Instituto Nacional de Defensa Civil INDECI MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

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1 Instituto Nacional de Defensa Civil INDECI MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 1

2 ESQUEMA DE CONTENIDO I. Función General 3 II. Funciones Específicas 3 III. Organigrama Estructural 4 IV. Cuadro para Asignación de Personal 5 V. Hoja de Especificaciones de Funciones 6 2

3 I. Función General (Art. 39 del ROF) La Oficina de Auditoría Interna, u Organo de Control Institucional, es el encargado de realizar las acciones de control posterior de la gestión del INDECI, con el propósito de coadyuvar al logro de los objetivos institucionales, de acuerdo a los procedimientos y normas de control establecidos por la Ley Nº Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, y demás normas pertinentes II. Funciones Específicas (Art. 40 del ROF) a. Formular el Plan Anual de Auditoría Gubernamental de la Entidad, para aprobación del Jefe del INDECI, y posteriormente remitirlo a la Contraloría General de la República y velar por su aplicación y evaluación; b. Ejercer el control posterior interno mediante auditorias y exámenes especiales, sobre las bases de las Normas de Auditoría Gubernamental, principios, criterios de control, lineamientos y del Plan Anual de Auditoría Gubernamental, debidamente aprobado por la Contraloría General de la República para salvaguardar los activos de la Entidad, asegurar la confiabilidad de su información contable, tender a una gestión que cumpla con las metas y programas trazados, así como a la obtención de los resultados previstos; c. Cautelar el cumplimiento de la normatividad vigente; d. Absolver consultas y asesorar al Jefe del INDECI en asuntos de gestión en concordancia con las normas vigentes; e. Atender los encargos del Jefe del INDECI, del Titular del Sector y de la Contraloría General de la República, así como realizar acciones inopinadas de control; f. Formular las recomendaciones pertinentes derivadas de las acciones de control practicadas en las dependencias del INDECI, así como efectuar el seguimiento correspondiente a la implementación de las acciones correctivas, informando de manera oportuna a la Alta Dirección del INDECI; g. Atender quejas y reclamos que no sean materia de recurso impugnativo de acuerdo a Ley; h. Las demás funciones que le asigne el Jefe de la Entidad. 3

4 III. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL OFICINA DE AUDITORIA INTERNA JEFATURA SUB JEFATURA 4

5 IV.- Cuadro para Asignación de Personal (R.S. N PCM) Nº De CARGOS CODIGO CARGOS TOTAL Bonificación Presupuestado Sin Orden CLASIFICADOS ESTRUCTURALES NECESARIO Espec. al Cargo Presupuesto OFICINA DE AUDITORIA INTERNA 014 DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO III D DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I D AUDITOR IV P AUDITOR III P AUDITOR III P ABOGADO III P INGENIERO III P SECRETARIA V T

6 V.- HOJAS DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO III CARGO ESTRUCTURAL Jefe de la Oficina de Auditoría Interna FUNCIONES ESPECIFICAS N de Orden: 014 Código: D Administrar las funciones o actividades propias del Órgano de Control Institucional OCI -, asignadas por la Contraloría General de la República sujetándose a las políticas y normas del INDECI. Representar al Órgano de Control Institucional, dentro y fuera del ámbito institucional. Formular y evaluar el Plan Anual de Control de acuerdo a la normatividad dictada por la Contraloría General de la República. Dirigir, supervisar y controlar la ejecución de las acciones y actividades de control de conformidad con las normas del Sistema Nacional de Control. Supervisar, aprobar y emitir los informes resultantes de las acciones de control y velar que sean remitidos simultáneamente a la Contraloría General de la República, al Titular del INDECI y al Titular del Sector. Dirigir y supervisar la formulación del presupuesto anual del Órgano de Control Institucional de INDECI. Participar como veedor en las Comisiones y Comités específicos conforme a las normas del Sistema Nacional de Control, o de ser el caso, designar un representante. Supervisar la evaluación y verificación de las medidas correctivas adoptadas por la administración, orientadas a implantar las recomendaciones contenidas en los informes emitidos por los órganos del Sistema Nacional de Control. Promover la capacitación y actualización del personal del OCI en los aspectos de control y además actividades del quéhacer institucional. Realizar acciones de control preventivo como asesoramiento sin carácter vinculante a la Jefatura del INDECI, sin que ello genere prejuzgamiento de opinión que comprometa el ejercicio de su función a través del control posterior. Comunicar al Titular del INDECI y en caso necesario a la Contraloría General de la República, cualquier perturbación a la autonomía del Órgano de Control Institucional por falta de colaboración o incumplimiento de las normas pertinentes. 6

