PRIMEROS PASOS ANTES DE ENTREGAR LA SOLICITUD

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1 ERASMUS+: Convocatoria Estudios (SMS-Student Mobility for Studies Program) PASO A PASO (actualizado: 23 mayo 2014) (Todos los formularios necesarios están disponibles en la página web junto a la Convocatoria) Nota previa importante: La presente convocatoria se rige por los términos del Programa Erasmus+. En el caso de que las directivas y normas de funcionamiento del Programa (y de las ayudas relacionadas con las plazas) se modifiquen por las instancias competentes una vez publicada la convocatoria, podrán verse modificados sus términos, al adaptar el procedimiento a la normativa de carácter superior. A las posibles modificaciones, en su caso, se les dará difusión a través de notas informativas. PRIMEROS PASOS ANTES DE ENTREGAR LA SOLICITUD 1.- Entra en la página WEB de RRII y lee detenidamente las Bases de la convocatoria. 2.- Busca en plazas disponibles tu área de estudios (generalmente las plazas correspondientes a tu facultad) y comprueba que cumples con los requisitos en el perfil de cada acuerdo. 3.- Entra en la página WEB de la Universidad de destino y comprueba: La oferta de asignaturas y los programas para obtener la información de la compatibilidad de las asignaturas (estos programas pueden sufrir variaciones ya que suelen estar publicados los del año en curso, no los del curso siguiente). Infórmate de otros asuntos de interés sobre el destino: alojamiento, coste de vida, etc. (Lee algunos de los testimonios de otros Erasmus que se proporcionan en la página web donde está publicada la convocatoria, te pueden ser útiles) 4.- Lee la información sobre la prueba de nivel de idioma en las Bases de la convocatoria y en la página web del Servicio de Lenguas Modernas (SLM) ( y sigue las instrucciones. En tu solicitud deberás incluir los documentos requeridos para certificar el nivel de idioma (certificado indicado o resultado de la prueba). En el caso de no haber recibido el resultado de la prueba de nivel del SLM al entregar la solicitud, especifica en ésta el día en que realizaste la prueba. El Servicio de Relaciones Internacionales comprobará los resultados del nivel exigido en el destino solicitado. El alumno deberá estar en posesión del certificado de nivel de idiomas o haber realizado la prueba SLM antes de entregar la solicitud. Nota: Para algunas plazas se indica la posibilidad de dos idiomas (Nivel 1 y Nivel 2). Se recomienda al alumnado que se examine de la prueba del idioma que mejor domine. Para los candidatos seleccionados de la primera resolución para las plazas de idiomas italiano y portugués se realizará un curso intensivo en el mes de mayo PREPARA LA DOCUMENTACIÓN (ver formularios en página de la convocatoria) 5.- Cuando sepas los destinos que te interesan: a) Pide cita con los coordinadores académicos de los tres destinos que vas a solicitar. Existe un coordinador académico para cada Acuerdo Erasmus+, indicado en el perfil de cada plaza. También hay un Coordinador de Relaciones Internacionales en cada Centro de la Universidad de Huelva ( b) Lleva a la cita la solicitud online debidamente cumplimentada e impresa ( El coordinador académico firmará en el apartado Universidad de destino y AVAL de los Coordinadores. Para firmar el aval, el coordinador comprueba tu perfil, intereses y razones académicas para solicitar el destino, y que has cubierto el requisito del nivel de idioma. ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN 6.- Presenta la solicitud de Erasmus+ Estudios con el resto de documentación indicada en las Bases de la Convocatoria dentro de la fecha límite. Puedes hacerlo por Registro General de la Universidad de Huelva (en cualquiera de sus dos sedes: (Cantero Cuadrado o Edificio Juan Agustín de Mora, Campus del Carmen), a través del Registro Telemático de la UHU, o en oficinas de correos según procedimiento indicado en las Bases de la Convocatoria

