PROCEDIMIENTO DE NÓMINA EN LA EMPRESA FRANQUICIAS EL SANDWICH CUBANO LTDA.

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1 PROCEDIMIENTO DE NÓMINA EN LA EMPRESA FRANQUICIAS EL SANDWICH CUBANO LTDA. JULIETH ALEJANDRA REYES GARZÓN UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA CALI

2 PROCEDIMIENTO DE NÓMINA EN LA EMPRESA FRANQUICIAS EL SANDWICH CUBANO LTDA. JULIETH ALEJANDRA REYES GARZÓN Proyecto de grado Presentado a: Abdul Cañas Velasco Director de trabajo de grado UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA CALI

3 PAGINA DE APROBACIÓN Proyecto de grado aprobado por: Director de la facultad de Contaduría Pública Tutor del proyecto de Práctica Jurado 1 Jurado 2 Fecha: Autor: Julieth Alejandra Reyes Garzón 3

4 Tabla de contenido INTRODUCCIÓN PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 1.1 Descripción del problema Formulación del problema Sistematización del problema Justificación de la investigación OBJETIVOS DE INVESTIGACIÓN 2.1 Objetivo general Objetivos específicos METODOLOGÍA MARCO REFERENCIAL 4.1 Marco normativo Marco técnico DIAGNÓSTICO DEL PROCESO ACTUAL DE NÓMINA DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES POR DEPARTAMENTO MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 7.1 Manual de funciones y responsabilidades del Coordinador de operaciones Manual de funciones y responsabilidades del Practicante de nómina FLUJOGRAMAS DESCRIBIR EL PROCESO DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA EN EL MÓDULO NÓMINA DE CONTABILIDAD GENERAL DEL SISTEMA UNO 9.1 Inicio sesión Funciones Centro de operación Centro de costos Documentos de liquidación. 43 4

5 9.6 Grupo de empleados Conceptos de liquidación de nómina Creación de hoja de vida Datos referentes al salario Liquidación de vacaciones Liquidación de nómina Liquidación de personal Liquidación de prima Contabilización de documentos de liquidación Consolidación de provisión de prestaciones sociales Autoliquidación de aportes parafiscales Contabilización de aportes parafiscales Retiro de nóminas y procesos 18.1 Retiro de nóminas generadas Retiro de procesos Generación de listados Generación de volantes de nómina Parámetros de inicio de año CONCLUSIONES RECOMENDACIONES ANEXOS BIBLIOGRAFÍA 83 5

6 Listado de cuadros 1. Cuadro 1. Inicio de sesión Cuadro 2. Conceptos y agrupaciones Cuadro 3. Actualización conceptos Cuadro 4. Continuación de conceptos Cuadro 5. Creación de hoja de vida Cuadro 6. Actualización de contrato Cuadro 7. Continuación de actualización de contrato Cuadro 8. Actualización de datos de seguridad social Cuadro 9. Datos referentes al salario Cuadro 10. Actualización tipos de cargo Cuadro 11. Actualización de niveles de cargo Cuadro 12. Niveles por cargo Cuadro 13. Programación de vacaciones Cuadro 14. Creación de documento de liquidación de vacaciones Cuadro 15. Liquidación de prestaciones sociales vacaciones Cuadro 16 Creación de documento de liquidación Nómina Cuadro 17. Actualización de documento de liquidación Nómina Cuadro 18. Ingreso de novedades de tiempo no laborado Cuadro 19. Actualización de tiempo no laborado Cuadro 20 Transacciones mensuales Cuadro 21. Ingreso de horas extras Cuadro 22. Ingreso de cuotas o/y préstamos Cuadro 23. Ingreso de conceptos Cuadro 24. Liquidación de nómina Cuadro 25. Liquidación de personal Cuadro 26. Liquidación de prestaciones sociales - Contrato Cuadro 27. Creación de documento de liquidación de prima Cuadro 28. Liquidación de prestaciones sociales Prima Cuadro 29. Continuación de liquidación de prima Cuadro 30. Opciones de liquidación Cuadro 31. Contabilización de documentos liquidados

7 32. Cuadro 32. Consolidación de provisión de prestaciones sociales Cuadro 33. Proceso de consolidación de provisión Cuadro 34. Contabilización de consolidado Cuadro 35. Actualización de contabilización de consolidado Cuadro 36. Generación automática de aportes Cuadro 37. Contabilización de planilla integrada de autoliquidación de aportes Cuadro 38. Continuación planilla integrada de autoliquidación de aportes Cuadro 39. Retiro de documentos de liquidación Cuadro 40. Retiro de procesos Cuadro 41. Apertura de lapsos y lotes Cuadro 42. Generación de listados Cuadro 43. Continuación de generación de listas de empleado Cuadro 44. Generación de volantes Cuadro 45. Continuación de generación de volantes Cuadro 46. Parámetros del sistema Cuadro 47. Parámetros de cálculo Cuadro 48. Parámetro de retención en la fuente Cuadro 49. Actualización conceptos Cuadro 50. Actualización de auxilio de transporte Cuadro 51. Continuación auxilio de transporte Cuadro 52. Generación automática de lapsos Cuadro 53. Apertura de lapsos Cuadro 54. Generación automática de fechas Cuadro 55. Actualización de fechas Cuadro 56. Generación periodos de nómina

8 Tablas 1. Tabla No 1. Aporte a Salud Tabla No 2. Aportes a pensión Tabla No 3 Contabilización de nómina Tabla No 4. Porcentaje de provisión de prestaciones sociales Tabla No 5. Contabilización de prestaciones sociales Tabla No 6. Manual de funciones y responsabilidades de coordinador de puntos de ventas Tabla No 7. Manual de funciones de practicante de nómina 35 Gráficas 1. Gráfica 1. Flujogramas de proceso de nómina Gráfica 2. Flujogramas de proceso de liquidación de aportes Gráfica 3. Flujogramas de procesos de consolidación de prestaciones sociales

9 RESUMEN El objetivo es que la empresa Franquicias El Sándwich Cubano Ltda. logre alinear a toda la empresa en torno al proceso de nómina, debido a que un buen desempeño de este proceso desarrollado en el área de Gestión Humana depende en gran parte a áreas involucradas como contabilidad y operaciones. Por tanto, en el presente proyecto busca brindar una alternativa de solución a los problemas encontrados en el proceso de nómina en la empresa Franquicias El Sándwich Cubano Ltda. Con la finalidad de mejorar el proceso de nómina se pretende identificar el procedimiento de nómina, obteniendo así, un excelente desarrollo de las actividades que allí se realizan. En este orden de ideas, se describirá detalladamente las actividades que se realizan en el proceso de nómina en la empresa Franquicias El Sándwich Cubano Ltda. lo que permitirá que las personas encargadas de la elaboración, así como también personas que intervienen en el proceso obtengan un claro conocimiento de los procesos que se llevan a cabo en el área de Gestión humana en cuanto al proceso de nómina. 9

10 INTRODUCCIÓN En este proyecto se abordará el tema relacionado al proceso de nómina en la empresa Franquicias El Sándwich Cubano Ltda; puesto que este proceso juega un papel importante en el funcionamiento de toda empresa. En la empresa Franquicias El Sándwich Cubano Ltda. se tiene muchas dificultades en el manejo de la nómina, esto como consecuencia de las recurrentes demoras en la entrega de novedades por parte de los departamentos involucrados en el proceso, el personal que integra estos departamentos desconocen todo el proceso que se lleva a cabo, puesto que ésta es bastante compleja. Además, en la empresa sé ha implementado el módulo de nómina de Contabilidad General del sistema Uno, lo que conlleva a que se automatice los procesos que anteriormente se hacían de manera manual, por ende, el objetivo principal es identificar el proceso de nómina para conocer las falencias existentes en el proceso, con el fin de brindar alternativas de solución que permitan mejorar continuamente las actividades que se desarrollan en el proceso. Con la realización de este trabajo se buscará que los procesos de nómina se normalicen logrando un lineamiento de todos los departamentos para llegar un mejoramiento sostenible del proceso de nómina. 10