7 Disponer o realizar los encargos remitidos por la Contraloría General de la República y el Titular de la Entidad; Dictar charlas de capacitación y actualización al personal del OCI, sobre aspectos de su competencia. Administrar los recursos humanos, materiales y económicos que le son asignados para el cumplimiento de sus funciones, efectuando las acciones de control previo y simultáneo que le corresponde. Formular el Proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Evaluar en forma periódica el cumplimento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Las demás que de acuerdo a Ley le correspondan. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende administrativa y funcionalmente de la Contraloría General de la República. Tiene mando directo sobre el personal que labora en el Órgano de Control Institucional. REQUISITOS MINIMOS Título profesional universitario. Colegiatura profesional. Certificado de Habilitación en el Colegio profesional respectivo. Capacitación especializada en auditoría gubernamental. Experiencia comprobada no menor de 10 años en el ejercicio del control gubernamental o en auditoría privada, o en funciones gerenciales de la administración pública o privada. Ausencia de incompatibilidades para laborar en el Estado; y, Los demás requisitos establecidos por las normas del Sistema Nacional de Control. 7

8 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I CARGO ESTRUCTURAL N de Orden: 015 Código: D Auditor FUNCIONES ESPECIFICAS Participar en la formulación y evaluación del Plan Anual de Control. Supervisar las labores relativas al planeamiento, ejecución e informe de las acciones y actividades de control que le encargue la Jefatura del Órgano de Control Institucional. Coordinar con los Jefes de los órganos del INDECI y unidades orgánicas correspondientes, el desarrollo de las funciones de su competencia. Participar en la formulación del anteproyecto del presupuesto anual del OCI, de acuerdo a los lineamientos emitidos por la Oficina de Planificación y Presupuesto del INDECI. Participar, por delegación, como veedor en las Comisiones y Comités específicos, conforme a las normas del Sistema Nacional de Control. Supervisar la evaluación de las pruebas de descargo presentadas por los auditados. Desempeñar, por encargo, la Jefatura del OCI. Dictar charlas de capacitación y actualización al personal del OCI sobre aspectos de su competencia. Las demás que le asigne el Jefe del Órgano de Control Institucional. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Jefe del Órgano de Control Institucional. Tiene mando directo sobre el personal integrante de la Comisión de Auditoría a su cargo. REQUISITOS MINIMOS Título profesional universitario. Colegiatura profesional y Certificado de Habilitación en el Colegio profesional respectivo. Capacitación especializada en auditoría gubernamental. Experiencia comprobada no menor de 5 años en el ejercicio del control gubernamental o en la auditoría privada. Acreditar experiencia en labores de supervisión de Comisiones de auditoría gubernamental. 8

