VALO Nuevo portal de proveedores

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1 VALO Nuevo portal de proveedores

2 Bienvenido a la reunión de lanzamiento!

3 3 Introducción Historia de VALO Plataforma global Ventajas del sistema

4 4 Iniciar sesión en el Portal de proveedores URL: Para acceder al portal, escriba en Google Chrome. Credenciales de inicio de sesión: Cada usuario tendrá un nombre de usuario y una contraseña únicos. Esta información es privada y no debe compartirla con los empleados de InnerWorkings ni con sus empleados; le rogamos que la memorice o la anote en un lugar seguro. Si olvida su información de inicio de sesión o tiene problemas con el portal, póngase en contacto con el departamento de Relaciones con proveedores: Proveedores.COL@inwk.com.

5 5 Página de Inicio ofertas ayuda soporte cerrar sesión perfil del proveedor órdenes de compra información actualmente estas funciones no están en funcionamiento La Página de Inicio le proporciona una visión rápida de su actividad más reciente en el portal. En el futuro, esta página mostrará más información sobre sus últimas ofertas y facturas. De momento, utilice los botones destacados en la parte superior de la pantalla para navegar por otras partes del portal.

6 6 Ver los proyectos disponibles para presentar una oferta 1. Pulse el botón Ofertas para ver los proyectos que le han enviado pendientes de presupuesto. 3. Para obtener más información o presentar una oferta, pulse en el Número de proyecto. Si un único proyecto contiene más de un artículo por el que puede presentar una oferta, los artículos estarán enumerados por separado, pero aparecerán en la misma pantalla para presentar una oferta. 2. Los ejecutivos de mesa de compras de InnerWorkings establecerán una fecha límite para recibir ofertas para un proyecto. Pasada esa fecha, la oferta habrá expirado y ya no se podrá responder. Cuando esto ocurre, la oferta desaparecerá de la lista.

7 7 Presentar una oferta 1. Seleccione su nombre de entre la lista de contactos. Introduzca cualquier información de contacto necesaria y compruebe la fecha y hora de finalización de la oferta. 4. Cuando haya rellenado toda la información, pulse en Ingresar oferta para enviar su presupuesto al ejecutivo de InnerWorkings. 3. Introduzca el Costo unitario y las notas que desee para el ejecutivo de InnerWorkings. Consulte la siguiente diapositiva para obtener más información. 2. Pulse en el símbolo + para visualizar las especificaciones del artículo.

8 8 Introducir un costo unitario Tras hacer clic en el campo Costo unitario, aparecerá un menú con el desglose de los costos. Especifique el costo de cada componente del artículo según las categorías mostradas. Se acepta cero como monto. A medida que introduzca los costos en cada categoría, el total unitario se calculará automáticamente en el campo Costo unitario. Cuando haya terminado, pulse en el botón x para cerrar el menú.

9 9 Ver la lista de órdenes de compra 1. Pulse el botón Órdenes de compra para visualizar los proyectos que se le han adjudicado. 3. Haga clic en el Número de orden de compra para ver información más detallada sobre la orden de compra. 2. Utilice el filtro para reducir la lista de órdenes de compra. 4. Existen 3 estados de las órdenes de compra: Pedido Abierto (en producción) Recibido (entregado) Facturado (finalizado)

10 10 Consultar una orden de compra 1. Utilice esta barra de herramientas para imprimir la orden de compra, guardar los envíos de los productos, subir una factura para la orden de compra y ver las facturas pendientes de una orden de compra. 2. Asimismo, podrá consultar cualquier nota importante del ejecutivo de mesa de compras de InnerWorkings acerca de la producción. 4, Al descargar la orden de compra se pueden consultar los Términos y Condiciones. 3. Consulte los artículos que se van a producir y sus especificaciones pulsando en la flecha para expandir cada línea de artículo.

11 11 Registrar el envío (entrega) de un producto 3. Tras introducir toda la información sobre la entrega de los productos, haga clic en Guardar en la parte superior de la página de Ver orden de compra. Esto notificará de la entrega al In House de InnerWorkings. No podrá facturar sin haber registrado antes la entrega de los productos. 1. Introduzca toda la información sobre la entrega una vez tenga en su poder la remisión de entrega firmada. 2. Introduzca la cantidad que se ha entregado. Se aceptan cantidades parciales y totales. En esta pantalla también se proporciona más información sobre los artículos que tienen que ser entregados o facturados.

