GUÍA PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FUNDACIÓN UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE CAICEDONIA Actualizado 20 de Septiembre de 2012

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1 GUÍA PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FUNDACIÓN UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE CAICEDONIA Actualizado 20 Septiembre 2012 Organizado por: Coordinación Autoevaluación y Calidad Se Regional Caicedonia Dirección Regionalización Ubicación: Universidad l Valle Cra 14 Nº 4-48 Tel Sitio Web: calidad.caicedonia@correounivalle.edu.co GA-REGCAI Tecnológicos Caicedonia Elaborado por: Coordinación Recursos Se

2 CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES VINCULACIÓN DESPIDO RENUNCIA INDUCCIÓN REGISTRO CAPACITACIÓN PERSONAL ADMINISTRATIVO DOCENTES HORA CÁTEDRA MINUTA DE VIGILANTES PAGO POR TRANSFERENCIA PRESTACIONES SOCIALES LIQUIDACIÓN CUMPLIDO DE COMISIÓN SISTEMA APORTES EN LÍNEA PLANILLA INTEGRADA DE AUTOLIQUIDACIÓN DE APORTES SEGURIDAD SOCIAL APORTES A EPS Y ARP PARAFISCALES NOVEDADES DE SEGURIDAD SOCIAL FORMATO SOLICITUD DE CONSTANCIAS LABORALES EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES

3 4.1. RESPECTO A LOS PROCEDIMIENTOS DE VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL RESPECTO AL PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN RESPECTO AL PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIONES RESPECTO A LOS PROCEDIMIENTOS DE PAGO DE NÓMINA, PAGO DE CUENTAS DE COBRO, LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES, SOLICITUD Y PAGO DE GASTOS DE TRANSPORTE, AFILIACIÓN Y PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES, DOTACIONES, CONSTANCIAS LABORALES, INCAPACIDADES Y PERMISOS RESPECTO AL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO NIVELES DE APLICACIÓN PARA LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO RESPECTO AL PROCEDIMIENTO DE VINCULACIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DOCENTE HORA CÁTEDRA RESPECTO AL PROCEDIMIENTO DE CANCELACIÓN DE CUENTAS DE COBRO Y FACTURAS PROCEDIMIENTOS VINCULACIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO VINCULACIÓN DE PERSONAL DOCENTE HORA CÁTEDRA VINCULACIÓN DE PERSONAL DOCENTE DE EXTENSIÓN DESVINCULACIÓN DE PERSONAL INDUCCIÓN PARA EL NUEVO PERSONAL ADMINISTRATIVO REUNIÓN SEMESTRAL CON EL PERSONAL DOCENTE HORA CÁTEDRA REUNIÓN SEMESTRAL CON EL PERSONAL DOCENTE DE EXTENSIÓN CAPACITACIÓN DEL PERSONAL ELABORACIÓN DE LA NÓMINA DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO ELABORACIÓN DE LA NÓMINA DE DOCENTES HORA CÁTEDRA PAGO DE CUENTAS DE COBRO Y FACTURAS LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DOCENTES HORA CÁTEDRA SOLICITUD Y PAGO VIÁTICOS Y GASTOS DE TRANSPORTE SOLICITUD DE PRESUPUESTO PARA REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES DOTACIÓN DEL PERSONAL EMISIÓN DE CONSTANCIAS LABORALES INCAPACIDADES SOLICITUD DE PERMISOS EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO PERSONAL ADMINISTRATIVO

4 1. OBJETIVO Establecer y scribir las políticas y los procedimientos necesarios para llevar a cabo una completa gestión personal para los empleados administrativos, docentes y más personal prestador servicios contratados por la Fundación Universidad l Valle se Caicedonia. 2. ALCANCE Esta guía es aplicación general para la Universidad l Valle y la Fundación Universidad l Valle ; compren los procedimientos: Vinculación Personal Administrativo, Vinculación Personal Docente Hora Cátedra, Desvinculación Personal, Inducción Para el Nuevo Personal Administrativo, Reunión Semestral con el Personal Docente Hora Cátedra, Capacitación l Personal, Elaboración la Nómina l Personal Administrativo, Elaboración Nómina Docentes Hora Cátedra, Pago Cuentas Cobro, Liquidación Prestaciones Sociales Personal Administrativo y Docentes Hora Cátedra, Solicitud y Pago Gastos Transporte, Pago Seguridad Social y Parafiscales, Dotación l Personal, Constancias Laborales, Incapacidas, Permisos y Evaluación Desempeño. 3. DEFINICIONES 3.1. VINCULACIÓN Proceso para el trámite documentos, revisión antecentes y afiliaciones requeridas para la inclusión en planta un nuevo funcionario, así como la Metodología para que reciba la inducción institucional y en el puesto trabajo DESPIDO Es la extinción la relación laboral por cisión unilateral l empleador RENUNCIA Manifestación por escrito en forma espontánea e inequívoca, que por cisión propia l empleado da por terminada la relación laboral INDUCCIÓN Es la transmisión conocimiento que se le be dar a un empleado nuevo la institución, respecto a las labores que be sempeñar en su puesto trabajo y sobre el funcionamiento la institución en sus diferentes procesos. 3

5 3.5. REGISTRO Documento que presenta los resultados obtenidos o evincias las actividas sempeñadas. Se utilizan para documentar la trazabilidad y proporcionar evincia verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas CAPACITACIÓN Conjunto procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal acuerdo con lo establecido por la ley general educación, dirigidos a prolongar y complementar a la educación inicial mediante la generación l conocimiento, el sarrollo habilidas y el cambio actitus, con el fin incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento la misión institucional, a la mejor prestación servicios, a la comunidad, al eficaz sempeño l cargo y al sarrollo personal integral PERSONAL ADMINISTRATIVO Personal que dica la totalidad la jornada laboral al servicio la Universidad y/o Fundación Universidad l Valle ; estos son: Auxiliares Administrativos, Servicios Generales (aseo y vigilancia), Docentes Tiempo Completo, es Programas Académicos, Administrativo, Secretario Académico y los es áreas como: Investigación, Calidad y Mejoramiento y Gestión Documental, Bienestar Universitario y Extensión y Proyección Social DOCENTES HORA CÁTEDRA Personal que no dica la totalidad la jornada laboral al servicio la Universidad; estos funcionarios están vinculados por medio un contrato servicios, que termina el total horas asignadas por semestre el cual be cumplirse. Igualmente generan pagos aportes a seguridad social y parafiscal MINUTA DE VIGILANTES Formato control turnos, don cada vigilante hace la respectiva anotación sus turnos vigilancia, incluyendo fecha, hora, novedas y firma PAGO POR TRANSFERENCIA Servicio Dispersión Electrónica Fondos o Pago a Proveedores- herramienta que permite cancelar las cuentas por pagar a terceros a través la transferencia electrónica fondos, bitando el valor a cancelar las cuentas ahorros y/o corrientes la Fundación para ser abonadas a las cuentas ahorros y/o corrientes sus empleados, 4

