MODELO CONCEPTUAL GENERAL GP

Transcripción

1 MODELO CONCEPTUAL GENERAL GP La gestión de proyectos incluye un conjunto de procesos que se llevan a cabo en las diferentes de fases de su ciclo de vida, cuyo objetivo es transformar una situación existente en una deseada. El nacimiento o gestación de un proyecto tiene lugar precisamente cuando un grupo humano acepta la búsqueda de soluciones a una necesidad/problema, utilizando las técnicas de la gestión de proyectos. Para ello, a partir del diseño participativo de una concepción inicial que orienta el desarrollo de un conjunto de actividades, se busca lograr resultados y alcanzar objetivos que den respuesta al problema planteado. Cualquiera sea la naturaleza de un proyecto, este siempre puede ser analizado teniendo en cuenta la perspectiva de su ciclo de vida -entendido éste- como el recorrido lógico de fases sucesivas, interdependientes y complementarias por las que el mismo transita. Sin embargo, debemos destacar que las Fases de un Proyecto no se desarrollan de manera continua en el tiempo (termina una fase y empieza la siguiente), las mismas pueden superponerse unas con otras. Esto presupone que existan diferentes enfoques sobre donde dar los cortes durante el ciclo para, desde el punto de vista metodológico, facilitar el estudio y profundización de cada una de ellas. Fases del Ciclo de Vida de un proyecto La presente propuesta divide el ciclo de vida de un proyecto en tres fases fundamentales que se exponen a continuación y que se describirán en el Acápite III de manera detallada. Las mismas son: Fase I. Formulación, la cual se asocia a todo el proceso anterior a su aprobación, desde la identificación de la iniciativa hasta el momento en el cual el proyecto se presenta a las instancias correspondientes para lograr su colaboración y acompañamiento. En la misma se diseña un modelo conceptual al cual debe tender la transformación deseada. Fase II. Concertación y negociación, relacionada con el período durante el cual se utilizan habilidades de comunicación para presentar la propuesta a diferentes instancias para su aprobación jurídica y acceso al financiamiento que se requiere. A partir de la misma comienza la puesta en práctica de la iniciativa. Fase III. Ejecución, correspondiente a aquella etapa en que se pone en marcha el proyecto (creación de condiciones previas y operación). Durante la misma se reconocen momentos de avance/desarrollo y conclusión del proyecto. 1

2 Etapa A. Pre proyecto o Identificación Etapa B. Diagnóstico de la realidad Etapa C. Fundamentación y Planeación del proyecto Etapa D. Elaboración y Presentación de documentos Etapa E. Concertación de actores Etapa F. Negociación del proyecto Etapa G. Preparación de las condiciones previas Etapa H. Seguimiento Etapa I. Monitoreo GRÁFICO NO. 1 Ciclo de vida de un Proyecto Fase I. Formulación del Proyecto Fase II. Concertación y negociación Fase III. Ejecución Proceso I. Gerencia y Administración Planificación; organización y creación capacidades; coordinación; y control Evaluación Proceso II. Evaluación y Sistematización Sistematización Procesos que se llevan a cabo durante la gestión de proyectos Por otra parte, durante todas las etapas del ciclo de un proyecto suceden acciones de conducción del grupo humano que trabaja en el mismo. Es decir, para gestionar un proyecto es necesario planificar, organizar, liderear coordinar y controlar los 2

