Universidad de Puerto Rico Recinto Universitario de Mayagüez Empresas Universitarias de Servicios Mayagüez, Puerto Rico

Transcripción

1 Universidad de Puerto Rico Recinto Universitario de Mayagüez Empresas Universitarias de Servicios Mayagüez, Puerto Rico Plan de Avalúo Administrativo 6 de febrero de 2015 I. MISIÓN Misión Institucional del RUM Brindar un servicio de excelencia a Puerto Rico y al mundo: Formando ciudadanos educados, cultos, capaces de pensar críticamente y preparados profesionalmente en los campos de ciencias agrícolas, ingeniería, artes, ciencias y administración de empresas de manera que puedan contribuir al desarrollo educativo, cultural, social, tecnológico y económico. Realizando labor creativa, de investigación y de servicio, que atienda las necesidades de la sociedad y divulgando los resultados de estas actividades de modo que sean accesibles a todos. Proveemos a nuestros estudiantes las destrezas y sensibilidad necesarias para resolver efectivamente los problemas que enfrentamos y ser ejemplo de los valores y actitudes que deben prevalecer en una sociedad democrática que valora y respeta la diversidad. Misión de la Empresas Universitarias de Servicio Apoyar todo el proceso de enseñanza, aprendizaje e investigación: Proveyendo a la comunidad universitaria los recursos didácticos actualizados requeridos de acuerdo al ofrecimiento académico del Recinto. Proveyendo servicios de impresión y editoriales únicos en el sistema universitarios a tono con la tecnología disponible al menor costo y con el máximo margen de ganancia. Proveyendo servicios de hospedaje a precios competitivos Frecuencia de revisión de la misión: Anualmente Fecha de la última revisión: Agosto 2014 Se publica la misión a través de los siguientes medios: 1. Página WEB (actualmente se encuentra en proceso de revisión) Oficina de Mejoramiento Continuo y Avalúo Tel , ext & omca@uprm.edu

2 II. RESPONSABILIDADES Y SERVICIOS PRINCIPALES Responsabilidades Directamente Alineadas con la Misión de la Unidad Proveer servicios empresariales que sirven de apoyo al proceso de enseñanza-aprendizaje fortaleciendo así las actividades de generación de fondos externos. Servicios y Procesos Administrativos Edificio A: Hotel Colegial y Residencia de Atletas El Edificio A Es una estructura de siete pisos que se encuentra localizado en la Avenida Las Marías del RUM. Los pisos cinco, seis y siete están dedicados al hospedaje de aproximadamente 90 atletas de alto rendimiento tanto femeninos como masculinos a quienes se les otorga hospedaje durante el año académico y verano libre de costo. Los pisos tres y cuatro se alquilan a huéspedes externos además de 6 habitaciones con baño privado y aire acondicionado. Clientela Principal Huéspedes Externos: clientela flotante Participantes de Campamentos, agrupaciones estudiantes y Competencias Deportivas Inter e Intrauniversitarias Atletas del RUM Sección de Impresos La Sección de Impresos se encuentra localizada en la Avenida Las Marías del RUM es una empresa universitaria que provee a la comunidad universitaria y a la comunidad externa servicios de alta calidad en impresión, publicación y asesoría. Comunidad Universitaria Clientes de la comunidad externa Plan de Avalúo Administrativo Empresas Universitarias de Servicio Actualizado: Febrero 2015 Página 2 de 8

3 Librería Colegial La Librería Colegial se encuentra localizada en el primer piso del Centro de Estudiantes. Es la empresa universitaria dedicada a proveer a los estudiantes los materiales didácticos necesarios para los cursos ofrecidos en cada facultad. Estudiantes del RUM Profesores del RUM Comunidad Universitaria interna Clientes de la comunidad externa III. Métodos de Avalúo Para efecto de esta primera fase de Avalúo del Decanato proveerá información sobre los métodos de avalúo con que se determina la eficiencia, efectividad, y satisfacción de la clientela con cada uno de los servicios principales (5-7 en total) en la siguiente tabla. En esta fase, se presentará el Proyecto de Avalúo sobre la satisfacción sobre el servicio recibido por parte de los huéspedes del Hotel Colegial. Comprende el periodo de julio a diciembre de Servicio o Proceso Administrativo Proveer servicios de hospedería a miembros de la comunidad interna del RUM y a miembros de la comunidad externa Medidas de Eficiencia y/o Efectividad Porciento de evaluaciones en las que el 80% o más evalúen los servicios como excelente o regular. Medidas de Satisfacción de la Clientela Hoja de evaluación provista en el check-out Relación con el Plan Estratégico de Unidad Objetivo #1 Aumentar los ingresos del Decanato, reteniéndolos para las necesidades del Decanato. Métrica(s) Institucional que impactará Nivel de satisfacción de la comunidad universitaria (docentes, no docentes y estudiantes) con los procesos administrativos y reglamentarios claves Nivel de cumplimiento en los planes de avalúo de Página 3 de 8