11 1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 1.1. Descripción del problema El proceso de nómina en la empresa Franquicias el Sándwich Cubano Ltda. es bastante complejo, que involucra a muchos departamentos; las recurrentes demoras en la entrega de novedades de horas extras, descuentos y pagos por parte de los departamentos de contabilidad y de operaciones generan que la nómina del personal presenta retrasos en su elaboración. Aunque se han asignado fechas límites para la entrega de documentos, estos han sido omitidos por parte de los departamentos involucrados, a causa de muchos factores como el diligenciamiento del documento de reportes de novedades, puesto que el personal, en algunas ocasiones desconoce cómo llenar el documento lo que ocasiona demoras e inconsistencias. Igualmente, el departamento de contabilidad genera retrasos en la nómina por la demora de los reportes de descuentos y/o pagos porque desconoce que generar el reporte de nómina es un proceso complejo. No obstante, se ha implementado el módulo nomina en la Contabilidad General Uno con el fin de que el proceso de nómina sea más efectivo y así minimice el riesgo de cometer errores. Puesto que, por varios años se ha realizado la nómina de manera manual lo que ha generado dificultades en cuanto al tiempo de entrega de la liquidación de nómina a contabilidad, entre otras. Por ello, se identificará el proceso de nómina para generar posibles alternativas de mejora que permita el desarrollo de actividades efectivamente. Debido a lo anterior lo que se quiere buscar es la normalización de los procedimientos de nómina en la empresa Franquicias EL Sándwich Cubano Ltda. Con apoyo del módulo de nómina en Contabilidad General del sistema Uno y de todos los departamentos involucrados en el proceso, con el fin de lograr que dichos procesos sean más efectivos. 11

12 1.2. Formulación del problema. Cuáles son los beneficios de normalizar el proceso de nómina efectiva en la empresa Franquicias El Sándwich Cubano Ltda.? 1.3. Sistematización del problema. Existen Flujogramas para el proceso de nómina?. Los documentos de reportes de novedades son efectivos?. La entrega de los documentos de reporte de novedades es oportuna?. 12

13 1.4. Justificación de la investigación. Conocer el funcionamiento del proceso de nómina en módulo de nómina de la contabilidad General del sistema Uno en la empresa Franquicias El Sándwich Cubano Ltda. es importante para normalizar el proceso de nómina, siendo una herramienta eficaz que evite desviaciones y/o errores en la elaboración de la nómina del personal, lo que conlleva a que todos los departamentos se involucren de manera efectiva en el proceso de nómina logrando un mejoramiento en la empresa. Con la identificación del proceso de nómina se mejorará la calidad del proceso, porque se busca integrar una serie de actividades encaminadas a agilizar el proceso de nómina de una manera eficiente y eficaz. Es decir que, se logrará alinear toda la empresa para que cada uno de los departamentos entregue de manera oportuna los documentos fuentes, para que el departamento de Gestión humana, que es el área encargada de realizar la nómina tenga el tiempo suficiente para realizar y generar la nómina de manera oportuna. Así mismo, con la descripción de las actividades del proceso de nómina se busca que sea un marco procedimental que servirá de guía para el desarrollo eficiente de las actividades, sensibilizando a toda la compañía sobre el proceso de nómina para que con un trabajo en conjunto se logre perfeccionar las actividades. 13

14 2. OBJETIVOS DE INVESTIGACIÓN 2.1. Objetivo general Identificar el proceso de nómina en la empresa Franquicias El Sándwich Cubano Ltda. con el fin de mejorar la eficiencia del proceso Objetivos específicos Diagnosticar el proceso actual de nómina en la empresa Franquicias El Sándwich Cubano Ltda. Describir las actividades por departamentos involucrados en el proceso de nómina. Diagramar las actividades que se desarrollan en el proceso de nómina en la empresa Franquicias El Sándwich Cubano Ltda. Describir el proceso de liquidación de nómina en Contabilidad General del sistema uno 14

15 3. METODOLOGÍA La investigación se llevará a cabo mediante la técnica de observación, puesto que se realizaran descripciones, comprensiones y explicaciones con un exhaustivo trabajo de campo; con la observación se logrará obtener un mayor número de datos para analizar la situación actual de la empresa Franquicias El Sándwich Cubano Ltda. Ahora bien, este trabajo de investigación se aplicará al área de Gestión humana quienes son los encargados de realizar la nómina, se observará de manera detallada la realización de la nómina de personal. Por consiguiente, se contará con la colaboración de personas involucradas en la empresa para obtener información relevante que permita conocer las falencias que tiene el proceso de nómina, con el propósito de buscar alternativas de solución que corrija las desviaciones existentes en dicho proceso. En este orden de ideas, para la descripción de actividades por departamento y la elaboración de flujograma se realizarán entrevistas a las personas involucradas en el proceso de nómina, como son el Jefe de Operaciones, jefe de Recursos humanas, y practicante de nómina. 15

16 4. MARCO DE REFERENCIA 4.1. MARCO NORMATIVO VALOR DEVENGADO: Lo constituyen todas las sumas que paga el empleador al empleado, de acuerdo con la legislación laboral, la cual contempla todos los pagos que constituyen salario. SALARIO: Según el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo determina que constituye salario no solo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o la denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentaje sobre ventas y comisiones., además el salario puede ser en dinero o en especie; será en especie cuando el servicio del trabajador sea retribuido mediante alimentación, vestuario o habitación etc. Y será en dinero cuando la remuneración del trabajador sea pagada con moneda corriente. PAGOS QUE NO CONSTITUYEN SALARIOS: Por su parte, el artículo 128 del mismo código determina que no formará parte del salario: Las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gasto de representación, medio de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes. Tampoco constituye salario la alimentación, vestuario, o habitación, primas extralegales, vacaciones, servicios o de navidad cuando las partes (Empleado Trabajador) lo hayan acordado expresamente. AUXILIO DE TRANSPORTE: El auxilio de transporte está contemplado en la ley 15 de 1959 y a su vez reglamentado por el decreto 1258 del mismo año; esta figura radica en aquel subsidio que es otorgado a los 16

17 trabajadores para ayudarlos a desplazarse desde su lugar de residencia hasta el trabajo. El monto de este subsidio ha sufrido de varias modificaciones a través de decretos anuales que regulan el valor a pagar por parte del empleador al trabajador cuando estos devenguen hasta dos salarios mínimos mensuales vigentes. El auxilio de transporte no se encuentra tácitamente definido en el Código Sustantivo del Trabajo, solo se hace alusión de que esta figura es una prestación independiente para el trabajador, y según el artículo 127 del CST ésta no se considera parte del salario. VIÁTICOS: Los viáticos es aquella prestación económica que son acreedores los trabajadores cuando estos laboran fuera de su lugar de trabajo habitual, esta figura contemplada por el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo, estable que: 1. Los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que sólo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación. 2. Siempre que se paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos. 3. Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquéllos que sólo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente. JORNAL Y SUELDO: Se entenderá como salario jornal cuando se estipule por días no mayor a una semana, y sueldo en aquellos casos donde se pague por períodos superiores a una semana pero inferior a un mes (Artículo 133 del Código de Sustantivo de trabajo). El artículo 158 del CST establece que la jornada ordinaria de trabajo es la que convengan las partes, o a falta de convenio, la máxima legal TRABAJO SUPLEMENTARIO: El trabajo suplementario o de horas extras es el que excede de la jornada ordinaria y en todo caso el que excede de la máxima legal, lo anterior en virtud del Artículo 159 del CST. 17

