MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA PREVENIR EL FLUJO DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS PARA LA FORMULACIÓN DE DENUNCIAS
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- María Cristina Prado Godoy
- hace 8 años
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1 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA PREVENIR EL FLUJO DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS PARA LA FORMULACIÓN DE DENUNCIAS INTRODUCCION El Directorio de ROSPIDE CORREDOR DE BOLSA S.A. ha resuelto aprobar el presente Manual con la finalidad de promover el manejo adecuado de la información privilegiada así como establecer mecanismos seguros para la formulación de denuncias. Este Manual se complementa con el Código de Ética de ROSPIDE CORREDOR DE BOLSA S.A.. OBJETIVO Y ALCANCE Las disposiciones del presente Código no sustituyen ni limitan en modo alguno el conjunto de normas cualquiera sea su fuente, aplicables en nuestra Institución, y las mismas serán de aplicación para el Directorio de la sociedad, los Gerentes, los operadores y demás funcionarios que intervengan directa o indirectamente en la realización de actividades en el mercado de valores, o que cumplan funciones de dirección, diseño, gestión y control en la realización de dichas actividades. Están alcanzados por el presente manual: - Directores y/o administradores de la Sociedad de Bolsa - Empleados de la Sociedad de Bolsa - Asesores de la Sociedad de Bolsa RESPONSABILIDADES Oficial de cumplimiento de ROSPIDE CORREDOR DE BOLSA S.A.: Es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento de la Institución establecer las disposiciones de este Manual y mantenerlo actualizado. El contenido del Manual y sus modificaciones debe ser ratificado por el Directorio de ROSPIDE CORREDOR DE BOLSA S.A. en asamblea que tenga lugar inmediatamente después de emitido o modificado el referido Manual. Realizar las gestiones necesarias y proveer todas las instancias de capacitación necesarias para todo el personal involucrado con este tema y de esta forma dar un cabal cumplimiento a las disposiciones del presente Manual. Personal, Directores, Gerentes, Asesores Financieros o de Inversión, Operadores de ROSPIDE CORREDOR DE BOLSA S.A.: Dar fiel cumplimiento a lo establecido en el Manual.
2 MARCO LEGAL La fundamentación legal de la creación de este Manual se encuentra en la Ley de Mercado de Valores (Ley N ) y en la Circular N 2139 del 8 de Febrero de DEFINICIONES Información privilegiada Artículo de la Recopilación de Normas del Mercado de Valores del Banco Central del Uruguay, se considera información privilegiada la información de un emisor o de los valores que emita- obtenida en razón del cargo o posición, inclusive la transmitida por un cliente en relación a sus propias órdenes pendientes, que no se ha hecho pública y que, de hacerse pública, podría influir sensiblemente sobre la cotización de los valores emitidos o sus derivados. Asimismo, se considera información privilegiada la que se tiene de las operaciones de transmisión de la titularidad a realizar por un inversionista en el mercado de valores a fin de obtener ventajas con la negociación de valores. Uso indebido de información privilegiada Artículo de la Recopilación de Normas del Mercado de Valores del Banco Central del Uruguay, las acciones que se definen a continuación constituyen uso indebido de información privilegiada: i) Revelar o confiar información privilegiada antes de que se divulgue al mercado ii) Recomendar la realización de operaciones con valores sobre los que se tiene información privilegiada iii) Adquirir o enajenar para sí o para terceros, directa o indirectamente- valores sobre los cuales posea información privilegiada iv) En general, valerse de información privilegiada directa o indirectamente, en beneficio propio o de terceros Las entidades, las personas que se enumeran a continuación y, en general, cualquier persona que en razón de su cargo o posición posea información privilegiada, deberán abstenerse de realizar las acciones detalladas en el inciso anterior: a) Los directores, administradores, gerentes y liquidadores del emisor b) Las personas indicadas en el literal a) precedente, que desempeñen tareas en la sociedad controlante o en las sociedades controladas c) El auditor externo o el personal superior de la firma de auditores externos del emisor d) Los socios, administradores, gerentes y técnicos calificados de las sociedades calificadoras de riesgo, que califiquen al emisor o a los valore emitidos por éste último e) Los asesores que presenten servicios al emisor con carácter permanente o temporal, en la medida que la naturaleza de sus servicios les pueda permitir acceso a dicha información f) El personal superior y operadores de intermediarios de valores, sociedades administradoras de fondos de inversión y asesores de inversión, así como los asesores que les presten servicios en los términos del literal e) precedente g) El personal superior de las bolsas de valores en las cuales esté registrado el valor para su negociación