6 docentes y/o proveedores, quedando como evincia el soporte pago que entrega el Banco PRESTACIONES SOCIALES Son los dineros adicionales al Salario que el empleador be reconocer al trabajador vinculado mediante contrato trabajo por sus servicios prestados. Estos son: prima servicios, vacaciones, cesantías e intereses a las cesantías LIQUIDACIÓN Procedimiento que busca establecer y cuantificar un valor a reconocer y pagar por un concepto terminado CUMPLIDO DE COMISIÓN Constancia escrita que certifica que una persona o empresa cumplió satisfactoriamente la actividad por la cual dirige la cuenta cobro; dicho cumplido be estar firmada por el coordinador o director la penncia responsable l servicio que presta la persona que dirige la cuenta cobro SISTEMA APORTES EN LÍNEA Aplicativo que permite pagar en línea los aportes a seguridad social y parafiscales correspondientes al empleado y empleador un periodo correspondiente s cualquier entidad bancaria; este pago be hacerse a través la Planilla Integrada Autoliquidación Aportes a la Seguridad Social PLANILLA INTEGRADA DE AUTOLIQUIDACIÓN DE APORTES Es un medio alternativo para realizar el pago en formato electrónico los aportes al sistema seguridad social y parafiscal, implementado por el Ministerio la Protección Social SEGURIDAD SOCIAL APORTES A EPS Y ARP EPS: Entidad Promotora Salud, a la cual por ley el empleador be afiliar al empleado y realizar sus respectivos aportes durante el tiempo permanencia laboral; el aporte total es l 12.5% sobre su IBC, el 8.5% éste le correspon al empleador y el 4% al empleado. 5

7 AFP: Administradora Fondo Pensión, a la cual por ley el empleador be afiliar al empleado y realizar sus respectivos aportes durante el tiempo permanencia laboral; el aporte total es l 16% sobre su IBC, el 12% éste le correspon al empleador y el 4% al empleado. ARP: Administradora Riesgos Profesionales, este aporte es obligatorio durante la relación laboral a cargo exclusivo l empleador y se liquida sobre el IBC cada empleado. El porcentaje a aportar pen los tipos riesgos laborales que se tecten en la Institución PARAFISCALES Aportes que el empleador be realizar por cada empleado según su salario promedio; estos son Caja Compensación (4%), SENA (3%) y ICBF-Instituto Colombiano Bienestar Familiar (2%) NOVEDADES DE SEGURIDAD SOCIAL RET: Retiro trabajadores, se marca para ratificar el retiro l trabajador. ING: Ingreso trabajadores, se marca para ratificar el ingreso l trabajador. VSP: Variación permanente l salario, se marca cuando cambia el salario básico por aumento, promoción, etc. VTE: Variación tarifa especial. VST: Variación transitoria l salario, se marca cuando cambia el Ingreso Base Cotización IBC con respecto al salario básico por el pago horas extras, recargos nocturnos, prima y bonificaciones entre otros que constituyan salario. SLN: Suspensión temporal l contrato trabajo y licencia no remunerada. IGE: Incapacidad general. LMA: Licencia maternidad. VAC: Vacaciones. IRP: Incapacidad por accinte trabajo o enfermedad profesional. Se be marcar el número días incapacidad. 6

8 IBC: (Ingreso Base Cotización), es el total l salario reportado por la empresa que venga el trabajador durante un período terminado, que se toma como base para la liquidación aportes; se aproxima al múltiplo mil más cercano FORMATO SOLICITUD DE CONSTANCIAS LABORALES Listado que relaciona nombre l interesado, fecha y scripción la solicitud constancias laborales EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Es un procedimiento estructural y sistemático para medir, evaluar, comportamientos y resultados relacionados con el trabajo,, con el fin scubrir en qué medida es productivo el empleado y si podrá mejorar su rendimiento futuro. Igualmente permite implantar nuevas políticas compensación, mejora el sempeño, ayuda a tomar cisiones ascensos o ubicación, permite terminar si existe la necesidad volver a capacitar, tectar errores en el diseño l puesto y ayuda a observar si existen problemas personales que afecten a la persona en el sempeño l cargo. 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES RESPECTO A LOS PROCEDIMIENTOS DE VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL. La vinculación y svinculación l personal se realizará por medio la Fundación Universidad l Valle. Política svinculación unilateral. El empleador podrá dar por terminado el contrato en los términos que se scriben en los artículos: 7 l Decreto Ley 2351/65 y artículo 62 l CST. Un trabajador tiene recho a renunciar a su cargo, sin previo aviso, pero como mínimo be ser responsable notificar a la Dirección, con antelación, para que ésta pueda tomar las medidas l caso como es el conseguir su reemplazo (ley ). Circular l Archivo General la Nación con respecto a los requisitos que be cumplir el archivo las historias laborales. Acuerdo No , l Consejo Superior "Por el cual se expi el Estatuto Personal Administrativo". Acuerdo No l Consejo Superior: Por el cual se modifica el Acuerdo No. 7

