PIMISYS UNION NOMINA. Sistema para el Control y Liquidación de la Nómina

Transcripción

1 PIMISYS UNION NOMINA Sistema para el Control y Liquidación de la Nómina Edición 2007

2 Tabla de Contenido TABLA DE CONTENIDO COPYRIGHT...1 PIMISYS UNION NOMINA...2 Licencia...3 Ventana Principal PIMISYS UNION NOMINA...5 Acerca de...6 Convenciones Utilizadas...7 Windows...7 Notación...12 Convenciones de procedimiento...13 Convenciones sobre el teclado...14 Convenciones sobre el ratón (Mouse)...15 Empleado...16 Hoja de Vida...16 Buscar Empleado...20 Modificar Hoja de Vida...23 Eliminar Hoja de Vida...24 Conceptos por empleado...25 Modificar los conceptos que aplican al empleado...27 Eliminar Conceptos que aplican al empleado...29 Programación de Conceptos...31 Buscar Programación de Conceptos...34 Modificar la Programación de Conceptos...37 Eliminar Programación de Conceptos...38 Importar Archivo en Programación de Conceptos...39 Anular Programación de Conceptos...41 Conceptos Liquidados y Novedades...42 Modificar Conceptos Liquidados y Novedades...45 Eliminar Conceptos Liquidados y Novedades del Empleado...47 Eliminar Conceptos de la Liquidación...48 Conexión/Desconexión Base de Datos...49 Reportes...50 Reporte de Liquidación por Grupo de Concepto...50 Reporte Imputación Presupuestal...52 Formulario Único de Autoliquidación...55 Reporte Acumulado de Pagos por Beneficiario...57 CRAC...58 Administración...71 Datos Básicos...71 Datos básicos simples...71 Modificar un dato básico...72 Eliminar un dato básico...73 Datos Básicos Estructurados...74 Plan Único de Cuentas (P.U.C.)...75 Búsqueda de Cuentas Contables...79 Modificación de un Plan de Cuentas...82 Eliminación de una Cuenta del Plan de Cuentas...83 Recodificación Cuenta...84 Plan de Cuentas Básico Predefinido...86 ii

3 Tabla de Contenido Plan de Cuentas de Gastos...88 Búsqueda de Cuentas Presupuestales de movimiento...92 Modificación Plan de Gastos...95 Eliminación Plan de Gastos...96 Retenciones...97 Buscar Retenciones...99 Modificar Retenciones Eliminar Retenciones Conceptos Generales Buscar Conceptos Modificar Conceptos Eliminar Conceptos Crear una copia del Concepto General Compañias Buscar Compañía Modificación de una Compañía Eliminación de una Compañía Conceptos de la Compañía Eliminar Conceptos de la Compañía Modificar conceptos que aplican a la Compañía Dependencias Buscar Dependencias Modificar Dependencias Eliminar Dependencias Modificar los Conceptos que Aplican a la Dependencia Cargos Buscar Cargos Modificar Cargos Eliminar Cargos Modificar los Conceptos que aplican al Cargo Definir los conceptos que aplican al cargo Terceros Buscar Terceros Modificación de los datos de un Tercero Eliminación de un Tercero Anexo a Terceros Buscar Anexo a Terceros Valores Anexos a Hoja de Vida Buscar Valores Anexos Hoja de Vida Modificar Valor Anexo de la Hoja de Vida Eliminar Valores Anexos a Hoja de Vida Administradoras de Protección Social Eliminar Administradora de Protección Parámetros del Trabajo del Usuario Configuración Documentación de los objetos de la base de datos Seguridad Grupos de usuarios Modificación de un Grupo de Usuarios Borrado de un Grupo de Usuarios Usuarios iii

4 Tabla de Contenido Búsqueda de un Usuario Modificación de un Usuario Borrado de un Usuario Cambio de Clave Procesos Liquidación Períodica Buscar Fechas de Liquidación Comprobante de Contabilidad Buscar Comprobante Contable Modificar Comprobante Contabilidad Eliminar Comprobante Contable Importar Archivo de Novedades Varios Emisión de reporte Explicación Pantalla de Reporte Explicación Iconos Conceptos Búsqueda de Centros de Costos Recursos Adicionales Funciones y Operaciones del Evaluador de Formulas Edición de formulas Configuración de Impresoras Formato de Fecha 244 Glosario Índice iv

5 COPYRIGHT 2007 PIMISYS E.U Todos los derechos reservados. Prohibida la reproducción parcial o total bajo cualquier forma. Esta obra es propiedad intelectual de PIMISYS 1

6 PIMISYS UNION NOMINA Sistema para el Control y la Liquidación de la Nómina PIMISYS UNION NOMINA- Sistema para el Control y la Liquidación de la Nómina: es un sistema parametrizable, flexible e interactivo, que permite administrar la hoja de vida, vacaciones, prestamos, embargos y todo concepto involucrado en la liquidación de la nómina de empleados. Orientado a cualquier sector (privado o publico), permite el manejo de cualquier tipo de nómina, diversas periodicidades de pago (mensual, quincenal, semanal, etc) y múltiples contratos de trabajo por empleado. UNION NOMINA se amolda a los requerimientos de la empresa, al presentar gran flexibilidad para la definición y especificación de los conceptos de pago y/o descuento del salario de los empleados y que posteriormente van a afectar la liquidación de la nómina. Este módulo guarda una interrelación con el subsistema contable, presupuestal y financiero, compartiendo los diferentes datos que maneja con los procesos de tesorería. 2

7 Licencia La Versión de demostración de PIMISYS tiene algunas limitaciones, las cuales se podrán solucionar licenciando el producto. Para licenciarlo debe llamar a los teléfonos de soporte de PIMISYS o hacer el respectivo registro en línea. Cómo Licenciar el producto? En caso de que el sistema le pida el número de la Licencia del Sistema, realice los siguientes pasos: 1. Seleccione Licencia del menú Ayuda 2. Aparecerá el cuadro de Diálogo Información de la Licencia 3. Digite el Nombre de la Entidad y el NIT 4. Puede realizar una de las siguientes opciones: 3

8 Registro en línea: con esta opción la aplicación se conecta a la página de PIMISYS y hace el registro automáticamente Grabar: con esta opción puede realizar una llamada a los teléfonos de soporte que ofrece PIMISYS. 5. Si hace clic en el botón Grabar, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo 6. El número que aparece en el cuadro Clave debe dictárselo al personal de soporte de PIMISYS, para que le proporcionen el Número de Autorización en caso de que no lo tenga. 7. En la Caja de Texto Nº de Autorización digite el número de Autorización que fue suministrado por el personal de soporte. 8. Haga clic en el botón Aceptar. 4

9 Ventana Principal PIMISYS UNION NOMINA Para que los usuarios tengan mayor accesibilidad, PIMISYS UNION NOMINA maneja una ventana principal que le brinda comodidad al usuario. La ventana principal se encuentra dividida en las siguientes partes: Barra de titulo: contiene el nombre de la aplicación, el Sistema Manejador de Bases de Datos que se utiliza y el nombre del usuario que ha iniciado sesión. Barra de Menús: los diferentes menús que contiene la aplicación. Barra de herramientas: iconos de acceso rápido a las funciones más importantes de la aplicación. Área de trabajo: área donde se mostrarán los diferentes cuadros de diálogo. Barra de estado: en donde se muestran mensajes dependiendo de las operaciones que realice, el nombre de la compañía que esta utilizando el software y el año en que esta trabajando. 5

10 Acerca de Muestra la información del producto PIMISYS como el nombre del producto, nombre de la compañía dueña del producto, el nombre de la compañía que se encuentra autorizada para utilizar la aplicación, la versión, la fecha de actualización y los derechos de autor. Para observar esta información realice los siguientes pasos: 1. Elija Acerca de... del menú Ayuda. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Acerca de PIMISYS (NOMBRE APLICACIÓN) 3. A continuación se explica la descripción de esta ventana 6

11 Convenciones Utilizadas Windows Breve descripción de Microsoft Windows Para los nuevos usuarios de Windows, esta sección ofrece una descripción general de las operaciones que se pueden realizar dentro de este entorno gráfico. Windows está diseñado para facilitar el uso de su computadora. Este entorno nos ayuda a tratar todo el trabajo cotidiano que se lleva a cabo con un computador. Microsoft Windows proporciona una interfaz que tiene elementos en común para diferentes programas de aplicación, tanto en la forma de compartir los datos como en la forma en que se controla su operación. Uso de las ventanas en las Aplicaciones PIMISYS Al igual que cualquier otra aplicación basada en Windows, Las Aplicaciones PIMISYS tienen una ventana principal del programa que visualiza el nombre de las aplicaciones "PIMISYS", en la barra de título. Esta ventana puede ser maximizada para que ocupe toda la pantalla, restaurada para que ocupe parte de la pantalla, o minimizada a un icono que se sitúa en la parte inferior de la pantalla. Para ampliar una ventana y hacer que ocupe toda la pantalla debe dar doble clic en la barra de título o hacer clic en el botón Maximizar. Para reducir una ventana a un icono debe hacer clic en el botón Minimizar. Para restaurar una ventana a su tamaño anterior, debe hacer doble clic en la barra de título o hacer clic en el botón Restaurar. Para cerrar una ventana debe hacer clic en el botón Uso de los menús En las Aplicaciones PIMISYS, los menús y las opciones funcionan de acuerdo con los convenios en Microsoft Windows. Los nombres de los menús aparecen en la barra de menús que se muestra en la parte superior de la pantalla. Para elegir un menú debe hacer clic sobre él, de esta forma se expandirá y seguidamente puede hacer clic en la opción deseada. La siguiente ilustración muestra el menú Ventana abierto desde la barra de menús de la Aplicación PIMISYS 7

12 Algunas opciones disponen de una combinación de tecla rápida listada a la derecha del nombre de la orden. Después de que se haya familiarizado con los menús y submenús, estas teclas rápidas pueden ahorrarle mucho tiempo. Todos los menús tienen sus equivalentes de teclado. Para seleccionar un elemento de un menú, debe pulsar la tecla Alt y la tecla correspondiente al carácter subrayado en el nombre del menú (p.e. Administración). Cuando el nombre de un elemento del menú aparece atenuado, no es aplicable a la situación actual, y por tanto, no está disponible. Cuando el nombre de un menú va seguido por una flecha, indica que es un submenú y cuando se elija aparecerá otro menú de opciones. Por ejemplo, cuando se selecciona el submenú Seguridad del menú Administración, aparecerá una lista con más opciones. Para definir la Seguridad es posible elegir entre Grupos, Usuarios y Cambio de Clave. Para cerrar un menú sin elegir ninguna elemento, haga clic en el nombre del menú de nuevo, o pulse Esc. Uso de los Cuadros de diálogo Un cuadro de diálogo es una ventana que ofrece con frecuencia información y que siempre requiere una respuesta del usuario. Un cuadro de diálogo puede mostrar en pantalla solo un mensaje de estado, esperando hasta que seleccione Aceptar, o puede pedirle que especifique algún tipo de información. 8

13 Los cuadros de diálogo pueden contener varios campos de información, tal como se describe a continuación. Para seleccionar un campo dentro de un cuadro de diálogo, siga estos pasos: 1. Haga clic sobre el campo deseado. 2. Pulse Alt+X donde X es la letra subrayada en el nombre del campo. Utilice el tabulador para pasar de un campo del cuadro de diálogo a otro. Utilice Shift +Tab para volver al campo anterior. Botones de Comando. Un botón de comando indica al cuadro de diálogo que realice una acción concreta. Nos referiremos a los botones de comando de la siguiente manera: Aceptar. Cuadro de Texto. Un cuadro de texto le permite escribir una línea de texto, como por ejemplo una fecha. En determinadas ocasiones un cuadro de texto contiene texto por defecto (que puede aparecer resaltado). Para introducir un texto diferente, simplemente escriba el nuevo texto, el cual reemplazará al anterior de forma automática. Para realizar cambios menores en un texto por defecto, pulse la tecla de flecha izquierda y corrija el texto utilizando la Barra Espaciadora o Suprimir y las teclas de Flecha. Casilla de lista. Una casilla de lista le ofrece una lista de opciones. Si la lista contiene más opciones de las que puede mostrar en pantalla, la casilla tendrá una barra de desplazamiento. Para seleccionar una opción, siga estos pasos: 1. Haga doble clic sobre la opción. 2. Utilice las teclas de Flecha para seleccionar la opción, y luego, pulse Enter. Casilla de lista editable Una casilla de lista editable le ofrece la posibilidad de ingresar datos dentro de ella o de buscar la información que desea ingresar haciendo clic en el botón que aparece al lado derecho de la casilla. 9

14 Para ingresar información en una casilla de lista editable, siga estos pasos: 1. Haga clic sobre la casilla. 2. Utilice la tecla Tab para desplazarse entre casillas, y luego, pulse Enter para editar. Lista desplegable. Los cuadros de diálogo utilizan listas desplegables cuando no disponen de espacio suficiente para mostrar una casilla de lista. La figura muestra un ejemplo de un cuadro de Diálogo con una lista desplegable. Para desplegar una lista debe proceder de la siguiente manera: 1. Haga clic sobre la flecha con la punta hacia abajo en el lado izquierdo de la lista. 2. Seleccione la lista desplegable y luego pulse las teclas Alt+Flecha hacia abajo. Botón de opciones. Cuando las opciones de las que dispone se excluyen mutuamente, es decir, cuando solo puede seleccionar una opción, éstas se agrupan en botones de opciones. Los botones de opciones aparecen como círculos seguidos de texto. Una opción en cada grupo (la opción seleccionada en ese momento) posee un círculo oscuro. Las opciones borrosas o grises no son apropiadas para la situación actual y no se pueden seleccionar. 10

15 Para seleccionar un botón de opciones: 1. Haga clic sobre el botón de opciones. 2. Pulse Alt+X, donde X es la letra subrayada con el nombre de la opción. Si el nombre de la opción no posee una letra subrayada, pulse el tabulador hasta que una de las opciones se encuentre rodeada por una línea de puntos. Utilice las teclas de flechas para desplazar el círculo oscuro a la opción deseada. Casilla de activación. Las opciones que se pueden activar y desactivar de forma individual aparecen en pantalla como casillas de activación. Si la casilla de activación está vacía, la opción está desactivada; mientras que una X en la casilla de activación indica que está seleccionada. Las opciones borrosas o grises no son apropiadas para la situación y, por lo tanto, no se pueden seleccionar. Para seleccionar o cancelar una casilla de activación: 1. Haga clic sobre la casilla de activación. 2. Pulse Alt+X, donde X es la letra subrayada del nombre de la casilla de activación. Si esta no tiene una letra subrayada, pulse el tabulador hasta que la opción esté rodeada de una línea de puntos y, luego, pulse la Barra Espaciadora. 11

16 Notación Los términos importantes (donde fueron definidos por primera vez) aparecen escritos en Negrita - cursiva. Los nombres de los recuadros aparecerán en Negrita. Los botones se encuentran ilustrados con un gráfico alusivo a la orden seguido de su nombre respectivo en negrita. Por ejemplo, para referirnos al botón Aceptar se hará de la siguiente manera: Aceptar Algunos formularios contienen carpetas, folders o pestañas para su mejor manejo y entendimiento. Para trasladarse de una Carpeta a otra dentro del mismo formulario, basta con hacer clic en un separador que se encuentre desactivado. Nota: Un separador que se encuentre activado, tendrá su nombre en Negrita, y un separador que se encuentre desactivado, tendrá su nombre en letra normal. 12

17 Convenciones de procedimiento Los procedimientos que debe seguir se ofrecen en listas numeradas (1,2, etc.) La palabra elegir se emplea para indicar que se debe ejecutar una orden de un menú o de un cuadro de diálogo. La palabra seleccionar se emplea para destacar los campos o el texto en una lista, para seleccionar las opciones y barras de menú, y para seleccionar las opciones de un cuadro de diálogo. El botón Limpiar, limpia todas las cajas de texto, cuadros de lista, cuadriculas de datos, etc., con el fin de permitir realizar otra operación. Al hacer clic sobre este botón no borrará la información de la base de datos, únicamente la limpia de la pantalla. En todos los cuadros de diálogo, podrá utilizar la tecla Tab para desplazarse a través de los diferentes cuadros de texto o las diferentes opciones que se encuentren en el cuadro de diálogo. 13

18 Convenciones sobre el teclado Los nombres de las teclas se encuentran en Negrita - Cursiva, por ejemplo, Tab y Mayús. El signo más (+) existente entre los nombres de las teclas significa que se debe pulsar las teclas simultáneamente. Por ejemplo, "Pulse Mayús+Barra Espaciadora" significa que debe mantener pulsada la tecla Mayús y pulsar la tecla Barra Espaciadora. Una coma entre dos teclas significa que deben pulsarse consecutivamente, no simultáneamente. Por ejemplo, "Pulse Alt, T, X significa que se debe pulsar y soltar cada tecla consecutivamente y en ese orden. "Pulse Alt+W,L significa que se debe pulsar al mismo tiempo las teclas Alt y W y luego la tecla L. Puede elegir las órdenes de un menú con el teclado. Pulse la tecla Alt para activar la barra de menús y seguidamente pulse las teclas que correspondan a la letra subrayada del nombre del menú y del nombre de la orden. Para algunas órdenes también puede pulsar la combinación de teclas indicada junto a ellas. Para más aclaración de estos conceptos refiérase al manual de Microsoft Windows ver. 95 o posterior. 14

19 Convenciones sobre el ratón (Mouse) Si dispone de un ratón o Mouse con varios botones, revise que este configurado el botón izquierdo del ratón como botón principal. Hacer clic significa señalar un objeto y a continuación pulsar y soltar rápidamente el botón del ratón. Por ejemplo, "Haga clic en el botón Aceptar". Hacer doble clic significa pulsar y soltar rápidamente el botón del ratón dos veces. Por ejemplo "Haga doble clic en el cuadro del menú control del formulario Compañías". Uso del ratón (Mouse) El ratón controla un símbolo que se visualiza en la pantalla denominado el puntero. El puntero se mueve deslizando el ratón sobre una superficie lisa en la dirección en la que se desea desplazarlo. Si se encuentra fuera de la superficie de desplazamiento del ratón, puede levantarlo y ponerlo sobre la superficie de nuevo. El puntero se desplaza mejor cuando el ratón está colocado sobre la superficie plana. El desplazamiento del puntero del ratón sobre la pantalla no afecta al documento; simplemente indica una posición en la pantalla. Cuando se pulsa el botón del ratón, ocurre una acción en la posición del puntero. Cuando el puntero del ratón pasa por diferentes partes de las ventanas de las Aplicaciones PIMISYS, cambia su apariencia indicando la acción que se puede realizar con él en ese punto. Este puntero Aparece cuando señala La barra de menús y la barra de herramientas para elegir una orden o un botón, la barra de título para desplazar la ventana, o las barras de desplazamiento para desplazarse a través de un documento I El texto en un cuadro de texto o el texto en una celda en presentación Hoja de datos. Cuando se hace clic en el texto, aparece una barra intermitente vertical denominada punto de inserción o cursor. El límite de una fila o columna para cambiar la anchura de la columna o la altura de la fila. Las casillas del grillado sobre las cuales se puede ejecutar una acción 15