3 CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES AL RESGUARDO DE LA INFORMACIÓN Procedimiento para la determinación del carácter privilegiado de la información. Identificación de información privilegiada. Corresponde al responsable de la coordinación de los trabajos u operación a que refiera la información susceptible de ser calificada como Información Privilegiada determinar su carácter privilegiado. A estos efectos: a) Dicho responsable, en la fase de estudio o negociación en la que se recibe o genere información susceptible de ser calificada como Información Privilegiada, deberá analizar dicha información con el objeto de verificar si reúne las características de información privilegiada, declarando en su caso, que constituye información privilegiada. Tan pronto como se determine el carácter de privilegiado de la información, su tratamiento y transmisión deberán ajustarse a lo dispuesto en el presente Manual. b) En el supuesto de que se determine efectivamente que se trata de Información Privilegiada, informará a la mayor brevedad posible a los Directores de que existe un trabajo u operación en el que se va a recibir, generar o manejar información privilegiada y de que se han puesto en marcha las medidas oportunas para salvaguardar la confidencialidad de la información. c) En cualquier caso, el responsable de los trabajos u operación a que refiere la información podrá consultar a los Directores en aquellos casos en que no pueda determinar claramente si se halla o no ante Información Privilegiada. d) Sin perjuicio de lo anterior, los Directores podrán solicitar en todo momento información adicional al responsable del trabajo u operación, así como revocar, en su caso, la calificación otorgada en el supuesto de que concluya que no se trata de información privilegiada, en cuyo caso deberá fundar debidamente su decisión y explicar por escrito los motivos de la discrepancia. A modo indicativo pero no exhaustivo puede considerarse información privilegiada en función de la tipología de instrumentos financieros en cuestión: Información privilegiada que genere la Institución: Órdenes o instrucciones: la información derivada de una orden o instrucción de compra o venta de valores impartida por un cliente, cuando esta sea significativa y/o que por sus características tenga la posibilidad de generar una variación en el precio de mercado de dicho valor, se considera información privilegiada. Investigaciones, análisis y reportes: los informes, análisis o reportes que prepare la Institución, que puedan servir para la toma de decisiones de compra y venta de valores y que en algún momento vayan a ser divulgados al público, no podrán ser suministrados a personas diferentes a aquellas que participaron en la preparación o revisión de tales informe, análisis o reportes, antes de su publicación y/o suministro generalizado entre el público inversionista. Asimismo, dichos informes, análisis o reportes deberán ser divulgados en forma simultánea a todos los destinatarios de los mismos, sean estos clientes vinculados, clientes externos o público en general. Información privilegiada a la que pueda tener acceso la Institución en relación con los emisores y sus valores:
4 Es la información que tendría en cuenta un inversionista razonable, o sea, toda aquella información que en caso de hacerse pública, influya en el precio o cotización de uno o varios valores negociables. Se presume que podría ser la siguiente: La directamente relacionada con procesos de estructuración, emisión y colocación de valores en el mercado primario. La directamente relacionada con procesos reorganización empresarial tales como fusiones, adquisiciones, escisiones, enajenaciones, cesión de activos, pasivos y contratos, y liquidación de empresas. Aquella que deba ser divulgada al mercado de acuerdo a la normativa bancocentralista, como ser convocatoria de asambleas, modificación del capital social, cambio del objeto social, información sobre dividendos, estados contables, etc. Calificaciones de riesgo. Custodia, archivo, acceso, reproducción y distribución de la información privilegiada La custodia de la información privilegiada corresponde al responsable del área de los trabajos u operación a que refiera dicha información, debiendo esa persona establecer un mecanismo para el control de la copia, distribución y transmisión que garantice su trazabilidad, es decir, que pueda ser identificado el documento confidencial del que proviene cada copia, quién ha sido responsable de hacerla, qué copias se han hecho y quién es el responsable de cada