Retención en la fuente sobre salarios

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2 Retención en la fuente sobre salarios actualicese.com 2011

3 actualicese.com Publicación Retención en la Fuente sobre salarios Compilación de actualidad 2ª Edición ISBN: Editora actualicese.com LTDA. Se prohíbe la reproducción total o parcial de esta publicación con fines comerciales Noviembre de 2011 Cali

4 Contenido Capítulo ABC de la Retención en la Fuente sobre Pagos Laborales Quiénes deben actuar como agentes de retención sobre pagos laborales?... 8 La Retención sobre pagos laborales se aplica en el momento del pago y no de su causación... 8 La Retención se practica sobre todo tipo de pago laboral, sean constitutivos o no constitutivos de salario Cómo se practica la retención en la fuente sobre pagos Laborales distintos de indemnizaciones? Qué tratamiento especial tiene el pago de las Primas Cuáles son las Rentas Exentas Laborales? Estructura básica que se sigue en las depuraciones mensuales de los pagos laborales para someterlos a retención en la fuente Qué sucede cuando se paguen salarios integrales? Cómo se practica la retención en la fuente sobre pagos por indemnizaciones laborales? Cuáles son los pasos a seguir para practicar la retención en la fuente con el procedimiento 1? Cuáles son los pasos a seguir para practicar la retención en la fuente con el procedimiento 2? Capítulo Normatividad Capítulo Artículos de actualidad Qué sucede con el factor prestacional de los asalariados con salario integral a la hora de hacerles retenciones en la fuente? 45 Por qué el aporte a salud que se resta en la Retención sobre pagos laborales no debería ser el del año anterior? Gobierno modifica el Decreto 2271 de junio de 2009 reglamentario de la retención en la fuente por salarios y honorarios Con qué beneficiario se deberían registrar los pagos indirectos en beneficio de los asalariados? Gobierno reglamenta retención en la fuente para asalariados y trabajadores independientes Cómo se calcula la Retención en la Fuente sobre la prima legal de servicios?... 65

5 : Cómo manejar el Factor Prestacional de los Salarios Integrales? Aporte a Salud es Deducción y no un Ingreso NO Gravado No se practica Retención en la Fuente (RTF) si el salario se causa pero no se paga Cuáles pagos por salarios se pueden deducir al 200% en las declaraciones de renta? Las utilidades que se distribuyan a los trabajadores, pero en acciones, no pagan impuesto de renta Las personas naturales no comerciantes son agentes de retención en la fuente sobre salarios Cómo se calculan las RTF sobre pagos laborales cuando se indemniza a un trabajador? Pagos indirectos a trabajadores: cómo contabilizarlos cuando les genera ingreso tributario? Capítulo Preguntas y Respuestas Reducción de la base para aplicar retención en la fuente por ingresos laborales Retención en la Fuente para salarios superiores a $ La Retención en la Fuente por salarios y no descontada al trabajador, se convierte en ingresos para el empleado? Retención en la Fuente sobre diferentes montos como salarios, honorarios y otros Cambios de procedimiento para descuento de Rete fuente Bases de retención en la fuente sobre salarios Retención en la Fuente de acuerdo a ingresos laborales

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7 Introducción Esta publicación Retención en la Fuente sobre Salarios hace parte nuestra nueva colección Compilaciones de actualidad en la que hemos reunido información fundamental sobre temas de interés e inquietudes formuladas por nuestros usuarios en los consultorios online, de nuestro portal actualicese.com. En este caso Retención en la Fuente sobre salarios, consiste en una recopilación de información alrededor de este tema, proveniente de los artículos generados por nuestros investigadores y extraídos de las secciones de nuestro portal Normatividad, "Actualidad", "Relacionados", "Modelos y Formatos", y "Respuestas. Aquí encontrará un conjunto de cifras y tablas que contienen información de fechas anteriores, pero que en la actualidad, la fórmula y la teoría, siguen en uso para poder hacer la Retención en la Fuente sobre salarios. Es por esto que le recomendamos estar pendiente del valor vigente del UVT y del SLMV. actualicese.com actualicese.com 7

8 Capítulo 1 ABC de la retención en la fuente sobre pagos laborales Quiénes deben actuar como agentes de retención sobre pagos laborales? Según el Artículo 383 del Estatuto Tributario, la retención en la fuente sobre pagos laborales debe ser efectuada por toda persona natural, sucesiones ilíquidas, personas jurídicas (de derecho privado o público), sociedades de hecho y comunidad organizadas que llegue a efectuar dicha clase de pagos. Hay que aclarar que cuando el pago sea efectuado por una persona natural, no importa que dicha sea o no comerciante, ni tampoco el nivel de activos o de ingresos que haya poseído en el año anterior. Lo anterior por cuanto la disposición contenida en el artículo del Estatuto solo exige que la persona natural sea comerciante y con determinados niveles de ingresos y patrimonio para poder actuar como agente de retención en los pagos o abonos en cuenta mencionados en los artículos 392 (honorarios, comisiones, servicios y arrendamientos), 395 (rendimientos financieros) y 401 (Compras en General). Y es que cuando se leen estos artículos, solo se mencionaba como agente de retención a las personas jurídicas y sociedades de hecho, por lo cual el artículo fue adicionado al Estatuto Tributario para que las personas naturales que cumplen los requisitos en él mencionado también actuaran como agentes de retención sobre esos conceptos. Pero en el artículo 383 sobre retención por pagos labores sí se menciona desde el comienzo como agentes de retención a las personas naturales, que serían personas naturales de todo tipo. La Retención sobre pagos laborales se aplica en el momento del pago y no de su causación A diferencia de los demás pagos a terceros que se realicen en las empresas del sector privado, los que se realizan por 8 a ctualicese.com