20 Empleado Hoja de Vida La hoja de vida contiene la información general, personal y del cargo de cada uno de los empleados, además contiene la información histórica del empleado dentro de la empresa. Pasos para la elaboración de una Hoja de Vida: 1. Elija Hoja de Vida del Menú Empleados o bien haga clic en el botón Hoja de Vida de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl + H. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Hoja de Vida. El cual tiene cuatro pestañas: Datos Generales, Datos Personales, Datos del Cargo y Datos anexos. Datos Generales: Contiene información básica acerca del empleado. Se encuentran datos como cédula, nombre, dirección, teléfono, fax, ciudad, Observaciones, foto y código rápido, Datos Personales: Contiene información personal del empleado. Se encuentran datos como libreta militar, matricula profesional, ciudad de nacimiento, estado civil, No. Familiares inscritos, , Banco y No. Cuenta. Datos Cargo: Contiene información acerca del cargo que ocupará el empleado. se encuentran datos como Dependencia, cargo, nombre del cargo, fecha de ingreso, fecha de salida y detalle. Datos Anexos: contiene aquellos datos que no están contemplados en el formato de hoja de vida del sistema pero que la empresa requiere. Por defecto quedará ubicado en la pestaña Datos Generales. 16

21 3. En el campo Cédula digite el número de la cédula de ciudadanía del empleado. 4. Seleccione de la lista desplegable la ciudad de expedición de la cédula de ciudadanía. 5. Si desea puede asignarle un Código Rápido para hacer más fácil la búsqueda por empleado. 6. En el campo Nombre digite el nombre del empleado. Recuerde tener mucho cuidado con los espacios. 7. En el campo Dirección digite la dirección del empleado. 8. En el campo Teléfono digite el número telefónico del empleado. 9. En el campo Fax digite el número del fax del empleado. 10. Seleccione de la lista desplegable ciudad de nacimiento del empleado. 11. Seleccione el sexo (Masculino, Femenino) del empleado. 12. En el campo Observaciones digite las observaciones generales sobre el empleado. 13. Puede adjuntar la foto del empleado. Ver Más. 14. Trasládese a la pestaña Datos Personales. 15. En el campo Libreta Militar puede digitar el número de la libreta militar. 16. En el campo Matricula profesional puede digitar el número de la matricula profesional. 17. Seleccione la Ciudad de nacimiento del empleado. 18. En el cuadro Fecha de Nacimiento digite la fecha de nacimiento. Ver Formato Fecha 17

22 19. Seleccione el Estado Civil del empleado (casado(a), separado(a), soltero(a), unión libre, viudo(a)). 20. En el campo Número de Familiares Inscritos puede digitar el número de personas dependientes del empleado. 21. En el campo puede digitar la dirección del correo electrónico. 22. Seleccione el Banco donde el empleado tiene la cuenta a la cual desea se le consignen los pagos. 23. En el campo No. Cuenta digite el número de la cuenta donde se le consignarán los pagos. 24. Trasládese a la pestaña Datos del Cargo. 25. En la cuadrícula de datos digite el código de la Dependencia, código del cargo, código del centro de costo, fecha de ingreso (Ver Formato Fecha), fecha de salida y detalle. 26. Luego de ingresar el código del cargo, aparecerá en la siguiente columna el nombre del cargo. Nota: Si no se acuerda del código de la dependencia, del cargo, del centro de costo, puede buscarlos haciendo clic en el botón Buscar respectivo, Dependencia, Cargo y Centro de Costo. En la parte inferior aparecen dos cuadros: En el cuadro dependencia usted podrá observar el árbol de expansión con la ubicación de la dependencia seleccionada y en el cuadro Centro usted podrá observar el árbol de expansión con la ubicación del centro de costos seleccionado. Haciendo clic derecho sobre la cuadrícula de datos del cargo podrá ver las Opciones vista cuadrícula. 18

23 27. Trasládese a la pestaña Datos Anexos. 28. Ingrese los datos anexos. Ver valores anexos hoja de vida 29. Haga clic en el botón Grabar. Nota: La hoja de vida se puede Modificar, Eliminar o Buscar. Puede utilizar los Recursos adicionales para llamar, enviar fax ó correo. Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar. 19

24 Buscar Empleado Localice y haga clic en el icono encuentre. Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del empleado sobre el cual esta buscando información. Los datos que puede suministrar son los siguientes: Nombre: Digite el nombre del empleado si lo recuerda. Código: Digite el Código Rápido del empleado si lo recuerda. Cedula: Digite el número de la cédula de ciudadanía del empleado si lo recuerda. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: Jairo* Para el código: si no se acuerda del código completo, escriba el número. P e: 1* Si digita la primera letra del nombre del empleado o el primer número del código, el sistema buscará todo los nombres o códigos de los empleados que empiecen por esa letra o número. 20

25 Una vez digitado al menos uno de los datos el botón Buscar Ahora., ejecute la orden de buscar oprimiendo 21

26 En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede: Cargar los datos al cuadro de diálogo de Hoja de Vida, haciendo clic en el botón Seleccionar. Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar. Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar. 22

27 Modificar Hoja de Vida Una vez creada una o varias hojas de vida, usted puede modificar la información referente al empleado. Pasos para modificar una hoja de vida: 1. Elija Hoja de Vida del Menú Empleados o bien haga clic en el botón Hoja de Vida de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl + H. 1. Aparecerá el cuadro de diálogo Hoja de Vida ubicado en la pestaña Datos Generales. 2. En el campo Cédula digite el número de la cédula de ciudadanía del empleado que desea modificar o si lo prefiere haga clic en el botón 3. Efectúe los cambios en cada una de las pestañas. 4. Haga clic en el botón Grabar. Buscar. 23

28 Eliminar Hoja de Vida Pasos para eliminar una hoja de vida: 1. Elija Hoja de Vida del Menú Empleados o bien haga clic en el botón Hoja de Vida de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl + H. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Hoja de Vida ubicado en la pestaña Datos Generales. 3. En el campo Cédula digite el número de la cédula de ciudadanía del empleado o si lo prefiere haga clic en el botón 4. Haga clic en el botón Borrar. Buscar. 5. Aparecerá un cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación de la Hoja de Vida. 6. Haga clic en el botón Sí para eliminarlo. 24

29 Conceptos por empleado Permite definir y configurar los conceptos que aplican al empleado. Pasos para definir los conceptos por empleado: 1. Elija Conceptos del Menú Empleados o bien haga clic en el botón Conceptos de la barra de herramientas. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Conceptos por empleado. 3. En el campo Cédula, digite el número de la cédula de ciudadanía del empleado al cual le va a definir los conceptos o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar. 4. Se cargará la información básica del empleado al cual se le configurará los conceptos: código rápido o código alterno del empleado si lo tiene, nombre, cargo y dependencia. Nota: En el caso de que el empleado esté desempeñando más de un cargo, se habilitará la lista de cargos para que seleccione el que va a configurar. 5. Se activará la pestaña Conceptos. 25

30 EXPLICACIÓN ICONOS CONCEPTOS 1. Seleccione de la lista Conceptos que NO aplican el concepto que desea agregar al empleado. 2. Haga clic en el botón Agregar o si lo prefiere haga clic sostenido sobre el concepto y arrastrelo hasta la lista de conceptos que aplican en la dependencia. 6. Haga clic en el botón Grabar para terminar el proceso de definición de los conceptos del empleado. Nota: Puede cambiar los conceptos definidos para el empleado cuantas veces lo crea necesario, utilizando el procedimiento anteriormente descrito. Se puede Modificar los Conceptos que aplican al empleado. Puede Eliminar conceptos que aplican empleado. Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar. 26

31 Modificar los conceptos que aplican al empleado Esta opción permite personalizar las características de definición del concepto que aplica al empleado. Pasos que debe realizar para modificar los conceptos que aplican al empleado: 1. Seleccione de la lista de Conceptos que aplican al empleado el concepto que desea modificar y haga doble clic sobre él o haga clic derecho y escoja la opción Editar Aparecerá el cuadro de diálogo Conceptos Generales donde podrá personalizar los conceptos para el empleado. 27

32 3. Modifique los valores o fórmulas del concepto. 4. Terminada la modificación del Concepto, haga clic en el botón Aceptar. 5. Haga clic en el botón Grabar. Nota: En el caso de querer deshacer los cambios hechos a la definición de un concepto se debe dar clic derecho sobre él y elegir la opción Asignar Valores Iniciales. 28

33 Eliminar Conceptos que aplican al empleado Pasos para eliminar los conceptos que aplican al empleado: 1. Elija Conceptos del Menú Empleados o bien haga clic en el botón Conceptos de la barra de herramientas. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Conceptos por empleado. 3. En el campo Cédula, digite el número de la cédula de ciudadanía del empleado al cual le va a eliminar los conceptos, si no lo recuerda entonces haga clic en el botón Buscar. 4. Se cargará la información básica del empleado: código rápido o código alterno del empleado si lo tiene, nombre, cargo y dependencia. Nota: En el caso de que el empleado esté desempeñando más de un cargo, se habilitará la lista de cargos para que seleccione el cargo al cual desea eliminarle conceptos. 5. En la pestaña Conceptos, seleccione de la lista de Conceptos que aplican en el empleado el concepto que desea eliminar. 6. Haga clic en el botón Quitar. 7. Haga clic en el botón Grabar. 8. Para eliminar TODOS los conceptos que aplican al empleado, haga clic en el botón Borrar. 29

34 9. Aparecerá el cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación de los conceptos del empleado. 10. Haga clic en el botón Sí para eliminarlo. 30

35 Programación de Conceptos Permite programar la liquidación de un concepto en el número de cuotas deseadas por el empleado. Pasos para definir un concepto programable que aplicará al empleado: 1. Elija Programación de Conceptos del Menú Empleados o bien haga clic en el botón Programación de Conceptos de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl+P. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Programación de Conceptos. 3. En el campo Código aparecerá por defecto un número consecutivo de programación de conceptos, pero puede digitar otro número si así lo desea. 4. En el campo Fecha digite la fecha de programación del concepto. Ver Formato Fecha 5. En el campo Cédula, digite el número de identificación del empleado al cual se le configurará el concepto o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar. 6. A continuación se cargará la información básica del empleado. Se encuentran datos como cédula, código rápido si lo tiene, nombre, cargo y dependencia. Nota: En caso de que el empleado esté desempeñando más de un cargo, se habilitará la lista Cargo, donde usted deberá realizar la selección del cargo al cual se realizará la programación de conceptos. 7. En el campo Observaciones digite las observaciones correspondientes al concepto programable que va aplicar al empleado. 8. Trasládese a la pestaña Programación. 31

36 9. En el cuadro Detalle seleccione de la lista el concepto a programar. Nota: En la lista Concepto se cargan con todos los conceptos que se definieron con la opción programable en el cuadro de diálogo Conceptos generales. Puede modificar el concepto programable haciendo clic en el botón Editar Ver Más. 10. En el campo Valor a Programar digite el valor total a liquidar que va a programar. 11. En el campo Fecha de Inicio, digite la fecha a partir de la cual inicia la liquidación del concepto. Ver Formato Fecha 12. En el campo Número de Veces digite el número de veces que se liquidará el concepto. 13. La periodicidad (días) se cargará de acuerdo al periodo definido en el concepto seleccionado. 14. Haga clic en el botón Calcular para determinar las fechas en las que se liquidará el concepto y el valor a liquidar. 15. A continuación aparecerá una cuadrícula de datos compuesta por tres columnas: Fecha: Corresponde programado. a las fechas en que se liquidará el concepto Valor: Corresponde al valor liquidado para el concepto y el cual será liquidado en la fecha programada. Recuerde que este valor es modificable, es decir puede aumentar el valor a liquidar en la fecha estipulada. Liquid: En esta columna aparecerá cuadros de chequeo por cada fecha de liquidación y los cuales serán activados cada vez que se realice la liquidación de la nómina. 32

37 16. Haga clic en el botón Grabar para finalizar. Nota: Si desea agregar otro concepto programable al empleado repita el procedimiento anteriormente descrito. Puede Importar, Buscar, Modificar, Anular y Eliminar Conceptos. la programación de Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar. 33

38 Buscar Programación de Conceptos Localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre. Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca de la Programación de conceptos sobre la cual esta buscando información. Los datos que puede suministrar son los siguientes: Concepto: digite el nombre del concepto programado si lo recuerda. Nombre del Empleado: digite el nombre del empleado al cual se le programó el concepto si lo recuerda. NIT/CC: digite el número de Identificación del empleado si lo recuerda. Fecha: digite la fecha en que se programó el concepto al empleado si lo recuerda. Ver Formato Fecha Observación: digite la observación realizada a la programación del concepto si la recuerda. Anulado: digite S para buscar si el concepto programado ha sido anulado o N para buscar si el concepto no ha sido anulado. 34

39 La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el concepto: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: COFREM* Si usted digita la primera letra del nombre del concepto programado el sistema buscará todo los conceptos programados que empiecen por esa letra o número. Los mismos criterios aplican para el nombre del empleado, Nit/CC y la observación. Una vez digitado al menos uno de los datos el botón Buscar Ahora., ejecute la orden de buscar oprimiendo 35

40 En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede: Cargar los datos al cuadro de diálogo de Programación de Conceptos, haciendo clic en el botón Seleccionar. Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar. Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar. 36

41 Modificar la Programación de Conceptos Una vez haya creado una o varias programaciones de Conceptos puede modificar la información referente a cada una. Para modificar una Programación de Conceptos debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Programación de Conceptos del Menú Empleados o bien haga clic en el botón Programación de Conceptos de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl+P. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Programación de Conceptos. 3. En el campo Código digite el código de la programación de conceptos que desea modificar si lo conoce, o haga clic en el botón Buscar. Nota: Recuerde que solamente podrá modificar los conceptos programados que no se han empezado a liquidar. 4. En la pestaña Datos Generales puede modificar la fecha (ver formato fecha) de programación del concepto y las observaciones correspondientes para esta programación. 5. En la pestaña Programación puede cambiar el concepto programado al empleado o el valor a programar, fecha de inicio, número de veces y puede volver a recalcular los valores. 6. Haga clic en el botón Grabar. 37

42 Eliminar Programación de Conceptos Pasos eliminar una Programación de Conceptos: 1. Elija Programación de Conceptos del Menú Empleados o bien haga clic en el botón Programación de Conceptos de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl+P. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo programación de Conceptos. 3. En el campo Código digite el código de la programación del concepto que desea eliminar, si no lo recuerda haga clic en el botón 4. Haga clic en el botón Borrar. Buscar. 5. Aparecerá un cuadro de diálogo para confirmar la eliminación de la programación del concepto. 6. Haga clic en el botón Sí para eliminarlo. 38

43 Importar Archivo en Programación de Conceptos Esta opción permite importar archivos para realizar operaciones en la programación de conceptos. Los archivos deben ser del tipo.csv ó.txt y los datos deben ir separados por comas. El documento a importar debe tener la siguiente estructura: CAMPO Tipo Novedad Nit Código Concepto Cantidad Periodos FechaInicio Valor TIPO DE DATO Texto Texto Texto Número Entero Texto Moneda Para importar archivo de Programación de Conceptos debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Programación de Conceptos del Menú Empleados o bien haga clic en el botón Programación de Conceptos de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl+P. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Programación de Conceptos. 3. Haga clic en el botón Importar Archivo. 4. Aparecerá en cuadro de diálogo Abriendo archivo de programaciones. 39

44 5. Seleccione el Tipo y el Nombre del archivo a importar. 6. Haga clic en el botón Abrir. 7. Al finalizar la importación aparecerá el siguiente mensaje: Nota: Si ocurren errores durante la importación aparecerá el siguiente mensaje: Haga clic en No para interrumpir la importación de programaciones de conceptos, es recomendable que revise la estructura del archivo y vuelva a realizar el proceso de importación. 40

45 Anular Programación de Conceptos Pasos para anular una programación de conceptos: 1. Elija Programación de Conceptos del Menú Empleados o bien haga clic en el botón Programación de Conceptos de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl+P. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Programación de Conceptos. 3. En el campo Código digite el código de la programación de conceptos que desea anular, si no lo conoce haga clic en el botón Buscar. 4. En la pestaña Datos Generales seleccione la casilla Anulado. 5. Haga clic en el botón Grabar. 6. Recuerde que si anula un concepto programado este no se incluirá en la liquidación de la nómina, y si este ya se ha comenzado a liquidar aparecerá el siguiente mensaje para que confirme si realmente desea anularla. 7. Haga clic en SI para anularla. 41

46 Conceptos Liquidados y Novedades Permite ver la liquidación de un empleado en una fecha e incluirle las novedades que tenga en el mes. Pe. número de horas extras, prestamos, incapacidad por enfermedad, vacaciones, días no trabajados, entre otros. Pasos para definir conceptos liquidados y novedades del empleado: 1. Elija Conceptos Liquidados y Novedades del Menú Empleado o bien haga clic en el botón Novedades de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl+N. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Conceptos Liquidados y Novedades. 3. En el campo Cédula, digite la identificación del empleado, si no lo recuerda haga clic en el botón Buscar; o si lo prefiere ingrese un código rápido 4. En el caso que el empleado esté desempeñando más de un cargo, se habilitará la lista de cargos para que seleccione el que se va a configurar. 5. En el campo Fecha de liquidación, digite la fecha de liquidación del concepto. Ver Formato Fecha 6. Trasládese a la pestaña Novedades y Conceptos, podrá agregar los conceptos y novedades a liquidar. 42

