VERSIÓN: 05 PROCEDIMIENTO CODIGO: P-GCS-AIG-03 FECHA: 23-ENE-2017 AUDITORÍA INTERNA DE GESTIÓN

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1 0. LISTA DE VERSIONES VERSIÓN FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION Abr-10 Creación l documento Auditoría Interna Gestión Plan Estratégico Desarrollo PED Feb-11 Modificación l documento por ampliación l alcance a Auditoría Gestión Feb-14 Unificación l procedimiento institucional Abr-15 Modificación l documento Ene-17 Inclusión l creto 1072 l OBJETO Establecer los lineamientos para la ejecución las auditorías internas los sistemas gestión la Fundación, para terminar la conformidad con los requisitos normativos aplicables, garantizando su implementación y mantenimiento eficaz. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los procesos la Fundación, incluye las auditorías a los sistemas gestión, así como las auditorías a las penncias, áreas, proyectos y más, según se consire pertinente por la oficina auditoría o las directivas. Compren las etapas planificación, ejecución, seguimiento y cierre hallazgos las auditorías, adicionalmente la evaluación y actividas formación y sarrollo l equipo auditor. 3. DEFINICIONES Sistemas gestión: Conjunto reglas y principios relacionados entre sí forma ornada, para contribuir a la gestión procesos generales o específicos una organización. Sistema gestión calidad: Conjunto actividas coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad. Generalmente incluye el establecimiento la política la calidad y los objetivos la calidad, así como la planificación, el control, el aseguramiento y la mejora la calidad. Sistema gestión seguridad y salud en el trabajo: Consiste en el sarrollo un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones mejora con el objetivo anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo. Su ejecución es AUDITORÍA DE GESTION Página 1 10

2 permanente, como un proceso mejoramiento continuo las condiciones trabajo. Auditado: Responsables atenr y responr ante una auditoría. Auditoría: Proceso sistemático, inpendiente y documentado para obtener evincia auditoría y evaluarla objetivamente para terminar la medida en la cual se cumplen los criterios auditoría. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. Conclusiones la auditoría: Resultado una auditoría que proporciona el auditor tras consirar los objetivos la auditoría y los hallazgos la auditoría. Criterios auditoría: Conjunto políticas, procedimientos o requisitos usados como referencias en la auditoría. Equipo auditor: Persona o grupo personas que llevan a cabo una auditoría. El equipo auditor se conformará acuerdo a la estructura la auditoría programada y pue incluir auditores, auditores líres, auditores en formación y/o expertos técnicos si los requiere la auditoría. Evincia auditoría: Registros, claraciones hecho u otra forma que sea pertinente para los criterios auditoría. Hallazgo: Resultado la evaluación la evincia la auditoría reunida, contra los criterios auditoría. Objeto auditoría: Son los factores claves éxito en la gestión institucional que son sometidos a una evaluación a través l procedimiento auditoría. 4. CONDICIONES GENERALES El Auditor Gestión la Fundación be garantizar la inpenncia l auditor con el auditado, en el caso no estar presente el lír l proceso o responsable la penncia, área y/o proyecto, en la ejecución la auditoría, este be nombrar formalmente (físico o magnético) un legado. El equipo auditor se conformará acuerdo a las necesidas la auditoría programada; el equipo auditor se podrá modificar en caso ser requerido bajo circunstancias ausencia los auditores programados. Los auditores que conformen el equipo auditor, berán cumplir con las siguientes competencias, en su perfil y contar con los registros respectivos. Los informes auditoría se enviarán a la división planeación y gestión proyectos, con el ánimo implementar en los procesos las oportunidas mejora registradas en el mismo. AUDITORÍA DE GESTION Página 2 10