9 concepto de salarios son erogaciones en los cuales la retención en la fuente a título del impuesto de renta se debe practicar solamente en el momento de su pago y no en el momento de su causación. Así lo establecen las normas contenidas en los Art.383, 385 y 386 del ET. Por ejemplo en el inciso primero del Art.383 del ET se lee lo siguiente: ARTÍCULO TARIFA. La retención en la fuente aplicable a los pagos gravables, efectuados por las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas, originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, será la que resulte de aplicar a dichos pagos la siguiente tabla de retención en la fuente (los subrayados son nuestros) Se debe aclarar que fue hasta junio de 1992 cuando esas normas contemplaban que la retención en la fuente sobre pagos labores sí se practicaría en los pagos o abonos en cuenta. Pero el Art.140 de la ley 6 de 1992 derogó la expresión abonos en cuenta que estaban contenidas en tales normas. En consecuencia, cuando cada mes en una empresa se tenga que causar el gasto por los salarios de un trabajador y tal salario es uno de los que arrojaría base gravable para que se le practiquen retenciones en la fuente, es necesario asegurar si ese salario va a ser o no pagado en ese mismo mes. Solo cuando haya de ser pagado se contabiliza, declara y paga a la DIAN tal retención. Además, aun cuando no se hayan practicado retención en la fuente sobre salarios causados (y no pagados), estos serían deducibles en la renta del empleador siempre y cuando tal empleador haya pagado los respectivos aportes de seguridad social y parafiscales antes de la presentación de la declaración inicial de renta (ver Art. 108 y 664 del ET; también el concepto DIAN de marzo 24 de 2004). Es de entender que esa medida se estableció en razón a que los asalariados son contribuyentes que frente al impuesto de renta solo denuncian sus ingresos en el momento en que los reciban efectivamente, ya que son contribuyentes no obligados actualicese.com 9

10 a llevar contabilidad (ver Art.27 del ET). En consecuencia, lo más lógico es que en el año en que el trabajador deba denunciar en su declaración de renta su ingreso por salarios (porque se los pagaron efectivamente) y liquide impuesto de renta sobre tales ingresos, también debería poder usar la retención en la fuente que le habrá practicado su empleador. Sin embargo, hay que aclarar que cuando en una empresa se hayan acumulado varias mensualidades de los salarios de un trabajador y llegue el momento de hacer los pagos de esos salarios acumulados (o por ejemplo, cuando se había despedido injustamente a un trabajador y tiempo después un juez ordena reintegrarlo y cancelarle los sueldos atrasados), la retención en la fuente no se practica sobre el monto total de los salarios acumulados sino sobre el valor del salario mensual promedio que se calcule sobre esos pagos acumulados. Así lo estableció la DIAN en su concepto de julio 26 de 1984 donde dijo: El valor de la retención en el caso de que al trabajador se le paguen salarios de meses anteriores, deberá corresponder a la sumatoria de las retenciones referentes al salario de un mes, en lugar de aplicar la retención que aparezca en la tabla frente al valor acumulado de todos los salarios gravables y que corresponde a varios meses, pues esto último resultaría inequitativo. Para más detalle de cómo se debe practicar esa retención en los pagos de salarios acumulados, la DIAN ha emitido varios conceptos. Así, en el concepto de julio de 2005, tal entidad hace la siguiente cita tomada del concepto de septiembre de 2003: la retención en la fuente del impuesto sobre la renta debe liquidarse estableciendo qué porcentaje del pago gravable retroactivo le corresponde a cada mes. Para el efecto el monto total de los pagos retroactivos gravables se divide por el número de meses que corresponde a la retroactividad; a este resultado se le restara el promedio mensual de los 10 a ctualicese.com

11 intereses y corrección monetaria o de los gastos de salud y educación, debidamente certificados y que legalmente correspondan, según el caso, y la diferencia será la base para establecer la retención en la fuente. El porcentaje que figure en la tabla de retención en la fuente (vigente al momento del pago) frente al valor obtenido de acuerdo con lo previsto en el párrafo anterior, se aplica a la totalidad de los pagos gravables retroactivos. La cifra resultante será el valor a retener debe tenerse en cuenta que de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 206 del estatuto tributario (modificado por el artículo 17 de la ley 788 de 2002) el veinticinco por ciento (25%) del valor total de los pagos laborales es exento, limitado mensualmente a $ En consecuencia el valor correspondiente no forma parte de la sumatoria para calcular la base mensual de retención, como tampoco para aplicar el porcentaje a que nos hemos referido anteriormente.. La Retención se practica sobre todo tipo de pago laboral, sean constitutivos o no constitutivos de salario Los pagos laborales que un empleador realiza a su trabajador (ya sea en dinero o en especie) pueden catalogarse entre constitutivos de salario y no constitutivos de salario. Así lo establecen los artículos 127 y 128 del Código sustantivo del Trabajo: ARTICULO 127. ELEMENTOS INTEGRANTES. Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones. ARTICULO 128. PAGOS QUE NO CONSTITUYEN SALARIOS. <Artículo modificado por el artículo 15 de la Ley 50 de El nuevo texto es el siguiente:> No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del actualicese.com 11

12 empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en diner o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes. Tampoco las prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el {empleador}, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad. Ahora bien, para que los pagos labores (constitutivos y no constitutivos de salario) puedan ser deducibles en la declaración de renta del empleador, se requiere que todos esos pagos sean involucrados dentro del proceso mensual de retenciones en la fuente que el empleador ha de practicar cada mes en el momento en que cancele dichos pagos laborales. Y solo se podrán detraer o restar aquellos que las normas señalen expresamente como ingresos no gravados (ver artículo y del Estatuto Tributario) o como rentas exentas (ver artículo 206 del E.T.) Así lo establece el artículo 87-1 del Estatuto Tributario donde leemos lo siguiente: ARTÍCULO OTROS GASTOS ORIGINADOS EN LA RELACIÓN LABORAL NO DEDUCIBLES. <Artículo adicionado por el artículo 15 de la Ley 788 de El nuevo texto es el siguiente:> Los contribuyentes no podrán solicitar como costo o deducción, los pagos cuya finalidad sea remunerar de alguna forma y que no hayan formado parte de la base de retención en la fuente por ingresos laborales. Exceptúense de la anterior disposición los pagos no constitutivos de ingreso gravable o exentos para el trabajador, de conformidad con las normas tributarias incluidos los provistos en el artículo 387 del Estatuto Tributario. 12 a ctualicese.com

