IT.[PC06.213]-13 BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA. Instrucciones Técnicas de la BUJA. Elaborado por. Personal Técnico Especialista

Transcripción

1 IT.[PC06.213]-13 BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA Elaborado por Personal Técnico Especialista Aprobación Junta Técnica de 14 de julio de 2011 Objeto Proceso Proporcionar a la comunidad universitaria de la Universidad de Jaén, a través del catálogo, información sobre la bibliografía recomendada por cada docente en una asignatura determinada. BIBL-SPC.06 RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN Histórico de cambios Código edición Fecha Modificaciones Cambios en la creación del registro del curso con la introducción de la nota Curso Académico, en la localización del ejemplar ficticio de none a bib y en el estado de activo a inactivo de los ejemplares de pedidos por adquisiciones. Cambio en el sistema de trabajo, de tal forma que se colaborará en el mantenimiento de las guías docentes, completando los enlaces a nuestro catálogo sobre las bibliografías recomendadas de las diferentes asignaturas que se imparte en la Universidad. La aplicación Mantenimiento de bibliografía es una parte de la gestión de guías docentes de los servicios académicos. Se procura el acceso a la información sobre bibliografías recomendadas incluidas en las guías docentes a través de la página web de la biblioteca. Universidad de Jaén Vicerrectorado de Extensión Universitaria Biblioteca

2 IT.[PC06.213]-13 BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA 2 DESARROLLO El proceso se inicia en el Servicio de Adquisiciones, que gestiona una tabla Excel con los datos de los registros bibliográficos que están incluidos en las guías docentes de todas las asignaturas de las titulaciones que se imparten en la Universidad de Jaén en un año académico. Basándose en esa tabla Excel y a través de la aplicación mantenimiento de bibliografía del Servicio de Informática, se enlazarán al catálogo de la biblioteca aquellos registros que no enlazaron los profesores en la guía docente de sus respectivas asignaturas, pero que si incluyeron de forma manual. Para optimizar el trabajo, se trabajará por fechas conforme el Servicio de Adquisiciones revise las referencias incluidas por los profesores de forma manual e inicie el proceso de compra para aquellas referencias de las que no disponga la Biblioteca en número suficiente con respecto a los alumnos que lo puedan necesitar. El Servicio de adquisiciones enviará una copia de la tabla Excel a los Encargados de Equipo, que realizarán las modificaciones necesarias. Los Encargados de equipo se encargarán de la tarea final de enlazado o distribuirán el trabajo entre el Personal Técnico Especialista para que estos la realicen FILTROS APLICADOS EN LA TABLA EXCELL En primer lugar, los encargados de equipo, realizarán los filtros necesarios en la tabla Excel dejando sólo las referencias que hayan sido revisadas por el Servicio de Adquisiciones y las incluidas de forma manual por parte de los profesores. Para lo cual: Se activaran los filtros en la tabla Excel: En la columna fecha de revisión, en primer lugar se desmarca la opción vacías, a continuación se realizará un filtro de texto personalizado, utilizando Es mayor o igual a, seleccionando la ultima fecha y hora registrada en el anterior Excel enviado desde adquisiciones, de esta forma quedaran solo las referencias revisadas en el intervalo de tiempo entre el anterior envío y el actual:

3 IT.[PC06.213]-13 BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA 3 En la columna origen se realizará un filtro dejando marcada la opción manual de esa forma sólo permanecerán visibles las referencias incluidas de forma manual por los profesores excluyéndose las ya enlazadas avalos (profesores) biblioteca (Biblioteca) Finalmente se realizará otro filtro en la columna estado guía dejando marcada la opción publicada : A continuación se ocultarán aquellas columnas que contengan datos no necesarios para buscar en la aplicación las referencias de la bibliografía recomendada por el profesor.

4 IT.[PC06.213]-13 BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA 4 Se mantendrán al menos los datos contenidos en las siguientes columnas necesarios para: Identificar la asignatura: Curso académico Código de la asignatura Nombre la asignatura Nombre del plan de estudios Buscar el libro Identificador ISBN (código aportado por el profesor) Biblioteca ISBN (código revisado desde Biblioteca) Bibliográfico (aportado por el profesor) Bibliográfico revisado (revisado desde Biblioteca) Título Autor Edición Año de edición Editorial Fecha descatalogado (indica que un libro ya no se publica al estar descatalogado) Notas (nota de adquisiciones para evitar repetir búsquedas) MANTENIMIENTO DE BIBLIOGRAFÍA Una vez tratado el Excel se procederá a enlazar al catálogo utilizando la aplicación mantenimiento de bibliografía Los pasos a seguir para la utilización de la aplicación son los siguientes: 1. Abrir el listado Excel, que permite conocer los datos que se van a introducir en la aplicación para buscar las referencias bibliográficas a enlazar. 2. Entrar en la aplicación 3. Seleccionar el curso académico al que corresponde la bibliografía en la que se va a trabajar. 4. Buscar mediante su código identificativo la asignatura, al hacerlo aparecerán todos los libros recomendados por el profesor, para ello se utilizará el botón Buscar ref. bibliográfica 5. Seleccionar, entre los libros recomendados por el profesor en la guía docente para esa asignatura, la referencia a enlazar 6. Buscar en el catálogo la referencia bibliográfica, para ello utilizar el botón Buscar libro 7. Seleccionar en la pantalla de resultados del catálogo la referencia adecuada 8. Comprobar que la referencia bibliográfica del catálogo es exactamente la que el profesor recomienda 9. Enlazar la referencia de la guía docente al catálogo utilizando el botón Cambiar ref. bibliográfica. Cuestiones previas El elemento que se utiliza para realizar los enlaces al catálogo es el ISBN y el Bibliográfico, este último permite que se puedan enlazar aquellos materiales que no dispongan del citado ISBN, por el tipo de material o por ser anteriores a la implantación del mismo. Los datos se actualizarán con descargas periódicas No existe la opción de borrar, cuando se compruebe un error basta con hacer el enlace de nuevo.