3 Competencia NTC ISO 9001:2015 Y DECRETO Registro Educación Profesional en cualquier disciplina Diploma o acta grado Formación Formación en NTC ISO 9001:2015 o Sistemas Gestión la Calidad y Sistemas Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo. Certificados Habilidas Comunicación efectiva, Análisis la información. Laboral: Mínimo 1 año vinculado a la FUCS, y dos años experiencia laboral. Certificados pruebas realizadas por la división gestión humana. Experiencia Auditor: Participación como auditor en un proceso con una duración mínima 20 horas auditoría. Certificados Las auditorías internas puen ser realizadas por personal interno o una entidad externa contratada por la Institución. Cuando las auditorías se realicen por personal interno, berán realizarse mediante el uso los formatos relacionados en el presente procedimiento. Cuando se contrate una entidad externa, esta podrá utilizar los formatos establecidos en el presente procedimiento o los propios. El seguimiento a los hallazgos se hará acuerdo al procedimiento establecido P-CYS-ACP-01 Acciones correctivas, preventivas y mejora. AUDITORÍA DE GESTION Página 3 10

4 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS NTC-ISO 19011: 2002 NTC-ISO 9001:2008 Decreto Procedimiento P-CYS-ACP-01 Acciones correctivas, preventivas y mejora. Formato F-CYS-ACP-01Registro acciones correctivas, preventivas y mejora. Formato F-GCS-AIG-01 Programa auditoría interna gestión. Formato F-GCS-AIG-02 Plan auditoría interna gestión. Formato F-GCS-AIG-04 Informe auditoría interna gestión. Formato F-GCS-AIG-05 Evaluación auditores internos gestión. Formato F-GCS-AIG-06 Acta auditoría interna gestión. AUDITORÍA DE GESTION Página 4 10

5 6. DESARROLLO No. Flujograma Actividad Desarrollo Responsable 1 Detección la necesidad auditoría. 2 3 Elaboración l programa auditorías internas. Revisión y aprobación l programa auditoría. Detectar la necesidad auditoría. Elaborar el programa auditorías internas, diligenciando el formato F-GCS- AIG-01 Programa auditoría interna gestión. Revisar y aprobar la realización las auditorías. Auditor Gestión, Directivos, Lír l Proceso Área, Facultad Auditor Gestión, Rectoría NO SI La necesidad respon al Sistema Gestión Calidad y Seguridad y Salud en el Trabajo? 5 Elaboración l plan auditorías. Establecer la estructura tallada para la auditoría. Equipo 6 Divulgación l plan auditorías al auditado. Notificar al auditado sobre el formato F-GCS-AIG-02 Plan auditoría interna gestión. Equipo 7 Preparación la auditoría. Revisión criterios auditoría y más información relevante para la auditoría. Equipo AUDITORÍA DE GESTIÓN Página 5 10

6 8 Realización la reunión apertura. 9 Realización la auditoría. Realizar la reunión apertura, durante la cual se informa el objeto, el alcance y la metodología que se va a sarrollar durante la auditoría. Se be jar registro los asistentes a esta reunión mediante el diligenciamiento l formato F-GCS-AIG-06 acta auditoría interna gestión. Realizar entrevistas con los auditados, recolectar y analizar las evincias, y terminar el cumplimiento las condiciones establecidas en los criterios auditoría. Equipo Auditor, Auditados Equipo Auditor Realización la reunión cierre. El equipo auditor realiza la reunión cierre, durante la cual se comunican al auditado los hallazgos auditoría. Se be jar registro los asistentes a esta reunión mediante el diligenciamiento l formato F-GCS-AIG-06 acta auditoría interna gestión. Realización l informe Elaboración l auditoría interna, acuerdo Informe con las con los hallazgos encontrados, conclusiones diligenciando el formato auditoría. F-GCS-AIG-04 informe auditoría interna gestión. Equipo Auditor, Auditados Equipo Auditor AUDITORÍA DE GESTIÓN Página 6 10