13 Cómo se practica la retención en la fuente sobre pagos Laborales distintos de indemnizaciones? Para los pagos laborales diferentes de indemnizaciones laborales (ver Art del E.T.), el empleador tomará los pagos laborales del mes y escogerá entre aplicarles el procedimiento 1 mencionado en el Art. 385 del E.T, o el procedimiento 2 mencionado en el Art. 386 del mismo Estatuto. En consecuencia, si tiene varios trabajadores al mismo tiempo, el empleador puede aplicar a unos el procedimiento 1 y a otros el procedimiento 2. Pero el procedimiento que se le aplique a un determinado trabajador debe ser el mismo durante todo el año fiscal (ver concepto DIAN 2340 enero 20/93). Esos procedimientos se aplican solo si el trabajador es un residente en Colombia (ver Art.9 y 10 del ET). Pero si es un trabajador no residente, entonces se le aplicaría una tarifa única del 33% (ver Art.408 del E.T. y el concepto DIAN abril de 1997) Las normas contenidas en esos artículos 385 y 386 del E.T. dicen lo siguiente: ARTICULO 385. PRIMERA OPCIÓN FRENTE A LA RETENCIÓN. Para efectos de la retención en la fuente, el retenedor deberá aplicar el procedimiento establecido en este artículo, o en el artículo siguiente Procedimiento 1. Con relación a los pagos gravables diferentes de la cesantía, los intereses sobre cesantía, y la prima mínima legal de servicios del sector privado o de navidad del sector público, el "valor a retener" mensualmente es el indicado frente al intervalo de la tabla al cual correspondan la totalidad de dichos pagos que se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo mes. Si tales pagos se realizan por períodos inferiores a treinta (30) días, su retención podrá calcularse así: a. El valor total de los pagos gravables, recibidos directa o indirectamente por el trabajador en el respectivo período, se divide por el número de días a que correspondan tales pagos y su resultado se multiplica por 30; actualicese.com 13

14 b. Se determina el porcentaje de retención que figure en la tabla frente al valor obtenido de acuerdo con lo previsto en el literal anterior y dicho porcentaje se aplica a la totalidad de los pagos gravables recibidos directa o indirectamente por el trabajador en el respectivo período. La cifra resultante será el "valor a retener". Cuando se trate de la prima mínima legal de servicios del sector privado, o de navidad del sector público, el "valor a retener" es el que figure frente al intervalo al cual corresponda la respectiva prima. ARTICULO 386. SEGUNDA OPCIÓN FRENTE A LA RETENCIÓN. El retenedor podrá igualmente aplicar el siguiente sistema: Procedimiento 2 Cuando se trate de los pagos gravable <sic> distintos de la cesantía y de los intereses sobre las cesantías, el "valor a retener" mensualmente es el que resulte de aplicar a la totalidad de tales pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, en el respectivo mes, el porcentaje fijo de retención semestral que le corresponda al trabajador, calculado de conformidad con las siguientes reglas: Los retenedores calcularán en los meses de junio y diciembre de cada año el porcentaje fijo de retención que deberá aplicarse a los ingresos de cada trabajador durante los seis meses siguientes a aquél en el cual se haya efectuado el cálculo 1 El porcentaje fijo de retención de que trata el inciso anterior será el que figure en la tabla de retención 1 De acuerdo con lo que indica esa parte de la norma, en combinación con lo que dice el inciso siguiente, en junio de cada año el empleador tomará los pagos que el trabajador devengó en los 12 meses anteriores a aquel en el que se efectúa el cálculo. Eso significaría que tomará los que devengó entre junio del año inmediatamente anterior y mayo del año presente. Y si se trata de hacer el cálculo en diciembre, tomará entonces los pagos que el trabajador devengó entre diciembre del año inmediatamente anterior y noviembre del año presente. del año inmediatamente anterior y mayo del año presente. Y si se trata de hacer el cálculo en diciembre, tomará entonces los pagos que el trabajador devengó entre Diciembre del año inmediatamente anterior y noviembre del año presente. devengó entre diciembre del año inmediatamente anterior y noviembre del año presente. 14 a ctualicese.com

15 frente al intervalo al cual corresponda el resultado de dividir por 13 la sumatoria de todos los pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, durante los 12 meses anteriores a aquél en el cual se efectúa el cálculo, sin incluir los que correspondan a la cesantía y a los intereses sobre cesantías. Cuando el trabajador lleve laborando menos de 12 meses al servicio del patrono, el porcentaje fijo de retención será el que figure en la tabla de retención frente al intervalo al cual corresponda el resultado de dividir por el número de meses de vinculación laboral, la sumatoria de todos los pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, durante dicho lapso, sin incluir los que correspondan a la cesantía y a los intereses sobre cesantías.( 2 ) Cuando se trate de nuevos trabajadores y hasta tanto se efectúe el primer cálculo, el porcentaje de retención será el que figure en la tabla frente al intervalo al cual corresponda la totalidad de los pagos gravables que se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo mes. 3 Y para poder aplicar lo que se indica como Procedimiento 2 en el artículo 386 del E.T., es necesario conocer lo que hoy día está incluido en el parágrafo del artículo 383, donde se lee: PARÁGRAFO. Para efectos de la aplicación del Procedimiento 2 a que se refiere el artículo 386 de este Estatuto, el valor del impuesto en UVT determinado de conformidad con la tabla incluida en 2 Para entender esa parte de la norma, nótese que se usan dos palabras especiales que hemos subrayado, a saber: laborando y vinculación. Y es que aunque un trabajador sí haya tenido vinculación durante los 12 meses anteriores, puede suceder que por haberlo suspendido o por haber tenido licencias, etc., entonces ese trabajador no haya laborado durante los 12 meses anteriores. Por tanto, como para aplicar el procedimiento 2 lo básico es que sí haya existido vinculación en los 12 meses anteriores, cuando suceda este caso especial de no haber laborado los 12 meses anteriores, se tomarán entonces solo los pagos de los meses en que sí haya laborado y con ellos se hará el cálculo del procedimiento 2. 3 Esta parte de la norma estaría dejando claro que si el trabajador no tiene con la empresa los 12 meses de vinculación anteriores que se necesitan para poder aplicarle un procedimiento 2, entonces hasta cuando complete esos primeros 12 meses al trabajador se le tendrá que aplicar el procedimiento 1. actualicese.com 15

