Manual de uso de la Sede Electrónica

Transcripción

1 Manual de uso de la Sede Electrónica Objeto El objetivo del presente documento es exponer los conceptos básicos necesarios, para operar y utilizar fácilmente la Sede Electrónica de la Universidad de La Laguna. Descripción de la aplicación La sede electrónica permite a los usuarios consultar los procedimientos existentes e iniciarlos de manera electrónica. El usuario podrá rellenar solicitudes, anexos y subir documentos adjuntos. Así mismo se podrán firmar los documentos presentados mediante la sede electrónica. Por otro lado el usuario podrá realizar un seguimiento de todos los trámites que inició, el estado de su solicitud y de sus expedientes. Otras funcionalidades presentes en la sede electrónica son la de consultar Mi sitio, donde el usuario puede visualizar las comunicaciones o notificaciones que haya recibido, así como consultar los trámites realizados a través de la sede electrónica. Acceso a la Sede Electrónica Los usuarios pueden acceder a la sede sin ningún tipo de restricción, si bien, para poder realizar trámites e iniciar procedimientos de manera electrónica es necesario que dispongan de DNI electrónico, Certificado Digital expedido por la FNMT o con usuario y contraseña válidos. La sede electrónica de la Universidad de La Laguna admite certificados digitales reconocidos conforme el estándar ITU-T X.509 v3, emitidos por múltiples prestadores de servicios de certificación. Cabe mencionar, entre otros, los siguientes proveedores de servicios de certificación: DNI electrónico y Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre. Una vez instalado uno o varios certificados, se mostrarán en la lista desplegable si selecciona Certificado digital. El usuario debe seleccionar uno con el que identificarse en el sistema y pulsar el botón aceptar, o si quiere acceder con usuario y contraseña seleccionar Inicio de sesión y poner sus credenciales. Si el proceso de autentificación termina con éxito, se mostrará la transacción que el usuario deseaba realizar. En caso contrario, se mostrará un mensaje de error y no se permitirá el acceso a la transacción hasta que el usuario logre identificarse con éxito 1/6

2 Pantalla Datos del procedimiento La pantalla que muestra los datos pertenecientes a un procedimiento y que, además permite que el usuario inicie un trámite, es la pantalla de Datos del procedimiento. En esta pestaña se muestra la información general del procedimiento o trámite que se desea realizar en la Universidad de La Laguna. Es muy importante que el usuario lea detenidamente el contenido de esta pestaña ya que proporciona información que puede resultar muy útil para la realización del trámite o inicio del procedimiento. Si el procedimiento se puede tramitar de forma telemática aparecerá una pestaña con el texto Tramitar. Al pulsar en esta pestaña se mostrará el primer paso del Asistente de presentación de trámites. El Asistente de presentación de trámites consta de tres pantallas: I. Cumplimentar solicitud. II. Adjuntar documentación III. Presentación IV. Resultado Es importante destacar que hasta que el usuario no llegue a la última pantalla de Resultado y obtenga el justificante de registro, el trámite que esté realizando, aunque está custodiado por la Sede, es un borrador, esto es, no ha entrado formalmente en la Universidad de La Laguna. Pantalla Asistente de presentación de trámites I. Cumplimentar solicitud. Como se mencionó en apartados anteriores, desde la pantalla de información de un procedimiento, se permite iniciar el asistente de presentación de trámites siempre que el procedimiento pueda ser gestionado de manera online. La función principal de esta pantalla es permitir al usuario rellenar y firmar la solicitud y los anexos que sean necesarios para el procedimiento que se está tramitando. En la parte inferior de la pantalla se muestran tres botones para realizar las siguientes acciones: Continuar. Esta acción permite al usuario pasar al siguiente paso del asistente. La opción estará deshabilitada hasta que se rellene y se firme la solicitud y se rellenen y firmen también aquellos anexos que sean obligatorios para la presentación del trámite. La aplicación avisa al usuario mediante un mensaje que se muestra sobre los botones, dónde se le indica qué debe realizar para poder continuar con la ejecución del asistente. 2/6