9 005 octubre , emanado l Consejo Superior. Acuerdo No l Consejo Superior "Por el cual se expi el Estatuto l Profesor la Universidad l Valle. Resolución No l Consejo Superior: Se actualiza la reglamentación sobre evaluación méritos para el nombramiento profesores tiempo completo y medio tiempo y se dictan otras disposiciones. Resolución No Abril 21 l RECTORÍA - Se fijan las tarifas para viáticos y gastos transporte que la Universidad l Valle reconoce a los funcionarios vinculados a la institución para sarrollar actividas fuera su se habitual labores y se dictan otras disposiciones RESPECTO AL PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN. Para una acuada inducción los empleados contratados a través la Fundación Universidad l Valle se ha efectuado el levantamiento la GA-REGCAI- 03 Guía Institucional Inducción para el nuevo personal, creado por la Coordinación Calidad Universidad l Valle, el cual busca introducirlos en la cultura organizacional la Universidad, su filosofía, principios, propósitos, estructura, metas, procesos, procedimientos, las tareas específicas l cargo. Amás darles a conocer acerca las diferentes unidas, como Direcciones, Depenncias, Programas Académicos, Oficinas, Equipos, etc, así como las relaciones y resultados contractuales que genera el hecho pertenecer a la Universidad l Valle. En la reunión inducción al personal nuevo, los temas tratados berán ser: 1) Estructura y organización 2) Objetivos la Universidad l Valle 3) Instrucción sobre procesos 4) Funcionarios y sus cargos 5) Grupos y equipos formales trabajo 6) Normas y políticas en general 7) Beneficios Bienestar Universitario En la reunión Inducción la Coordinación Calidad junto con la Dirección la Se serán los encargados brindar esta información y berán entregar la guía Inducción al nuevo personal docente y administrativo RESPECTO AL PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIONES. Plan Nacional Formación y Capacitación; Decreto N Por el cual 8

10 se adopta el Plan Nacional Formación y Capacitación Servidores Públicos. Plan Nacional Formación y Capacitación - Actualización - Resolución Departamento Administrativo la Función Pública. Las actividas capacitación que se realicen serán evaluadas a través l formato F-02-MP Evaluación Actividas Capacitación. En Las capacitaciones realizadas al personal Docente y Administrativo organizadas internamente en la institución be diligenciarse el REGISTRO DE ASISTENCIA A INDUCCIÓN, REINDUCCIÓN O CAPACITACIÓN y la CONSTANCIA DE INDUCCIÓN AL CARGO RESPECTO A LOS PROCEDIMIENTOS DE PAGO DE NÓMINA, PAGO DE CUENTAS DE COBRO, LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES, SOLICITUD Y PAGO DE GASTOS DE TRANSPORTE, AFILIACIÓN Y PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES, DOTACIONES, CONSTANCIAS LABORALES, INCAPACIDADES Y PERMISOS. Constitución Política Colombia fine en su artículo 48: La Seguridad Social es un servicio público carácter obligatorio que se prestará bajo la dirección, coordinación y control l Estado, en sujeción a los principios eficiencia, universalidad y solidaridad, en los términos que establezca la Ley. Código Sustantivo l Trabajo. Ley Por la cual se introducen reformas al Código Sustantivo l Trabajo y se dictan otras disposiciones Ley "Por la cual se crea el sistema seguridad social integral y se dictan otras disposiciones". Ley 789 l 2002 Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos l Código Sustantivo Trabajo. Ley 797 l 2003 "Por la cual se reforman algunas disposiciones l sistema general pensiones previsto en la Ley y se adoptan disposiciones sobre los Regímenes Pensiónales exceptuados y especiales". 9

11 Decreto , por el cual se reglamenta el inciso 2º l parágrafo 1º l Artículo 33 la Ley Decreto "Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, rención y más condiciones los bonos pensiónales y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y , y los artículos 115, siguientes y concordantes la Ley " Decreto "Por el cual se reglamenta parcialmente el artículo 17 la Ley , se dictan medidas en relación con la emisión bonos pensiónales, se establecen mecanismos para la compensación obligaciones entre entidaspúblicas por concepto obligaciones pensionales". Decreto Por la cual se reglamenta el artículo 117 la Ley Circular No. 13 l Ministerio Hacienda y Crédito Público y el Ministerio la Protección Social RESPECTO AL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO NIVELES DE APLICACIÓN PARA LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Nivel 1 Para Funciones con personal a cargo, serán evaluados directamente por la Dirección la Universidad l Valle, don se medirá el sempeño los empleados con base en el plan trabajo presentado al inicio l semestre, concertando las metas sempeño y la calificación dichas metas. Nivel 2 Para Funciones sin personal a cargo serán evaluados por el Jefe o Área. Don se califican las metas sempeño. Evaluación Desempeño para Docente Durante el semestre académico se llevarán a cabo dos (2) evaluaciones para medir el sempeño los docentes. La primera evaluación cuantitativa se efectuará en la semana 11 y segunda evaluación cualitativa se realizará en la semana 14. Los estudiantes harán la evaluación cuantitativa en las salas sistemas, mientras la evaluación cualitativa será un espacio construcción colectiva brindada por el docente, en don el estudiante representante curso será el encargado elaborar el acta con los compromisos adquiridos los cuales serán garantes l proceso mejoramiento continuo. Estas herramientas permiten medir y mejorar el sempeño académico l profesor. 10

12 4.6. RESPECTO AL PROCEDIMIENTO DE VINCULACIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DOCENTE HORA CÁTEDRA En el caso la vinculación personal administrativo o hora cátedra que haya sido recomendado o escogido por una unidad académica (Facultad, Escuela, Instituto) la Universidad l Valle, se omitirán los pasos 2 y 3 l procedimiento (6.1) Vinculación Personal Administrativo o (6.2) Vinculación Personal Docente Hora Cátedra RESPECTO AL PROCEDIMIENTO DE CANCELACIÓN DE CUENTAS DE COBRO Y FACTURAS. Toda cuenta cobro por ejercicio actividas académicas (clases dictadas, supervisiones práctica, asesorías tesis, etc.) o servicios durante el mes, berá ser fechada y enviada, a más tardar, el antepenúltimo día ese mes. La norma específica que la causación las cuentas cobro be reflejarse inmediatamente se preste el servicio o actividad académica, solo para efectos contables, según la DIAN. Sin embargo, acuerdo a la misma norma, el pago ellas pue hacerse bien sea inmediata o posteriormente. No se aceptaran por ningún motivo cuentas cobro o soportes (facturas) en don se relacionen compras, servicios o actividas meses anteriores. Toda cuenta cobro berá contener la siguiente información: fecha, nombre y Nit la Fundación, nombre y cédula l cobrador, valor la cuenta (en cifras y letras), concepto l servicio prestado, firma quien cobra y número cédula, dirección resincia, teléfono resincial y/o número celular, cuenta bancaria y nombre l banco, (opcional) y, por último, cumplido bidamente firmado l área que corresponda y soportes. La presentación l RUT actualizado y la fotocopia la cédula son obligatorias al momento presentar por primera vez una cuenta cobro (el proveedor estará en la obligación entregar copia RUT nuevamente en caso actualización o modificación en su información). Las personas que reciben la Fundación honorarios berán actualizar su RUT lo contrario, estarían sujetas a las sanciones scritas en el Estatuto Tributario, artículo Las facturas y cuentas cobro generadas a razón la dinámica propia la Fundación Universidad l Valle (como compra papelería, transportes, gastos menor cuantía, mantenimiento equipos, gastos por caja menor, entre otros) se pagarán con recursos propios la Fundación y requerirán la autorización l Director Ejecutivo turno o quien haga sus veces. Para inversiones mayor cuantía con recursos propios la Fundación, se berá solicitar autorización expresa a la Junta Directiva la Fundación o acuerdo a la relevancia l gasto a la Asamblea 11