3 recursos 1 con el fin de alcanzar el objetivo previsto, en un plazo determinado. Pero además, para lograr retroalimentar, mejorar y multiplicar las experiencias, durante la gestión de un proyecto se deben llevan a cabo procesos evaluativos y de sistematización. Las acciones encaminadas a conducir a los participantes de un proyecto las clasificamos, en esta propuesta, como proceso de gerencia y administración, y las orientadas a la retroalimentación del mismo como proceso de evaluación y sistematización. La distinción de esta propuesta metodológica es precisamente analizar la gestión de proyectos transversando 2 las acciones de los procesos que durante el ciclo de vida se llevan a cabo, en cada una de las fases del mismo. Proceso I. Gerencia y Administración. La gerencia y administración es la parte de la gestión de proyectos que se relaciona con la conducción de la iniciativa desde su gestación, pasando por su desarrollo, hasta su conclusión. Para ello resulta necesario diseñar y mantener un ambiente adecuado entre las personas que llevan a cabo el mismo, a fin de que logren con eficiencia sus propósitos. Como hemos mencionado, constituye el proceso de: planear, organizar, coordinar y controlar los recursos de una unidad organizativa para alcanzar sus metas. En el caso de la gestión de proyectos con enfoque de género esta gerencia y administración es cooperativa, es decir, se basa en compartir el poder, a través de la participación de los actores involucrados con enfoque de equidad de género. A continuación analizamos cada una de sus componentes para que puedan comprenderse cuando se hagan referencia durante las fases de gestión. 1. Planeación del proyecto La planeación es una herramienta en la cual se establecen objetivos, resultados, estrategias, y cursos de acción para alcanzar determinadas metas. Se desarrolla fundamentalmente a dos niveles: Nivel Estratégico, donde se diseñan el plan para alcanzar los objetivos y resultados generales del proyecto. Se lleva a cabo en la Fase de Formulación del proyecto. Nivel Operativo, se elaboran planes donde se presentan los detalles necesarios 1 Se refiere a los recursos directos e indirectos, tangibles e intangibles. 2 Muchas veces estos procesos se incluyen en propuestas metodológicas como fases del ciclo de vida de un proyecto. 3

4 para incorporar la estrategia a las operaciones cotidianas. Se confeccionan en la Etapa de Condiciones previas, que se desarrolla al inicio de la Fase de Ejecución del proyecto Organización y creación de capacidades del proyecto Se trata de estructurar el trabajo de un grupo humano y establecer sus roles para alcanzar las metas planteadas. Es decir, incluye la conformación del funcionamiento grupal del proyecto, poner en común la visión de trabajo comunitario, elaborar las estrategias y los instrumentos para la ejecución. Se lleva a cabo en todas las fases de la gestión, pero tiene una connotación especial cuando se conforma el sistema de información del proyecto, lo cual se efectúa fundamentalmente en la Etapa de Condiciones previas de la Fase de Ejecución. También se lleva a cabo cuando se logra un orden secuencial de las tareas a desarrollar por el proyecto de la manera más lógica y racional posible. Esto se manifiesta tanto a nivel de interfase (por ejemplo en el diagnóstico), como de actividades (los talleres) a lo largo de todo el ciclo de vida. 3. Coordinación del proyecto Se refiere a tomar las decisiones sobre las acciones a desarrollar, las iniciativas a apoyar, así como al desenvolvimiento durante todo el ciclo de vida. Pero además garantiza lograr la armonía e integración de los esfuerzos individuales de los participantes, para el logro de propósitos y metas grupales. También se asocia a las necesarias acciones de articulación y relacionamiento que deben establecerse con los actores sociales y las contrapartes externas. La coordinación implica además acciones de motivación, estilos y enfoques de liderazgo, dirección y comunicación; jugando diferentes roles, tales como: Proyectar la gestión de proyectos. Promover y ser intermediador entre los proyectos y las Organizaciones de Cooperación para el Desarrollo (OCD) para lograr su apoyo financiero. Desarrollar un eficiente funcionamiento administrativo institucional. Garantizar la ejecución y el control del avance y los presupuestos (monitoreo y seguimiento) de los proyectos. Asegurar una eficiente administración financiera de los proyectos. Evaluar los proyectos antes, durante y posterior a su ejecución (evaluación final o de impacto). 4. Control Se trata de inspeccionar, medir y corregir el progreso de la implementación de las actividades reales del proyecto, para que las mismas se desarrollen acorde a lo planificado, a fin de determinar si el proyecto está avanzando hacia los objetivos propuestos. 3 Muchas veces se realiza al mismo tiempo en que se está concertando-negociando el proyecto. 4