16 este artículo, se divide por el ingreso laboral total gravado convertido a UVT, con lo cual se obtiene la tarifa de retención aplicable al ingreso mensual. ( 4 ) Qué tratamiento especial tiene el pago de las Primas Como lo indicaba el último inciso del artículo 385 antes citado, debe destacarse lo siguiente en relación al pago de las Primas : -Si se trata de la prima legal de servicios en el sector privado, o la prima de navidad en el sector público, y al trabajador se le aplica procedimiento 1, entonces ese pago se depura aparte (es decir, sin mezclarlo con los demás pagos laborales de ese mismo mes). Si al trabajador se le aplica procedimiento 2, entonces se suma con los demás pagos laborales del mes. -Si se trata de la prima legal de servicios en el sector público, y de todas las demás primas distintas a la legal que se le cancelen a los trabajadores del sector privado, esas primas siempre se sumarán con los demás pagos laborales del mes (sea con procedimiento 1 ó procedimiento 2) y se formará así una única base para retención en la fuente. Cuáles son las Rentas Exentas Laborales? Cuando las normas de los artículos 385 y 386 antes citados mencionan que los pagos que se someten a retención son los diferentes a cesantías e intereses de cesantías, lo hace por la sencilla razón de que esos dos conceptos figuran, junto a otros conceptos más, dentro de la lista de pagos laborales que se consideran renta exenta para el trabajador contenida en el artículo 206 del Estatuto Tributario donde se lee: 4 En los meses de diciembre de cada año, cuando se esté definiendo el porcentaje fijo que se usaría en el semestre enero-junio del siguiente año (año en el que regiría una UVT distinta de aquella que rige para la fecha de la definición del porcentaje), la tabla del Art.383 se debe actualizar con el UVT que rija para el año en que se estarán practicado las retenciones y no con la UVT del año en que se hace la definición del porcentaje; ver Art.1 del decreto 1809 de a ctualicese.com

17 ARTICULO 206. RENTAS DE TRABAJO EXENTAS. Están gravados con el impuesto sobre la renta y complementarios la totalidad de los pagos o abonos en cuenta provenientes de la relación laboral o legal y reglamentaria, con excepción de los siguientes: 1. Las indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad. 2. Las indemnizaciones que impliquen 3. Lo recibido por gastos de entierro del trabajador. 4. Ajuste de las cifras en valores absolutos en términos de UVT por el artículo 51 de la Ley 1111 de 2006 (A partir del año gravable 2007). El texto con el nuevo término es el siguiente: El auxilio de cesantía y los intereses sobre cesantías, siempre y cuando sean recibidos por trabajadores cuyo ingreso mensual promedio en los seis (6) últimos meses de vinculación laboral no exceda de 350 UVT. Cuando el salario mensual promedio a que se refiere este numeral exceda de 350 UVT la parte no gravada se determinará así ( 5 ): Salario mensual Parte Promedio No gravada % Entre 350 UVT Y 410 UVT el 90% Entre 410 UVT Y 470 UVT el 80% Entre 470 UVT Y 530 UVT el 60% Entre 530 UVT Y 590 UVT el 40% Entre 590 UVT Y 650 UVT el 20% De 650 UVT el 0% 5. Ajuste de salarios mínimos en términos de UVT por el artículo 51 de la Ley 1111 de 2006 (A partir del año gravable 2007). Numeral modificado por el artículo 96 de la Ley 223 de El nuevo texto es el siguiente: Las pensiones de jubilación, invalidez, 5 El artículo 135 de la Ley 100 de 1993, reglamentado con el artículo 22 del Decreto 841 de 1998, ha establecido que en ningún caso los pagos efectuados por concepto de cesantía serán sujetos de retención en la fuente. Por tanto, aunque este numeral del artículo 206 del E.T. indique que sí podría haber en algún momento una parte de la cesantía que sería gravada, la realidad es que ninguna parte de las cesantías puede quedar sometida a retención en la fuente. Es decir, serán siempre 100% renta exenta actualicese.com 17

18 vejez, de sobrevivientes y sobre Riesgos Profesionales, hasta el año gravable de A partir del 1 de Enero de 1998 estarán gravadas sólo en la parte del pago mensual que exceda de UVT. El mismo tratamiento tendrán las Indemnizaciones Sustitutivas de las Pensiones o las devoluciones de saldos de ahorro pensional. Para el efecto, el valor exonerado del impuesto será el que resulte de multiplicar la suma equivalente a UVT, calculados al momento de recibir la indemnización, por el número de meses a los cuales ésta corresponda. 6. El seguro por muerte, y las compensaciones por muerte de los miembros de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional. 7. Inciso 1 y 2 INEXEQUIBLES En el caso de los Magistrados de los Tribunales y de sus Fiscales, se considerará como gastos de representación exentos un porcentaje equivalente al cincuenta por ciento (50%) de su salario. Para los Jueces de la República el porcentaje exento será del veinticinco por ciento (25%) sobre su salario. En el caso de los rectores y profesores de universidades oficiales, los gastos de representación no podrán exceder del cincuenta por ciento (50%) de su salario. 8. El exceso del salario básico percibido por los oficiales y suboficiales de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional y de los agentes de ésta última. 9. Para los ciudadanos colombianos que integran las reservas de oficiales de primera y segunda clase de la fuerza aérea, mientras ejerzan actividades de piloto, navegante o ingeniero de vuelo, en empresas aéreas nacionales de transporte público y de trabajos aéreos especiales, solamente constituye renta gravable el sueldo que perciban de las respectivas empresas, con exclusión de las primas, bonificaciones, horas extras y demás complementos salariales. 10. Ajuste de las cifras en valores absolutos en términos de UVT por el artículo 51 de la Ley 1111 de 2006 (A partir del año gravable 2007). Numeral 18 a ctualicese.com

