Política sobre relación con clientes

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1 1. PROPÓSITO Y ALCANCE. La presente política se dispone con el fin de asegurar un trato equitativo y un acceso transparente a la información sobre la entidad, tanto para vinculados como para no vinculados del Grupo Financiero. La misma se emite siguiendo los requerimientos legales establecidos en el Reglamento de Gobierno Corporativo. 2. CONTENIDO 2.1 IGUALDAD DE TRATO A LOS CLIENTES RESPECTO AL ACCESO A LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA QUE ADOPTEN SUS DECISIONES. Para garantizar un trato equitativo a los en relación a la revelación de información, los Corredores de Bolsa deberán respetar los procedimientos internos establecidos para dicho fin y deberán cumplir las siguientes reglas: Revelar a los inversionistas y potenciales, todos los hechos, incluidos los beneficios por tenencia de valores u otras inversiones, que razonablemente pudieran afectar la objetividad en su actuar. De esta obligación se excluye la información que sea reservada, según lo dispuesto en el artículo 102 de la LRMV, por tratarse de información privilegiada. Para cualquier compra-venta de valores, que no implique administración individual de carteras, informar a los inversionistas del Grupo Financiero de Mercado de Valores de Costa Rica, S.A. sobre los elementos que razonablemente un inversionista tendría en cuenta al momento de tomar una decisión de inversión. En caso de que se preste el servicio de administración individual de carteras bajo la modalidad de discrecionalidad o cartera dirigida, el suministro de información se regirá por las reglas dispuestas en los respectivos contratos. No obstante, la continuidad de este deber de información no será responsabilidad del Puesto de Bolsa en caso de que la custodia sea administrada por un tercero ajeno a las Empresas del Grupo. Pag 1 de 7 V: SC: O-5450

2 Solicitar instrucciones específicas de los inversionistas, cuando en la ejecución de una orden se presenten hechos que, de ser conocidos por el inversionista implicarían que él modificara radicalmente las instrucciones inicialmente impartidas. En el caso de los Corredores de Bolsa u otros colaboradores que reciban instrucciones de los vía telefónica, deben establecer al final de la conversación un resumen de las instrucciones recibidas, de manera que se confirmen las instrucciones giradas por el cliente. Cuando el Corredor de Bolsa u otro colaborador reciba una instrucción de ejecutar algún tipo de operación y/o solicitud adicional de sus Fondos de Inversión por un correo electrónico, registrado y autorizado en el R01-M-UC-01 Formulario Conozca a su Cliente persona física y/o R02-M-UC-01 Formulario Conozca a su Cliente persona jurídica de MVCR, debe ser confirmado por él mismo, a los número telefónicos ya identificados en los sistemas autorizados de MVCR. Acatar y mantener los registros apropiados para sustentar las órdenes de transacción de los inversionistas del Grupo Financiero de Mercado de Valores de Costa Rica, S.A. Deberá utilizar la información generada por las unidades autorizadas de la Empresa para la inclusión o exclusión de factores relevantes en los reportes de investigación elaborados, así como distinguir los hechos y las opiniones o valoraciones incluidas en tales reportes. Utilizar la información oficial generada por la Compañía cuando preparen material para distribución pública, o reportes que no están directamente relacionados con un portafolio específico o inversionista. En la propuesta, discusión y cierre de cualquier negocio, los colaboradores deberán realizar las diligencias necesarias para que el Cliente tenga una adecuada identificación de la firma en nombre de la cual se está actuando y el carácter específico en que actúa el representante legal, el Corredor de Bolsa, el promotor comercial u otro colaborador, a fin de evitar cualquier riesgo de confusión de contraparte. Pag 2 de 7 V: SC: O-5450

