CAMBIOS RESOLUCIÓN 1747

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1 CAMBIOS RESOLUCIÓN 1747 Para los empleadores que utilizan la planilla tipo E, estos fueron los cambios: Registro Tipo 01 Encabezado de la información (información de la empresa) Resolución 634 (Antes) Tipos de Aportante Resolución 1747 (Ahora) 1 Empleador, independiente, agremiaciones o asociaciones 3 Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud. 5 Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado 6 Misiones diplomáticas, consulares o de organismos multilaterales no sometidos a la legislación colombiana. 7 Organizaciones Administradoras del Programa de Hogares de Bienestar. 1 Empleador 2 Independiente. 3 Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud. 4 Agremiaciones o asociaciones. 5 Cooperativas y Precooperativas de Trabajo Asociado 6 Misiones diplomáticas, consulares o de organismos multilaterales no sometidos a la legislación colombiana. 7 Organizaciones Administradoras del Programa de Hogares de Bienestar. 8 Pagador de aportes de los concejales Municipales o distritales. Si su empresa cuenta con un software propio de nómina y genera su archivo de autoliquidación y es un Aportante clasificado como Agremiación o Asociación deberá agregar este tipo de Aportante a la parametrización de su software y seleccionar 4 Agremiaciones o Asociaciones. Si no cumple con la descripción de los demás tipos de Aportantes y es EMPLEADOR no debe de hacer ningún cambio. Este valor se verá reflejado en el archivo que carga al Operador en la posición 356 del registro tipo 01 encabezado de la información. Si su empresa utiliza planilla en línea o SuAporte Plus debe de actualizar este campo en datos del Aportante tanto en el Software como en la Web en Datos de la empresa. Tipos de Planillas E Planilla Empleados Empresas. Y Planilla Independientes Empresas. E Planilla Empleados Empresas. Y Planilla Independientes Empresas.

2 A Planilla Empleados Adicionales I Planilla Independientes S Planilla Empleados de Independientes A Planilla Empleados Adicionales I Planilla Independientes S Planilla Empleados de Independientes M Planilla Mora. N Planilla Correcciones A la posición 227 del registro del encabezado del archivo se adiciona dos nuevos valores la planilla tipo M y la Planilla tipo N (Planillas que permiten en pago de periodos en mora absoluta y reajustes a pagos realizados anteriormente). En la parte final del documento se especifica su manejo. Registro tipo 02 Autoliquidación Detallada (información de los cotizantes) Resolución 634 (Antes) Tipos de Cotizante Resolución 1747 (Ahora) 1 Dependiente 2 Empleada Doméstica 3 Independiente 4 Madre comunitaria 12 Aprendices del SENA en etapa lectiva 15 Desempleado con subsidio de Caja de Compensación Familiar 16 Independiente agremiado o asociado 17 Afiliado con requisitos cumplidos para pensión 18 Funcionarios públicos sin tope máximo en el IBC 19 Aprendices del SENA en etapa productiva 20 Estudiantes (Régimen especial Ley 789/2002) 21 Estudiantes de postgrado en salud (Decreto 190 de 1996) 22 Profesor 30 Dependiente Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud. 31 Cooperados o Precooperativas de trabajo asociado. 32 Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana. 33 Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional. 34 Concejal amparado por póliza de salud 1 Dependiente 2 Servicio Domestico 3 Independiente 4 Madre comunitaria. 12 Aprendices del SENA en etapa lectiva 15 Desempleado con subsidio de Caja de Compensación Familiar 16 Independiente agremiado o asociado 18 Funcionarios públicos sin tope máximo en el IBC 19 Aprendices del SENA en etapa productiva 20 Estudiantes (Régimen especial Ley 789/2002) 21 Estudiantes de postgrado en salud (Decreto 190 de 1996) 22 Profesor de establecimiento particular 30 Dependiente Entidades o Universidades Públicas con régimen especial en Salud. 31 Cooperados o Precooperativas de trabajo asociado. 32 Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana. 33 Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional. 34 Concejal amparado por póliza de salud. 40 Beneficiario UPC Adicional Los empleadores que utilizan el tipo de cotizante 17 Afiliado con requisitos cumplidos para la pensión, deben implementar en su software de nómina los subtipos de cotizantes detallados en la nueva resolución y asignar al cotizante el subtipo adecuado. Se crea el tipo de cotizante Beneficiario UPC el cual en el archivo de entrada deberá suministrarse información del código de EPS donde cotizará y el aporte de UPC. 1. Dependiente pensionado por vejez activo 2. Independiente pensionado por vejez activo 3 Cotizante Independiente no obligado a cotización apensiones por edad. 4 Cotizante Independiente con requisitos cumplidos para pensión. Subtipos de Cotizantes 1 Dependiente pensionado por vejez activo 2 Independiente pensionado por vejez activo 3 Cotizante no obligado a cotización a pensiones por edad. 4 Cotizante con requisitos cumplidos para pensión. 5 Cotizante a quien se le ha reconocido indemnización

