de Liquidación: Ingresar los conceptos a liquidar para funcionarios a retirar en el periodo a procesar. Definitivo: Marcar el periodo de proceso de la Nómina como definitivo, para posteriormente al iniciar un nuevo periodo se realicen los cargues correspondientes a archivos de descuentos y/o compensatorios. Es importante tener cuidado de marcar esta opción, debe existir una copia de seguridad ("Antes de Cierre"). Es bueno contar con el ingeniero de la División de Sistemas o el encargado de esta labor y consultar si existe una copia para realizar este cierre. Una vez realizada la marca, se requiere salir de la pantalla de definición de nomina para ver la marca realizada. En este punto se adiciona un registro con el icono se digitan los datos correspondientes a la siguiente quincena o periodo a liquidar, en este proceso se actualizan las tablas de Histórico y se realizan los abonos por conceptos de compensatorios y detalles de descuentos. Es importante realizar una copia de seguridad marcada como "Después de cierre" EJECUCION Opción que permite realizar la liquidación de la nómina en un periodo especificado. Para trabajar con esta pantalla seleccione en el menú principal la opción Recursos Humanos. De la lista que se despliega seleccione la opción Nómina. De esta lista escoja la opción Nómina Definición. Aparece un menú adicional en la parte superior.escoja la opción de Ejecutar Nos muestra la siguiente pantalla. Permite ejecutar o eliminar la nómina que se encuentre activa en la pantalla, bien sea de todos los funcionarios, un subconjunto uno o varios. Cuando se entra a esta opción encontramos que por omisión se ejecutarán todos los funcionarios. Página 38 de 68

39 Si se desea liquidar un subconjunto de funcionarios de esa nómina se debe hacer clic sobre el botón de ejecutar un subconjunto y seleccionar el subconjunto deseado. Un subconjunto de la nómina puede ser régimen, dependencia, cargo grado y nivel y se debe entrar la condición igual, diferente, en el listado o en el listado y a continuación incluir su valor correspondiente. Si se desea ejecutar un subconjunto de funcionarios específicos se debe entrar el número de identificación correspondiente y dar ENTER. Una vez se ha seleccionado la clase de ejecución se puede hacer clic sobre el botón ejecutar. El sistema a continuación solicitará una serie de confirmaciones y ejecutará la nómina de acuerdo a las características que ha entrado el usuario. Cuando la nómina termina su ejecución se despliega la liquidación detallada de la misma, mostrando paso a paso lo que realizó para cada funcionario. Esto se conoce como el log de ejecución y sirve de apoyo para las personas que conocen a fondo las formulas de liquidación y la forma como se ejecuta nómina propiamente. Si usted es un usuario común por favor cierre el log no sin antes haber visto la parte final del mismo para verificar que no hay errores reportados. Si desea volver a ver el log lo podrá hacer haciendo clic sobre el botón Si desea ver los resultados de algunos funcionarios específicos haga clic sobre el botón VER LOG NOVEDADES Opción que permite la captura de las siguientes novedades: horas extras, recargos nocturnos, incapacidades, auxilio de maternidad, auxilio mortuorio, auxilio de educación. Para trabajar con esta pantalla seleccione en el menú principal la opción Recursos Humanos. De la lista que se despliega seleccione la opción Nómina. De esta lista escoja la opción Novedades. Aparece la siguiente pantalla. Página 39 de 68

40 En esta pantalla se graban las novedades de horas extras, auxilio mortuorio, de maternidad, incapacidades, deducibles y declarantes para retención en la fuente. Bloque datos básicos: Al digitar el número de identificación o el nombre del empleado el sistema trae los datos correspondientes. Para capturar la información de novedades entre la identificación del funcionario. En la ventana inferior se mostrarán los siguientes campos de captura: Página 40 de 68