47 Opciones de vista de la cuadrícula 7. Ubíquese en la columna Concepto de la cuadricula de datos de novedades y conceptos, luego seleccione el concepto a adicionar. Nota: Dependiendo del tipo de concepto seleccionado se activará una de las siguientes celdas: devengado, deducido u otro; de la cuadricula de datos liquidación de novedades y conceptos en la cual usted deberá digitar el valor del concepto a liquidar. 8. En la columna Detalle, digite una pequeña descripción o aclaración de la novedad. 9. En la columna NIT/C.C.Pagador, digite el Nit del pagador, si no lo recuerda haga clic en el botón Buscar. 10. Digite el NIT/C.C. del beneficiario o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar. Luego, oprima la tecla Enter, para pasar a la siguiente fila y crear un nuevo concepto para lo cual debe repetir los pasos anteriormente descritos, iniciando desde el número 5. Nota: El comportamiento de los campos mencionados en los pasos 9 y 10 depende del tipo de concepto que se ha elegido y de los valores digitados. 11. En la parte inferior del cuadro de diálogo aparecen los siguientes campos: Total Devengado: Muestra el total de los conceptos devengados. Total Deducido: Muestra el total de los conceptos deducidos. Neto a Pagar: Muestra el neto a pagar 12. Haga clic en el botón Grabar para finalizar el proceso de liquidación de conceptos y novedades del empleado. 43

48 Nota: Puede Eliminar conceptos de la liquidación (cuadrícula de datos). Puede Modificar y Eliminar Conceptos liquidados y novedades del empleado. Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar. 44

49 Modificar Conceptos Liquidados y Novedades Una vez creada una o varias definiciones de conceptos liquidados y novedades puede modificarlas. Pasos para modificar conceptos liquidados y novedades del empleado: 1. Elija Conceptos Liquidados y Novedades del Menú Empleado o bien haga clic en el botón Novedades de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl+N. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Conceptos Liquidados y Novedades. 3. En el campo Cédula, digite la identificación del empleado al cual le desea modificar los conceptos liquidados y novedades, o el código rápido si lo tiene, o haga clic en el botón Buscar. Nota: En el caso que el empleado esté desempeñando más de un cargo, se habilitará la lista de cargos para que seleccione el que desea modificar. 4. En el campo Fecha de liquidación, digite o seleccione de la lista la fecha de liquidación que desea modificar o consultar. Ver Formato Fecha 5. Se activará la pestaña Novedades y Conceptos, en donde podrá modificar los conceptos de liquidación del empleado. 45

50 6. Ubíquese en la cuadrícula de datos de novedades y conceptos y realice las modificaciones deseadas. 7. Haga clic en el botón Grabar para finalizar el proceso de modificación de la liquidación del empleado. 46

51 Eliminar Conceptos Liquidados y Novedades del Empleado Pasos para eliminar los Conceptos liquidados o Novedades del empleado: 1. Elija Conceptos Liquidados y Novedades del Menú Empleado o bien haga clic en el botón Novedades de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl+N. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Conceptos Liquidados y Novedades. 3. En el campo Cédula digite la identificación del empleado al cual le desea eliminar la liquidación o el código rápido si lo tiene o haga clic en el botón Buscar. Nota: En el caso que el empleado esté desempeñando más de un cargo, se habilitará la lista de cargos para que seleccione el que desea modificar. 4. En el campo Fecha de liquidación, digite o seleccione de la lista, la fecha de liquidación que desea eliminar. Ver Formato Fecha 5. Haga clic en el botón Borrar. 6. Aparecerá un cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación de la liquidación. 7. Haga clic en el botón Sí para eliminarlo. 47

52 Eliminar Conceptos de la Liquidación Procedimiento para eliminar un concepto de la liquidación: 1. Ubíquese en la cuadricula de datos de conceptos liquidados. 2. Haga clic en el número de fila del concepto o novedad que desea eliminar. 3. Presione la tecla Del/Supr o haga clic derecho y seleccione la opción eliminar Concepto de la Liquidación. 4. Aparecerá el siguiente mensaje de confirmación para la eliminación del concepto de liquidación. 5. Haga clic en Si para eliminarlo. 48

53 Conexión/Desconexión Base de Datos Las aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de trabajar con las diferentes bases de datos que posea en la Red, o cambiar el usuario con que se esté trabajando. Para conectarse a una base de datos: 1. Haga clic en el botón Conexión/Desconexión a/de la Base de Datos. Si usted ya se encuentra conectado a una Base de Datos, elija el botón Si del Cuadro de diálogo de desconexión en el que se pregunta si se desea desconectar de la base de datos actual. 2. Vuelva a hacer clic en el botón Conexión/Desconexión a/de la Base de Datos. Aparecerá la ventana de Conexión a la Base de Datos. 3. Haga clic en el cuadro de texto Servidor y a continuación digite el nombre del nuevo servidor. 4. Haga clic en el cuadro de texto Usuario y a continuación digite el nombre del nuevo usuario o cuenta. 5. Haga clic en el cuadro de texto Clave y a continuación digite la clave de usuario. 6. Haga clic en el botón Aceptar. Nota: Si está utilizando como base de datos Microsoft Access, puede hacer doble clic en el gráfico de este cuadro para reparar y comprimir la base de datos. 49

54 Reportes Reporte de Liquidación por Grupo de Concepto Muestra la información de liquidación de un grupo de nómina basado en un grupo de conceptos en un periodo dado. Pasos para realizar el reporte de liquidación por grupo de concepto: 1. Elija Liquidación por Grupos de Concepto del Menú Reportes o bien haga clic en el botón Liquidación por Grupo de la barra de herramientas. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte de liquidación por grupo de concepto. 3. Seleccione el Grupo de Nómina. 4. En el campo Titulo digite el título del reporte. 5. En el campo Subtítulo digite el subtítulo del reporte. Por defecto aparecerá el rango de fechas del reporte. 6. Seleccione el Grupo de Conceptos del cual desea realizar el reporte de liquidación. 7. En el cuadro Rango de Fechas, digite la fecha Inicial del periodo de liquidación a reportar y digite la fecha Final del periodo de liquidación a reportar. Ver Formato Fecha 8. En el campo Fecha de Impresión, digite la fecha de impresión del reporte, si no desea la que aparece puede cambiarla. Ver Formato Fecha 9. Seleccione el Formato de Impresión (Detallado, Detallado Paginas Individuales, Totalizado). 10. Haga clic en el botón Imprimir. 50

55 11. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora), el formato; luego haga clic en el botón Ejecutar. 12. Si el formato de impresión seleccionado fue Detallado el reporte se verá así: 13. Si el formato de impresión seleccionado fue Totalizado el reporte se verá así: EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES Nota: Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar. 51

56 Reporte Imputación Presupuestal Permite ver el valor que se debe pagar por cada cuenta presupuestal. Pasos para realizar el reporte de Imputación Presupuestal: 1. Elija Imputación Presupuestal del Menú Reportes o bien haga clic en el botón Disponibilidad Presupuestal de la barra de herramientas. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Imputación Presupuestal. 3. En el campo Fecha de Liquidación e Imputación, digite la fecha del documento, la cual deberá coincidir con la fecha de liquidación. Ver Formato Fecha 4. En el campo Fecha de Impresión, digite la fecha de impresión con la cual desea que aparezca el reporte. Ver Formato Fecha 5. Seleccione el Grupo de nómina del cual desea ver la imputación presupuestal. 6. Haga clic en el botón Imprimir. 7. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora), formato y haga clic en el botón reporte se verá así: Ejecutar. El 52

57 EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA DE REPORTES Si existen errores en la configuración presupuestal de los conceptos aparecerá el cuadro de diálogo Errores en la Configuración Presupuestal de Conceptos: Aquí se muestra la lista de errores para que sean solucionados. No se podrá presupuestar hasta que no se solucionen. 53

58 La cuadrícula de datos que contiene la información de los errores presenta la siguiente información: el nombre del concepto, el titulo del concepto, NIT/C.C del empleado, nombre del empleado, código de la dependencia, nombre de la dependencia, código del cargo, nombre del cargo, observaciones u sugerencia de cómo podría solucionar el problema y datos. Puede copiar la información referente a los errores seleccionando la información que desea copiar y luego haciendo clic en el botón Copiar. Nota: Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar. 54

59 Formulario Único de Autoliquidación PIMISYS UNION NOMINA permite generar un reporte llamado Formulario único de Autoliquidación para el pago unificado de los aportes correspondientes al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales de todos los trabajadores a cargo de un empleador; Este reporte cumple con el diseño y contenido establecido por el Ministerio de la Protección Social y publicado a través de la Resolución 1303 del Pasos para crear el Reporte Formulario único de Autoliquidación: 1. Elija Formulario único de Autoliquidación del menú Reportes. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Formulario único de Autoliquidación. 3. Seleccione el Formato del Archivo de la lista desplegable. 4. Marque la casilla del grupo de nómina que desea reportar. 5. En el cuadro Rango de Fechas, digite la Fecha Inicial y la Fecha Final del período de liquidación a reportar. Ver Formato Fecha 6. Haga clic en el botón Exportar 7. Aparecerá el cuadro de diálogo Exportando Formulario único de Autoliquidación. digite el nombre del archivo, seleccione la carpeta donde desea guardarlo y luego haga clic en el botón Guardar. 55

60 8. Luego aparecerá un cuadro que muestra el estado de ejecución del proceso 9. A continuación aparecerá un mensaje indicando el éxito de la exportación Nota: Recuerde realizar la validación del archivo plano exportado utilizando el validador de prueba del SOI - Servicio Operativo de información antes de solicitar la clave del sistema de producción a través de su Entidad Financiera. Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar. 56

61 Reporte Acumulado de Pagos por Beneficiario Es un documento de cruce entre tesorería y nomina, el cual contiene el valor liquidado a un tercero y el valor que se le a pagado a través de tesorería en un periodo de tiempo determinado. Pasos para generar el Reporte Acumulado de Pagos por Beneficiario: 1. Elija Acumulado de Pagos por Beneficiario del menú Reporte 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Reporte Acumulado de Pagos por Beneficiario. 3. En el campo Fecha de Liquidación, digite la fecha de liquidación de nómina de la cual desea hacer el reporte. Ver Formato Fecha 4. En el campo Fecha de Impresión, digite la fecha de impresión con la cual desea que aparezca el reporte 5. Seleccione el Grupo de Nómina de la lista desplegable 6. Haga clic en el botón Imprimir 7. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes, seleccione el Destino (Pantalla o Archivo), el formato; luego haga clic en el botón Ejecutar. El reporte se verá así: 57

62 EXPLICACION DE LOS BOTONES DE LA PANTALLA REPORTE Nota: Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar. 58

63 CRAC Las Aplicaciones PIMISYS están diseñadas de tal forma que se podrán realizar nuevos Reportes/Consultas de acuerdo a los requerimientos, mediante herramientas que accedan su base de datos (MS-ACCESS vía ODBC) Consultas CRAC (Consultas y Reportes Asistidos por Computador) Las Aplicaciones PIMISYS le permiten consultar toda la información que se encuentra en las tablas de su sistema. Para hacer una consulta CRAC debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Consultas CRAC del menú Reportes, 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir la opción Edición y Administración 3. Si hace clic en el botón Consultas CRAC, se evitará los dos primeros pasos. 4. Aparecerá el cuadro de diálogo Consultas CRAC. Este tiene seis pestañas: Datos Generales, Diseño, Criterio, Avanzadas, Seguridad, Automatización. Por defecto, el formulario se carga con la pestaña Datos Generales. 5. Digite el nombre que utilizará para identificar la consulta en el campo de texto indicado para realizar esta acción. 59

64 6. Digite el título que utilizará en el momento de obtener los resultados de la consulta en el campo de texto indicado para realizar esta acción. 7. Elija la carpeta dentro de la base de datos en la cual ubicará la consulta. Por defecto las consultas se ubicarán en la carpeta raíz (\). Utilice el botón Abrir Carpeta del lado derecho del campo de texto para buscar una carpeta ya existente o crear una nueva. 8. Trasládese a la pestaña Diseño, encontrará en la parte superior el campo donde se incluirá la lista de elementos disponibles para la consulta CRAC. 9. Haga clic en el botón Agregar, aparecerá el cuadro de diálogo Selección de Tablas y Objetos, Marque la casilla de verificación de las tablas y/o objetos que desea incluir dentro de la consulta CRAC y luego haga clic en el botón Aceptar. Marque la casilla de verificación Ver las tablas y objetos de todas las aplicaciones, si desea que la columna agrupe los resultados de la consulta de acuerdo a la lista de la consulta actual. 60

65 10. A continuación aparecerá la pestaña Diseño con los objetos seleccionados. 11. En la pestaña Diseño marque la casilla de verificación de las tablas o campos de tablas que desea agregar a la lista de las columnas de la consulta. 61

66 Si desea ver los valores almacenados en la base de datos del elemento seleccionado haga clic en el botón Ver datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Visualización de información del Campo Si desea eliminar una tabla de la lista de elementos disponibles, seleccione la casilla de verificación del elemento y haga clic en el botón Quitar. 62

67 Haga clic en el botón Incluir selección, para incluir los elementos seleccionados a la lista de las columnas de la consulta. Usted puede configurar la salida del reporte utilizando los campos Título, Ancho, Justificación, Orden y Tipo de total que aparecen en la cuadrícula de datos donde se encuentran incluidos en columnas los campos de la consulta CRAC; para esto, debe hacer clic en cada una de las celdas que desea configurar. Título: Digite el título que identificará a cada uno de los campos en el reporte. 63

68 Ancho: Ingrese la amplitud de la columna para cada uno de los campos del reporte (Debe tener en cuenta que la amplitud esta dada en posiciones de carácter) Justificación: Seleccione de la lista desplegable la posición en que desea ubicar los datos con respecto a la columna, las opciones son: izquierda, derecha, centrado. Orden: Seleccione de la lista desplegable el orden en que desea que aparezcan los datos (ascendente o descendente). Tipo de total: Seleccione de la lista desplegable la opción que mas se ajuste a la información de la columna, las opciones son: Ninguno, Suma, Cantidad, Promedio, Máximo, Mínimo. Para establecer el orden en que se presentarán los campos en el reporte, usted debe ubicar el puntero del Mouse en el campo que desea mover y luego dar clic en el botón que se ajuste a su necesidad Izquierda, Mover Derecha, Quitar. Mover 12. En la pestaña Criterios, se deben establecer las condiciones de selección de la consulta. Marque la casilla de verificación Mostrar todas las condiciones, incluyendo las que relacionan las tablas entre si que fueron calculadas automáticamente, si desea listar todas las condiciones. Las condiciones de selección de consulta se establecen utilizando un grillado que contiene las siguientes columnas: Primer Campo, Condición, Segundo Campo, Valor(es) y Pregunta al usuario. 64

69 PASOS PARA ESTABLECER LAS CONDICIONES DE LA CONSULTA CRAC: Elija en la columna Primer Campo el campo o los campos que desea condicionar (uno a la vez), luego en la columna Condición elija la condición que desee de la lista desplegable de condiciones (es igual a, no es igual a, es mayor que, es mayor o igual que, es menor que, es menor o igual que, es cómo, no es cómo, comienza por, no comienza por, termina con, no termina con, contiene, no contiene), en la siguiente columna Segundo Campo elija el campo, el valor o el valor solicitado al usuario, con el cual se establecerá la relación de condición con respecto al Primer Campo. Si la selección en el Segundo Campo es `Valor, entonces se activará la columna Valor(es) en donde usted deberá ingresar el dato correspondiente; Si la selección en el Segundo Campo es `Valor solicitado al usuario, entonces se activará la columna Pregunta al usuario en donde usted deberá ingresar el valor con el cual quiere condicionar dicho campo. Repita el proceso anterior para cada una de las condiciones a establecer en la Consulta CRAC. 65

70 Elija deshacer del menú emergente de la cuadrícula de datos Condiciones de selección de la consulta para el caso en que se encuentre editando una fila de condiciones y usted desee deshacer las condiciones seleccionadas. Elija Eliminar del menú emergente de la cuadrícula de datos condiciones de selección de la consulta para el caso en se haya registrado el total de condiciones en una fila y usted desee eliminar esta condición. Recuerde que si elije Eliminar deberá seleccionar la fila haciendo clic en la primera columna que 66

71 corresponde al número de la condición y luego deberá dar clic derecho para que aparezca el menú emergente con la condición Eliminar activa. 13. En la pestaña Avanzadas, usted tendrá la oportunidad de definir si desea que la consulta aparezca como una opción en el menú Reportes\ Consultas CRAC de las aplicaciones, si es así, marque la casilla de verificación que indica esta acción y a continuación en el campo de texto indicado digite el texto que aparecerá dentro del menú. 67

72 Determine en que aplicaciones estará disponible la consulta seleccionando en el menú desplegable la opción deseada. En algunas situaciones, la consulta podría tomar más tiempo del esperado. Por lo tanto, podrá especificar el tiempo máximo (en segundos) que se debe esperar por los resultados, ingresando el valor respectivo en el cuadro de texto indicado para esta acción. Si desea asumir el valor por defecto, especifique cero `0. Usted podrá visualizar la sentencia SQL que se utilizará para la obtención de resultados de la Consulta CRAC haciendo clic en el botón Ver SQL. 14. En la pestaña Seguridad usted define los grupos de usuarios que tendrán acceso para utilizar la consulta. Para lo cual, usted tiene 2 opciones: Opción 1: Todos los grupos de usuario Opción 2: Sólo los grupos de usuarios seleccionados en la siguiente lista. Si elije la segunda opción, a continuación marque la(s) casilla(s) de verificación con el o los grupos de usuario(s) seleccionados. 68

73 15. En la pestaña Automatización usted especificará el destino por defecto para los resultados de la consulta seleccionando de la lista desplegable una de las siguientes opciones: Sin especificar. se solicitará al usuario el destino, Pantalla, Impresora o Archivo. 16. Para terminar haga clic en el botón Grabar. 69

74 Notas: Para Exportar una Consulta CRAC a un archivo, haga clic en el botón Exportar y luego seleccione la carpeta donde desea guardarla. Para Importar una Consulta CRAC a un archivo, haga clic en el botón Importar y luego seleccione la carpeta donde se encuentra ubicado el archivo *.cra. Si usted tiene datos incompletos en la Pestaña Criterios (Condiciones de selección de la consulta) entonces el proceso Grabar no se realizará hasta que no se complete la información. Para ampliar el espacio de las columnas de una cuadrícula de datos y visualizar mejor el contenido de las celdas, ubique el cursor en medio de los campos y teniendo el clic sostenido arrastre hacia el lado que desea ampliar la columna. El botón Buscar permite listar en pantalla la lista de consultas CRAC que se encuentren en el sistema. 70