13 General la Fundación y be constar en acta bidamente firmada. Los montos las inversiones ben ser fijados y autorizados acuerdo a la disponibilidad recursos y ajustarse a las limitaciones estatutarias. 5. PROCEDIMIENTOS 5.1. VINCULACIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO. ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO A- Intificar la necesidad vinculación nuevo personal administrativo. Si Área o Director Se se requiere, realizar proceso externo oferta empleo. 1. Intificación la necesidad la vacante 2. Estudio Hojas vida B- Manifestar mediante comunicación escrita a la dirección la Se y solicitar la aprobación su aprobación C- Verificar en la Guía Planta Cargos las funciones y competencias requeridas l cargo solicitado. D. Hacer la convocatoria abierta l Cargo A- Recepción Hojas Vida- B- Seleccionar todas las hojas vida, aquellas que cumplan con el perfil requerido. C- Estudiar las hojas vida, comprobando la veracidad la información consignada en ésta (si es requerido). Área Área o Director Se Área o Director Se Área o Director Se Área o Director Se Dirección la Se o Programa/Área la Depenncia solicitante Carta solicitud Descripción y Perfil l Cargo Publicación convocatoria Hojas Vida 3. Entrevista, pruebas y selección (en caso que se requiera). A-Realizar la presentación las hojas vida para la entrevista. B-Programar las entrevistas. Dirección la Se o Programa/Área la Depenncia solicitante Dirección la Se o Hojas vida 12

14 4. Vinculación C- Citar telefónicamente a los candidatos a presentar la entrevista D- Realizar la entrevista a los candidatos y diligenciar el formato E- Realizar las pruebas psicológicas F- Seleccionar la persona acuerdo con lo analizado en la entrevista y las pruebas. A- Informar al candidato que ha sido seleccionado para recibir su aceptación. B- Entregar al candidato seleccionado el listado la documentación necesaria para iniciar el proceso vinculación. C- Recepcionar los documentos para la vinculación,. Programa/Área la Depenncia solicitante Secretaria Dirección Dirección la Se o Programa/Área la Depenncia solicitante Psicólogo Dirección la Se Dirección la Se o Programa/Área la Depenncia solicitante o Auxiliar la Fundación o Auxiliar la Fundación Formato Hoja análisis la entrevista Pruebas psicológica y concepto psicológico Listado documentos para vinculación Documentos y Requisitos para la Vinculación Contrato Laboral 5. Afiliación a la Seguridad Social (EPS, Fondo Pensiones y Cesantías, ARP y caja Compensación Familiar) A- Indagar al candidato sobre su anterior afiliación a los servicios salud, pensión, riesgos profesionales y caja compensación; para solicitar los documentos necesarios para la afiliación. B- Recibir y diligenciar completamente los formularios salud, pensión, ARP, caja compensación, verificando la información tanto por parte l empleador como l o Auxiliar la Fundación o Auxiliar la Fundación Formularios Seguridad Social y registro en página Web ARP 13

15 empleado. C- Firmar los formularios. Nuevo personal Formularios Firmados D- Revisar los formularios Seguridad Social, dar el Vo.Bo y firma. E- Enviar los formularios Seguridad Social y parafiscales, completamente diligenciados y firmados a las respectivas entidas para ingresar a los empleados solicitantes y esperar a que sean vueltas las copias. Director Ejecutivo la Fundación o Auxiliar la Fundación Formularios Seguridad Social Formularios F- Entregar la copia los formularios afiliación al empleado. o Auxiliar la Fundación Copia Afiliación 6. Ingreso a la base datos l nuevo personal administrativo G- Realizar el ingreso electrónico a la planilla única pago aportes en Internet. A- Ingresar toda la información l nuevo personal administrativo a la base datos información general l personal administrativo y a la la nómina. 7. Archivo registros A- Archivar los registros rivados l procedimiento en la carpeta stinada para este fin, acuerdo a lo establecido en las TRD. o Auxiliar la Fundación o Auxiliar la Fundación o Auxiliar la Fundación Planilla Electrónica Base datos personal Carpetas Archivo 5.2. VINCULACIÓN DE PERSONAL DOCENTE HORA CÁTEDRA. ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO A- Intificar la necesidad vinculación personal Programa Académico Programación docente. y/o Académica SecretarioAcadémico 1. Intificación la necesidad la vacante B- Definir los requerimientos servicio personal docente para el Los coordinadores programa académico 14

16 nuevo semestre, con base en las directrices dadas por la Dirección la Se y con la programación académica establecida para el semestre académico que inicia, evalúa los proveedores antiguos que continúan y termina las vacantes restantes. 2.Proceso Selección 3. Entrevistas para evaluar la disponibilidad los Docentes (si es requeridos). B- Hacer convocatoria abierta publicada en la página la Se y en carteleras la misma. A- Recepción Hojas Vida- B- Seleccionar todas las hojas vida, aquellas que cumplan con el perfil requerido. C- Estudiar las hojas vida, comprobando la veracidad la información consignada en ésta (si es requerido). D- Preseleccionar las hojas vida los Docentes acuerdo a las competencias requeridas. E- Presentar lashojas vida preseleccionadas a la Dirección la Se y si se requiere a la Unidad Académica respectiva. A- Programar las entrevistas para los posibles Docentes a vincular. B- Citar telefónicamente a los Docentes para la entrevista C- Llevar a cabo la entrevista, indagando sobre la real disponibilidad los Docentes acuerdo al nivel ocupaciones que tenga, para conocer si cuenta con el tiempo Académico Académico Académico Académico Programa Académico Académico Académico Académico Académico Publicación Hojas Vida Hojas Vida Programación Entrevistas Citación telefónica Formato Hoja análisis la entrevista 15