2 CONSIGUE PLAZA 7.- Comprueba los plazos en los que saldrán las listas: a) Lista provisional de solicitudes admitidas/excluidas: Comprueba que tu solicitud ha sido admitida. En caso contrario, y si es posible, subsana los errores en el plazo máximo de 10 días hábiles. b) Lista definitiva de solicitudes admitidas/excluidas. c) Lista provisional de plazas adjudicadas: En esta lista aparece tu nombre con el destino concedido. Debes comprobar que los meses concedidos son los que aparecen en la oferta de plazas disponibles. Tienes 10 días hábiles para subsanar cualquier error. d) Lista definitiva de plazas adjudicadas: En esta lista aparecen los nombres de los estudiantes con su plaza asignada de forma definitiva. e) Si decides renunciar a tu plaza debes rellenar inmediatamente el Formulario oficial de renuncia que puedes bajar de la Web y que debes entregar en Registro General de la Universidad de Huelva (en cualquiera de sus dos sedes: Cantero Cuadrado o Edificio Juan Agustín de Mora, Campus del Carmen), a través del Registro Telemático de la UHU, o en oficinas de correos según procedimiento indicado en las Bases de la Convocatoria. Si decides renunciar a algunos meses de la plaza, debes hacerlo cuanto antes por escrito al Servicio de Relaciones Internacionales a través del formulario ampliación/reducción de estancia colgado en la web. ANTES DE IR 8.- Después de la publicación de la lista provisional de plazas, recibirás un mensaje de la oficina de RRII para firmar una carta de aceptación y se indicarán las fechas de las reuniones informativas. Es obligatorio asistir a una de ellas. La no asistencia podrá implicar la pérdida de la plaza. 9.- CPRA, Learning Agreement (LA) y Convenio de Subvención: Concierta una cita con el coordinador académico para preparar el CPRA (Compromiso Previo de Reconocimiento Académico) y el Contrato de Estudios (Learning Agreement), y para recibir información sobre la universidad de destino y solventar dudas acerca de las asignaturas que vas a cursar en la universidad de destino y los créditos que transferirás a tu expediente en la UHU. El CPRA es un documento interno entre el alumno UHU y su centro, por lo tanto NO debes enviarlo a la universidad de destino. Debe incluir como mínimo 42 créditos matriculados en el curso académico en UHU (en el caso de irte el curso completo), o bien 21 créditos matriculados (en el caso de irte por un semestre). El Learning Agreement recoge las asignaturas a cursar en la universidad de destino (Table A) y las asignaturas equivalentes en la UHU (Table B). Se manda a la universidad de destino ya firmado por el estudiante y por el coordinador académico. La universidad de destino debe devolver el documento firmado y sellado por su responsable con fecha anterior a que salgas de España para empezar tu estancia Erasmus. El estudiante es el responsable de dejar este documento firmado en la oficina de RRII antes de su partida. En la Web del SRI podrás encontrar el documento, así como los códigos de las áreas de conocimiento CINE 2013 y Códigos ISO de los países. Convenio de subvención para los alumnos que reciban ayudas europeas (ayudas OAPEE): Debes firmarlo antes de irte, te avisaremos. Es un contrato que determina la cuantía mensual que recibirás procedente de la Comisión Europea. Para los alumnos que reciban ayuda del Ministerio aún no se ha determinado formulario similar. Para la ayuda de la Junta de Andalucía se exige la firma del formulario del compromiso de aprovechamiento. No se ingresarán los pagos de la beca en las cuentas de los estudiantes que no tengan copia de estos tres documentos debidamente firmados y sellados en sus expedientes. Las fechas de los documentos firmados deben ser anteriores a la fecha de llegada del estudiante a la universidad de destino. No se admitirá documento que no esté debidamente fechado. (Novedad Erasmus+: REQUISITO ANUNCIADO POR OAPEE- y a la espera de confirmar oficialmente). Deberás realizar ANTES Y DESPUÉS DE TU ESTANCIA la prueba obligatoria de evaluación de la competencia lingüística en la lengua o lenguas que se determine, en función de la institución de acogida, según el procedimiento y los plazos que establece la agencia Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA). Los resultados obtenidos son en principio para fines estadísticos y no impedirán en ningún caso la realización de la estancia. Así mismo, se ha anunciado la posibilidad de realización de cursos online para formación/repaso del idioma (proceso y detalles por determinar) Solicitud/Application Form: los estudiantes reciben un mensaje de la universidad de destino con instrucciones para rellenar su solicitud formal (Application Form) y el procedimiento a seguir por cada institución. Debes traer ambos documentos (Application Form y LA) a la oficina de RRII para que un responsable lo revise. Haz una copia y manda los - 2 -

