Archivo General del Estado de Hidalgo
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- José Luis del Río Ríos
- hace 6 años
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1 Archivo General del Estado de Hidalgo La Normatividad como Estrategia para el Sistema Estatal de Archivos del Estado de Hidalgo Secretaría de Finanzas y Administración Dirección General de Patrimonio Inmobiliario y Archivo
2 Archivo General del Estado de Hidalgo
3 Archivo General del Estado de Hidalgo Antecedente de la creación del AGEH en 1954
4 Archivo General del Estado de Hidalgo Ley que crea el AGEH en 1980
5 Archivo General del Estado de Hidalgo Ley que crea el Sistema Estatal de Archivos, en 1987
6 Archivo General del Estado de Hidalgo Unidad d de Correspondencia y Trámite
7 Archivo General del Estado de Hidalgo Interior del Archivo de Concentración
8
9 Archivo General del Estado de Hidalgo Fondos Documentales del Archivo Histórico
10 Archivo General del Estado de Hidalgo Documento Colonial del Archivo Histórico
11 Archivo General del Estado de Hidalgo Fototeca del Archivo Histórico
12 Archivo General del Estado de Hidalgo Museo de Documentos Históricos del AGEH
13 Archivo General del Estado de Hidalgo Sala de Exposición Fotográfica del AGEH
14 Archivo General del Estado de Hidalgo Interior del Museo de Documentos Históricos del AGEH
15 Archivo General del Estado de Hidalgo Documento Histórico del Museo del AGEH
16 Archivo General del Estado de Hidalgo Periódico El Escribano, órgano de difusión del AGEH
17 Archivo General del Estado de Hidalgo Hemeroteca del AGEH
18 Archivo General del Estado de Hidalgo Imprenta del AGEH
19 Archivo General del Estado de Hidalgo El AGEH Certificado con la Norma ISO
20 Archivo General del Estado de Hidalgo Certificado con la Norma Documentos para el Sistema de Gestión de ISO la Calidad ISO
21 Archivo General del Estado de Hidalgo Certificado del AGEH con la Norma ISO (AENOR)
22 Archivo General del Estado de Hidalgo Certificado del AGEH con la Norma ISO (AENOR)
23 Archivo General del Estado de Hidalgo INDICADORES DE CALIDAD * Recepción y calendarización de transferencias primarias y/o asesorías * Tiempo de cumplimiento de calendarización * Recepción y préstamo de expedientes interno * Recepción y préstamo de expedientes externo * Justificación a la negativa de préstamo de expedientes * Valoración Secundaria * Satisfacción a usuarios
24 Recepción y calendarización de transferencias primarias y/o asesorías PRESENTACION DE INDICADORES PROCESO: ARCHIVO INDICADOR: TIEMPO PARA RECEPCION, CALENDARIZACION DE TRANSFERENCIA PRIMARIA, Y/O ASESORIA, Y CONTESTACION OBJETIVO: 20 MINUTOS TIEMPO: N/A RESPONSABLE DEL INDICADOR: SILVIA VERA YAÑEZ PERIODO: agosto-05 M A. ELENA M ENDEZ M A RTINEZ ELABORO: LIC. ARTURO HERNANDEZ ROJAS FECHA: 12-sep TIEM PO PARA RECEPCION, CALENDARIZACION DE TRANSFERENCIA PRIMARIA, Y/O ASESORIA, Y CONTESTACION OBJETIVO (MINUTOS) TIEM MPO (MINUTOS) EN NE FE EB MA AR AB BR MA AY JUN JU UL AGO SE EP OC CT NO OV DIC MES CUMPLIMIENTO CONTRA EL OBJETIVO DEL MES DE AGOSTO: 175% MES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TIEMPO PARA RECEPCION, CALENDARIZACION DE TRANSFERENCIA PRIMARIA, Y/O ASESORIA, Y CONTESTACION OBJETIVO (MINUTOS) TOTAL DE SERVICIOS FOCG8-14(01) El objetivo de este procedimiento se cumplio, muy por debajo del indicador establecido