3 5 Cotizante Independiente a quien se le ha reconocido indemnización sustitutiva o devolución de saldos. 6 Cotizante perteneciente a un régimen exceptuado de pensiones o a entidades autorizadas para recibir aportes exclusivamente de un grupo de sus propios trabajadores **los subtipos de cotizantes 3,4 y5 eran utilizados para los tipos de cotizantes 3 Independientes únicamente en esta resolución sustitutiva o devolución de saldos. 6 Cotizante perteneciente a un régimen exceptuado de pensiones o a entidades autorizadas para recibir aportes exclusivamente de un grupo de sus propios trabajadores **los subtipos de cotizantes 3,4 y 5 combinan con cualquier tipo de cotizante Al combinar con esta nueva resolución los subtipos de cotizantes 3, 4 y 5 esto permite la eliminación del tipo de cotizante 17 Afiliado con requisitos cumplidos para la pensión y se puede seleccionar para las empresas que contaban con este tipo de cotizante el siguiente: Tipo de cotizante Dependiente Subtipo de cotizante Cotizante con requisitos cumplidos para pensión identificado con el cód.04 Novedad de Retiro Sistema de pensiones La posición 138 correspondiente al campo 16 corresponde a la Para esta posición se permite valores como X y se adiciona una P. novedad de Retiro se marca una X Al colocar una P en la posición 138 de Retiro, se permite reportar retiro únicamente al sistema de Pensiones. Los demás sistemas no se ven afectados. El archivo o información que se suministra al Operador de Información Enlace Operativo para el pago, debe de contener esta letra P; el Operador de Información enviará la novedad de Retiro a la Administradora de Pensiones con una X en la posición indicada para tal fin. Nombre del campo VTE: Cambio de Tarifa Especial Nombre del campo 22 Nombre del campo: Correcciones Este campo conserva la misma longitud y posición en cuanto a estructura. Para su presentación al Operador de Información Puede ser blanco, A ó C (cuando utiliza planilla tipo N). En la parte final del documento se especifica su manejo. Aclaración al campo 24 novedad SLN SLN: Suspensión temporal del contrato de trabajo y licencia no SLN: Suspensión temporal del contrato de trabajo o licencia no remunerada o comisión de servicios remunerada o comisión de servicios La aclaración, expresa que cuando se marque X en este campo si la naturaleza jurídica de la empresa es Privada se debe aportar el porcentaje del IBC correspondiente al empleador en los subsistemas a que tenga lugar. Parafiscales En la resolución 1747 se especifica que el IBC de parafiscales no debe ser inferior a 1 SMLMV y que las cotizaciones de los parafiscales deben cumplir con las reglas del redondeo, lo que implica aproximar al cien más cercano. Estos temas serán consultados al MPS para conocer la fecha exacta de su implementación.