75 Administración Datos Básicos Datos básicos simples Este modulo permite crear, Modificar o Eliminar 1. Elija Datos Básicos del menú Administración. 2. Aparecerá un menú de opciones del cual debe elegir Simples, si lo prefiere haga clic en el icono Datos Básicos 3. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo Información Básica. 4. En el cuadro Selección, elija el tema que necesita de la lista desplegable Temas. 5. Haga clic en el botón limpiar para agregar un nuevo dato. 6. En el cuadro Información, elija el nombre, digite el código (en el caso de estar disponible) y si lo desea ingrese alguna observación en la caja de texto Otros. 7. Haga clic en el botón Grabar. 71

76 Modificar un dato básico 1. Elija Datos Básicos del menú Administración. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Simples, si lo prefiere haga clic en el icono Datos Básicos. 3. A continuación aparecerá el cuadro de diálogo Información Básica. 4. En el cuadro Selección, elija el tema que desea modificar, de la lista desplegable Temas. 5. En el cuadro información, modifique el nombre o las observaciones. 6. Haga clic en el botón Grabar. 72

77 Eliminar un dato básico 1. Elija Datos Básicos del menú Administración. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Simples, si lo prefiere haga clic el icono Datos Básicos. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Información Básica. 4. En el cuadro Selección, elija el tema que desea eliminar, de la lista desplegable Temas. 5. Haga clic en el botón Borrar. 6. Aparecerá un cuadro de diálogo en donde debe confirmar la eliminación de los datos, haciendo clic en el botón Sí. Nota: Debe verificar que el dato básico que desea eliminar no esté en uso, o que no tenga referencias asociadas. De lo contrario, la aplicación PIMISYS no le permitirá eliminar ese dato básico. 73

78 Datos Básicos Estructurados 1. Elija Datos Básicos del menú Administración. 2. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Estructurados, o haga un clic en el icono Datos Básicos Estructurados. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Información Básica. 4. En el cuadro Selección, elija el tema de la lista desplegable Temas. 5. En el cuadro Información, digite el nombre, el código y si lo desea alguna observación en la caja de texto Otros. 6. Haga clic en el botón Grabar. Nota: Para Modificar o Eliminar un Dato Básico estructurado debe proceder de la misma forma que se sigue para modificar o eliminar un dato básico simple. Puede seleccionar la información básica desde la rama de expansión que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo. 74

79 Plan Único de Cuentas (P.U.C.) El Plan Único de Cuentas, es la herramienta más necesaria y esencial para llevar una Contabilidad de manera organizada. El PUC, busca uniformidad en el registro de Operaciones económicas, con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad. Elaboración de un Plan de Cuentas 1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas, o presione la combinación de teclas Ctrl+ P. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas Aquí encontrará cuatro pestañas: Datos Generales, Dinámica, Grupos y Ajustes por Inflación. Datos Generales: Corresponde a la información básica acerca de la nueva cuenta. Se encuentran datos como código, código rápido, nombre, naturaleza, moneda, cuenta de ajuste y código alterno. Dinámica: Permite describir ampliamente la dinámica o comportamiento de la clase, grupo o cuenta que este señalada en el árbol de expansión. Grupos: Corresponde a la Información acerca del grupo al cual es miembro la cuenta. Ajustes por inflación: Es el reconocimiento en los estados financieros del efecto de la inflación. Por defecto quedara ubicado en la carpeta Datos Generales. 75

80 3. En el cuadro Identificación, digite el código de la Cuenta, tenga en cuenta que la mascara para definir los niveles del código de la cuenta es creados a través del cuadro de diálogo Configuración. Pej: se va a crear la cuenta auxiliar ; previamente se ha configurado el sistema con la siguiente mascara para las cuentas. Nombre del Nivel Cantidad de dígitos Clase 1 Grupo 1 Cuenta 2 Subcuenta 2 Auxiliar 2 Subauxiliar 3 Entonces, 1 es el código de ACTIVO 11 es el código de DISPONIBLE 1105 es el código de CAJA es el código de CAJA GENERAL es el código de CAJA Nota El formato especificado anteriormente, varia, según el tipo de Plan de Cuentas que usted utilice. Recuerde que para crear Cuentas de nivel auxiliar, primero debe crear cuentas de nivel superior. 4. Asígnele un Código Rápido a la Cuenta que esta creando. 5. En el cuadro de texto Nombre, digite el nombre de la Cuenta. 6. Seleccione la Naturaleza de la Cuenta (Débito o Crédito). 7. Si la cuenta maneja Terceros, active el cuadro de Selección Terceros. 8. Si la cuenta maneja Centro de Costos, active el cuadro de Selección Centros de Costos. 9. Seleccione el Tipo de Moneda de la lista desplegable; En caso de que la opción seleccionada sea distinta de pesos es necesario insertar el código de la Cuenta de Ajuste teniendo como referencia el formato de dicha Cuenta; si no se acuerda puede buscar haciendo clic en el botón Buscar. 10. Si lo desea, puede insertar el Código Alterno. Nota: Cuando este creando una nueva cuenta, en la parte inferior del cuadro de diálogo, usted encontrará un árbol de expansión de las cuentas, el cual le ayudará como guía en la ubicación de las mismas. 76

81 Operaciones Básicas 11. Trasládese a la pestaña Dinámica, dónde puede digitar la descripción de la Cuenta si lo desea. 12. Trasládese a la pestaña Grupos, donde puede seleccionar los grupos a los cuales pertenece la Cuenta, haciendo uso del cuadro de selección. 77

82 Nota: El hacer una cuenta miembro de un grupo facilita la generación de algunos reportes. Pej: Marcar las cuentas de retención en la fuente facilita la expedición de certificados. 13. Trasládese a la pestaña Ajustes por Inflación, donde puede especificar si la cuenta maneja o no ajustes por inflación activando o desactivando la casilla que lo indica; luego proceda a ingresar los códigos de la cuenta de cruce y la cuenta de aplicación. Si no se acuerda, puede buscarlos haciendo clic en el botón Buscar. 14. Haga clic en el botón Grabar. Notas: El Plan de Cuentas se puede modificar o eliminar. Usted también puede usar el Plan de Cuentas Básico Predefinido por el sistema, sin necesidad de que se ponga a la tarea de digitar todas las cuentas. Puede recodificar una cuenta o mover la información a otra. Cada una de las cuentas tiene la opción de observar un resumen anual sobre su manejo general. Puede limpiar el formulario haciendo clic en el botón Limpiar. 78

83 Búsqueda de Cuentas Contables Localice y haga clic en el icono encuentre. Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca de la Cuenta sobre la cual esta buscando información. Los datos que puede suministrar son los siguientes: Nombre: digite el Nombre de la Cuenta si lo recuerda. Código o Código Rápido de la Cuenta. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: GASTOS* Para el código: si no se acuerda del código completo, escriba él número. P e: 1 Si usted digita la primera letra del Nombre de la Cuenta o el primer número del código, el sistema buscará todo los Nombres o Códigos de las Cuentas que empiecen por esa letra o número. 79

84 Una vez digitado al menos uno de los datos el botón Buscar Ahora., ejecute la orden de buscar oprimiendo 80

85 En la parte inferior izquierda se muestra él número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede: Cargar los datos al cuadro de diálogo de Cuentas Contables, haciendo clic en el botón Seleccionar. Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar. Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar. 81

86 Modificación de un Plan de Cuentas Una vez haya creado una o varias Cuentas, usted puede modificar la información referente a cada Cuenta. Para modificar una Cuenta debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas ubicado en la pestaña Datos Generales. 3. En el cuadro Identificación inserte el código de la Cuenta que desea modificar, o elíjalo del árbol que se encuentra en la parte inferior del formulario, haciendo doble clic en cada cuenta hasta que el árbol se haya expandido a la cuenta que usted desea modificar o si lo prefiere haga clic en el botón 4. Efectúe los cambios en cada una de las carpetas. Buscar. 5. Haga clic en el botón Grabar correspondiente a cada carpeta. 82

87 Eliminación de una Cuenta del Plan de Cuentas Para eliminar una Cuenta siga los siguientes pasos: 1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas ubicado en la pestaña Datos Generales. 3. En el cuadro Identificación inserte el código de la Cuenta siguiendo el formato especificado o elíjalo del árbol que se encuentra en la parte inferior del formulario, haciendo doble clic en cada cuenta hasta que el árbol se haya expandido a la cuenta que usted desea eliminar o si lo prefiere haga clic en el botón 4. Haga clic en el botón Borrar. Buscar. 83

88 Recodificación Cuenta Es posible que en alguna ocasión necesite trasladar la información existente de una cuenta a otra. Para realizar estos ajustes debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas, o presione la combinación de teclas Ctrl + P. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas 3. En el cuadro Identificación ingrese el código de la Cuenta. 4. Haga clic en el icono. 5. Aparecerá el cuadro de diálogo Cambio de cuenta contable 84

89 6. En el cuadro información Actual aparece el nombre de la Cuenta, a la cual le va a modificar el número que la identifica. 7. En el cuadro Nueva información debe digitar el nuevo código que le va a asignar a la cuenta. 8. Para finalizar debe hacer clic en el botón grabar si desea Guardar los cambios realizados. 85

90 Plan de Cuentas Básico Predefinido Para establecer un Plan de cuentas debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Plan de Cuentas del menú Cuentas, o bien haga clic en el botón Plan de Cuentas. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas ubicado en la pestaña Datos Generales. 3. Sitúese en el árbol de expansión de Cuentas. 4. Haga clic derecho en el botón del Mouse, le aparecerá un menú en donde encontrará la opción Plan de Cuentas Básico... (Así como se muestra en la imagen) 5. Luego de Seleccionar Plan de Cuentas Básico aparecerá un cuadro de diálogo llamado Plan Único de Cuentas (PUC) 86

91 6. Si desea agregar una cuenta debe seleccionarla y hacer clic en el botón Agregar. 7. Aparecerá una ventana que anuncia que se está copiando las Cuentas 8. Luego de que termina de copiar las cuentas, aparecerá un cuadro de diálogo, en donde le anuncia el número total de cuentas que se copiaron. 9. Si desea agregar otras cuentas, debe seguir los pasos explicados anteriormente. 10. Si desea buscar una cuenta, la cual desea agregar haga clic en el botón Buscar. 11. Si desea salir de la ventana haga clic en el botón Salir. 87

92 Plan de Cuentas Presupuestal Plan de Cuentas de Gastos El módulo Plan de Cuentas de Gastos es la herramienta mediante la cual se crean y administran en el sistema de una forma estructurada los rubros del presupuesto de gastos de la empresa. Pasos para elaborar un Plan de Cuentas de Gastos: 1. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION SIEP, elija Plan de Cuentas de Gastos del menú Presupuesto, o presione la combinación de teclas Ctrl + P o haga clic en el botón 2. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION TESORERO, elija Plan de Cuentas de Gastos del menú Administración. 3. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION NOMINA, elija Plan de Cuentas Presupuestal del menú Administración. 4. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas de Gastos El cual tiene cuatro pestañas: Datos Generales, Dinámica, Contabilidad y Grupos de Contabilización. Datos Generales: información básica acerca de la nueva cuenta. Se encuentran datos como código, código rápido y nombre. Dinámica: descripción de la cuenta Contabilidad: Parametrización de las cuenta de gastos. Grupos de Contabilización: Es la afectación contable sobre un grupo de cuentas. 88

93 Por defecto quedará ubicado en la pestaña Datos Generales. 5. En el cuadro Identificación ingrese el código de la Cuenta siguiendo el formato especificado o predefinido en los parámetros de configuración de SIEP para la compañía (Estructura del Plan de Cuentas de Gastos). Por ejemplo 1 es el código de la CLASE 11 es el código de GRUPO 1130 es el código de CUENTA Nota: El formato especificado anteriormente, varia según los parámetros definidos en la configuración de PIMISYS UNION SIEP. 6. Luego puede asignarle un Código Rápido 7. En el campo Nombre digite el nombre de la Cuenta. 8. Si la cuenta va a constituir un Grupo PAC, para ser utilizada en PIMISYS UNION TESORERO en la elaboración del Plan Anual de Caja, haga clic en la casilla de activación Grupo PAC. Tenga en cuenta que el grupo PAC se puede activar a cualquier nivel (Grupo o Cuenta); sin embargo si decide definir a nivel de cuenta entonces debería siempre utilizar esta opción como regla. 9. Seleccione el Tipo de Gasto (No Aplica, Funcionamiento, Al servicio de la Deuda, Inversión). Recuerde que las opciones disponibles en la lista desplegable dependen de la codificación escogida por la empresa. Nota: En el momento en que usted este creando una nueva cuenta de gastos, en la parte inferior del cuadro de diálogo, se encuentra un árbol de expansión de las cuentas de gastos, el cual le ayudará a una mejor ubicación de la Cuenta. Operaciones básicas. 10. Trasládese a la pestaña Dinámica, dónde puede digitar la descripción de la Cuenta de gastos si lo desea. 89

94 11. Trasládese a la pestaña Contabilidad, donde podrá realizar operaciones de parametrización a las cuentas dependiendo del Tipo de Documento seleccionado. 12. Trasládese a la pestaña Grupos de Contabilización, donde puede seleccionar los grupos a los cuales pertenece la Cuenta, haciendo uso del cuadro de selección. 90

95 13. Haga clic en el botón Grabar. Notas: El Plan de Cuentas de Gastos se puede modificar o eliminar. Puede Buscar, recodificar una cuenta o mover la información a otra. Cada una de las cuentas tiene la opción de observar un resumen sobre su manejo general. Puede limpiar el formulario haciendo clic en el botón Limpiar. 91

96 Búsqueda de Cuentas Presupuestales de movimiento Localice y haga clic en el icono encuentre. Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca de la Cuenta sobre la cual esta buscando información. Los datos que puede suministrar son los siguientes: Nombre: digite el Nombre de la Cuenta si lo recuerda. Código o Código Rápido de la Cuenta si lo recuerda. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: DISP* Para el código: si no recuerda del código completo, escriba el número seguido por un asterisco. P e: 11* Si usted digita la primera letra del Nombre de la Cuenta o el Primer Número del Código, el sistema buscará todo los Nombres o Códigos de las Cuentas que empiecen por esa letra o número. 92

97 Una vez digitado al menos uno de los datos el botón Buscar Ahora., ejecute la orden de buscar oprimiendo 93

98 En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede: Cargar los datos al cuadro de diálogo de Cuentas, haciendo clic en el botón Seleccionar. Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar. Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar. 94

99 Modificación Plan de Gastos Una vez haya creado una o varias Cuentas de gastos, usted puede modificar la información referente a cada una. Para modificar una Cuenta de gastos debe proceder de la siguiente manera: 1. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION SIEP, elija Plan de Cuentas de Gastos del menú Presupuesto, o presione la combinación de teclas Ctrl + P o haga clic en el botón 2. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION TESORERO, elija Plan de Cuentas de Gastos del menú Administración. 3. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION NOMINA, elija Plan de Cuentas Presupuestal del menú Administración. 4. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas de Gastos ubicado en la pestaña Datos Generales. 5. En el cuadro Identificación ingrese el código de la Cuenta de Gastos que desea modificar si lo conoce, o elíjala del árbol que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo, haciendo doble clic en cada cuenta hasta que el árbol se haya expandido a la cuenta que usted desea modificar o haga clic en el botón Buscar. 6. Efectúe los cambios en cada una de las pestañas. 7. Haga clic en el botón Grabar. 95

100 Eliminación Plan de Gastos Para eliminar una Cuenta de gasto realice los siguientes pasos: 1. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION SIEP, elija Plan de Cuentas de Gastos del menú Presupuesto, o presione la combinación de teclas Ctrl + P o haga clic en el botón 2. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION TESORERO, elija Plan de Cuentas de Gastos del menú Administración. 3. Si se encuentra en la aplicación PIMISYS UNION NOMINA, elija Plan de Cuentas Presupuestal del menú Administración. 4. Aparecerá el cuadro de diálogo Plan de Cuentas de Gastos ubicado en la pestaña Datos Generales. 5. En el cuadro Identificación digite el código de la Cuenta de gastos siguiendo el formato especificado o elíjalo del árbol que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo, haciendo doble clic en cada cuenta hasta que el árbol se haya expandido a la cuenta que usted desea eliminar o haga clic en el botón Buscar. 6. Haga clic en el botón Borrar. 7. Aparecerá la siguiente ventana de confirmación: 8. Haga clic en Si para eliminarlo. 96

101 Retenciones Contiene la tabla de retención en la fuente aplicable a los pagos gravables originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, contenida en el artículo 383 del Estatuto Tributario, emitida por la DIAN. Pasos para definir conceptos de retención del año gravable: 1. Elija Retenciones del Menú Administración 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Conceptos de Retención. El cual tiene dos pestañas: Datos Generales y Rangos. Datos Generales: información básica acerca de los conceptos de retención. Se encuentran datos como Código, Nombre, Código de la cuenta contable. Rangos: información de la tabla de Retención en la Fuente. Por defecto quedará ubicado en la pestaña Datos Generales. 3. En el campo Código debe digitar el código del concepto de retención. 4. En el campo Nombre digite el nombre del concepto de retención. 5. En el campo Cuenta debe digitar el código de la cuenta contable asociada de la tabla de retención o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar. Nota: En parte inferior del cuadro de diálogo se muestra la ubicación de la cuenta dentro de la estructura del plan de cuentas de la compañía. 97

102 6. Trasládese a la pestaña Rangos. Luego usted deberá digitar en la cuadrícula de datos los valores estipulados en la tabla de retención en la fuente del respectivo año, emitida por la DIAN. 7. En las columnas Desde, digite el valor a partir del cual se define el intervalo de ingresos sujeto a retención. 8. En la columna Hasta, digite el valor inclusive hasta el cual se define el intervalo de ingresos sujeto a retención. 9. En la columna % digite el porcentaje de retención para el intervalo de ingresos. 10. En la columna Valor, digite el valor a retener. 11. Para crear un nuevo intervalo de retención, repita el procedimiento desde el paso Haga clic en el botón Grabar. Nota: Las Retenciones se pueden Modificar, Eliminar o Buscar. Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar. 98

103 Buscar Retenciones Localice y haga clic en el icono encuentre. Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Concepto de Retención sobre el cual esta buscando información. Los datos que puede suministrar son los siguientes: Nombre: digite el nombre del concepto de retención si lo recuerda. Código: digite el código del concepto de retención si lo recuerda. Cuenta: digite el código de la cuenta contable asociada al concepto de retención La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo del concepto de retención, digita las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: ejemplo* Si usted digita la primera letra del nombre del concepto de retención el sistema buscará todo los conceptos de retención que empiecen por esa letra o número. El mismo criterio aplica para el código del concepto de retención y el código de la cuenta contable asociada. 99