25 Tiempo de cumplimiento de calendarización PRESENTACION DE INDICADORES P ROCESO: A RCHIVO INDICADOR: TIEMPO DE CUMPLIMIENTO DE CALENDARIZACION OBJETIVO: 2 DIAS M AXIM O TIEM PO: N/A RESPONSABLE DEL INDICADOR: MANUEL GACHUZ AVILA PERIODO: Agosto-05 ELABORO: LIC. ARTURO HERNANDEZ ROJAS FECHA: 12-Sep-05 3 TIEMPO DE CUMPLIMIENTO DE CALENDARIZACION OBJETIVO (DIAS) ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC MES CUMPLIMIENTO CONTRA EL OBJETIVO DEL MES DE AGOSTO: 200% MES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TIEMPO DE CUMPLIMIENTO DE CALENDARIZACION OBJETIVO ( DIAS) TOTAL DE SERVICIOS FOCG8-14(01) El objetivo de este procedimiento se cumplio, muy por debajo del indicador establecido
26 Recepción y préstamo de expedientes interno PRESENTACION DE INDICADORES PROCESO: ARCHIVO INDICADOR: RECEPCION Y PRESTAMO DE EXPEDIENTES INTERNO OBJETIVO: 30 MINUTOS MAXIMO TIEMPO: N/A RESPONSABLE DEL INDICADOR: MA. ELENA MENDEZ MARTINEZ PERIODO: Agosto-05 ELABORO: LIC. ARTURO HERNANDEZ ROJAS FECHA: 12-Sep RECEPCION Y PRESTAMO DE EXPEDIENTES INTERNO (TIEMPO DE RESPUESTA EN MINUTOS) OBJETIVO (MINUTOS) ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC MES CUMPLIMIENTO CONTRA EL OBJETIVO DEL MES DE AGOSTO: 196% MES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC RECEPCION Y PRESTAMO DE EXPEDIENTES INTERNO ( TIEMPO DE RESPUESTA EN MINUTOS) OBJETIVO ( MINUTOS) TOTAL DE SERVICIOS FOCG8-14(01) El objetivo de este procedimiento se cumplio, muy por debajo del indicador establecido
27 Recepción y préstamo de expedientes externo PRESENTACION DE INDICADORES PROCESO: ARCHIVO INDICADOR: RECEPCION Y PRESTAMO DE EXPEDIENTES EXTERNO OBJETIVO: 270 MINUTOS TIEMPO: N/A RESPONSABLE DEL INDICADOR: MA. ELENA MENDEZ MARTINEZ PERIODO: Agosto-05 ELABORO: LIC. ARTURO HERNANDEZ ROJAS FECHA: 12-Sep RECEPCION Y PRESTAMO DE EXPEDIENTES EXTERNO (TIEMPO DE RESPUESTA EN MINUTOS) OBJETIVO (MINUTOS) ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC MES CUMPLIMIENTO CONTRA EL OBJETIVO DEL MES DE AGOSTO: 0% MES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC RECEPCION Y PRESTAMO DE EXPEDIENTES EXTERNO ( TIEMPO DE RESPUESTA EN MINUTOS) OBJETIVO ( MINUTOS) TOTAL DE SERVICIOS FOCG8-14(01) En este mes no se realizó ninguna actividad en este indicador
28 Justificación a la negativa de préstamo de expedientes PRESENTACION DE INDICADORES PROCESO: ARCHIVO INDICADOR: JUSTIFICACION A LA NEGATIVA DE PRESTAMO DE EXPEDIENTES OBJETIVO: 20 MINUTOS TIEMPO: N/A RESPONSABLE DEL INDICADOR: MA. ELENA MENDEZ MARTINEZ PERIODO: Agosto-05 ELABORO: LIC. ARTURO HERNANDEZ ROJAS FECHA: 12-Sep JUSTIFICACION A LA NEGATIVA DE PRESTAMO DE EXPEDIENTES (TIEM PO DE RESPUESTA EN M INUTOS) OBJETIVO (M INUTOS) 25 TIEMPO (MINUTOS) ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC MES CUMPLIMIENTO CONTRA EL OBJETIVO DEL MES DE AGOSTO: 133% MES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC JUSTIFICACION A LA NEGATIVA DE PRESTAMO DEEXPEDIENTES (TIEMPO DE RESPUESTA EN MINUTOS) OBJETIVO (MINUTOS) TOTAL DE SERVICIOS FOCG8-14(01) El objetivo de este procedimiento se cumplio, muy por debajo del indicador establecido