18 TRABAJO ORDINARIO Y NOCTURNO: Como lo ha establecido el artículo 160 del Código Sustantivo del Trabajo se entiende que el trabajo diurno es el comprendido entre las seis horas (6:00 a.m.) y las veintidós horas (10:00 p.m.) ; y el trabajo nocturno es el comprendido entre las veintidós horas (10:00 p.m.) y las seis horas (6:00 a.m.). JORNADA MAXIMA. DURACION: El artículo 161 de CST fija que la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo es de ocho (8) horas al día y cuarenta y ocho (48) a la semana, salvo algunas excepciones. DISTRIBUCIÓN DE LAS HORAS DE TRABAJO: Según el artículo 167 del Código Sustantivo de Trabajo, la distribución de las horas de trabajo se divide así: Las horas de trabajo durante cada jornada deberán dividirse en al menos dos (2) secciones, con un intermedio de descanso que se adapte racionalmente a la naturaleza del trabajo y a las necesidades de los trabajadores. El tiempo de este descanso no se computa en la jornada. LÍMITE DEL TRABAJO SUPLEMENTARIO. El artículo 167 del Código Sustantivo del Trabajo hace referencia de que: En ningún caso las horas extras de trabajo, diurnas o nocturnas, podrán exceder de dos (2) horas diarias y doce (12) semanales. Cuando la jornada de trabajo se amplíe por acuerdos entre empleadores y trabajadores a diez (10) horas diarias, no se podrá en el mismo día laborar horas extras. REMUNERACIÓN DEL TRABAJO NOCTURNO Y DEL SUPLEMENTARIO. TASAS Y LIQUIDACIÓN DE RECARGOS: Como lo ha dispuesto el artículo 168 del CST, las formulas establecidas para calcular las horas extras son las siguientes: 18

19 1. El trabajo nocturno se remunera con un recargo del treinta y cinco por ciento (35%) sobre el valor del trabajo diurno. Formula: (Hora * 0.35). 2. El trabajo extra diurno se remunera con un recargo del veinticinco por ciento (25%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno. Formula: (Hora * 1.25). 3. El trabajo extra nocturno se remunera con un recargo del setenta y cinco por ciento (75%) sobre el valor del trabajo ordinario diurno. Formula: (Hora * 1.75). 4. Cada uno de los recargos antedichos se produce de manera exclusiva, es decir, sin acumularlo con alguno otro. DESCANSO DOMINICAL REMUNERADO. NORMA GENERAL: Tal como lo establece el artículo 172 del CST el empleador está obligado a dar descanso dominical remunerado a todos sus trabajadores. Este descanso tiene duración mínima de veinticuatro (24) horas, que por lo general será el día domingo de cada semana. REMUNERACIÓN: En cuanto a la remuneración dominical, el artículo 173 de Código Sustantivo del trabajo precisa que: 1. El empleador debe remunerar el descanso dominical con el salario ordinario de un día, a los trabajadores que habiéndose obligado a prestar sus servicios en todos los días laborales de la semana, no falten al trabajo, o que, si faltan, lo hayan hecho por justa causa o por culpa o por disposición del empleador. 2. Se entiende por justa causa el accidente, la enfermedad, la calamidad doméstica, la fuerza mayor y el caso fortuito. 19

20 3. No tiene derecho a la remuneración del descanso dominical el trabajador que deba recibir por ese mismo día un auxilio o indemnización en dinero por enfermedad o accidente de trabajo. 4. Para efectos de este artículo, los días de fiesta no interrumpen la continuidad y se computan como si en ellos se hubiera prestado al servicio por el trabajador. 5. Cuando la jornada de trabajo convenida por las partes, en días u horas, no implique la prestación de servicios en todos los días laborales de la semana, el trabajador tendrá derecho a la remuneración del descanso dominical en proporción al tiempo laborado. VALOR DE LA REMUNERACIÓN: El artículo 174 del Código Sustantivo del Trabajo establece: 1. Como remuneración del descanso, el trabajador a jornal debe recibir el salario ordinario sencillo, aún en el caso de que el descanso dominical coincida con una fecha que la ley señale también como descanso remunerado. 2. En todo sueldo se entiende comprendido el pago del descanso en los días en que es legalmente obligatorio y remunerado. TRABAJO DOMINICAL Y FESTIVO: 1. El trabajo dominical y festivo es remunerado con un recargo del setenta y cinco por ciento (75%) sobre el salario ordinario en proporción a las horas laboradas. Formula: (Valor día *1.75). 2. Si llegare a coincidir el descanso dominical con otro descanso remunerado, el trabajador solo tendrá derecho al recargo dominical o festivos, esto si trabaja. Según el parágrafo 1 del Artículo 179 del Código Sustantivo del Trabajo El trabajador podrá convenir con el empleador su día de descanso obligatorio el día sábado o domingo, que será reconocido en todos sus aspectos como descanso dominical obligatorio institucionalizado. A su vez, el parágrafo 2 del mismo código establece que se entenderá que el trabajo dominical es ocasional cuando el trabajador labora hasta dos domingos durante el mes calendario. Se entiende que el trabajo dominical es habitual cuando el trabajador labore tres o más domingos durante el mes calendario. 20

21 PERIODOS DE PAGO: El salario como ya se ha dicho anteriormente, es aquella contraprestación económica que recibe el empleador a cambio de su labor realizado, éste se determina según como lo establezcan las partes, sin embargo debe regirse sobre las normas que lo regula; es por esto que debe pagarse el salario según como lo establece el artículo 134 del Código Sustantivo del trabajo: 1. El salario en dinero debe pagarse por períodos iguales y vencidos, en moneda legal. El período de pago para los jornales no puede ser mayor de una semana, y para sueldos no mayor de un mes. 2. El pago del trabajo suplementario o de horas extras y el del recargo por trabajo nocturno debe efectuarse junto con el salario ordinario del período en que se han causado, o a más tardar con el salario del período siguiente. JORNADA ORDINARIA: El artículo 158 del CST establece que la jornada ordinaria de trabajo es la que convengan las partes, o a falta de convenio, la máxima legal DEDUCCIONES Legalmente el empleador está autorizado para deducir por nómina los aportes de los trabajadores a Seguridad Social (Salud, Pensión), retención en la fuente y embargos judiciales (Coral, et al, 2008, p.179). SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL: El artículo 1 de la ley 100 de 1993 establece que el sistema de seguridad social integral tiene por objeto garantizar los derechos irrenunciables de la persona y la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad humana, mediante la protección de las contingencias que la afecten. La liquidación de aporte para la salud es el siguiente: 21

22 APORTES A SALUD Aporte empleador Aporte empleado Aporte total Ingreso base de Cotización 0% 4% 4% del IBC Total devengado deducido el auxilio de trasporte Tabla No 1. Aporte a salud SISTEMA GENERAL DE PENSIONES: El artículo 10 de la ley 100 de 1993 estipula que: El Sistema General de Pensiones tiene por objeto garantizar a la población, el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte, mediante el reconocimiento de las pensiones y prestaciones que se determinan en la presente ley, así como propender por la ampliación progresiva de cobertura a los segmentos de población no cubiertos con un sistema de pensiones. La liquidación de aporte para a pensión y fondo de solidaridad es el siguiente: APORTES A PENSIÓN CONCEPTO Aporte Aporte Aporte total Ingreso base de Cotización empleador empleado PENSIÓN 12% 4% 16% del Total devengado deducido el IBC auxilio de trasporte FONDO DE SOLIDARID AD 0% 1% 1% del IBC Total devengado deducido el auxilio de trasporte Tabla No 2. Aporte a pensión DESCUENTOS PERMITIDOS: Así mismo, el código en mención en el artículo 150 determina: Son permitidos los descuentos y retenciones por concepto de cuota sindicales y de cooperativas y cajas de ahorro autorizadas en forma legal; de cuotas con destino al seguro social obligatorio, y de sanciones disciplinarias impuestas de conformidad con el reglamento de trabajo debidamente aprobado. 22

23 AUTORIZACIÓN ESPECIAL: El artículo 151 del Código Sustantivo de Trabajo establece que el empleador y su trabajador podrán acordar por escrito el otorgamiento de préstamos, anticipos, deducciones, retenciones o compensaciones del salario, señalando la cuota objeto de deducción o compensación y el plazo para la amortización gradual de la deuda. Así mismo, cuando el empleador modifique las condiciones pactadas sin la aquiescencia del trabajador, éste último tendrá el derecho de acudir al inspector de trabajo, con el fin de que se haga cumplir lo inicialmente pactado, sin perjuicio de las sanciones correspondientes (Artículo 151 del Código sustantivo de trabajo). PRESTACIONES SOCIALES Las prestaciones sociales tienen su origen y causa en la relación de trabajo y constituyen una contraprestación y pago a cargo de los empleadores (Romero, 2013, p. 123). AUXILIO DE CESANTÍA. REGLA GENERAL. El artículo 249 del CST establece que: Todo empleador está obligado a pagar a sus trabajadores, y a las demás personas que se indican en este Capítulo, al terminar el contrato de trabajo, como auxilio de cesantía, un mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por fracción de año. SALARIO BASE PARA LA LIQUIDACIÓN DE LA CESANTÍA. Para efectuar la debida liquidación del auxilio de cesantías se partirá como base el último salario devengado por el trabajador, siempre y cuando no se haya tenido ninguna variación salarial en los últimos 3 meses de trabajo. Si ocurriera lo contrario, es decir que el salario si fuese variable los últimos 3 meses; se deberán tomar como base de partida el promedio devengado el último año de servicios prestados, o si fuere el caso de que el tiempo trabajado sea inferior a un año, se deberá tener en cuenta todo el tiempo laborado (Art. 253 Código Sustantivo de Trabajo). INTERESES SOBRE CESANTÍAS 23