3 En el caso de los Colaboradores del Grupo Financiero de Mercado de Valores de Costa Rica, S.A. que presten el servicio de asesoría a los inversionistas, adicionalmente, deberán velar por el cumplimiento de las siguientes normas: Actuar con cuidado y diligencia en los negocios de los inversionistas, como si se tratara de los negocios propios. Dar prioridad a los intereses del inversionista, aún sobre los propios, los del Puesto de Bolsa o su grupo de interés. Manejar de manera diligente las recomendaciones ó las acciones de inversión asumidas para cada cliente. Para tales efectos, se deben considerar los hechos relevantes, los objetivos de la cartera, el Perfil del Inversionista, y las características básicas de la inversión involucrada. No proponer operaciones a no ser que las mismas vayan a ser en beneficio de la situación financiera del Cliente, su experiencia en inversiones y objetivos. Cuando corresponda, diferenciar los hechos, datos y valoraciones que se brindan por medio de las recomendaciones y reportes. Revelar a los inversionistas y potenciales, los aspectos generales de los procesos de selección de los valores y construcción de los portafolios. Actuar de manera objetiva e imparcial con todos los inversionistas del Grupo Financiero de Mercado de Valores de Costa Rica, S.A. y potenciales. 2.2 REVELACIÓN DE LAS TARIFAS APLICABLES POR LOS SERVICIOS QUE HA CONTRATADO EL CLIENTE A LA ENTIDAD. Las tarifas aplicables (comisiones) a cada operación se revelarán en los estados de cuenta que reciben los inversionistas cuando se trata de operaciones en los fondos de inversión. En el caso operaciones con el Puesto de Bolsa, este cargo se detallará en cada una de las órdenes de transacción que se le envían a los Clientes. Pag de 7 V: SC: O-5450

4 2. LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE TRANSACCIÓNES QUE PUEDAN REPRESENTAR UN POSIBLE CONFLICTO DE INTERES CON EL CLIENTE. Para garantizar una adecuada gestión de las transacciones que puedan representar un posible conflicto de interés con el cliente, los colaboradores deberán ajustarse a lo establecido en las PT-R-0 Políticas sobre manejo de conflictos de interés normas éticas. 2.4 SUMINISTRO DE INFORMACIÓN CORRECTA Y OPORTUNA AL CLIENTE SOBRE LAS TRANSACCIONES QUE HAYA REALIZADO. La comunicación al Cliente sobre las operaciones que se hayan realizado se efectuará a través del envío de las órdenes de transacción y mensualmente mediante el estado de cuenta. En ambos casos, los funcionarios deberán ajustarse a lo establecido en los procedimientos respectivos. 2.5 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN DE LOS CLIENTES E IMPEDIMENTOS PARA EL USO DE ESTA EN BENEFICIO DE TERCEROS. Los Colaboradores del Grupo Financiero de Mercado de Valores de Costa Rica, S.A. deberán guardar confidencialidad de la información comunicada por los inversionistas o potenciales, con excepción de aquellos casos en los que de acuerdo con la legislación vigente, deba ser suministrada a las autoridades competentes, por considerarse que tales inversiones o negocios puedan estar ligados al narcotráfico, legitimación de capitales o acciones que puedan servir para financiar actividades u organizaciones terroristas. Para ello, deberán cumplir con las siguientes obligaciones: Firmar con Mercado de Valores el contrato de Confidencialidad de la información y obligarse a la confidencialidad de la información de Mercado de Valores y sus inversionistas, aún después de terminada su relación laboral con Mercado de Valores. Pag 4 de 7 V: SC: O-5450