29 Analizar y valorar la documentación inactiva para su transferencia al archivo histórico o baja documental PRESENTACION DE INDICADORES P ROCESO: A RCHIVO INDICADOR: ANALIZAR Y VALORAR DOCUMENTACION INACTIVA PARA SU TRANSFERENCIA AL ARCHIVO HISTORICO O BAJA DOCUMENTAL OBJETIVO: 3000 EXP. TIEM PO: 28-Ene-06 RESPONSABLE DEL OBJETIVO: M ANUEL GACHUZ AVILA PERIODO: Agosto-05 ELABORO: LIC. ARTURO HERNANDEZ ROJAS FECHA: 12-Sep ANALIZAR Y VALORAR DOCUMENTACION INACTIVA PARA SU TRANSFERENCIA AL ARCHIVO HISTORICO O BAJA DOCUMENTAL TOT TAL DEEXPEDIENTES OBJETIVO (EXPEDIENTES) ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC MES CUMPLIMIENTO CONTRA EL OBJETIVO DEL MES DE AGOSTO: 120% MES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ANALIZAR Y VALORAR DOCUMENTACION INACTIVA PARA SU TRANSFERENCIA AL ARCHIVO HISTORICO O BAJA DOCUMENTAL OBJ ETIVO ( EXPEDIENTES) TOTAL DE EXPEDIENTES FOCG8-14(01) La meta se rebaso por aplicar en algunos archivos, el grupo seis (muestreo), del documento "Criterios de valoración secundaria para el Archivo General del Estado"
30 Satisfacción a usuarios PRESENTACION DE INDICADORES P ROCESO: A RCHIVO INDICADOR: BUSCAR LA SATISFACCION DEL USUARIO PROPORCIONANDO UN SERVICIO DE CALIDAD (RAPIDEZ, AMABILIDAD Y SATISFACCION) OBJETIVO: 100 % TIEM PO: 28-Ene-06 RESPONSABLE DEL OBJETIVO: M ANUEL GACHUZ AVILA PERIODO: Agosto-05 ELABORO: LIC. ARTURO HERNANDEZ ROJAS FECHA: 12-Sep PORC CENTAJESATISFACCION BUSCAR LA SATISFACCION DEL USUARIO PROPORCIONANDO UN SERVICIO DE CALIDAD (RAPIDEZ, AM ABILIDAD Y SATISFACCION) OBJETIVO (PORCENTAJE) ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC MES CUMPLIMIENTO CONTRA EL OBJETIVO DEL MES DE AGOSTO: 93% MES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC BUSCARLA SATISFACCIONDEL USUARIO PROPORCIONANDO UN SERVICIO DE CALIDAD (RAPIDEZ, AMABILIDAD Y SATISFACCION) OBJ ETIVO ( PORCENTAJE) TOTAL DE SERVICIOS FOCG8-14(01) Este es el último mes que se elaborará está gráfica, ya que la información se manejará en la encuesta general.
31 Resultados de la 1ra. Etapa del Sistema Estatal de Archivos (AGEH Normativo del Poder Ejecutivo) La organización en base al principio de procedencia y orden original del archivo de concentración e histórico del Estado, teniendo como consecuencia un control y un servicio más eficiente. La elaboración, difusiónió y aplicación ió de los lineamientos para las transferencias primarias al archivo de concentración.
32 Resultados de la 1ra. Etapa del Sistema Estatal de Archivos La elaboración de 13 catálogos de los fondos: Tula, Ixmiquilpan, Atotonilco El Grande, El Registro de lo Familiar y de la Colección Fotográfica Hidalgo, haciendo un total de 64, 517 cédulas Catalográfica. Certificación del proceso Administración Documental del Archivo de Concentración del Archivo de Concentración, bajo la Norma ISO 9001:2000, y en la actualidad se mantiene la recertificación.
33 Resultados de la 1ra. Etapa del Sistema Estatal de Archivos * La impartición de 40 cursos, dirigidos al Poder ejecutivo y municipales, con un total de 1140 personas capacitadas.