3 Guardar en borrador. Al hacer clic en este botón se guarda el estado de la sesión con toda la información aportada por el usuario y se abandona el asistente de manera que se puede recuperar la sesión a posteriori. No obstante, si se produjera un fallo de conexión o el usuario terminara la sesión por error, la sesión también podrá ser recuperada tal y cómo se indicará más adelante. Cancelar solicitud. Con esta acción se descartan todos los cambios realizados y se abandona el asistente de presentación de trámites. En este caso, todos los datos aportados se perderán y no podrán ser recuperados, de manera que el usuario debe empezar a realizar el trámite de nuevo si así lo desea. El sistema pedirá confirmación de la acción de cancelar antes de realizarla. Para cumplimentar la solicitud se debe pulsar sobre el botón iniciar. Una vez hecho esto se mostrará el formulario que se debe rellenar. Cuando se termine de cumplimentar el formulario o se quiera grabar la sesión para continuar en otro momento se debe pulsar el botón guardar del formulario. Este formulario todavía no está firmado por lo que aparece una imagen con un candado abierto. Al lado se muestran las posibles acciones a realizar sobre el formulario. En primer lugar, se permite editar el formulario para modificarlo. Otra opción posible es eliminarlo. Por último se muestra el botón que iniciará el proceso de firma. Si se hace clic sobre este último, se verá cómo el botón se pone en modo de espera durante el tiempo necesario para firmar el documento. Si el proceso de firma termina con éxito, se mostrará una imagen con el candado cerrado, indicando que el formulario ha sido firmado. Cabe recordar que, aunque el formulario esté firmado, todavía sigue estando del lado del usuario, esto es todavía no ha sido presentado en la Universidad de La Laguna y, por tanto, puede eliminarlo o cancelar toda la solicitud. Una vez rellenados y firmados la solicitud y los anexos, el botón Continuar de la parte inferior de la pantalla se pondrá de color morado y se podrá avanzar al siguiente paso del asistente. Pantalla Asistente de presentación de trámites II. Adjuntar documentación En el segundo paso del asistente, se permite que el usuario adjunte documentación al trámite que está realizando. Es muy importante mencionar que todos los documentos que el usuario quiera adjuntar por la Sede Electrónica de la Universidad de La Laguna tienen que estar en formato pdf. En el primer apartado se muestra la documentación adjunta que se ha definido para el procedimiento en cuestión. Esta documentación puede ser obligatoria u opcional. 3/6

4 En el siguiente apartado se permite subir cualquier otra documentación que el usuario considere oportuno adjuntar al trámite. Para subir un documento adjunto se debe pulsar el botón examinar y se mostrará un cuadro de selección de fichero. Cuando se selecciona un fichero, se muestra una caja con un candado abierto, indicando que el documento no está firmado. Así mismo se muestran los botones siguientes: Ver documento. Permite visualizar el documento en una pestaña nueva. Eliminar. Elimina el documento subido por el usuario. Firmar. Inicia el proceso de firma de un documento. A partir de aquí, el proceso de firma es exactamente igual que para el caso de la solicitud. Para subir un documento adicional, el proceso es algo diferente. Primero se pulsa el botón Seleccionar y se elige el fichero que se desea subir. Cuando ya se ha subido un fichero, se activa el botón aceptar y el cuadro de texto que permite introducir una descripción del fichero adjuntado. Una vez insertada la descripción del fichero se debe pulsar el botón Aceptar. Si no se incluye descripción y se hace clic en Aceptar, la aplicación asignara una descripción por defecto. Una vez subido el documento, se puede visualizar, eliminar o firmarlo. Para poder continuar al siguiente paso del asistente, se deben subir los documentos adjuntos requeridos y firmar todos los documentos subidos. En ese caso, el botón Continuar se mostrará en morado y se podrá continuar el proceso de presentación del trámite. Pantalla Asistente de presentación de trámites III. Presentación El último paso del asistente no es más que un resumen de todos los documentos aportados, formularios rellenados y pagos realizados. Cada una de las secciones en las que se divide la pantalla de resumen (Solicitud, Anexos, Documentación adjunta y Documentación adicional) tiene un botón asociado que le permite volver al paso del asistente para modificar alguno de los ficheros o formularios. Si se han presentado todos los documentos y se ha realizado el pago (en caso de que esto fuera obligatorio), el botón Presentar se mostrará en morado y se permitirá presentar la solicitud. Pantalla Asistente de presentación de trámites IV. Resultado Una vez presentada la solicitud junto con su documentación anexa y adjunta, se mostrará una pantalla con el resultado de la misma. 4/6