24 Los empleadores obligados a pagar cesantías a sus trabajadores conforme al sistema tradicional, deberá reconocer y pagar intereses del 12% anual en los siguientes casos: a) Sobre la cesantía acumulada a 31 de diciembre de cada año, durante la vigencia del contrato de trabajo; b) Sobre los saldos de cesantías que el trabajador tenga a su favor en la fecha de terminación de contrato; c) En los casos de liquidación y pago de parcial de cesantías; d) Sobre la cesantías acumulada en la fecha de acogerse al régimen de salario integral, y En el caso de los trabajadores que se acojan al nuevo régimen de cesantías (Romero, 2013, p. 136.) Formula: (V/r cesantías * días trabajados *0.12)/360 Si se trata de trabajadores que se retiran durante el respectivo año, deberán recibir en el momento de retiro el valor de los intereses que causó su cesantía liquidados a razón del 1% por cada mes trabajado durante el año y proporcionalmente por fracción, sobre la base del valor total que se les pague por concepto de esta prestación (Romero, 2013, p. 136). PRIMA DE SERVICIOS: El artículo 306 del Código Sustantivo de Trabajo establece que: Toda empresa está obligada a pagar a cada uno de sus trabajadores, como prestación especial, una prima de servicios, así: a) Las de capital de doscientos mil pesos ($ ) o superior, un mes de salario pagadero por semestres del calendario, en la siguiente forma: una quincena el último día de junio y otra quincena en los primeros veinte días de diciembre, a quienes hubieren trabajado o trabajaren todo el respectivo semestre, o proporcionalmente al tiempo trabajado, siempre que hubieren servido y b) Las de capital menor de doscientos mil pesos ($ ), quince (15) días de salario, pagadero en la siguiente forma: una semana el último día de junio y otra semana en los primeros veinte (20) días de diciembre, pagadero por semestres del 24

25 calendario, a quienes hubieren trabajado o trabajaren todo el respectivo semestre; o proporcionalmente al tiempo trabajado. Siempre que hubieren servido. VACACIONES DURACIÓN: 1. Los trabajadores tienen derecho a quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones por cada año laborado, días que serán remunerado, según como lo establece el artículo 186 de CST. ÉPOCA DE VACACIONES. Las vacaciones son un derecho que por ley tiene el trabajador, es por eso que el CST en el artículo 187 reglamenta esta figura laboral estableciendo que: 1. La época de vacaciones debe ser señalada por el (empleador) a más tardar dentro del año subsiguiente y ellas deben ser concedidas oficiosamente o a petición del trabajador, sin perjudicar el servicio y la efectividad del descanso. 2. El (empleador) tiene que dar a conocer con quince (15) días de anticipación, la fecha en que le concederá las vacaciones. 3. Todo (empleador) debe llevar un registro especial de vacaciones en que el anotará la fecha en que ha ingresado al establecimiento cada trabajador, la fecha en que toma sus vacaciones anuales y en que las termina y la remuneración recibida por las mismas. ACUMULACIÓN: Según el artículo 190 del Código Sustantivo del Trabajo establece que: 1. El trabajador gozará anualmente por lo menos de seis (6) días hábiles continuos de vacaciones, los que no son acumulables. 2. Las partes pueden convenir en acumular los días restantes de vacaciones hasta por 2 años. 3. la acumulación puede ser hasta por cuatro (4) años, cuando se trate de trabajadores técnicos, especializados, de confianza, de manejo o de extranjeros que presten sus servicios en lugares distintos a los de la residencia de sus familiares. 25

26 4. Si el trabajador goza únicamente de seis (6) días de vacaciones en un año, se presume que acumula los días restantes de vacaciones a los posteriores, en los términos del presente artículo. REMUNERACIÓN: El artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo determina que: 1. Durante el período de vacaciones el trabajador recibirá el salario ordinario que esté devengando el día en que comience a disfrutar de ellas. En consecuencia, sólo se excluirán para la liquidación de vacaciones el valor del trabajo en días de descanso obligatorio y el valor del trabajo suplementario en horas extras. 2. Cuando el salario sea variable las vacaciones se liquidaran con el promedio de lo devengado por el trabajador en el año inmediatamente anterior a la fecha en que se concedan 26

27 4.2. MARCO TÉCNICO La contabilización de la nómina origina las siguientes cuenta contables: GASTOS DE PERSONAL: Se registran los gastos ocasionados por concepto de relación laborar existentes de conformidad con las disposiciones legales vigentes, el reglamento interno del ente económico, pacto laboral o laudo (Venlandia, et al, 2010, p. 245). RETENCIÓN EN LA FUENTE: Venlandia establece que la retención en la fuente es: Registra los importes recaudados por el ente económico a los contribuyentes o sujetos pasivos del tributo a título de retención en la fuente a favor de la administradora de impuestos nacionales, en virtud al carácter de recaudador que las disposiciones legales vigentes le han impuesto a los entes económicos (Venlandia, et al, 2010, p.196). RETENCIONES Y APORTES DE NÓMINA: Se registran las obligaciones del ente económico a favor de las entidades oficiales y privadas por concepto de aportes parciales y descuentos a trabajadores de conformidad con la regulación laboral (Venlandia, et al, 2010, p. 197). ACREEDORES VARIOS: Registra los valores adeudados por el ente económico por conceptos diferentes a los especificados anteriormente tales como depositarios de ganado en participación, comisionistas de bolsa, sociedades administradoras de fondo de inversión, reintegros y fondos de perseverancia (Venlandia, et al, 2010, p. 198). CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES: Registran los derechos a favor del ente económico, originados en crédito otorgados al personal con vínculo laboral, así como los valores a cargo de estos por concepto tales como faltantes en caja o inventarios (Venlandia, et al, 2010, p. 145). 27

28 Pagado Deducido Devengado CUENTA CONCEPTO DÉBITO CRÉDITO Sueldos Horas extras Auxilio de trasnporte Cuentas por cobrar Retencion a entidaaes de salud Aporte a fondo de pensiones Banco Sumas iguales Tabla No 3. Contabilización de nómina La contabilización de las provisiones de aportes a seguridad social, aportes parafiscales y prestaciones de ley origina las siguientes cuentas contables: OBLIGACIONES LABORALES: Siguiendo con Venlandia, ella establece que: Registra el valor de las apropiaciones efectuadas por el ente económico de las obligaciones que se generan en la relación laboral, sean estas legales, convencionales o internas que tienen una exigibilidad a corto plazo o que en ocasiones requiere de un pago inmediato, efectuadas con bases en las liquidaciones de nómina y en un porcentaje adecuado sobre los salarios causados (Venlandia, et al, 2010, p. 207). El valor de la provisión de prestaciones sociales debe causarse mensualmente y registrarse en la cuenta de obligaciones laborales, de acuerdo a los siguientes porcentajes: PROVISIONES Prestaciones sociales % Cesantías 8,33% Intereses cesantías 1% Prima de servicios 8,33% Vacaciones 4.17% Tabla No 4. Porcentaje de provisión de prestaciones sociales 28