9 CARGO ESTRUCTURAL Auditor FUNCIONES ESPECIFICAS HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES AUDITOR IV N de Orden: 016 Código: P Apoyar en la formulación del Plan Anual de Control del OCI. Ejecutar las acciones y actividades de control que le encargue el Jefe del OCI, observando el cumplimiento de las Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU), el Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU), Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA), Normas Internacionales de Auditoría (NIA) y demás normas aplicables, según corresponda. Definir los objetivos, la aplicación de pruebas de control y de cumplimiento, sustantivas y de revisión analítica, durante la planificación y ejecución de las acciones de control. Identificar los riesgos inherentes y de detección en torno a las áreas a examinar, para la adecuada ejecución del trabajo. Dirigir y supervisar las labores de los integrantes de las Comisiones de Trabajo a su cargo para la ejecución de las acciones de control, verificando la elaboración de los papeles de trabajo y redactar el informe. Coordinar con los Jefes de los órganos del INDECI, así como con los profesionales, especialistas y supervisor del OCI el desarrollo de las acciones y actividades de control encargadas por la Jefatura. Recopilar información suficiente, competente y relevante durante la ejecución de las acciones y actividades de control encargadas. Analizar y evaluar las pruebas de descargo presentadas por los funcionarios y servidores auditados y elaborar los pre-informes de auditoría para su discusión con los profesionales, especialistas y supervisor del OCI. Dictar charlas de capacitación y orientación al personal del OCI, sobre aspectos de su competencia. Participar por delegación, como veedor en las Comisiones y Comités específicos conforme a las Normas del Sistema Nacional de Control. Otras funciones que le asigne el Jefe del Órgano de Control Institucional. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende del Jefe del Organo de Control Institucional. 9

10 Tiene mando directo sobre el personal integrante de la Comisión de Auditoría a su cargo. REQUISITOS MINIMOS Título profesional universitario de Contador Público. Colegiatura profesional y Certificado de Habilitación en el Colegio de Contadores Públicos. Capacitación especializada en auditoría gubernamental. Experiencia comprobada no menor de 3 años en el ejercicio del control gubernamental. Amplia experiencia en la conducción de Programas Especiales de Auditoria Amplia experiencia en la conducción de personal. 10

11 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES AUDITOR III N de Orden: 017/018 Código: P CARGO ESTRUCTURAL Auditor FUNCIONES ESPECIFICAS Ejecutar las acciones y actividades de control, que le encargue el Jefe del OCI, observando el cumplimiento las Normas de Auditoría Gubernamental /NAGU), el Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU), Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA), Normas Internacionales de Auditoría (NIA) y demás normas aplicables, según corresponda. Aplicar pruebas de control y de cumplimiento, sustantivas y de revisión analítica, durante la ejecución de la acción de control según la naturaleza de la acción de control. Recopilar información suficiente, competente y relevante durante el ejecución de las acciones de control encargadas. Compilar y referenciar los papeles de trabajo de acuerdo con las Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU) y Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU). Dirigir y supervisar las labores de los integrantes de las Comisiones de Trabajo a su cargo para la ejecución de las acciones de control, verificando la elaboración de los papeles de trabajo y redactar el informe. Coordinar con los Jefes de los órganos del INDECI, así como con los profesionales, especialistas y supervisor del OCI el desarrollo de las acciones y actividades de control encargadas por la jefatura. Analizar y evaluar las pruebas de descargo presentadas por los funcionarios y servidores auditados y elaborar los pre-informes de auditoría para su discusión con los profesionales, especialistas y supervisor del OCI. Realizar el seguimiento, verificación y evaluación de las medidas correctivas adoptadas por la administración para implantar las recomendaciones contenidas en los informes emitidos por los órganos de control conformantes del Sistema Nacional de Control. Otras funciones que le asigne el Jefe del Organo de Control Institucional. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende del Jefe del Organo de Control Institucional. 11

12 Tiene mando directo sobre el personal integrante de la Comisión de Auditoría a su cargo. REQUISITOS MINIMOS Título profesional universitario de Contador Público. Colegiatura profesional y Certificado de Habilitación en el Colegio de Contadores Públicos. Capacitación especializada en auditoría gubernamental. Experiencia comprobada no menor de 3 años en el ejercicio del control gubernamental o en la auditoría privada. Experiencia en la conducción de Programas Especiales de Auditoría Experiencia en la conducción de personal. 12

