Versión Fecha Aprobación ELABORACIÓN DE FICHAS Páginas 1 de 6 DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN

Transcripción

1 ELABORACIÓN DE FICHAS Páginas de 6 23/0/204 Acto Administrativo de FT-MIC Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 23 de Octubre de 204 Elaboró Profesional Especializado Oficina Asesora de Profesional Apoyo Oficina Asesora de Profesional Responsable del Sistema Integrado de Gestión Firma de Autorizaciones Revisó Jefe Oficina Asesora de Profesional Responsable del Sistema Integrado de Gestión Aprobó Jefe Oficina Asesora de Octubre de 204 Control de Cambios Descripción Creación del Porcedimiento (FT-MIC Solicitud de Creación, modificación o anulación de documentos aprobado el 23 de Octubre de 204). Responsable de Procedimiento Líderes de 2. Objetivo Planear y establecer las directrices, parámetros, controles y presupuesto específico para el desarrollo de los proyectos misionales por medio de un documento guía de ejecución. 3. Alcance El procedimiento inicia con la programación de la fecha de la revisión por la dirección y solicitud de la información para su desarrollo y finaliza con el seguimiento a los compromisos establecidos en el plan de mejoramiento. Aplica para todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión del IDEP.

2 ELABORACIÓN DE FICHAS Páginas de 6 4. Base legal 23/0/204 Ley 52 del 5 de julio de 994 Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo Ley 474 del 2 de Julio de 20 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública Acuerdo 2 del 09 de septiembre de 994 Por el cual se establece el Estatuto de del Distrito Capital y se reglamenta la Formulación, la, la Ejecución y la Evaluación del Plan de Desarrollo Económico y Social y de Obras Públicas del Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá, y se dictan otras disposiciones complementarias. Decreto 42 de 2 de julio de 993 Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá Decreto 0 del de marzo de 200 Por medio del cual se fortalece institucionalmente a las Alcaldías Locales, se fortalece el esquema de gestión territorial de las entidades distritales en las localidades se desarrollan instrumentos para una mejor gestión administrativa y se determinan otras disposiciones Decreto 65 del 28 de diciembre de 20 Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD-y la Comisión Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones Decreto 652 del 28 de diciembre de 20 Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales Decreto 50 de 7 de Julio de 203 Por la cual se reglamenta el sistema de compras u contratación publica Documentos Externos 5. Documentos de Referencia Documentos Internos IN-DIP Instructivo para la elaboración de Fichas Término 6. Definiciones Definición Plan de Acción Herramienta gerencial que permite efectuar el seguimiento sectorial a la Estratégica, a través del cumplimiento de las metas establecidas en sus objetivos estratégicos. Este seguimiento se realiza de manera trimestral e incluye la gestión adelantada por las entidades del sector y detalla las iniciativas, entregables y metas a las que se comprometen en una vigencia determinada, fijando tiempos y responsables. Plan de Adquisiciones Es el instrumento que consolida los objetos contractuales para el desarrollo de los proyectos de inversión y de fortalecimiento institucional. Presupuesto Cálculo anticipado de ingresos y egresos para una vigencia fiscal, tomando como base esencial la naturaleza, origen y destino de los ingresos; su trámite para convertirlo en ley de presupuesto de la vigencia, su administración, modificaciones, ejecución y distribución para el cumplimiento del objeto de la entidad

3 ELABORACIÓN DE FICHAS Páginas de 6 23/0/204 Nro. Descripción de la actividad Actividades Diagrama de Flujo 7. Descripción del procedimiento Responsable Punto de Control Documento soporte de la actividad Observaciones Definir el alcance del proyecto INICIO Teniendo en cuenta la metodología Académica del Diseño del Componente, se hace la revisión documental académica, para establecer el alcance, los antecedentes, la justificación, los objetivos generales y específicos del proyecto. 2 Establecer los resultados e impacto esperados del proyecto Se indican los resultados que se esperan obtener y se relaciona con un producto que generará impacto a la ciudad. 3 Definir el equipo de trabajo del proyecto Teniendo en cuenta las necesidades del proyecto se define el equipo de trabajo necesario para su desarrollo específicando el perfil, las funciones, el tiempo de vinculación y los valores de los contratos. 4 Identificar población beneficiaria y territorialización del proyecto. Se detallan los beneficiarios directos e indirectos del proyecto y la territorialiazción de estos. 5 Programar actividades y duración del proyecto En un cronograma específico se relacionan las actividades del desarrollo del proyecto y se totaliza la duración del mismo.