17 4. Vinculación 5. Afiliación a la Seguridad Social (EPS, Fondo Pensiones y Cesantías, ARP y caja Compensación Familiar) necesario para preparar y dictar sus clases. Y diligenciar el formato. D- Realizar las pruebas psicológicas E- Seleccionar la persona acuerdo con lo analizado en la entrevista y las pruebas. A- Informar al candidato que ha sido seleccionado para recibir su aceptación. B- Entregar al candidato seleccionado el listado la documentación necesaria para iniciar el proceso vinculación. C- Recepcionar los documentos para la vinculación. A- Indagar al candidato sobre su anterior afiliación a los servicios salud, pensión, riesgos profesionales y caja compensación; para solicitar los documentos necesarios para la afiliación. B- Recibir y diligenciar completamente los formularios salud, pensión, ARP, caja compensación, verificando la información tanto por parte l empleador como l empleado. Psicólogo Dirección la Se Dirección la Se o Programa/Área la Depenncia solicitante o Auxiliar la Fundación o Auxiliar la Fundación o Auxiliar la Fundación o Auxiliar la Fundación Pruebas psicológica y concepto psicológico Listado documentos para vinculación Documentos y Requisitos para la Vinculación Contrato Laboral Formularios Seguridad Social y registro en página Web ARP C- Firmar los formularios. Nuevo personal Formularios Firmados D- Revisar los formularios Seguridad Social, dar el Vo.Bo y firma. E- Enviar los formularios Seguridad Social y parafiscales, Director Ejecutivo la Fundación o Auxiliar la Fundación Formularios Seguridad Social Formularios 16

18 completamente diligenciados y firmados a las respectivas entidas para ingresar a los empleados solicitantes y esperar a que sean vueltas las copias. F- Entregar la copia los formularios afiliación al empleado. o Auxiliar la Fundación Copia Afiliación 6. Ingreso a la base datos l nuevo personal administrativo G- Realizar el ingreso electrónico a la planilla única pago aportes en Internet. A- Ingresar toda la información l nuevo personal administrativo a la base datos información general l personal administrativo y a la la nómina. 7. Archivo registros A- Archivar los registros rivados l procedimiento en la carpeta stinada para este fin, acuerdo a lo establecido en las TRD. o Auxiliar la Fundación o Auxiliar la Fundación o Auxiliar la Fundación Planilla Electrónica Base datos personal Carpetas Archivo 5.3. PERSONAL DE PROYECCIÓN SOCIAL Y EXTENSIÓN. Resulta sumamenteimportante aclarar que los docentes no tienen ningún tipo vinculación con la Fundación Universidad l Valle, dado que para este personal el pago se efectúa a través cuenta cobro por concepto prestación servicios. También es importante aclarar que no hay un perfil finido pues este se ve condicinado al proyecto o curso que se oferte. ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO A- Intificar la necesidad Resolución vinculación personal Proyección social y Aprobación docente. Extensión Cursos 1. Intificación la necesidad la vacante B- Definir los requerimientos servicio personal docente para el nuevo semestre, con base en las directrices dadas por la Dirección la Se y con la programación académica establecida para Proyección social y Extensión Proyecto 17

19 el semestre académico que inicia, evalúa los proveedores antiguos que continúan y termina las vacantes restantes. 2. Procesos Selección C- Hacer convocatoria abierta publicada en la página la Se y en carteleras la misma. A- Recepción Hojas Vida- B- Seleccionar todas las hojas vida, aquellas que cumplan con el perfil requerido. C- Estudiar las hojas vida, comprobando la veracidad la información consignada en ésta (si es requerido). B- Preseleccionar las hojas vida los Docentes acuerdo a las competencias requeridas. C- Presentar las hojas vida preseleccionadas a la Dirección la Se. Proyección social y Extensión Proyección social y Extensión Proyección social y Extensión Proyección social y Extensión Proyección social y Extensión Proyección social y Extensión Publicación Hojas Vida Hojas Vida 3. Entrevistas para evaluar la disponibilidad los Docentes (si es requeridos). A- Programar las entrevistas para los posibles Docentes a vincular. B- Citar telefónicamente a los Docentes para la entrevista C- Llevar a cabo la entrevista, indagando sobre la real disponibilidad los Docentes acuerdo al nivel ocupaciones que tenga, para conocer si cuenta con el tiempo necesario para preparar y dictar sus clases. Y diligenciar el formato. D- Realizar las pruebas psicológicas Proyección social y Extensión Proyección social y Extensión Proyección social y Extensión Proyección social y Extensión Program ación Entre vistas Citación telefónica Formato Hoja análisis la entrevista Pruebas psicológica y 18

20 4. Vinculación 5. Afiliación a la Seguridad Social (EPS, Fondo Pensiones y Cesantías, ARP y caja Compensación Familiar) 6. Ingreso a la base datos l nuevo personal administrativo 7.Forma pago E- Seleccionar la persona acuerdo con lo analizado en la entrevista y las pruebas. A- Informar al candidato que ha sido seleccionado para recibir su aceptación. A- Indagar al candidato sobre su anterior afiliación a los servicios salud, pensión, riesgos profesionales. A- Ingresar toda la información l nuevo personal administrativo a la base datos información general l A- No existe ningún tipo contrato y al docente se le pagara por cuenta cobro cada mes o cada que preste el servicio. Proyección social y Extensión Proyección social y Extensión o Auxiliar la Fundación o Auxiliar la Fundación concepto psicológico Base datos personal Cuenta cobro, RUT, fotocopia la cédula y si aplica soporte actividad 5.4. DESVINCULACIÓN DE PERSONAL. ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO 1. Comunicación Terminación Contrato, Despido por Justa Causa o Renuncia A- Comunicar a través una carta la terminación l contrato (con 30 días mínimo antelación a la fecha terminación) o retiro por justa causa. Director Ejecutivo la Fundación Carta Terminación Contrato (Preaviso) o Despido 19