29 CUENTA CONCEPTO DÉBITO CRÉDITO Cesantías Intereses cesantías Prima de servicios Vacaciones Aportes ARL Aporte a fondo de pensiones Aporte a caja de compensación Aportes ARL Aporte a caja de compensación Aportes a fondo de pensiones Cesantías Intereses cesantías Prima de servicios Vacaciones Sumas iguales Tabla No 5. Contabilización de prestaciones sociales En esta contabilización también se originan las cuentas de gastos de personal, retención y aportes de nómina y acreedores varios. 29

30 5. Diagnóstico actual del proceso de nómina Este proyecto, es una investigación cualitativa que se da a raíz de la descripción de los hechos que originan el problema, los impactos del mismo y las posibles soluciones. Se realizará mediante la interacción con los sujetos involucrados en el proceso de nómina, es decir, que se efectuaran entrevistas tanto a los directivos como a los trabajadores afectados por el problema. Actualmente, Franquicias El Sándwich Cubano cuenta con 127 empleados a nivel nacional, los cuales 59 de ellos son contratados directamente por la empresa y 68 son contratados por medio de temporales de empleos como Seleccionemos de Colombia para San Andrés, Proservis y Talento efectivo para contratación en el resto del país. Las debilidades y fortalezas encontradas en la en Franquicias El Sándwich Cubano Ltda. son las siguientes: DEBILIDADES Demoras en la entrega de novedades por parte de los departamentos involucrados Ineficiencias en la elaboración de la liquidación de nomina Falta de tiempo para la elaboración de nómina FORTALEZAS Implementación de contabilidad general del sistema uno, modulo nómina. El nivel salarial es óptimo, está establecido de acuerdo al grado de profesionalismo y con base en las normas laborales colombianas. Personal idóneo, competente y comprometido 30

31 6. Descripción de actividades por departamento DEPARTAMENTO OPERACIONES PUNTOS DE VENTA (coordinador de puntos de ventas) PROCEDIMIENTOS Entregan el reporte de NOVEDADES de tiempo laborado y no laborado al Departamento de Recursos humanos. El coordinador de puntos de venta, revisa, analiza y clasifica las horas diurnas, horas nocturnas, recargos nocturnos y dominicales. Nuevamente Revisan, analizan y ajustan el reporte de novedades de tiempos en horas diurnas, horas nocturnas, recargos nocturnos y dominicales, estos reportes tiene como fecha de corte los días 10 y 25 de cada mes. Cuando el reporte de novedades de horas se ha revisado y se encuentra correcto se procede a enviar el reporte del personal que es contratado por la temporal de empleos Talento Efectivo, Proservis y Seleccionemos para que elaboren la liquidación de nómina y paguen en las fechas indicadas; el personal que es contratado por franquicias se plasma en un formato que resume el detallado de las horas para ser archivado como soporte luego de ingresarlo al sistema; si existen discrepancias en las horas se informa al coordinador de puntos de venta para que realice la verificación de las novedades existentes. Una vez se tenga toda los datos recolectados se procede a ingresar al software de nómina así: RECURSOS HUMANOS 1. Se crea el documento de liquidación. 2. Se ingresa los tiempos no laborados como licencias remuneradas o no remuneradas, vacaciones, incapacidades y demás. 3. Se ingresa en la opción cuotas y préstamos, los préstamos de las personas los cuales han sido entregados 31

32 previamente por el departamento de contabilidad. 4. Se ingresan también por cuotas y prestamos los consumos y demás devengos o descuentos que tenga el personal para poder ingresar el documento cruce. 5. Se liquida la nómina. 6. Una vez haya sido liquidada e impresa, es revisada primero por la persona encargada de la nómina y avalada por la Jefe de Gestión Humana. 7. Si la nómina no presenta errores en la liquidación es enviada al departamento de Contabilidad y en caso de presentar errores es devuelto a la persona encargada de nómina para que realice las respectivas correcciones. 8. Los primeros 5 de cada mes el departamento de Gestión humana debe liquidar la planilla integrada de liquidación de aporte y subirla al servidor de SU APORTE PLUS para que arroje el valor a pagar a cada entidad prestadora del servicio. 9. Contabilización de la nómina, de aportes de seguridad social y aportes parafiscales y contabilización de la consolidación de provisiones de prestaciones sociales. 10. Contabilización de facturas de las temporales de empleo Talento, Proservis y Seleccionemos correspondientes a la nómina DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD El departamento de contabilidad envía al departamento de Gestión humana el reporte de consumos de alimentos parte del personal de franquicias El sándwich Cubano en los puntos de venta. Igualmente el departamento de contabilidad envía los primeros quince de cada mes el informe de créditos de libranza con Bancolombia, de Sura, de Pichincha con el respectivo documento cruce para ingresarlo al software, estos 32

33 deben ser entregados 2 días hábiles antes del día 15 de cada mes. En la segunda quincena del mes el Departamento de contabilidad envía los consumos de minutos que se debe descontar por exceso de límite de del plan de minutos asignado por la empresa, los préstamos por educación y descuentos de recordar. Además, se cancelan pagos a los empleados por otros conceptos como reintegros, bonificaciones y/o comisiones. El departamento de contabilidad cancela la nómina de todo el personal de Franquicias el sándwich Cubano. Igualmente el departamento de contabilidad se encarga de realizar los ajustes de la contabilización de la nómina de Franquicias El Sándwich Cubano. Del mismo modo.se encarga del pago de la planilla integrada de liquidación de aportes. Fuente: El autor 33

34 7. MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES POR COMPETENCIAS 7.1. Funciones y responsabilidades del Coordinador de puntos de venta. A. CARGO: B. JEFE INMEDIATO C. ÁREA: COORDINADOR DE PUNTOS DE VENTA JEFE DE OPERACIONES OPERACIONES MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES D. RESPONSABILIDADES: IMPLICACIÓN IMPACTO RIESGO ORIGEN Observaciones para mitigar el riesgo 1. Coordinar todos los requerimientos de personal y la programación de horarios de los puntos de 0 2. Gestionar el manejo de todo el personal de los puntos de venta Controlar los gastos y costos de operación de los puntos de venta Atender y dar trámite a los requerimientos de clientes que presenten quejas o reclamaciones Revisar y autorizar quincenalmente las novedades de nómina 0 6. Garantizar la entrega en las fechas programas 0 7. Justificar el indicador de horas extras por puento venta 0 8. Generar planes de trabajo para alcanzar el cumplimiento de los presupuestos de venta Realizar vistas de gestión a todos los puntos de venta por fuera de la cuidad Coordinar todas las actividades implícitas para el traslado, apertura o cierre de puntos de venta Participar de las actividades de preapertura y apertura de los puntos de venta nuevos Asegurar el correcto manejo del Software ICG Generar planes de trabajo con el personal Identificar necesidades de capacitación 15. Garantizar el cumplimiento de las normas de salud ocupacional en los PDV Coordinar todos los requerimientos de personal para atender temporadas y eventos. 0 Coordinar la realización de todas las actividades de capacitación en conjunto con las áreas de 17. calidad y gestión humana. E. 1 FUNCIONES: (Descripciones en acciones, sustantivo terminados en 'ion') Realización semanalmente en conjunto con los administradores la programación del personal de los puntos con base a las proyecciones de venta y de acuerdo a las necesidades de personal. 0 Autorizarción de requerimientos por conceptos de permisos, vacaciones y cambios de turno del 2. personal Revisión de los gastos mensuales de los puntos de venta e identificar oportunidades de mejora. 0 Revisión periódicamente los cuadres y verificar gastos autorizados e indagar por las novedades 4. presentadas Realización de planes de trabajo para mejorar los indicadores de operación Revisión periódicamente la minuta de reclamaciones y generar planes de acción con base a las 7. novedades reportadas por los clientes. 8. Elaboración de cronograma de visitas a los puntos de venta que están por fuera de la ciudad Realización de arqueos de caja y verificar cuadres de caja. 0 Tabla No 6. Funciones y responsabilidades del Coordinador de puntos de venta. 0 34