4 Para empresas que realizan aportes de UPC Adicional tener en cuenta: Resolución 634 (Antes) Resolución 1747 (Ahora) Aclaración al campo 56 Valor de la UPC Adicional Para la Res. 634 a la línea del empleado se indicaba el valor de Para la Res la estructura es la misma, la única diferencia es UPC en las posiciones de la 324 a la 332 que cuando se presente aportes en el campo de UPC, debe corresponder a un tipo de cotizante 40 Beneficiario UPC Adicional La información que debe de contener la línea a pagar por el Operador será la siguiente: Campo 1. Tipo de Registro que siempre será 02 Campo 2. Secuencia. Número correspondiente al consecutivo de las líneas del archivo de entrada Los siguientes campos deben diligenciarse con la información correspondiente a la persona que figura en la EPS como Beneficiario Adicional Campo 3.Tipo de documento Campo 4.Número de Identificación Campo 5. Tipo de Cotizante (40) Campo 11. Primer Apellido Campo 12. Segundo Apellido Campo 13. Primer Nombre Campo 14. Segundo Nombre Campo 33. Código de la EPS donde cotiza la UPC Campo 56. Valor de la UPC (Valor que debe ser acorde a los definidos por el CNSSS Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud) **Es importante tener en cuenta que si la empresa genera archivo desde su propio software de nómina, no debe de incluir esta línea en el campo del encabezado correspondiente al total de empleados** Manejo de las planillas tipo M y tipo N Planilla tipo M Este tipo de planilla sólo podrá ser utilizada para el pago de períodos ya vencidos, se puede pagar uno o varios sistemas de la Seguridad Social. Se debe tener en cuenta que el uso de la planilla tipo M y su pago para uno o varios aportes a distintos sistemas, no se eximen de la responsabilidad de realizar el aporte total al Sistema de la Seguridad Social. Cuándo utilizar este tipo de planilla: Por ejemplo, el empleador adeuda al sistema de Pensiones el periodo de Diciembre de Los demás sistemas (Salud, Riesgos y Parafiscales) los canceló por medio de algún mecanismo de recaudo tradicional en su momento. Para cancelar por PILA sólo a Pensiones, deberá suministrar al Operador de Información los datos necesarios para liquidar el valor del aporte, el Operador deberá tener en cuenta los topes máximos y mínimos para el año que se esté reportando, para nuestro ejemplo el salario mínimo del 2007 correspondía a $ Además de suministrar información de salario, IBC, datos del empleado y periodo, se debe suministrar los nombres de las Administradoras a las cuales estaba afiliado el cotizante para el periodo que se está cancelando y a las cuales ya se le realizó el pago de este periodo por otro medio. El Operador de Información liquidará los días y valor de mora. Esta planilla será provista por el Operador de Información, mediante el desarrollo que se determine para ello. Las empresas con software propio podrán generar este archivo para ser validado por el Operador de Información, teniendo en cuenta la estructura del archivo descrita en la resolución 1747 de Mayo de Datos importantes para el archivo de entrada:

5 Planilla tipo N Este tipo de planilla sólo puede ser utilizada para el pago de períodos ya cancelados y de los cuales se desea corregir o ajustar: Tarifa de cotización, IBC o días cotizados. Tener en cuenta para este tipo de planilla: *El valor que se desea corregir debe ser inferior al verdadero valor que debió aportarse por el empleado. *No se puede utilizar para correcciones que impliquen devolución de valores pagados en exceso. *No puede incluirse a este tipo de planilla un pago a un sistema del cual nunca se hubiere realizado pago. La falta de pago absoluta debe ser manejada en planilla tipo M. *La planilla tipo N debe ser cancelada por el mismo Operador donde se canceló la planilla que se desea ajustar. En caso de que la planilla no haya sido cancelada por PILA, debe cancelarse por el Operador actual del Aportante. Cómo utilizar este tipo de planilla: Para reportar esta planilla se deben de presentar dos líneas del empleado que se desea hacer el ajuste: La primera identificada con la letra A en el campo 22 llamado Correcciones (posición 144 de la línea del cotizante) la cual corresponde a la línea originalmente cancelada y la cual se desea realizar algún ajuste o Corrección. La segunda identificada con la letra C en el campo 22 llamado Correcciones (posición 144) la cual corresponde a la liquidación correcta y por la cual se deben hacer las liquidaciones y aportes a la Protección Social. El Operador de Información deberá calcular el valor correcto de los aportes, restando de la línea correspondiente a la letra C los valores cancelados en la línea A. La diferencia será el valor a pagar aplicándolo a cada una de las Administradoras que deba cancelar el cotizante. Ejemplo, la empresa realizó el pago de su seguridad social el día 2 de mayo por medio de la planilla número correspondiente al periodo de cotización de abril. Para el empleado CC Lora Luis. Realizó un aporte correspondiente a un IBC de $ y en realidad debe de aportar sobre un IBC de $ Para realizar este ajuste se debe de presentar las siguientes líneas: En la línea A se deben de presentar los datos ya cancelados en la planilla con un IBC de $ lo que corresponde a un aporte total para todos los sistemas de la SSI de $ En la línea C se deben de presentar los datos con la liquidación de los sistemas que se desean corregir con el valor $ , valor correcto con el cual se debió haber cancelado originalmente y el cual corresponde a un aporte total para todos los sistemas de la SSI de $ El Operador realizará la resta entre $ (Corrección C) $ (Aporte Original A) = $ generando un valor a pagar de $ al Aportante por dicho trabajador distribuido a cada sistema de la SSI. Las empresas que generan archivos planos desde su software de nómina, deben tener en cuenta en el encabezado del archivo (Registro 01) la siguiente información para suministrar al Operador de Información: - En la posición 227 indicar el tipo de planilla N. - En la posición 228 a la 237, campo 8 indicar el número de la planilla que se corrige para nuestro ejemplo es la En la posición 238 a la 247, campo 9 indicar la fecha de pago de la planilla que se corrige para nuestro ejemplo Manejo de las planillas tipo A y tipo Y Planilla tipo A Para el pago de los empleados con novedad de ingreso en los últimos cinco (5) últimos días del mes. A este tipo de Planilla se le realizaron las siguientes Aclaraciones:

6 - El Aportante podrá presentar máximo una planilla tipo A por cada periodo. - El número de días cotizados a los sistemas de la Seguridad Social no puede ser mayor de 7. - Para pagar una planilla tipo A, se debe haber pagado inicialmente por el mismo Operador una planilla tipo E. - La Planilla tipo A sólo se recibirá por parte del Operador de Información para su pago hasta el (5º) día hábil del mes presente. Planilla tipo Y Para el pago de los aportantes independientes, cuando éstos son pagados a través de un empleador grande o pequeño. Este tipo de planilla no tuvo ningún cambio para los empleadores que cotizan por trabajadores Independientes. Los empleadores tipo 4 Agremiación o Asociación, deben reportar los aportes de la Seguridad Social por medio de esta planilla para los tipos de cotizantes Agremiados o Asociados. - Sólo se debe de presentar una planilla tipo Y en cada periodo. - El pago de la Planilla tipo Y será posterior al pago de la planilla tipo E. - El Periodo de cotización y de servicio deben ser iguales Varias líneas para un mismo cotizante La resolución 1747 en su artículo 20 especifica tres situaciones en las cuales es posible que se permita reportar varias líneas para un mismo cotizante 1. Empleado con más de una novedad de ingreso o retiro en un mismo periodo. Este punto no tuvo ninguna variación frente a la Resolución 634 y se continúa manejando la misma forma de reportarlo cuando el cotizante presente retiros e ingresos durante el mismo periodo: En el primer registro se presenta la novedad de retiro y, puede o no presentarse la novedad de ingreso. En el último registro se presenta la novedad de ingreso y, puede o no presentarse la novedad de retiro. En los registros intermedios se presentan las novedades de ingreso y de retiro 2. Empleado con novedad de variación permanente o transitoria de salario varias veces en el mismo periodo. Debe ser reportado así: El primer registro se presenta con o sin la novedad de variación permanente o transitoria de salario. En el segundo registro se presenta la novedad de variación permanente o transitoria de salario. Para mayor información o solución de inquietudes por favor comuníquese con nosotros: Líneas de Servicio al Cliente en Barranquilla , Bogotá , Cali , Medellín , y desde otras ciudades al , o escríbanos un correo electrónico a

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