5 Proceso II. Evaluación y Sistematización. La evaluación y sistematización constituyen dos componentes imprescindibles en la gestión de proyectos. La evaluación La evaluación investiga lo que ha sucedido en un proyecto, qué resultados ha producido, cómo y por qué estos se produjeron. Sus objetivos generales se dirigen a mejorar el proyecto en su ejecución, medir su impacto en la transformación de la realidad y perfeccionar los proyectos hacia el futuro. Ella opera en el nivel de los logros esperados y alcanzados, examinando la cadena de impactos, los resultados, los procesos, los factores contextuales y la causalidad, a fin de entender los logros o la ausencia de éstos. Uno de sus objetivos fundamentales es determinar la relevancia, el impacto, la efectividad, la eficiencia y la sostenibilidad de las intervenciones y contribuciones de los proyectos. Una evaluación debe suministrar información basada en evidencia que sea creíble, fiable y útil, facilitando la incorporación oportuna de los hallazgos, recomendaciones y lecciones en los procesos de toma de decisiones y desarrollo de conocimientos, actitudes y prácticas. En la fase de formulación podemos ejecutar la Evaluación Ex-Antes: la cual pretende demostrar el valor potencial de una intervención antes de tomar la decisión de llevarla a cabo. Algunos también le llaman Estudio de Factibilidad ya que en este momento se evalúan diversos criterios que nos permitan demostrar que nuestra propuesta de proyecto es factible desde diferentes puntos de vista. Entre otros aspectos se reconocen la factibilidad política, económica, ambiental, social, etc. La Evaluación Durante, Concurrente o de Proceso: Es aquella que como indican sus nombres se realiza en algún momento dentro de la fase de ejecución o implementación del proyecto, siendo útil y necesaria para reorientar, corregir y/o mejorar la trayectoria del proyecto. La misma nos evidencia cuan cerca o cuán lejos nos encontramos de cumplimentar los objetivos y resultados propuestos inicialmente, para poder tomar decisiones acertadas que nos pongan en condiciones de mantenerlos vigentes o renegociarlos en caso de que no puedan ser alcanzados con los recursos y en el tiempo de que dispone para concluir el proyecto. La Evaluación Ex-Post: Conocida además como evaluación final se lleva a cabo al concluir el tiempo previsto para la ejecución del proyecto. También es posible realizar una evaluación de impacto del proyecto después de transcurrido algún tiempo de su implementación. Ella nos permite aseverar o no, si hemos logrado alcanzar los objetivos y resultados esperados. Representa un análisis integral donde deberíamos considerar, entre otras, variables relacionadas con la eficacia, la eficiencia, los efectos en el grupo beneficiario, la experiencia adquirida y la necesidad de la continuidad. Entendidas como: Eficacia: Grado en que se alcanzan los objetivos y resultados independientemente de los costos que ello implique. Eficiencia: Se refiere a la forma en que se administraron los diferentes recursos con que cuenta el proyecto. Efectos: Se refieren a la influencia que ocasiona el proyecto en el grupo de beneficiarios y beneficiarias. Este análisis debería realizarse de manera diferenciada para hombres y mujeres. Experiencia adquirida: Se refiere al nivel de conocimientos, actitudes y prácticas que emergen del desarrollo de las acciones del proyecto. Necesidad de la continuidad: Tiene que ver con el grado hasta el cual se mantienen las condiciones que motivaron el inicio y el diseño de la intervención. En un proceso de evaluación de proyectos se debe presentar la evidencia, los hallazgos así como las conclusiones y recomendaciones de una manera integral y equilibrada. Es necesario ser 5