19 modificado por el artículo 17 de la Ley 788 de El nuevo texto es el siguiente: El veinticinco por ciento (25%) del valor total de los pagos laborales, limitada mensualmente a 240 UVT. PARAGRAFO 1o. Parágrafo modificado por el artículo 96 de la Ley 223 de El nuevo texto es el siguiente: La exención prevista en los numerales 1, 2, 3, 4, y 6 de este artículo, opera únicamente sobre los valores que correspondan al mínimo legal de que tratan las normas laborales; el excedente no está exento del impuesto de renta y complementarios. PARAGRAFO 2o. Parágrafo adicionado por el artículo 96 de la Ley 223 de El nuevo texto es el siguiente: La exención prevista en el numeral 10o. no se otorgará sobre las cesantías, sobre la porción de los ingresos excluida o exonerada del impuesto de renta por otras disposiciones, ni sobre la parte gravable de las pensiones. La exención del factor prestacional a que se refiere el artículo 18 de la Ley 50 de 1990 queda sustituida por lo previsto en este numeral. PARAGRAFO 3o. Parágrafo adicionado por el artículo 96 de la Ley 223 de El nuevo texto es el siguiente: Para tener derecho a la exención consagrada en el numeral 5 de este artículo, el contribuyente debe cumplir los requisitos necesarios para acceder a la pensión, de acuerdo con la Ley 100 de En consecuencia, no solo las cesantías e intereses de cesantías, sino no todos los demás conceptos mencionados en ese artículo 206 son conceptos que se restarán como rentas exentas en el proceso de depuración mensual de pagos sujetos a retención en la fuente. Estructura básica que se sigue en las depuraciones mensuales de los pagos laborales para someterlos a retención en la fuente Tanto para el procedimiento 1 como en el procedimiento 2, los pagos mensuales que realice el empleador al trabajador se depuran conservando la siguiente estructura básica: actualicese.com 19

20 Valor de los pagos totales recibidos por el trabajador en el mes Menos: Ingresos no gravados (los expresamente señalados en las normas como por ejemplo los indicados en el artículo y del E.T por aportes a fondos de pensiones y las cuentas de Ahorro al Fomento de la Construcción. También lo indicado en el Art por concepto de alimentación.) Subtotal 1 Menos: Rentas exentas mencionadas en los numerales 1 a 9 del artículo 206 del E.T. Subtotal 2 Menos: 25% del subtotal 2, el cual se puede tomar como Las demás Rentas exentas a que se refiere el numeral 10 del Art.206 del E.T.. Este valor que se calcule aquí no puede exceder en todo caso de 240 UVT Subtotal 3 Menos: Las deducciones especiales permitidas en el artículo 387 del ET. Allí se mencionan dos tipos de deducciones que son: a) Los intereses pagados durante el año anterior por el trabajador en un crédito para adquisición de su vivienda, ó b) Los pagos hechos por salud prepagada y educación en el año anterior a favor el trabajador, el cónyuge y hasta dos hijos. Los trabajadores que hayan tenido en el año anterior ingresos brutos laborales superiores a UVT solo pueden usar la opción a, y el valor que tomen no puede exceder mensualmente de 100 UVT (ver artículo 2 y 5 del Decreto 4713 de Diciembre de 2005). xxxxxxxx (xxxxxxx) xxxxxxxx (xxxxxxx) xxxxxxx (xxxxxxx) Xxxxxx (xxxxx) Los que hayan obtenido ingresos brutos laborales en el año anterior por menos de UVT, pueden escoger entre la opción a (guardando también el límite de no poder retar cada mes una cifra superior a los 100 UVT), o la opción b (pero en este último caso el valor que pueden restar cada mes no puede exceder del 15% del Subtotal 3 y deben además ceñirse a lo indicado en los artículos 1 y 2 del Decreto 2271 de junio de 2009). Además, cuando empieza un nuevo año fiscal, el trabajador tiene tiempo hasta el 15 de abril para entregarle a su empleador los certificados de lo que pagó por esos conceptos durante el año anterior. En consecuencia, entre enero y abril, el empleador podrá hacer las depuraciones con el mismo dato que usó en el año anterior. Y si después del 15 de abril el trabajador no trae el nuevo certificado, entonces el empleador ya no le 20 a ctualicese.com

21 podrá seguir restando más valores por concepto de estas deducciones (ver Art.7 del Decreto 4713 de Diciembre de 2005) Menos: Los pagos que durante el año anterior haya efectuado el trabajador con destino al plan obligatorio en salud (ver art. 3 del decreto 2271 de junio de 2009 y el concepto DIAN de septiembre de 2009). Cada mes puede restar el promedio mensual de los pagos que hizo en el año anterior, y sin guardar ningún límite respecto del Subtotal 3 (ver Art.3 del decreto 2271 de Junio de 2009, modificado con Decreto 3655 de Sep. de 2009) Salario mensual gravable (xxxxxx) Xxxxxx El salario mensual gravable, si el trabajador está sujeto al procedimiento 1 de retención en la fuente, se le buscará dentro de la Tabla del artículo 383 del E.T. para definir allí su retención en la fuente aplicable. Pero si el trabajador está sujeto al procedimiento 2, entonces a ese Salario Mensual Gravable se le aplicará el porcentaje fijo que se haya definido en el mes de junio o diciembre anteriores como porcentaje que se aplicaría durante cada mes del semestre siguiente. Además, cuando el empleador debe definir en los meses de junio ó diciembre de cada año lo que ha de ser el porcentaje fijo de retención que aplicaría al trabajador durante cada uno de los meses del semestre siguiente, en ese proceso también usará esta misma depuración pero utilizando los pagos laborales de todos los 12 meses anteriores a aquel en el que se efectúa el cálculo. Y cuando llegue a lo que sería el Subtotal 3, entonces ese subtotal lo dividirá entre 13, como lo dice el artículo 386. Luego, para completar el proceso, las deducciones que utilizará (por intereses en créditos de vivienda o por salud y educación) serán también las de los 12 meses anteriores a la fecha en que se hace el cálculo pero dividiéndolos entre 12 conservando los limites respectivos. Y los pagos a salud obligatoria serían también los de los 12 meses anteriores igualmente dividiéndolos entre 12. Como sea, en ese proceso de la definición del porcentaje fijo, el valor que utilice a la altura de deducciones (por intereses, por salud prepagada o educación, o por pagos obligatorios a salud), deberá ser el mismo que se terminará usando a esa misma altura de deducciones en el proceso de depuración mensual durante cada uno de los meses del semestre siguiente en los que se aplicará el porcentaje fijo (ver el parágrafo 2 del artículo 387 del ET, y el inciso segundo del actualicese.com 21