3 documentos originales según las instrucciones de la universidad de destino (correo certificado, fax o documentos escaneados por correo electrónico). Guarda copia del correo, el recibo de correo certificado o el OK del fax o mensaje enviado como prueba de que los documentos han salido de Huelva a tiempo para cumplir con la fecha límite de la universidad de destino. Es responsabilidad de cada estudiante que lleguen sus documentos a la universidad de destino dentro de la fecha límite establecida. La universidad de destino debe devolver una copia del Learning Agreement firmada y sellada por el responsable en su institución con fecha anterior a la fecha de llegada del estudiante, siendo el propio estudiante quien debe comprobar que ha llegado debidamente firmado por la universidad socia antes de salir de España para empezar su estancia Erasmus Fecha de llegada al destino: Es responsabilidad del estudiante cumplir el plazo de llegada que establece la universidad de destino. En el caso de que decidieras llegar más tarde, debes comunicarlo allí con anterioridad. La universidad de destino se reserva el derecho de aceptar o no tu estancia en el caso de que sea requisito indispensable tu presencia en el destino antes de una fecha determinada. Si decides reducir tu estancia antes de irte, solicítalo a través del formulario de ampliación y reducción a través de registro Seguro: Es obligatorio estar cubierto por un seguro que cubra accidentes, repatriación, enfermedad (si no está cubierto por la Seguridad Social) y responsabilidad civil. El estudiante debe entregar copia de la póliza en nuestra oficina de RRII antes de salir al extranjero. Los estudiantes que tienen derecho a atención médica por la Seguridad Social en España deben obtener también la tarjeta sanitaria Europea en la oficina de la Seguridad Social que les corresponda y leer la información en este enlace antes de salir de España: donde se describen los derechos del asegurado en el país de destino Para la convocatoria Erasmus+ Estudios, es obligatorio estar matriculado en la UHU en el curso académico 2013/14 en el momento de hacer la solicitud y estar matriculado en la UHU durante el curso 2014/15 para alumnos de master oficial o doctorado y para los estudiantes de grado, en al menos los créditos mínimos establecidos para poder disfrutar la beca. Debes realizar la matrícula en los plazos establecidos por tu Centro. Pregunta en tu Secretaría, ya que dependiendo del Centro, puede que no se admita la matriculación online para alumnos Erasmus y tengas que ir personalmente a matricularte Acreditar condición de becario (solo en caso de ser becario MECD). Es responsabilidad de los estudiantes que son a su vez becarios del Estado en el curso 2013/14 entregar al Servicio de Relaciones Internacionales acreditación de la misma antes del 30 de mayo de EN EL DESTINO ERASMUS Certificado de estancia: Cuando llegues a tu destino, ve a la oficina de RRII para registrarte. Que te firmen y sellen el apartado de llegada (Arrival). Es fundamental enviar copia de este documento por correo electrónico a la oficina de RRII de la UHU. Envíalo escaneado por y solicita un acuse de recibo. Nos pondremos en contacto contigo si hay alguna incidencia. Este documento es imprescindible para el ingreso del primer pago de la beca. Si el certificado lo remite vuestra universidad, aseguraros de que lo han enviado Modificaciones: Puedes realizar una modificación por semestre. La modificación debe incluir todos los cambios a los previamente aprobados e implica cambio en dos documentos: CPRA y Learning Agreement (en la Section to be completed DURING THE MOBILITY CHANGES TO THE ORIGINAL LEARNING AGREEMENT, página 4). Los cambios en el CPRA deben estar firmados por el estudiante, coordinador académico UHU y coordinador de Centro UHU y tienes que enviarlos a RRII durante tu primer mes de estancia en la universidad de destino (en el caso del primer semestre) y hasta el 31 de marzo 2015 para el segundo cuatrimestre o curso completo. Para las modificaciones en LA: 1) Obtén un correo electrónico de tu coordinador académico UHU con el visto bueno a los cambios que deseas hacer 2) Incluye los cambios en el LA, 3) Pide al coordinador de la Universidad de destino que le dé el visto bueno y lo firme, añade tu firma y envíalo a RRII escaneado con copia del correo del coordinador UHU. Para modificaciones en CPRA : Obtén la firma de tu coordinador, quien pasará el documento al coordinador de Centro. Este a su vez, enviará una copia a la secretaría de tu facultad, y otra a RRII Es muy importante asegurarse de que todas las fechas de los plazos son las indicadas Si has realizado una modificación en el CPRA puede que también tengas que hacer modificaciones en la matrícula de la UHU, infórmate en tu centro