104 Una vez digitado al menos uno de los datos el botón Buscar Ahora., ejecute la orden de buscar oprimiendo En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. 100

105 Con los resultados que se muestran puede: Cargar los datos al cuadro de diálogo de Conceptos de Retenciones, haciendo clic en el botón Seleccionar. Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar. Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar. 101

106 Modificar Retenciones Una vez haya creado uno o varios conceptos de retención, usted puede modificar la información referente a cada uno. Pasos para Modificar un Concepto de retención: 1. Elija Retenciones del Menú Administración. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Conceptos de Retención. 3. En el campo Código digite el código del concepto de retención que desea modificar, si no lo recuerda haga clic en el botón 4. Efectúe los cambios en cada una de las pestañas. Buscar. 5. Haga clic en el botón Grabar. 102

107 Eliminar Retenciones Pasos para eliminar un Concepto de Retención: 1. Elija Retenciones del Menú Administración. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Conceptos de Retención. 3. En el campo Código digite el código del concepto de retención que desea modificar o haga clic en el botón Buscar. 4. Haga clic en el botón Borrar. 5. Aparecerá un cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación del concepto de retención. 6. Haga clic en el botón Sí para eliminarlo. 103

108 Conceptos Generales Se definen y configuran los conceptos (fórmulas, variables y constantes) que se aplicaran en la elaboración y liquidación de la nómina. Pasos para la elaboración de un Concepto: 1. Elija Conceptos Generales del menú Administración, o bien haga clic en el botón Conceptos o presione la combinación de teclas Ctrl + G. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Conceptos Generales, ubicado en la pestaña Descripción. 3. En el campo Código, digite el código que identificará el concepto. 4. En el campo Nombre, digite el nombre del concepto que va a crear. 5. En el campo Valor, digite el valor constante o fórmula de equivalencia del concepto que esta definiendo. También podrá hacer clic en el botón de edición Editor de Formulas para crear de manera sencilla la fórmula a definir. 6. En el campo Título, digite el texto con el cual aparecerá el concepto en la planilla de liquidación o desprendible de pago. También podrá hacer clic en el botón de edición Editor de Formulas para crear de manera sencilla el título del concepto. 7. Seleccione el tipo de operación que realizará el concepto dentro de la liquidación (Devengado, Deducido, Ninguno. Ninguno-incluido en la liquidación) 8. En el campo Observaciones puede digitar una descripción u observación adicional del concepto. 104

109 9. Trasládese a la pestaña Opciones. 10. Marque la casilla Programable si desea que el concepto se pueda programar mediante el módulo de programación de conceptos. 11. Marque la casilla Imprimir si desea que el concepto aparezca en el reporte de nómina. Recuerde que la casilla Imprimir solo se activa cuando el concepto es del tipo Ninguno incluido en la liquidación (L). 12. Marque la casilla Liquidación periódica si desea que el concepto se liquide periódicamente según la configuración de periodicidad. 13. Marque la casilla Liquidación Final si desea que el concepto se liquide sólo en la nómina final del empleado, cuando este es retirado de la empresa. 14. Trasládese a la pestaña Periodicidad. 105

110 15. En el cuadro Periodicidad digite el periodo de aplicabilidad, para establecer cada cuanto el sistema incluirá dentro de la liquidación el concepto que se esta definiendo. El rango de valores válidos para este campo son números de 1 a Marque la casilla En un único período? para el caso de que el concepto aplique en una fecha o período específico. 17. Si marcó la casilla En un único período, a continuación especifique el período (1 enero, 2 febrero, etc) en el cual aplicará el concepto, desplazando el indicador de izquierda a derecha. 18. Luego especifique dentro del período el día exacto en el cual aplicará el concepto. 19. Trasládese a la pestaña Terceros. 106

111 20. En el campo NIT/CC del pagador debe digitar el Nit del tercero que se comportará como pagador de este concepto, si no lo recuerda haga clic en el botón Buscar. 21. En el campo NIT/CC del Beneficiario debe digitar el Nit del tercero que recibirá el dinero calculado para el concepto, si no lo recuerda haga clic en el botón Buscar. Nota: El comportamiento de estos dos campos depende del tipo de concepto que haya elegido y de los valores digitados, de la siguiente forma: - Si no se especifica el tercero pagador y el tipo de concepto es Devengado, se asumirá por defecto como pagador la compañía a la cual pertenece el empleado. - Si no se especifica el tercero pagador y el tipo de concepto es Deducido, se asumirá como pagador el empleado al cual le esta aplicando el concepto. - Si no se especifica el tercero beneficiario, se asumirá el empleado al cual le aplica el concepto. 22. Trasládese a la pestaña Grupos 107

112 23. Marque los grupos de conceptos en los que desea acumular este concepto. Esta opción se utiliza para agrupar los conceptos dentro de los reportes. Recuerde que los grupos de conceptos se crean a través del cuadro de diálogo Datos básicos simples. 24. Trasládese a la pestaña Contabilidad. Permite realizar la parametrización o afectación contable del concepto. 25. En la columna Cuenta, digite el código de la cuenta contable. También podrá hacer clic en el botón de edición Editor de Formulas para insertar de manera más sencilla la cuenta. 26. En la columna Centro, digite el código del centro de costo. También podrá hacer clic en el botón de edición Editor de Formulas para insertar de manera más sencilla el centro. 108

113 27. En la columna NIT/C.C, digite el Nit. También podrá hacer clic en el botón de edición Editor de Formulas para insertar de manera más sencilla el Nit. 28. En la columna Referencia, digite la referencia. También podrá hacer clic en el botón de edición Editor de Formulas para insertar de manera más sencilla la referencia. 29. En la columna Detalle, digite el detalle. También podrá hacer clic en el botón de edición Editor de Formulas para insertar de manera más sencilla el detalle. 30. En la columna Doc. Cruce, digite el código del tipo de documento de cruce. También podrá hacer clic en el botón de edición Editor de Formulas para insertar de manera más sencilla el tipo de Documento de. Cruce. 31. En la columna Número, digite el número del documento de cruce. También podrá hacer clic en el botón de edición Editor de Formulas para insertar de manera más sencilla el número de documento de Cruce. 32. En la columna Valor Base digite el valor base de retención. También podrá hacer clic en el botón de edición Editor de Formulas para insertar de manera más sencilla el valor base. 33. En la columna Débito, digite el valor a debitar. También podrá hacer clic en el botón de edición Editor de Formulas para insertar de manera más sencilla valor a debitar. 34. En la columna Crédito, digite el valor de la a creditar. También podrá hacer clic en el botón de edición Editor de Formulas para insertar de manera más sencilla el valor acreditar. 35. Trasládese a la pestaña Presupuesto. Esta permite realizar la parametrización o afectación presupuestal del concepto. 36. En la columna Cuenta, digite el código de la cuenta contable. También podrá hacer clic en el botón de edición Editor de Formulas para insertar de manera más sencilla el código de la cuenta. 109

114 37. En la columna Recurso, seleccione de la lista desplegable el recurso que se afectará con la liquidación de este concepto. 38. En la columna Valor, digite el valor liquidado del concepto. También podrá hacer clic en el botón de edición Editor de Formulas para insertar de manera más sencilla la cuenta. 39. Haga clic en el botón Grabar. 40. Trasládese a la pestaña Tesorería. Esta permite realizar la parametrización o afectación Tesoral (Asientos tesorales) del concepto. En la columna Cuenta, digite el código presupuestal con el cual se debe distribuir el valor en presupuesto. También podrá hacer clic en el botón de edición Editor de Formulas para insertar de manera más sencilla el código de la cuenta. 41. En la columna Recurso, seleccione de la lista desplegable el recurso que se afectará con la liquidación de este concepto. 42. En la columna Concepto de Egreso, seleccione de la lista desplegable el concepto de comprobantes de egreso, con el cual se realizará el pago, en caso de usar Comprobantes de Egreso 43. En la columna Conceptos Notas debito, seleccione de la lista desplegable el concepto de nota debito, con el cual se realizará el pago, en caso de usar Notas Débito. 44. En la columna Valor, digite el valor liquidado del concepto. También podrá hacer clic en el botón de edición Editor de Formulas Nota: Los Conceptos Generales se pueden Modificar, Eliminar, Buscar o Crear una copia. Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar. 110

115 Buscar Conceptos Localice y haga clic en el icono encuentre. Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del concepto sobre el cual esta buscando información. Los datos que puede suministrar son los siguientes: Nombre: digite el nombre del concepto si lo recuerda. Título: digite el titulo del concepto. Observación: digite la observación del concepto. Tipo: digite el tipo de concepto de acuerdo a las siguiente convenciones: + para Devengado. - para el Deducido. N para Ninguno. L para Ninguno- Incluido en la liquidación. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: Días* La misma regla aplica para el titulo y la observación. 111

116 Si usted digita la primera letra del nombre, del titulo y observación del concepto el sistema buscará todo los Nombres, títulos u observaciones de los conceptos que empiecen por esa letra. Una vez digitado al menos uno de los datos el botón Buscar Ahora., ejecute la orden de buscar oprimiendo 112

117 En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede: Cargar los datos al cuadro de diálogo de Conceptos Generales, haciendo clic en el botón Seleccionar. Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar. Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar. 113

118 Modificar Conceptos Una vez haya creado uno o varios Conceptos, usted puede modificar la información referente a cada uno. Pasos para modificar un concepto: 1. Elija Conceptos Generales del menú Administración, o bien haga clic en el botón Conceptos o presione la combinación de teclas Ctrl + G. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Conceptos Generales ubicado en la pestaña Descripción. 3. En el campo Código digite el código del concepto que desea modificar, si no lo recuerda haga clic en el botón Buscar. 4. Efectúe los cambios en cada una de las pestañas. 5. Haga clic en el botón Grabar. 114

119 Eliminar Conceptos Para eliminar un concepto realice los siguientes pasos: 1. Elija Conceptos Generales del menú Administración, o bien haga clic en el botón Conceptos o presione la combinación de teclas Ctrl + G. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Conceptos Generales ubicado en la pestaña Descripción. 3. En el campo Código digite el código del concepto que desea eliminar si lo conoce, o haga clic en el botón Buscar 4. Haga clic en el botón Borrar. 5. Aparecerá un cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación del concepto. 6. Haga clic en el botón Sí para eliminarlo. 115

120 Crear una copia del Concepto General Permite crear un concepto a partir de uno existente. Para crear una copia de un concepto realice los siguientes pasos: 1. Elija Conceptos Generales del menú Administración, o bien haga clic en el botón Conceptos o presione la combinación de teclas Ctrl + G. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Conceptos Generales ubicado en la pestaña Descripción. 3. En el campo Código digite el código del concepto al que desea realizarle la copia o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar. 4. Haga clic en el botón Grabar Como. 5. Aparecerá el cuadro de diálogo Grabar como. 6. En el cuadro Código digite el código del nuevo concepto. 7. En el cuadro Nombre digite el nombre del nuevo concepto. 8. Haga clic en el botón Aceptar. 116

121 Compañias Las Aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de trabajar con una o varias Compañías, a las cuales se les va a manejar la información. Para definir una Compañía debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Compañía del menú Administración. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Compañías. 3. Digite el código, el Nit y el tipo de compañía. (Estos dos datos son requisitos importantes para el manejo de la información de la Compañía que está ingresando). 4. Ingrese el nombre, la sigla, la dirección, el teléfono, el fax, el , el sitio en internet (URL) y las observaciones. Es importante llenar estos datos, por que en el momento de Emitir un Reporte, este saldrá con estos datos, los cuales se mostrarán en forma de Membrete. 5. En el campo Año Inicial, digite el año en el cual empezó a trabajar con esta Compañía. Nota: También puede Buscar, Modificar o Eliminar una Compañía o utilizar los Recursos Adicionales para llamar, enviar fax, correo o visitar el sitio web. 117

122 Buscar Compañía Para buscar una compañía, debe hacer clic en el botón Buscar. Aparecerá el cuadro de diálogo Búsqueda de Compañías en el cual usted puede digitar los datos de la compañía para hacer una búsqueda. Como criterios de búsqueda se encuentra el Nombre, Nit, código, dirección y teléfono. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: ALEJO* Para el código: si no se acuerda del código completo, escriba el número. P e: 1 118

123 Por ejemplo si recuerda el nombre de la Compañía pero no el código o algún otro dato, digite el nombre de la Compañía en la caja de texto Nombre. De igual forma puede escribir la letra inicial del nombre y las Aplicaciones PIMISYS buscarán todas las Compañías que tengan esa letra inicial. Luego haga clic en el botón Buscar Ahora para ejecutar la orden de búsqueda En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede: Cargar los datos al cuadro de diálogo de compañías, haciendo clic en el botón Seleccionar. Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar. Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar. 119

124 Modificación de una Compañía Para modificar los datos de alguna compañía debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Compañía del menú Administración. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Compañías. 3. Elija la compañía digitando en la caja de texto Código, el código de la Compañía que desea modificar si no lo recuerda de un clic en el botón Compañía. Buscar 4. Haga clic en el campo que desea modificar información, y escriba los nuevos datos. 5. Haga clic en el botón Grabar. 120

125 Eliminación de una Compañía 1. Elija Compañía del menú Administración. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Compañías. 3. Elija la Compañía que desea Eliminar, digitando el código de la misma en el cuadro de texto código o de un clic en el icono Buscar Compañía. 4. Haga clic en el botón Borrar. 5. Aparece un cuadro de dialogo de confirmación Nota: Al eliminar una Compañía debe cerciorarse de que no tenga información asociada. 121

126 Conceptos de la Compañía En conceptos de la compañía se definen y configuran los conceptos que aplican en la compañía. Pasos para definir los conceptos de la Compañía: 1. Elija Conceptos de la Compañía del Menú Administración o bien haga clic en el botón Conceptos de la Compañía de la barra de herramientas. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Conceptos de la Compañía. EXPLICACIÓN ICONOS CONCEPTOS 3. Seleccione de la lista Conceptos que NO aplican, el concepto que desea agregar a la compañía. 4. Haga clic en el botón Agregar o si lo prefiere haga clic sostenido sobre el concepto y luego arrastre hasta la lista de Conceptos que aplican en la compañía. 5. Haga clic en el botón Grabar. 122

127 Nota: Puede Modificar los conceptos que aplican en la compañía. Puede Eliminar los conceptos que aplican en la compañía. 123

128 Eliminar Conceptos de la Compañía Pasos para eliminar los conceptos que aplican a la compañía: 1. Elija Conceptos de la Compañía del Menú Administración o bien haga clic en el botón Conceptos de la Compañía de la barra de herramientas. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Conceptos de la Compañía. EXPLICACIÓN ICONOS CONCEPTOS 3. Seleccione de la lista de Conceptos que aplican en la Compañía el concepto que desea eliminar. 4. Haga clic en el botón Quitar. 5. Haga clic en el botón Grabar. 6. Para eliminar TODOS los conceptos que aplican en la compañía, haga clic en el botón Borrar. 7. Aparecerá un cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación de los conceptos de la compañía. 124

129 8. Haga clic en el botón Sí para eliminarlo. 125

130 Modificar conceptos que aplican a la Compañía Esta opción permite personalizar las características de definición del concepto. Pasos para modificar los conceptos de la Compañía: 1. Elija Conceptos de la Compañía del Menú Administración o bien haga clic en el botón Conceptos de la Compañía de la barra de herramientas. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Conceptos de la Compañía. 3. Seleccione de la lista Conceptos que aplican en la Compañía el concepto que desea modificar y haga doble clic sobre él o haga clic derecho y escoja la opción Editar

131 4. Aparecerá el cuadro de diálogo Conceptos Generales donde podrá personalizar los conceptos que aplican a la compañía. 5. Modifique los valores o fórmulas del concepto. 6. Haga clic en el botón Aceptar. 7. Haga clic en el botón Grabar. Nota: En el caso de que usted desee deshacer los cambios hechos a la definición de un concepto debe dar clic derecho sobre él y elegir la opción Asignar Valores Iniciales. 127

132 Dependencias Contiene la información de cada una de las dependencias de la empresa y de los conceptos que aplican a éstas. Pasos para definir una dependencia: 1. Elija Dependencias del Menú Administración o bien haga clic en el botón Dependencias de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl + D. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Dependencias. 3. En el campo Código, digite el código con el cual se identificará la dependencia. Recuerde que usted puede definir la estructura o mascara del código de identificación de las dependencias a través del cuadro de diálogo Configuración, opción Estructura de las dependencias. 4. En el campo Nombre, digite el nombre de la dependencia. 5. Seleccione de la lista el Grupo de Nómina al cual pertenecerá la dependencia. Recuerde que los Grupos de Nómina se definen a través de la opción Datos básicos simples. 6. En el campo Centro de Costo digite el código del centro de costos al cual pertenecerá la dependencia o puede buscarlo haciendo clic en el botón Buscar. Recuerde que los Centros de Costos se definen a través de la opción Datos básicos Estructurados. 128

133 Nota: En la parte inferior usted puede observar el árbol de expansión donde se muestra la ubicación de la dependencia. 7. En el campo Otros, puede digitar una descripción general de las labores realizadas por la dependencia. 8. Haga clic en el botón Grabar. 9. Se activará la pestaña Conceptos. EXPLICACIÓN ICONOS CONCEPTOS 10. Seleccione de la lista Conceptos que NO aplican, el concepto que desea agregar a la dependencia. 11. Haga clic en el botón Agregar o si lo prefiere haga clic sostenido sobre el concepto y arrastre hasta la lista de conceptos que aplican en la dependencia. 12. Haga clic en el botón Grabar para terminar el proceso de definición de la dependencia. Nota: Se puede Modificar los Conceptos que aplican a la dependencia. Las Dependencias se pueden Modificar, Eliminar o Buscar. Las carpetas en las cuales se agrupan los conceptos definen en que nivel (Compañía, Dependencia, Cargo, empleado o programado) se realizó la configuración del concepto en mención Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar. 129

134 Buscar Dependencias Localice y haga clic en el icono encuentre. Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca de la dependencia sobre la cual esta buscando información. Los datos que puede suministrar son los siguientes: Nombre: digite el nombre de la dependencia si lo recuerda. Código: digite el código de la dependencia si lo recuerda. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo, digite las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: Centro* Si usted digita la primera letra del nombre de la dependencia el sistema buscará todo los nombres de las dependencias que empiecen por esa letra. 130