21 2. Verificación finalización l contrato laboral 3. Expedición Paz y Salvo 4. Desvinculación en la planilla electrónica 5. Proceso y pago liquidación. B- Comunicar a través una carta la renuncia l empleado A- Verificar si efectivamente ha finalizado las funciones scritas ntro l contrato laboral para por realizar la svinculación. A- Verificar posibles udas l personal a svincular y el inventario que tiene a cargo B- Solicitar a las penncias la Universidad la firma y sello paz y salvo. C- Elaborar la carta oficial Terminación Contrato. A- Ingresar a la página pago aportes y realizar la novedad retiro correspondiente. A- Realizar la respectiva liquidación acuerdo al total tiempo laborado y al tipo contrato realizado con la firma l contador. B- Solicitar el Vo.Bo la Dirección la Se. C- Elaborar y firmar el pago la liquidación. 6. Archivo registros A- Archivar los registros rivados l procedimiento en la carpeta stinada para este fin, acuerdo a lo establecido en las TRD. Empleado Director Ejecutivo la Fundación Director Ejecutivo la Fundación Empleado Director Ejecutivo la Fundación Director Ejecutivo la Fundación o Auxiliar Administrativa Contador Carta Renuncia Contrato laboral Formato inventario Formato Paz y Salvo con Firmas y Sellos Carta Terminación Contrato Planilla Electrónica Liquidación Director Se Liquidación Firmada Dirección la Se. Pago Vía Electrónica. Auxiliar la Carpetas Archivo Fundación 5.5. INDUCCIÓN PARA EL NUEVO PERSONAL ADMINISTRATIVO. ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO A- Intificar el listado Listado Encargado la 1. Planeación la personal que be recibir la Personas inducción. Inducción inducción. B- Preparar la logística y el Encargado la Material 20

22 material necesario para realizar la inducción programada. C- Solicitar el espacio para la aplicación la Inducción a la Secretaria inducción. Encargado la inducción. Informativo (virtual o impreso) Material Informativo (virtual o impreso) 2. Bienvenida 3. Realización la inducción a nivel institucional y l puesto trabajo D- Reservar el salón respectivo para la realización la inducción. A- Dar algunas palabras introductorias que n la bienvenida al personal recién llegado para hacerlos sentir parte l equipo. B- Presentar al nuevo colaborador con todo el personal administrativo (Dirección la Se, auxiliares administrativos, docentes tiempo completo, coordinadores programa y área o penncia) y el servicios varios (porteros y personal aseo) todas las Ses. C- Mostrar al nuevo colaborador todas las instalaciones la Universidad para realizar un reconocimiento la misma (inducción locativa). A- Realizar una inducción nivel institucional y corporativa la Universidad y la Fundación, en don se dé a conocer la misión, visión, reseña histórica, estructura, normatividad, reglamento interno trabajo, beneficios que la Secretaria Encargado la inducción. Encargado la inducción Encargado la inducción Encargado la inducción Agenda Presentaciones y documentos los subprocesos, virtuales o físicos 21

23 Universidad ofrece a sus colaboradores, en fin todos aquellos procesos que la persona al ser nueva be conocer para iniciar su adaptación a la Universidad; igualmente dar a conocer el programa Sistema De Gestión Calidad con su política y objetivos calidad, la parte Gestión Documental, productos y servicios ofrecidos por la institución. B- Llevar a cabo la inducción en la fecha, hora y lugar establecido, diligenciando el registro inducción. C- Realizar la inducción l puesto trabajo, diligenciando el registro inducción 4. Archivo registros A- Archivar los registros rivados l procedimiento en la carpeta stinada para este fin, acuerdo a lo establecido en las TRD. Responsable la Fase inducción. Responsable Fase Inducción Auxiliar la Fundación Registro asistencia a inducción, reinducción o capacitación Constancia l inducción al cargo Carpetas archivo 5.6. REUNIÓN SEMESTRAL CON EL PERSONAL DOCENTE HORA CÁTEDRA. ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO 1. Bienvenida A- Dar algunas palabras introductorias que n la Director la Se y es bienvenida al nuevo Académicos docente para hacerlo sentir parte l equipo. 2. Reunión Docente A- Hacer presentación los avances en materia Dirección la Se Registro Fotográfico Presentación 22

24 académica la Se (si se requiere), presentar los temas que atañen al profesorado la se, entre otros. Power Point Control Asistencia. 3. Archivo registros B- Realizar la contratación docente según las etapas 4, 5, 6 y 7 l procedimiento 6.1 Vinculación Personal Administrativo l presente Instructivo Procedimiento. A- Archivar los registros rivados l procedimiento en la carpeta stinada para este fin, acuerdo a lo establecido en las TRD. o Auxiliar la Fundación Auxiliar la Fundación Contrato Laboral, afiliaciones a Seguridad Social y Afiliación a Planilla Electrónica Carpetas archivo 5.7. REUNIÓN SEMESTRAL CON EL PERSONAL DE PROYECCIÓN SOCIAL Y EXTENSIÓN ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO 1. Bienvenida A- Dar algunas palabras introductorias que n la Director la Se y/o Listado asistencia (si bienvenida al nuevo Proyección social y aplica) docente para hacerlo sentir Extensión parte l equipo. 2. Reunión Docente 3. Archivo registros A- Hacer presentación l área Proyección social y Extensión (si se requiere), y generales la Se, amás l GICUV A- Archivar los registros rivados l procedimiento en la carpeta stinada para este fin, acuerdo a lo establecido en las TRD. Proyección social y Extensión Proyección social y Extensión Registro Fotográfico Presentación Power Point Control Asistencia. Carpetas archivo 5.8. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL. ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO 1. Intificación las necesidas A- Intificar las necesidas capacitación, éstas Director Se Encuestas o solicitus capacitación 23