6 breves y concretos en los mensajes a comunicar. Hay que explicar la metodología utilizada y consignar las limitaciones metodológicas de la evaluación; las preocupaciones claves y los hallazgos basados en evidencia; los puntos de vista divergentes; y conclusiones, recomendaciones y lecciones consecuentes. La evaluación se socializa mediante el empleo de informes escritos. Se debe finalmente incluir un resumen ejecutivo que incorpore la esencia de la información contenida en el mismo, que contribuya a facilitar la difusión y obtención de las lecciones aprendidas. La sistematización La sistematización es el proceso de interpretación crítica de la experiencia que es objeto del proyecto, a partir del ordenamiento y reconstrucción de los datos históricos disponibles, su interpretación a fondo descubriendo la lógica del proceso vivido y la socialización de los principales aprendizajes adquiridos como productos comunicativos. De lo que se trata es de APRENDER DE LAS PRÁCTICAS DESARROLLADAS EN EL MARCO DE LA EXPERIENCIA (PROYECTO). Se debe identificar prácticas significativas y no sólo las llamadas mejores prácticas, porque sistematizar una experiencia fracasada también podría brindar muchas lecciones. A manera de síntesis los pasos de una metodología de sistematización son: 1. El punto de partida de la sistematización. 2. Las preguntas iniciales. 3. Recuperación del proceso vivido. 4. La reflexión de fondo. 5. Los puntos de llegada. FASE I.- FORMULACIÓN DEL PROYECTO. Este proceso se inicia con la identificación de una comunidad que desea transformar su realidad con el objetivo de elevar su nivel de vida y desarrollo humano. A partir de esta disposición se facilitan un conjunto de acciones para que la misma pueda llevar a cabo su estrategia de desarrollo, a través de uno o varios proyectos. Es la fase en que se dan todos los elementos necesarios y suficientes para la elaboración del futuro proyecto. Sus etapas se pueden clasificar en: Pre proyecto o identificación. Paso No. 1 Identificación del objeto y el sujeto de desarrollo Paso No. 2 Organización del proceso para la elaboración del diagnóstico Diagnóstico de la realidad. Paso No. 3 Identificación de problemas. Paso No. 4 Jerarquización de los problemas. Paso No. 5 Análisis del o los problemas prioritarios. Fundamentación y planificación del proyecto. Paso No. 6 Identificación de objetivos de desarrollo. Paso No. 7 Análisis de posibles estrategias o alternativas de solución. Paso No. 8 Selección de la estrategia o alternativa viable, según criterios. Paso No. 9 Determinación de los beneficiarios. 6

7 Paso No.10 Planificación de las acciones y recursos. Paso No.11 Determinación del presupuesto. Presentación del documento del proyecto. Paso No.12 Elaboración y presentación del documento de proyecto. ALGUNOS ASPECTOS DE ANÁLISIS. Coherencia entre Objetivos Resultados Actividades. Coherencia entre Plan Operativo Matriz de Recursos Necesarios Presupuesto. Cargas Institucionales Esfuerzos del Proyectos. Documento de Proyecto. FASE II.- CONCERTACIÓN Y NEGOCIACIÓN DEL PROYECTO. Comprende el proceso necesario para asegurar los recursos que demanda el proyecto, relacionados con el aporte local y externo, así como los trámites para oficializarlo ante las autoridades y organizaciones pertinentes. Sus etapas se pueden clasificar en: Concertación de actores. Paso No.13 Determinación de los actores con posibles incidencias en el proyecto. Elaboración de la estrategia de alianzas y relacionamiento del proyecto. Paso No.14 Proceso de Concertación y firma de Términos de Referencia. Negociación del proyecto. Paso No.15 Identificación de las mutuapartes externas y proceso de negociación. Paso No.16 Elaboración de solicitudes de aplicación y firma de Convenios de Cooperación. ALGUNOS ASPECTOS DE ANÁLISIS. Convenios entre las partes (ODS ACD; ODS ACD MINVEC; ACD Auditoria SA) Convenios con otras partes (ODS ODS) Marco Legal de funcionamiento. FASE III.- EJECUCIÓN DEL PROYECTO. Caracterizada por la realización de las actividades planificadas. Durante la misma se pone en marcha el proyecto y se concretan los beneficios logrados con relación a los planificados en el mismo. Para ello, resulta necesario articular a las personas, dentro de una determinada estructura, tecnología y ambiente en los que opera el proyecto, a fin de alcanzar un conjunto de metas comunes u objetivos, los que pueden ser clasificados en internos (p.ej. 7

8 estructuras participativas, administración eficiente, bajos costos) en función de objetivos externos (p.ej. beneficios para grupos beneficiarios, mejores servicios). Se llevan a cabo 3 etapas fundamentales: Las etapas pueden clasificar en: Preparación de las condiciones previas Paso No.17 Formación del Grupo Gestor. Paso No.18 Visión de trabajo comunitario. Paso No.19 Elaboración de estrategias para alcanzar la sostenibilidad. Paso No.20 La Línea Base del Proyecto. Paso No.21 Creación de instrumentos de planificación para la ejecución. Paso No.22 Diseño del Sistema de Información del Proyecto Seguimiento Paso No.22 Control de actividades planificadas. Monitoreo Paso No.23 Control de ejecución presupuestaria. Paso No.24 Control de utilización de recursos. Elaboración de Informes de Avance ALGUNOS ASPECTOS DE ANÁLISIS. Línea base. Instrumentos de Planificación, seguimiento y control. Sistema de Información del Proyecto. 8