135 Una vez digitado al menos uno de los datos el botón Buscar Ahora., ejecute la orden de buscar oprimiendo 131

136 En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede: Cargar los datos al cuadro de diálogo de Dependencias, haciendo clic en el botón Seleccionar. Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar. Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar. 132

137 Modificar Dependencias Una vez creadas una o varias Dependencias, usted puede modificar la información referente a cada una. Para modificar una Dependencia debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Dependencias del Menú Administración o bien haga clic en el botón Dependencias de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl + D. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Dependencias. 3. En el campo Código digite el código de la dependencia que desea modificar si lo conoce, o haga clic en el botón Buscar o seleccione la dependencia del árbol de expansión que aparece en la parte inferior del cuadro de diálogo. 4. Puede modificar el nombre, el grupo de nómina, el centro de costo y la descripción del cargo y los conceptos que aplican para la dependencia. En el caso de que usted desee modificar un concepto siga el procedimiento usado en Modificar conceptos que aplican a la dependencia 5. Haga clic en el botón Grabar. 133

138 Eliminar Dependencias Pasos para eliminar una dependencia: 1. Elija Dependencias del Menú Administración o bien haga clic en el botón Dependencias de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl + D. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Dependencias. 3. En el campo Código digite el código de la dependencia que desea eliminar o haga clic en el botón Buscar o seleccione la dependencia del árbol de expansión que se encuentra ubicado en la parte inferior del cuadro de diálogo. 4. Haga clic en el botón Borrar. 5. Aparecerá un cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación de la dependencia. 6. Haga clic en el botón Sí para eliminarlo. 134

139 Modificar los Conceptos que Aplican a la Dependencia Esta opción permite personalizar las características de definición de los conceptos que aplican a la dependencia. Pasos que debe realizar para modificar los conceptos que aplican a la Dependencia: 1. Elija Dependencias del Menú Administración o bien haga clic en el botón Dependencias de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl + D. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Dependencias. 3. En el campo Código digite el código de la dependencia a la cual le desea personalizar los conceptos, o haga clic en el botón Buscar o seleccione la dependencia del árbol de expansión que aparece en el cuadro que se encuentra ubicado en la parte inferior del cuadro de diálogo. 4. Sitúese en la pestaña Conceptos. A continuación ubíquese en la lista de Conceptos que aplican en la Dependencia y seleccione el concepto que desea modificar, para esto haga doble clic sobre él o haga clic derecho y escoja la opción Editar

140 5. Aparecerá el cuadro de diálogo Conceptos Generales donde podrá personalizar los conceptos para la dependencia. 6. Modifique los valores o fórmulas del concepto. 7. Haga clic en el botón Aceptar. 8. Haga clic en el botón Grabar. Nota: En el caso de que usted desee deshacer los cambios hechos a la definición de un concepto debe dar clic derecho sobre él y elegir la opción Asignar Valores Iniciales. 136

141 Cargos Contiene la información de cada uno de los cargos de la empresa y permite definir los conceptos que aplicarán a éstos. Pasos para crear un cargo: 1. Elija Cargos del Menú Administración o bien haga clic en el botón Cargos de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl + R. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Cargos ubicado en la pestaña Datos Generales. 3. En el campo Código, digite el código con el cual se identificará el cargo. 4. En el campo Nombre, digite el nombre del cargo. 5. En el campo Otros, puede digitar una descripción general de las labores asignadas para el cargo. 6. Haga clic en el botón Grabar. Nota: Tenga en cuenta que primero debe crear el cargo y luego si podrá definir los conceptos que se le aplicarán al mismo. Puede Modificar los Conceptos que aplican al Cargo. 137

142 Los cargos se pueden Modificar, Eliminar o Buscar. Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar. 138

143 Buscar Cargos Localice y haga clic en el icono encuentre. Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Cargo sobre el cual esta buscando información. Los datos que puede suministrar son los siguientes: Cargo: digite el Nombre del cargo si lo recuerda. Código: digite el código del cargo. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el cargo: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: aprendiz* Si usted digita la primera letra del nombre del cargo el sistema buscará todo los cargos que empiecen por esa letra. 139

144 Una vez digitado al menos uno de los datos el botón Buscar Ahora., ejecute la orden de buscar oprimiendo En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede: Cargar los datos al cuadro de diálogo de Cargos, haciendo clic en el botón Seleccionar. Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar. Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar. 140

145 Modificar Cargos Una vez creado uno o varios cargos, usted puede modificar la información referente a cada uno. Para modificar un Cargo debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Cargos del Menú Administración o bien haga clic en el botón Cargos de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl + R. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Cargos. 3. En el campo Código digite el código del cargo que desea modificar, si no lo recuerda haga clic en el botón Buscar 4. Puede modificar el nombre, la descripción del cargo y los conceptos que aplican para el cargo. En el caso de que usted desee modificar un concepto siga el procedimiento usado en Modificar conceptos que aplican al cargo, 5. Haga clic en el botón Grabar. 141

146 Eliminar Cargos Para eliminar un Cargo debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Cargos del Menú Administración o bien haga clic en el botón Cargos de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl + R. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Cargos. 3. En el campo Código digite el código del cargo que desea eliminar, si no lo recuerda haga clic en el botón Buscar. 4. Haga clic en el botón Borrar. 5. Aparecerá un cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación del cargo. 6. Haga clic en el botón Sí para eliminarlo. 142

147 Modificar los Conceptos que aplican al Cargo Esta opción permite personalizar las características de definición de los conceptos que aplican al cargo. Pasos que debe realizar para editar los conceptos que aplican al Cargo: 1. Elija Cargos del Menú Administración o bien haga clic en el botón Cargos de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl + R. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Cargos. 3. En el campo Código digite el código del cargo al cual le desea editar los conceptos, si no lo recuerda haga clic en el botón Buscar. 4. Sitúese en la pestaña Conceptos, a continuación seleccione de la lista de Conceptos que aplican en el cargo el concepto que desea modificar, para esto haga doble clic sobre él o de clic derecho y escoja la opción Editar

148 5. Aparecerá el cuadro de diálogo Conceptos Generales donde podrá personalizar los conceptos para el cargo. 6. Modifique los valores o fórmulas del concepto. 7. Haga clic en el botón Aceptar. 9. Haga clic en el botón Grabar. Nota: En el caso de que usted desee deshacer los cambios hechos a la definición de un concepto, debe dar clic derecho sobre él y elegir la opción Asignar Valores Iniciales. 144

149 Definir los conceptos que aplican al cargo Una vez creado el cargo puede especificar los conceptos que aplicarán a éste. Pasos para definir los conceptos del cargo: 1. Elija Cargos del Menú Administración o bien haga clic en el botón Cargos de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl + R. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Cargos ubicado en la pestaña Datos Generales. 3. En el campo Código digite el código del cargo al cual desea definirle los conceptos o haga clic en el botón Buscar si no lo recuerda. 4. Trasládese a la pestaña Conceptos. 145

150 EXPLICACIÓN ICONOS CONCEPTOS 5. Seleccione de la lista Conceptos que NO aplican el concepto que desea agregar al cargo. 6. Haga clic en el botón Agregar o si lo prefiere haga clic sostenido sobre el concepto y lo arrastra hasta la lista de conceptos que aplican al cargo. 7. Haga clic en el botón Grabar. 146

151 Terceros Las Aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de registrar la información de todas las personas naturales o jurídicas que tienen relación con la compañía (empleados, proveedores, contratantes, contratistas, etc.) Para ingresar un tercero al sistema debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Terceros del menú Administración o de un clic en el icono Terceros. 2. Presione la combinación de teclas Ctrl + T para omitir el paso anterior. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Terceros. 4. En el cuadro Identificación, ingrese el NIT o Cédula del tercero, también puede asignarle un Código Rápido al tercero que se va a ingresar. 5. Puede complementar los datos del tercero ingresando: Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre, Dirección, Teléfono, Ciudad, Fax, Lugar de expedición de la cédula y sí desea agregue observaciones por cada tercero. 6. Si necesita agregar más datos, debe desplazarse a la pestañas Otros Datos, Tipos o Datos Anexos. 7. En la pestaña Otros Datos seleccione el tipo de sociedad y la calificación comercial y el Tipo de Régimen de las listas desplegables de los cuadros que llevan el mismo nombre. 147

152 8. Ingrese el NIT/CC relacionado, cargo que ocupa, y sitio en internet, la fecha de ingreso, el número de la libreta militar y el número de la matrícula profesional (Todos los datos anteriores son opcionales) 8. Para registrar el tipo de tercero debe desplazarse a la pestaña Tipos. 9. En la pestaña Tipos seleccione el tipo de tercero en la lista que aparece en el formulario haciendo clic en el cuadro de selección de cada opción. 148

153 10. En la pestaña Datos Anexos puede ingresar información adicional al Tercero. Recuerde que las opciones encontradas allí corresponden a los campos creados en el formulario Anexos a Terceros. 11. Para finalizar haga clic en el botón Grabar. Nota: Puede Buscar, Modificar Eliminar un Tercero o utilizar los Recursos Adicionales para llamar, enviar fax, correo o visitar el sitio web. Puede borrar los datos del cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar, 149

154 Buscar Terceros Localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de dialogo de Terceros, posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Tercero sobre el cual esta buscando información. Los datos que puede suministrar son los siguientes: Nombre: digite el nombre del tercero si lo recuerda. Nit/C.C: digite el número del Nit o Cédula de Ciudadanía Primer Apellido: digite el primer apellido del tercero Segundo Apellido: digite el primer apellido del tercero Primer Nombre: digite el primer nombre del tercero Segundo Nombre: digite el segundo nombre del tercero Dirección: digite la dirección del tercero. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: CARRETERAS* 150

155 La anterior sintaxis también puede utilizarla para buscar en los campos: Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre o Dirección. Para buscar un campo en caso de no recordar toda la palabra, escriba un asterisco "*" en el lugar que desconoce seguido de las palabras. P.e: *ZAF* 151

156 Si usted digita el primer número del Nit el sistema buscará todo los Nit de los terceros que empiecen por ese número. Una vez digitado al menos uno de los datos botón Buscar Ahora., ejecute la orden de buscar oprimiendo el 152

157 En la parte inferior izquierda se muestra él número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede: Cargar los datos al cuadro de diálogo de Terceros, haciendo clic en el botón Seleccionar. Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar. Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar. 153

158 Modificación de los datos de un Tercero Para modificar los datos de un tercero debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Terceros del menú Administración ó de un clic en el icono Terceros 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Terceros. 3. Digite el Nit o Cédula del tercero que desea modificar, si no los recuerda recurra al método de Buscar Tercero. 4. Haga clic en los campos que desea modificar la información e ingrese los nuevos datos. 5. Haga clic en el botón Grabar. Nota Si desea modificar el Número de identificación del Tercero, haga clic en el botón Editar. Aparecerá un Cuadro de dialogo, denominado Cambio de NIT/CC. En el cuadro Información Actual, se mostrará automáticamente el código y nombre de la Cuenta, a la cual le va a modificar el Número. En el cuadro Nueva Información debe digitar el nuevo Código que le va a asignar a la cuenta. Luego de Finalizar la modificación haga clic en el botón Grabar. 154

159 Eliminación de un Tercero 1. Elija Terceros del menú Administración. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Terceros. 3. Digite el Nit o Cédula del Tercero que desea modificar, si no lo recuerda recurra a la opción Buscar Tercero 4. Haga clic en el botón Borrar. 5. Aparece un cuadro de dialogo de confirmación Nota: Debe verificar que el Tercero que desea eliminar no esté en uso, o que no tenga referencias asociadas. De lo contrario, la Aplicación PIMISYS no le permitirá eliminar el Tercero. 155

160 Anexo a Terceros Las Aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de registrar información complementaria de todas las personas naturales o jurídicas que tienen relación con la compañía (empleados, proveedores, contratantes, contratistas, etc.) Para ingresar un Anexo a Terceros al sistema debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Anexo a Terceros del menú Administración 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Anexo a Terceros. 3. En la caja de texto Nombre del cuadro Identificación, digite el nombre que identificará el campo en la tabla Terceros del sistema según el siguiente formato: T03NOMBREANEXOTERCERO, Donde NOMBREANEXOATERCERO corresponde al nombre que identificará la columna en la Tabla T03TERCEROS del sistema. Pej: Se requiere agregar como Anexo a Terceros el Tipo de sangre que tiene una Persona, entonces teniendo en cuenta el formato indicado se identificará el nombre del campo como T03GRUPOSANGUINEO. 156

161 4. En la caja de texto Descripción digite la descripción del anexo a terceros que esta creando. 5. En la caja de texto Etiqueta digite la etiqueta que tendrá el anexo a tercero en el cuadro de dialogo Terceros (Pestaña Datos Anexos) 6. Seleccione de la lista desplegable Tipo de Dato una de las siguientes opciones: Booleano, Número Décimal, Número Entero, Fecha, Lista o Texto, según el tipo de dato que requiera. Si usted selecciono Tipo de Dato: Booleano entonces aparecerá en el cuadro de dialogo los siguientes campos de texto que usted deberá diligenciar: Valor por Defecto: Marque SI o NO dependiendo la opción que desee aparecerá por defecto en el cuadro de dialogo Terceros (Pestaña Datos Anexos) Requerido: Marque esta casilla de verificación si desea que sea obligatorio el diligenciamiento del anexo a tercero. Si usted selecciono Tipo de Dato: Número Decimal entonces aparecerá en el cuadro de dialogo los siguientes campos de texto que usted deberá diligenciar: 157

162 Longitud: Digite el máximo de caracteres que tendrá el anexo a terceros. Valor Mínimo: Digite el valor mínimo que tendrá el anexo a terceros. Valor Máximo: Digite el valor máximo que tendrá el anexo a terceros. Valor por Defecto: Digite el valor por defecto que tendrá el anexo a terceros Requerido: Marque esta casilla de verificación si desea que sea obligatorio el diligenciamiento del anexo a tercero. Si usted selecciono Tipo de Dato: Número Entero entonces aparecerá en el cuadro de dialogo los siguientes campos de texto que usted deberá diligenciar: Longitud: Digite el máximo de caracteres que tendrá el anexo a terceros. Valor Mínimo: Digite el valor mínimo que tendrá el anexo a terceros. Valor Máximo: Digite el valor máximo que tendrá el anexo a terceros. Valor por Defecto: Digite el valor por defecto que tendrá el anexo a terceros Requerido: Marque esta casilla de verificación si desea que sea obligatorio el diligenciamiento del anexo a tercero. Si usted selecciono Tipo de Dato: Fecha entonces aparecerá en el cuadro de dialogo el campo requerido, el cual debe seleccionar si desea que sea obligatorio el diligenciamiento. Valor Mínimo: Digite el intervalo inicial de fecha, utilice el Formato fecha que tendrá el anexo a tercero. Valor Máximo: Digite el intervalo final de fecha, utilice el Formato fecha que tendrá el anexo a tercero. Valor por Defecto: Digite la fecha por defecto que tendrá el anexo a terceros. Ver Formato fecha Requerido: Marque esta casilla de verificación si desea que sea obligatorio el diligenciamiento del anexo a tercero. Si usted selecciono Tipo de Dato: Lista entonces aparecerá en el cuadro de dialogo los siguientes campos de texto que usted deberá diligenciar: 158

163 Longitud: Digite el máximo de caracteres que tendrá el anexo a terceros. Requerido: Marque esta casilla de verificación si desea que sea obligatorio el diligenciamiento del anexo a tercero. Luego debe trasladarse a la pestaña Valores e ingresar en la cuadricula de datos todas las opciones que desea desplegar en la lista. Pej: Código Nombre Pre (Predefinido) 01 A+ 02 A Si usted selecciono Tipo de Dato: Texto entonces aparecerá en el cuadro de dialogo los siguientes campos de texto que usted deberá diligenciar: Valor por Defecto: Digite el valor por defecto que tendrá el anexo a terceros Requerido: Marque esta casilla de verificación si desea que sea obligatorio el diligenciamiento del anexo a tercero. 7. Haga clic en el botón Grabar Nota: También puede Buscar un Anexo a Terceros. 159

164 Buscar Anexo a Terceros Localice y haga clic en el icono Buscar sobre el cuadro de dialogo de Anexo a Terceros, posteriormente se abrirá el cuadro de diálogo Búsqueda de Anexo a Terceros en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Anexo a Tercero sobre el cual esta buscando información. Los datos que puede suministrar son los siguientes: Nombre: digite el nombre del anexo a tercero si lo recuerda. Etiqueta: digite la etiqueta del anexo a tercero si lo recuerda. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el Nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: T03COD* 160

165 Nota: La anterior sintaxis también puede utilizarla para buscar en el campo Etiqueta. Para buscar un campo en caso de no recordar toda la palabra, escriba un asterisco "*" en el lugar que desconoce seguido de las palabras. P.ej: *COD* Una vez digitado al menos uno de los datos botón Buscar Ahora., ejecute la orden de buscar oprimiendo el 161

166 En la parte inferior izquierda se muestra él número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede: Cargar los datos al cuadro de diálogo de Anexo a Terceros, haciendo clic en el botón Seleccionar. Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar. Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar. 162

167 Valores Anexos a Hoja de Vida Permite agregar información adicional a la hoja de vida del sistema de acuerdo a las necesidades de la empresa. Para crear un valor anexo a la hoja de vida debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Anexos a Hoja de Vida del Menú Administración. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Anexo Hoja de Vida ubicado en la pestaña Datos generales. 3. En el campo Nombre digite el nombre con el cual desea identificar el valor anexo a la hoja de vida. 4. En el campo Descripción digite una descripción del valor anexo a la hoja de vida. 5. En el campo Etiqueta digite la etiqueta que tendrá el anexo a la hoja de vida. 6. Seleccione el Tipo de Dato que tendrá el valor anexo. Los tipos de datos son booleano, número decimal, número entero, fecha, lista y texto. 7. Si selecciona Booleano aparecerá el siguiente cuadro de diálogo 163

168 Marque el Valor por Defecto (SI, NO). Marque la casilla Requerido si desea que el valor anexo sea de obligatorio diligenciamiento. 8. Si selecciona Número decimal aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: En el campo longitud digite el máximo de caracteres que tendrá el valor anexo a la hoja de vida. El número máximo permitido por este tipo de dato es 14. En el campo Valor Mínimo puede digitar el valor mínimo que podrá tener el valor anexo. En el campo Valor Máximo puede digitar el valor máximo que podrá tener el valor anexo. En el campo Valor por defecto puede digitar el valor por defecto que tendrá el valor anexo. Marque la casilla diligenciamiento. Requerido si desea que el valor anexo sea de obligatorio 9. Si selecciona Número Entero aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 164