5 El objeto principal de esta página es mostrar el resultado final del proceso de presentación del trámite y garantizar al usuario que su solicitud ha entrado en la Universidad de La Laguna. La información mostrada es, en primer lugar la solicitud rellenada por el usuario. Para verla, se debe hacer clic en el botón Mostrar. En ese momento se mostrará, en formato pdf, la solicitud del trámite debidamente firmada. Por otro lado, también se mostrará en formato pdf, el justificante del registro de entrada, igualmente firmado. Pantalla Mis Trámites La pantalla desde la que se puede recuperar una sesión guardada o consultar el estado de las solicitudes pendientes de procesar o de los expedientes es la pantalla de Mis trámites. También se puede acceder a esta ubicación desde el punto de menú Mi sitio. Para acceder a esta pantalla es necesario estar autentificado en el sistema, bien con certificado digital o con usuario y contraseña. En la pestaña de Solicitudes sin presentar se muestran todas las sesiones de procedimientos que se han iniciado pero que todavía no se han presentado, ordenadas por fecha y agrupadas por procedimiento y versión del mismo. De esta forma se permite al usuario recuperar una sesión que ya había iniciado. Para ello sólo tiene que buscar la sesión que desee recuperar y pulsar en el enlace, que le llevará al asistente de trámites, pudiendo así continuar con la presentación. Desde la pestaña Solicitudes en trámite se mostrará un listado con las solicitudes que el usuario registrado ha presentado y que están a la espera de que la administración u organismo las procese. Las solicitudes se muestran ordenadas de manera descendente por fecha de presentación. Al pulsar sobre una de las filas del listado se mostrará una pantalla con los datos de la solicitud seleccionada. En ella se muestra la información general de la solicitud presentada y también se ofrece la posibilidad de consultar o descargar toda la documentación presentada. En la última pestaña, se muestra un listado con los expedientes que el organismo gestor ha generado a partir de las solicitudes del usuario. Si se pulsa en el enlace que muestra el nombre del procedimiento se podrán observar los datos del expediente con mayor nivel de detalle, así como el estado de tramitación del mismo. También podemos encontrar, mientras el expediente esté abierto, el botón Presentar más documentación que permite al usuario aportar nueva documentación al expediente que está consultando. 5/6

6 Si pulsamos este botón accederemos al inicio del asistente de presentación de solicitud, al igual que lo hace cuando se inicia un trámite de manera normal. La única diferencia es que, en este caso, no se puede volver a rellenar la solicitud. Como se observa, el sistema muestra un mensaje de aviso en el apartado de la solicitud. Otra característica de iniciar el asistente en modo rectificación es que el botón continuar estará habilitado aunque existan trámites obligatorios. Este botón sólo se deshabilitará en el caso de que se rellene un formulario o se suba un documento y no se haya firmado. De otra forma, el usuario podrá navegar libremente por los diferentes pasos del asistente. Una vez presentada la documentación adicional, se mostrará la pantalla final donde se puede visualizar el justificante de registro. En este caso, no se podrá visualizar la solicitud puesto que, como se mencionó con anterioridad, la presentación de más documentación no permite volver a cumplimentar la solicitud. 6/6