22 Art.3 del Decreto 2271 de junio de 2009). Qué sucede cuando se paguen salarios integrales? Como se explicó en el punto anterior, en el proceso de depuración mensual de los salarios se llega a un Subtotal 1 al cual se le calculará luego un 25% (sin exceder de 240 UVT mensualmente) por concepto de las demás rentas exentas ya que así lo permite el numeral 10 del artículo 206 del ET. Sucede entonces que si el trabajador está devengando un salario integral (el cual debe ser como mínimo de 13 salarios mínimos mensuales vigentes pues debe corresponder a por lo menos 10 salarios mínimos incrementados en un 30% como mínimo por concepto de factor prestacional ; ver artículo 18 de la ley 50 de 1990), en ese caso, al momento de calcular ese 25% antes comentado, con la resta de ese 25% se entiende restado el factor prestacional (cualquiera que sea) que está involucrado en su salario integral. Así lo indica el parágrafo 2 del mismo artículo 206 del E.T. donde se lee: PARAGRAFO 2o. Parágrafo adicionado por el artículo 96 de la Ley 223 de El nuevo texto es el siguiente: La exención prevista en el numeral 1, no se otorgará sobre las cesantías, sobre la porción de los ingresos excluida o exonerada del impuesto de renta por otras disposiciones, ni sobre la parte gravable de las pensiones. La exención del factor prestacional a que se refiere el artículo 18 de la Ley 50 de 1990 queda sustituida por lo previsto en este numeral. (los subrayados son nuestros) Cómo se practica la retención en la fuente sobre pagos por indemnizaciones laborales? En cuanto a los pagos por indemnizaciones laborales, como se mencionó antes, tienen norma exclusiva con la cual se les define su retención en la fuente y es la mencionada en el artículo del Estatuto Tributario donde se lee: ARTÍCULO RETENCIÓN EN LA FUENTE EN INDEMNIZACIONES DERIVADAS DE UNA RELACIÓN LABORAL O LEGAL Y REGLAMENTARIA. Artículo 22 a ctualicese.com

23 adicionado por el artículo 92 de la Ley 788 de Valores absolutos que regirán para el año 2004 establecidos por el artículo 1 del Decreto 3804 de El nuevo texto es el siguiente: Las indemnizaciones derivadas de una relación laboral o legal y reglamentaria, estarán sometidas a retención por concepto de impuesto sobre la renta, a una tarifa del veinte por ciento (20%) para trabajadores que devenguen ingresos superiores a diez (10) salarios mínimos legales mensuales, sin perjuicio de lo dispuesto por el artículo 27 de la Ley 488 de Esos 10 salarios mínimos legales mensuales mencionados al final de la norma fueron estandarizados en términos de UVT por la ley 1111 de diciembre de 2006 y deben entenderse entonces como 204 UVT. Además, la DIAN, en su concepto de Julio 15 de 2004 indicó que para establecer si el trabajador devengaba ese nivel de ingresos, se tomará como referencia los ingresos laborales percibidos por el trabajador en el mes en que es retirado de la empresa. Además, si el trabajador que recibe la indemnización estaba recibiendo al momento de ser retirado de la empresa un ingreso inferior a los 204 UVT, en ese caso no se practicará ningún tipo de retención sobre ese valor que reciba por indemnización (ver Concepto DIAN de marzo 25 de 2003). Ahora bien, en el caso de que el trabajador sí quede sujeto a que se le practique retención al valor que reciba por indemnización, hay que entender que por tratarse de un pago laboral entonces al valor de la indemnización sí se le puede restar primero un 25% como renta exenta tal como lo indica el numeral 10 del artículo 206 del ET. Sin embargo, ese 25% que se le reste no tiene que guardar el límite de 240 UVT que se mencionan en ese numeral 10 del artículo 206 del E.T. Así lo indicó la DIAN en su concepto 7261 de Febrero 11 de 2005 donde dijo: Las indemnizaciones por retiro definitivo del trabajador, si bien tienen como referente para su cuantificación los factores salariales en un lapso determinado, no corresponden en estricto sentido al reconocimiento de un pago laboral mensual ni aun pago que tenga esa vocación. Por tanto, las indemnizaciones por retiro gozan de la exención del actualicese.com 23

24 25% consagrada en el numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario, sin tener en cuenta el límite mensual contemplado en la norma Resumiendo entonces, para los trabajadores que tengan ingresos mensuales superiores a 204 UVT en el mes en que los retiren de la empresa, y sin importar si han venido estando sujetos al procedimiento 1 o al procedimiento 2 de retenciones en la fuente, a ellos siempre se les tomará el valor de su indemnización como un pago especial (que no se mezcla con los demás pagos laborales de ese mismo mes.), se les restará un 25% (sin importar el valor que arroje), y al valor que quede (o sea, al 75%), se le aplicará la tarifa de 20% por concepto de retención en la fuente. Cuáles son los pasos a seguir para practicar la retención en la fuente con el procedimiento 1? A continuación se presenta un modelo básico con los pasos que debe seguir un agente de retención durante el año 2012 para examinar, bajo el procedimiento 1 de retención en la fuente (ver Art.385 del E.T.), si los pagos que durante un mes cualquiera que le efectúe a un trabajador terminarán estando sujetos o no la respectiva retención en la fuente a título del impuesto de renta. El "Salario mensual gravable" que se obtenga de dicha depuración se buscaría en la tabla del Art.383 y para ello, las UVT mencionadas en dicha tabla (al igual que en otros puntos del proceso de depuración) se deberán tomar con el valor oficial que del UVT durante el año Este valor ($26.049), resulta de tomar la UVT vigente durante el año 2011 ($25.132) e incrementarla en 3.65% que es el mismo porcentaje en que se incrementó el índice de precios al consumidor de ingresos medios para el período octubre 1 de 2010 a octubre 1 de Ejemplo ilustrativo Supónga que la empresa EJEMPLO S.A. pagó 24 a ctualicese.com