41 Bloque novedades: Página 41 de 68

42 Tipo Novedad: Seleccione con la lista la novedad requerida. Tipo documento: Seleccione el tipo de documento que soporta la novedad. Número documento: Seleccione el número de documento que soporta la novedad. Fecha: Fecha en la cual se generó el documento que soporta la novedad. Justificación: Campo opcional y de texto libre. Efectividad: Fecha de efectividad de la novedad. Debe ser igual a la fecha en que se inicia la novedad cuando se habla de incapacidades; si es de horas extras o de auxilios se refiere al día en que se va a cancelar. Dependiendo de la novedad este detalle varía y se presentan los campos correspondientes a cada una de ellas dependiendo de cómo se han definido cada una de ellas en la opción Administración - Definición Actos Administrativos. Digite la justificación. Ver Proceso para grabar Actos Administrativos y Novedades Página 42 de 68

43 DESCUENTOS Esta opción administra los diversos descuentos extralegales que se pueden presentar. Dentro de ellos encontramos los embargos, libranzas, cuotas sindicales, aportes a fondos de construcción, aportes voluntarios de pensión, medicina prepagada etc. En el evento de salir a vacaciones los descuentos por libranzas, embargos, cuotas sindicales, se realizarán siempre y cuando el funcionario salga a vacaciones en un período que cobije una quincena completa. Este nuevo módulo controla el monto total de libranzas por saldo, y no trabaja número de cuotas sino se asigna el valor de la cuota a descontar, de igual forma controla los topes de endeudamiento teniendo en cuenta la asignación salarial de nombramiento del funcionario y no los asignados en caso de encargo. Para trabajar con esta pantalla seleccione en el menú principal la opción Recursos Humanos. De la lista que se despliega seleccione la opción Nómina. De esta lista escoja la opción Descuentos. Aparece la siguiente pantalla. La pantalla se encuentra dividida en tres grandes secciones: Página 43 de 68

44 Datos del funcionario: Digite el Número de Identificación u otro dato para cargar la información básica del funcionario, al cual se le va a ingresar un descuento. En esta parte muestra además del cargo, grado y dependencia muestra la deuda actual, cupo real y el cupo disponible, y a la vez permite controlar el tope de endeudamiento del funcionario. Información de los descuentos: Se relacionan y consultan en esta sección los datos correspondientes a los descuentos. Formas de pago: En esta sección se muestran el concepto sobre el cual se va a efectuar el descuento, el valor a descontar y la fecha en la cual se inicia el descuento. Dentro de esta pantalla se abre la forma Detalle Pagos que relaciona los pagos efectuados y la correspondiente fecha Descripción de Campos: Datos del funcionario: En este bloque se identifica los nombres completos del funcionario y además Concepto Fijo Mensual: Total conceptos fijos de pago de Cargo de Nombramiento Cupo real: Cupo Disponible: Cupo Máximo: Deuda Actual: Sueldo Básico: Cupo Máximo (Salud + Pensión + Solidaridad + Retefuente) Cupo real Deuda Actual 50% del Concepto Fijo mensual Valor de la deuda a la fecha Sueldo básico del Cargo de Nombramiento Descuentos: núm.: Número que defina un secuencial del descuento. Obligatorio para embargos Tipo: Seleccione de la lista de valores los datos del campo Tipo de descuento. También se puede utilizar la primera letra del Tipo de descuento. Clase: Seleccionar la clase de descuento. Puede ser: Monto: Si el descuento se va a efectuar con una cuota fija en un periodo determinado Porcentual: Si el descuento se va a realizar tomando un porcentaje sobre un concepto determinado. Por ejemplo los descuentos de sindicato. Quinta parte del salario disponible: para descontar la quinta parte del salario dispone a la fecha. Por ejemplo los embargos. que se Monto: Monto total del descuento. Página 44 de 68