7 12 Difusión Informe auditoría. Remitir una comunicación con l el informe auditoría interna, consignado en el formato F-GCS-AIG-04 informe auditoría interna. Equipo 13 5 Realización la auditoría. Realizar entrevistas con los auditados, recolectar y analizar las evincias, y terminar el cumplimiento las condiciones establecidas en los criterios auditoría. Equipo 14 Retroalimentaci ón los auditados. Socializar con los auditados los resultados la auditoría. Equipo 15 Realizar informe auditoría Elaboración l interna, acuerdo con los Informe con las hallazgos encontrados, conclusiones diligenciando el formato F- auditoría. GCS-AIG-04 informe auditoría interna gestión. Equipo 16 Difundir el Remitir una comunicación con Informe el informe auditoría interna, auditoría, a los consignado en el formato auditados y la F-GCS-AIG-04 Informe división Auditoría interna o F-GCS-AIGplaneación y 06 Acta auditoría interna gestión gestión. proyectos. Equipo auditor. AUDITORÍA DE GESTIÓN Página 7 10

8 Análisis y Proponer acciones tendientes a propuesta solucionar los hallazgos que acciones perjudiquen el correcto correctivas, preventivas sempeño los procesos a y través l formato F-CYS-ACP mejora a los 01. hallazgos la auditoría. Aprobación y Aprobar y hacer seguimiento a seguimiento las acciones propuestas en el las acciones formato F-CYS-ACP-01. propuestas. Cierre y A partir l cumplimiento las verificación acciones tomadas, se be la eficacia las verificar que las causas los acciones hallazgos fueron eliminadas. tomadas. Auditados. Auditor Gestión, Presentación Realizar informe a la Rectoría los resultados reportando los hallazgos y plan la auditoría a acción adoptado para la Auditor la Rectoría. eliminación los hallazgos. Gestión, 21 Evaluación los auditores Realizar la evaluación los auditores por parte los auditados a través l formato F-GCS-AIG-05 Evaluación auditores internos gestión. Auditados, Auditor Gestión, Auditor 22 Retroalimentaci ón auditores Comunicar los resultados la evaluación a los auditores. 23 Desarrollo actividas formación. Desarrollar actividas formación y sarrollo los auditores acuerdo a los resultados la evaluación. 24 Fin AUDITORÍA DE GESTIÓN Página 8 10

9 7. Tabla Registros: TABLA DE REGISTROS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO CODIGO FORMATO NOMBRE DEL FORMATO RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO LUGAR DE ARCHIVO TIEMPO DE ARCHIVO DISPOSICIÓN FINAL F-GCS-AIG-01 Programa auditoría interna gestión. Auditoría Gestión 1 año Archivo General. F-GCS-AIG-02 Plan auditoría interna gestión. Auditoría Gestión 1 año Archivo General. F-GCS-AIG-04 Informe auditoría interna gestión. Auditoría Gestión 1 año Archivo General. F-GCS-AIG-05 Evaluación auditores internos. gestión Auditoría Gestión 1 año Archivo General. F-GCS-AIG-06 Acta auditoría interna gestión. Auditoría Gestión 1 año Archivo General. 8. ANEXOS Formato F-GCS-AIG-01 Programa auditoría interna gestión. Formato F-GCS-AIG-02 Plan auditoría interna gestión. Formato F-GCS-AIG-04 Informe auditoría interna gestión. Formato F-GCS-AIG-05 Evaluación auditores internos gestión. Formato F-GCS-AIG-06 Acta auditoría interna gestión. AUDITORÍA DE GESTIÓN Página 9 10

10 ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Julián Guillen. Cargo: Analista procesos. Nombre: William Fajardo Moreno. Cargo: Fecha: 23-Ene-2017 Nombre: Dr. Esteban Díazgranados Cargo: Auditor Gestión Fecha:03-Feb-2017 Nombre: Dr. Sergio Parra Cargo: Rector Fecha: 10-Feb-2017 AUDITORÍA DE GESTIÓN Página 10 10