25 Capacitación 2. Elaboración l Plan Capacitación 3. Solicitud aprobación capacitaciones (si se requiere). 4. Programación la capacitación (si se puen ser: Por la visión que tiene la institución tareas futuras; por proyectos presentes y futuros cada proceso; por avances tecnológicos, por ascensos, promociones o traslados horizontales, por requerimientos generados por nuevas responsabilidas relacionadas con las actividas sarrolladas por cada subproceso, así como también por los resultados las evaluaciones sempeño. A- Elaborar el Plan Capacitación anualmente con base en la tección las necesidas capacitación. B- Enviar a la Dirección la Se el plan semestral capacitaciones A- Solicitar la aprobación a la Dirección la Se para realizar las capacitaciones adjuntando un presupuesto costos en caso que se necesite un entrenador / docente externo. B- Aprobar la capacitación teniendo en cuenta el presupuesto costos, la necesidad real la capacitación y los beneficios que ésta pueda traer a la Institución y al mejoramiento los subprocesos. A- Definir específicamente el tema la capacitación y el número Responsables procesos Responsables procesos Responsables procesos Dirección la Se Responsable la capacitación Plan semestral Capacitación Plan semestral Capacitación Comunicación Escrita y Presupuesto Aprobación la Solicitud y Presupuesto Programa l Curso o Capacitación 24

26 requiere) personas a las que va dirigida. B- Conseguir con proveedores externos o internos la capacitación. (en caso que se requiera) Responsable la capacitación Hojas vida C- Confirmar el Entrenador/docente y el material necesario para llevar a cabo la capacitación. Responsable la capacitación Listado Equipos, Útiles y Herramientas para la Capacitación D- Definir el tiempo duración la capacitación para programar el cronograma con las fechas, horarios, lugar la, nombre l entrenador/docente y Capacitación el número personas a capacitar. Responsable la capacitación Cronograma la Capacitación y Listado Personas Interesadas E- Comunicar a las personas a ser capacitadas sobre el cronograma las capacitaciones. Responsable la capacitación Correos Electrónicos o comunicaciones escritas 5. Realización la capacitación A- Reservar el espacio y el equipo acuado para cada capacitación, al igual que el material necesario. B- Llevar a cabo la capacitación en el lugar, la fecha y el horario convenido con antelación y firmar el formato asistencia. C- Tomar el registro fotográfico la capacitación (si es requerido). D- Si la capacitación se realiza en entidas Responsable la capacitación Entrenador/docen te y Colaboradores Responsable capacitación legado o Control Asistencia Fotos Empleado Cumplido Comisión 25

27 6. Evaluación la capacitación (Si es requerido) externas, solicitar cumplido comisión (incluido en el Formato Gastos transporte). A- Evaluar la capacitación. Aplicar una evaluación entendimiento y aplicabilidad al terminar la capacitación y enviar a la Fundación una vez calificada. Entrenador/docen te y Personal Capacitado Evaluación Actividas Capacitación 7. Archivo Registros A- Archivar los registros rivados l procedimiento en la carpeta stinada para este fin. Responsable la capacitación Carpetas Archivo 5.9. ELABORACIÓN DE LA NÓMINA DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO A- Recolectar las horas extras, incapacidas médicas, aportes a seguridad social, bonificaciones, gastos transporte splazamiento, auxilio transporte que se han presentado en el período pago. 1. Recolección novedas 2. Cálculo novedas A- Calcular las horas festivas diurnas, horas festivas nocturnas, horas con recargo nocturno, horas extras diurnas, horas extras nocturnas, horas extras festivas diurnas, horas extras festivas nocturnas, que cada uno los vigilantes ha vengado en el periodo respectivo. B- Calcular el respectivo scuento l FSP a aquellos empleados que le corresponda dicho Turnos Vigilancia, Carta Descuentos, Certificados Incapacidad. Turnos vigilancia, 26

28 3. Elaboración nómina 4. Revisión y Aprobación Nómina 5. Pago Nómina aporte. C- Calcular las incapacidas médicas o licencias maternidad generadas en los empleados administrativos. D- Calcular los valores gastos transporte splazamiento los empleados, acuerdo a los días movilizados. E- Calcular el respectivo scuento salud y pensión que le correspon aportar a cada empleado en un periodo terminado. F- Calcular el auxilio transporte que le correspon a cada empleado, acuerdo al valor vigente y monto salarial. A- Digitar la información calculada y recolectada en la etapa anterior B- Verificar los cálculos y registros cada empleado, con el fin garantizar que sean los correspondientes antes imprimirla los sprendibles nómina Auxiliar Contable Certificados incapacidad la respectiva EPS Planilla Automatizada Excel Software contable Desprendibles nómina C- Imprimir la nómina. Auxiliar Contable Nómina A- Revisar la nómina, para verificar que realmente los pagos relacionados en ella, Administrativo sean los acuados para cada empleado. Nómina B- Revisar la nómina. Administrativo C- Dar el Vo.Bo a la nómina. Director la Se o A- Digitar en la plantilla Excel y en el Software el valor los salarios para cada empleado. legado y Auxiliar Contable la plantilla Excel B- Ingresar a la página Comprobante 27

29 6. Elaboración Volantes Pago (si se requiere) 7. Archivo registros web l banco y realizar el pago individual a cada funcionario D- Imprimir el respectivo soporte y talle pago, suministrado por el portal l banco. A- Imprimir y entregar los Volantes Pago por cada periodo al personal administrativo, cuando este lo requiere A- Archivar los registros rivados l procedimiento en la carpeta stinada para este fin. Tesorero o se legado Auxiliar Contable Auxiliar Contable Sucursal virtual Soporte y Detalle Pago Formato Volante Pago Administrativos Carpetas archivo ELABORACIÓN DE LA NÓMINA DE DOCENTES HORA CÁTEDRA. ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO 1. Recolección horas cátedra 2. Cálculo novedas A- Recolectar las horas cátedra que han registrado los docentes en su respectivo formato control asistencia o en el informe Asistencia Docentes que envían las monitoras asistencia docente cada 25 cada mes. A- Liquidar el número hora cátedra cada docente en el periodo respectivo. B- Calcular el respectivo scuento l FSP a aquellos docentes que le corresponda dicho aporte. C- Calcular las incapacidas médicas o licencias maternidad generadas en los docentes. D- Calcular los valores gastos transporte Auxiliar la Fundación Resumen Horas Mensuales para Liquidación Nómina Docente Hora Cátedra. Parcelador Certificados incapacidad la respectiva EPS 28