45 Cuota: Valor o porcentaje a descontar. Periodicidad: Frecuencia con la cual se efectúa el descuento. Puede ser primera quincena (P), segunda quincena(s), ambas quincenas(a) u otro tipo de modalidad. El otro tipo(o) se utiliza cuando el descuento se va a efectuar con un concepto diferente al Sueldo Básico, como Prima Semestral, Prima de Navidad. Fecha de Inicio Descuento: Fecha a partir de la cual se efectuará el respectivo descuento. Estado: Indica el estado en el cual se encuentra el descuento. (Activo, Cancelado, suspendido, Nuevo). Activo: Para todo descuento que lo vaya tomar en cuenta en la quincena activa Cancelado: Descuento finalizados. Suspendido: Descuentos que en determinada quincena no se quieren descontar (Opción de responsabilidad del personal autorizado para realizar). Nuevo: Utilizado en casos especiales. Si el funcionario se encuentra en vacaciones, licencia y el descuento se realizara con concepto de Primas de Navidad o semestral. Los datos de los campos periodicidad y estado se seleccionan de la lista de valores. Código Beneficiario: Código de la Entidad beneficiaria (cooperativa, sindicato, juzgado, o personal natural) a la cual se le debe girar cada una de las cuotas del descuento. Una vez entrado el código del beneficiario, si este existe se mostrarán los datos del beneficiario. Si el código de beneficiarios no existe elimine el registro con y posicione el cursor en el cuadro de datos, a partir de esa posición con el botón Crear Beneficiario se adicionan los datos correspondientes. Fecha Registro: Fecha en la cual se registra la grabación del descuento. En la parte derecha de la pantalla Página 45 de 68

46 Fecha Finaliza: Se puede dejar en blanco. Importante para descuentos de personal supernumerario. Tiene en cuenta cuando finaliza el descuento. Si el tipo de descuento es un embargo se requiere grabar las siguientes pantallas: Crear Demandante: Con este botón se llama la siguiente pantalla En ella se muestran los datos de nombres, apellidos tipo de documento y numero de documento de los posibles demandantes para un embargo. El código el sistema lo genera. Es importante anotar que estos registros se han grabado previamente en la opción de Terceros y en esta pantalla se Asocia con el botón:. Los nombres, tipo de documento y números se deben grabar previamente por la opción de Terceros. Al grabar el registro de embargo se requiere llamar la pantalla de embargos con el botón de la derecha Página 46 de 68

47 Campos: Demandante: Con CTRL+L o se selecciona el demandante correspondiente que previamente se ha diligenciado en el paso anterior. Se deben diligenciar los demás con los datos correspondientes. En el campo Forma de pago de la pantalla de embargos se debe grabar BANCO si se desea que el abono sea al Banco agrario. Para el caso específico de Embargo por Alimentos que se requiere consignar al mismo beneficiario y/o demandante se debe grabar ABONO y digitar los demás datos de tipo cuenta y numero de la cuenta. Forma de Pago: Concepto Pago: Ubique el cursor en el campo de la a ventana inferior. Con CTRL+L o seleccione el concepto por el cual se realizar el descuento, generalmente es con SUELDO BASICO. Para libranzas según el número de cuotas el sistema automáticamente las calcula y las marca al colocar el cursor en la ventana inferior y toma el concepto de SUELDO BASICO; para libranzas especiales de una cuota sobre Prima de Navidad o semestral. Forma de descuento: Se relaciona la forma de descuento, bien sea por valor o porcentaje. Valor descuento: Valor a ser descontado del concepto, en el caso de que la forma de descuento sea porcentaje este valor no puede exceder el 50%. Período de Corte: Fecha en la cual se efectuará el correspondiente descuento. En este punto salve el registro con. Dentro de la ventana de descuentos encontramos tres botones especiales: Cuota Período: La cuota período permite fijar cuotas fijas. Crear beneficiario. Opción que permite mantener la tabla de beneficiarios de los descuentos. Detalle Pagos. Opción que permite consultar el Histórico de los pagos realizados por el Funcionario. En la muestra las cuotas abonadas y el total descontado respecto a l total del Monto. Página 47 de 68