4 18.- Ampliación: Si tienes plaza para un semestre y quieres ampliar el número de meses, debes pedir permiso a los coordinadores en ambas universidades y mandar una solicitud solicitando la ampliación a nuestra oficina entre el 15 y el 30 de noviembre de Reducción: Para la reducción de estancia una vez en el destino, tienes que seguir el mismo procedimiento y plazo. Tener el consentimiento de tu coordinador académico y de centro de la Universidad de Huelva y del coordinador de la universidad de destino y debes enviarnos la solicitud a la oficina de RRII dentro del plazo estipulado. La solicitud se encuentra en este enlace: No se aceptarán solicitudes fuera de ese plazo, salvo para los alumnos que soliciten reducción antes de salir al destino Pagos: Con el nuevo Programa Erasmus+ existirán dos tipos de estudiantes: *Erasmus becados por el MECD: recibirán la beca directamente del Ministerio (Máximo 5 meses), según país de destino: * Erasmus becados por Europa a través del OAPEE: recibirán el pago del 80% del importe de la beca, según el país de destino (Máximo 5 meses), Adicionalmente, ambos recibirán el 80% de 100 euros al mes (Máximo 5 meses) si fueron becados por el MECD durante el curso 2013/14. Ayudas Junta de Andalucía: Estamos a la espera de la confirmación oficial por parte de la Junta de los importes y condiciones para el curso 2014/15. Como dato orientativo, podéis consultar las condiciones establecidas para el curso 2013/14: También abonamos el 80% de la beca durante la estancia. El 20% restante, se ajustará a la movilidad real según certificado de estancia, siempre que el tiempo sea inferior al concedido o tope máximo establecido, y se irá ingresando según se vayan justificando a los organismos financiadores. Más información sobre importes de la beca en ANTES DE VOLVER 21.- Certificado de estancia: Al final de tu estancia ve a la Oficina de RRII de la universidad de destino en persona con tu Certificado de Estancia, para rellenar el apartado de salida o Departure Certificate. Asegúrate que está firmado y sellado y que tiene todos los datos completos, correctos y sin tachaduras Para los estudiantes de postgrado que no tienen créditos para convalidar, deberán entregar junto a un certificado de aprovechamiento, el documento de movilidad Europass sellado por la universidad de destino, podéis informaros en la oficina de RRII de la UHU antes de iros: UNA VEZ VUELVAS A LA UNIVERSIDAD DE HUELVA 23.- En la Oficina de RRII: Entrega el Certificado de estancia original, siempre antes del 30 de septiembre de No se aceptarán certificados incompletos, incorrectos o con tachaduras. Rellena y entrega el testimonio erasmus. Cumplimentar el informe final de estudiante online

5 Realizar la prueba obligatoria de evaluación de la competencia lingüística en la lengua o lenguas que se determine, en función de la institución de acogida, según el procedimiento y los plazos que establezca la EACEA para su realización. Los resultados obtenidos no tendrán ninguna consecuencia sobre las condiciones de la estancia. Si eres de postgrado y no tienes que transferir ningún tipo de créditos, entrega tu Certificado de Aprovechamiento y tu Europass. Si es posible, intenta traer a la vuelta tu certificado de las notas obtenidas en la universidad de destino. Si no, ellos son los responsables de enviar tu certificado de notas a la oficina de RRII de la UHU. Recibirás un correo electrónico de la oficina de RRII avisándote de que tal certificado ha llegado para que pases a recogerlo. La universidad de destino es la responsable de enviar el certificado de notas a la oficina de RRII de Huelva. Lleva a Registro la solicitud de reconocimientos de estudios, con la copia compulsada del certificado en el Servicio de RRII, antes del 27 de febrero de Los estudiantes que no entreguen estos documentos no recibirán el último pago de la beca y se arriesgan a que se les reclame la cuantía total de la beca. Puedes solicitar, si procede y lo necesitas, el certificado de reconocimiento de dos créditos de libre configuración por semestre por haber estado de erasmus de estudios La solicitud de reconocimiento de créditos y el certificado de notas compulsado llegará a tu coordinador académico, a través del Servicio de Relaciones Internacionales. Tu coordinador académico comprobará tu CPRA y las modificaciones que se hayan hecho en tu LA durante la estancia y que concuerde con las asignaturas en tu Certificado de Notas. Verificará que las asignaturas aprobadas en el destino corresponden a las asignaturas de Huelva que aparecen en el CPRA/Modificaciones. Debes estar previamente matriculado en las asignaturas de Huelva que aparecen en el CPRA/Modificaciones del CPRA para poder hacer el reconocimiento de estudios Puedes comprobar que tienes los créditos reconocidos, a través de la plataforma virtual de la UHU o pidiendo un extracto de notas en la secretaría de tu Centro Para más información, puedes consultar la página web del Servicio o contactar con las siguientes personas: Directora de Relaciones Internacionales y Lenguas Modernas Prof. Dra. Maria Losada Friend Responsable de Unidad Dª Inmaculada Martínez López Administrativos Gestión económica D. Antonio Jiménez Mosqueda Matrícula estudiantes Internacionales y reconocimiento académico de los estudiantes de la UHU Dª Carmen Elisa Varela Pérez Para movilidad de personal UHU Dª Conchi Gómez Álvarez Para movilidad internacional de estudiantes UHU Dª Rosario Alamillo - 5 -

6 Para movilidad estudiantes internacionales Dª Isabel Leandro Para acuerdos bilaterales, movilidad profesores y técnicos entrantes, semana Internacional Dª Claire Martin Para movilidad prácticas, cooperación internacional, Iacoocca, Japón y Norteamérica Dª Raquel Pérez Cuadrado Dirección Postal: Servicio Relaciones Internacionales. Edificio Juan Agustín de Mora y Garrocho. Campus El Carmen Avda. 3 de Marzo s/n Huelva - 6 -

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