34 La Normatividad y El Sistema Estatal de Archivos del Estado de Hidalgo ( ) ( )
35 PLAN ESTATAL DE DESARROLLO Eje Rector 5 Honestidad y Eficiencia para servir a la Sociedad Modernización de la Administración Pública Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Actualización Normativa y Operativa de los Archivos de la Administración Pública PROGRAMA ESTATAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN Ley de Archivos del Estado Sistema Estatal de Archivos Órgano Rector Dirección de Gestión y Regulación Archivística
36 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental para el Estado de Hidalgo 29.diciembre.2006
37 Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental para el Estado de Hidalgo 26.mayo.2008
38 Ley de Archivos del Estado de Hidalgo 18.abril.2007
39 Reglamento de Archivos del Estado de Hidalgo 12.diciembre.2007 i 2007
40 ESTRUCTURA DE LA LEY DE ARCHIVOS Alcances Patrimonio Documental Patrimonio Histórico Administración Documental Tres poderes de Gobierno Ley de Archivos del Estado de Hidalgo Objeto y Definiciones Sujetos obligados Definiciones Los Ayuntamientos de los municipios Los Organismos Públicos Autónomos Los Partidos Políticos a través del Instituto Estatal Electoral Sistema Integral de Archivos, Instrumentos de Consulta y Control Archivísticos, Procedimientos técnicos. Organización Obligatoriedad A. Accesibilidad Imprescindibilidad Principios Institucionalidad Instrumentabilidad Generales Responsabilidad Coordinación Administración Racionalidad Modernización Imprescriptibilidad
41 ESTRUCTURA DE LA LEY DE ARCHIVOS Espacios e instalaciones Ley de Archivos del Estado de Hidalgo Administración Documental Organización y Funcionamiento Programas de Administración Documental Procesos archivísticos y servicios de calidad y eficientes Ciclodevida Instrumentos de Control y consulta archivísticos Información Archivos Públicosinajenables Lineamientos Generales de Archivo Sistemas Integrales de Archivo Personal Capacitado Procesos de Transferencias Coordinador Normativo Unidad central de correspondencia Archivo de Trámite Archivo de Concentración Archivo Histórico Pública, Reservada y Confidencial i Unidad central de correspondencia Archivo de Trámite Archivo de Concentración Archivo Histórico Enlace Procesos y políticas internas Asesoría y capacitación Integración de las áreas de archivo
42 ESTRUCTURA DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS Consejo Estatal de Archivos FUNCIONES Máxima Autoridad. Órgano de Coordinación y Vinculación del Sistema Estatal. Impulsor de la Normatividad en materia de Administración i ió Documental. FUNCIONES *Órgano de Regulación y Evaluación del Sistema Estatal. * Emisor de Normas Técnicas en materia Gobernador Constitucional del Estado Pleno de los Titulares del Sujeto Obligado Órgano Rector Secretario Técnico, (Titular del Archivo General del Estado de Hidalgo) de Administración y Clasificación Documental. Representantes de los Poderes del Estado Representantes de Tres Ayuntamientos * Institución Capacitadora y Asesora en la materia. * Órgano supervisor de las acciones. Comités Técnicos
43 FUNCIONES * Administrar la Documentación del Sujeto Obligado. * Instrumentar políticas y normas internas. * Organización física y conceptual de los Acervos Documentales. * Gestión Documental e Informativa. *Elaboración de Instrumentos Técnicos: Cuadro General de Clasificación Archivística. Catálogo de Disposición Documental. Guía de Archivo Documental. Inventarios Documentales. Ley de Archivos del Estado de Hidalgo Art. 16
44 DIRECCIÓN DE GESTIÓN Y REGULACIÓN ARCHIVÍSTICA L.E.H. Arturo Hernández Rojas Director de Gestión y Regulación Archivística Ing. Arlene Ing. Arlene Gpe Gpe.. Moron Moron Montiel Subdirector de Subdirector de Programación y Programación y Vi Vinculación con los Comités l ió l C ité Técnicos de Archivo Lic. Alejandro Torres Ceron Lic. Alejandro Torres Ceron Subdirector de Normatividad, Capacitación y Capacitación y Asesorìa p y Asesorìa de los Sistemas de Archivo