48 NOTAS El código del beneficiario será el consecutivo que el usuario asigne luego de consultar previamente la forma de consulta de Beneficiarios No se pueden grabar descuentos si el funcionario esta en vacaciones, licencia. con excepción, si el descuento se va a realizar con la Prima semestral o Navidad y se entra como periodicidad OTRO y estado NUEVO. Verificar antes de digitar el descuento si el beneficiario existe. EMBARGO DE FAMILIA: Si la cuota es fija se grabara con tipo "Embargo de Familia" y el valor de la cuota será igual al valor del monto. Si es un porcentaje se requiere tener en cuenta lo estipulado por el Juzgado, si recae sobre Sueldo Básico, Prima de Vacaciones, Sueldo de Vacaciones, Prima de Navidad, Prima Semestral. Los embargos OBLIGATORIAMENTE DEBEN TENER UN NUMERO en el primer campo Núm. AUMENTOS MASIVOS Página 48 de 68

49 Esta opción permite ordenar la liquidación en la nómina de los aumentos de sueldos y gastos que afectan toda la planta. Para trabajar con esta pantalla seleccione en el menú principal la opción Recursos Humanos. De la lista que se despliega seleccione la opción Nomina. De esta lista escoja la opción Aumentos Masivos, aparece la siguiente pantalla. El sueldo básico y los gastos de representación de cada cargo están de acuerdo al nivel y al grado. Seleccione Representación. el nivel y grado y digite el dato del campo Salario Básico y Gastos de Haga clic en el botón Incrementar. Digite en el campo Aplicar el incremento de salario a partir de la fecha en formato DD-MM-YYYY, a partir de la cual será efectiva esta operación. En la parte izquierda aparece definida toda la planta, agrupada por nivel, grado y cargo. En la medida en que se seleccione un valor de nivel, cargo o grado, se muestra en las casillas Salario Básico y Gastos de Representación, los montos actuales o modificados de estos conceptos según la selección. Para cambiar los valores se digitan en los respectivos campos y dicho valor aplicará para todas las posiciones de la planta que se vena agrupados por la selección hecha. Es decir si el cambio se hace a nivel del campo Nivel de la planta. Todas las posiciones que sean de dicho nivel quedarán con el mismo valor que se les haya asignado. Para hacer efectivo el aumento se oprime el botón incrementar y en el campo de abajo a la derecha aparecerá el detalle de la operación realizada por cada uno de los funcionarios involucrados en el proceso. Página 49 de 68

50 El retroactivo se hace a partir de la fecha que se coloque en esta pantalla. CONSULTA FACTORES DE LIQUIDACION Esta opción permite ordenar consultar los factores aplicados a una lista de conceptos que pueden ser de gran utilidad para el funcionario manejador de la liquidación de la Para trabajar con esta pantalla seleccione en el menú principal la opción Recursos Humanos. De la lista que se despliega seleccione la opción Nomina. De esta lista escoja la opción Consulta de Factores de Liquidacion, aparece la siguiente pantalla. Página 50 de 68

51 Digitamos el concepto que queremos consultar los factores aplicados Cedula del funcionario a consultar Fecha final del mes de proceso Dar tabulador para que nos muestre los factores aplicados. De la misma forma para los otros conceptos deseados CONTROL VACACIONES Por la siguiente pantalla la opción de Control de Vacaciones: Página 51 de 68

52 Cuando un funcionario solicita las vacaciones se deben registrar para posteriormente grabar el correspondiente acto administrativo. Si no se hace esto de esta forma, es probable que al entrar el acto administrativo no se desplieguen vacaciones pendientes. Esta pantalla permite ingresar los periodos y días a que tiene derecho a disfrutar un funcionario; además se consulta la información de los períodos en que tiene derecho a descansar el empleado, así como los ya disfrutados. Para trabajar con esta pantalla seleccione en el menú principal la opción Recursos Humanos. De la lista que se despliega seleccione la opción Hoja vida. De esta lista escoja la opción Vacaciones, y a continuación Control vacaciones Aparece la siguiente pantalla, que es una pantalla de consulta y actualización. Página 52 de 68