25 durante Enero de 2012 a su trabajador David Pérez los siguientes valores producto de la relación laboral y determinó, con el procedimiento 1 de retención en la fuente, la retención aplicable a dicho trabajador por el mes de enero de 2012 así: ver Valores nota Detalle de los Pagos y depuraciones aplicables (*.*) al Parciales Totales final Pagos brutos laborales efectuados al trabajador durante el respectivo mes : Salarios Otros pagos laborales (auxilios, subsidios, bonificaciones, aportes que le haga la empresa por cuenta de ella a los fondos de pensiones, intereses de cesantías, cesantías, etc.) Menos : Ingresos del mes que se consideran "no gravables" para el trabajador La parte recibida en "alimentación" (salario en especie) (a) 0 Aportes obligatorios que se le descuentan hacia el (b) fondo de pensiones (Art ET) Aportes voluntarios a fondos de pensiones (que haga el (b) trabajador o que también le haya hecho la empresa a favor del trabajador; (Art.126-1) Dineros descontados con destino a ser ahorrados voluntariamente en cuentas A.F.C (Art ET) (b) 0 Medios de transporte distintos del subsidio de transporte (Concepto DIAN Julio 30/90) 0 Viáticos ocasionales para manutención y alojamiento, 0 tanto para empleados oficiales como de empresas ( ) Subtotal Menos: Renta exentas (Art.206 del ET) En este caso, según el tipo de ingresos que recibió en el mes, se restan las "rentas exentas" de entre las contempladas en los numerales 1 a 9 del Art.206 del ET. Supóngase que en este caso aplican las siguientes: Indemnizaciones por accidente de trabajo (numeral 1 0 del Art.206) Lo recibido por intereses de cesantías (numeral 4 del Art.206) ( ) Subtotal El 25% del subtotal 2, sin que exceda de 240 UVT (es decir, 240 x $ = $ ) ( d ) ( ) actualicese.com 25

26 ver Valores nota Detalle de los Pagos y depuraciones aplicables (*.*) al Parciales Totales final Subtotal Menos: Una cualquiera de las siguientes dos "deducciones" (Art.387 del ET) 1) Intereses en préstamos para adquisición de vivienda (c ) 0 pagados en el 2011 y divididos por los meses a que correspondieron Ó 2) Pagos durante el 2011 a medicina propagada del trabajador, la esposa y hasta dos hijos; más pagos durante el 2011 por seguros de salud del trabajador la esposa y hasta dos hijos; más pagos durante el 2011 por educación primaria secundaria y superior (incluida la educación para el trabajo o no formal) del trabajador, la esposa y hasta dos hijos (Ver Art.387, inciso 2). Se toman los pagos hechos en el año anterior y se divide por 12 o por el número de meses a que correspondan (c ) 0 (0) Menos: deducción de los aportes obligatorios a salud que efectúa solamente el trabajador Se resta el aporte mensual promedio que hizo durante el año gravable anterior (en este caso durante el año 2011), y ( ) sin importar su monto (ver art. 3 del decreto 2271 de junio de 2009 y los conceptos DIAN de septiembre de 2009 y de octubre de 2009) Subtotal 4 ("salario gravable del mes") Valor de la Retención (el subtotal 4 se busca en la tabla del Art.383 del ET) La obtención del valor de la retención en la fuente se hizo al buscar el salario gravable ($ ) en la tabla del artículo 383, así: Valor de la UVT durante el 2012 $ Valor del salario gravable del mes en términos de UVT Rangos en UVT Tarifa Marginal Instrucción para calcular la retención ("impuesto") en $ Calculo en $ del valor de la retención Desde Hasta >0 95 0% $ 0 $ 0 26 a ctualicese.com

27 > % > % >360 En adelante 33% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 95 UVT)*19% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT)*28% más 10 UVT (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 360 UVT)*33% más 69 UVT $ $0 $ 0 De acuerdo con la circular DIAN 009 de enero 17 de 2007 (véase el punto IV-Retención en la fuente, y literal "a" Cambio de tabla, de dicha circular), en este punto del cálculo se deben trabajar con un resultado que contenga hasta las dos primeras cifras decimales Notas aclaratorias (a) Solo quienes durante el 2012 devenguen hasta 310 UVT ($310 x $ = $ ) podrán tomar lo que reciban como "alimentación" y restarlo como si fuese "ingreso no gravado". Pero ese monto de "alimentación" no puede exceder mensualmente de 41 UVT (eso sería 41 UVT x $ = $ ). Lo que exceda de ese valor, sí sería "ingreso gravable" para el trabajador (ver Art del ET) (b) La suma de lo relacionado en estos tres conceptos no puede exceder al 30% de lo devengado en el mes (ver art inciso 3) (c) El trabajador que en el año anterior (2011) haya recibido ingresos laborales brutos totales por menos de UVT (4.600 por el valor de la UVT del 2011, osea x $ = $ ; ver valores del Art.2 del decreto 4713 de 2005 convertidos a UVT en la tabla del Art del ET), pueden escoger entre utilizar la Opción 1 (deducción de los "intereses por préstamos para adquisición de vivienda"), o utilizar la Opción 2 (pagos por salud y educación). El que haya ganado más de esa cifra, solo puede optar por la "Opción 1" (intereses en un préstamo para vivienda). En todo caso, cuando escojan la "Opción 1" (deducción por "intereses"), tal deducción no actualicese.com 27

