Conciliación de la Nómina

Transcripción

1 Página 1 de 11 TIEMPO PROMEDIO DEL PROCEDIMIENTO 15 días FECHA DE ELABORACIÓN 2 de Septiembre de 2014 FECHA DE REVISIÓN Septiembre 2015 ELABORÓ C. Elia Luna Morales Dirección de Recursos Financieros VALIDÓ C. Ángel Roberto Ceballos Campos Oficial Mayor REVISÓ Mónica Vega Hernández Dirección de Desarrollo Administrativo y Capacitación AUTORIZÓ C. Patricia Gabriela Vázquez Del Mercado Herrera Secretaria de Educación Pública

2 Página 2 de 11 I. ÍNDICE Contenido II. ALCANCE Y OBJETIVO... 3 III. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN... 4 IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO... 5 V. DIAGRAMA DE FLUJO... 6 VI.-DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO... 7 VII. LISTA DE FORMATOS VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA... 11

3 Página 3 de 11 II. ALCANCE Y OBJETIVO ALCANCE Recibir por parte de las Coordinaciones Regionales de Desarrollo Educativo (CORDES) y el Departamento de Pagaduría las nóminas pre-conciliadas de los Sistemas Ordinaria Federal, Programas de Apoyo, U.P.N., y Complementarias para su control y resguardo. OBJETIVO Realizar la conciliación de las nóminas Ordinaria Federal, Programas de Apoyo, U.P.N., y Complementarias recibidas de CORDES y Pagaduría.

4 Página 4 de 11 III. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN NORMAS Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, vigente. Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, vigente. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, vigente. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Puebla, vigente. Ley de Contabilidad Gubernamental, vigente. Reglamento Interior de la Secretaria de Educación Pública del Estado, vigente. Código de Ética de los Servidores Públicos del Estado de Puebla, vigente. Circular D.G.S.A. 024/96, emitida el 24 de Septiembre de 1996, por la Dirección General de Servicios Administrativos. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Recibir las nóminas debidamente pre-conciliadas. Realizar la conciliación de las nóminas dentro del término de siete días hábiles después de recibir los acuses de retención correspondientes.

5 Página 5 de 11 IV. ENTRADAS DEL PROCEDIMIENTO Recursos humanos Materiales Maquinaria Información Responsable del Área de Conciliación de Nómina 1 (uno) Analistas 12 (doce) Papelería y útiles de oficina Sellos de: recibido, acuse de recibo, cancelado, reintegro y depósito recuperado Equipos de cómputo Impresora Multifuncional Modem Hub Nóminas con documentación soporte. TOTUD. Rangos de cheques y/o talones emitidos en nóminas complementarias Equipo de Protección Escaleras Diablos Estantes

6 Página 6 de 11 V. DIAGRAMA DE FLUJO Cordinación Regional de Desarrollo Educativo (CORDES) y Departamento de Pagaduría Área de Conciliación de Nómina INICIO Entrega de nóminas Recibe nóminas preconciliadas. (Talones de pago no entregados y cheques en ceros) Se reciben nóminas no entregadas en los plazos establecidos Recibe oficio para solicitar nóminas faltantes SI Entrega fuera de tiempo NO Recibe, Clasifica y distribuye las nóminas. Realiza conciliación y detecta inconsistencias en las nóminas. Recibe oficio de inconsistencias SI Inconsistencias NO Solventa nómina con acuses de recibo u oficio aclaratorio Se concilia y archiva nóminas FIN

7 Página 7 de 11 VI.-DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secuencia de Actividad Responsable Formato etapas 1 Entrega de nóminas 1.1 Las CORDES y el CORDES y Formato Departamento de Pagaduría Departamento de entregan nóminas pre-conciliadas Pagaduría. TOTUD al Área de Conciliación de Nómina. 2 Recibe nóminas preconciliadas (Talones 2.1 Recibe de las CORDES y del Departamento de Pagaduría las Área de conciliación de nómina. de pago no entregados nóminas pre-conciliadas, así y cheques en ceros). como talones de pago no entregados y cheques en cero. 2.2 Se reciben nóminas no entregadas en los plazos establecidos. 2.3 Si las nóminas no son entregadas en el plazo establecido, se enviará un oficio para solicitar las nóminas faltantes. 2.4 Si las nóminas se entregan en el plazo establecido se pasa al punto 3. 3 Recibe, clasifica y distribuye las nóminas 4 Realiza conciliación y detecta inconsistencias en las nóminas. 3.1 Se clasifican y distribuyen las nóminas al conciliador de acuerdo a la unidad distribuidora de pago. 4.1 Se realiza conciliación de acuerdo a los Lineamientos Establecidos para la Conciliación de la Nómina. 4.2 Se captura información en formato Seguimiento de Nomina Área de conciliación de nómina. Área de conciliación de nómina y CORDES y Departamento de Pagaduría. Formato de Seguimiento de Nómina. Formato de inconsistencias de nómina Si hay inconsistencias se solicita mediante oficio a las CORDES y al Departamento de Pagaduría las solvente Una vez solventadas se pasa al punto cinco. 4.3 Si no hay inconsistencias se pasa al punto cinco. 5 Se concilia y archiva 5.1 Se elabora el formato de Área de conciliación Formato de

8 Página 8 de 11 la nómina informe general, el cual valida la conciliación de la nómina y se archiva la nómina para su guarda y custodia. FIN DEL PROCEDIMIENTO de nómina Informe general.

9 Página 9 de 11 VII. LISTA DE FORMATOS. Formato Tiempo de retención Responsable de conservarlo Código de registro Formato TOTUD 2 Años Área de Conciliación de Nómina N/A Formato de Seguimiento de Nómina 2 Años Área de Conciliación de Nómina N/A Formato de inconsistencias de nómina 30 Días Área de Conciliación de Nómina N/A

10 Página 10 de 11 VIII. CAMBIOS A ESTA VERSIÓN Número de revisión Fecha de Actualización Descripción del cambio 1 Septiembre de 2014 Se cambian formatos para el seguimiento de la nómina 2 Septiembre de Se actualiza el Código de acuerdo a la entrada en vigor del Nuevo Reglamento de la Secretaría de Educación Pública

11 Página 11 de 11 IX. SALIDA DEL PROCEDIMIENTO E INDICADORES DE MEDIDA SALIDA DEL PROCEDIMIENTO. Nómina conciliada y comprobada. Guarda y Custodia de Nómina. INDICADOR DE MEDIDA. Nóminas recibidas contra nóminas emitidas.