53 En su primera parte se despliegan los datos del funcionario tales como tipo de identificación, numero de identificación, nombres y apellidos. En la parte intermedia de la pantalla se mantienen los datos propios de las vacaciones causadas, comprendiendo el periodo de vacaciones causado, los días a que tiene derecho y los días pendientes de disfrutar. En el bloque de datos básicos en el campo Tipo Documento seleccione el tipo de documento. Digite el número del documento en el campo cédula para que el sistema traiga los datos del funcionario. En el bloque de Período de Vacaciones digite los datos de inicio del período de causación y el aplicativo calcula automáticamente el fin del periodo. Digite además el número de días a que tiene derecho según su antigüedad y los días pendientes a disfrutar. El sistema trae los datos de los campos del tercer bloque, una vez liquidado el periodo de proceso de nómina. En el campo de Inicio de vacaciones muestra la fecha de inicio de disfrute de vacaciones que coincide con la fecha de efectividad del acto administrativo. En la última parte de la pantalla se registran las vacaciones disfrutadas, aplazadas o interrumpidas, contemplando, los días tomados o disfrutados y/o los días de la suspensión o pendientes de vacaciones. Diariamente el sistema actualiza los datos con los empleados que causan las vacaciones. Solo se pueden disfrutar las vacaciones que aparezcan en días pendientes. Por la siguiente pantalla REPORTES Página 53 de 68

54 PRENOMINA Este proceso tiene el propósito de generar el listado de liquidación de la nomina de un periodo determinado. Básicamente el usuario controla la prenómina o listado definitivo Al oprimir esta opción nos muestra la siguiente pantalla: En ella seleccionamos los empleados de planta que son los que se trabajan en la liquidación de la nómina. En los otros dos campos se digita la fecha inicial y final del periodo para el cual se va a generar el listado. Se utiliza el primer día del mes y el último igual como se liquido el periodo (Ej.: y )., En el caso de primas se determina el periodo así: Primas semestral: y Prima Navidad : y Página 54 de 68

55 El aplicativo genera el listado mostrándolo por pantalla con las opciones de grabarlo en otro formato, para guardarlo. Generalmente para poder guardarlo se genera con la extensión PDF y poder verlo o imprimirlo en otra oportunidad se llama por "Acrobat Reader". Nota: Según la disponibilidad de impresora se puede realizar por ambos lados del papel. AUTOLIQUIDACIÓN Esta opción nos permite cargar a partir de la liquidación de la nómina en un periodo determinado los registros o datos correspondientes a salud, pensión A.R.P y parafiscales como son Sena. Esap, caja de compensación y ICBF y así generar posteriormente el archivo plano que va a ser cargado en el operador para el pago de aportes a planilla Página 55 de 68

56 Opciones: APORTES PLANILLA UNIFICADA Seleccionamos el mes y año deseado y con el botón mensaje para asegurar el proceso no muestra el siguiente Con Si el sistema entra a generar los archivos y cuando finaliza nos muestra el siguiente mensaje. NOMBRAMIENTOS ADICIONALES En esta pantalla se registran los datos de funcionarios que han ingresado a la entidad posteriormente a la entrega de la Nómina. Para estos funcionarios se realizará el pago de prestaciones en el mes siguiente, pero no pueden quedar por fuera en la relación de pago durante el mes de su ingreso. Se debe registrar normalmente en la nómina el acto administrativo de nombramiento pero no liquidarlo y en la pantalla siguiente se llama para que el sistema le calculo los valores de los días correspondientes al mes de ingreso. Página 56 de 68

57 Al dar nos muestra los registros con los datos calculados, y que se ingresaran al archivo plano. REPORTES AUTOLIQUIDACION En esta pantalla se encuentra los diversos reportes que el aplicativo otorga. A partir de ellos el usuario determina si la información esta correcta para posteriormente generar como paso final el archivo plano para cargarlo en el operador de pago de planilla de autoliquidación (Miplanilla.com, Soi.com, etc.). Página 57 de 68