169 En el campo longitud digite el máximo de caracteres que tendrá el valor anexo. El número máximo permitido por este tipo de dato es 9. En el campo Valor Mínimo puede digitar el valor mínimo que podrá tener el valor anexo. En el campo Valor Máximo puede digitar el valor máximo que podrá tener el valor anexo. En el campo Valor por defecto puede digitar el valor que tendrá por defecto el valor anexo. Marque la casilla diligenciamiento. Requerido si desea que el valor anexo sea de obligatorio 10. Si selecciona Fecha aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: En el campo Valor Mínimo puede digitar la fecha mínima (Ver Formato Fecha) que podrá tener el valor anexo. En el campo Valor Máximo puede digitar la fecha máxima (Ver Formato Fecha) que podrá tener el valor anexo. En el campo Valor por defecto puede digitar la fecha (Ver Formato fecha) que tendrá por defecto el valor anexo. Marque la casilla diligenciamiento. Requerido si desea que el valor anexo sea de obligatorio 11. Si selecciona Lista aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 165

170 En el campo longitud digite el máximo de caracteres que tendrá el valor anexo. El número máximo permitido por este tipo de dato es 20. Marque la casilla diligenciamiento. Requerido si desea que el valor anexo sea de obligatorio Trasládese a la pestaña Valores, en donde podrá crear la lista. Digite el código y el nombre de los valores de la lista. Puede definir que valor de la lista aparecerá como predeterminado marcando en la columna Predet. 12. Si selecciona Texto aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 166

171 En el campo longitud digite el máximo de caracteres que tendrá el valor anexo. El número máximo permitido por este tipo de dato es 255. En el campo Valor por defecto puede digitar el valor que tendrá por defecto el valor anexo. Marque la casilla diligenciamiento. Requerido si desea que el valor anexo sea de obligatorio 13. Haga clic en el botón Grabar. Nota: Los valores anexos se pueden Modificar, Eliminar o Buscar. Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar. 167

172 Buscar Valores Anexos Hoja de Vida Localice y haga clic en el icono encuentre. Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del valor anexo sobre el cual esta buscando información. Los datos que puede suministrar son los siguientes: Nombre: digite el nombre del valor anexo. Etiqueta: digite la etiqueta del valor anexo. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: edad* Para la etiqueta: si no se acuerda de toda la etiqueta, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: edad* Si usted digita la primera letra del nombre o de la etiqueta del valor anexo, el sistema buscará todo los nombres o etiquetas de los valores anexos que empiecen por esa letra o número. 168

173 Una vez digitado al menos uno de los datos el botón Buscar Ahora., ejecute la orden de buscar oprimiendo 169

174 En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede: Cargar los datos al cuadro de diálogo de Anexos Hoja de Vida, haciendo clic en el botón Seleccionar. Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar. Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar. 170

175 Modificar Valor Anexo de la Hoja de Vida Una vez creado uno o varios valores anexos, usted puede modificar la información referente al valor anexo a una hoja de vida. Pasos para modificar un valor anexo de la hoja de vida: 1. Elija Anexos a Hoja de Vida del Menú Administración. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Anexos Hoja de Vida ubicado en la pestaña Datos Generales. 3. En el cuadro Nombre digite el código del valor anexo que desea modificar o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar. 4. Efectúe los cambios que desea. Nota: Solo podrá modificar la descripción, la etiqueta y si el tipo de dato es una lista puede modificar la lista. 5. Haga clic en el botón Grabar. 171

176 Eliminar Valores Anexos a Hoja de Vida Pasos para eliminar un valor anexo de la hoja de vida: 1. Elija Anexos a Hoja de Vida del Menú Administración 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Anexos Hoja de Vida ubicado en la pestaña Datos Generales. 3. En el cuadro Nombre digite el código del valor anexo que desea eliminar o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar. 4. Haga clic en el botón Borrar. 5. Aparecerá un cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación del Valor Anexo de la Hoja de Vida. 6. Haga clic en el botón Sí para eliminarlo. 172

177 Administradoras de Protección Social Este módulo permite homologar los códigos de las diferentes administradoras de protección social, con cada uno de los terceros correspondientes que los sistemas PIMISYS tienen en la base de datos. Además se podrán diferenciar si pertenecen al sector salud, ÁRP, etc. Esto con el fin de reportar los códigos de las administradoras en el formulario único de autoliquidación. Pasos para homologar las diferentes administradoras de Protección Social: 1. Elija Administradoras de Protección Social del menú Administración. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Administradoras de Protección Social 3. En el cuadro Datos Generales, seleccione de la lista desplegable el Tipo de Administradora (Administradora de Salud, Administradora de Pensión, Administradora de Riesgos Profesionales, Cajas de Compensación Familiar, Administradoras de Parafiscales) 4. Aparecerá una cuadrícula de datos 173

178 Opciones Vista Cuadrícula Administradora de Protección 5. En la columna NIT/CC, digite el NIT del tercero en PIMISYS; si no lo recuerda haga clic en el botón Buscar 6. Luego de buscar o ingresar el Nit, aparecerá en la siguiente columna el nombre del Tercero. 7. En la columna Código, digite el código de la administradora, es decir, el código asignado por el ministerio de protección social. 8. En la columna Observación, digite una descripción adicional sobre la administradora. 9. Haga clic en el botón Grabar. Nota: Puede Eliminar una Administradora de Protección. Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar. 174

179 Eliminar Administradora de Protección 1. Elija Administradoras de Protección Social del menú Administración. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Administradoras de Protección Social. 3. Seleccione el Tipo de Administradora de la lista desplegable. 4. En la cuadrícula de datos seleccione el registro que desea borrar 5. Haga clic en el botón Borrar Nota: Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar 175

180 Parámetros del Trabajo del Usuario Las aplicaciones PIMISYS le permiten definir los parámetros con los cuales puede trabajar un usuario determinado, en este caso el objetivo principal es elegir con que compañía y en que fecha se va a trabajar. Para definir los parámetros de trabajo para el usuario debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Parámetros de Trabajo para el Usuario del menú Administración 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Parámetros de trabajo del Usuario 3. Elija la compañía de la lista desplegable que aparece en el cuadro Parámetros, (El sistema le permite seleccionar con que Compañía desea trabajar). 4. Digite la Fecha de Trabajo. Las aplicaciones PIMISYS le permiten trabajar con distintas fechas; aún si digita una fecha anterior o posterior a la actual, el sistema carga la configuración para esa fecha ó bien puede activarla para que el sistema cargue la fecha actual. 5. Active o desactive la casilla Mostrar esta ventana después de conectarse para que cada vez que inicie sesión se le pregunten los parámetros de Trabajo. 6. Haga clic en el botón Aceptar. 176

181 Configuración Al crear una compañía, el sistema asume una configuración por defecto, la cual usted podrá definir de acuerdo a sus necesidades. Para definir una configuración, debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Configuración del menú Administración o bien haga clic en el botón Configuración. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración. 3. Ahora haga doble clic en la configuración que desea definir. Para esto, debe abrir el árbol de expansión hasta que aparezcan los parámetros del último nivel, en los cuales se podrá definir la configuración deseada haciendo clic sobre cualquiera de estas opciones. 4. Escoja la configuración que desea de la lista desplegable, de la casilla de lista o edite los datos en la casilla editable que aparece en el cuadro de Valores, en la parte inferior del cuadro de diálogo de configuración. 177

182 5. Por último haga clic en el botón Grabar. 178

183 Documentación de los objetos de la base de datos Las aplicaciones PIMISYS le ofrecen la posibilidad de documentar los objetos de la base de datos, puesto que las tablas y sus campos ya están creados. Para esto debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Documentación de los Objetos de la Base de Datos del menú Administración. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Documentación de los Objetos de la Base de Datos. 3. En el cuadro Tablas de la Base de Datos, seleccione de la lista desplegable el Nombre de la tabla que desea documentar. 4. Digite la descripción de la tabla (sí desea modificarla o complementarla) en el cuadro de texto Descripción. 5. Sitúese en el cuadro Campos de la Tabla, aparecerá una cuadrícula de datos compuesta por dos columnas 6. En la columna Nombre Campos aparecerá el nombre del primer campo de la tabla. 7. En la columna Detalle del campo, digite una descripción del campo (Si desea modificarla o complementarla) 8. Para acceder a otro campo de la tabla, haga clic sobre el campo o desplácese utilizando el teclado hasta él (tecla de flechas ). 9. Haga clic en el botón Grabar. 179

184 Seguridad Grupos de usuarios Definición de grupos de usuarios y permisos Para definir grupos de usuarios debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Seguridad del menú Administración. En el nuevo menú de opciones debe elegir Grupos. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Grupos de Usuarios. 3. En la pestaña Datos Generales escriba el nombre y la descripción del Grupo de usuarios. 4. Sitúese en la tabla Módulos, dónde encontrará todos los módulos que conforman el sistema con sus descripciones. Seleccione las operaciones que se podrán realizar (P. e.: Eliminar, Modificar, Adicionar, etc.) en cada módulo haciendo clic en el cuadro de selección. 180

185 5. Haga clic en el botón Grabar. 6. En la pestaña Usuarios, puede ver la Lista de Usuarios que han sido incluidos al grupo. Nota: Los Grupos de Usuarios se pueden Modificar o Borrar. 181

186 Modificación de un Grupo de Usuarios 1. Elija Seguridad en el menú Administración. Luego en el nuevo menú de opciones seleccione Grupos. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Grupos de Usuarios. 3. Haga clic en el botón Buscar y aparecerá la siguiente ventana: 4. Digite el nombre del grupo, o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar Ahora y aparecerán los grupos de usuarios existentes, luego seleccione el grupo de usuarios a modificar, haciendo doble clic sobre él o clic en el botón Seleccionar. 5. Aparecerá el cuadro de diálogo Grupo de Usuarios, junto con los datos del grupo que había seleccionado. 6. Digite los nuevos datos del grupo de usuarios o modifique los permisos de los módulos que sean necesarios. 7. Haga clic en el botón Grabar. 182

187 Borrado de un Grupo de Usuarios Para eliminar un grupo de usuarios debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Seguridad del menú Administración. Aparecerá un nuevo menú de opciones del cual debe elegir Grupos. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Grupos de Usuarios. 3. Digite en nombre del grupo, o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar, y le aparecerá la ventana de Búsqueda de Grupos de Usuarios. 183

188 4. Haga clic en el botón Buscar Ahora y aparecerán los grupos de usuarios existentes, luego seleccione el grupo de usuarios a borrar o eliminar, haciendo doble clic sobre él o clic en el botón Seleccionar. 184

189 5. Aparecerá el cuadro de diálogo Grupo de Usuarios, junto con los datos del grupo que había seleccionado. 6. Seleccione los datos que quiere borrar. 7. Verifique que los datos del grupo que seleccionó son los que quiere borrar. 8. Haga clic en el botón Borrar. 9. Aparecerá un cuadro de diálogo en donde debe confirmar la eliminación del grupo 185

190 Usuarios Definición de usuarios: Las Aplicaciones UNION PIMISYS le brindan la posibilidad de definir diferentes tipos de usuarios que puedan trabajar con el sistema, mediante la creación, modificación o eliminación de Usuarios (cuentas de usuario, claves de acceso, descripciones y permisos). 1. Seleccione Seguridad en el menú Administración, aparecerá otro menú de opciones del cual debe elegir Usuarios. 2. Presione la combinación de teclas Ctrl + U para omitir el paso anterior. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Usuarios. 4. En la pestaña Datos Generales se encuentra el cuadro Identificación, digite el nombre de la cuenta con el que desee identificar al nuevo usuario. Si el usuario ya existe, se traerán todos sus datos. En la cuadro Nombre Largo registre en sentido más amplio el nombre del usuario (Nombre completo del usuario). 186

191 5. Utilice el campo Descripción para explicar ampliamente la(s) características del nuevo usuario. 6. Haga clic en el campo Clave y digite la clave de acceso para ese usuario; en el campo Repetir Clave, vuelva a digitar la clave del usuario. Los caracteres de la clave no se mostraran en pantalla por seguridad, cuando usted digite la clave sólo se verá asteriscos (*) 7. En la pestaña Miembro de los Grupos encontrará dos opciones de selección que muestran los grupos de usuarios: Mostrar todos los grupos y Mostrar únicamente los grupos marcados. Usted debe seleccionar en el cuadro de selección los grupos a los cuales pertenecerá el nuevo usuario. 187

192 8. En la pestaña Tipos. Marque los tipos de usuarios en los que desea incluir el Usuario. 9. En la pestaña Avanzadas, marque el cuadro de selección El usuario es administrador de la base de datos y podrá crear o eliminar usuarios si el nuevo usuario tendrá estos privilegios. 10. En el cuadro Política de Caducidad de la Clave puede escoger entre tres opciones la duración de la Clave: La clave nunca caduca, La clave caduca de acuerdo al parámetro definido en la configuración general del Sistema o la Clave caduca en el tiempo definido por el administrador de Sistema. 11. En cuadro Fecha de la última modificación de la clave encuentra la información de la última fecha de actualización de la clave. 188

193 12. Aparece seleccionado el cuadro de selección El usuario deberá cambiar la clave la próxima vez que se conecte a la Base de Datos como política de seguridad que permita asegurar al Nuevo Usuario que la clave es de conocimiento personal. 13. En la pestaña Políticas de Activación encuentra el cuadro Política de desactivación del usuario, Usted debe definir estas políticas según las siguientes opciones de selección: La usuario no se desactiva automáticamente, El usuario se desactiva automáticamente en la fecha especificada a continuación y la opción del cuadro de selección: El usuario se encuentra actualmente desactivado. 14. En la pestaña Compañías defina si el usuario tendrá acceso a todas las compañías; si no es así, entonces haga clic en la opción el usuario tendrá acceso a las siguientes compañías y luego marque los cuadros de selección de las compañías a las que tendrá acceso. 189

194 15. Haga clic en el botón Grabar. Nota: puede Buscar, Modificar o Eliminar un usuario. 190

195 Búsqueda de un Usuario Localice el icono Buscar en el cuadro de Usuarios, posteriormente encontrara un cuadro de diálogo en donde usted suministrará los datos que conoce acerca del Usuario sobre el cual esta buscando información Los datos que debe suministrar son los siguientes: Nombre: digite el nombre del usuario Descripción: digite la descripción del usuario. Nombre Largo: digite el nombre completo del usuario La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no se acuerda del nombre, escriba las palabras seguidas por asterisco "*". P e: PRUEBA* Para la descripción: si no se acuerda del código completo, escriba el número. P e: 1 En la caja de texto Nombre debe digitar el Nombre si lo recuerda o también puede ejecutar la búsqueda por la descripción. Si usted digita la primera letra del Nombre el sistema buscará todo los Nombres de los Usuarios que empiecen por esa letra. 191

196 Una vez digitado al menos uno de los datos botón Buscar Ahora., ejecute la orden de buscar oprimiendo el Con los resultados que se muestran puede: Cargar los datos al cuadro de diálogo de compañías, haciendo clic en el botón Seleccionar. Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar. Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar. 192

197 Modificación de un Usuario 1. Seleccione Seguridad en el menú Administración 2. Aparecerá un nuevo menú del cual debe seleccionar Usuarios o bien pulse la combinación de teclas Ctrl+U 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Usuarios. 4. Digite el nombre de usuario en el cuadro de texto Nombre o haga clic en el botón Buscar para seleccionar un usuario. 5. Digite los nuevos datos del usuario. 6. Haga clic en el botón Grabar. 193

198 Borrado de un Usuario Para eliminar un usuario creado con anterioridad siga los siguientes pasos: 1. Elija Seguridad en el menú Administración 2. Aparecerá un nuevo menú del cual debe seleccionar Usuarios o bien pulse la combinación de teclas Ctrl+U 3. Haga clic en el botón Buscar, a continuación le aparecerán todos los usuarios, seleccione el que desee, haciendo doble clic sobre él o si lo prefiere escriba el nombre de usuario en el cuadro de texto Nombre 4. Haga clic en el botón Borrar. 5. Aparecerá un cuadro de diálogo para la confirmación de la eliminación, haga clic en el botón Sí Nota: Al borrar un usuario se eliminará toda la información correspondiente al usuario. Este botón tiene una acción diferente a la del botón Limpiar, el cual sólo limpia los datos en pantalla, pero no los elimina definitivamente de la base de datos. 194

199 Cambio de Clave Las Aplicaciones PIMISYS le ofrece la posibilidad de cambiar la clave, para realizar este procedimiento a cabo debe seguir los siguientes pasos: 1. Elija Seguridad del menú Administración. 2. Aparecerá un nuevo menú donde debe escoger la opción Cambio de Clave 3. A continuación aparecerá un cuadro de diálogo Cambio de Clave. 4. En el campo Nombre o Cuenta, aparecerá automáticamente el nombre. 5. En el campo Nueva Clave, digite la clave nueva. 6. En el campo Repetir Nueva Clave, vuelva a digitar la clave nueva. 7. Haga clic en el Botón Grabar. Nota: Para mayor seguridad, en el momento de digitar usted la clave, aparecerán asteriscos. 195

200 Auditoria Las aplicaciones PIMISYS le brindan la posibilidad de realizar auditorias de control sobre las operaciones realizadas en la base de datos. Una vez en auditorias podrá: Hacer búsquedas de todas las operaciones realizadas en un periodo de tiempo determinado o hasta la fecha actual. Realizar una búsqueda de las operaciones realizadas a una tabla específica. Realizar una búsqueda de las operaciones realizadas en todas las tablas excepto en la seleccionada. Determinar qué operaciones ha realizado un usuario. Especificar qué tipo de operaciones se desea buscar. En cada una de las operaciones anteriormente mencionadas se genera un cuadro de Resultado de la Búsqueda en el cual se encuentra una columna denominada Descripción de la operación. Este cuadro contiene un texto que describe cada operación que se haya realizado. Búsqueda de todas las operaciones realizadas en LAS APLICACIONES UNION PIMISYS en un período de tiempo 1. Elija Auditoría del menú Administración. 2. Ingrese el intervalo de tiempo a Auditar, digitando la fecha inicial y la fecha final. Ver Formato fecha (sí desea observar todas las operaciones realizadas, sólo digite la fecha final) 3. Seleccione de la lista desplegable la Tabla a la cual desea realizar la auditoría y a continuación marque la casilla de verificación Buscar solo en esta?. Nota: Si desea realizar una Auditoria a todas las tablas, entonces omita el paso Seleccione de la lista desplegable el nombre del usuario, si desea hacer una auditoria sobre un usuario específico. 5. En el cuadro Operaciones, seleccione el tipo de operación(es) que desee observar (adición, modificación, eliminación, consulta o reportes) haciendo clic en la casilla de verificación correspondiente, si no selecciona ninguna, las aplicaciones PIMISYS le mostrarán todas las operaciones por defecto. 6. En el campo Computador, ingrese el nombre de la máquina sobre la cual desea realizar la auditoria. 7. En el campo Descripción, digite la descripción del registro de auditoría que desea buscar. 8. Haga clic en el botón Auditar. 196