4 ELABORACIÓN DE FICHAS Páginas de 6 23/0/204 6 Formular indicadores de seguimiento del proyecto Teniendo en cuenta los objetivos descritos en la actividad N y los resultados definidos en la actividad N 2 se definen los indicadores del proyecto y las metas esperadas con el fin de hacer el seguimiento respectivo. Cada indicador debe contener la formula, tipo de indicador y metas. de acuerdo al instructivo IN-MIC Instuctivo para la formulación y seguimiento de Indicadores de Gestión 7 Identificar los riesgos asociados al proyecto. Al identificar un riesgo asociado al proyecto se deben establecer las causas, consecuencias, el impacto y definir actividad de control y responsable con el fin de que no se materialice dicho riesgo. 8 Establecer estrategia de socialización del proyecto Se determina la estrategia de difusión de los resultados de los proyectos. 9 Especificar presupuesto y plan de acción y de adquisiciones del proyecto Teniendo en cuenta el plan de acción de la vigencia aprobado se relacionan los objetos contractuales que se van a desarrollar dentro del proyecto y se detalla el presupuesto específico del mismo. 0 Remitir Diseño, Estrategia. a la Subdirección Académica. Diseño, Estrategia.a la Oficina Asesora de Correo Electrónico Todas las fichas de los proyectos misionales se remiten a la subdirección Académica para revisión y aprobación.

5 ELABORACIÓN DE FICHAS Páginas de 6 23/0/204 0 Validar Diseño, Estrategia Subdirector Académico Verificar el plan de Adquisiciones con la Oficina Asesora Jurídica. Diseño, Estrategia firmado. Se revisa la ficha de cada proyecto y se verifican con la Oficina Asesora Jurídica los objetos contractuales, la modalidad de contratación, la duración del contrato y las fuentes de financiación. Si existen observaciones o solicitudes, la ficha se devuelve al responsable del proyecto o actividad. 0 Remitir Diseño, Estrategia la Oficina Asesora de Subdirector Académico Memorando Interno Una vez aprobadas las fichas por la Subdirección, son remitidas a la Oficina Asesora de mediante memorando interno para su aprobación. Revisar y aprobar Formato FT- DIP Jefe Oficina Asesora de Profesional Especializado Ficha de Estudio, Diseño, Estrategia vs plan de acción e IN-DIP Instructivo para la elaboración de Fichas. Se revisan las fichas de cada proyecto de fondo y forma y posteriormente se aprueban para consolidación y construcción del Plan de compras de la vigencia FORMULACIÓN PLAN DE COMPRAS. En caso de no aprobar la ficha, se debe remitir nuevamente a la Subdirección mediante correo electrónico y pasa a la actividad N 0 nuevamente. 2 Notificar aprobación de las fichas a la Subdirección Académica. Jefe Oficina Asesora de Correo Electrónico Mediante correo electrónico se notifica que se ha aprobado la ficha con el fin de ser socializada dentro del equipo del proyecto. FIN

6 ELABORACIÓN DE FICHAS Páginas de 6 8. Tiempos 23/0/204 Un () mes Generales del procedimiento Sistema de Gestión Ambiental Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional Sistema de Seguridad de la Información Sistema de Gestión Documental y Archivo 9. Políticas de Operación La Oficina Asesora de emitirá circular con un cronograma especificando las fechas límites para la entrega de Fichas por proyecto. Las fichas de proyecto deben ser remitidas a la Oficina Asesora de únicamente por memorando interno por el/la Subdirector(a) Académico(a). Cuando se presenten modificaciones al plan de acción y al plan de adquisiciones se debe generar una versión de la ficha de proyecto correspondiente. Hacer las consultas de los documentos en SIAFI excepto los obligatorios de ley Digitalizar los documentos para su consulta Apagar la pantalla del equipo de computo cada vez que se requiera una ausencia del lugar de trabajo mayor a 5 minutos. Imprimir los documentos de consulta estrictamente necesarios en papel reciclable. Hacer las revisiones y ajustes por medio del correo electrónico institucional a los documentos preliminares. Hacer dos pausas activas dentro de la jornada laboral una en la mañana y la otra en la tarde cada una de 0 minutos. Hacer uso de los canales de ventilación para una adecuada circulación del aire. iluminación natural abriendo las persianas. Regular el tono de voz para evitar el exceso de ruido. El Internet debe ser solamente de uso institucional y únicamente se podrá revisar el correo electrónico personal en horas no laborales. Todo archivo que se reciba por el correo electrónico debe ser revisado por el antivirus al igual que los dispositivos externos (USB). El manejo de las contraseñas debe tener un grado de dificultad, deben cambiarse mínimo cada 90 días y estas no deben ser compartidas. El correo electrónico institucional debe ser solamente para uso interno sin sobrepasar la capacidad designada de 0 MB. No debe hacerse uso de módems personales los equipos de computo del IDEP. Es necesario el uso de guayas de seguridad en los portátiles institucionales. Hacer copias de seguridad de la información magnética mensualmente. No deben instalarse software no autorizados en los equipos de computo del IDEP. Los funcionarios y/o contratistas que ya no hagan parte del instituto no deben tener acceso a los equipos de computo ni contraseñas. Se debe hacer entrega por parte de los ex funcionarios y/o contratistas en medio magnético de la información contenida durante el tiempo laborado Atender a las fechas dispuestas en las tablas de retención documental para el correcto control de los tiempos de conservación de los documentos en el archivo de gestión y el archivo central. Atender las fechas de transferencias documentales de acuerdo a las tablas de retención documental. Mantener Limpias y organizadas las áreas de archivo.