35 7.2. Funciones y responsabilidades del Practicante de nómina. A. CARGO: B. JEFE INMEDIATO C. ÁREA: D. IMPLICACIÓN IMPACTO RIESGO ORIGEN Observaciones para mitigar el riesgo 2. Realizar la nómina de Franquicias en el tiempo en las fechas indicadas 0 3. Entregar los documentos laborales solicitados por el personal de Franquicias 0 4. Entregar los desprendibles de pago en las fechas estipuladas PRACTICANTE DE NÓMMINA JEFE DE GESTIÓN HUMANA GESTIÓN HUMANA RESPONSABILIDADES: MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 1. Cumplir con los lineamientos establecidos por la organización, para el desarrollo del cargo. 0 Entregar a Contabilidad la liquidación de nómina e información de aportes parafiscales y seguridad social para su respectivo pago. Aprobados por e jefe de Gestión humana E. FUNCIONES: (Descripciones en acciones, sustantivo terminados en 'ion') 1. Realización de las afiliaciones a la seguridad social del personal que ingresa a la Franquicia. 0 Elaboración y liquidación de nómina y parafiscales tanto del personal de Franquicias y de las temporales 2. de empleo Liquidación de horas extras 0 4. Liquidación de vacaciones, prestaciones sociales y seguridad social 0 Tabla No 7. Funciones y responsabilidades del Practicante de nómina. 0 35

36 8. Flujogramas Los Flujogramas son herramientas que permiten optimizar los procesos, puesto que, interrelaciona las actividades con una representación lógica, expresando la secuencia de cada acción del proceso. Es decir, que los Flujogramas del proceso de nómina de la empresa Franquicias El Sándwich cubano Ltda. que se desarrollaron en el presente trabajo son importantes para conocer el proceso de nómina ayudando a tener un mayor comprensión de las actividades del proceso de nómina. 36

37 Grafica 1. Flujogramas de proceso de nómina PUNTOS DE VENTA Inicio FLUJOGRAMA DE PROCESO DE NÓMINA DEPARTAMENTO TEMPORAL DEPARTAMENETO GESTIÓN DE HUMANA CONTABILIDAD Entrega reportes de novedades de nómina Revisa, analiza y clasifica el reporte de novedades Verificación las novedades No Sí Está confor me Se elabora el reporte de novedades de personal contratado por temporales Se elabora resumen de los reportes de novedades de franquicias Se ingresa al software Contabilidad General uno módulo Nómina Empresa temporal realiza el pago Reporte de descuentos de consumo de alimentos, libranzas con Bancos, minutos de celular y demás. Se realiza liquidación de la nómina, en Contabilidad General Uno Jefe de G.H. revisa reporte Presenta errores No Reporte para pago Sí Corrigen inconsistencia 1 2 Paga la nómina del personal 37

38 Se contabiliza Se contabiliza 1 2 Revisa contabilización Sí Presenta errores No Fin Fuente: El autor 38

39 Grafica 2. Flujograma del proceso liquidación de aportes FLUJOGRAMA DEL PROCESO LIQUIDACIÓN DE APORTES DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DEPARTAMENTO DE HUMANA CONTABILIDAD Inicio En el sistema de información contable se liquida la planilla integrada de liquidación de aportes Reporte PILA El reporte se sube al sistema operativo de SUAPORTE.PLUS Reporte de pago de la pila por entidad Presenta errores No Cancela la planilla integrada de aportes (PILA) Sí Se corrige Fin Fuente: El autor 39

40 Grafica 3. Flujograma del proceso de consolidación de prestaciones sociales FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CONSOLIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES DEPARTAMENTO DE GESTION DEPARTAMENTO DE HUMANA CONTABILIDAD Inicio En el sistema de información contable se realiza el proceso de consolidación proceso Se realiza la contabilización de consolidado Revisa y cruza la contabilidad Fin Fuente: El autor 40

41 9. DESCRIPCIÓN EL PROCESO DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA EN EL MÓDULO NÓMINA DE CONTABILIDAD GENERAL DEL SISTEMA UNO 9.1. Inicio de sesión Ingrese el código de usuario asignado por la empresa y el código de seguridad de Contabilidad General del Sistema -uno. La letra debe ir en mayúscula. Cuadro 1. Inicio de sección 9.2. Funciones Para el uso del sistema Contabilidad General del sistema uno se tiene estandarizado las siguientes teclas de manejo: Enter = Adelanta Esc = Retrocede F1 = ayuda F2 = Consulta F3 = Captura F4 = Borra F5 = Retiro F6 = Genera catálogos F10 = Salir de nómina Av. Pág. = Pág. Siguiente Re. Pág. = Pág. Anterior 41

42 Flechas <- -> = Para ubicación El sistema despliega el menú principal, para realizar la nómina ingrese al módulo nómina Centros de operación 001= Franquicias El Sándwich cubano. 005= Fondo de publicidad. 007= Ciudad Jardín. 009= Centro de eventos. 011= Carrera = La merced. 013= San Andrés. 014= Portal del prado. 015= Bogotá Bacatá. 016= Soledad Atlántico. 017= Envigado. 018= Iserra 100 Bogotá. 019= Tesoro Medellín. 020= Unicentro Medellín. 021= Avenida Jiménez Bogotá. 42

43 9.4. Centro De Costos 1002= Contabilidad. 1003= Recursos Humanos. 1005= Servicios Varios = Calidad. 2001= Gerencia general. 2002= Gasto restaurante. 2005= Mercadeo y publicidad. 2009= Gerencia operativa = Mano de obra directa Documentos De Liquidación NQ= Nómina quincenal. LV= Liquidación de vacaciones. LC= Liquidación de contrato. LP= Liquidación de prima. AN= Anticipo de cesantías. NM= Consolidación de prestaciones sociales. AP= Autoliquidación de aportes Grupo De Empleado 01= Empleados generales. 02= Fondo de publicidad. 43

44 05= Empleados salario integral. 06= Empleados aprendiz Sena Conceptos de liquidación de nómina Para crear y/o actualizar los conceptos que se va a utilizar para pagar o deducir al empleado se ingresa en CONCEPTOS, AGRUPACIONES/CÓDIGO CONSOLIDADOS en ACTUALIZAR CONCEPTOS y se crea el concepto siguiendo los pasos que allí puntualizan. Por ejemplo el crédito consumo se ingresa así: Concepto: 585. Descripción: Consumo. Naturaleza: Devengo o deducción. En naturaleza se elige la opción deducción porque es un concepto que se le va a descontar al trabajador porque hizo uso del crédito que la empresa brinda. Cuadro 2. Conceptos y agrupaciones Adicionalmente, dependiendo de naturaleza del concepto se elige el modo de liquidación. Cuando son conceptos que se va a descontar mensuales donde se necesita ingresar el documento contable para cruzar con el módulo financiero, se elige la opción cuotas o préstamos. 44

45 Cuadro 3. Actualización conceptos Luego se ingresan los datos: Tipos de cuota: es en porcentaje que se descuenta o en valores absolutos. Aplicación de la cuota: individual Liquidación de la cuota: Fija Deducción de saldos de la liquidación de contrato: Se elige la opción si porque es probable que se la persona haya consumido en un punto de venta y se debe descontar. Cuadro 4. Continuación de conceptos 9.8. Creación de hoja de vida Para ingresar personal a Franquicias El sándwich cubano Ltda. se ingresa a la opción HV (hoja de vida), en contratos actualizaciones se digita el número de identificación del 45

46 empleado y se cataloga (F6). En esta opción se llenan todos los datos completos del empleado relacionados al servicio como dirección de la residencia, número telefónico y demás datos básicos del empleado. Cuadro 5. Creación de hoja de vida Cuadro 6. Actualización de contrato Luego se ingresa el centro de costos, centro de operación y grupo de empleados a los que va a pertenecer el empleado, Clase de contrato normal, régimen laboral cero (0) si es antes de la ley 50 o uno (1) si es de la ley 50. Y finalmente en la opción fecha se ingresa el día en que inicia labores según como aparece en el contrato. 46

47 Cuadro 7. Continuación de actualización de contrato Después se ingresan los datos relativos a la seguridad social, estos datos deben corresponder a la información suministrada por el empleado como certificados de afiliación y/o formularios de afiliación, los cuales deben estar archivados en la hoja de vida. Cuadro 8. Actualización de datos de seguridad social 9.9. Datos referentes al salario En esta opción se ingresa el tipo de cargo, el nivel de cargo, la cantidad de horas que va a laborar en el mes que corresponde a 240 horas mensuales, el salario que va a devengar y si tiene derecho al auxilio de transporte, así como también el procedimiento de retención en la fuente que se le va a practicar. 47