201 9. Aparece un cuadro de diálogo con los Resultados de la Auditoría. Por ejemplo qué tipo de operaciones han realizado cada usuario indicando la fecha, la hora, en qué tabla han trabajado y el tipo de operación y el número de operaciones auditadas 10. Si hace clic en cada uno de los resultados de la auditoría, podrá ver una descripción detallada de la misma. 197

202 Nota: Con los Resultados de la Auditoría puede realizar las siguientes acciones: El botón El botón El botón El botón Imprimir, imprime el resultado de la búsqueda. Exportar, envía el resultado a un archivo plano específico. Borrar, elimina los registros de auditoría obtenidos. Copiar, copia la selección a un texto. Cómo buscar operaciones realizadas en una tabla específica? Realizar auditorias a las tablas de la Base de Datos es muy importante ya que permite observar el historial de todos los movimientos realizados por los usuarios ejerciendo así un control sobre las operaciones realizadas. 1. Elija Auditoría del menú Administración. 2. En el cuadro de diálogo Auditoría, digite el intervalo de fechas para la auditoría. 3. Seleccione de la lista desplegable la Tabla a la cual desea realizar la auditoría. 4. Seleccione el cuadro de verificación Buscar solo en esta.? Nota: Desmarque el cuadro de verificación Buscar solo en esta.? sólo si desea buscar en todas las tablas menos en la seleccionada. 5. En el cuadro Operaciones, seleccione el tipo de operación(es) que desee observar (adición, modificación, eliminación, consulta o reportes) haciendo clic en la casilla de verificación correspondiente, si no selecciona ninguna, las aplicaciones PIMISYS le mostrarán todas las operaciones por defecto. 6. Haga clic en el botón Auditar. El resultado aparecerá en el cuadro de diálogo Resultados de la Auditoría. Cómo saber qué operaciones ha realizado un usuario específico? 1. Elija Auditoría del menú Administración. 2. Seleccione de lista despegable Usuario, el nombre del usuario sobre el cual desea realizar la auditoria. 3. En el cuadro Operaciones, seleccione el tipo de operación(es) que usted desee saber que haya realizado el usuario (adición, modificación, eliminación, consulta o reportes) haciendo clic en la casilla de verificación correspondiente. Si no escoge ninguna operación, las aplicaciones Unión Pimisys le mostrarán todas las operaciones realizadas. 198

203 4. Haga clic en el botón Auditar. El resultado aparecerá en el cuadro de diálogo Resultados de la Auditoría. Borrado del registro de auditoría Desde el cuadro de diálogo Resultados de la Auditoría se pueden eliminar registros de operaciones realizadas, de acuerdo al criterio de Auditoria utilizado. Pasos para eliminar un registro de operaciones de Auditoria: 1. Elija Auditoría del menú Administración. 2. Determine el criterio de Auditoria (diferentes opciones existentes para realizar una auditoría), el cual se empleará para eliminar los registros. 3. Haga clic en el botón Auditar. El resultado aparecerá en el cuadro de diálogo Resultados de la Auditoría. 4. Seleccione el registro de operaciones realizadas que desea borrar. 5. Haga clic en el botón Borrar. 6. Aparecerá un cuadro de diálogo en donde debe confirmar la eliminación del dato, haciendo clic en el botón Sí. Nota: Este procedimiento elimina TODO el registro de las operaciones que se hayan realizado de acuerdo con el criterio de Auditoria que se haya especificado. En caso de eliminar todo el registro se creará un registro con una única entrada especificando que se ha eliminado todo el registro de auditoría, este registro contiene la siguiente descripción: Se elimino todo el registro de auditoría. 199

204 Procesos Liquidación Períodica Permite realizar la liquidación de la nómina de empleados de la empresa en el periodo establecido (mensual, quincenal o cualquier otro), determinando el valor de cada uno de los conceptos y el monto total por empleado. Pasos para realizar la liquidación periódica de los empleados: 1. Elija liquidación periódica del Menú Procesos o haga clic en el botón de la barra de herramientas o presione la combinación de teclas Ctrl+L. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Liquidación: 3. Seleccione la opción de liquidación a utilizar. Los métodos existentes para la liquidación de los empleados son: - Todos los Empleados. Es útil cuando desee liquidar a todos los empleados de la compañía. - Grupo de Liquidación. Es útil cuando desee liquidar a los empleados pertenecientes a un grupo de nómina específico. - Dependencia: Es útil cuando desee liquidar a los empleados de una dependencia en particular. - Un Empleado: Es útil cuando desee liquidar solo a un empleado, puede ser una liquidación periódica o final - Lista: Es útil cuando desee liquidar un número limitado de empleados que no puedan ajustarse a ninguna de las anteriores clasificaciones. Pe: Cuando el grupo de empleados a liquidar pertenecen a diferentes dependencias y 200

205 diferentes grupos de nómina. Para lo cual requiere tener un archivo de texto con cualquier formato que contenga la lista de los números de identificación de los empleados a liquidar. 4. Si selecciona Todos los empleados aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 5. Si selecciona Grupos de Liquidación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Luego deberá seleccionar el grupo de nómina que desea liquidar. 6. Si selecciona Dependencia aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 201

206 En el campo Dependencia digite el código de la dependencia a la cual le desea hacer la liquidación, si no lo recuerda haga clic en el botón Buscar. 7. Si selecciona Un empleado aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Seleccione el tipo de liquidación a realizar (periódica o final). En el campo NIT/CC digite el número de identificación del empleado que desea liquidar o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar. 202

207 8. Si selecciona Lista aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Debe seleccionar el tipo de liquidación a realizar (periódica o final). Digite la ruta del archivo que contiene la lista de los empleados que va ha liquidar o si lo prefiere haga clic en el botón Abrir. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscando el archivo para la lista de liquidación. 203

208 Seleccione el tipo y el nombre del archivo que contiene la lista. Haga clic en el botón Abrir. Aparecerá el siguiente mensaje: Haga clic en el botón SI para cargar la lista de empleados y verificarla. Este paso no es necesario para liquidación. Puede hacer clic en el botón No para omitirlo. 9. En el cuadro Rango de Fechas, digite la fecha Inicial y Final del periodo de liquidación. Ver Formato Fecha 10. En el campo Subtítulo digite el subtítulo del reporte, por defecto aparecerá el rango de fechas de la liquidación. 11. Seleccione el formato de impresión (Listado de liquidación o desprendible de pago) 12. Haga clic en el botón Liquidar. 13. Luego de realizar el proceso de liquidación podrá imprimir el resultado. 14. Haga clic en el botón Imprimir. 15. Aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes. Seleccione el destino (pantalla, archivo o impresora), formato y haga clic en el botón Ejecutar. 14. Si el formato de impresión seleccionado fue Listado de liquidación el reporte se verá así: 204

209 15. Si el formato de impresión seleccionado fue desprendible de pago el reporte se verá así: Nota: Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar. 205

210 Buscar Fechas de Liquidación Localice y haga clic en el icono encuentre. Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se Posteriormente se abrirá el cuadro de diálogo Búsqueda de Fechas de Liquidación., ejecute la orden de buscar oprimiendo el botón Buscar Ahora. 206

211 En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede: Cargar los datos al cuadro de diálogo de Programación de Conceptos, haciendo clic en el botón Seleccionar. Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar. Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar. 207

212 Comprobante Contable Comprobante de Contabilidad Permite contabilizar la liquidación de la nómina de una fecha y de un grupo de nómina en particular. Pasos para realizar un comprobante de contabilidad: 1. Elija Comprobante Contable del Menú Procesos o bien haga clic en el botón Comprobante de Contabilidad de la barra de herramientas. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Comprobante de Contabilidad. 3. En el campo Fecha, digite la fecha del documento. Esta debe coincidir con la fecha de liquidación de la nómina a la cual le desea realizar el comprobante contable. Ver Formato Fecha Nota: Si la nómina ya esta contabilizada el sistema mostrará el número del documento contable asociado. 4. Seleccione el grupo de nómina al cual se le realizará el comprobante contable. 5. Seleccione de la lista desplegable Documento de Cruce la opción nómina. 6. En el campo Número de Documento de Cruce, digite el número de documento de cruce con el cual relacionará el comprobante de contabilidad. 7. Haga clic en el botón Grabar. 8. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo de confirmación: 208

213 9. Haga clic en SI para realizar el comprobante contable. 10. Aparecerá el número del documento contable asignado. Si existen errores en la configuración Contable de los conceptos aparecerá el cuadro de diálogo Errores en la configuración Contable de Conceptos: Muestra la lista de errores para que sean solucionados. No se podrá contabilizar hasta que no se solucionen. El cuadro de diálogo contiene la siguiente información: nombre y el titulo del concepto, NIT/C.C. y nombre del empleado, código y nombre de la dependencia, código y nombre del cargo, observaciones u sugerencia de cómo podría solucionar el problema y datos. Puede copiar la información referente a los errores seleccionando la información y luego haciendo clic en el botón Copiar. Es útil para revisar las observaciones de los errores y tratar de solucionarlos. Nota: Puede Eliminar, Buscar y Modificar los comprobantes de contabilidad. Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar. 209

214 Buscar Comprobante Contable Localice y haga clic en el icono encuentre. Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se Posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del comprobante contable sobre el cual esta buscando información. Los datos que puede suministrar son los siguientes: Fecha: digite la fecha del documento contable si la recuerda. Ver Formato Fecha Grupo: digite el nombre del grupo de nómina asociado al documento. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el grupo de nómina: si no recuerda el nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: Desp*. Si usted digita la primera letra del nombre del grupo de nómina el sistema buscará todo los grupos de nómina que empiecen por esa letra. 210

215 Una vez digitado al menos uno de los datos el botón Buscar Ahora., ejecute la orden de buscar oprimiendo 211

216 En la parte inferior izquierda se muestra el número de coincidencias encontradas en la búsqueda. Con los resultados que se muestran puede: Cargar los datos al cuadro de diálogo de Comprobante de Contabilidad, haciendo clic en el botón Seleccionar. Copiar los datos al portapapeles, haciendo clic en el botón Copiar. Borrar los resultados mostrados en pantalla, haciendo clic en el botón Limpiar. 212

217 Modificar Comprobante Contabilidad Una vez creado uno o varios comprobantes de contabilidad, usted puede actualizar o modificar la información referente a cada uno. Es util cuando la liquidación de la fecha seleccionada a sufrido cambios y se desea actualizar el comprobante contable. Para modificar un Comprobante Contable debe proceder de la siguiente manera: 1. Elija Comprobante Contable del Menú Procesos o bien haga clic en el botón Comprobante de Contabilidad de la barra de herramientas. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Comprobante de Contabilidad. 3. En el campo Fecha, digite la fecha del documento (Ver Formato Fecha) que desea modificar o si lo prefiere haga clic en el botón Buscar. 4. Seleccione el grupo de nómina asociado al documento que desea modificar. 5. Seleccione de la lista desplegable Documento de Cruce la opción nómina. 6. En el campo Número de Documento de Cruce, digite el número de documento de cruce con el cual relacionará el comprobante de contabilidad. 7. Haga clic en el botón Grabar. 8. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo de confirmación: 6. Haga clic en SI para realizar el comprobante contable de la fecha y grupo de nómina seleccionado. 7. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo. 213

218 8. Haga clic en SI para reemplazar el asiento contable. 214

219 Eliminar Comprobante Contable Pasos para eliminar un comprobante contable: 1. Elija Comprobante Contable del Menú Procesos o bien haga clic en el botón Comprobante de Contabilidad de la barra de herramientas. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Comprobante de Contabilidad. 3. En el campo Fecha, digite la fecha del documento que desea eliminar. Ver Formato Fecha 4. Seleccione el grupo de nómina al cual le desea eliminar el comprobante contable. 5. A continuación se cargará los datos del comprobante, es decir, el documento de cruce y el número del documento de cruce. 6. Haga clic en el botón Borrar. 7. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo de confirmación de eliminación del comprobante contable: 8. Haga clic en SI para eliminar el comprobante contable de la fecha y grupo de nómina seleccionado. 215

220 Importar Archivo de Novedades Permite importar archivos que contengan novedades (número de horas extras, prestamos, enfermedades, vacaciones, entre otros) de los empleados. Los archivos deben ser del tipo.csv ó.txt y los datos deben ir separados por comas. Las novedades se deben introducir antes del proceso de liquidación. Pasos para importar un archivo de Novedades: 1. Elija Importación de Novedades del Menú Procesos o presione la combinación de teclas Ctrl+I. 2. Aparecerá el cuadro de diálogo Importar Archivo de Novedades. 3. Seleccione el método de importación teniendo en cuenta la estructura del archivo de novedades. Para lo cual usted tiene dos opciones: - Definir el concepto de Novedad. Es útil cuando desee importar a varios empleados la misma novedad. Los datos que debe contener el archivo son: NIT/C.C del empleado y Valor de la Novedad. - El concepto está definido en el archivo. Es útil cuando desee importar a varios empleados diferentes novedades. Los datos que debe contener el archivo son: Código del Concepto, NIT/C.C del empleado y Valor de la Novedad. 4. Si selecciona Definir el Concepto de Novedad aparecerá el siguiente cuadro de diálogo 216

221 5. Seleccione el Concepto a importar. 6. En el campo Fecha digite la fecha en la cual desea que se importen las novedades. Se sugiere que el día digitado sea el último del mes para las liquidaciones mensuales y el día 15 ó 30 del mes para las liquidaciones quincenales. 7. En el campo Detalle digite una pequeña descripción de la novedad. 8. Si selecciona el Concepto está definido en el Archivo aparecerá el siguiente cuadro de diálogo 9. En el campo Fecha digite la fecha en la cual desea que se importen las novedades. Se sugiere que el día digitado sea el último día del mes para las liquidaciones mensuales y el día 15 ó 30 del mes para las liquidaciones quincenales. 10. En el campo Detalle digite el detalle o una pequeña descripción de la novedad. 11. Haga clic en el botón Importar Archivo. 12. Aparecerá en cuadro de diálogo Abriendo archivo de novedades. 217

222 13. Seleccione el tipo y el nombre del archivo a importar. 14. Haga clic en el botón Abrir. 15. Al finalizar la importación aparecerá el siguiente mensaje: Nota: Si ocurren errores durante la importación aparecerá el siguiente mensaje: Haga clic en No para interrumpir la importación de novedades, es recomendable que revise la estructura del archivo y vuelva a realizar el proceso de importación. Puede limpiar el cuadro de diálogo haciendo clic en el botón Limpiar. 218

223 Varios Emisión de reporte Este cuadro de diálogo le permite seleccionar la forma en que se emita el reporte: ya sea por pantalla, por impresora o como un archivo. Al emitir el reporte le aparecerá el cuadro de diálogo Emisión de Reportes, pero no todas las veces aparecerá de la misma manera, si no que tendrá apariencias distintas en algunos casos. Por ejemplo: El siguiente cuadro de diálogo Emisión de reportes aparecerá cuando usted vaya a emitir un documento (Por ejemplo: Comprobantes de Egreso, Recibos de Caja, transferencias, etc.), en donde debe elegir el destino. El siguiente cuadro de diálogo Emisión de Reportes aparecerá cuando usted vaya a emitir un reporte (Por ejemplo: Disponibilidades, anular disponibilidades etc.), en donde debe elegir el destino y el formato deseado. 219

224 El siguiente cuadro de diálogo Emisión de Reportes aparecerá cuando usted vaya a emitir un reporte (Por ejemplo: El reporte del Libro de Bancos, de Libros Auxiliares, etc.), en donde debe elegir el destino, el archivo a donde quiere llevarlo y el formato deseado. Por ultimo, haga clic en el boton Ejecutar para ver el informe. Nota: Las casillas de Formato y Archivo se activaran solo cuando usted seleccione Archivo de la casilla de Lista Destino. El botón Configurar presenta una ayuda para configurar su impresora. Si hace clic en el botón podrá ver la configuración sugerida de la impresora, para la cual fue diseñado el reporte. 220

225 221

226 Explicación Pantalla de Reporte La explicación de los botones de estos reportes en pantalla es: Primera Página Página Anterior Página Siguiente Última Página Cancelar Lectura de Registros Imprimir Reporte Configurar Impresora Exportar Reporte con destino a alguna Aplicación (Acrobat, Excel, Word, Crystal Reports, etc.) Zoom del Reporte Buscar información en el Reporte Agrupar Datos del Informe 222

227 Explicación Iconos Conceptos Los iconos que representan a los conceptos son: Representa los conceptos a nivel general. Son los conceptos personalizados a nivel de la Compañía. Son los conceptos personalizados a nivel de la dependencia. Significa que el concepto esta personalizado en una dependencia de un nivel superior. El concepto esta personalizado a nivel del cargo. El concepto esta personalizado a nivel del empleado. Es un concepto programado al empleado. 223

228 Búsqueda de Centros de Costos 224

229 Localice el icono Buscar sobre el cuadro de diálogo en que se encuentre, posteriormente se abrirá un cuadro de diálogo en donde debe suministrar los datos que conoce acerca del Centro de Costo sobre el cual esta buscando información. Los datos que puede suministrar son los siguientes: Nombre: Digite el Nombre del Centro de Costo si lo recuerda. Código: Digite el Código asignado al Centro de Costo si lo recuerda. Último Nivel?: Digite S para traer los Centros de Costo que sean de último nivel ó N en caso contrario. Si usted digita la primera letra del Nombre del Centro de Costo o el Primer Número del Código, el sistema buscará todo los Nombres o Códigos de los Centros de Costo que empiecen por esa letra o número. La sintaxis que debe utilizar es la siguiente: Para el nombre: si no se acuerda del nombre completo, escriba las palabras seguidas por un asterisco "*". P e: CARRETERAS* Para el código: si no se acuerda del código completo, escriba él número. P e: 1 225

230 Una vez digitado al menos uno de los datos botón Buscar Ahora., ejecute la orden de buscar oprimiendo el 226