12 12 Subir una factura o remisión en VALO 3. Tras introducir toda la información necesaria, pulse en Guardar para enviar la remisión a InnerWorkings para su aprobación. 1. Seleccione los envíos (entregas) de los productos que ha incluido en su factura. Una vez seleccionados, aparecerán en la siguiente tabla. Cada factura debe contener al menos un envío de productos. 2. Por favor, suba un archivo comprimido ZIP con los documentos de remisión. Periodo de transición: Las únicas remisiones que se continuarán enviando por correo son las de los proyectos iniciados en AX. Las remisiones de los proyectos desarrollados en VALO deberán enviarse únicamente por este medio.

13 13 Ver y modificar las remisiones pendientes 1. Desde la página Ver orden de compra, pulse en Facturas pendientes para ver las remisiones que todavía no han obtenido la aprobación de InnerWorkings. 4. Seleccione una factura pendiente y haga clic aquí para eliminar la factura o remisión del sistema. 3. Pulse en Número de factura para editar su remisión pendiente y volver a enviarla. 2. Cualquier remisión pendiente indicada como Rechazada significa que ha sido rechazada por InnerWorkings y debe ser modificada y entregada de nuevo.

14 14 Entrega de la factura física Una vez registrada la remisión, esta será aprobada por InnerWorkings. En ese momento podrá entregar su factura física en nuestras oficinas. En la pagina de facturas puede consultar las remisiones que han sido aprobadas y para las que puede entregar la factura física en la oficina de InnerWorkings. También recibirá un recordatorio de nuestro equipo de Finanzas.

15 15 Sumario del proceso de facturación I N W K P R O V E E D O R Envío de la orden de compra Producción Registro del envío Subida del documento de remisión Aprobación de la remisión Entrega física de la factura Aprobación de la factura y pago

16 16 Perfil del proveedor: Pestaña General Aquí podrá guardar información sobre su empresa, incluyendo página web de empresa, el número de empleados, el idioma de preferencia y el volumen de venta anual. Importante! Después de haber efectuado los cambios necesarios, no olvide pulsar el botón Guardar.

17 17 Perfil del proveedor: Pestañas Contactos y Direcciόn Las pestañas de Contactos y Dirección ofrecen una lista de datos que InnerWorkings puede utilizar para ponerse en contacto con usted. Para añadir o editar, utilice los botones destacados más arriba. Recuerde que debe seleccionar primero el registro que desea modificar antes de pulsar el botón de Editar. En la ventana de Añadir, introduzca o edite cualquier información necesaria. De este modo, nos ayudará a mejorar nuestra forma de comunicarnos con usted. Pulse en OK para guardar su información en el portal. Tenga en cuenta que no podrá definir un contacto o dirección como «Principal» en el Portal de proveedores. Para modificar su contacto principal, póngase en contacto con el departamento de Relaciones con proveedores en Proveedores.COL@inwk.com.

18 18 Manual de usuario del Portal de proveedores Pulsando el botón de Ayuda, se abrirá una nueva ventana con el Manual de usuario del Portal de proveedores, que contiene instrucciones paso a paso sobre cómo utilizar el portal, además de información sobre las nuevas políticas de InnerWorkings.

19 19 Soporte A su servicio para ayudarle! En caso de duda, pregunta o error del sistema, envíenos un con: - Su nombre de usuario. - El número de proyecto. - Una captura de pantalla. - Una descripción detallada de la pregunta o el error que obtuvo.

20 20 Sumario de ideas principales Lanzamiento el 1 de diciembre. El nuevo proceso de facturación para nuevos proyectos comienza entonces. Envío de los credenciales de acceso una semana antes. Habrá un nombre de usuario y contraseña para cada compañía. Incluiremos materiales de aprendizaje. Periodo de transición con: Dos tipos de órdenes de compra. Dos portales. Cuatro nombres de usuario y contraseñas.

21 Para obtener más información y ayuda, póngase en contacto con el departamento de Relaciones con proveedores en Proveedores.COL@inwk.com. hacemos el marketing realidad.

22 hacemos el marketing realidad.

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