48 Cuadro 9. Datos referentes al salario Si el cargo que va a desempeñar el empleado no está creado se ingresa a la opción C, se elige la opción Cargos y Categ. / Ubicac. /CIIU, luego se ingresa a la opción actualiza tipos de cargo para crear el cargo nuevo en la empresa. Cuadro 10. Actualización tipos de cargo Ahora, después de crear el cargo nuevo se tiene que actualizar el nivel de cargo por la opción Actualiza niveles de cargo. 48

49 Cuadro 11. Actualización de niveles de cargo Cuadro 12. Niveles por cargo 10. Liquidación de vacaciones Para ingresar las novedades de vacaciones, primero se deben programar las vacaciones del personal ingresando a la opción VACACIONES y luego a programación de vacaciones selectiva si es solo una persona quien va a salir a disfrutar de sus vacaciones, o en su defecto 49

50 se da la programación de vacaciones colectivo si son vacaciones que va a tomar todo el personal de la empresa. Cuadro 13. Programación de vacaciones Luego se crea el documento de liquidación (LV) con la persona que va a disfrutar de las vacaciones. Los días hábiles para disfrutar las vacaciones son de lunes a sábado y el domingo y el festivo cuenta como días no hábiles. Cuadro 14. Creación de documento de liquidación de vacaciones Luego, se ingresa a transacciones de prestaciones sociales, liquidación prestaciones sociales y en esta opción se elige la opción vacaciones y el sistema automáticamente liquida 50

51 al empleado el valor De las vacaciones a cancelar. Para validar si lo que arroja el sistema es verídico se debe hacer una liquidación manual de las vacaciones. Cuadro 15. Liquidación de prestaciones sociales vacaciones Si llega a ocurrir la eventualidad que el personal sale a disfrutas las vacaciones el día 8, una fecha que es antes del pago de la quincena, entonces hay que liquidarle el sueldo y las horas que alcanzó a hacer hasta esa fecha con los correspondientes pagos y/o descuentos. Esto se hace por transacciones automáticas, liquidando tiempos básicos, auxilio de transporte, cuotas y préstamos, retención en la Fuente y seguridad social con el documento de liquidación LV de la persona sin necesidad de crear un documento de nómina quincenal NQ. 11. Liquidación de nómina Antes de empezar a realizar la nómina se debe validar si en el periodo a liquidar hubo ingreso de personal, retiro de personal, vacaciones o prórrogas de incapacidades o TNL (Tiempo no laborado), si hubo estas novedades se deben realizar primero antes de liquidar la nómina para evitar errores. 1. Primero se crea el documento de liquidación para cada quincena correspondiente. Se debe crear un documento de liquidación para la nómina en general (Q) y un documento de liquidación para el fondo de empleados (F). El centro de operación a la que pertenecen los empleados de la nómina general es la 001 y los empleados del 51

52 fondo de publicidad pertenecen al centro de operación 005. Por tanto, para realizar cualquier proceso se debe tener en cuenta el tipo de nómina. Cuadro 16. Creación de documento de liquidación Nómina En efecto, para crear el documento de liquidación para la nómina general se hace de la siguiente manera: Lapso: Que es el mes que corresponde a las quincenas que va a liquidar. Empresa: FS. C.O: 001 o 005. Tipo de documento: NQ (Nómina quincenal). Numero: Es el consecutivos de los documentos. Tipo de nómina: Q si es para la nómina general o F si es para la nómina del fondo de publicidad. Periodo de liquidación: La extensión de tiempo de la quincena, del del de cada mes. Liquidación: Normal. Centro de costos y Centro de Operación: Todos porque va a liquidar la quincena de todo el personal. 52

53 Cuadro 17. Actualización de documento de liquidación - Nómina 2. Ingrese en novedades de TNL (tiempo no laborado) aquellos datos donde el trabajador no este laborando ya sea porque está en licencias, incapacidades, suspensiones, entre otras. Cuadro 18. Ingreso de novedades de tiempo no laborado Para ingresar una incapacidad se selecciona el concepto 051 Incapacidad por enfermedad general, se ingresa la fecha inicial de la incapacidad y los días de incapacidad, el sistema automáticamente arroja la fecha final. En serie y número se ingresa el dato que se encuentra en el soporte de incapacidad entregado por el empleado. 53

54 El tipo de incapacidad en el caso de las incapacidades por enfermedad general es A (Ambulatoria). Clase de incapacidad, 1 = EG, Enfermedad general; 2 = M/P Maternidad o paternidad; 3= AT Accidente de trabajo y 4= EP enfermedad empresarial. Se elige la opción prórroga si tuvo incapacidades anteriores solo si en el reporte de la incapacidad entregado por la EPS dice prórroga. Cuadro 19. Actualización de tiempo no laborado 3. En transacciones manuales ingrese horas extras, recargos, dominicales, bonificaciones y demás transacciones que varían y que no son automatizadas. Las horas extras, dominicales y recargos tienen una fecha de corte que son los 10 y 25 de cada mes. Cuadro 20. Transacciones mensuales 54

55 Por ejemplo, se va ingresar una hora extra diurna para un empleado, entonces se digita el nombre de la persona y el concepto que va a liquidar, como por ejemplo, horas extras diurnas, entonces la fecha corresponde a la quincena que ésta liquidando, esta aparece automáticamente; en horas se ingresa el número de horas trabajadas y el sistema calcula el valor a pagar por ese concepto. Cuadro 21. Ingreso de horas extras Si se van ingresar bonificaciones, para los empleados del fondo de publicidad corresponde el concepto bonificación bitácora y para los demás empleados bonificación. 4. Ingrese en cuotas y préstamos, aquellos cuotas y/o prestamos que tenga el personal para ser deducido o pagado en la nómina con su respectivo documento cruce. Contabilidad tiene que entregar el listado de descuentos como préstamos que tenga el personal con terceros, préstamos personales, consumo de alimentos en los puntos de ventas propios, consumo de celular, descuentos por viáticos, préstamos por educación o pagos como reintegros, bonificaciones, comisiones; los cuales deben de ser entregados dos días hábiles antes del 15 o 30 de cada mes, para que así, el encargado de la nómina ingrese los datos al sistema y se cancele oportunamente al personal de Franquicias El Sándwich cubano Ltda. 55

56 Cuadro 22. Ingreso de cuotas y/o préstamos Para ingresar un consumo u otro concepto, se ingresa el valor de la cuota a descontar y en el tope máximo se ingresa el mismo valor. Pero si es una cuota que se va a descontar el mismo valor varias veces se ingresa el valor de la cuota y en tope máximo todo el valor a descontar, entonces este se irá descontando dependiendo a la periocidad. En Docto. Cruce se ingresa el documento contable que entrega contabilidad para que cruce con el modulo financiero. Periocidad: El 0 indica que no se va a descontar en esa quincena y el 1 que si se va a descontar en esa quincena, es decir, que si en el 1 (primera quincena) se coloca el 0 y en la 2 (segunda quincena) se coloca el 1, no se va a descontar en la primera quincena del mes pero si en la segunda del mes. La Fecha de inicio corresponde a la transición de tiempo de la quincena. Costos: Se ingresa el centro de costos a la que pertenece cada persona según la hoja de vida. C.O: En el caso de descuentos por consumo se ingresa el punto de venta donde se efectuó el crédito consumo, este centro de costos se refleja en las facturas o/y en el listado de descuentos que entrega el área de contabilidad. 56

57 Cuadro 23. Ingreso de conceptos Finalmente, liquide la nómina del personal por transacciones automáticas de la siguiente manera: Tiempos, básicos, laborados y TNL. Auxilio de trasporte. Cuotas y préstamos. Rete fuente y seguridad social. Cuadro 24. Liquidación de nómina 57

58 12. Liquidación de personal Para la liquidación del personal se debe crear un documento de liquidación, luego se ingresa a la opción Transacciones prestaciones sociales y se liquida cesantías, intereses cesantías, prima y vacaciones. Cuadro 25. Liquidación de personal Tipo de nómina Q: porque es un empleado de la nómina general. Liquidación 1: porque es liquidación de contrato. Selectiva: porque se va a elegir a una sola persona para liquidarle el contrato. Cuadro 26. Liquidación de prestaciones sociales - Contrato 58