una. Como principio general, el acceso a los documentos confidenciales, cualquiera que sea su formato, medio y ubicación de almacenamiento, deberá estar restringido a las personas autorizadas. A los efectos de controlar las personas que acceden a la información privilegiada recibida y generada por la Sociedad de Bolsa, se deberá contar con listados actualizados de las personas que por sus funciones, acceden a la información privilegiada. Los documentos que contengan la información privilegiada deberán etiquetarse con la leyenda CONFIDENCIAL en la portada y en cada una de las restantes páginas. Se deberá evitar la reproducción innecesaria de documentos con esta información, ya sea por medios escritos o magnéticos. Los documentos físicos así como los magnéticos deberán mantenerse bajo llave. Los documentos o archivos que contienen información privilegiada no deben exhibirse en lugares públicos, no pueden dejarse abandonados en salas de reuniones, escritorios o mesas de trabajo en donde puedan ser vistos por personas ajenas a o por personal no autorizado de ésta. De igual forma, los computadores personales o terminales que contengan este tipo de información, deberán quedar apagados y bloqueados a personas ajenas a la Institución y al personal no autorizado. Cuando por motivos laborales se haga imprescindible comunicar a otras personas (internas y externas) materias confidenciales, se le deberá a) comunicar claramente que la información es reservada, b) dar a conocer las restricciones acerca de la difusión de dicha información, y c) dar a conocer la prohibición de hacer transacciones financieras en base a esa información. PROHIBICIONES Y RESTRICCIONES. Prohibiciones
5 Los directores y/o administradores, los empleados y los asesores de la Sociedad de Bolsa que tengan información privilegiada: 1. No podrán utilizarla en beneficio propio o ajeno, ni realizar cualquier negocio, para sí o para terceros, directa o indirectamente, respecto de los valores sobre los cuales tenga información privilegiada. 2. Deberán guardar estricta reserva respecto de la información privilegiada absteniéndose de comunicarla a terceros. 3. No podrán valerse de la información privilegiada para obtener beneficios o evitar pérdidas, para sí o para terceros, mediante cualquier tipo de operación con los valores a que ella se refiera o con instrumentos cuya rentabilidad esté determinada por esos valores. 4. Se abstendrán de recomendar la adquisición o enajenación de los valores sobre los cuales tengan información privilegiada. 5. Deberán velar para que la comunicación de información privilegiada o la recomendación de adquisición o enajenación de los valores sobre los cuales tengan información privilegiada no ocurra a través de sus subordinados o terceros de su confianza. Las prohibiciones mencionadas anteriormente deberán ser aplicadas a todas las transacciones independientemente de su monto. Operaciones restringidas Los empleados y Directores que hayan tenido acceso a información privilegiada relacionada con algún valor o instrumento financiero con carácter previo a su comunicación al mercado, se abstendrán de realizar operaciones de compra o venta del valor en cuestión, ya sea por cuenta propia o por partes vinculadas, desde el momento en que tenga conocimiento de la citada información hasta después de su publicación en el mercado. MANIPULACIÓN DEL MERCADO Las conductas que se detallan a continuación identifican prohibiciones y deberes de actuar que se aplican a los directores y/o administradores, empleados y asesores de la Sociedad de Bolsa, en relación con conductas de manipulación del mercado: 1. No podrán efectuar transacciones en valores con el objeto de estabilizar, fijar o hacer variar artificialmente los precios. 2. No podrán efectuar transacciones o inducir o intentar inducir a la compra o venta de valores, por medio de cualquier acto, práctica, mecanismo o artificio, ya sea que sepa, o deba razonablemente saber, que es engañoso o fraudulento. 3. No podrán efectuar órdenes, cotizaciones o transacciones ficticias o simuladas. 4. No podrán realizar acto alguno ni difundir información, noticias o rumores falsos, engañosos o tendenciosos, con la intención de inducir a error en el mercado, aún cuando no se persiga con ello obtener ventajas o beneficios para sí o terceros. 5. No podrán realizar publicidad, propaganda y difusión, cualquiera sea el medio, que contengan declaraciones, alusiones o representaciones que puedan inducir a error, equívocos o confusión al público sobre la naturaleza, precios, rentabilidad, rescates, liquidez, garantías o cualesquiera otras características de los valores de oferta pública o de sus emisores. 6. No podrán proporcionar antecedentes falsos o certificar hechos falsos, respecto de las operaciones realizadas o en las que se ha intervenido.