5 Quienes posean información privilegiada no podrán negociar por cuenta propia o ajena, de manera directa o indirecta con dicho valor, si la información fue obtenida por medios no idóneos o no formales de acuerdo con la Ley, o si tal información ha sido obtenida con ocasión de una posible oferta pública de adquisición. Esta obligación se debe cumplir en aquellos casos en los que la información, que aún no es de conocimiento público, haya sido suministrada de manera confidencial. No podrán divulgar, salvo lo establecido en las PT-R-05 Políticas de prevención de uso indebido de información privilegiada, ni hacer uso de la información que conozcan de un inversionista para beneficio propio, del Grupo de Interés Económico, o ajeno. 2.6 ATENCIÓN AL CLIENTE EN CUANTO A RECLAMOS Y CONSULTAS. Los colaboradores deberán atender los reclamos de los inversionistas del Grupo Financiero de Mercado de Valores de Costa Rica, S.A., de manera clara y expedita de acuerdo a los procedimientos establecidos en la Empresa. Estas se podrán recibir mediante la pagina web los buzones físicos instalados en la Empresa o directamente con los colaboradores. 2.7 LINEAMIENTOS PARA DAR CUMPLIMIENTO A LAS DISPOSICIONES ESTABLECIDAS PARA LA ATENCIÓN DE CLIENTES, EN LAS LEYES ESPECÍFICAS O DISPOSICIONES REGLAMENTARIAS QUE LAS REGULEN. La información que proporcione la Compañía a los inversionistas y a los mercados en general, se ajustará siempre, en cuanto a su contenido y difusión, a lo previsto en la normativa vigente. Pag 5 de 7 V: SC: O-5450

6 . DOCUMENTOS RELACIONADOS CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO TIPO DE DOCUMENTO (INTERNO / EXTERNO) EMISOR (SOLO PARA DOCUMENTOS EXTERNOS) Reglamento de Gobierno Corporativo Externo CONASSIF DF-CI-01 Diagrama de Flujo para la Compra o Venta de Interno Instrumentos en el Mercado Extranjero. DF-CM-04 Diagrama de Flujo de Solicitudes de Gestiones de los Interno Clientes. DF-CM-05 Diagrama de Flujo para el Envío de Estado de Cuenta. Interno DF-ME-04 Diagrama de Flujo para entrega de orden de Interno transacción operativa. DF-OP-01 Diagrama de flujo de Transacciones Diarias. Interno P-GC-0 Procedimiento para la aplicación de acciones Interno correctivas, preventivas y control de producto no conforme. PT-CM-0 Políticas para la aplicación del perfil del inversionista. Interno PT-R-0 Políticas sobre el manejo de conflicto de interés Interno normas éticas. PT-R-05 Políticas de prevención de uso indebido de Interno información privilegiada. M-RH-01 Manual para la Gestión del Recurso Humano. Interno R01-M-UC-01 Formulario Conozca a su Cliente persona física Interno R02-M-UC-01 Formulario Conozca a su Cliente persona jurídica Interno Pag 6 de 7 V: SC: O-5450

7 4. CONTROL DE LOS REGISTROS DEL SISTEMA CÓDIGO Y NOMBRE RESPONSABLE DE SU MODO DE ACCESO TIEMPO DEL ARCHIVO INDIZACIÓN Y AUTORIZADO CONSERVACIÓN REGISTRO ARCHIVO NA N/A N/A N/A N/A 5. ANEXOS CÓDIGO NA NOMBRE N/A 6. CAMBIOS EN EL DOCUMENTO REFERENCIA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN Encabezado Cambio de Logo de MVCR 2 2. Contenido IGUALDAD DE TRATO A LOS CLIENTES RESPECTO AL ACCESO A LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA QUE ADOPTEN SUS DECISIONES. Se incluye el siguiente punto: Cuando el Corredor de Bolsa u otro colaborador reciba una instrucción de ejecutar algún tipo de operación y/o solicitud adicional de sus Fondos de Inversión por un correo electrónico, registrado y autorizado en el R01-M-UC-01 Formulario Conozca a su Cliente persona física y/o R02-M-UC-01 Formulario Conozca a su Cliente persona jurídica de MVCR, debe ser confirmado por él mismo, a los número telefónicos ya identificados en los sistemas autorizados de MVCR. MODIFICADA 2 Pag 7 de 7 V: SC: O-5450

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