4 los procesos administrativos Resultado de Avalúo de los Administradores (Decanos y Directores) con énfasis en la atención brindada a los Objetivos del Plan Estratégico del Recinto y de sus respectivas unidades Proveer servicios de hospedaje a estudiantes atletas de alto rendimiento del RUM en forma de beca. Itinerario de Prioridades de Avalúo Nombre y Propósito del Proyecto Justificación Fecha de Implantación Anticipada Evaluar la satisfacción de nuestros clientes externos Aumentar la capacidad de alojamiento (% Enero 2015 en el Hotel Colegial durante su estadía mediante una encuesta de evaluación de servicios. de ocupación) para aumentar ingresos y generar ganancias. Digitalización de reservaciones en el Hotel Facilitar el trámite de reservaciones pago Agosto 1015 de estadías. Plan de mercadeo de la imprenta Aumentar significativamente las ganancias de la Empresas Universitaria con mayor potencial de ingresos. Agosto 2015 Revisión de los procesos administrativos estandarizados de forma que cumplan con la Reglamentación vigente Cumplir con el Objetivo #4 del Plan Estratégico del RUM : Implementar Procesos Administrativos Agiles y Eficientes Febrero 2016 Página 4 de 8

5 IV. DISEMINACIÓN Y UTILIZACIÓN DE RESULTADOS DE AVALÚO Proyecto de Avalúo #1 Pre-intervención Servicio evaluado: Servicio de hospedaje en el Hotel Colegial Fortalezas: (datos sobre eficiencia/efectividad y/o satisfacción) El Hotel Colegial es una instalación ubicada dentro de los predios del RUM, lo que provee a los huéspedes una localización de fácil acceso a las atracciones e instalaciones más importantes del Municipio de Mayagüez y municipios adyacentes. Igualmente aplica a los huéspedes cuya razón para hospedarse se relaciona con alguna actividad académica, administrativa o deportiva dentro del RUM. La transportación colectiva del RUM (trolleys) transitan frente al edificio y puede ser combinado con la trasportación municipal que entra al Recinto para facilitar el acceso al centro urbano y otras áreas a las que puede llegar en los trolleys municipales. Tarifas accesibles a presupuestos moderados Oportunidades de Mejorar: (datos sobre eficiencia/efectividad y/o satisfacción) Reparación urgente de baños y duchas Digitalización de reservaciones Instalación de televisores con Cable TV Sistema de teléfono o intercom en las habitaciones para comunicarse a las Oficinas Administrativas Servicio 24 horas Seguridad Instalación de unidades de Aire Acondicionado en las habitaciones Clientela que se afecta: Huéspedes ( miembros de la comunidad externa e interna) Página 5 de 8

6 Otras oficinas involucradas: Oficina del Decano Finanzas Oficina de Transito y Vigilancia Intervención Acción concreta de mejoramiento: Incluye fecha de implantación 21 Habitaciones completamente remodeladas (asignación de fondos de la Oficina del Decano de Administración) Compra de lavadora de ropa industrial de alto rendimiento y capacidad Se ha mantenido bajo contrato un empleado con clasificación de Trabajador 1 para atender los asuntos de mantenimiento del edificio. Se formalizó el proceso de Convocatoria para reclutar un empleado con clasificación de Trabajador 1 para atender los asuntos de mantenimiento del edificio. Resultados esperados: Identifique su meta de mejoramiento Ej., Aumento de 60% a 75% en satisfacción; disminución de una (1) semana a dos (2) días para tramitar un documento Post-intervención Resultados obtenidos: Incluye fecha de evaluación Diseminación de los resultados: Indique medios de divulgación y las fechas correspondientes Lograr un 95% de ocupación de manera consistente entre la clientela flotante Mantener el 100% de ocupación en los grupos de campamentos de estudiantes dentro del Recinto y de estudiantes externos Se continuará recopilando la información hasta el 30 de junio de 2015 para comparar la data obtenida del semestre anterior. Los resultados serán diseminados a través de la página electrónica de las Empresas Universitarias de Servicios una vez ésta finalice su etapa de restructuración. Acciones concretas basadas en los Reparación de todos los baños y duchas Página 6 de 8

7 resultados obtenidos: Ejemplos: -cambios permanentes en el ofrecimiento del servicio -cambios en procesos administrativos -cambios en la asignación de recursos humanos y/o fiscales Completar el reclutamiento del Trabajador 1 Completar la reparación del sistema de acceso electrónico y la entrega de llaves correspondientes Página 7 de 8

8 V. METODOS DE DOCUMENTACION Proveer una lista de los documentos que mantiene la unidad como evidencia del proceso de mejoramiento contínuo. Ver el ejemplo a continuación. Documento (Titulo) Plan Estratégico Informe Anual Proyecto de Avalúo Hoja de Evaluación de Servicios Oficina o Agencia de Origen Sección de Impresos Librería Hotel/Residencia Atletas Becados VI. PROCESO DE REVISION Frecuencia de revisión del plan de avalúo: Anual Fecha planificada de la próxima revisión: Febrero 2016 Yo, como Director(a) de esta unidad, certifico que la información contenida en este documento ha sido discutida y compartida con el personal que se menciona a continuación, habiéndose completado este proceso en 6 de febrero de 2015 Lista del Personal de la Unidad Firma Directora Nombre Puesto Firma Rocío Zapata Medina Directora Interina Margarita Quintana Carlos Cartagena Asistente Administrativa III Asistente Administrativo I Diana Rivera Conserje Ernestina Rosario Conserje Orlando Bellido Trabajador 1 Plan de Avalúo Administrativo Empresas Universitarias de Servicio Actualizado: Febrero 2015 Página 8 de 8