6 CRITERIOS PARA LA DETECCIÓN Y COMUNICACIÓN DE OPERACIONES SOSPECHOSAS DE ESTAR BASADAS EN EL USO DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA O EN LA MANIPULACIÓN DEL MERCADO El objetivo de este manual no es otro que facilitar, clarificar y fomentar la obligación de comunicar las operaciones sospechosas que recae sobre nuestra Institución en su conjunto, concientizando de este modo al personal en la necesidad de cumplir con este deber. A los efectos de que se comuniquen las operaciones sospechosas, más adelante se describe el procedimiento interno para denuncias. En materia organizativa contamos con el área de cumplimiento que asumirá las siguientes funciones: - Recibir toda la información y documentación relativa a las operaciones sospechosas detectadas por cualquier empleado de la Institución. - Asegurar que se estudien y evalúen caso por caso las operaciones recibidas. - Adoptar la decisión de comunicar a la Superintendencia de Servicios Financieros las operaciones sospechosas detectadas. El plazo para informar no podrá exceder del día hábil siguiente a que la situación llegó a su conocimiento. Dado que no somos una Institución con gran tamaño operativo ni con una elevada complejidad de la actividad de intermediación o gestión de carteras, no contamos con un sistema informático específico en la materia como herramienta de apoyo a la detección sistemática de operaciones potencialmente sospechosas. La detección de prácticas sospechosas se basa exclusivamente en los medios humanos y en el sistema de gestión con que contamos, no específico en la materia, el cual sólo apoya la labor de los empleados y directivos de la Institución, correspondiéndoles a ellos la responsabilidad única de interpretar las señales y evaluar la razonabilidad de cada caso concreto. Son los empleados de las áreas involucradas los que, con su formación, conocimiento del mercado y del cliente y su experiencia, deben aplicar sus mejores esfuerzos a identificar las operaciones potencialmente sospechosas. Los indicios y señales que ofrecemos más adelante constituyen una relación no exhaustiva ni determinante, siendo su objetivo simplemente el establecer un punto de partida. En consecuencia, empleados y Directores deberán aplicarlos usando el sentido común teniendo en cuenta las circunstancias concretas de cada caso antes de decidir si informan o no una operación, sin que sea necesario interpretarlos literalmente ya que puede suceder que transacciones que coincidan con los indicios sean legítimas y que por tanto no ofrezcan motivos razonables de sospecha. No consideramos procedente establecer parámetros cuantitativos que delimiten cuándo una operación o un movimiento de mercado son inusuales, atípicos o deben generar sospecha. Los empleados no sólo comunicarán las transacciones que consideren sospechosas en el momento de su realización, sino también todas aquellas que tengan tal consideración con posterioridad, a la luz de los sucesos o la información posterior. Operaciones sospechosas de abuso de mercado (con información privilegiada o de manipulación de mercado): a) Una concentración inusual de transacciones en un valor concreto. b) Una repetición inusual de una transacción entre un pequeño número de clientes en cierto período de tiempo. c) La concentración inusual de transacciones y/o órdenes con un único cliente; o con las distintas cuentas de valores de un cliente; o con un número limitado de clientes (sobre todo si los clientes están relacionados entre sí). Posibles operaciones con información privilegiada:
7 a) El cliente abre una cuenta e inmediatamente da una orden para realizar una transacción significativa, sobre todo si el cliente insiste en que la orden se lleve a cabo de forma muy urgente o que debe realizarse en un determinado momento por él señalado. b) La transacción requerida por el cliente o su comportamiento inversor son considerablemente atípicos respecto a su anterior perfil inversor. Entre este tipo de señales pueden encontrarse casos como los siguientes: - Un cliente que hasta ese momento había invertido exclusivamente en carteras diversificadas, liquida de pronto sus posiciones y con el resultante adquiere un determinado valor. - Un cliente que hasta entonces mantenía los valores durante extensos períodos de tiempo, realiza una compra de un determinado valor pocos días antes de un hecho o noticia relevante y la vende inmediatamente después. c) El cliente solicita específicamente la inmediata ejecución de una orden, sin importarle el precio al que se ejecutará. d) Operativa significativa de los principales accionistas o de personas vinculadas con ellos, antes de hacerse pública información importante sobre un emisor. En este punto resulta clave el conocimiento del perfil del cliente, de sus actividades, así como de sus relaciones personales o profesionales. e) Negociación inusual en las acciones de una empresa