59 También se debe corroborar si el sistema está liquidando correctamente las prestaciones sociales. Se debe realizar la liquidación de nómina para los días que falta y para descontar conceptos que tenga pendiente. 13. Liquidación de prima La prima de servicios es una prestación social, se cancelan dos veces al año, la primera en Junio y la segunda en Diciembre equivalente a 15 días de salario. El personal de los puntos de venta de Sándwich Cubano Ltda. devengan un salario variable como consecuencia de las horas extraordinarias que realizan, por tanto, se debe tomar el promedio de horas del respectivo semestre para el cálculo de la misma y el personal administrativo y del fondo de publicidad devengan el básico normal. Para el cálculo de la prima en el sistema se debe crear el documento de liquidación (LP), uno documento para la nómina general y un documento para el fondo de publicidad. Cuadro 27. Creación de documento de liquidación de prima Liquidación: 0 normal. Tipo de liquidación: Colectiva. Luego se ingresa a transacciones presta. Sociales, liquidación prestaciones sociales. 59

60 Cuadro 28. Liquidación de prestaciones sociales Prima Se elige la opción prima de servicios. Cuadro 29. Continuación de liquidación de prima de servicios Fecha de liquidación y de promedios hasta el 30 de Junio o 30 de Diciembre. Cuadro 30. Opciones de liquidación 60

61 14. Contabilización de documentos de liquidación Mediante esta opción de contabilización se realiza el último paso del ciclo, para reflejar en los estados financieros el efecto de las actividades originadas en los procesos de nómina 1. Para contabilizar la nómina, quincenalmente se ingresa a Procesos en el mismo módulo de nómina, luego ingresa a contabilización-causación de nómina, contabilización- Directa, y se ingresan los datos solicitados de la siguiente manera: LAPSO: 1309 EMPRESA: FS CENTRO DE OPERACIÓN: 001 o 005 dependiendo si va a contabilizar la nómina general o la nómina del fondo (Pág. 42). TIPO DE DOCUMENTO: NQ LC- LV (Pág. 43). NUMERO: XXX Cuadro 31.Contabilización de documentos liquidados 61

62 15. Consolidación de provisión de prestaciones sociales El módulo de consolidación permite calcular con exactitud el valor del pasivo laboral. La consolidación simula una liquidación total de todos los empleados independientemente de su tipo de nómina y de la periodicidad de la misma. Para realizar la provisión de las prestaciones sociales como Cesantías, Intereses cesantías, Prima y Vacaciones, se ingresa a Procesos y se ingresa a los siguientes ítems: 1. Consolidación proceso, primero se ingresa en este ítem y se consolidan las prestaciones sociales. Cuadro 32. Consolidación de provisión de prestaciones sociales Cuadro 33. Proceso de consolidación de provisión 62

63 2. Luego se ingresa a Contabilización-consolidados, y se contabiliza con un documento de NM. Cuadro 34. Contabilización de consolidado Cuadro 35. Actualización de contabilización de consolidado Lapso: El mes que va a consolidar. Empresa: FS. 63

64 C.O: No se ingresa nada para que genere la consolidación de la nómina 001 y 005. En la parte de documento contable se ingresa al C.O la 001, el tipo de documento es el NM Y la fecha es el último es el periodo final de cada mes. En Opción de proceso se elige la opción 2 para generar listado e interfase. Opción código empl: 1 o 2 dependiendo de cómo quiera visualizar la contabilización. Nivel de reporte: 2 cuenta/empleado/c. costos Este proceso se realiza al final de cada mes o lapso. 16. Autoliquidación de aportes parafiscales Con base en la liquidación y acumulados de la nómina realizada en un determinado mes, este módulo genera los archivos planos de autoliquidación exigidos por las EPS bajo la ley 100. Adicionalmente, realiza la contabilización de los pasivos y gastos reales, lo que permite eliminar la confrontación manual de estas partidas en los archivos de movimientos contables. Incorpora la generación de la plantilla única de aportes La generación de la planilla integrada se realiza mensualmente finalizando la quincena y se genera de la siguiente manera: segunda Se ingresa a ALA GENERACIÓN AUTOMÁTICA /98 para generar planilla de Salud, Pensión y ARL. Se ingresa a PARAFISCALES GENERACIÓN, para generar los aportes parafiscales por concepto de Caja de compensación, e ICBF y SENA. 64

65 Cuadro 36. Generación automática de aportes Luego se ingresa a PLANILLA INTEGRADA, GENERACIÓN PLANILLA INTEGRADA, con el fin de generar el archivo plano de la PILA. 17. Contabilización de aportes parafiscales Se contabiliza la planilla integrada de aportes por CONTABILIZACION PILA. Cuadro 37. Contabilización de planilla integrada de autoliquidación de aportes 65

66 Cuadro 38. Continuación planilla integrada de autoliquidación de aportes Finalmente, se genera el archivo plano para subirlo al sistema operativo de SU APORTE PLUS. 18. Retiro de nóminas generadas y procesos Para retirar nóminas generadas Si la nómina presentó errores como de digitación u otro motivo se retira por transacciones automáticas en retiro tiempo laborado/básicos y se arregla los datos que estén erróneos repitiendo los mismos procedimientos anteriormente mencionados. Cuadro 39. Retiro de documentos de liquidación 66

67 18.2. Retiro de procesos 1. Al módulo financiero, luego a Transmisión/recepción y se anua el número de la interfase. Cuadro 40. Retiro de procesos 2. Luego se ingresa a Mantenimiento, a apertura, Lapsos/Documentos. 2.1 Estado cuentas salarios/egresos, para quitar la contabilidad. 2.2 Apertura de lotes, para abrir los documentos. Cuadro 41. Apertura de lapsos y lotes 67

68 19. Generación listados de nómina Se ingresa a Consultas /Listados, Consulta por tercero para generar el listado de las nómina que se entrega a contabilidad. Cuadro 42. Generación de listados Luego, se escribe el documento de liquidación y se da ENTER a todo Cuadro 43. Continuación de generación de listas de empleado 68

69 20. Generación de volantes Para generar los desprendibles de pago se ingresa a comprobantes de pago, relación/volantes por costos. Cuadro 44. Generación de volantes Si se va a generar a todos los empleados se da ENTER a todo y si es a una sola persona se ingresa el nombre. Cuadro 45. Continuación de generación de volantes 69

70 21. Parámetros inicio de año Cada inicio de año se debe a hacer actualizaciones al módulo de nómina, pero antes todos los procesos del año anterior deben estar totalmente términos. Se ingresa por la opción parámetros de nómina, luego a cálculos para actualizar el salario mínimo mensual vigente. Cuadro 46. Parámetros del sistema Cuadro 47. Parámetros de cálculo Se ingresa a la opción retención en la fuente, ingresando la unidad de valor tributario vigente para ese año que para el año 2014 es $

71 Cuadro 48. Parámetro de retención en la fuente Se ingresa el auxilio de transporte actual por la opción C cptos/agrupaciones/código consolidados, actualiza conceptos. Cuadro 49. Actualización conceptos Enter a todos los campos y se continua con la siguiente pantalla. 71

72 Cuadro 50. Actualización de auxilio de transporte Se ingresa el valor del auxilio de transporte del año que para el 2014 que está en $ Cuadro 51. Continuación auxilio de transporte 72

73 Para crear año: Por estructuración básica/lapsos calendario e IPC/ generación automática de lapsos. Cuadro 52. Generación automática de lapsos Se genera Cuadro 53. Apertura de lapsos Luego generación automática de fechas 73

74 Cuadro 54. Generación automática de fechas Y por último se seleccionan los días festivos, por defecto se marcan los domingos lo demás se debe activar. Cuadro 55. Actualización de fechas Igualmente, cada año se actualizan los periodos de nómina por nómina, periodos de nómina, generación periodos de nómina., se ingresan los valores para periodos quincenales. Los periodos hacen referencia a las quincenas, ejemplos 1 es la primera quincena de Enero, 2 es la 74