30 3. Elaboración nómina 4. Revisión y Aprobación Nómina 5. Pago Nómina 6. Elaboración Volantes Pago (si se requiere) splazamiento los docentes, acuerdo a los días movilizados. E- Calcular el respectivo scuento salud y pensión que le correspon aportar a cada docente en un periodo terminado. F- Liquidar el transporte docentes acuerdo a su dinámica splazamiento. A- Digitar la información calculada y recolectada en la etapa anterior B- Verificar los cálculos y registros cada docente, con el fin garantizar que sean los correspondientes antes imprimirla los sprendibles nómina Auxiliar Contable Auxiliar Contable C- Imprimir la nómina. A- Revisar la nómina, para verificar que realmente los Administrativo pagos relacionados en ella, sean los acuados para cada docente. B- Revisar la nómina. Administrativo C- Dar el Vo.Bo a la nómina. Director la Se o legado A- Digitar en la plantilla y Auxiliar Excel y en el Software el Contable valor los salarios para cada docente. B- Ingresar a la página web l banco y realizar el pago individual a cada docente. D- Imprimir el respectivo soporte y talle pago, suministrado por el portal l banco. A- Imprimir y entregar los Volantes Pago por cada periodo al personal docente, cuando este lo Planilla Automatizada Excel Software contable Desprendibles nómina Nómina Nómina la plantilla Excel Comprobante Sucursal virtual Tesorero o se legado Auxiliar Contable Soporte y Detalle Pago Formato Volante Pago Administrativos 29

31 7. Archivo registros requiere A- Archivar los registros rivados l procedimiento en la carpeta stinada para este fin. Auxiliar Contable Carpetas archivo PAGO DE CUENTAS DE COBRO Y FACTURAS ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO 1. Radicación cuentas cobro. 2. Cálculo la Retención en la Fuente las cuentas cobro y facturas 3. Aprobación para pago 4. Pago cuentas Cobro y/o facturas. A- Revisar que la cuenta cobro o la factura incluya todos los datos requeridos, tales como fecha, nombre y Nit la Fundación, nombre e intificación l proveedor (Nit o cédula), valor a pagar, concepto la cuenta, firma y cuenta bancaria l beneficiario (opcional). B- Verificar que esté adjunto el RUT y fotocopia l documento intificación la persona beneficiaria en caso ser primera vez que la dirige; en caso contrario verificar su existencia en los documentos apoyo. C- Radicar la cuenta cobro o factura. A- Calcular y registrar la retención en la fuente cada cuenta cobro según su concepto, base y tarifa (%) a scontar. A- Relacionar las Cuentas Cobro y/o facturas en la plantilla dispuesta para ello. B- Aprobar las Cuentas Cobro para pago. A- Digitar en el Software contable el valor cada cuenta cobro o factura el valor cada una restándole su respectiva retención. Administrativo Contador la Fundación y Cuenta Cobro o factura Documentos Apoyo Cuenta Cobro Radicada, registro acreedores Cuentas Cobro y Tabla Retención en la Fuente Actual. Autorización Pago Administrativo a Proveedores. Director Se Documento con firma l Director Asiento contable o comprobante Auxiliar Contable 30

32 5. Devolución cuantas cobro (Si es requerido) B- Imprimir el respectivo soporte y talle pago, suministrado por el portal l banco. A- Hacer entrega la cuenta cobro a la persona o área respectiva 6. Archivo registros A- Archivar los registros rivados l procedimiento en la carpeta stinada para este fin. Certificado transferencia bancaria Cuenta cobro Auxiliar Contable Soportes y comprobantes LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DOCENTES HORA CÁTEDRA ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO 1. Programación vacaciones A- Elaborar la Programación vacaciones forma colectiva e Administrativo Programación vacaciones individual: se pue tener en cuenta las solicitus empleados. B. Recepcionar solicitus Director Se Cartas 2. Recepción información para liquidación. 3. Elaboración la liquidación Prestaciones Sociales vacaciones l Recurso Humano C- Dar Vo.Bo y remitir la programación a la oficina la fundación. D- Archivar la documentación la historia laboral l funcionario, como constancia la autorización vacaciones. A- Recolectar toda la información l personal que sea referencia para la liquidación: estos son: fecha inicio y terminación l contrato (Tiempo laborado) y salario promedio l periodo a liquidar. A- Realizar los cálculos vacaciones, primas, cesantías e intereses a las cesantías cada empleado para obtener la liquidación prestaciones sociales. Dirección Se Contador y/o Auxiliar la Fundación. Programación vacaciones Contratos laborales nominas Liquidación Prestaciones Sociales. y 31

33 4. Revisión y Aprobación Prestaciones Sociales A- Revisar la liquidación prestaciones sociales. B- Dar el Vo.Bo a la liquidación Sociales. C- Aprobar la liquidación pensiones sociales para pago. Contador la Fundación Administrativo Dirección Se Liquidación Prestaciones Sociales. Liquidación Prestaciones Sociales Liquidación Prestaciones Sociales. 5. Pago liquidación prestaciones sociales. A- Digitar en la página virtual l Fondo los valores netos a cancelar para cada empleado. B- Imprimir el respectivo soporte y talle pago, suministrado por el portal l banco. 6. Archivo registros A- Archivar los registros rivados l procedimiento en la carpeta stinada para este fin. Comprobante virtual Soporte y talle pago Auxiliar la Fundación Carpetas archivo SOLICITUD Y PAGO VIÁTICOS Y GASTOS DE TRANSPORTE ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO A-Enviar una carta a la dirección Se, solicitando el recurso Funcionario requerido para la ejecución solicitante actividas Carta 1. Solicitud viáticos y gastos transporte 2. Pago gastos transporte Recibir la carta solicitud viáticos y/o transporte con el VoBo la Dirección Se. A- l formato solicitud Gastos Transporte -cumplido comisión diligenciado, con su respectivo A- Determinar el valor a pagar acuerdo a la ciudad visitada y condiciones viaje. B- Realizar el recibo caja menor o generar pago en línea, jando soporte firmado por el solicitante. Administrativo Auxiliar Contable Carta Solicitud Gastos Transporte - Cumplido Comisión Recibo Caja menor Soporte y talle pago 3. Recepción Cumplido Comisión. A- Recibir el formato cumplido comisión y asegurarse que la firma y nombre quien be certificar que la visita se Cumplido Comisión 32