antes de la publicación de información relevante; transacciones resultantes en cambios repentinos inusuales en el volumen de órdenes y en los precios de los valores antes de hechos relevantes o anuncios públicos sobre el valor en cuestión. f) Transacciones de las cuentas de los propios empleados y órdenes relacionadas de los clientes sobre los mismos instrumentos financieros. Posibles indicios de manipulación de mercado a) Transacciones sin otra justificación aparente que el aumento, descenso o mantenimiento del precio de un instrumento financiero. Se debe prestar especial atención a las órdenes de este tipo que den lugar a ejecución de transacciones cerca de un punto de referencia durante el día de mercado, por ejemplo cerca del cierre. b) El cliente envía órdenes que, debido a su tamaño respecto al mercado de ese valor, tendrán claramente un impacto significativo en la oferta o la demanda o el precio o el valor del título. Nuevamente se debe prestar especial atención a las órdenes de este tipo que den lugar a la ejecución de transacciones cerca de un punto de referencia durante el día de mercado, por ejemplo cerca del cierre. c) Transacciones que parecen tener el objetivo de incidir sobre el precio de un instrumento financiero durante los días precedentes a la emisión de un instrumento derivado o convertible relacionado. d) Transacciones que parecen intentar modificar la valoración de una posición sin reducir o aumentar el tamaño de esa posición. e) Transacciones que parecen intentar aumentar o reducir el precio medio ponderado del día o del período durante la sesión. f) Transacciones que parecen intentar establecer un precio de mercado cuando la liquidez del instrumento financiero no es suficiente para fijar un precio en la sesión. PROCEDIMIENTO DE DENUNCIAS Los directores y empleados de la Institución tienen la responsabilidad de notificar cualquier supuesta irregularidad o violación de las pautas y políticas relacionadas con el delito de información privilegiada y manipulación de mercado. Canal de notificación
8 Quienes deseen presentar una denuncia asociada al manejo de información privilegiada o manipulación de mercado, deberán realizarla por escrito al correo denuncias@rospide.com.uy al cual tendrá acceso el Oficial de Cumplimiento de la Institución. Por este canal, podrán alertar de forma anónima o no, sobre situaciones presuntamente irregulares, como operaciones celebradas por fuera de las conductas normales del mercado y abusos frente al mercado, entre otras. Se guardará estricta reserva y confidencialidad de la información suministrada mediante este canal. Si el denunciante decide revelar su identidad, el Oficial de Cumplimiento podrá comunicarse con él para ampliar los hechos expuestos. La Institución protegerá contra represalia a todo empleado que de buena fé presente una denuncia por alguna supuesta irregularidad. Contenido de la denuncia Los denunciantes podrán abstenerse de revelar su identidad. En todo caso, las denuncias deberán contener la siguiente información: 1) Nombre de la persona sobre la cual se interpone la denuncia. 2) Detalle sobre las operaciones y hechos objeto de la denuncia. 3) Detalle sobre la documentación soporte de la denuncia (opcional). Proceso de indagación Una vez presentada la denuncia, el Oficial de Cumplimiento evaluará la misma y decidirá si amerita o no una investigación. Los empleados deberían tener conocimiento que notificar de manera anónima puede limitar la capacidad del intermediario para investigar exhaustivamente una denuncia si no se cuenta con la información suficiente. El oficial de cumplimiento podrá solicitar en todo momento asesoramiento legal para el desarrollo de sus tareas. Transmisión de la información 1) Al Comité de Cumplimiento: Las supuestas irregularidades graves o significativas serán remitidas al Comité de Cumplimiento. 2) A la Alta Dirección: El Oficial de Cumplimiento presentará los resultados de las investigaciones a los altos ejecutivos responsables del área afectada. Esta notificación tiene como finalidad informarles acerca de la decisión y asegurar una resolución adecuada de la denuncia. 3) Al denunciante: El denunciante será informado acerca del estado y de la resolución de la investigación en la medida de lo posible, a la dirección de correo electrónico que surja en la nota de denuncia. 4) A la Superintendencia de Servicios Financieros, si entiende que existen indicios razonables para sospechar que se ha hecho uso indebido de información privilegiada o manipulación de mercado. DIVULGACIÓN DEL MANUAL El presente Manual estará a disposición de los clientes de en la página web de la Institución.
9 Asimismo será entregado a cada uno de los empleados, quienes deberán suscribir y entregar al Oficial de Cumplimiento un certificado en el que conste que han leído y comprendido el presente Manual.
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