13 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES ABOGADO III N de Orden: 019 Código: P CARGO ESTRUCTURAL Abogado FUNCIONES ESPECIFICAS Asesorar a la Jefatura del OCI en aspectos jurídicos relacionados con la entidad. Integrar las Comisiones de Auditoría, brindando asesoramiento legal. Analizar e interpretar las normas legales y disposiciones de carácter institucional; así como contratos y convenios de acuerdo a los requerimientos del Jefe del OCI y de las Comisiones de Trabajo, emitiendo los informes respectivos. Elaborar y suscribir los informes especiales en los casos de indicios razonables de responsabilidad penal y/o responsabilidad civil. Emitir opinión legal respecto a los casos de responsabilidad administrativa, derivadas de acciones y actividades de control dispuestas por el Jefe del OCI. Participar en las acciones relacionadas con el control de la legalidad en la institución, emitiendo los informes correspondientes. Participar en la evaluación de las pruebas de descargo presentadas por los auditados y emitir opinión legal cuando corresponda. Otras funciones que le asigne el Jefe del Órgano de Control Institucional. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende del Jefe del Órgano de Control Institucional. REQUISITOS MINIMOS Título profesional de Abogado. Colegiatura profesional y Certificado de Habilitación expedido por el Colegio de Abogados. Capacitación en auditoría gubernamental. Experiencia comprobada no menor de 3 años en actividades técnico-legales relacionadas con acciones y actividades de control gubernamental. 13

14 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES INGENIERO III COLEGIATURA PROFESIONAL Ingeniero FUNCIONES ESPECIFICAS N de Orden: 020 Código: P Asesorar a la Jefatura del OCI en aspectos técnicos de su especialidad. Evaluar la consistencia técnica de los proyectos, estudios, expedientes técnicos y ejecución de obras programados y realizados por el INDECI y emitir informe especializado. Evaluar los presupuestos, valorizaciones, cotización de materiales y equipos, así como las bases de los procesos de selección de contratistas para la elaboración de estudios y ejecución de obras. Evaluar la documentación relacionada con obras ejecutadas por el INDECI en las diversas zonas del país, inspeccionando los casos que corresponda. Participar en Comisiones de Trabajo como especialista y emitir los informes técnicos correspondientes. Participar en la evaluación de las pruebas de descargo presentados por los auditados en los aspectos de su competencia. Elaborar los informes técnicos de su especialidad. Otras funciones que le asigne el Jefe del Órgano de Control Institucional. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende del Jefe de la Órgano de Control Institucional REQUISITOS MINIMOS Título profesional, colegiatura de ingeniero y certificado de habilitación del Colegio Profesional respectivo Experiencia en labores de Auditoría Gubernamental Capacitación relacionada con la especialidad 14

15 CARGO ESTRUCTURAL Secretaria Ejecutiva FUNCIONES ESPECÍFICAS HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES SECRETARIA V N de Orden: 021 Código: T Redactar, recepcionar, tramitar, registrar y archivar la correspondencia interna y externa, recibida y/o remitida por el OCI. Administrar la base de datos automatizada de la documentación registrada y archivada en el OCI, y efectuar el seguimiento de la misma, hasta concluir el respectivo trámite de gestión. Administrar el archivo y el acervo documentario del OCI. Recepcionar y efectuar llamadas telefónicas relacionadas con el ámbito de competencia funcional del OCI. Recepcionar y enviar, vía fax o correo electrónico, información relacionada con el ámbito de competencia funcional del OCI. Recepcionar y atender a representantes de instituciones públicas y/o privadas, y público en general, que requiera realizar una gestión u obtener información del OCI. Controlar y supervisar el buen uso de los bienes patrimoniales asignados al OCI. Solicitar y administrar los recursos materiales asignados para el cumplimiento de las actividades del OCI. Otras funciones que le asigne el Jefe del Organo de Control Institucional. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende del Jefe del Órgano de Control Institucional. REQUISITOS MINIMOS Título de Secretaria Ejecutiva de un Instituto Superior o entidad autorizada. Capacitación y buen manejo de programas informáticos. Capacitación en Relaciones Públicas o Relaciones Humanas. Amplia experiencia en labores secretariales, mínimo 5 años. 15

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