5 IT.[PC06.213]-13 BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA 5 Al utilizar un botón su nombre cambia, la palabra buscar es sustituida por la palabra ocultar. Ejemplo si se activa el botón buscar libro cambia su nombre por ocultar libro Cuándo se utiliza la opción Buscar ref. bibliográfica se mantiene la información de la última referencia añadida, esta cambiará cuándo se introduzca una nueva referencia. Cuándo se utiliza el buscador de libros siempre mantendrá los datos de la última búsqueda realizada, para borrar dichos datos se utiliza el botón limpiar La aplicación permite: Al profesor introducir los datos de los libros que recomienda como bibliografía en cada asignatura: Realiza un enlace al catálogo de los libros que existen ejemplares en la Biblioteca Introduce manualmente la referencia de los libros que no encuentra en el catálogo A la sección de adquisiciones pedir toda la bibliografía que recomienda el profesor y falta en la Biblioteca A los Encargados de Equipo o TEBAM realizar el enlace al catálogo de toda la bibliografía no encontrada por el profesor y que introdujo en la guía docente de manera manual o cambiar aquellas que esté mal enlazada por diferentes motivos, actualización de ediciones, error, etc Cómo acceder a la aplicación? A la aplicación se accede a través de la INTRANET de la página web de la Universidad de Jaén, pare ello, se seguirán los siguientes pasos: Universidad virtual (pide identificación, la misma que para el correo electrónico) Servicios académicos Gestión de guías académicas Mantenimiento de bibliografía

6 IT.[PC06.213]-13 BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA 6 El interfaz de la aplicación permite: Identificar: El curso académico La asignatura Buscar las referencias bibliográficas: Introducidas por el profesor al realizar las guías docentes con la pestaña Buscar ref. bibliográfica Del catálogo de la Biblioteca con la pestaña Buscar libro Enlazar al catálogo las referencias con la pestaña Cambiar ref. bibliográfica

7 IT.[PC06.213]-13 BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA 7 Cómo utilizar la aplicación Mantenimiento de Bibliografía? Iniciar la sección localizando el año académico a la que pertenece la bibliografía en la que se va a trabajar Localizar las referencias que el profesor recomienda en la guía docente de una signatura, para ello entrar en Buscar ref. Bibliográficas Para localizar la asignatura: Copiar el código de asignatura de la tabla Excel Pegar el código en el recuadro Buscar asignatura En la pantalla de resultados hay que diferenciar entre: Las referencias que se encuentran enlazadas al catálogo, identificadas con la palabra Ávalos y Biblioteca Las referencias que no están enlazadas al catálogo, identificas con la palabra Manual. Estas son las que hay que enlazar al catálogo

8 IT.[PC06.213]-13 BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA 8 Para realizar el enlace de los registros introducidos manualmente por el profesor, seleccionamos el registro a enlazar Una vez seleccionada la referencia bibliográfica introducida manualmente, buscar en el catálogo para ello entrar en Buscar Libro

9 IT.[PC06.213]-13 BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA 9 Para buscar en el catálogo se puede utilizar: El ISBN El título El nombre del autor Bibliográfico Buscar un libro utilizando por ejemplo el ISBN En el resultado: Analizar las distintas referencias Seleccionar la que corresponde con los datos escritos por el profesor en la guía docente

10 IT.[PC06.213]-13 BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA 10 Para facilitar la búsqueda y evitar realizar comprobaciones innecesarias, desde la Sección de Adquisiciones en ocasiones añaden en el campo notas de la tabla Excel una indicación especificando la particularidad de la referencia incluida por el profesor (por ejemplo una página web) que nos facilita la búsqueda (por ejemplo un articulo de revista). Aparecería tanto en la tabla Excel y en la aplicación de esta forma: Una vez capturadas la referencia bibliográfica del catálogo comprobar que es la correcta. Para ello podemos entrar en el catálogo a través del enlace activado en el ISBN Comprobar que: La referencia del catálogo es la correcta Enlazaremos cualquier referencia de la que dispongamos en el catálogo, sin importarnos la localización de la misma

11 IT.[PC06.213]-13 BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA 11 Realizar el enlace al catálogo de la referencia bibliográfica de la guía docente mediante el botón Cambiar Ref. Bibliográfica Aceptar a la pregunta que hace la aplicación El enlace se ha realizado. Puntualizaciones finales: Al realizar un enlace de una referencia en la aplicación desde la Biblioteca: Cambia el origen de la referencia pasando de manual a biblioteca, estos cambios se activarán en las guías docentes cuándo se realice la carga por el Servicio de Informática El enlace se activa con el ISBN y/o el Bibliográfico

12 IT.[PC06.213]-13 BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA 12 Consideraciones sobre las referencias bibliográficas que introducen los profesores en sus guías docentes: Las referencias a páginas web, libros electrónicos, ensayos, artículos etc. que se pueden visionar libremente en la red no se podrán localizar en el catálogo y enlazar. Los artículos de revistas, electrónicas o papel, incluidas en el catálogo de la biblioteca se enlazarán una vez que se compruebe que disponemos del número en el que figura el artículo. De igual forma se enlazaran las referencias a libros electrónicos o bases de datos incluidos en el catálogo de la Biblioteca.