45 Normatividad emitida por el Órgano Normativo del Sistema Estatal de Archivos del Estado de Hidalgo
46 Normatividad emitida por el Órgano Normativo del Sistema Estatal de Archivos del Estado de Hidalgo Lineamientos Generales para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos Públicos del Estado de Hidalgo. Guía Técnica. LineamientosL Generales para el Archivo de Concentración. Lineamientos para la elaboración de Manuales de Políticas y Procedimientos del Sistema Estatal de Archivos
47 Metodología para la adaptación y ajuste del Software (Sistema de Archivos), bajo el marco jurídico Archivístico de la Ley de Archivos del Estado de Hidalgo. Lineamientos para la sistematización del Software (Sistema Integral de Archivos, del Poder Ejecutivo (1er. Etapa). Lineamientos para la Prevaloración Secundaria basados en las normas internacionales ISAAR (CPF), ISDF(en proceso)
48 BASE JURÍDICA FONDO NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA SECCIÓN ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS SERIE DOCUMENTAL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS SOFTWARE
49 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL SERIE DOCUMENTAL INVENTARIOS DOCUMENTALES GUÍA DE ARCHIVO DOCUMENTAL
50 ORGANIZACIÓN (CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN) VALORACIÓN PRIMARIA Y SECUNDARIA SERIE DOCUMENTAL CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
51 Aplicación de la Normatividad Archivística en los cuatro Instrumentos de consulta y control Archivístico 1.- Cuadro General de Clasificación 2.- Catálogo de Disposición Documental 3.- Guía de Archivo Documental 4.- Inventarios Documentales
52
53 1C.1 LEYES FUNCIONES COMUNES
54 FUNCIONES SUSTANTIVAS
55
56 1C.1 Leyes LEYES
57
58
59 1C.1 Legislación LEYES
60
61
62 LEYES
63 LEYES
64 LEYES
65
66 Organismo Público Descentralizado
67 Poder Judicial
68 Municipios
69 Municipios
70 Organismo Autónomo
71 Resultados obtenidos del Sistema Estatal de Archivos Sujeto Obligado Cuadro General de Clasificación Archivística % de avance Catálogo de Disposición Documental % de avance Guía de Archivo Documental % de avance Inventario Documental % de avance Poder Ejecutivo 75.00% 50.00% 18.75% 18.75% Organismos públicos descentralizados 63.00% 47.83% 21.74% 21.74% Organismos Autónomos 20% 20% 0% 0% Poder Judicial 100% 0% 0% 0% Poder Legislativo 0% 0% 0% 0%
72 Resultados obtenidos del Sistema Estatal de Archivos Acciones Abril 2011 Total Serv. públicos atendidos Cursos Asesorías Total de acciones
73 CAPACITACIÓN Curso Impartido a Enlaces Normativos del Poder Ejecutivo. Ejecutivo Curso Automatización del Sistema Estatal de Automatización Archivos 21-Octubre Octubre-2009
74 ASESORIAS Asesorías en materia de Archivos
75 Sujetos obligados que cumplieron con la entrega de los cuatro instrumentos Archivísticos y se les entrego la licencia del Software del Sistema Estatal de Archivos Secretaría de Desarrollo Social Secretaría de Desarrollo Económico Comisión Estatal de Fomento y Ahorro de Energía Consejo de Ciencia y Tecnologia del Estado de Hidalgo Consejo Hidalguense del Café Instituto Estatal del Transporte Promotora de Vivienda Hidalgo Promotora Turística de Hidalgo Universidad id d Tecnológica de Tulancingo Universidad Tecnológica del Valle del Mezquital Instituto Hidalguense de la Infraestructura Fisica Educativa Colegio de Estudios Científicos y Tecnológicos del Estado de Hidalgo Secretaría Particular del Gobernador
76 Secretaría de Finanzas y Administración i ió Dirección de Patrimonio Inmobiliario Dirección de Gestión y Regulación Archivística GRACIAS Hidalgo No. 807 Col. Centro c.p Pachuca de Soto, Hgo. Tel. (771) Ext. 2385, 2387, 2390 y 2391 artuzo57@hotmail.com
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