28 puede exceder de 100 UVT (eso sería 100 UVT por el valor de la UVT del 2012, es decir, 100 x $ = $ ; ver valores del Art.5 del dec.4713 de 2005 convertidos a UVT en la tabla del Art del E.T.). Y para quienes escojan la "Opción 2" (deducción por "pagos de salud y educación"), ese valor no puede exceder del 15% del "Subtotal 3". Así mismo, si lo que se tomó como deducción son los pagos a salud prepagada, en ese caso se deberá tomar en cuenta lo indicado en los artículos 1 y 2 del decreto 2271 de junio 18 del 2009 que dicen: Articulo 1, Disminución de la base de retención en la fuente: Para efectos de la disminución de la base de retención en la fuente de los ingresos laborales, los pagos por salud de que trata el literal a) del artículo 387 del E.T son todos aquellos efectuados por los Planes Adicionales de Salud, de que tratan las normas de seguridad social en salud, que se financien con cargo exclusivo a los recursos que paguen los particulares a entidades vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud, que impliquen protección al trabajador, su cónyuge y hasta dos (2) hijos. Artículo 2, Gastos en salud, educación y vivienda de los servidores en el exterior. Los servidores del Ministerio de Relaciones Exteriores que se encuentren prestando servicios en el exterior, podrán deducir de la base de retención en la fuente y en el impuesto sobre la renta, los pagos efectuados por educación primaria, secundaria o superior en establecimientos reconocidos por la autoridad competente del país receptor, los pagos efectuados por planes de salud adicionales a la cobertura que en esta materia otorga el Ministerio de Relaciones Exteriores, siempre que dichos pagos se financien exclusivamente por los servidores en el exterior, así como los intereses y/o corrección monetaria o costo financiero que se paguen sobre préstamos para adquisición de vivienda del contribuyente o adquisición por el sistema leasing. Parágrafo: Para lo previsto en este artículo aplicarán los límites anuales y demás restricciones que operan para la generalidad de los casos previstos en los artículos 119 y 387 del Estatuto Tributario. 28 a ctualicese.com

29 (d) El salario pagado a un trabajador podrá pactarse entre las partes como "integral" si el mismo es equivalente por lo menos a 13 salarios mínimos legales vigentes (ver Art. 18 de la ley 50/90; se dice 13 salarios, pues a los 10 primeros se les debe recargar el factor prestaciones de la empresa, el cual no puede ser inferior a un 30%, lo que en la práctica los eleva de 10 a 13). Por tanto, si el salario ha sido pactado como "integral" (en el 2012 sería si supera 13 x (pendiente conocer el salario mínimo del 2012) = (pendiente...), en ese caso, con restar ese 25% de que trata el numeral 10 del Art.206 del ET, se entenderá restado también su componente de "prestaciones sociales" (véase el parágrafo 2 del Art.206 del ET). Cuáles son los pasos a seguir para practicar la retención en la fuente con el procedimiento 2? De acuerdo con el Art.386 del E.T., los empleadores que durante el primer semestre del 2012 vayan a aplicar el procedimiento 2 de retenciones en la fuente sobre los salarios que cancelen a sus trabajadores, tendrían que definir en diciembre de 2011 cuál ha de ser el porcentaje fijo que aplicarían a los pagos gravables de sus trabajadores durante cada uno de los meses del semestre enero-junio de Lo anterior implica que en el mes de diciembre de 2011 se deberán tomar los pagos laborales de los 12 meses anteriores a dicha fecha (se tomarían los pagos de diciembre de 2010 a noviembre de 2011). Luego, se le deben hacer las depuraciones permitidas por la norma ("ingresos no gravados", "rentas exentas", etc.), para con ello obtener un "salario mensual promedio gravable en los 12 meses". Ese "salario mensual promedio gravable de los últimos 12 meses" se busca en la tabla del Art Esa búsqueda en la tabla se hace actualizando la tabla con el UVT que rija para el año 2012 ($ ), esto es así dado que se usa la UVT del año en que se practicarán las retenciones y no la UVT del año en que se hace el cálculo del porcentaje (ver artículo 1 del decreto 1809 de 1998). actualicese.com 29

30 Al hacer esa búsqueda se obtiene el "porcentaje fijo de retención" que se ha de aplicar en cada uno de los 6 meses del semestre enero junio de Por consiguiente, en el siguiente ejemplo se establece el modelo de los cálculos que se necesitará hacer en diciembre de 2011 para obtener el "porcentaje fijo de retención" que se ha de aplicar a los pagos mensuales gravables de los trabajadores durante el semestre enero-junio de Ejemplo ilustrativo En Diciembre de 2011 la empresa EL EJEMPLO SA necesita definir cuál es el porcentaje fijo de retención en la fuente que ha de aplicar durante el semestre Enero a Junio de 2012 a los salarios que le cancelará en dichos meses a su trabajador David Pérez Parte 1: Cálculos que se hacen en diciembre de 2011 para definir el porcentaje fijo a utilizar en enero-junio de 2012 ver nota Detalle de los Pagos y depuraciones aplicables Valores (*.*) al Parciales Totales final Pagos brutos laborales efectuados al trabajador durante el período Diciembre de 2010 a Noviembre de 2011: Salarios Otros pagos laborales (auxilios, subsidios, bonificaciones, aportes que le haga la empresa) por cuenta de ella a los fondos de pensiones, intereses de cesantías, cesantías, etc.) Menos : Ingresos de esos 12 meses que se consideran "no gravables" para el trabajador La parte recibida en "alimentación" (salario en especie) (a) 0 Aportes obligatorios que se le descuentan hacia el fondo de (b) pensiones (Art ET) Aportes voluntarios a fondos de pensiones (que haga el (b) trabajador o que también le haya hecho la empresa a favor del trabajador; (Art.126-1) Dineros descontados con destino a ser ahorrados (b) voluntariamente en cuentas A.F.C (Art ET) 0 30 a ctualicese.com